AT KØBE FORRETNINGSSOFTWARE DEN ULTIMATIVE TJEKLISTE

Transkript

1 AT KØBE FORRETNINGSSOFTWARE DEN ULTIMATIVE TJEKLISTE

2 We know there is no shortage of project management platforms and time tracking software in the market. It is difficult to get a complete overview of the market. We wish we could provide that overview for you, but the truth is, we don't even have one. Everyday, new players comes in and old players leave the market. Instead we want to give you this - a checklist with questions you can use to discover what you need in the ideal platform. It might not be TimeLog you are looking for in the end, but even if it is not, we hope this checklist will help you find what you need. Søren Lund CEO at TimeLog

3 INDHOLD TIDSREGISTRERING UDLÆGSHÅNDTERING PROJEKTLEDELSE RESSOURCESTYRING FAKTURERING RAPPORTERING ORGANISATIONEN YDERLIGERE OVERVEJELSER

4 TIDS- REGISTRERING Hvad vil I gerne have forbedret ift. jeres nuværende måde at tidsregistrere på? Vil I registrere alt jeres tid (intern og ekstern) eller kun projekttid (ekstern)? Har I brug for at skrive en eller flere kommentarer til jeres tidsregistreringer? Laver medarbejderne mange forskellige ting i løbet af dagen, eller arbejder de koncentreret på ét projekt i flere timer ad gangen? Skal jeres medarbejdere kunne tidsregistrere via deres smartphone? Skal I tidsregistrere på andre mobiltelefoner end smartphones? Ønsker I at tidsregistrere i minutter (01:30) eller centiminutter (1,5)? Bruger jeres medarbejdere Outlook meget, og vil de gerne have mulighed for at tidsregistrere fra Outlook? Har I behov for at kunne tidsregistrere for andre medarbejdere? Har I behov for at kunne flytte forkerte tidsregistreringer mellem projekterne? Har I behov for at kunne splitte en tidsregistrering op i to forskellige registreringer? Har I brug for offline tidsregistrering? 1

5 Har I brug for en godkendelsesproces til afrapportering af timer? Skal både projektledere og afdelingsledere godkende timer? Lukker I jeres tidsregistrering månedsvis eller ugevis? Hvordan håndterer I flex i dag? Hvordan vil I gerne registrere fravær? Har I brug for at styre ferie? Vil I gerne understøtte lønberegningen til jeres lønsystem? Har I overenskomstansatte, som skal have beregnet flex? Hvis ja, hvilke flexregler arbejder I med? Er der forskellige regler for forskellige medarbejdergrupper? 2

6 UDLÆGS- HÅNDTERING Har I brug for at registrere indkøb/udlæg? Har I brug for at registrere rejseafregninger? Har I brug for at registrere diæter? Har I brug for at registrere kørsel? Har I brug for at registrere i forskellige valutaer? Skal I fakturere udlæg videre til kunden? Vil I have mulighed for at lægge en avance på jeres udlæg? Har I brug for et godkendelses-flow for medarbejdernes udlægsregistreringer? Har I brug for at skelne mellem udlæg på firmakort/fakturaer og personlige medarbejderudlæg? Har I brug for at importere/eksportere indkøb/udlæg mellem forskellige systemer? 3

7 PROJEKT- STYRING Hvilke kontraktformer benytter I (medgået tid, fastpris, acontofakturering, klippekort, serviceaftaler, volumenfakturering)? Blander I nogle gange forskellige kontraktformer på samme projekt? Har I forskellige kostpriser per medarbejder? Har I forskellige timepriser per medarbejder? Har I kundespecifikke timepriser? Regulerer I jeres timepriser fx årligt? Bruger I forskellige timepriser på samme projekt? Værdiberegningen ud fra en gennemsnitlig timepris, eller hvor meget I kunne have solgt projektet til på medgået tid? Hvordan budgetterer I jeres projekter i dag? Budgetter I både i timer og værdi? Har jeres medarbejdere et personligt budget for deres arbejde på de forskellige projekter? Budgetterer I på faseniveau eller kun på overordnet projektniveau? 4

8 Kan værdien/timerne på jeres projektbudget og projektkontrakt være forskellige? Budgetterer I jeres projekter i forskellige valutaer? Hvor mange faseniveauer bruger I på jeres mest komplekse projekter? Vil I gerne allokere specifikke ressourcer til jeres projekter eller skal alle have lov til at se alle projekter? Vil I gerne beregne igangværende arbejder? Er det vigtigt at kende op- og nedskrivninger på projektfaktureringen? Vil I gerne have Gantt-kort? Arbejder I med milepæle på jeres projekter? Arbejder I med princippet ETC (Estimated Time to Completion)? Har I brug for projektskabeloner, idet nogle af jeres projekter er ens? Har I Microsoft Project og vil gerne kunne importere projektplaner ind i systemet? 5

