TimeLog Project 4.5 Nyheder og forbedringer.

Transkript

1

2 Tag mål af situationen fokuserer på medarbejdernes indsats med en ny belastningsrapport, budgetlægning og visualisering af en række måltal. Velkommen til en ny version af TimeLog Project. Dette dokument beskriver de nye features og muligheder, som tilbyder. Budgetlægning og KPI for medarbejdere Key Performance Index (KPI) er en mulighed for ledelsen at opstille måltal for medarbejderne specielt konsulenter og hele virksomheden. KPI er enkle tal, som kan kommunikeres klart med grafer og kurver. Det skaber et incitament for medarbejderen, og ledelsen kan let følge med i tendenser og om målene nås. I systemadministrationen vælges hvilke KPI-tal, medarbejderne skal se. Det er også muligt at placere et personligt måltal i TimeLog Projects hovedmenu. KPI-tallene finder sit grundlag i den nye budgetlægning for virksomheden og de enkelte medarbejdere. Det er måltallene i budgettet, som medarbejderen orienterer sig efter, og disse er tydeligt visualiseret. Hvor meget, en medarbejder er sat til at arbejde på, kan ses i den nye udgave af belastningsrapporten, som både kan mere og er hurtigere. Smarte satser og XML-eksport af fakturaer Jakob Mikkelsen Udviklingschef Til bogholderiet er der kundespecifikke timesatser, som gør det muligt at arbejde med både standardprisliste og kunderabatter, og der er eksterne kørselssatser, som både tager højde for godtgørelse af medarbejdere og viderefakturering af transport. Fakturaer kan nu eksporteres i XML-format, og det åbner for integration med andre systemer. TimeLog Tracker for alle TimeLog Tracker fungerer nu også for kunder med TimeLog Project installeret på egen server. Eneste forskel er, når du skal logge ind, hvor du nu skal skrive hele adressen i det øverste felt. TimeLog Tracker er dog stadig et Windows -program og kan derfor ikke installeres på fx MacOS. Flere men mindre versioner Det er vores plan at udgive flere og mindre versioner, så det bliver lettere at tage de nye funktioner i brug. er den første af de mindre versioner. Den ændrer ikke ved kernen af produktet. Indhold Key Performance Index 3 Budgetlægning 4 Belastningsrapport 5 Kundespecifikke timepriser 6 Eksterne kørselssatser 7 Eksporter fakturaer til XML 8 Notifikationer og 9 Decimaler 10 Deaktivering af dimensioner 11 Brugerdefineret ugeseddel 12 Få mere ud af TimeLog Project 13 Kort om opdateringen Opdateringen til tager få minutter, hvorefter systemet kører normalt igen. Vi opdaterer om natten, så færrest muligt bliver forstyrret, men hvis du er logget på TimeLog Project under opdateringen, vil du blive logget ud og ellers sker der ikke noget. Hvis det ser lidt rodet ud bagefter Alle browsere gemmer sider og grafik i hukommelsen, så siderne vises hurtigere ved næste besøg. Ved en opdatering kan der opstå forskel på det, som browseren husker, og den nye side og det kan se rodet ud. Hvis det sker, så hold Ctrl-tasten nede og tryk på R eller F5. Side 2 af 13

3 Key Performance Index Formålet med de nye KPI-nøgletal er at motivere medarbejdere og ledelse til at nå opstillede mål gennem enkel og klar visualisering. Både medarbejdere og ledelse kan få adgang til en KPIrapport (Key Performance Index), der grafisk visualiserer, hvordan medarbejderen og virksomheden ligger i forhold til de opstillede mål. Rapporten er særlig velegnet som incitament for konsulenter, der har økonomiske mål. Mål og budgetter Når der er lagt budgetter for medarbejdere og virksomheden (se næste side), kan den enkelte medarbejder hente en KPI-rapport, som præcist viser værditilvækst, ekstern procent af normtid og gennemsnitlig timepris. Det er også muligt at se tendenser ved at sammenligne med de tre seneste måneder. Kan tilpasses virksomhedens arbejdsform KPI-rapporten er fleksibel og kan i systemadministrationen indstilles til virksomhedens arbejdsform: Skal alle eller kun medarbejdere med et bestemt sikkerhedsniveau have adgang til KPI-rapporten. Hvilket sikkerhedsniveau skal medarbejderen have for at se virksomhedens måltal. Hvilke KPI-tal skal vises. I systemadministrationen vælger du, hvad der skal vises, og hvem der skal have adgang til data. Side 3 af 13

