Aftalestyring. Hver målsætning er motiveret og indeholder desuden en beskrivelse af indsatser, indikatorer og afrapporteringsform.

Transkript

1 Aftalestyring Formålet med Faaborg-Midtfyn Kommunes aftalestyring er, at Kommunalbestyrelsen og de enkelte fagudvalg udstikker og godkender centrale mål for drift og udvikling af de kommunale serviceydelser og myndighedsopgaver til gengæld for en økonomisk ramme. Som en del af det forberedende arbejde omkring målformuleringerne er der lagt vægt på dialog og medinddragelse af aftaleholdere, medarbejdere, brugerbestyrelser og øvrige interessenter. Med aftalen forpligter aftaleholderen sig til at arbejde på at opfylde aftalens indhold i overensstemmelse med aftalestyringens rammer og principper, så kommunens ressourcer giver størst mulig værdi for kommunens borgere og brugere. De enkelte aftaler beskriver konkret hvilke målsætninger aftaleholderen har i forhold til: - Den samlede koncern - Kvalitetskontrakten - Fagområdet - Eget aftaleområde Hver målsætning er motiveret og indeholder desuden en beskrivelse af indsatser, indikatorer og afrapporteringsform. Den økonomiske ramme er det til enhver tid gældende budget og der følges op på de enkelte mål i overensstemmelse med den valgte afrapporteringsform. er til aftalerne kan være flerårige. Fagsekretariat Teknik FMK Aftaleportal Side 1 af 10

2 Brugeroplevet kvalitet Koncern Regeringen og KL anbefaler kommunerne hvert 2. år at offentliggøre sammenlignelige oplysninger om den brugeroplevede kvalitet blandt modtagere af hjemmehjælp, forældre til børn i dagtilbud, forældre til elever i folkeskoler, forældre til børn i SFO samt elever i folkeskolen. KL stiller desuden en spørgeramme til rådighed på plejebolig-, handicap- og klubtilbudsområdet. Faaborg-Midtfyn Kommune skal have en brugeroplevet kvalitet på områderne dagtilbud, undervisning, ældre, plejebolig, handicap og klubtilbud., som svarer til den brugeroplevede kvalitet på nationalt niveau. Aftaleholderne skal levere en kvalitet som lever op til gældende kvalitetsstandarder og målsætninger inden for de enkelte serviceområder. Med afsæt i KL s spørgerammer gennemfører fagsekretariaterne brugertilfredshedsundersøgelser i 2011 eller De konkrete spørgeskemaer udvikles i dialog mellem HRI og fagsekretariaterne. Som udgangspunkt vil spørgeskemaerne bestå af en række faste spørgsmål, som man kan vælge at supplere med valgfrie spørgsmål og egne spørgsmål. Den brugeroplevede kvalitet inden for de enkelte fagområder Den brugeroplevede kvalitet inden for de enkelte aftaleområder Afrapportering i 2011 og 2012 via brugerinformation.dk. Undersøgelserne inden for de enkelte fagområder gentages hvert 2. år. Budgetoverholdelse Koncern Budgetoverholdelse er en forudsætning for et stabilt serviceniveau i det enkelte budgetår. Det bevilgede budget skal overholdes. Dog må der overføres et underskud på max 4 pct. til det kommende budgetår. Aftaleholderne skal følge: - retningslinier fra kommunens kasse- og regnskabsregulativ (inkl. bilag) - vejledning for den månedlige og kvartalsvise budgetopfølgning - handleplanskoncept Den løbende forbrugsprocent i forhold til forbrugsudviklingen det foregående år. Forventet årsforbrug på aftaleholderniveau. Det faktiske årsforbrug på aftaleholderniveau. Antal handleplaner LIS Månedlige økonomioversigter Kvartalsvise budgetopfølgninger Halv- og helårsregnskab FMK Aftaleportal Side 2 af 10

