Indkaldelse til GENERALFORSAMLING. Tirsdag den 15. marts 2016, kl Stensbjerg 8, 1.tv.

Transkript

1 Indkaldelse til GENERALFORSAMLING Tirsdag den 15. marts 2016, kl Stensbjerg 8, 1.tv. Bemærk! På årets generalforsamling skal vi diskutere den medsendte Vedligeholdelses rapport fra Bolius samt bestyrelsens oplæg til udførelse. Dette vil betyde en stigning i kontingentet til Ejerforeningen, på ca. 95%. Det er derfor vigtigt for bestyrelsen, at så mange som muligt møder op og giver deres mening til kende. Tilmeld jer derfor venligst på forhånd, da antallet af deltagere kan have betydning for hvor generalforsamlingen afholdes. Tilmelding senest den 4. marts til formanden, enten i brevkassen Stensbjerg 8, 1. tv. eller på mail pv@2-12.dk.

2 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning (se vedhæftede) 3. Gennemgang og godkendelse af årsregnskab 2015 (se vedhæftede) 4. Gennemgang og godkendelse af budget for 2016 (se vedhæftede) 5. Valg af bestyrelse a) Formand 1. Per 8, 1.tv b) To bestyrelsesmedlemmer 1. Susan 2, 1. tv 2. Anders 12 st. c) En suppleant (Ole, 6, 1.tv.) 6. Valg af revisor (Ole, 6, 1. tv.) 7. Valg af administrator (Gitte, 2. 1.th.) 8. Eventuelt

3 Bestyrelsens beretning Vedtægter På sidste års generalforsamling blev de tilrettede vedtægter vedtaget og straks derefter sendt til tinglysning, og dermed mente vi, at så var den sag ude af verden. Desværre, eller heldigvis, opdagede advokaten en uklar formulering og foreslog derfor at der blev indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, kun med det ene punkt på dagsordenen. Advokaten foreslog at den ekstraordinære generalforsamling blev afholdt som en såkaldt skrivebordsgeneralforsamling. Dette tiltrådte vi og der blev derfor med indkaldelsen udsendt fuldmagtserklæringer, således at den ekstraordinære generalforsamling var beslutningsdygtig. Generalforsamlingen blev afholdt den 12. august 2015, og ændringen blev vedtaget med 10 stemmer (3 tilstedeværende + 7 fuldmagter). En tilstedeværende stemte imod. Herefter blev vedtægterne sendt til tinglysning. Den 19. oktober meddelte Tinglysningskontoret at Vedtægterne nu var klar til underskrift, og et større cirkus startede med adskillige forsøg på elektronisk underskrift. De nye vedtægter blev endeligt godkendt med underskrifter den 20. november 2015 og er nu gældende. Tætning af fuger omkring døre I løbet af sommeren blev det bestyrelsen bekendt, at fugerne omkring flere hoveddøre var slidte og at der flere steder kunne trænge vand ind ved kraftig slagregn. Alle beboere fik en henvendelse om at henvende sig hvis de havde lignende problemer. 6 lejligheder henvendte sig og tilbud blev indhentet hos en tømrer. Den 1. og 2. oktober blev skaderne udbedret (ilmodbånd udskiftet), så vidt vides til alles tilfredshed. Indtrængende vand Da vinterens første sne kom i december måned, faldt det med stor styrke. Smukt så det ud, men for Søren hvor kan det også være bøvlet. Det betød bl.a., da det samtidigt var tøvejr, at vand trængte ind i stuen ved lejligheden nr. 2. st. tv. Sommerens kraftige regn og efterfølgende også de kraftige regnskyl i december medførte ikke indtrængende vand og vores gæt er derfor, at det indtrængende vand skyldes mængden af sne der lå på karnappen ved lejligheden.

