Kontrol på Folkeoplysningsområdet i København, Odense, Esbjerg, Aalborg og Aarhus Kommuner. KULTUR OG BORGERSER- VICE Sport & Fritid Aarhus Kommune

Transkript

1 Kontrol på Folkeoplysningsområdet i København, Odense, Esbjerg, Aalborg og Aarhus Kommuner Side 1 af 6 1. Baggrund: På baggrund af TV2 dokumentaren Foreningerne bag moskeen i foråret 2016 blev der taget initiativ til at sammenligne praksis og erfaringer i forhold til tilskud og kontrol på folkeoplysningsområdet i 6-by regi. I den forbindelse blev der nedsat en arbejdsgruppe med deltagelse af Aalborg, Odense, Esbjerg, København og Aarhus kommune. Dette notat er en opsamling på arbejdsgruppens undersøgelse af praksis og erfaringer i de fem kommuner. Undersøgelsen baserer sig på de vedtagne regler og procedurer i relation til tilskud og kontrol i de enkelte kommuner samt viden og erfaringer som kommunerne har opsamlet fra den daglige forvaltning af området. Notatet præsenter en opsummering fra de fem kommuner i forhold til praksis i forhold til godkendelse af nye foreninger, ansøgninger om aktivitetsstøtte og lokaletilskud samt kontrol i forhold til foreningerne. (afsnit 2, 3, 4 og 5). I afsnit 6 præsenteres en række af de øvrige erfaringer og udfordringer i forhold til tilskud som generelt gør sig gældende på tværs af kommunerne. 2. Godkendelse af nye foreninger: I alle kommuner gælder, at man i forbindelse med godkendelse af nye ansøgninger er særligt opmærksomme på at foreningernes formål og vedtægter lever op til Folkeoplysningslovens krav og hvilke aktiviteter foreningen har eller påtænker at have. I forbindelse med en ansøgning om godkendelse er det et krav at foreningerne afleverer vedtægter, referat fra stiftende eller seneste generalforsamling, oplysninger om aktiviteter og kontaktoplysninger på bestyrelsesmedlemmer. KULTUR OG BORGERSER- VICE Sport & Fritid Aarhus Kommune Sport & Fritid Vestergade 55, Postboks Aarhus C Telefon: Direkte telefon: sport-fritid@aarhus.dk Direkte mpe@aarhus.dk Sag: 16/ Sagsbehandler: Morten Pedersen Det er almindeligt at der ved en del af ansøgningerne om godkendelse som folkeoplysende foreningen afholdes møde med ansøgeren for at få uddybet foreningens formål, aktiviteter eller andet og for at vejlede foreningen i forhold til regler og krav. I Odense afholdes der møde med alle foreninger, der søger om godkendelse, før foreningen endeligt kan godkendes. 3. Lokaletilskud: I alle kommuner ydes lokaletilskud til foreningernes egne eller lejede lokaler på baggrund af en konkret ansøgning til et konkret lejemål eller facilitet. Tilskuddet ydes som en fast procentsats af de godkendte udgifter til lokalerne.

2 I Aarhus, København og Odense reduceres lokaletilskuddet forholdsmæssigt hvis mere end 10% af medlemmerne er over 25 år (i Odense 10% ml. 25 og 64 år, i København 10% ml. 25 og 59 år). I Esbjerg Kommune reduceres tilskuddet forholdsmæssigt - for en mindre gruppe af foreninger - hvis 50% af medlemmerne er over 25 år. For de øvrige foreninger foretages der ikke reduktion i lokaletilskud på baggrund af alderssammensætning. I Aalborg Kommune er der ingen reduktion for medlemmer over 25 år. Side 2 af 6 I alle kommuner gælder at lokaletilskuddet til den enkelte forening kan blive reduceret hvis foreningens medlems og aktivitetsniveau ikke står mål med udgifterne til lokalerne. Således skal foreningerne redegøre for deres årlige brug af de tilskudsberettigede lokaler. For de enkelte lokaler kan der være fastsat individuelle vilkår eller begrænsninger i forhold til tilskud. Det kan ex. være et max antal timer der ydes tilskud til, hvis lokalerne deles med andre, hvis lokalerne også bruges til ikke folkeoplysende aktiviteter mv. I København kan tilskuddet pr. medlem under 25 år som udgangspunkt maksimalt udgøre kr. I Odense har man fastsat en række vejledende maksimumsudgift der ydes tilskud til, ex. rengøringsudgift/m2, vedligehold, husleje/m2 mv. 4. Aktivitetsstøtte: I Aalborg, Esbjerg og Odense ydes aktivitetsstøtte i forhold til foreningernes medlemstal i foregående kalenderår. I København på baggrund af foreningernes medlemstal i foregående kalenderår og forventede medlemstal for det indeværende år. I Aalborg, Esbjerg og København ydes der kun tilskud til medlemmer under 25 år. I Odens ydes tilskud til medlemmer under 25 år og over 64 år. Tilskuddet er baseret på de folkeoplysende aktiviteter foreningerne har oplyst i forbindelse med ansøgning om godkendelse. Tilskuddet er ens pr. medlem uanset aktivitetsniveau. I Odense skal foreningerne årligt indsende en oversigt over aktiviteter. I Esbjerg, Aalborg og København oplyses kun medlemstal i forbindelse med ansøgning. I Aarhus er aktivitetsstøtten baseret på foreningernes aktivitetsniveau. Der ydes aktivitetsstøtte på grundlag af det samlede antal aktivitetstimer foreningerne har afviklet i det foregående kalenderår. Kun folkeoplysende aktiviteter under instruktion tæller med. I forbindelse med ansøgning skal foreningerne oplyse alle aktiviteter der søges tilskud på grundlag af. Foreningerne skal føre fremmødedokumentation for alle aktiviteter der indgår i deres ansøgning. Foreninger med et rimelig konstant medlems- og aktivitetsniveau har mulighed for at blive optaget på en særlig Aarhus-ordning hvor tilskud tildeles på baggrund af foreningernes medlemstal og tidligere aktivitetsniveau. Foreninger på Aarhus-Ordningen skal ikke føre fremmødedokumentation.

