Referat Folkeoplysningsudvalget den 19. april 2018, kl. 17:30 - Tingsryds Alle 27, mødelokale 4

Transkript

1 Mødedato: 19. april 2018 Side: 1 Referat den 19. april 2018, kl. 17:30 - Tingsryds Alle 27, mødelokale 4 Åben dagsorden Medlemmer Finn Jensen (Formand) Lotte Juhl Henrik Sandberg Birger L. Hansen Michael Arnø Jørgen Larsen Thomas Bruus Jensen Torben Brønsholm Niels Christian Hemmingsen Afbud

2 Mødedato: 19. april 2018 Side: 2 INDHOLDSFORTEGNELSE 11 Husorden for klublokaler i Solrød Idrætscenter 3 12 Udbetalte tilskud til foreningerne i Regnskab Ansøgninger til rekvisitpuljen 6 15 It-system Prepare til 7 16 Retningslinjer for stikprøvekontrol 8 17 Ud i naturen - tilskud til import af data 9 18 Foreningernes indhentning af børneattester Budgetopfølgning marts

3 Mødedato: 19. april 2018 Side: Husorden for klublokaler i Solrød Idrætscenter SBSYS sag nr Ø stema skal orienteres om husorden for klublokaler i Solrød Idrætscenter Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Tiltrådt. Det maksimale antal deltagere til lokale 5a og 5b reguleres, når der foreligger godkendelse fra brandmyndigheden. Solrød Byråd vedtog den 29. maj 2017 at ombygge lokalerne i Solrød Idrætscenter, som tidligere blev anvendt af Kultur og Fritid. Lokalerne skulle ombygges til klublokaler. Der var, forud for byrådsbeslutningen, forløbet en række dialogmøder, hvor idrætsforeningerne og repræsentanter for Byrådet og administrationen, deltog i udvikling af de kommende klublokaler. Det er formålet med etablering af klublokalerne i Solrød Idrætscenter at sikre gode rammer for idrætsforeningers klubliv. Efter en ombygning og køb af møbler til lokalerne, kunne idrætsforeningerne tage lokalerne i brug efter årsskiftet. Idrætsforeninger, der har fast tilknytning til Solrød Idrætscenter, kan anvende lokalerne. Der er således på nuværende tidspunkt medlemmer og 27 foreninger, som kan få adgang til og mulighed for brug af lokalerne. En arbejdsgruppe med deltagelse af idrætsforeningerne og administrationen har deltaget i etablering og opstart af klublokalerne. Arbejdsgruppen har desuden udarbejdet en husorden gældende for klublokalerne. Husordenen, der angiver retningslinjer for den daglige anvendelse af lokalerne, blev godkendt af Solrød Idrætsunion den 6. marts I den forbindelse blev der nedsat et brugerudvalg, hvor Solrød Idrætsunion udpeger 6 personer, herunder formand. Solrød Kommune, Idrætsunionen skal desuden udpege 1 person til brugerudvalget. Solrød Idrætsunion står for den daglige administration og sekretariatsbetjening af brugerudvalget. Klublokalerne, der ligger i kommunale bygninger, er ved ibrugtagningen udstyret med fornødent møblement og AV-udstyr. Lokalerne stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme og rengøring, jf. Folkeoplysningslovens pgf. 22stk Idrætsforeningerne er således ikke berettiget til lokaletilskud efter Folkeoplysningslovens bestemmelser.