4 Forsikringen ville ikke dække omkostninger til reparation og aftalen er derfor, at karnappens fuger vil blive gennemgået og repareret af blikkenslager, ligesom evt. indvendige skader vil blive udbedret af maler. Dette vil ske når det igen bliver tørt i luften. Bolius vedligeholdelsesplan Som aftalt på sidste års generalforsamling, udarbejdede bestyrelsen i løbet af foråret en liste med forslag til hvad vedligeholdelsesplanen skulle indeholde. Listen blev sendt til Bolius og efter nogen korrespondance, blev det aftalt at Bolius skulle gennemgå vores byggeri den 20. august Gennemgangen skulle bl.a. foretages fra lift, men her havde Bolius lige glemt at fortælle os, at de ikke længere formidlede fremmede ydelser og vi måtte derfor med lynets hast leje en lift med fører, idet ingen af bestyrelsens medlemmer har kørekort til sådan en. Efter Bolius gennemgang gik der p.g.a. bl.a. sommerferie, en rum tid inden Bolius barslede med første udkast til planen. Den var på flere punkter usammenhængende og efter et par korrekturgange og tydeliggørelser blev resultatet, kort før Jul, som vedhæftede eksemplar. Hvis I bliver chokerede over de mange større reparationsarbejder og de store økonomiske omkostninger dette indebærer, så lad mig fastslå, at det gjorde vi også. Det er bestyrelsens opfattelse, at vi skal bruge Vedligeholdelsesplanen som rettesnor samt, at alle de nævnte punkter er relevante, men efter at have vendt rapporten med forskellige håndværkere som ikke er tilknyttet Bolius, er vi også enige om at flere af de straksarbejder som Bolius foreslår, kan fordeles over en længere årrække og derved også gøre det mere økonomisk overkommeligt. De beløb der fremstår i Bolius økonomiske oversigt er alle tekniske estimater og bygger ikke på konkrete tilbud, men vi har alligevel, for de fleste beløbs vedkommende, valgt at bibeholde disses som udgangspunkt. Konkrete beløb fremkommer først ved indhentning af tilbud. Hvis vi skulle følge Bolius oplæg som det foreligger, ville der i 2016 være straksarbejder for anslået kr ,- hvilket ville være fuldstændigt uoverskueligt for de fleste, og bestyrelsen har derfor, som det kan ses i vores 10-års budget, valgt at sprede arbejderne ud over en længere periode. Vi mener, at dette er den bedste løsning for alle, samtidig med at vores byggeri stadig kan holde en god standard. Bemærk venligst at rapporten kun omfatter nødvendige arbejder og ikke kosmetiske forbedringer, så som fjernelse af mørke plamager på murværkets filsning. Nedenfor følger en kort forklaring på bestyrelsens forslag til fordeling af de samlede ekstra omkostninger, på anslået kr ,- (inkl. malerarbejde som vi tidligere har haft med i budgettet), fordelt over 10 år. B1, B2 o.s.v. henviser til Bolius rapport. Selve beskrivelsen af de enkelte arbejdsopgaver er beskrevet i Bolius rapport, vedhæftet denne indkaldelse. De enkelte opaver er opdelt i henholdsvis udbedring og vedligeholdelse.

5 B1, Kloakker og brønde, kr Flyttes til 2017 og derefter igen Vi er usikre på om dette også bliver/bør blive udført af Lauget. Bestyrelsen vil diskutere dette med Lauget B2, Gesimser, kr Flyttes til 2017 og derefter igen Baseret på input fra håndværker, er det vores opfattelse, at en udskydelse på 1 år ikke vil medføre en øget risiko for skade. B3, Terræn og sokkel, kr Flyttes til 2019 og splittes op i 3 perioder. Efter at have talt med flere håndværkere, er det efter bestyrelsens opfattelse ikke nødvendigt at omlægge terræn i ordets egentlige betydning, men i stedet blot grave en rende på cm og opfylde med ral. Dette er den samme løsning som blev benyttet flere steder ved 5-års gennemgangen. B4, Udb. pudsede facader, kr Flyttes til Den værste skade ses på facaden ved nr. 2 mod vejen. En mulig årsag til denne skade kan være nedsivende vand fra vandkasse ved terrasse eller dårlige fuger ved tagrender. Vandkasse og fuger skal udbedres og tørre op før facaden kan repareres. B4, Vedl. pudsede facader, kr OK B5, Vinduer og træværk, kr Vi forstår ikke Bolius bemærkning til malerarbejdet, idet det er blevet udført hvert 2. år siden opførelsen. Vi har foreholdt Flügger for Bolius bemærkning og de afviser fuldstændigt at de seneste års behandling skulle være fejlagtig. Beløbet som Bolius har estimeret holder ikke, og der er derfor afsat kr (efter tilbud indhentet hos maler) og udførelsen fortsætter hvert 2. år. B6, Vinduer og ilmodbånd, kr Arbejdet splittes op i 5 perioder. Nogle af disse Ilmodbånd blev udskiftet i Resterende vil blive udskiftet løbende (i bundter) når indrapporteringer fra ejerne oplyser at de er slidte. B7, Vinduer og sålbænke, kr Arbejdet splittes op i 5 perioder. Alle sålbænke blev udskiftet i ca p.g.a. en konstruktionsfejl. Dengang blev de opsat efter rådgivning fra Teknologisk Institut, men nu er der tilsyneladende nye metoder der bruges. Vi kan alle få øje på mindre eller større revnedannelser, men det er ikke bestyrelsens opfattelse, at disse er graverende.

