REFERAT - bestyrelsesmøde 12. oktober 2017 kl

Transkript

1 REFERAT - bestyrelsesmøde 12. oktober 2017 kl Til stede: Flemming, Ghita, Michael, Vivian, Johny, Martin, Ole Afbud: June, Ida, Tom, Morten Dagsorden: 0. Valg af ordstyrer og referent 1. Godkendelse af dagsorden og sidste referat 2. Den røde bog 3. Opfølgning, hængepartier 4. Opfølgning fra sidste mødereferat 5. Ejendomskontoret informerer 6. Bestyrelsens spørgsmål til ejendomskontoret 7. Formanden informerer 8. Bordet rundt, indkomne forslag 9. Beboerhusudvalget informerer 10. Beboerklubberne informerer 11. Kantorparkens Institutioner 12. Kassereren informerer 13. Info fra forskellige møder Tv udvalg Haveudvalg fsb 14. Næste kontorvagt og mødedato 15. Eventuelt Mødet slutter Beslutninger altid med rødt 1

2 0. Valg af ordstyrer og referent Ghita ordstyrer, Ole referent 1. Godkendelse af dagsorden og sidste referat Vi manglede dagsorden. Flemming rykker om hvorfor den er udeblevet. Vi brugte en gammel dagsorden. Referatet fra august blev godkendt. 2. Den røde bog En beboer har henvendt sig om den lille TV-pakke, som hun mener mangler en kanal. Ole forsøgte at kontakte hende, og beder hendes ellers kontakte Parknet. Fremover skal vi i vores åbningstid først og fremmest henvise til Parknet, først sekundært til tvudvalget. De fleste henvendelser er ikke generelle og kan kun løses af Parknet direkte. En henvendelse om grantræet, som stadig er i vejen, men det bliver der taget hånd om. En henvendelse om beboerklubberne, og som altid henviser vi til Ghita. 3. Opfølgning, hængepartier Vi gennemgik listerne fra et tidligere møde på hængepartier, og der resterer følgende: Tilslutningsboks i salen flyttes ind i baren Vordingborg køkkeners procedure i forhold til lys skal ændres Lamper ved huset skiftes efter hærværk Skilte om rygning (forbud) i salen Runde borde i salen er det en mulighed Løse katte og kattefængeren problemet fortsætter Stor grill udlånes til alle men vi skal huske at informere om muligheden Digitale beboermøder Store skraldeposer med snor i Toilettet i blok 4 ( sag oprettet i dag) Opgaverne er også gengivet i slutningen af referatet. 4. Opfølgning fra sidste mødereferat særskilte punkter Ingen nye punkter. 5. Ejendomskontoret informerer Flemming fortæller vi har skiftet til billigere leverandører i forhold til håndklæder, sæbeautomater og andre ting. Vi hilser selvfølgelig velkommen at der spares penge uden det går ud over kvaliteten. Flemming vil gerne købe 4 måtter, i stedet for at betale dyr leje, og jo det er fint. De behøver ikke være røde, og vi kan spare en del penge på det. Vivian beder om beboerhusudvalget kan få lov til at kigge på det til deres næste møde. Derfor nyt punkt til næste gang om måttesituationen. Rengøring af huset. Er stadig utilfredsstillende. Der har været afholdt mange møder med rengøringsfirmaet og indskærpet de aftalte ting, men problemerne fortsætter. I betragtning af at det er os, afdelingsbestyrelsen, der har hoved og halsret over beboerhuset, er vi utilfredse med at vi for et par år siden accepterede et udbud som Ketty havde bragt på bane, og som 2