4 Mødedato: 19. april 2018 Side: 4 Bilag Husorden til underskrivelse 12. Udbetalte tilskud til foreningerne i 2017 SBSYS sag nr Ø stema skal orienteres om udbetalte tilskud i 2017 til foreninger i Solrød Kommune Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Tiltrådt. Ændringer i Folkeoplysningsloven den 1. januar 2017, fastslår, at foreningernes tilskud og støtte, samt foreningernes lokaleanvisning skal offentliggøres. Foreningernes tilskudsregnskaber skal endvidere offentliggøres. Til sagen er vedlagt en oversigt over foreninger under Kultur og Fritid, som har modtaget tilskud og støtte i Det fremgår, at der er udbetalt støtte på 3,3 mio. kr. Der er givet støtte til foreningernes jubilæer, leder- og instruktøruddannelser, lokaletilskud, rejser, sommerferieaktiviteter, kulturelle formål, herunder foreningernes brug af Solrød Bibliotek, trykning af foreningernes præsentationsmaterialer, udviklingsprojekter, voksenundervisningen i aftenskolerne og medlemstilskud. Medlemstilskud, voksenundervisning i aftenskolerne, lokaletilskud og leder- og instruktøruddannelserne er de tilskudsområder, der modtager flest støttekroner. Offentliggørelse af lokaleanvisningen sker gennem booking-modulet; EG On Kultur og fritid. Her er der offentlig adgang til at se, hvornår og hvilke foreninger, der har reserveret og anvendt hal- og lokaletider i kommunen. Foreningerne, der modtager støtte, skal hvert år indsende et regnskab over tilskuddet. Denne bestemmelse opfyldes, når foreningerne aflægger tilskudsregnskabet inden udbetaling af det specifikke tilskud. Dog ikke medlemstilskud, da der findes andre regler her. Det fremgår af bemærkningerne til Folkeoplysningslovens 29 stk. 1, at et medlems identitet, dvs. navn, adresse og cpr ikke kan afkræves, da der er tale om en personregistrering, samt at stikprøvekontroller skal ske gennem en uvildig person, fx. en revisor. Social-, sundheds- og fritidsudvalget vedtog den 4. december, 2017, at foreningerne skal, hvor persondata er relevant, oplyse antal personer og bekræfte rigtigheden på baggrund af en tro og love-erklæring. Samtidig er det frit for foreningerne, om de indsender deres fulde årsregnskab eller om de inddaterer medlemsoplysninger i EG On Kultur og

5 Mødedato: 19. april 2018 Side: 5 Fritid. Hermed modtager Kultur og Fritid ikke personhenførbare data. Kontrol af foreningernes medlemstilskud sker således ved gennemgang af foregående og aktuelle antal medlemmer (under 25 år) og tilhørende kontingentindtægter. Hermed er sikret kontrolkravet. I kommentarer til lovændringen fremgår, at Byrådet skal tilrettelægge sin tilsynsvirkomhed ud fra en risikobaseret tilgang baseret på stikprøver. I Solrød Kommune foretages der årligt en stikprøvevis kontrol af foreningerne, hvorfor det vurderes, at kommunens tilsynspligt er opfyldt, herunder at de nye bestemmelser i Folkeoplysningsloven er implementeret i Kultur og Fritids daglige administration. Med lovændringer skal kommunerne desuden oplyse, om foreninger har fået meldt afslag på ansøgninger om støtte. Kultur og Fritid har ikke i 2017 meldt afslag på støtte til foreninger. Bilag Tilskudsoversigt jf. FOL 13. Regnskab 2017 SBSYS sag nr Ø stema skal orienteres om regnskab 2017 Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning Tiltrådt. Udvalget ønsker en forøgelse af budgettet for Leder- og instruktøruddannelsen. Udvalget påpeger, at det er positivt, at foreningerne uddanner frivillige ledere. Med det mindskede budget i 2018 vil uddannelsesaktiviteterne imidlertid falde. På s budget- og regnskabsområde føres udgifter til folkeoplysning, tilskud til foreningerne og voksenundervisning i både aftenskolerne og i det almindelige foreningsarbejde. Inden for disse områder kan der overføres overskud og underskud fra det foregående regnskabsår til det efterfølgende. Overførslerne benævnes som ØD-overførsler, og skal hvert år godkendes i Byrådet. Uden for overførselsmulighederne føres udgifter til inventar til fritidsaktiviteter, ITlokalebooking, lokaletilskuddet og betalinger til og fra kommuner for borgere, der deltager i voksenundervisning.