3 Trivsel og fremmøde Koncern Kommunen står over for en række udfordringer, hvor ledere og medarbejderne i højere grad skal håndtere borgernes øgede efterspørgsel efter differentierede ydelser. Endvidere betyder de økonomiske udsigter, at man må forvente, at der bliver færre hænder i enhederne til at kunne levere den ønskede service til den ønskede kvalitet. Udfordringerne stiller store krav til både medarbejdere og ledere, og der skal derfor være fokus på trivsel og fremmøde på arbejdspladserne. Denne målsætning for den samlede koncern sker parallelt med direktionens strategiske indsats Flere gode arbejdsdage, som HR & Innovation udfører. en er for alle aftaleholdere: - at øge trivslen på relevante fokuspunkter - at øge fremmødet til 90 %* svarende til at nedbringe sygefraværet til 6 % - at øge antallet af langtidsfriske - at skabe fokus på dialog om kerneydelsen *inkl. fravær i forbindelse med graviditetsgener og barns 1. og 2. sygedage (elever og personer i jobtræning indgår ikke i opgørelsen) Aftaleholderne arbejder lokalt på at skabe god trivsel og at have fokus på forhold, der virker positivt på fremmødet. ne kan f.eks. være: - drøftelser af, hvad der motiverer medarbejderne - temadrøftelser med fokus på trivsel - synliggørelse af gode eksempler på samarbejde - fokus på at fortælle om det, der virker og som er lykkedes - belønning ved øget fremmøde eller øget antal af langtidsfriske Planlægning og afholdelse af forskellige tiltag sker med involvering af medarbejdere, TR og MED-udvalg. HR & Innovation laver oplæg til inspiration af de lokale indsatser og HR-konsulenterne understøtter generelt aftaleholderne i indsatsen - herunder bl.a. controlling på sygefraværssamtaler. I forbindelse med strategien Omstilling, Effektivisering og Innovation gennemfører HR & Innovation desuden en 4-årig strategisk indsats med projektet Flere gode arbejdsdage (se HR & Innovations aftale) Trivselsfaktorer jf. trivselsmåling Registreret fremmøde/sygefravær Antal langtidsfriske (Medarbejdere med 5 sygedage eller færre pr år over to år) HR-regnskab baseret på LIS-data samt trivselsmåling. FMK Aftaleportal Side 3 af 10

4 Klima Kvalitetskontrakt Klimaet ændrer sig blandt andet på grund af menneskelig aktivitet. En indsats for at mindske påvirkningen vil være til gavn for borgerne i generationer frem. Kommunen reducerer klimabelastningen ved at ændre adfærd, og kommunen forsøger at påvirke andre til at ændre adfærd. Teknik- og Miljøudvalget beslutter kommunens engagement. Kurveknækkeraftale KL s klimanetværk Grøn diplomordning Earth Hour Teknik- og Miljøudvalget behandler klimaspørgsmål. Der indføres energibesparelser og/eller ændres adfærd inden for kommunens område. Andre politiske udvalg i kommunen tager klimaspørgsmål med i overvejelserne. Blanding af mundtlig og skriftlig afrapportering. Mundtlig på de generelle indsatser, skriftlig hvor det er muligt at kvantificere i et vist omfang. Byggesager Kvalitetskontrakt Kort sagsbehandlingstid ved behandling af byggesager. en for sagsbehandlingstider er: Anmeldelsessager uden dispensation 2 uger Enkeltboliger og tilbygninger uden dispensation 4 uger Erhverv, institutioner, større bebyggelser 6 uger (Forudsætning: at der foreligger fyldestgørende ansøgningsmateriale og nødvendige tilladelser fra øvrige myndigheder) Fokus på det tværgående samarbejde mellem de tekniske områder, så sagerne så vidt muligt helhedsbehandles. LEAN Borgerinformation Jævnlig opfølgning på sagsbehandlingstid Miljøgodkendelser Kvalitetskontrakt Medvirke til gode rammer for virksomheder i kommunen gennem effektiv sagsbehandling. Så korte sagsbehandlingstider som muligt. Vi ønsker blandt andet, at informere ansøgerne, så ansøgningerne indeholder de nødvendige oplysninger så tidligt i forløbet som muligt. Mere vægt på fyldestgørende ansøgninger Sagsbehandlingstid for landbrugsgodkendelser skal overholde de nye krav i Husdyrgodkendelsesloven. Sagsbehandlingstiden for industrigodkendelser skal være under 6 måneder fra fyldestgørende ansøgning. Statistik over sagsbehandlingstider. FMK Aftaleportal Side 4 af 10

