Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb

Transkript

1 Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb Auditforløb 17.1 Januar Marts 2017

2 Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, Odense C Tlf: info@socialstyrelsen.dk 2

3 Indledning Socialstyrelsen gennemfører i 2017 en række audits. Auditforløbene indgår i Socialstyrelsens opgave med at følge og understøtte socialtilsynene i deres opgavevaretagelse. Auditforløbene har fokus på socialtilsynenes faglige vurderinger af tilbuddenes kvalitet. På grundlag af auditforløbene opstiller Socialstyrelsen anbefalinger til de fem socialtilsyn, som kan styrke opgaveløsningen og en ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Anbefalingerne opstilles på baggrund af sagsmateriale og drøftelser i auditforløbet og kan både udspringe af eksempler på god praksis i de konkrete sager, ligesom anbefalinger kan opstilles med afsæt i forhold i de konkrete sager, der vurderes at kunne forbedres. Foruden anbefalingerne fremhæves nogle fokuspunkter. Det vil sige områder, hvor der vurderes at være behov for et fælles fokus i forhold til den videre udvikling af socialtilsynet. Fokuspunkterne kan fx inddrages i senere auditforløb eller læringsgrupper på Socialstyrelsens initiativ. Fokuspunkterne kan også følges op af socialtilsynene individuelt og/eller på tværs af socialtilsynene. Genstand for auditforløbet, der danner udgangspunkt for denne rapport, har været to udvalgte sager fra henholdsvis Socialtilsyn Midt og Socialtilsyn Øst. Begge sager omhandler driftsorienterede tilsyn med voksentilbud. Temaet for auditeringen var socialtilsynenes vurdering af kvaliteten af tilbuddenes resultatdokumentation, som det fremgår af første del af tema 3: Det er afgørende for kvaliteten i tilbuddet, at der er et klart formål med indsatsen, og at tilbuddets metode medvirker til at sikre borgernes trivsel og resulterer i den ønskede udvikling for borgerne. Det er derfor væsentligt, at tilbuddet kan redegøre for dets målsætning, målgruppe(r) og metoder. Herunder er det vigtigt, at tilbuddet kan redegøre for, hvordan og i hvilken grad de valgte metoder bidrager til opnåelse af de konkrete mål, som i samarbejde med borgerne er sat for de enkelte borgeres udvikling og trivsel. Endvidere er det afgørende for kvaliteten, at tilbuddet arbejder med resultatdokumentation og kan sandsynliggøre, at deres indsats opnår en forventet og positiv effekt. Herunder var der særligt fokus på socialtilsynenes vurdering af 3

4 kriterium 3: Tilbuddet arbejder, med afsæt i en klar målgruppebeskrivelse, systematisk med faglige tilgange og metoder, der fører til positive resultater til borgeren samt tilhørende indikatorer, henholdsvis indikator 3.b: Tilbuddet dokumenterer resultater med udgangspunkt i konkrete, klare mål for borgerne til løbende brug for egen læring og forbedring af indsatsen og indikator 3.c: Tilbuddet kan dokumentere positive resultater i forhold til opfyldelsen af de mål, de visiterende kommuner har opstillet for borgerens ophold På auditmødet deltog tilsynskonsulenter og mellemledere fra de to socialtilsyn. Derudover var panelet udvidet således, at en vidensperson fra Socialstyrelsens Center for Data, Analyse og Metode med særlig viden om resultatdokumentation deltog. På baggrund af nærværende auditforløb er der opstillet 1 anbefaling og 2 fokuspunkter. Anbefalingen er en præcisering og sammenskrivning af tidligere fremsatte anbefalinger i auditrapporterne 16.3 og 16.4 Formål med auditforløbet Formålet med auditforløbet er overordnet: At understøtte koordineringen af opgaveløsningen og en ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Gennem læringsorienterede forløb at understøtte den faglige dialog på tværs af socialtilsynene. At skabe rum til faglige refleksioner, der skal munde ud i anvendelige faglige anbefalinger. At sætte fokus på centrale aspekter af den samlede tilsynsproces på en måde, så læring og udvikling kan forplante sig i det fremadrettede arbejde med tilsynsprocessen. 4

