KOMMISSORIUM FOR KOLLEGANETVÆRK I TOGDRIFT, DSB

Transkript

1 KOMMISSORIUM FOR KOLLEGANETVÆRK I TOGDRIFT, DSB Samlet kolleganetværk i Togdrift 24. MAJ 2017 DSB

2 Indhold Forord... 3 Baggrund... 3 Formål... 3 Vision for Kolleganetværk... 4 Værdier og etik... 4 Struktur... 5 Roller og opgaver... 5 ESU Togdrift... 5 Mandat... 5 Medlemmer... 5 Møder... 5 Tovholderen... 5 Mandat... 5 Medlemmer... 6 Møder... 6 Opgaver... 6 Koordinatoren... 6 Mandat... 6 Medlemmer... 6 Møder... 6 Opgaver... 6 Netværkeren... 6 Mandat... 6 Medlemmer... 6 Opgaver... 7 Rekruttering... 7 Uddannelse i Kolleganetværket... 7 Grunduddannelse... 7 Ad hoc efteruddannelse... 7 Erfaringsudveksling... 7 Ophør som koordinator eller netværker... 7 Midlertidig pause fra Kolleganetværket... 7 Udtrædelse fra Kolleganetværket

3 Netværkssamtalen... 8 Information om Kolleganetværk Togdrift... 9 Samarbejde mellem Ledelse og Kolleganetværk... 9 Ressourcer... 9 Budget... 9 Antal deltagere i Kolleganetværket... 9 Koordinatorer... 9 Lokal repræsentation Tidsforbrug Opfølgning Forbrug af ressourcer Evaluering af uddannelse

4 Forord Formålet med dette Kommissorium er at sikre en fælles ramme for Kolleganetværk i Togdrift, DSB. I 2016 blev der nedsat en Arbejdsgruppe og en Styregruppe, som sammen skulle udarbejde og beslutte retningslinjer for Kolleganetværk i Togdrift. Kommissorium er resultatet af arbejdet i de 2 grupper og skal beskrive visioner og principper Kolleganetværk, herunder sikre en fælles struktur og model på tværs af Togdrift. Kommissorium træder i kraft pr 1. juli 2017 Baggrund Kolleganetværk har været etableret via arbejdet i Samarbejdsudvalgene i DSB siden I de forskellige områder i Togdrift er etableringen sket på flg. måder: Lokomotivførerne F&R: o Etablereret i 1996 med udspring i alkohol politik o Har involveret både lokomotivførere og administrative medarbejdere S-tog: o Etableret i 1998 på tværs af S-tog o Har involveret både lokoførere, togførere, administration, køremænd og værkstedsmedarbejdere Togpersonalet F&R: o Etableret i 2009 som en del af stress forebyggelses programmet o Har involveret både togførere og administration Stationsbetjente: o Etableret i 2002 o Har involveret Stationsbetjente i både Catering og Klargøring Kolleganetværkene i de 4 områder i Togdrift har i opstartsfasen anvendt firmaet ALBALIB som ekstern konsulent. Siden da har Kolleganetværkene udviklet sig i forskellig retning, hvor nogle forsat samarbejder med ALBALIB som leverandør på uddannelse mens andre selv forestår uddannelsen. Alle 4 Kolleganetværk har en tæt kontakt til og samarbejde med de faglige organisationer: LPO, LPO S-Tog, TPO og SPO. Administration og styring af netværkene er sket via lokale styregrupper, hvor de 4 faglige organisationer har været repræsenteret. Hvor Kolleganetværkene i starten særligt har været brugt til at håndtere meget arbejdsrelaterede udfordringer har de over tid udviklet sig til nu også at omfatte mere privatorienterede udfordringer (eks. skilsmisse, livsstil, sygdom hos partner). Formål Kolleganetværk skal altid leve op til målsætningerne for DSB s personalepolitik, herunder særligt: Medvirke til bedre trivsel og arbejdsglæde Arbejde ud fra principper om respekt, anerkendelse, inspiration og muligheder Formålet med Kolleganetværk er at: Yde en social indsats i form af en omsorgsrolle i forhold til kollega, som ikke trives Støtte og hjælpe en kollega i selv at løse personlige, private og arbejdsrelaterede problemer 3