3 5. Stikprøver og kontrolprocedurer: Fælles for alle fem kommuner er, at foreninger der modtager tilskud på folkeoplysningsområdet hvert år skal aflægge regnskab for det seneste års tilskud. Tilskudsregnskabet underskrives at foreningens bestyrelse og foreningens revisor, der i den forbindelse erklærer at tilskuddet er blevet brugt inden for de fastsatte regler og at medlemstal, kontingentindtægter mv. er korrekte. Side 3 af 6 Generelt er området præget af høj grad af tillid til foreningerne og de oplysninger de ansvarlige bestyrelsesmedlemmer afgiver under bestyrelsesansvar. Kontrollen er primært baseret på stikprøver. Ligeledes er området generelt præget af en lav grad af administration og bureaukrati i forbindelse med foreningernes ansøgning om tilskud. Dette ud fra et ønske om at understøtte foreningernes muligheder for at bruge de frivillige ressourcer på at lave folkeoplysende aktiviteter. En stor del af kommunernes viden om de enkelte foreninger sker via den løbende dialog med foreninger i forbindelse med årlige ansøgninger, løbende møder, foreningernes lån og brug af kommunale lokaler, besøg i foreningerne mv. I forhold til øvrig kontrolprocedurer og stikprøver i forhold til de årlige tilskud, så er der en række forskelle mellem kommunerne. De enkelte kommuners praksis er derfor beskrevet nedenfor. Fælles for alle kommuner er dog, at i forbindelse med konkrete henvendelser, indrapporteringer eller andet der indikerer mistanke om evt. misbrug af tilskud følges der individuelt op. Afhængig af sagens karakter kan dette være med særskilt undersøgelse af regnskab og bilag, indhentelse af beretninger/aktivitetsbeskrivelser, aktivitetsoversigter, uanmeldte besøg ved foreningen, revisionskontrol af medlemslister og kontingentbetaling mv. Praksis vedr. stikprøve og kontrol: Aalborg: Stikprøvekontrol på 5% af de foreninger der modtager tilskud. Disse udtages til ekstern revisionskontrol af deres medlemslister. Odense: Alle foreninger skal årligt indsende en aktivitetsoversigt samt referat fra generalforsamling. Der foretages stikprøvekontrol på medlemslister via eksternt revisionsfirm og stikprøvekontrol på bilag og betaling heraf vedr. lokaletilskud. I alt stikprøvekontrol af foreninger årligt. Herudover foretages der årligt en række uanmeldte tilsyn i foreninger hvor der evt. er tvivl om aktiviteten og benyttelse af faciliteter.

