Indkaldelse til GENERALFORSAMLING. Mandag den 13. marts 2017, kl Skovvangskolen - Fællesrum mellemtrin

Transkript

1 Indkaldelse til GENERALFORSAMLING Mandag den 13. marts 2017, kl Skovvangskolen - Fællesrum mellemtrin

2 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning (se vedhæftede) 3. Gennemgang og godkendelse af årsregnskab 2016 (se vedhæftede) 4. Gennemgang og godkendelse af budget for 2017 (se vedhæftede) 5. Indkomne forslag (der er ingen) 6. Valg af bestyrelse a) Formand 1. Per 8, 1.tv (modtager ikke genvalg) b) To bestyrelsesmedlemmer 1. Susan 2, 1. tv (modtager ikke genvalg) 2. Anders 12 st. (modtager ikke genvalg) c) En suppleant (Ole, 6, 1.tv.) 7. Valg af revisor (Susanne, 4, st.) 8. Valg af administrator (Gitte, 2. 1.th.) (modtager ikke genvalg) 9. Eventuelt

3 Beretning 2016 Beslutningen på sidste års generalforsamling, om at følge vedligeholdelsesplanen, der var blevet udarbejdet af Bolius, betød at Ejerlejlighedsforeningen i løbet af 2016 skulle håndtere igangsættelsen af en del forskelligartede håndværksopgaver. Bestyrelsen besluttede derfor at indhente tilbud fra HRH, der er et af områdets større håndværksfirmaer, som har både tømrer, murer, vvs og andre håndværk som deres arbejdsområde. Sideløbende hermed forespurgte vi også Gaihede A/S, der er et rådgivningsfirma, om de kunne hjælpe os med hjemtagning af tilbud, byggestyring mm. Efter et par indledende møder og gennemgang af vores bygninger fremkom Gaihede med et overslag, hvor konklusionen var, at de ikke kunne udarbejde tilbud ud fra Bolius rapport, men at de skulle udarbejde deres egen, og at der herudover på hver enkelt sag ville komme omkostninger til tilbudsberegning, byggestyring mm. Det var herefter bestyrelsens opfattelse, at udgifterne til rådgivningen ikke stod mål med, hvad vi fik ud af det, og vi valgte derfor at droppe videre samarbejde. Vandkasser I starten af foråret mødtes vi med HRH og gennemgik fra jord/terrassehøjde de projekter, som skulle laves. Det mest presserende var/er vandskaden ved nr. 2, 1. Der er mange teorier om, hvor vandet kommer fra, og hvad der skal gøres for at vi kan komme problemet til livs. HRH mente med bestemthed, at det skyldes utætheder ved møde imellem 2 forskellige materialer i bunden af terrassen, hvorfor løsningen blev at fjerne fliser, perlesten mm og derefter få en tagdækker til at løse opgaven. Dette blev gjort i flere omgange i løbet af sommeren, men vi kan nu desværre konstatere, at det ikke har løst problemet og i skrivende stund prøver vi stadig at finde nogle håndværkere med den rette ekspertise. Tag Ifølge Bolius rapport var tagets tilstand vel nok det, der kom mest bag på bestyrelsen og formentlig også alle andre. Bestyrelsen havde derfor dobbelttjekket med Bolius om beskrivelsen af rapportens pkt. B9 nu var dækkende for alle tage på vores bygninger eller om det kun gjaldt for et tag. Svaret fra Bolius var klart: Det gælder alle tage. HRH gav os et tilbud ud fra det, de kunne læse i Bolius rapport, samt hvad de kunne se fra jorden. Det første hus der blev repareret var nr. 2. Undervejs, den første dag, kontaktede vi håndværkeren for at høre om det så slemt ud. Han så på os og sagde: jeg fatter ikke, hvorfor jeg skal gøre dette