5 Sikre en offensiv / opsøgende indsats, når der er behov for det Kolleganetværk vil ofte være, der hvor kollegaernes problemer identificeres og hvor de måske hjælpes til at finde en løsning i opløbet. Kolleganetværk er dog et supplement til de professionelle behandlingstilbud, som DSB tilbyder med Sundhedsforsikringen Kolleganetværk kan bidrage til at sygefraværet i DSB udvikler sig i positiv (faldende) retning herunder særligt være medvirkende til at kollegaer undgår langtidsfravær. Vision for Kolleganetværk Visionen for Kolleganetværk i Togdrift, DSB, er: at være synligt for, og anerkendt af medarbejdere og ledere i Togdrift at netværkspersonerne, gennem handlinger og adfærd, er respekteret i DSB at netværkspersonerne ønsker, og er uddannede til at gøre en forskel i forhold til deres kollegaer i form af at tilbyde Netværkssamtaler, hvormed de yder en frivillig indsats at netværkspersonerne ved aktiv handling, og positiv dialog skaber troværdige tillidsforhold til gavn for både medarbejdere og virksomheden at kolleganetværket bidrager til at sygefravær særligt langtidsfravær reduceres at bidrage til at arbejdsglæde og trivsel udvikles i positiv retning Værdier og etik De værdier, som skal kendetegne Kolleganetværket skal være i overensstemmelse med DSB s grundværdier, og er: Være med til at skabe en kultur, hvor det er naturligt at være opmærksom på, om kollegaer trives Skabe ét DSB, hvor vi gør tingene ens på tværs af virksomheden At vise respekt og anerkendelse, samt give inspiration og muligheder Kolleganetværkets etik er baseret på 3 grundregler: Integritet og grænser o Netværkspersonen skal vise respekt for egne og andres grænser o Dog skal en kollegas nej tak til en Netværkssamtale ikke altid accepteres som en endegyldig afvisning af Netværkspersonen Tavshedspligt o Netværkspersonen har altid 100% tavshedspligt i sit virke o Medmindre der er tale om forhold, hvor der Er fare for andres menneskers liv og helbred Ifølge dansk lovgivning er ulovlige Er tale om manglende overholdelse af sikkerhedsmæssige regler i DSB o Netværkspersonen skal altid først underrette kollegaen i situationer, hvor han / hun ser sig forpligtet til at bryde sin tavshedspligt Tillid o En Netværksperson har både kollegaernes og ledelsens tillid Netværkspersonerne skal sikre Kolleganetværkets værdier og etik ved med Netværkssamtalen at kunne føre en anerkendende, ligeværdig (kollega-til-kollega ) samtale, hvor Netværkspersonen kan: 4

6 Udvise mod og medfølelse overfor kollegaer Lytte aktivt Tåle afvisninger Undgå at moralisere Lade være med at være problemløser Struktur ESU Tovholder Koordinatorgruppe Netværksgruppe Netværksgruppe Netværksgruppe Netværksgruppe Roller og opgaver ESU Togdrift Mandat Godkender rammer og ressourceforbrug for Kolleganetværket et år frem, samt udviklingstiltagne der tages i Kolleganetværket Medlemmer Enhedens samarbejdsudvalg Møder Beslutninger vedr. Kolleganetværk sker ved behandling i ESU Togdrift, på ca. 2 ESU Togdrift møder om året eller efter behov. Tovholder forbereder agenda og materiale til mødet (koordineres med ESU), Tovholder præsenterer oplæg fra Koordinatorgruppen Beslutninger fremgår af ESU referat Tovholderen Mandat Gives fra ESU, og skal opfyldes efter ESU s retningslinjer 5