4 Budgetlægning Læg budgetter for medarbejdere og virksomhed og følg op på mål og nøgletal. I kan der lægges budgetter for værditilvækst, ekstern procent af normtid og gennemsnitlig timepris. Der kan både lægges budgetter for medarbejdere typisk konsulenter og for hele virksomheden. Der lægges et selvstændigt budget for virksomheden, som altså ikke er det samme som summen af medarbejdernes budgetter. Nøgletal for budgetlægning Budgettet for den henholdvis enkelte medarbejder og virksomheden danner grundlag for KPI-rapporten og beregnes ud fra tre nøgletal: Værditilvækst, som er den registrerede værdi (Reg. (DKK)) og den fakturerede værdi (Fak. (DKK)) af det udførte arbejde. Ekstern % af normtid, procentdelen af medarbejderens normtid, som er registreret på eksterne opgaver. Gennemsnitlig timepris, som er udregnet på baggrund af registreret værdi (Reg. (DKK)) og faktureret værdi (Fak. (DKK)) på eksterne projekter. I systemadministration vælger du, om der skal lægges budget for medarbejdere og virksomhed. Budgetterne placeres i menuen Ledelsesrapporter. Budget og rapport i ét Budgettet fungerer desuden som en rapport, der viser, hvordan de enkelte medarbejdere har klaret sig i forhold til mål og nøgletal, der var opstilles for dem. Side 4 af 13

5 Belastningsrapport Belastningsrapporten er lagt om til ny teknologi og er blevet hurtigere. Og så er der tilføjet flere nye muligheder. For de af TimeLogs kunder, som budgetterer præcist i forhold til allokeringer og timebudgetter, er belastningsrapporten en meget effektiv måde at skabe et overblik over ressourcesituationen. I TimeLog Project har vi omlagt belastningsrapporten til ny teknologi, og det betyder, at rapporten er blevet hurtigere at arbejde med. På længere sigt har det den fordel, at det er lettere at integrere data fra belastningsberegningen med andre dele af TimeLog Project. Her og nu er der tilføjet en række mindre forbedringer: Mere fleksibelt periodevalg, så det er muligt at beregne belastningen uden at skulle starte fra dags dato. Mulighed for at vise faser, der ikke er aktive. Ferie og fravær markeres med farvekoder. Mulighed for at udnytte hele skærmens bredde til tabellen. Få vist fx projektleder og projekttype i rapporten. Side 5 af 13

6 Kundespecifikke timepriser Kundetimepriser mindsker antallet af valgmuligheder, øger overblikket og gør det lettere at styre rabatter og standardpriser. I systemadministrationen opretter og vedligeholder du standardprislisten for de timepriser, som din virksomheden arbejder efter på eksterne projekter. Med er det muligt at oprette timepriser, som knytter sig til en specifik kunde. Det kunne være rabatter eller andre specielle priser, som er forhandlet med kunden. Når du opretter nye projekter for kunden, kan du vælge mellem de timepriser, der gælder for denne kunde samt virksomhedens standardtimepriser. Timepriser, der er tilknyttet andre kunder, vil ikke blive vist i den liste, du kan vælge fra. Der er en klar og tydelig opdeling mellem timepriser, der er standard og kundespecifikke. For projektlederen betyder kundetimepriserne, at det er lettere at finde og vælge den rette timepris, og for virksomheden bliver det nemmere at centralisere og styre rabatter og prisaftaler. For projektlederen er det nemt og overskueligt at vælge mellem standard og kundespecifikke timepriser, da timepriser for andre kunder ikke vises i listen. Side 6 af 13