9 RESSOURCE- STYRING Har I brug for en oversigt over, hvor belastede jeres medarbejdere er? Planlægger jeres medarbejdere deres tid på dags- eller ugebasis? Følger I aktivt op på, om personlige planer indfries? Har I behov for ferie/fraværsoverblik i jeres ressourceplan? Vil I gerne tilknytte ressourcer baseret på kompetencer? Vil I gerne kunne se fremtidigt indtjeningspotentiale baseret på jeres planlagte projekter? Har I behov for at se, om I har plads til yderligere projekter frem i tiden? Har I behov for nemt at kunne flytte planlagte opgaver til andre ressourcer, som er mindre belastede? ET SYSTEM BYGGET FOR KONSULENTER BESØG TIMELOG.CO M 6

10 FAKTURERING Fakturerer I jeres kunder per projekt eller samlet på én faktura? Har nogle af jeres kunder en anden fakturaadresse end besøgsadresse? Vil jeres kunder have en detaljeret faktura eller en meget simpel faktura? Faktureres der i forskellige valutaer? Har I brug for fakturaskabeloner på forskellige sprog? Har I brug for flere fakturaskabeloner? Gør I nogle gange brug af op- og nedjusteringer på fakturaen? Har I behov for at gøre registreringer ikke-fakturerbare? Har I et specielt workflow for godkendelse af fakturaer og faktureringspotentiale? Sender I fakturaer til offentlige institutioner? Har I overblik over planlagte betalinger frem i tiden? Har I brug for flere fakturanummerserier? 7

11 RAPPORTERING Hvilke nøgletal arbejder I med i dag? Hvilke medarbejderrapporter har I brug for? Vil I gerne kunne afdække dækningsgraden per projekt/kunde/medarbejder? Vil I gerne kunne se medarbejdernes faktureringsgrad og ekstern %? Vil I gerne kunne se en analyse af, hvad I har brugt jeres ressourcer på? Vil I gerne vide, hvilke kunder der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable? Vil I gerne vide, hvilke forretningsområder der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har skabt størst værdi? Vil I gerne sammenligne jeres projektperformance uagtet projektstørrelse? Vil I gerne vide, hvilke projekter der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable? Vil I gerne kunne rapportere på afdelings- og teamniveau? Hvis ja hvor mange niveauer er jeres afdelingsstruktur på i dag? Arbejder I med EU-projekter, og har I brug for EU-rapportering? 8

12 ORGANISATION Nej Ja Kritisk Vil I gerne inddele systemet i afdelinger på flere niveauer? Har I internationale medarbejdere eller kontorer i udlandet, og har I behov for at skifte mellem flere sprog per medarbejder? Har de internationale kontorer deres egne specifikke ydelser, og har I brug for forskellige prislister i forskellige valutaer? Gør I brug af bonus i jeres organisation - hvis ja, hvilke key performance index-tal udregner I bonussen ud fra? To be successful in consulting you need to have the right information at hand to make informed decisions Søren Lund CEO of TimeLog 9

13 YDERLIGERE OVERVEJELSER Har I brug for integration til andre systemer, fx økonomi eller lønsystem? Har I brug for at kunne trække data ud i Excel, Word, XML eller.txt? Kan I selv kode mod et API eller har I brug for hjælp? Har I et CRM-system i forvejen, eller vil I gerne have, at salgsafdelingen skal kunne styre deres pipeline? Vil I gerne kunne segmentere jeres kundedatabase ved brug af jeres egne kriterier? Supporterer I jeres kunder i dag ved hjælp af et helpdesk-system? Vil I gerne dele information med jeres kunder via et ekstranet? Har I behov for dokumenthåndtering via Office365, SharePoint, Dropbox osv.? Ønsker I at have en kopi af jeres produktionssystem til at teste nye processer og funktioner? 10

14 HVOR MANGE FIK DU? 11

15 F R E E DET ER ALTID SVÆRT AT SIGE FARVEL Vi håber du har fundet tjeklisten hjælpsom og at du føler dig klædt på til at navigere junglen af tid- og projektstyringssystemer. Her til sidst vil jeg gerne tilbyde dig indsigt ind i vores tre platforme. Du er selvfølgelig altid velkommen til at tage fat på os for mere hjælp. Klik på den version der lyder mest relevant INVOICE PROJECT TIME Hvis du lever af at fakturere din tid kommer denne version til at gøre dit liv meget nemmere. Kør dine projekter, store som små, i et system bygget til at supportere alle dine processer. Tid er penge, men hvor bliver tiden af? Find ud af det ved at bruge vores gratis tidsregistrering. 12