4 her, for stenene ligger da fint og gratbånd fejler ikke noget, med undtagelse af et par op bukkede hjørner hist og her. Men jeg gør jo bare hvad jeg har fået besked på. Vi kontaktede herefter HRH, således at de øvrige 5 tage skulle laves efter en faglig vurdering af håndværkeren, der var på taget. Det er derfor kun hus nr. 2, der har fået skiftet alle gratbånd. Alle øvrige huses tage er blevet gennemgået og kun nødvendige reparationer er blevet udført. Dette betød en reduktion i pris sammenlignet med det oprindelige tilbud. Vindskeder Vindskeden mod syd på terrassen i nr. 12, 1. var så medtaget af vejr og vind, at vi valgte at få denne udskiftet et år før planlagt. Dette er gjort og det er planen, at øvrige vindskeder vil blive udskiftet i bunker efterhånden, som behovet melder sig. Det er derfor vigtigt, at I holder øje med vindskedernes tilstand. Maler Malermester Palle Ranum, som vi har haft et godt samarbejde med, stod igen i år for malerarbejdet på bygningerne og vi havde herudover aftalt, at han imod merbetaling, også skulle tjekke/rense vores tagrender samt tjekke/udbedre elastiske fuger langs tagrender. Arbejdet blev udført i løbet af august måned. Før og undervejs i forløbet er I alle blevet orienteret om arbejdets forløb. Vi må konstatere at nogle af jer enten ikke har læst det omdelte eller bare helt har valgt at ignorere indholdet, idet der flere steder ikke var klargjort så maleren kunne komme til at udføre sit arbejde. Efterfølgende blev der runddelt opfordring til at indberette evt. mangler. Der kom én tilbagemelding, men siden har der desværre vist sig andre ting, som ikke er blevet udført tilfredsstillende. Hvis vi vil sikre at alt bliver udført ifølge de aftaler der er indgået, er det vigtigt, at I alle straks efter arbejdets udførelse melder tilbage omkring evt. mangler, således at håndværkeren kan blive gjort opmærksom på det og kan rette op på det. Endelig har der været optræk til gnidninger mellem maleren og flere af beboerne, hvorfor konklusionen desværre blev, at maleren ikke længere ønsker at arbejde for os. Dette finder bestyrelsen yderst beklageligt, idet vi (bestyrelsen) har været meget tilfreds med det udførte arbejde og den pris som maleren har leveret igennem flere år. Budget I et forsøg på at være forudseende, har vi for at lette arbejdet for en kommende bestyrelse, i det kommende års budget, afsat et beløb til et professionelt administrationsselskab. Det afsatte beløb beror på et overslag indhentet i 2015 og dækkede på det tidspunkt total administration.

5 Sommerfest Velvillige beboere tilbød på sidste års generalforsamling at arrangere en Sommer-komsammen. Interessen var stor, men desværre var der ikke tilslutning til den først foreslåede dato. En ny dato blev foreslået og den 6. august var der derfor en del af beboerne, der fik sig en dejlig aften sammen med gode naboer. Bestyrelsen synes, at det er et arrangement der skal fortsættes og har derfor besluttet at afsætte et mindre beløb til det i år. Heldigvis er de der stod for arrangementet sidste år også villige til at gentage det i Planlagte vedligehold i 2017 Underbyggende oplysninger se Vedligeholdelsesrapport B1, Kloakker og brønde, kr TV-inspektion Bolius anbefaler dette med interval på 6-10 år. Bestyrelsen er i dialog med Laugets bestyrelse (måske Teknisk forvaltning i Glostrup kommune) for at få fastslået hvor, hvem og hvor meget vi skal betale for idet ejerlejlighedsforeningen jo kun ejer jorden, som vores ejendomme står på. B2, Gesimser, kr Murer Bolius anbefaler dette med interval på 6-8 år. B4, Udb. pudsede facader, kr Murer Den værste skade ses på facaden ved nr. 2 mod vejen. En mulig årsag til denne skade kan være nedsivende vand fra vandkasse ved terrasse eller dårlige fuger ved tagrender. Vandkasse og fuger skal udbedres og tørre op før facaden kan repareres. B7, Vinduer og sålbænke, kr Murer Bolius anbefaler dette med interval på 7-10 år. Det er, af håndværker, blevet anbefalet at vi tager dette i bunker. De værste skal udpeges og repareres. B8, Tagterras./vandkasser, kr Bolius anbefaler dette med interval på 7-10 år. Tilbud fra VVS er (2015) er kr pr.

6 Murer/blikkenslager B10, Tag og vindskeder, kr Tømrer B11, Tagrender, kr Blikkenslager vandkasse uden reparation af evt. murværk. Det må forudses at årets vandkasse er den samme som i 2016, altså nr. 2, 1.tv., idet sidste års undersøgelse ikke gav det ønskede resultat. Beboere med tagterrasser SKAL efterse, rense og tjekke for bagfald i vandkasser mindst 1 gang årligt. Bolius anbefaler dette med interval på 4-5 år. Én vindskede (12, 1.) blev udskiftet i Udgiften var større end anslået. Der er afsat kr over 10 år. Øvrige vindskeder udbedres i bunker når behov opstår. Beboere i 1. sals lejligheder skal indberette når tæring konstateres Dette blev kun delvist udført i Tagrender blev renset men elastiske fuger er ikke blevet efterset og udskiftet. Vi håber, at beløbet kan holde hvis reparationen kan udføres samtidig med at der alligevel er lift tilstede i forbindelse med anden udbedring. Afrunding Som i har kunnet læse i foranstående del af beretningen, så har arbejdet med at få tingene til at flaske sig, ikke altid været helt gnidningsløst. Som en generel betragtning er det vel sådan, at når der er håndværkere i spil vil der altid være nogle småting der skal tilpasses, og det er vel i og for sig OK. Dette bør kunne gøres i konstruktiv dialog mellem beboerne, bestyrelsen og håndværkerne. Men når det er beboerne - altså de som bestyrelsen arbejder frivilligt for - der får problemerne til at eskalere, ja så er der altså nogle af os der synes det er ikke umagen værd at bruge dyrebar fritid på dette. Formanden, de to bestyrelsesmedlemmer samt den valgte administrator har derfor valgt ikke at genopstille, da vi finder, at det er bedst at lade nye kræfter komme til. Det betyder ikke, at vi bare kaster håndklædet og ikke mere gider at deltage i arbejdet for fællesskabets bedste, og de udtrædende deltager da også gerne ved Ad Hoc opgaver.