7 Medlemmer Tovholderen udpeges af administrationen. Møder Deltager efter ESU s behov på ESU møder, deltager i koordinatormøder, netværksmøder, netværksuddannelse. Opgaver Ansvarlig for at udarbejde materiale Til beslutning på ESU Togdrift Til behandling i Koordinatorgruppen Ansvarlig for at afholde møder i Koordinatorgruppen, (agenda + mødeledelse + referat) Ansvarlig for planlægning og koordination af al uddannelse i Netværket Ansvarlig for indsamling og sammenstilling af data Til opfølgning på afholdt uddannelse Til opfølgning på budget (dage ude af drift + evt. eksternt uddannelsesbudget) Koordinatoren Mandat Ca. 2 møder om året (efter behov, indkaldes evt. i forlængelse af uddannelse) Udarbejder forslag til beslutning i ESU Togdrift Sikrer drift af netværket i henhold til ramme besluttet på ESU Togdrift Medlemmer Tovholder (formand og administrator for Koordinatorgruppen) Alle Koordinatorer i Togdrift (pt. 12 i alt) I alt 4 repræsentanter for ESU M-siden 1 for LPO 1 for TPO 1 for S-tog 1 for SPO Møder Ca. 2 møder om året (efter behov, indkaldes evt. i forlængelse af uddannelse) Opgaver Koordinatorgruppen sikrer drift af netværket jf. Kommissorium (herunder oplæg på uddannelse) og udarbejder oplæg til beslutning i ESU Togdrift. Netværkeren Mandat Udstikkes af ESU Medlemmer Netværkspersonerne er rekrutteret i Togdrift, og nye medlemmer kan kun tilgå Kolleganetværk Togdrift ved rekruttering igangsat at ESU. 6

8 Opdateres løbende på fælles site Kolleganetværk Togdrift. Opgaver Netværkeren indgår i dialog med sine kollegaer via netværkssamtaler: som igangsættes ved kollegas eget initiativ som igangsættes ved opsøgende (offensiv) indsats fra netværkeren Netværkeren skal være opmærksom på sine kollegaers trivsel og arbejdsevne. Netværkeren er opmærksom, observerende og trives i samtale med sine kollegaer, også når det gælder svære samtaler. Netværkeren har den viden der gør ham eller hende i stand til at sikre, at kollegaen kan få den professionelle vejledning, som kollegaen evt. har behov for. Netværkeren skal i en vis udstrækning være tilgængelig, for kollegaerne der kan ønske netværkspersonens bistand. Kontakt mellem Netværker og kollega kan ske per mail, telefon / sms eller ved personligt møde. Netværkeren er forpligtiget til at udvise loyalitet over for DSB. Rekruttering Rekruttering til Kolleganetværket kan ske ved at man: Vælges blandt kollegaerne Udpeges af Tovholder / Koordinatorer Samtale med Tovholder / Koordinator Uddannelse i Kolleganetværket Grunduddannelse I forbindelse med årets planlægning vil det besluttes hvordan og af hvem der skal udføreres grunduddannelse i Kolleganetværk Togdrift. Ad hoc efteruddannelse I forbindelse med årets planlægning vil det besluttes hvordan og af hvem der skal udføreres grunduddannelse i Kolleganetværk Togdrift. Erfaringsudveksling Der skal sættes fokus på erfaringsudveksling, når de Kolleganetværk Togdrift mødes. Ophør som koordinator eller netværker Midlertidig pause fra Kolleganetværket Kolleganetværkspersonen kan af arbejdsmæssige eller private årsager have brug for at holde en pause fra rollen som Kolleganetværker. Dette skal altid respekteres, da Kolleganetværket er 100% baseret på et stort engagement fra frivillige, som har overskuddet / energien til at yde en ekstra indsats og påtage sig en særlig rolle i forhold til deres kollegaer. 7

