Referat fra bestyrelsesmødet 11. oktober 2017

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmødet 11. oktober 2017 Mødedato Onsdag den 11. oktober 2017 Starttidspunkt 9.00 Sluttidspunkt Mødested Comwell Hotel Kellers Park H.O. Wildenskovsvej 28, Brejning 7080 Børkop Lokale C1 Journalnummer Til stede Afbud Rektor ved Fredericia Gymnasium, Poul Erik Madsen Borgmester for Odense Kommune, Peter Rahbæk Juel Borgmester for Fredericia Kommune, Jacob Bjerregaard Medlem af regionsrådet i Region Syddanmark, Ulrik Sand Larsen Dekan for det Sundhedsvidenskabelige Fakultet ved SDU, Ole Skøtt Direktør for Den Sociale Udviklingsfond, Michael Hansen Kredsformand for DSR Syddanmark, John Christiansen Valgt lønnet tillidsrepræsentant og hovedbestyrelsesmedlem ved BUBL Sydjylland, Lasse Porsgaard Birkelund Medarbejderrepræsentant, lektor og TR, Helle Kristine Waagner, UCL Studerende ved Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle, Rikke Busk Jensen Jensen Medarbejderrepræsentant, IT-koordinator og TR, Laila Damkjær Pedersen, UCL Studerende ved Pædagoguddannelsen i Odense, Mette Taja Rahbek Nielsen Social- og sundhedsdirektør hos Middelfart Kommune, Mette Heidemann Vicedirektør Henrik Damsgaard, Nykredit Desuden deltog Rektor Erik Knudsen, UCL Prorektor Steffen Svendsen, UCL Partner i Pluss Leadership Karsten Vind (under punkt 2 og 3) Vicedirektør for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler Poul Skov Dahl (under punkt 4) Uddannelseschef for administrationsbachelor- og socialrådgiveruddannelserne Lenna Vogn Petersen (under punkt 5) Økonomi- og personalechef Lars V. Lund, UCL (under punkt 8 og 9) Sekretariatschef Ole Stig Jensen, UCL Direktionskonsulent Sine Knudsgaard Rudfeld, UCL side 1/8

2 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning om fusion mellem EAL og UCL Udmøntning af beslutning om fusion Forskning og udvikling i UCL Præsentation af Professionsbacheloruddannelsen i offentlig administration Årlig drøftelse af UCLs uddannelsesportefølje Institutionsberetning for Budgetopfølgning 2. trimester Budget 2018, herunder FFL 2018 og udmeldte effektiviseringer Meddelelser og orientering Eventuelt... 8 side 2/8

3 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2. Beslutning om fusion mellem EAL og UCL Bestyrelsen tilsluttede sig en fusion mellem EAL og UCL og godkendte forslag til overordnet organisering. 13 bestyrelsesmedlemmer stemte for, mens medarbejderrepræsentant Helle Waagner stemte imod. Bestyrelsesformand Poul Erik Madsen indledte punktet med at orientere bestyrelsen om, at Mette Heidemann og Henrik Damsgaard havde meldt afbud til mødet og i stedet begge havde udstedt fuldmagter til formanden til brug ved afstemning under punkt 2 og 3. Efterfølgende blev bestyrelsen præsenteret for beslutningsgrundlaget, herunder forslag til bestyrelsessammensætning og direktion. Formanden fremhævede i den forbindelse følgende tilføjelser til dokumentet: Jf. bestyrelsesudvidelse: Der er en forståelse med ministeriet om, at der kan findes en løsning med to ekstra bestyrelsesmedlemmer i den første periode, 3½ år. Det forslag til navn, der fremgår af beslutningsgrundlaget, genovervejes. Det foreslåede navn er meget langt, og der arbejdes på at finde en anden løsning. EAL s bestyrelse traf beslutning om fusion på deres bestyrelsesmøde 2. oktober Formandskabet redegjorde desuden for processen indtil nu, der har været præget af godt og konstruktivt samarbejde og ledelse mellem de to institutioner (UCL og EAL). Rektor Erik Knudsen orienterede om drøftelsen af beslutningsgrundlaget på HSU 3. oktober 2017, hvor fokus var på fusionsomkostninger, de identificerede potentialer, og hvor hurtigt de realiseres i tilfælde af fusion. Der er i beslutningsgrundlaget fokuseret på de potentialer, hvor vurderingen er, at der hurtigst kan skabes gevinst, og hvor der er ressourcepersoner i begge institutioner at trække på. Potentialerne vil blive realiseret i en takt, der tager hensyn til institutionens ressourcer både ift. personale og økonomi. Erik Knudsen understregede samtidig de perspektiver, der er i en fusion både fagligt og i forhold til at skabe grundlag for nye aktiviteter. Erik Knudsens indtryk fra medarbejdermøder og seminarer med medarbejdere og ledere var, at fokus i institutionerne ikke er så meget på de udfordringer, der altid vil være ved en fusion, men mere på hvorvidt der skal fusioneres, og dermed de muligheder en fusion vil give. Karsten Vind fra Pluss Leadership bekræftede dette indtryk. Bestyrelsen drøftede beslutningsgrundlaget. De fleste gav udtryk for, at en fusion er den rette vej at gå og udtryk for rettidig omhu. Det blev fremhævet, at man i en fusion skal fokusere på at udvikle ikke bare nye men også de eksisterende uddannelser, og at arbejdet med at implementere en fusion stiller store krav, også efter den er blevet en realitet. Der var desuden ønske om, at ledelsen fastholder den åbenhed og tydelighed, der har præget processen indtil nu. side 3/8