5 Anbefalinger Systematik og fokus på læring i tilbuddenes resultatdokumentation Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse sikrer, at socialtilsynet fremadrettet har øget fokus på, om og hvordan tilbuddene anvender resultatdokumentation til egen læring og forbedring af indsatsen. Socialtilsynet bør i dialogen med tilbuddene understøtte tilbuddene i at indarbejde resultatdokumentation som en integreret og meningsfuld del af deres praksis, således at tilbuddene systematisk indsamler oplysninger, som understøtter en beskrivelse, evaluering og udvikling af egen indsats Særlige fokusområder Med udgangspunkt i drøftelserne i auditforløbet kan der peges på følgende forhold, som det vil være relevant at sætte fokus på i den videre udvikling af arbejdet med resultatdokumentation i socialtilsynene, og som eventuelt kan blive inddraget i senere auditforløb eller i læringsgrupper: 1) At socialtilsynet forholder sig til og lægger vægt på kvaliteten af tilbuddenes resultatdokumentation, herunder tilbuddenes tilgange til at følge op. Socialtilsynet kan blandt andet med fordel have fokus på, i hvilken grad tilbuddenes optegnelser, fx dagbogsnotater, understøtter relevant dokumentation og i hvilken grad tilbuddene anvender dokumentation om borgernes udvikling i deres opfølgning, fx når tilbuddene følger op i form af statusskrivelser eller ved faglige refleksioner på personalemøder el. 2) At socialtilsynet i vurderingen af et tilbuds faglige tilgange og metoder foretager en tilsynsmæssig vurdering af, hvorvidt de faglige tilgange og metoder er relevante i forhold til det konkrete tilbuds målgrupper. I den forbindelse kan socialtilsynet som metode undersøge i hvilken grad tilbuddene kan udfolde og redegøre for sammenhængen mellem tilbuddets målsætning, målgruppens/målgruppernes specifikke behov, samt i hvilken 5

6 grad tilbuddene kan redegøre for, hvordan deres faglige tilgange og metoder i praksis imødekommer disse behov. 6

7 Forløb og deltagere i auditforløbet Auditforløbet indledtes med, at deltagerne udfyldte et vurderingsskema med en række spørgsmål, hvor deltagerne skulle vurdere, i hvor høj grad de var enige i socialtilsynets faglige begrundelser, som skulle bedømmes på en skala fra i høj grad enig til slet ikke enig/stillingtagen ikke mulig. Deltagerne vurderede/auditerede på baggrund af tilsynsrapporterne og andet skriftligt materiale, som har indgået i vurderingen af tilbuddets resultatdokumentation. På auditmødet deltog i alt 7 ansatte fra de 2 socialtilsyn: - Fra Socialtilsyn Midt deltog 2 tilsynskonsulenter og en fagkonsulent - Fra Socialtilsyn Øst deltog 3 tilsynskonsulenter og en afdelingsleder. Derudover deltog en vidensperson med særlig viden om resultatdokumentation fra Socialstyrelsens Center for Data, Analyse og Metode. Anbefalinger og fokusområder I det følgende redegøres overordnet for auditdeltagernes drøftelser på auditmødet. Der er ikke tale om en komplet gengivelse af auditmødets indhold, men en fremstilling af de mest centrale problemstillinger og læringsperspektiver på baggrund af de gennemgåede sager. Begge de sager, der var genstand for auditforløbet omhandlede driftsorienteret tilsyn med et tilbud til voksne. Tilsynsmetoder og resultatdokumentation De udvalgte tilsynsrapporter gav anledning til en længere drøftelse af hvilke metodiske håndtag man som tilsynskonsulent kan benytte sig af, i bedømmelsen af tilbuddenes resultatdokumentationsarbejde. Der var enighed om, at det er mest effektivt, set i en tilsynskontekst, at bruge forskellige tilsynsmæssige metoder alt afhængigt af hvilket niveau og modenhed de enkelte tilbud har i relation til resultatdokumentation. Et af de metodiske håndtag som blev anbefalet i denne auditkreds, var dokumentgennemgang ude på tilbuddene. Helt konkret blev det anbefalet at sidde ved computeren sammen med en leder eller en ansat og se de dokumentationsværktøjer de bruger se eksempler på notater, dagbogsnotater, indsatsmål, opfølgningsnotater mv. Det blev fremhævet at denne metode meget effektivt, gav et solidt indtryk at tilbuddets resultatdokumentationsarbejde og den 7

