Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb

Transkript

1 Socialtilsyn Afrapportering af auditforløb Auditforløb juni 2014

2 Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, Odense C Tlf: socialstyrelsen@socialstyrelsen.dk 2

3 Indledning Socialstyrelsen gennemfører i 2014 en række audits. Auditforløbene indgår i Socialstyrelsens opgave med at følge og understøtte socialtilsynene i deres opgavevaretagelse. På grundlag af auditforløbene opstiller Socialstyrelsen anbefalinger til de fem socialtilsyn, som kan styrke opgaveløsningen og en ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Anbefalingerne opstilles på baggrund af sagsmaterialet og drøftelserne i auditforløbet og kan både udspringe af eksempler på god praksis i de konkrete sager, ligesom anbefalinger kan opstilles med afsæt i forhold i de konkrete sager, der vurderes at kunne forbedres. Foruden anbefalingerne fremhæves en række fokuspunkter. Det vil sige områder, hvor der vurderes at være behov for et fælles fokus i forhold til den videre udvikling af socialtilsynet. Fokuspunkterne kan fx inddrages i senere auditforløb eller læringsgrupper på Socialstyrelsens initiativ. Fokuspunkterne kan også følges op af socialtilsynene individuelt og/eller på tværs af socialtilsynene. Genstand for auditforløbet, der danner udgangspunkt for denne rapport, har været to tilfældigt udvalgte sager fra henholdsvis Socialtilsyn Syd og Socialtilsyn Hovedstaden. Begge sager omhandler re-godkendelse af familiepleje. På auditmødet deltog ansatte fra de 2 socialtilsyn alle fra familieplejeområdet. På baggrund af nærværende auditforløb er der opstillet tre anbefalinger til socialtilsynene og en række fokuspunkter. Formål med auditforløbet Formålet med auditforløbet er overordnet: At understøtte koordinering af opgaveløsningen og en tilnærmelsesvis ensartet udvikling i praksis i socialtilsynene. Gennem læringsorienterede forløb at understøtte den faglige dialog på tværs af socialtilsynene. At skabe rum til faglige refleksioner, der skal munde ud i anvendelige faglige anbefalinger. 3

4 At sætte fokus på centrale aspekter af den samlede tilsynsproces på en måde, så læring og udvikling kan forplante sig i det fremadrettede arbejde med tilsynsprocessen 4

5 Anbefalinger: 1. Triangulering af datakilder Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse understøtter, at indikatorerne i hver enkelt regodkendelse belyses fra flere vinkler ved brug af forskellige metoder og datakilder (triangulering). Indhentning af oplysninger ved brug af forskellige metoder og kilder supplerer tilsynsbesøget, der alene giver et øjebliksbillede af plejefamiliens situation, og vil som hovedregel være en forudsætning for, at socialtilsynet har tilstrækkeligt datagrundlag til at vurdere, om og i hvilken grad plejefamilien har den fornødne kvalitet. Hvilke metoder og datakilder socialtilsynet anvender, beror på en konkret og individuel vurdering af behovet for indhentning af oplysninger i den enkelte sag. 2. Gennemsigtighed i kvalitetsvurderinger Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse understøtter, at det tydeliggøres, hvilke datakilder der er anvendt, og hvordan disse indgår i bedømmelsen af indikatorerne og i vurderingen af tilbuddets samlede kvalitet. Dette skal skabe størst mulig gennemsigtighed i kvalitetsvurderingerne. 3. Borgeren i centrum Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse i forbindelse med regodkendelser af de enkelte plejefamilier sikrer, at barnets/børnenes perspektiv indgår i tilsynets vurdering af kvaliteten i plejefamilien. Det anbefales derudover, at socialtilsynet i tilsynsrapporten specifikt redegør for, hvordan barnets perspektiv indgår i tilsynets vurdering af kvaliteten i plejefamilien. I situationer, hvor det ikke har været muligt at tale med barnet, anbefales det, at der særskilt redegøres for baggrunden herfor. 5