6 Mødedato: 19. april 2018 Side: 6 I regnskab 2017 udviser Folkeoplysning fælles formål et overskud på kr. Heraf er overført kr. fra det foregående år, som ØDoverførsel. De enkelte budgetposter ligger således tæt på budgettet, dog med et mindreforbrug på kr., når der ses bort fra ØD-overførslen. Den folkeoplysende voksenundervisning i aftenskolerne viser et mindreforbrug på kr. Mens foreningernes undervisning, rejser og jubilæumstilskud viser et merforbrug på kr. Det er særligt puljen: Leder- og instruktøruddannelsen, som er skyld i det meget store merforbrug. I alt giver det inden for overførselsområderne et merforbrug på kr. I det kommende år; 2018 vil der således være tilsvarende kr. mindre til disposition på s økonomiske ramme. Fremover vil det ikke være muligt, at overforbruge de enkelte puljer, som var tilfældet med Leder- og instruktøruddannelsen i I de nye retningslinjer for puljer og tilskud fremgår det, at såfremt der søges om flere midler, end der er budget til, vil de samlede ansøgninger bliver forholdsvis reducereret, således uddelingerne sker inden for det afsatte budget. Uden for s ØD-område findes et mindreforbrug på lokaletilskuddet, samt betalingerne til og fra kommuner. I 2018 vil der ske en ændring af budget for lokaletilskuddet, da tilskudsgrundlaget i 2018 er ændret for tennisklubben, fodboldklubben, samt at en ny forening er godkendt som tilskudsberettiget. I alt er der et mindreforbrug på kr. på området. I vedlagte bilag er de enkelte budgetområdet medtaget. Bilag Regnskab Ansøgninger til rekvisitpuljen SBSYS sag nr Ø stema skal godkende bevillinger i Rekvisitpuljen. Administrationen indstiller, at godkende Administrationens fordeling af ansøgte midler i Rekvisitpuljen. Udvalget godkender Solrød Idrætsunions anbefaling.

7 Mødedato: 19. april 2018 Side: 7 Retningslinjer for tilskud og puljer blev fremlagt for på dets møde den 16. november 2017 og vedtaget i Social-, sundheds-, og fritidsudvalget den 4. december I disse retningslinjer fremgår kriterier for tildeling af støtte til rekvisitter til brug i foreningernes daglige aktiviteter. I bestemmelser skal Solrød Idrætsunion gennemgå og anbefale en tildeling af de afsatte midler i Rekvisitpuljen. I puljekriterierne fremgår, at rekvisitten skal komme en større brugergruppe til gavn og andre foreninger skal have mulighed for anvendelse af den tildelte rekvisit under aftalte forhold. I kriterierne fremgår også, at der ikke gives tilskud til rekvisitter til en værdi af mere end kr. Der ydes tilskud på 80% af rekvisittens anskaffelsessum og de sidste 20% skal foreningen selv betale. Administrationen har gennemgået anbefaling fra SIU og foretaget mindre justering af SIUs anbefaling. Administrationen anbefaler, at dispenserer fra minimumsreglen på de kr. således der kan gives tilskud til ansøgninger under kr. idet en stor del af ansøgningerne er under kr. Såfremt de mange ansøgninger under kr. frasorteres, vil der ske en skævvridning af de indsendte ansøgninger. Der er desuden udsendt materiale, hvor tilskudskritieriet på kr. kunne misforstås. I den vedlagte anbefaling udgør ansøgningerne mere end det afsatte budget. Der er derfor foretaget en forholdsmæssig reduktion af ansøgningerne jvf. bestemmelse i Tilskud og Puljer. Bilag Rekvisitpuljen 2018 med SIUs anbefalinger Rekvisitpuljen 2018 Admininstrationens forslag til FOU 15. It-system Prepare til SBSYS sag nr A stema skal vedtage anvendelse af dagsordenssystem, Prepare Forelægges udvalget til afgørelse

8 Mødedato: 19. april 2018 Side: 8 Udvalget beslutter at dagsordenssystemet, Prepare afprøves. Introduktion på næste møde. Michael Arnø forespurgte på møde i den 15. februar 2018, om det er muligt at anvende dagsordenssystemet, Prepare, som tillige anvendes i Byrådet og udvalgenes arbejde. Administrationen har undersøgt mulighederne for at anvende dagsordenssystemet, Prepare til møder i på samme måde som i Byrådet og udvalgene. I udvalg som fx Handicaprådet, Hyrevognsudvalget og er valgt medlemmer, som ikke får stillet it-udstyr til rådighed, som det er tilfældet for medlemmer af Byrådet. Derfor kan det ikke forudsættes, at medlemmerne i har eget it-udstyr til rådighed. På den baggrund kan Administrationen ikke beslutte, at der skal anvendes Prepare til dagsordener og referater til s møder. Brug af Prepare kræver, at alle medlemmer i anvender eget it-udstyr. I så fald vil anvendelse af Prepare være en mulighed. 16. Retningslinjer for stikprøvekontrol SBSYS sag nr K stema Stikprøvekontrol af foreningernes folkeoplysende arbejde Administrationen indstiller, at: 1. Administrationen udvælger tilfældigt 5 folkeoplysende foreninger, med kontrol af: a. foreningernes beretning og det folkeoplysende indhold, samt formålsbestemmelsen. b. foreningernes medlemstilskud og børneattester. 2. Administrationen foretager kontrolbesøg i den enkelte forening. Tiltrådt.