8 infrastruktur de anvender. Auditdeltagerne pegede på, at dokumentgennemgang på selve tilsynsbesøget, ofte gør det tydeligt hvorvidt resultatdokumentation er en integreret del af tilbuddets praksis eller snarere en rituel aktivitet. Det blev også fremhævet, at denne metode gør det muligt at få en sikker fornemmelse for hvilke begreber det aktuelle tilbud anvender i deres dokumentationsarbejde og ikke mindst hvorvidt der er en begrebsmæssig sammenhæng i anvendelsen af begreberne. Et andet aspekt i samme diskussion, handlede om de tilsynsmæssige vurderinger af kvaliteten af den praktiserede resultatdokumentation. Der var enighed om, at for begge de auditerede sagers vedkommende, var en sådan kvalitetsvurdering fraværende. Det var auditdeltagernes opfattelse, at tilsynet kunne styrkes ved, at socialtilsynene systematiserer og udbygger deres vurdering af, hvorvidt det er det relevante der fokuseres på i dokumentationen det vil sige socialtilsynene bør se nærmere på, hvorvidt dokumentationen hænger sammen med den plan der er lagt for det pædagogiske arbejde de mål, delmål og indsatser som planen indeholder. Det blev påpeget, at begreber vedrørende resultatdokumentation i mange sammenhænge ikke er begreber som opfattes som socialfaglige, og i mange tilfælde er et fagområde man som tilbud har skullet tillære sig, hvorfor det kan være vigtigt som tilsyn at se bag om sproget og undersøge hvorvidt tilbuddet rent faktisk formår at anvende resultatdokumentation relevant og meningsfuldt i deres arbejde med henblik på socialfaglig refleksion over egen praksis. Auditdeltagerne var enige om, at et af de konkrete områder hvor tilsynet burde være særlig opmærksomt, er de mange forskelligartede dagbogsnotater. Kan disse notater overhovedet anvendes til resultatdokumentation? Er der tale om dokumentation som er knyttet op på indsatsmål således at der skelnes mellem praktiske bemærkninger og egentlige observationer/viden knyttet på pædagogiske planer? Læring og resultatdokumentation Auditpanelet var enigt om, at der i bedømmelsen for begge sagers vedkommende, ikke var taget stilling til og ikke lagt vægt på, om tilbuddene bruger resultatdokumentationen til egen læring og forbedring af indsatsen. Det blev drøftet hvordan man som tilsyn kan undersøge om tilbuddets dokumentation sker med udgangspunkt i systematisk viden om, om de har overholdt den plan, der er lagt, og opnået de forventede resultater? 8