6 For alle tre anbefalinger gælder, at de er identiske med anbefalingerne fra auditforløb 14,1, der tog afsæt i re-godkendelser af tilbud på børne- og ungeområdet og 14.3 For alle anbefalinger gælder desuden, at Socialstyrelsen efter 6 måneder følger op på, om deltagerne i auditforløbet har kunnet anvende de opstillede anbefalinger. Opfølgningen vil ske i form af et kortfattet spørgeskema til deltagerne. Derudover vil Socialstyrelsen udtage en stikprøve af sager på plejefamilieområdet i 1. kvartal 2015 med henblik på at følge op på implementeringen af anbefalingerne. Resultaterne af disse stikprøver vil blive drøftet på fællesmødet for socialtilsynenes ledelser i 1. kvartal 2015, hvor der vil være en drøftelse af, hvordan de faglige ledelser i de 5 socialtilsyn har arbejdet med anbefalingerne. Særlige fokusområder Med udgangspunkt i drøftelserne i auditforløbet kan der peges på følgende forhold, som det vil være relevant at sætte fokus på i den videre udvikling af socialtilsynet, og som eventuelt kan blive inddraget i senere auditforløb eller i læringsgrupper: Der er behov for vidensdeling og erfaringsudveksling på tværs af de fem socialtilsyn om hensigtsmæssige og effektive fremgangsmåder i forhold til dataindsamlingen i forberedelsesfasen af re-godkendelsesprocessen. Dette med henblik på at håndtere de udfordringerne der er, i forhold til at få indhentet relevante og fyldestgørende oplysninger fra plejefamilier og fra anbringende kommuner. Derudover kan erfaringsudveksling understøtte udvikling af en mere ensartet praksis på tværs af de fem socialtilsyn, i forhold til, hvilke krav om udlevering af oplysninger, socialtilsynet stiller til plejefamilier og anbringende kommuner. Der er behov for udpegning og beskrivelse af eksempler på metoder og kilder, der kan medvirke til at belyse barnets perspektiv på kvaliteten i plejefamilien ved forskellige målgrupper af børn, fx helt små børn og børn med kommunikative vanskeligheder. Dette kan med fordel foregå i samarbejde på tværs af de fem socialtilsyn, således at erfaringer og viden deles med henblik på at understøtte udvikling af en så ensartet praksis som muligt. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at Socialtilsyn Hovedstaden er i gang med et udviklingsarbejde i forhold til samtaler med børn. 6

7 Der er behov for en afklaring af kriterieniveauets formål og funktion samt eksempler på, hvordan bedømmelserne kan formuleres, så de fungerer som en opsamling af indikatorerne og på en hensigtsmæssig måde føder ind til formuleringen af vurderingerne på temaniveau. Der er behov for en mere ensartet tilgang til formuleringen af vurderinger på temaniveau, herunder om vurderingerne skal kunne anvendes af kommunerne i forbindelse med matchning. Det er Socialstyrelsens vurdering, at udgangspunktet for temavurderingerne skal være, at de skal afspejle kvalitetsvurderingen. Vurderingerne skal således ikke særskilt målrettes matchningssituationen. Socialstyrelsen vil efter sommerferien tage initiativ til en proces, der skal afklare snittet mellem (a) oplysninger der skal fremgå af tilsynsrapporten og (b) oplysninger om plejefamilien, som skal fremgå af indberetningen på Tilbudsportalen, og som har relevans for matchningen af barn og familiepleje (dvs. en afklaring af hvad der skal beskrives hvor i indberetningen). Forløb og deltagere i auditforløbet Genstand for dette auditforløb har været to sager fra henholdsvis Socialtilsyn Syd og Socialtilsyn Hovedstaden. Sagerne var tilfældigt udvalgt, og de omhandler begge regodkendelser på familieplejeområdet. Regodkendelserne foregår udelukkende i overgangsperiode indtil udgangen af Det er endvidere besluttet, at kvaliteten i eksisterende tilbud skal bedømmes ud fra tilbuddets praksis, og i hvor høj grad tilbuddet formår at forbedre borgernes situation og bidrage til borgernes trivsel. Dette indebærer, at socialtilsynet ved re-godkendelser skal benytte den samme bedømmelsessystematik, som benyttes ved driftsorienteret tilsyn (skala fra 1-5). Auditforløbet indledes med, at deltagerne udfylder et vurderingsskema med en række temaer og spørgsmål, som skal bedømmes på en skala fra i høj grad tilfredsstillende til slet ikke tilfredsstillende/stillingtagen ikke mulig. Deltagerne har vurderet/auditeret på baggrund af skriftligt materiale i sagerne, herunder overdragelsesdokumenter fra de tidligere tilsynskommuner, ansøgning fra plejefamilierne om regodkendelse samt tilsyns- og/eller godkendelsesrapport, hvoraf socialtilsynets skriftlige bedømmelser og kvalitetsvurderinger i sagerne fremgår. Auditeringen af sagerne har taget afsæt i to udvalgte indikatorer ( 4.a og 5.b) under temaet Målgrupper, metoder og resultater. 7