4 Hvis der er usikkerhed omkring nye foreningers aktiviteter eller karakteren af denne, så foretages der en række tilsyn hos foreningen inden udbetaling igangsættes. Side 4 af 6 Esbjerg: Blandt foreninger der modtager lokaletilskud udtages årligt 10% til kontrol af udgiftsbilag og aktivitetstimer i lokalerne. København: Foreningernes lokaleudgifter kontrolleres i forbindelse med den almindelige sagsbehandling via kontrol i forhold til foreningernes årsregnskab og ved stikprøver. Alle tilskud foreligges årligt for Folkeoplysningsudvalget og Kultur og Fritidsudvalget. Erfaringerne er, at det giver en stor selv- og gensidig kontrol. Der modtages årligt ca henvendelser på foreninger, som der så følges særskilt op på. I grove sager har man foretaget politianmeldelse. Man er pt. i gang med at revidere kommunens tilskuds- og kontrolprocedurer. Aarhus: På alle foreninger der modtagere lokaletilskud foretages der hvert år kontrol af alle udgiftsbilag og betaling heraf. I forbindelse med ansøgning om aktivitetsstøtte skal alle foreningerne redegøre for alle de aktiviteter i foregående år, som de søger tilskud på grundlag af. Ved behandling af ansøgninger kontrolleres der i forhold til tidligere ansøgninger og booking af kommunale lokaler og øvrig kendskab til foreningerne Der udtages hvert år ca. 10 % (i alt ca. 50 foreninger) af de foreninger der modtager tilskud til stikprøvekontrol. Ca. 25 foreninger udtages til kontrol af medlemslister ved eksternt revisionsselskab. Ca. 25 foreninger udtages til kontrol af fremmødedokumentation ved forvaltningen. I udvalgte kontrolsager har man endvidere brugt at det eksterne revisionsselskab har kontaktet en stikprøve af foreningernes medlemmer for at få bekræftet medlemskab af foreningen og hvilke aktiviteter de har gået til. 6. Erfaringer og udfordringer på Folkeoplysningsområdet i forhold til tilskud: Blandt alle kommunerne er erfaringen, at udfordringer og tvivlsspørgsmål i forhold til tilskud på folkeoplysningsområdet kun i mindre grad handler om aktiviteterne har karakter af gudsdyrkelse eller kan godkendes som folkeop-

5 lysende. Oftere opleves der problemstillinger i forhold til om aktiviteterne reelt er folkeoplysende og er tilskudsberettigede i forhold til de fastsatte regler eller mere har karakter af socialt samvær, klub- og værestedsaktiviteter eller lignende. Ligeledes opleves også en problemstilling i forhold til om aktiviteterne er gennemført i det omfang det oplyses. Side 5 af 6 I København har man haft eksempler på at nye foreninger der har fået tilskud har tilbudt at betale tilskuddet tilbage i forbindelse med at der er kommet fokus på foreningen. Da tilskuddene primært baserer sig på oplysninger fra foregående kalenderår kan det være vanskeligt at verificere foreningernes konkrete aktiviteter der udgør grundlaget for deres tilskud. Kontrol i forhold til aktiviteter, indhold og aktivitetsniveau vil således have en tendens til primært at virke fremadrettet. Det er generelt opfattelsen at stikprøve kontrollerne på området har en bredere præventiv virkning blandt foreningerne. I Aalborg har man de seneste år haft særlige temamøder med hhv. alle de religiøse foreninger og alle etniske kulturforeninger i forhold til tilskudsregler. Det gælder ex. i forhold til at skelne mellem planlagte, kontinuerlige folkeoplysende aktiviteter under instruktion og mere uorganiserede aktiviteter med karakter af fri leg/socialt samvær. I Aarhus har der i de seneste år været afholdt flere årlige fyraftensmøder hvor nye foreninger eller nye bestyrelsesmedlemmer introduceres for Folkeoplysningslovens krav og de lokale tilskudsregler. Hvis der opleves problemer med foreningers ansøgninger eller andet, inviteres foreningen direkte til at deltage i et kommende møde. Der er blandt kommunerne generelt enighed om, at der kræves et vedholdende informationsarbejde overfor foreningerne i forhold til regler, krav og procedurer, da der løbende opstår nye foreninger eller sker udskiftninger på bestyrelsesposter. 7. Konklusion Der er en generel ensartethed i den måde som området administreres på, medens der som ovenstående beskriver er nogle forskelle i hvordan de enkle kommuner gennemfører kontrollen for tilskudsområdet. Alle kommuner oplyser, at der med jævne mellemrum er sager hvor en forening af en eller anden grund ikke har orden i sit dokumentationsgrundlag. Det er sjældent at der opstår problemstillinger i forhold til om der evt. uberettiget ydes tilskud til gudedyrkelse/kirkelige handlinger der falder uden for Folkeoplysningslovens område. Derimod er der oftere problemstillinger i

6 forhold til om aktiviteterne ellers lever op til folkeoplysningens krav og lokale regler for tilskud, eller om aktiviteterne og medlemstallet er på det niveau der oplyses ved ansøgning. Side 6 af 6