6 B7, Fuger ved sålbænke, kr OK, år 2023 Efter råd fra håndværker vil sålbænke vil blive udskiftet løbende (i bunker) efterhånden som behovet opstår. B8, Tagterras./vandkasser, kr Arbejdet fordeles ud over 10 år. Der er indhentet tilbud hos blikkenslager på udskiftning af én vandkasse i 2016, der hvor det er mest presserende (nr. 2, 1.tv.), samt udskiftning af fuger omkring samme. Prisen er kr uden reparation af evt. murværk. Bolius estimat holder derfor ikke, hvorfor beløbet der er afsat i 10-års budget er højere, totalt kr Beboere med tagterrasser SKAL efterse, rense og tjekke for bagfald i vandkasser mindst 1 gang årligt. B8, Fuger ved vandkasser, kr OK B9, Tag og inddækning, kr Arbejdet er Straksarbejde og skal udføres i Dette er en omkostning som ingen af os havde forventet. Bolius påstand er at det gælder alle tage, og det må stå til troende indtil andet er bevist. Tilbud indhentes snarest muligt og skaderne forventes repareret i løbet af foråret B10, Tag og vindskeder, kr Arbejdet splittes op i 6 perioder. Det er konstateret, at én vindskede skal udskiftes (12, 1.). Øvrige vindskeder udskiftes i bundter efter behov. Det er aftalt med maleren, at han melder tilbage når og hvis han ser nedbrudte vindskeder, men det er også vigtigt, at beboerne i førstesals lejlighederne melder tilbage når skaderne opdages. B11, Tagrender, kr Arbejdet splittes op i 6 perioder. Det er aftalt med maleren at han, når han alligevel er på stilladset, renser render og udskifter elastiske fuger i det omfang det er nødvendigt. Blikkenslager tilkaldes når behovet opstår. Malers timepris for dette ekstraarbejde er kr. 475,- excl. materialer. I budgettet er medtaget Bolius estimat. De store omkostninger som Vedligeholdelsesplanen medfører, betyder at der vil være et langt større pengeflow i fremtiden. Det har fået bestyrelsen til at overveje om det, for at give medlemmerne en ekstra sikkerhed for forvaltningen af foreningens penge, var en god ide at få en extern revisor ind over vores regnskaber.

7 Vi har i den forbindelse haft kontakt en revisor der ikke mente, at dette gav en ekstra sikkerhed, men som i stedet foreslog, at vi i fremtiden skal sørge for at der, når der skal udbetales fra foreningens konto, skal underskrives af den valgte administrator (som det gøres nu) men også af et medlem af bestyrelsen. Dette råd har bestyrelsen tænkt sig at følge i fremtiden. Bestyrelsen ser frem til, at mange beboere vil møde op til generalforsamlingen, og håber på en hyggelig aften og en god debat. Bemærk! Tilmeld jer venligst på forhånd, da antallet af deltagere kan have betydning for hvor generalforsamlingen afholdes. Tilmelding senest den 4. marts til formanden, enten i brevkassen Stensbjerg 8, 1. tv. eller på mail pv@2-12.dk. Med venlig hilsen f/bestyrelsen Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 Per Vibe

8 Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 REGNSKAB FOR ÅRET 2015 DRIFTSREGNSKAB 2015 Budget INDTÆGTER: Kontingenter Bank, renteindtægter 0 0 Gebyrer, indtægter INDTÆGTER I ALT UDGIFTER: Hensættelse til udvendig murværk Hensættelse til malerarbejde Hensættelse til Energi mærkning Hensættelse småskader ej dækket Forsikringer Kontorhold Webhotel Maleromkostninger Hensatte maleromkostninger Udvendig murværk omkostninger Hensatte murværk omkostninger Tømrer omkostninger Energiberegning AB Clausen Konsulentbistand Bolius Selvrisiko skade Stensbjerg 2, sttv Bank, provision og renteudgifter Udarbejdelse vedligeholdelsesplan Advokat Generalforsamling og bestyrelsesmøder UDGIFTER I ALT ÅRETS RESULTAT STATUS AKTIVER: Bank, konto nr Tilgodehavender AKTIVER I ALT PASSIVER: Hensat til vedligeholdelse Skyldige omkostninger Forudbetalt kontingent Egenkapital primo Årets resultat Egenkapital ultimo PASSIVER I ALT b..