8 På auditmøderne deltog i alt 7 ansatte fra de 2 socialtilsyn alle fra plejefamilieområdet: - Fra Socialtilsyn Syd deltog 1 faglig leder og 2 tilsynskonsulenter - Fra Socialtilsyn Hovedstaden deltog 1 faglig leder og 3 tilsynskonsulenter Anbefalinger og fokuspunkter I det følgende redegøres overordnet for auditdeltagernes drøftelser på auditmødet. Der er ikke tale om en komplet gengivelse af auditmødets indhold, men en fremstilling af de mest centrale problemstillinger og læringsperspektiver på baggrund af de gennemgåede sager. Triangulering af datakilder Udgangspunktet for drøftelserne i auditforløbet var to udvalgte indikatorer i kvalitetsmodellen, henholdsvis indikator 4.b og 5.b. Auditpanelet drøftede blandt andet, om de anvendte datakilder var hensigtsmæssige og relevante. Der var blandt deltagerne enighed om, at der i de to sager er anvendt relevante kilder, til at belyse indikatorerne. Der var blandt deltagerne generelt enighed om, at tilsynsbesøget er en central datakilde i forhold til at vurdere plejefamiliens kvalitet. Der var samtidig enighed om, at det er meget vigtigt at inddrage andre kilder end interview med plejefamilien (dvs. at triangulere). I forhold til de konkrete indikatorer, som drøftelserne tog udgangspunkt i, var der enighed om, at der er behov for oplysninger fra anbringende kommuner og fra barnet selv for at belyse hhv. plejefamiliens kendskab til målene med anbringelsen (4.b) og barnets indflydelse på eget liv og hverdagen i plejefamilien (5.b). Der blev peget på, at det er en generel udfordring, at socialtilsynet i relativt mange sager, har vanskeligt ved at indhente fyldestgørende oplysninger fra plejefamilierne forud for tilsynsbesøg, og har vanskeligt ved, samt i flere tilfælde ikke lykkes med, at fremskaffe relevante oplysninger fra de anbringende kommuner, herunder relevante dele af handleplanerne. Auditdeltagerne påpegede, at dette skal ses i sammenhæng med, at der opleves et stort produktionspres. Det blev drøftet, hvad socialtilsynet kan gøre i sådanne tilfælde. Der var enighed om, at det beror på en faglig vurdering i forhold til den konkrete sag, hvorvidt de indhentede data udgør et tilstrækkeligt grundlag for at vurdere kvaliteten og træffe afgørelse. 8