3 omhandlede en tilsyneladende fornuftig pris hvis man inddrog beboerhuset i en samlet rengøringspakke. Vi har været utilfredse længe, så noget må gøres. Det forlyder man er ved at genforhandle med rengøringsselskabet, så hvis vi vil ud af ordningen, er det det rigtige tidspunkt at gøre det nu. Flemming, Johny og Vivian tager en snak med Allan om den nuværende rengøringssituation og hvis ikke det bliver bedre, vil vi ikke have aftalen genforhandlet. Punkt til næste møde. Affaldsgruppen har sammen med fsb og Flemming arbejdet på løsninger der snart er klar til fremlæggelse for beboerne på et ekstraordinært afdelingsmøde. Bestyrelsen vil gerne se endnu mere, inden man lægger sig fast på at det kan komme på et ekstraordinært afdelingsmøde. Også gerne se eksempler på hvordan det kommer til at se ud, tegninger eller fotos fra tilsvarende løsninger andre steder. Punkt på næste også gerne med en tidsplan. 6. Bestyrelsens spørgsmål til ejendomskontoret 1) Beslutningen på afdelingsmødet vedr. indsættelse af nye køkkener eller badeværelser, har siden været drøftet med fsb og dirigenten fra afdelingsmødet, Dorte Raltters, og man kan faktisk godt bede driften forvalte midlerne til nye køkkener, så derfor besluttede vi: At driften ikke indsætter flyttekøkkener/badeværelser i nogen flyttelejligheder (dog vil indflytter blive forelagt muligheden for at nyt køkken/bad på lige linje med andre lejere). Og Vi beder Flemming på hvert af vores møder fremlægge hvor mange køkkener/bad der er sat i gang og hvor mange der er til rest i puljen. Vi vil godt vende tilbage til at en repræsentant fra afdelingsbestyrelsen går med rundt til syn ved fraflytninger, og besluttede derfor at Johny går med rundt fremover. Kan Johny ikke, så siger han det til en af os andre. 2) Michael hænger en nøgle på kontoret, som dur til det nye udhængsskab. 3) Grantræ foran blok 3 haveudvalget mødes sidst på måneden, og så bliver der besluttet hvornår grantræet bliver beskåret. 4) Tina bedes lave nye navne til skabene på kontoret. 5) Ghita spørger til toilettet i blok 4. Vil gerne have vand inden de åbner 23/10. 6) Pga lynnedslag er der skiftet en swich til tv/internet, som vi skal have dækket af ejendommens forsikring. 7) Fremover vil vi gerne have at hele bestyrelsen får referater fra afdelingsmøder til gennemsyn inden det sendes ud til beboerne. 3

4 8) Kantorparken.dk som mail og hjemmeside. Ole Silberg har fået tilbudt at overtage dette domæne fra klubben, som har haft det siden årtusindeskiftet. Parknet har tilbudt ganske gratis at oprette mailadresser på dette nye domæne. Det kunne være interessant hvis vi fik vor egen hjemmeside kantorparken.dk hvor vi selv og beboerklubberne, pensionistklubben og ejendomskontoret kunne lægge egne informationer og billeder på selv med egne kodeord. Vi tror det kunne blive lettere for beboerne at forholde sig til et domænenavn man kan huske i stedet for en underside på fsb s store hjemmeside. Vi besluttede: At sætte mailsystemet i gang hurtigst muligt hos Parknet At vi i afdelingsbestyrelsen skal have oprettet nemme mailadresser som måske kan offentliggøres på hjemmeside oa steder At Ole Silberg næste gang kommer med et oplæg på en hjemmeside som kan det beskrevne samt kunne lave skjulte sider med fx referater fra vore møder eller udvalgsarbejder. Vi er klar over det kan købes for omkring kr/år ude i byen, og næste gang beslutter vi om det er det vi vil og hvor vi skaffer pengene fra. At vi vil have overført domænet til afdelingsbestyrelsen, så Parknet eller andre ikke kan rende med det 9) Martin og Flemming havde indhentet tilbud på istandgørelser og indkøb til vaskekældre. Det udløste en debat om hvad opgaverne omkring vaskekældrene egentlig var, så vi fandt frem fra referaterne fra de to sidste afdelingsmøder hvad der var besluttet. Således havde der på afdelingsmødet i 2015 været forslag om udvidelse af vaskerier med stort pres. Forslaget blev ikke vedtaget, men vi ville godt undersøge hvordan vi kunne komme forslaget i møde. Derfor nedsatte vi et lille udvalg, bestående af Jørgen Larsen og Flemming der skulle skaffe empiri omkring brugen af vaskerierne med henblik på en måske mere smidig måde at benytte dem på, så man om muligt kunne undgå dyre indkøb af flere vaskemaskiner ved at fordele belastningen. Jørgen og Flemming har lagt et stort stykke arbejde i dette arbejde, men det har endnu ikke betydet en beslutning om ændret brug. Derfor et pkt. til næste gang. Dette udvalg kunne vi kalde det oprindelige vaskeriudvalg. På afdelingsmødet i 2016 var der et nyt forslag om vaskekældrene. Det handlede om at lave et forundersøgelsesprojekt der kunne afdække hvad det ville koste at renovere eksisterende vaskekældre, nye vaskemaskiner og automatisk sæbedosering med parfumefri sæber. Dette forslag blev heller ikke vedtaget, men alligevel havde dele af forslaget vundet sympati i afdelingsbestyrelsen, så Allan bad driften nedsætte et lille udvalg der kunne komme med anbefalinger om det ville være muligt at få automatisk sæbedosering på maskinerne, bedre rengøring og vedligehold. Det nye vaskeriudvalg kom til at bestå af Martin, Jørgen og Flemming. Men dette nyeste vaskeriudvalg valgte at nedlægge sig selv på dette møde p.gr.a. misforståelser omkring hvilken opgave udvalget skulle kigge på. Det er selvfølgelig ærgerligt når de har brugt så mange kræfter, men vi gemmer tilbuddene til vi på et tidspunkt ønsker en gennemgribende renovering af alle vaskekældrene. 4