9 Auditpanelet pegede på, at deltagelse i et personalemøde kunne være en god dataindsamlingsmetode i denne sammenhæng. Flere at auditdeltagerne havde erfaring med at inkludere observationer på et personalemøde i bedømmelse af, om et tilbud arbejder reflekteret og systematisk med brug af data i deres pædagogiske arbejde. Specifikt blev der peget på at, man på personalemøder kan iagttage om resultatdokumentation giver mening for de ansatte? og i hvilken grad tages der udgangspunkt i den dokumentation tilbuddet producerer når borgernes status drøftes? - refereres der til indsatsmål i drøftelserne? Hvordan udformer de faglige drøftelser af metoderne sig? Datakilde diskussionen kom også til at indeholde en drøftelse af, hvilken værdi socialtilsynene skal og kan tillægge skriftlige dokumenter som overvejende har karakter af enkeltfortællinger eller hensigtserklæringer om en ønsket udvikling af tilbuddets resultatdokumentation - ofte udformet af tilbuddenes ledere. I det konkrete tilfælde blev det fremført at dokumentet kunne sammenlignes med anekdotiske enkeltcase beskrivelser: De giver socialtilsynene nogle specifikke punkter/emner som man kan spørge ind til og dermed kan det være et fokuserende element i drøftelserne. Men der var enighed om at sådanne datakilder fortsat ikke må og kan tillægges for stor selvstændig betydning i bedømmelse af kvaliteten i tilbuddenes dokumentationsarbejde. I tilknytning til denne debat, viste begge de udvalgte tilsynssager at der kan være betydelig diskrepans mellem hvad en botilbudsledelse tilkendegiver og hvad der rent faktisk kan genfindes i den pædagogiske praksis, og det sker ikke så sjældent, at det kan være vanskeligt at kvalitetssikre i dokumentationsarbejdet. Ovenstående diskussion trak på eksempler fra begge de to udvalgte sager og danner tilsammen baggrund for et fokuspunkt. De fem socialtilsyn kan med fordel have øget opmærksomhed på: 1) At socialtilsynet forholder sig til og lægger vægt på kvaliteten af tilbuddenes resultatdokumentation, herunder tilbuddenes tilgange til at følge op. Socialtilsynet kan blandt andet med fordel have fokus på, i hvilken grad tilbuddenes optegnelser, fx dagbogsnotater, understøtter relevant dokumentation og i hvilken grad tilbuddene anvender dokumentation om borgernes udvikling i deres opfølgning, fx når tilbuddene følger op i form af statusskrivelser eller ved faglige refleksioner på personalemøder el. 9

10 At vurdere og bedømme tilbuddenes brug af faglige tilgange og metoder Auditdeltagerne drøftede, med udgangspunkt i begge sager, de udfordringer som kan opstå når de skal bedømme hvorvidt tilbuddene arbejder, med afsæt i tilbuddets målsætning, en klar målgruppebeskrivelse, systematisk med faglige tilgange og metoder, der fører til positive resultater til borgeren. Auditpanelet har i deres portefølje, tilbud hvor målgruppen er bred og flerspektret med en tilhørende lang liste af anvendte metoder. Det blev fremført, at det kræver et bredere opdateret fagligt fundament end hvad den enkelte tilsynskonsulent har mulighed for at oparbejde og vedligeholde. Auditpanelet drøftede hvilke tilsynsmetoder der kan tages i anvendelse i forsøget på at vurdere hvorvidt de anvendte metoder er relevante for målgruppen, og hvordan metoderne er indarbejdet i praksis. Der var enighed om at tilsynskonsulenten, i de situationer hvor et tilbud har mange metoder i spil, kunne bede personalet om at redegøre for i hvilke situationer de anvender den ene metode frem for en anden. På samme måde kunne der spørges ind til hvordan sikres det så, at den rette person med de rette kompetencer er til stede, når det er relevant at bruge en bestemt metode? Endelig havde panelet en drøftelse af vigtigheden af, at socialtilsynet får ledelsen og personalet til reflektere over hvorvidt der er overensstemmelse mellem formålet med tilbuddets indsatser og tilbuddets målsætninger. På baggrund af drøftelserne fremsætter Socialstyrelsen følgende fokuspunkt: 2) At socialtilsynet i vurderingen af et tilbuds faglige tilgange og metoder foretager en tilsynsmæssig vurdering af, hvorvidt de faglige tilgange og metoder er relevante i forhold til det konkrete tilbuds målgrupper. I den forbindelse kan socialtilsynet som metode undersøge i hvilken grad tilbuddene kan udfolde og redegøre for sammenhængen mellem tilbuddets målsætning, målgruppens/målgruppernes specifikke behov, samt i hvilken grad tilbuddene kan redegøre for, hvordan deres faglige tilgange og metoder i praksis imødekommer disse behov. 10