9 Derudover blev der af deltagerne peget på, at der er behov for en ensartet praksis på tværs af landet, således at socialtilsynene stiller sig tilnærmelsesvis ens i disse situationer. Det blev drøftet, at det for eksempel handler om praksis for kommunikation med plejefamilierne. Der blev også peget på, at det drejer sig om ensartethed i forventninger og krav til de oplysninger, som anbringende kommuner skal levere som følge af det nye socialtilsyn. Auditdeltagerne drøftede videre vigtigheden af, at det i bedømmelsen af indikatorerne tydeliggøres, hvilke kilder tilsynets bedømmelser er baseret på. Herunder, at det er tydeligt i sagen, hvis socialtilsynet ikke har kunnet tilvejebringe de ønskede oplysninger og begrundelserne herfor. Med afsæt i ovenstående drøftelse opstiller Socialstyrelsen følgende anbefaling til socialtilsynet: Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse understøtter, at indikatorerne i hver enkelt re-godkendelse belyses fra flere vinkler ved brug af forskellige metoder og datakilder (triangulering). Indhentning af oplysninger ved brug af forskellige metoder og kilder supplerer tilsynsbesøget, der alene giver et øjebliksbillede af plejefamiliens situation, og vil som hovedregel være en forudsætning for, at socialtilsynet har tilstrækkeligt datagrundlag til at vurdere om, og i hvilken grad plejefamilien har den fornødne kvalitet. Hvilke metoder og datakilder socialtilsynet anvender, beror på en konkret og individuel vurdering af behovet for indhentning af oplysninger i den enkelte sag. Socialstyrelsen anbefaler endvidere, at den faglige ledelse understøtter, at det tydeliggøres, hvilke datakilder der er anvendt, og hvordan disse indgår i bedømmelsen af indikatorerne og i vurderingen af tilbuddets samlede kvalitet. Dette skal skabe størst mulig gennemsigtighed i kvalitetsvurderingerne. Socialstyrelsen vurderer videre, at der er behov for vidensdeling og erfaringsudveksling på tværs af de fem socialtilsyn om hensigtsmæssige og effektive fremgangsmåder og arbejdsgange i forberedelsesfasen af regodkendelsesprocessen. 9

10 Dette med henblik på at håndtere udfordringerne i forhold til at få indhentet relevante og fyldestgørende oplysninger fra plejefamilier og fra anbringende kommuner. Derudover kan erfaringsudveksling understøtte udvikling af en mere ensartet praksis på tværs af de fem socialtilsyn, i forhold til, hvilke krav om udlevering af oplysninger, socialtilsynet stiller til plejefamilier og anbringende kommuner. Borgeren i centrum I forlængelse af ovenstående diskussion drøftede panelet inddragelse af oplysninger fra plejebørn. Der var enighed om, at Socialtilsynet i udgangspunktet altid skal belyse barnets perspektiv ved at tale med barnet eller på anden måde inddrage barnet aktivt ved tilsynsbesøget. Der blev dog også peget på, at der kan være faglige grunde til ikke at tale med eller på anden måde aktivt inddrage barnet ved tilsynsbesøget. Der var enighed om, at udgangspunktet er en aktiv inddragelse af barnet, men at det altid må bero på en konkret faglig vurdering i den enkelte sag, og at det undtagelsesvist kan undlades, hvis der er faglige grunde til dette. Der var blandt deltagerne enighed om, at der i disse tilfælde skal redegøres for de faglige begrundelser for ikke at inddrage barnet, samt for hvordan barnets perspektiv i så tilfælde er belyst. Med afsæt i ovenstående drøftelse opstiller Socialstyrelsen følgende anbefaling til socialtilsynet: Socialstyrelsen anbefaler, at den faglige ledelse, i forbindelse med re-godkendelser af de enkelte plejefamilier, sikrer, at barnets/børnenes perspektiv indgår i tilsynets vurdering af kvaliteten i plejefamilien. Det anbefales derudover, at socialtilsynet i tilsynsrapporten specifikt redegør for, hvordan barnets perspektiv indgår i tilsynets vurdering af kvaliteten i plejefamilien. I situationer, hvor det ikke har været muligt at tale med barnet anbefales det, at der særskilt redegøres for baggrunden herfor. Metoder til inddragelse af barnets perspektiv 10