5 10) Vi vendte også kort det store administrationsbidrag fsb tager for at administrere et lille beløb til bolignettet, men der er ikke så meget at gøre ved det fordi fsb har ændret i deres prisblade for forskellige ydelser. Seneste prisblad for 2017 kommer her: 7. Formanden informerer Bustur til december for alle beboere. Vi besluttede turen skulle gå til Tyskland 9/12. Bussen er booket og Johny sørger for der bliver bestilt færgebillet og meddelt chaufføren Johan. Martin vil godt lave et detaljeret spørgeskema, som kan udfyldes på turen, så det bliver tydeligt hvad folk ønsker af disse busture, destination, indhold osv. Telefonpenge til bestyrelsen er tilbage fra 2018, og vii deler med suppleanterne. Fejl i udlejningen af en bestemt dag i 2018 endte med at fsb s advokat tilbyder en gratis udlejning. 8. Bordet rundt, indkomne forslag Ghita spørger hvem der vil deltage på løgdagen 29/10. Rasmus fra Blå31 er med i affaldsudvalget. 9. Beboerhusudvalget informerer Skal have møde snart. 10. Beboerklubberne informerer Sætter i stand, der er lagt gulvtæpper i billarden. Ejendomskontoret kigger på noget fugt. Køkkenet er malet og blevet pænt. 11. Kantorparkens Institutioner Ida ind i stedet for Vivian. 12. Kassereren informerer Johny fremlagte regnskab som det så ud lige nu. Alt ser fint ud. Husk vi har flere penge til kurser på budgettet i 2018 end tidligere. OBS: Johny beder om TILMELDING til bestyrelsesmøderne fremadrettet af hensyn til madindkøb. Ole laver en doodle når tiden nærmer sig. 13. Info fra forskellige møder Tv-udvalg Haveudvalg fsb Tv-udvalg: ingenting Haveudvalg: fsb: 5

6 14. Næste kontorvagt og mødedato Kontorvagt: Ole + Vivian 15. Eventuelt Ingenting Vi sluttede Næste ordinære møde er TORSDAG d. 9. nov kl Punkter til førstkommende møde: Fra Omhandlende mødet Listerne med hængepartier, punkter til næste møde, infoskrivelse skal altid følge dagsorden og referat.: Ansvarlig: Måttesituationen i beboerhuset Beboerhusudvalget Rengøringssituationen i beboerhuset Vivian, Johny, Flemming Affaldsudvalget, status Affaldsudvalget Konsekvens af det oprindelige vaskeriudvalgs undersøgelser Flemming / Jørgen Hængepartier: Fra mødet Omhandlende Ansvarlig: Den nuværende tilslutningsboks i salen flyttes ind i baren Morten Vordingborg køkkener har de ændret procedure Flemming Lamper ved huset - hærværkede Opfølgning, Flemming Skilte om rygning (forbud) i salen, skralderum og -nøgle Vivian Runde borde i salen? Beboerhusudvalget Løse katte og kattehuset Opfølgning, Flemming Stor grill samarbejde med KAFC infomere beboerne Vivian og Ole Digitale beboermøder live-tv og muligheder Ida Store skraldeposer med snor i Flemming Toilettet i blok 4 skal virke Flemming Opsamling af ting til Nyhedsbrev: Fra Omhandlende mødet 6