Kravspecifikation Delaftale 2

Transkript

1 Kravspecifikation Delaftale 2 Forsikringsadministrationsordning vedrørende transport af flyttegods

2 Indhold 1 INDLEDNING OPGAVEBESKRIVELSE SIKREDE PERSONKREDSE ADMINISTRATIONSOPGAVEN FORSIKRINGSBETINGELSER... 4 Kontrakt Administration af selvforsikring Side 2 af 5

3 1 INDLEDNING Udenrigsministeriet (herefter benævnt UM ) er som statslig myndighed selvforsikrer, jf. cirkulære om selvforsikring i staten mv. (CIR nr af 9. december 2005). Som følge heraf har UM vedtaget interne forsikringsbetingelser, der omfatter UM s udstationerede medarbejdere og rådgivere m.fl., jf. Bilag 1. 2 OPGAVEBESKRIVELSE Den udbudte opgave omfatter administration af UM s selvforsikringsordning, herunder at behandle og udbetale refusion for skadeanmeldelser fra hele verden, der er relateret til: Transport af flyttegods Denne opgave omfatter ikke skader, som er dækket af den statslige forsikringsordning for tjenesterejser i udlandet. 3 SIKREDE PERSONKREDSE Selvforsikringsordningen omfatter flere personalegrupper i UM og gælder for udsendte UM medarbejdere, Sekunderede Nationale Eksperter (herefter benævnt SNE ), Danida rådgivere og ansatte i Freds- og Stabiliseringsberedskabet m.fl. (tilsammen herefter benævnt de sikrede ) og medfølgende familie. De sikrede fremgår af UM s personalelister. UM sender med passende mellemrum personaleændringslister til Leverandøren om de sikrede medarbejderes udsendelses- og hjemkaldelsestidspunkter samt om de sikredes destinationer. De sikrede er ved en eventuel skadeshændelse dækket af selvforsikringsordningen under transport af flyttegods, uanset om indberetningen om at personen er udsendt, er kommet Leverandøren i hænde, idet Leverandøren i så fald skal sikre sig, at personen er dækket af selvforsikringsordningen. 4 ADMINISTRATIONSOPGAVEN Administration af selvforsikringsordningen skal udføres i henhold til opstillede betingelser, summer, dækninger og vilkår i delaftalen, jf. denne kravspecifikation, Bilag 1, samt Leverandørens tilbud og Kontrakten. Selvforsikringsordningen skal administreres korrekt i henhold til de enkelte personalegrupper og de forskelligheder, der gælder herfor. Leverandøren forpligter sig til, inden for rammerne af forsikringsbetingelserne og i overensstemmelse med almindelig god forsikringsmæssig adfærd, at begrænse UM s udgifter og i den forbindelse gøre regres over for tredjemand, hvor det skønnes relevant. Kontrakt Administration af selvforsikring Side 3 af 5

4 Leverandøren vurderer om skaden skal takseres igennem en besigtigelse. Omkostninger i forbindelse med skadens behandling, f.eks. til taksering, betales af UM. Leverandøren skal udbetale erstatning til de sikrede i henhold til forsikringsbetingelserne, og refunderes herefter af UM. Udbetaling må kun finde sted mod behørig dokumentation i form af scannede originale fakturaer og kvitteringer eller tilsvarende dokumentation, som den forsikrede selv skal oversætte (til dansk/engelsk). Såfremt skadeudgiften i en sag forventes at overstige DKK skal Udenrigsministeriets godkendelse indhentes forinden, der foretages udbetaling af erstatning. Til brug for UM s vurdering i sådanne sager skal Leverandøren give sit bedst mulige skøn i forhold til den samlede erstatningsudbetaling, og oplyse om eventulle andre relevante forhold. Er der behov for yderligere oplysninger for at kunne vurdere sagen, indhenter Leverandøren de fornødne oplysninger hos den sikrede, relevante samarbejdspartnere, transportører eller UM. Leverandøren skal kunne modtage, behandle og besvare skadeanmeldelser og dokumenter elektronisk. Leverandøren skal håndtere oplysninger i overensstemmelse med persondataloven (samt den kommen persondataforordning), forvaltningsloven og offentlighedsloven. Sagernes originale eller tilsvarende bilag og dokumenter opbevares elektronisk af leverandøren. Opbevaringen skal ske på elektroniske medier i henhold til gældende dansk lovgivning om opbevaringstider. Leverandøren garanterer, at administrationsopgaven foretages af personale, der som minimum har kvalifikationer svarende til det, som Leverandøren har angivet i sit tilbud. Leverandøren udarbejder senest 1 måned efter hver kvartalsafslutning et overblik over faktiske skadesudbetalinger pr. skadessag. For uafsluttede sager, der skønnes at overstige i alt DKK , fastsættes en reserve. Leverandøren opkræver skadeudbetalinger fra UM, samt det aftalte honorar for det forudgående halvår, pr. 30. juni og 31. december. Samtidig sker der opkrævning af eventuelle ændringer/bevægelser for tidligere perioder. Opgørelsen finder sted senest 4 uger efter det aftalte opkrævningstidspunkt, og UM forpligter sig til betaling senest 30 dage efter modtagelse af påkrav. 4.1 Forsikringsbetingelser Leverandøren skal altid administrere i henhold til UM s interne forsikringsbetingelser. Udover UM s interne forsikringsbetingelser er følgende gældende: Institute Cargo Clauses (A) Institute Strikes Clauses (Cargo) Institute War Clauses (Cargo) Institute Radioactive Contamination, Chemical, Biological, Biochemical and Electromagnetic Weapons Exclusion Clause Krigsforsikringsbetingelser Bilag nr Kontrakt Administration af selvforsikring Side 4 af 5

5 Under ophold samt opmagasinering i forbindelse med transport, gælder dog, at dækningen er subsidiær i forhold til en af den ansatte tegnet privatforsikring (indboforsikring eller familieforsikring). Kontrakt Administration af selvforsikring Side 5 af 5