11 Deltagerne drøftede, at der er en række udfordringer forbundet med at belyse barnets eller børnenes perspektiv på kvaliteten i familien. Dels er der nogle praktiske udfordringer forbundet med at tilrettelægge besøgene, så barnet/børnene kan være hjemme, men ikke nødvendigvis skal overvære samtalen med plejefamilien. Der er endvidere en særlig udfordring i forhold til plejebørn i aflastningsfamilier, da de som oftest kun er i plejefamilien i weekender og ferier, hvilket er udenfor de tilsynsførendes normale arbejdstid. Derudover er der et gennemgående hensyn til ressourceforbruget i forbindelse med gennemførelsen af tilsyn. Deltagerne drøftede endvidere hvilke metoder og kilder, der kan bringes i anvendelse for at få brugbare data ved eksempelvis meget små børn eller børn med vidtgående funktionsnedsættelser. Der blev af nogle deltagere peget på, at de anvendte metoder kan have forskellige former alt efter barnets alder, modenhed og særlige behov. Som eksempler blev nævnt, at en samtale med barnet kan foregå, mens barnet viser tilsynskonsulenten rundt i hjemmet eller under en gåtur alene sammen med barnet/børnene. Ved mindre børn kan observation omkring en leg være en anvendelig metode. Det blev også drøftet, at det i forbindelse med tilsynet med en plejefamilie, som har et plejebarn med svære funktionsnedsættelser, fx ingen sprog, kan være nødvendigt at indhente oplysninger fra pårørende. Det blev drøftet, hvorvidt samtalen med barnet skal foregå med barnet alene eller sammen med plejefamilien. Nogle deltagere argumenterede for, at udgangspunktet skal være, at samtalen med barnet altid skal foregå alene med barnet, mens andre pegede på, at en samtale med barnet, mens plejefamilien er til stede, kan give tilsynet stor viden om, hvordan samspillet mellem plejefamilien og barnet fungerer. Der var enighed om, at socialtilsynet altid bør give barnet mulighed for at tale alene med tilsynet, uden at plejeforældrene er til stede. Der var i forlængelse af ovenstående drøftelse enighed om, at det kan være hensigtsmæssigt, at konteksten beskrives, idet det kan medvirke til at validiteten af de indsamlede data kan vurderes. Det kan eksempelvis fremgå, om plejeforældre var til stede under samtalen med barnet, samt hvilke faglige overvejelser tilsynskonsulenten har foretaget i forhold til den valgte fremgangsmåde. Deltagerne fremhævede, at der er behov for redskaber og eksempler på, hvilke forskellige metoder og kilder, der kan anvendes til at belyse barnets perspektiv på kvali- 11

12 teten i plejefamilien, herunder når barnet ikke selv kan inddrages aktivt som en primær datakilde. Det blev endvidere påpeget, at der er behov for afklaring af begrebsbrug omkring inddragelse af børn i tilsynet. Fx blev det nævnt, at det ikke er hensigtsmæssigt med begrebet børnesamtale, som også anvendes om de lovpligtige samtaler, som anbringende kommune skal have med anbragte børn som en del af det det personrettede tilsyn. Der blev endvidere efterspurgt kompetenceudviklingsinitiativer i forhold til ovenstående fra Socialstyrelsens side. Socialstyrelsen vurderer på den baggrund, at der er behov for udpegning og beskrivelse af eksempler på metoder og kilder, der kan medvirke til at belyse barnets perspektiv på kvaliteten i plejefamilien ved forskellige målgrupper af børn, fx helt små børn og børn med kommunikative vanskeligheder. Dette kan med fordel foregå i samarbejde på tværs af de fem socialtilsyn, således at erfaringer og viden deles med henblik på at understøtte udvikling af en så ensartet praksis som muligt. Sammenhæng mellem kvalitetsmodellens niveauer Deltagerne drøftede med udgangspunkt i de to udvalgte sager anvendelsen af kvalitetsmodellen, og herunder anvendelsen af kvalitetsmodellens tre niveauer, samt de udfordringer, der er forbundet hermed. Der var generelt enighed om, at der skal være en klar sammenhæng mellem bedømmelser og vurderinger på de forskellige niveauer i kvalitetsmodellen, og at tilsynet skal sikre denne sammenhæng i den skriftlige afrapportering. De forhold, som indikatorer og kriterier har fokus på, skal således også kunne genfindes i vurderingen på temaniveau. Deltagerne var enige om at en sådan sammenhæng overordnet set er til stede i de to sager, der blev drøftet. Deltagerne pegede desuden samstemmende på, at der er uklarhed i forhold til anvendelsen af kvalitetsmodellens tre niveauer, herunder hvordan de forskellige niveauer skal anvendes, og hvad der skal skrives hvor. Især blev det understreget, at kriterieniveauet i kvalitetsmodellen er en udfordring. Deltagerne gav i enighed udtryk for, at kriterieniveauet opleves overflødigt, og ikke bidrager som noget værdifuldt i kvalitetsvurderingerne. Der blev herunder peget på, 12