9 Tovholderen / koordinatoren skal løbende følge op på, at Kolleganetværkerne i egen gruppe har lyst og energi til at påtage sig opgaven som Kolleganetværker. Dette skal ske proaktivt gennem samtaler. I en situation, hvor en Kolleganetværker midlertidigt ønsker at udtræde af netværket, skal informationsmateriale om Kolleganetværket opdateres lokalt og centralt (på abc.dk) hurtigst muligt. Udtrædelse fra Kolleganetværket En Kolleganetværker skal til enhver tid have mulighed for at udtræde fra Kolleganetværket, hvis vedkommende ikke har lyst eller energi til at fortsætte i Netværket. I den situation afholder Koordinatoren en afsluttende samtale med den udtrædende Kolleganetværker med det formål at afdække evt. årsager til udtrædelsen samt sikre en overlevering af evt. igangsatte samtaleforløb med kollegaer. Der kan opstå en situation, hvor en Kolleganetværker bliver bedt om at træde permanent ud af netværket. Dette kan eks. være i situationer, hvor den pågældende Kolleganetværker ikke har overholdt Netværkets etik og værdier, som eks. tavshedspligten. I situationer, hvor der er forlydender om, at en Kolleganetværker ikke arbejder i overensstemmelse med Netværkets etik og værdier, skal flg. procedures følges: Tovholderen / Koordinator tager en samtale med den pågældende Kolleganetværker, hvor o Den konkrete problemstilling foreligges Kolleganetværkeren o Det indskærpes, at netværkets etik og værdier til enhver tid skal følges o Evt. udtrædelse af Kolleganetværket varsles Tovholderen foreligger sagen for Styregruppen, som træffer endelig beslutning om udtrædelse af Kolleganetværket Tovholderen meddeler Kolleganetværkeren, at vedkommende er udmeldt af Netværket I begge de 2 ovenfor nævnte situationer skal informationer om Kolleganetværket opdateres lokalt og centralt (på abc.dk) hurtigst muligt. I forbindelse med den årlige planlægning af og udarbejdelse af budget for uddannelsesplaner skal oversigter over Kolleganetværkere være opdaterede, således at permanent udmeldte Kolleganetværkere ikke optræder på oversigten. Netværkssamtalen I Togdrift foregår arbejdsdagen på mange forskellige måder, hvilket giver varierende muligheder gennemførelse af en Netværkssamtale i løbet af arbejdsdagen. Kolleganetværkeren skal derfor være indstillet på også at bruge pauser i arbejdsdagen som fritid på Netværkssamtalen. Som Koordinator og Netværksperson udfører man med afholdelse af Netværkssamtalerne et frivilligt, ulønnet arbejde. Belønningen / kompensationen for det frivillige arbejde sker i form af at man tilbydes deltagelse med betalt tjenestefrihed i den uddannelse, som tilbydes i Kolleganetværket. Undtagelsesvist og i helt særlige situationer, som eks. i tilfælde af en svær, længerevarende samtale, kan der være behov for, at man som Kolleganetværker tages ud af tjeneste for at kunne gennemføre en Netværkssamtale. I sådanne situationer skal tjenestefrihed altid aftales med den lokale ledelse. Netværkssamtalen kan afdække så store (personlige?) problemer hos Kollegaen, så det sikkerhedsmæssigt eller helbredsmæssigt vurderes som hensigtsmæssigt, at den pågældende Kollega tages ud af drift og / eller sygemeldes. Kolleganetværkeren skal med Kollegaens accept sikre, at den lokale ledelse orienteres / 8