7 Det er vores håb, at den kommende bestyrelse i fremtiden vil få større opbakning og en mere positiv tilgang fra beboerne, ved udførelsen af det videre arbejde. Vi ser frem til en god generalforsamling med mange deltagere og en god debat. Med venlig hilsen f/bestyrelsen Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 Per Vibe

8 Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 Regnskab for året 2016 DRIFTSREGNSKAB Budget INDTÆGTER: Kontingenter Bank, renteindtægter Gebyrer, indtægter INDTÆGTER I ALT UDGIFTER: Maler Tømrer omkostninger Småreparationer Forsikring Udarbejdelse vedligeholdelsesplan Advokat Generalforsamling Kontorholdsomkostninger Webhotel Provision, renter, gebyr Tagterrasser og vandkasser - Udbedring af alle vandkasser Tagterrasser og vandkasser - Vedl. af fuger omkring vandk Tag og inddækninger - Udskiftning af gratbånd og tætning Tag og vindskeder - Overfl.beh. og udskift. af vindskeder Tagrender - Udskift. elastiske fuger og rens. af tagrender Energimærkning Sommerfest Maler - hensat Murværk - hensættelser Energimærkning - hensat Hensættelse småreparationer UDGIFTER I ALT ÅRETS RESULTAT STATUS AKTIVER: Bank, konto nr Tilgodehavender 0 0 AKTIVER I ALT PASSIVER: Hensat til vedligeholdelse Skyldige omkostninger Forudbetalt kontingent Egenkapital primo Årets resultat Egenkapital ultimo PASSIVER I ALT

9 i Tilgodehavende er betalt efter skæringsdato 31/ Hensættelse Hensættelse Hensættelse Specifikation af hensættelser: ultimo ultimo 2016 Hensættelser til maler i året Hensættelse til udvendig murværk i året Hensættelse til energimærkning i året Hensættelse til småreparationer Total hensættelse til vedligeholdelse Omkostninger bliver betalt efter skæringsdato 31/ Forudbetalt kontingent er betalt før 31/

10 Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 Budget for året Indtægter Kontingent Udgifter B5 Maler Overfladebehandling/maler1) Sommerfest Forsikring Udarbejdelse vedligeholdelsesplan Advokat Generalforsamling Kontorholdsomkostninger Webhotel Provision, renter B1 Kloakker og brønde TV-inspektion af alle kloakker og brønde B2 Gesimser Vedligeholdelse af gesimser B3 Terræn og sokkel Omlægning af terræn B4 Facader Udbedring af pudsede facader B4 Facader Vedl. af pudsede facader B6 Vinduer og ilmodbånd Udskiftning af ilmodbånd B7 Vinduer og sålbænke Udskiftning af sålbænke B7 Vinduer og sålbænke Vedl. af fuger omkring sålbænke B8 Tagterrasser og vandkasser Udbedring af alle vandkasser B8 Tagterrasser og vandkasser Vedl. af fuger omkring vandkasser B9 Tag og inddækninger Udskiftning af gratbånd og tætning B10 Tag og vindskeder Overfl.beh. og udskift. af vindskeder B11 Tagrender Udskift. elastiske fuger og rens. af tagrender Energimærkning Maler - hensat Murværk - hensættelser Energimærkning - hensat Hensættelse småreparationer Omkostninger ialt Årets resultat Bank Maler - hensat Hensættelse/murværk Hensættelse småreparationer Energimærkning - hensat Forudbetalt kontingent Egenkapital Hensættelser ialt:

11 Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 Budget for året Kontingenter Årlig betaling Fordelingstal st th st tv th tv st st st th st tv th tv st st I alt Kvartalsvis betaling Fordelingstal 2 st th st tv th tv st st st th st tv th tv st st I alt 1.552