13 at der er en tendens til, at den skriftlige bedømmelse på kriterieniveauet bliver en gentagelse af indikatorniveauet. Deltagerne var endvidere enige om, at det er uklart, hvordan og med hvilket formål dette niveau skal anvendes, og herunder hvordan den skriftlige formidling på kriterieniveau kan ske i forbindelse med en kvalitetsvurdering af en plejefamilie. Deltagerne gav endvidere udtryk for et ønske om, at bekendtgørelsen på dette punkt revideres. Deltagerne pegede også på, at det er uklart, hvordan de skriftlige vurderinger på temaniveau skal udformes, og det blev drøftet, i hvor høj grad der er behov for at underbygge vurderingerne med eksempler. Det blev i den forbindelse fremført, at det på den ene side er hensigtsmæssigt at underbygge vurderingerne med eksempler, da det vurderes at forbedre de anbringende kommuners mulighed for at matche plejefamilie og barn. På den anden side må det ikke blive så konkret, at oplysningerne og eksemplerne er personhenførbare. Det blev herunder fremhævet som en central udfordring, at temavurderingerne offentliggøres på Tilbudsportalen, hvorfor familien og det konkrete barn ikke må kunne genkendes. Deltagerne gav udtryk for, at der generelt set er uklarhed om, hvordan kommunerne i forhold til matchning kan og skal bruge kvalitetsvurderingerne og de øvrige oplysninger om plejefamilien, der skal ligge på Tilbudsportalen. Der blev understreget, at det er vigtigt, at oplysningerne på Tilbudsportalen er brugbare for kommunerne, så Tilbudsportalen også i praksis bliver anvendt af kommunerne, når de skal finde en konkret familie til et konkret barn (Matchning). Oplysningerne på Tilbudsportalen skal således være det centrale element i forhold til at løfte socialtilsynets forpligtigelse til at bistå kommunerne med relevante oplysninger om plejefamilierne. På baggrund af ovenstående fremhæver Socialstyrelsen, at der er behov for en afklaring af kriterieniveauets formål og funktion og eksempler på, hvordan bedømmelserne kan formuleres, så de fungerer som en opsamling af indikatorerne og på en hensigtsmæssig måde føder ind til formuleringen af vurderingerne på temaniveau. Der er derudover behov for en mere ensartet tilgang til formuleringen af vurderinger på temaniveau, herunder om vurderingerne skal kunne anvendes af kommunerne i forbindelse med matchning. Det er Socialstyrelsens vurdering, at udgangspunktet for temavurderingerne skal være, at de skal afspejle kvalitetsvurderingen. Vurderingerne skal således ikke særskilt målrettes matchningssituationen. Socialstyrelsen vil i ef- 13

14 teråret tage initiativ til en proces, der skal afklare snittet mellem (a) oplysningerne der skal fremgå af tilsynsrapporten og (b) oplysninger om plejefamilien, som skal fremgå af indberetningen på Tilbudsportalen, og som har relevans for matchningen af barn og familiepleje (dvs. en afklaring af hvad der skal beskrives hvor i indberetningen) 14