10 involveres, samt at der iværksættes opfølgende initiativer herunder at mulighederne for professionel behandling / hjælp undersøges og evt. aktiveres. Information om Kolleganetværk Togdrift Deltagerne i Kolleganetværket er selv ansvarlige for at sikre, at der informeres om Kolleganetværket i Togdrift i DSB. Der skal gives information om, hvad Kolleganetværket kan tilbyde til Kollegaerne samt hvem der er Kolleganetværkere. Informationen skal ske både centralt som lokalt og kan ske på flg. medier: På abc.dk Plakater, folder, brochurer, visitkort, på skærme i lokale områder / depoter Indslag på Infomøde i forbindelse med Kollegaers start i DSB eller andre infomøder Nyhedsbreve (fra M-siden, ledelsen m.fl.) Som minimum skal der findes opdateret information på abc.dk og derudover på et lokalt medie. Samarbejde mellem Ledelse og Kolleganetværk Med Kolleganetværket tilbydes medarbejderne i Togdrift nogle muligheder for at få hjælp og støtte til at løse de udfordringer, som de kan stå med i dagligdagen. Dermed bliver Kolleganetværket en alternativ mulighed for i fortrolighed at få drøftet diverse problemer uden at man som medarbejder behøver at involvere sin leder. Kolleganetværket skal således ses som et supplement og ikke en konkurrent til den daglige ledelse. Det opfordres til, at de lokale repræsentanter fra Kolleganetværket (Koordinatorer og til dels Netværkere) sammen med den lokale ledelse i fællesskab finder de bedste samarbejdsmuligheder for, hvordan Kolleganetværket kan fungere lokalt. Dette kan eks. ske ved, at Kolleganetværket informerer på et ledermøde om mulighederne, der ligger i Kolleganetværket, samt at det sikres, at særligt nye ledere informeres om Kolleganetværket. Begge sider kan gøre tiltag for at udvikle og styrke den personlige og faglige kontakt mellem Kolleganetværket og den lokale ledelse. Kolleganetværket skal sikre information til lederne om de rammer for tidsforbrug til Kolleganetværket, som aftales, og sammen skal Kolleganetværket og lederne finde de mest optimale tidspunkter for uddannelse mm., som kræver tjenestefrihed. Ressourcer Budget Til 474 dage (+53 dage hvis budget til ekstern undervisning konverteres til dage) Dage = dage ude af tjeneste Antal deltagere i Kolleganetværket 122 deltagere (inkl. LKI, DSBV Stationsbetjente mm.) + 1 tovholder I alt 123 deltagere i Kolleganetværk Togdrift Koordinatorer Koordinatorgruppen består af 12 Koordinatorer + 4 ESU medlemmer 9

11 Lokal repræsentation Ligger pt. på ca. 4 % Stor forskel geografisk og per medarbejder gruppe Kan reduceres til ca. 3 % over tid Tidsforbrug En gang årligt mødes Koordinatorgruppen, og udarbejder et endeligt oplæg til kommende års aktiviteter, for at skabe en situation hvor der er størst mulig fleksibilitet i forhold til uddannelsesbehov mv. lægger Kolleganetværk Togdrift sig ikke endelig fast på en fremtidig fast struktur, dog vil tidsforbrug altid være præsenteret for ESU inden afvikling. Opfølgning Der udarbejdes minimum en gang om året en opfølgning på kolleganetværkets arbejde. Formålet med opfølgningen er at sikre, at de aftaler, som er lavet vedr. Kolleganetværket respekteres, samt at bidrage med input til den fortsatte udvikling af Kolleganetværket. Materiale vedr. opfølgning for den seneste periode udarbejdes og fremsendes af Administratoren forud for Styregruppemøder og præsenteres af Administratoren på Styregruppemødet. Kolleganetværkets Administrator har ansvaret for at sikre opfølgning på flg. forhold: Forbrug af ressourcer Evaluering af uddannelse Forbrug af ressourcer Forbrug af ressourcer måles på antal timer / dage, hvor Kolleganetværkets deltagere tages ud af tjeneste til uddannelse mm. Alle aktiviteter, som kræver at Kolleganetværkets deltagere tages ud af tjeneste, skal aftales med Kim Bilsgaard, der herefter sørger for den videre kontakt centralt i tjenestefordelingen, dette skal ske ved mail til Hanne Ditlev Christensen (hadc@dsb.dk) hvor Carsten Holm (cholm@dsb.dk) og Erik Christensen (ErikC@dsb.dk) altid sættes cc. Tjenestefordelingen / Planlægning skal altid kunne redegøre for det samlede tidsforbrug, i alt og opdelt på de enkelte områder. Evaluering af uddannelse Evaluering af uddannelse sker i form af et spørgeskema, som udfyldes af deltagerne ved afslutning på uddannelsen. Formålet er at sikre en løbende vurdering af kvaliteten af uddannelsen samt sikre input til forbedringer, nye emner mm. Evalueringen af uddannelsen samles for kalenderåret, og anvendes til planlægning af uddannelse for det kommende år. 10