5 Vandforsyningsplan Vandværker, forbrugere og kommunen skal have klare rammer for drift og udvikling af vandforsyningen. Udarbejdelse af forslag, høring af forslag og endelig vedtagelse af ny vandforsyningsplan for hele kommunen. Vandforsyningsplanen laves færdig Mundtlig orietering om status på vandforsyningsplanen. Spildevandsplan Borgere, virksomheder og kommune skal have klare retningslinier for drift og udvikling af spildevandshåndteringen. Spildevandsplanen skal godkendes endeligt. Høringssvar indarbejdes og kommunalbestyrelsen behandler spildevandsplanen Endelig vedtaglelse af spildevandsplanen står på dagsordenen. Mundtlig afrapportering. 10 årige vedligeholdelsesplaner I Faaborg-Midtfyn kommune har vi en kommunal bygningsmasse på ca kvm. Afdelingen for kommunale bygninger vedligeholder kun klimaskærmen. For at opnå at bygningerne bliver vedligeholdt bedst muligt er det vigtigt at der er fokus på. Institutionens funktionskrav En overordnet strategi. At vedligeholde og renovere de kommunale bygningers klimaskærm. At udfører anlægsprojekter i det omfang der er kapacitet til det. Driftmæssig vedligeholdelse. Der bliver udført driftmæssig tilstandsvurdering, af en byggesagkyndig, på samtlige kommunale bygninger hvert år. Vedligeholdelsesarbejdet udføres på timeløn-underhåndsbud-licitation. Formålet er at få den bedste kvalitet til billigst penge. Vedligeholdelsesarbejdet bygger på BYG-ERFA erfaringsblade, hermed opnås at svigt og skader kan udbedres og forbygges bedst muligt. Der samarbejdes med: Institutionslederne. Strategi. Pedellerne. Praktisk viden. På baggrund i tilstandsvurderingen udarbejdes der 10-årige vedligeholdelsesplaner. Planerne sendes til institutionerne, økonomiafdelingen og forelægges Teknisk Udvalg. Planer ligger i SBSYS FMK Aftaleportal Side 5 af 10

6 Risikobaseret dimensionering af brandvæsenet Rev. af den risikobaserede plan for dimensionering af brandvæsenet Målet er at beskrive relevante hændelser og løsning af disse. Redegørelse for eventuelle mangler samt afhjælpning af disse. Der udarbejdes plan for beredskabets indsatser på det forebyggende og for det operative område. Økonomisk plan for målopfyldelse. At vurdere om indsatsplanlægningen efterleves fremadrettet og om mål opfyldes. Godkendelse af planen i kommunalbestyrelsen efter høring af beredskabsstyrelsen. Beredskabsplanen Revision af beredskabsplanen Målet er at alle relevante hændelser er beskrevet Der udarbejdes indsatsplaner for alle beskrevne hændelser Praksis i dagligdagen anvendes i forbindelse med den løbende rev. af planen Rev. plan godkendes i kommunalbestyrrelsen efter høring af øvrige myndigheder. Nedklassificering af offentlige veje At få overblik over hvilke økonomiske konsekvenser nedklassificering har for vejdriften. Nedklassificering af offentlige veje til private fællesveje Registrering og vurdering af offentlige vejarealer, der vurderes med fordel at kunne nedklassificeres. Godkendelse og tilkendegivelse af omfanget af nedklassificering Stiprioritering At opnå større tryghed for bløde trafikkanter i trafikken At få udarbejdet en prioriteringsliste for kommunens stier Opmåling, registrering og vurdering af tilstand og trafiksikkerhed på stier Godkendelse af stiprioritering, gældende fra 2012 Trafiksikkerhedsplan Forbedre trafiksikkerheden på de kommunale veje, til gavn for borgerne. Opfølgning på tidligere godkendt trafiksikkerhedsplan, med henblik på godkendelse af ny prioriteringsliste. Revision af Trafiksikkerhedsplan inkl. skolevejsanalyse og uheldsanalyse. Godkendelse af Trafiksikkerhedsplanen med virkning fra 2012 FMK Aftaleportal Side 6 af 10