7 Eksterne kørselssatser Rejseafregningen i TimeLog Project har nu mulighed for at have både en sats for intern og ekstern afregning. Med er rejseafregningen udvidet, så det nu er muligt at have en kørselssats for både intern og ekstern afregning. Medarbejderne godtgøres og kunden faktureres Medarbejderne kan som altid afregnes i forhold til statens takster for kørselsgodtgørelse. Det nye er, at kunden kan afregnes efter en anden takst, og det giver mulighed for en mere præcis dokumentation og afregning af kørsel i forhold til kunderne. Følger standarden for priser i TimeLog Project På denne måde følger kørselsregistreringen den generelle standard i TimeLog Project med tre priser: kostpris (intern kørselssats), forventet omsætning (ekstern kørselssats) og realiseret omsætning (den fakturerede værdi). Indtast en pris pr. kilometer for intern og ekstern kørselssats og klik på Opdater. Side 7 af 13

8 Eksporter fakturaer til XML Et enkelt workflow, der er fungerer som bindeled mellem TimeLog Project og din virksomheds økonomisystem. I Søg efter faktura vælger du fakturaerne, der skal eksporteres. Vælg derefter Eksporter til XML og klik på OK. Fakturaer bliver enten sendt til den -adresse, der er skrevet ind i fakturaopsætningen (til venstre) eller placeres i listen (ovenfor), hvor de kan downloades. Importer fakturaen som XML-fil i økonomisystem. Formatet følger standarden fra TimeLog API. I sidste version af TimeLog Project lancerede vi et API, som bl.a. gjorde det muligt at eksportere fakturaer til XML. Siden har vi fået en del feedback på TimeLog API, og et af de ønsker, vi modtog, var en simpel måde at godkende og eksportere fakturaer til XML direkte fra TimeLog Project, som ikke kræver yderligere programmering. Dette er nu muligt med. En måde at håndtere workflowet er: 1. Projektlederne gør fakturaerne klar. 2. Ledelsen godkender fakturaerne. 3. Bogholderen eksporterer alle godkendte fakturaer til XML. Fakturaerne sendes som eller downloades fra TimeLog Project. 4. Bogholderen importerer XML-filen med fakturaerne i virksomhedens økonomisystem. 5. Når alle fakturaer er importerede markeres de som afstemte i TimeLog Project. Det nye i TimeLog Project er trin 3, hvor bogholderen kan eksportere fakturaer til XML direkte fra Søg efter faktura. Her vælges fx alle bogførte fakturaer som endnu ikke er afstemte. Derefter vælges handlingen Eksporter til XML, som laver en XML-fil, der indeholder alle de valgte fakturaer. Formatet for XML-filen følger standarden i TimeLog API. Dermed vil det være det samme XML-format, der anvendes, hvis din virksomhed senere laver en fuldt automatiseret integration. Læs mere om TimeLog API Side 8 af 13

9 Notifikationer og er en udbredt og effektiv form for kommunikation, og muligheden for at sende notifikationer som er derfor udvidet. TimeLog Projects nye notifikationer kan fx bruges, når en leder skal modtage status på et projekt, eller en supporter skal have besked om status på en supportsag. Notifikationer kan også sendes direkte til kunden. Send notifikationer direkte fra TimeLog Project Det er muligt at sende notifikationer som fra: Projekter Kunder Kontaktpersoner Opportunities (med TimeLog CRM) Supportsager (med TimeLog Help Desk) Med et klik kan du få en frem om fx et projekt eller en kunde. en er forudfyldt med centrale data og en standardtekst om projektet eller kunden. Du kan vælge at sende en, som den er, eller redigere i teksten, inden den sendes. Skal afsendes af et menneske Notifikationer er effektive til at give hurtig besked, men hvis der sendes for mange, så risikerer man, at modtagerens opmærksomhed sløves. Derfor er notifikationer i TimeLog Project kun delvist automatiske, så de skal afsendes af et menneske. Du kan redigere i standardteksten til en notifiktion og indsætte koder, som automatisk indsæt fx projektnavnet. Rediger standardteksten i systemadministrationen Standardteksten til s kan redigeres i systemadministrationen i TimeLog Project. Specielle koder i teksten sørger for automatisk at indsætte fx kundenavn, projektnavn eller andre relevante data. Side 9 af 13