9 Ejerlejlighedsforeningen Stensbjerg 2-12 REGNSKAB FOR ÅRET 2015 i Tilgodehavende er betalt efter skæringsdato 31/ Specifikation af hensættelser: Hensættelse til småskader ikke dækket Hensættelse til udvendig murværk i året Hensættelser til maler i året Hensættelse til energimærkning i året Total hensættelse til vedligeholdelse Omkostninger bliver betalt efter skæringsdato 31/ Forudbetalt kontingent er betalt før 31/ Hensættelse Hensættelse Hensættelse ultimo ultimo 2015 os

10 Indtægter Bolig M2 Andel p.a. Kvt. 1 Kvt. 2 Kvt. 3 Kvt. 4 Kontingent ,00 2 st th , , , , ,04 2 st tv , , , , ,04 Udgifter 2 1 th , , , , ,31 Maler tv , , , , ,31 Tømrer omkostninger 4 st , , , , ,12 Forsikring , , , , ,47 Generalforsamling st , , , , ,12 Kontorholdsomkostninger , , , , ,47 Webhotel st th , , , , ,04 Provision, renter st tv , , , , ,04 Kloakker og brønde 8 1 th , , , , ,31 Gesimser 8 1 tv , , , , ,31 Terræn og sokkel 10 st , , , , ,12 Facader , , , , ,47 Facader 12 st , , , , ,12 Vinduer og ilmodbånd , , , , ,47 Vinduer og sålbænke I alt ### , , , , , ,00 Vinduer og sålbænke Tagterrasser og vandkasser Tagterrasser og vandkasser Tag og inddækninger Tag og vindskeder Tagrender EJERLEJLIGHEDSFORENINGEN STENSBJERG 2-12 BUDGET 2016 KONTINGENTER: KONTINGENTER (kvartalsvis): Maler - hensat Murværk - hensættelser 0 Energimærkning - hensat Hensættelse småreparationer I alt Årets resultat ( Årets resultat

11 EJERLEJLIGHEDSFORENINGEN STENSBJERG 2-12 Indtægter Kontingent I alt Udgifter B5 Maler Overfladebehandling/maler1) Tømrer omkostninger Selvrisiko skade Stensbjerg 2, sttv Forsikring Udarbejdelse vedligeholdelsesplan Advokat Generalforsamling Kontorholdsomkostninger Webhotel Provision, renter B1 Kloakker og brønde TV inspektion af alle kloakker og brønde B2 Gesimser Vedligeholdelse af gesimser B3 Terræn og sokkel Omlægning af terræn B4 Facader Udbedring af pudsede facader B4 Facader Vedl. af pudsede facader B6 Vinduer og ilmodbånd Udskiftning af ilmodbånd B7 Vinduer og sålbænke Udskiftning af sålbænke B7 Vinduer og sålbænke Vedl. af fuger omkring sålbænke B8 Tagterrasser og vandkasser Udbedring af alle vandkasser B8 Tagterrasser og vandkasser Vedl. af fuger omkring vandkasser B9 Tag og inddækninger Udskiftning af gratbånd og tætning B10 Tag og vindskeder Overfl.beh. og udskift. af vindskeder B11 Tagrender Udskift. elastiske fuger og rens. af tagrender Maler - hensat Murværk - hensættelser Energimærkning - hensat Hensættelse småreparationer Omkostninger ialt Årets resultat , Likvide midler Maler - hensat Hensættelse/murværk Hensættelse småreparationer Energimærkning - hensat Tilgodehavender Egenkapital Hensættelser ialt:

12 Årlig betaling Fordelingstal 2 st th 74, st tv 74, th 117, tv 117, st 76, , st 76, , st th 74, st tv 74, th 117, tv 117, st 76, , st 76, , I alt 1.552, Kvartalsvis betaling Fordelingstal 2 st th 74, st tv 74, th 117, tv 117, st 76, , st 76, , st th 74, st tv 74, th 117, tv 117, st 76, , st 76, , I alt 1.552,00 Kontrol (skal være 0)