7 Trafiksikkerhedspolitik for skoler At få skabt en sikker skolevej. At sætte fokus på trafik i undervisningen, på afviklingen af trafikken omkring skoler og på trafikvaner hos børn og voksne. Uddannelse af færdselskontaktlærere, samt at få implementeret trafikpolitikken i undervisningen på skolerne. At have fået trafikpolitikken i værksat fra skoleåret 2011/2012 Analyse af vedligeholdsområdet Analyse af vedligeholds- området Vedligeholdelsen på de kommunale bygninger er delt op i udvendig vedligeholdelse (klimaskærm) og indvendig vedligeholdelse (inkl. alle tekniske anlæg og installationer). Opdelingen er ikke hensigtsmæssig og området kræver en analyse. At få en bedre sammenhæng i vedligeholdelsesarbejderne på de kommunale bygninger. At alle midler anvendes bedst muligt. At få mere vedligeholdelse for de samme midler. At ansvaret for avancerede tekniske anlæg og installationer varetages af teknikere. At der udarbejdes 10 årlige vedligeholdelsesplaner for den indvendige vedligeholdelse herunder tekniske anlæg og installationer. At vedligeholdelsesplaner for udvendig og indvendig vedligeholdelse koordineres. Ny effektiv arbejdsmetode (BUMP model) Udarbejdelse af ny effektiv arbejdsmetode (BUMP-model) At få udarbejdet, godkendt og implimenteret ny arbejdsmetode. At få fastlagt og indarbejdet faste procedure for samarbejdet med Park og Vej. Udarbejdelse af diverse standarder. Forenkling og forbedring af samarbejdet med Park og Vej. FMK Aftaleportal Side 7 af 10

8 Nedsættelse af de kommunale bygningers energibehov Fagområde Nedsættelse af de kommunale bygningers energibehov. Teknik- og miljøudvalg Energibehovet i vores bygninger har været stigende i mange år. Det stigende energibehov skyldes: Stigende komfortkrav. Mere teknologi. Kravene er kommet for at blive, men ved information Og motivation kan komfortkravene ændres således at der bruges mindre energi. De gamle tekniske installationer udskiftes med nutidens teknologi. I de kommende år vil der blive arbejdet målrettet med energibesparelser. At energimærke samtlige kommunale bygninger fra 1500 m2 og opefter. Arbejdet udføres i 2011 Et rådgivende ingeniørfirma udfører energimærkning på bygningerne. De energimæssige besparelsesforslag vil indgå i de kommende drift-og anlægsprojekter. Energimærkningen beskriver bygningens energimæssige egenskaber Og giver forslag til energibesparelser. Til hver bygning bliver der udarbejdet en energirapport. Energirapporten ligger på SBSYS. Arbejde med forbedring af image Fagområde Teknik- og miljøudvalg Fagsekretariat Teknik møder til stadighed kritik fra borgere, håndværkere og rådgivere på håndtering af henvendelser og service. At fremstå imødekommende og professionelle. Udarbejde let tilgængelige/forståelige skrivelser. En del af indsatsen kan være sprogkurser eller temaer om sprog og tekster. Prioritere dialogen for eksempel i forbindelse med sælige ansøgninger eller aflevering af særlige godkendelser/tilladelser. Dialogmøder med erhvervsrådet, landboforeninger, medier, vandværker etc. Mere brugervenlig hjemmeside. Information på hjemmesiden om blandt andet politiske vedtagelser. Imødekommende borgerindgang i Nørregade FMK Aftaleportal Side 8 af 10

9 Kommunale samarbejder Fagområde Teknik- og miljøudvalg Kommunen er med i flere samarbejder på affaldsområdet. Det gælder Fyns Affalds Koordinerings Selskab (FAKS), Modtagestation Syddanmark (MOTAS), Klintholm I/S og FaaborgForsyningsVirksomheder. Der synes at være en mangel på opdateret viden om, hvilke præcise rammer og aftaler der gælder i de forskellige samarbejder. Afklaringen i forhold til FAKS og Klintholm I/S gøres færdig. Afklare kommunens engagement og indflydelse i MOTAS og Tekniks forhold til FFV. Udredningsarbejde Kommunalbestyrelsen behandler sagen om FAKS. Notatet om Klintholm I/S behandles færdigt. Der udarbejdes notat om MOTAS A/S. Forholdet til FFV afklares. Mundtlig gennemgang af forløbet. FMK Aftaleportal Side 9 af 10

10 Særlige Aftaleforhold FMK Aftaleportal Side 10 af 10