10 Decimaler Vælg hvor mange decimaler som tid og beløb skal vises med i rapporter. Vælg decimalvisning for timer og beløb i systemadministrationen under Generelle indstillinger. I TimeLog Project har det altid været muligt at vælge hvor mange decimaler, som tidsangivelser i rapporter skulle vises med. Med bliver det også muligt at vælge antal af decimaler for beløb. For både tid og beløb er det nu muligt at vælge mellem: 0 decimaler 1 decimal 2 decimaler 0 eller 2 decimaler Flydende decimaler dvs. 0, 1 eller 2 decimaler For beløb er det også muligt at vælge 3 decimaler, og det er specielt velegnet for dem, der har Euro som valuta. Vælg visning decimal efter formål Hvilken opsætning, der er relevant afhænger af, hvordan virksomheden anvender TimeLog Project. Økonomifunktionen har brug for præcise tal, mens projektlederne fint kan klare sig med et afrundet tal. Vi anbefaler følgende opsætninger: 0 decimaler til tidsangivelser og 2 decimaler til beløbsangivelser. Med denne opsætning er det altid nemt at se, hvad der er beløb, og hvad der er tid. 0 decimaler til både tids- og beløbsangivelser. Denne opsætning er den mest kompakte og nemmeste at overskue. Side 10 af 13

11 Deaktivering af dimensioner Gør det lidt lettere for dine projektledere deaktiver de dimensioner og værdier, I ikke længere anvender. Ikke alle dimensioner har kunnet deaktiveres, når de ikke længere var i brug. råder nu bod på dette, så gamle værdier og dimensioner ikke længere behøver at fylde op i lister og give anledning til fejl. Som et eksempel kan fasetyper nu dektiveres i systemadministrationen. Når en fasetype deaktiveres kan den ikke længere vælges for nye faser, men den er stadig gemt på alle de eksisterende faser, der anvender denne dimension. Dimensioner og værdier, der kan deaktiveres Fasetyper Medarbejdertyper Nummerserier Projekttyper Projektkategorier Timepriser Fraværskoder Grupper (med TimeLog CRM) Kompetencer (med TimeLog Skills) Med et lille hak ud for Aktiv markeres det, om fasetypen er aktiv eller ej. Side 11 af 13

12 Brugerdefineret ugeseddel Det er blevet nemmere at holde styr på ugesedlen. Søg, vælg, tilføj og skjul en eller flere faser. En populær funktion i TimeLog Project er den brugerdefinerede ugeseddel, hvor du selv kan vælge hvilke projekter og faser, der skal vises på ugesedlen og løbende vedligeholde denne. På denne måde får du en kort og overskuelig ugeseddel, som afspejler, hvad du arbejder på her og nu. udvider den brugerdefinerede ugeseddel på tre centrale områder. Søg efter projekter og faser Filtrer eller søg på kunde og projekt for at finde de faser, du vil tilføje din ugeseddel. Vælg fra en liste Du kan nu se en liste over alle de projekter og faser, du er tildelt arbejdstid på, og ud fra listen vælge hvilke faser, der skal vises eller skjules i ugesedlen. Ryd op i ugesedlen Endelig er det muligt at rydde op i ugesedlen ved at skjule flere faser på samme tid. Side 12 af 13

13 Få mere ud af TimeLog Project Vil du vide mere om alle de andre features i TimeLog Project eller har du konkrete behov til jeres forretningssystem, så har vi mere at tilbyde dig. Brugervejledninger I hjælpefunktionen til TimeLog Project finder du en række vejledninger, som beskriver, hvordan du udfører forskellige arbejdsopgaver i TimeLog Project. Der er fx vejledninger i at registrere tid, oprette rejseafregninger, håndtere flextid, trække ledelsesrapporter og meget mere. Brugervejledningerne er PDF-dokumenter, som du kan læse på din computer eller skrive ud. Se mere på Tidligere versioner En god måde at få et overblik over, hvad TimeLog Project kan håndtere, er at se nyheder og forbedringer fra tidligere versioner. Dokumenterne kan ses og downloades fra TimeLogs website. Se mere på TimeLog API Med TimeLog API kan data fra TimeLog Project integreres med andre IT-systemer. Læs dokumentation og få en vejledning i, hvordan du kommer godt i gang. Se mere på Support og Professional Services Har du spørgsmål eller står du med udfordringer eller problemer, så er du altid velkommen til at kontakte TimeLogs support og professional services. Telefon eller support@timelog.dk info@timelog.dk