9 Mødedato: 19. april 2018 Side: 9 I henhold til Folkeoplysningslovens 5 stk. 8 foretages årligt en stikprøvekontrol af de folkeoplysende foreninger. Formålet med stikprøvekontrollen er at efterprøve, om foreningerne opfylder deres folkeoplysende formål og faktisk udøver en folkeoplysende aktivitet. Tidligere har Administrationen skulle udpege 2 idrætsforeninger, 2 kulturelle foreninger og 1 spejderforening. En sådan udvælgelse over flere år har betydet, at især spejderforeningerne og de kulturelle foreninger er kontrolleret markant flere gange end idrætsforeningerne, idet der forholdsmæssigt er flere idrætsforeninger. En tilfældig udvælgelse af foreningerne vil over årene give en mere jævn kontrol af de forskellige typer foreninger. Stikprøvekontrol af foreningernes beretning, formålsbestemmelsen og det folkeoplysende indhold anbefales gennemført som i de foregående år. Foreningernes medlemstilskud og børneattester bør fremover i sammenhæng have et tydeligere fokus. Medlemstilskuddet bør kontrolleres som hidtil, men korrekt indhentelse af børneattester bør være forudsætning for udbetaling af medlemstilskuddet. I forbindelse med ændringer i Folkeoplysningsloven den 1. januar 2017, som blandt andet indebærer et skærpet tilsyn med foreningerne adfærd i forhold til foreningernes forståelse af demokrati og grundlæggende frihedsrettigheder, var Administrationen i 2017 på tilsynsbesøg i de fem udvalgte foreninger. Det vurderes, at tilsynsbesøgene giver et skærpet tilsyn af foreningernes faktiske folkeoplysende aktiviteter og det anbefales at fortsætte denne praksis. 17. Ud i naturen - tilskud til import af data SBSYS sag nr Ø stema skal tage stilling til ansøgning på kr. til udvikling af Friluftsguiden.dk Administrationen indstiller, at folkeoplysningsudvalget bevilger kr. til udvikling af hjemmesiden Friluftsguiden.dk til import af data fra Naturstyrelsens Ud i Naturen Tiltrådt.

10 Mødedato: 19. april 2018 Side: 10./. Friluftsguiden er kommunernes samarbejdsplatform til formidling af friluftsliv og udemotion i de enkelte kommuner. På Friluftsguidens årsmøde 2018, blev det besluttet at undersøge pris på et data-modul, som kan importere data fra Naturstyrelsens 'Ud i Naturen, der findes på hjemmesiden; og videre til kommunernes egne hjemmesider. Den samlede pris for data-modulet udgør kr. hvor Solrød Kommunes andel er kr. Med etablering af data-modulet kan friluftsruter, faciliteter og friluftslokaliteter i Solrød Kommune sammenkobles med Friluftsguidens datagrundlag. Borgerne i Solrød kan således få glæde af en service og guide til brug i friluftslivet i og uden for Solrød Kommune. Administrationen anbefaler, at beløbet finansieres fra Folkeoplysning andre formål. På dette kontoområdes indgår abonnementer og kontingenter, samt Fritid i Solrød. 18. Meddelelse: Foreningernes indhentning af børneattester SBSYS sag nr K Administrationen orienterer om udarbejdelse af nye retningslinjer for foreningernes indhentelse af børneattester. Tiltrådt. 19. Meddelelse: Budgetopfølgning marts 2018 SBSYS sag nr S Administrationen orienterer om forbrug pr på s område Tiltrådt.

11 Mødedato: 19. april 2018 Side: 11 Bilag Budgetopfølgning 2018 månedlig Kultur og fritid FOU 0318.

12 Mødedato: 19. april 2018 Side: 12 Underskrifter Finn Jensen (Formand) Lotte Juhl Henrik Sandberg Birger L. Hansen Michael Arnø Jørgen Larsen Thomas Bruus Jensen Torben Brønsholm Niels Christian Hemmingsen Hvis et medlem har meldt afbud, skrives et F i underskriftsrubrikken. Hvis et medlem ikke deltager i hele mødet, skal det fremgå, hvilke punkter medlemmet ikke har deltaget i behandlingen af. Sekretær