4 3. Udmøntning af beslutning om fusion Bestyrelsen godkendte, at styregruppen bestående af formandskaber og rektorer fra begge institutioner fortsætter, samt at der søges dispensation for hhv. udvidelse af beskikkelsesperioden samt antal bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen bemyndigede desuden rektor for UCL og rektor for EAL til at udpege vicedirektører og stabschefer for den kommende institution og bemyndigede styregruppen og den kommende direktion til at planlægge arbejdet frem mod den endelige ministergodkendelse, ud fra de i beslutningsgrundlaget udstukne rammer. Medarbejderrepræsentant Helle Waagner kunne i konsekvens af punkt 2 heller ikke støtte indstillingen og stemte imod. 4. Forskning og udvikling i UCL Bestyrelsen tog præsentationen af UCL s justerede forskningsstrategi til efterretning. Vicedirektør for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler Poul Skov Dahl præsenterede den nye strategi, der har en vision om at lave forskning, der er relevant og af høj kvalitet. Denne vision søges indfriet ved mål om at øge antallet af publikationer og øge videnomsætningen i områderne samt fortsætte kapacitetsopbygningen og blive en attraktiv samarbejdspartner for både praksis og andre forskningsinstitutioner. Forsknings- og udviklingsområdet har dog en række udfordringer, som søges adresseret fremadrettet, bl.a. ph.d. ers gennemførsel, den lille forskningsbevilling ift. den relativt heterogene uddannelsesportefølje samt de krav, der stilles med Kodeks for integritet i forskning og Persondataforordningen, som en lille institution som UCL skal arbejde hårdt for at sikre, at vi lever op til. Bestyrelsen drøftede den nye strategi og fremhævede bl.a. det store potentiale, der ligger i et øget fokus på videnomsætning, og den store opgave, der ligger i at få inddraget andre undervisere i samarbejdet med ph.d. er. Desuden fremhævedes ønsket om at øge samarbejdet med de studerende også, så deres kompetencer udvikles, samt behovet for at udvikle en strategi for, hvordan man ønsker at køre projekter med samarbejdspartnere. Det anbefaledes slutteligt at sikre, at de medarbejdere, der har en forskningsmæssig baggrund, fastholder en kontakt til det relevante videnskabelige miljø for at bevare deres forskningsmæssige kompetencer. Strategien rammesætter det videre arbejde. side 4/8

5 5. Præsentation af Professionsbacheloruddannelsen i offentlig administration Uddannelseschef for administrationsbachelor- og socialrådgiveruddannelserne Lenna Vogn Petersen præsenterede administrationsbacheloruddannelsen og den eksterne evaluering, der er foretaget af uddannelsen. Den fremhæver, at de studerende oplever høj kvalitet af den teoretiske undervisning og har gode relationer til medstuderende, at underviserne er engagerede og dedikerede og alle deltager i planlægningen af uddannelsen, og at uddannelsen har en stærk praksistilknytning under opbygning. Af udfordringer fremhæves det, at uddannelsen fremstår fragmenteret i tilrettelæggelsen, at uddannelsens størrelse gør uddannelsen sårbar, idet få undervisere dækker brede fagområder, og at professionen er forholdsvis ung, hvilket gør, at aftagere mangler kendskab til den. De fremhævede udfordringer har indvirkninger på bl.a. de studerendes frafald, gennemførelse og studieintensitet. Der er derfor udarbejdet handleplaner, der skal søge at give en mere tydelig profil for professionsidentiteten, styrke sammenhængen mellem teori og praksis, øge studieintensiteten og studentertilfredsheden og reducere frafald. Bestyrelsen drøftede præsentationen, herunder udformning af en studiestartsprøve og forskelle i frafald på den netbaserede uddannelse kontra den ordinære dagsuddannelse. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og tilsluttede sig samtidig de handleplaner, der er lagt for uddannelsen. 6. Årlig drøftelse af UCLs uddannelsesportefølje Bestyrelsen godkendte, at arbejdet med UCL s uddannelsesporteføljer fortsætter som beskrevet, herunder at de tre uddannelsesmodeller fortsat anvendes og kvalificeres. Rektor Erik Knudsen præsenterede indstillingen vedr. UCL s uddannelsesportefølje, og bestyrelsen drøftede, hvilke nøgletal det fremadrettet kunne være nyttigt at have med i fremstillingen. Bestyrelsen ønsker fremadrettet at få de absolutte tal (bestand, optag osv.), nøgletal for frafald sidst på uddannelsen samt beskæftigelsesgrad inkluderet i fremstillingen. side 5/8

6 7. Institutionsberetning for 2016 Bestyrelsen tog orienteringen om status på kvalitetssystemet, herunder håndtering af udfordringerne i kvalitetssystemet på alle niveauer, til efterretning. Bestyrelsen var enig i de skitserede udfordringer samt de foreslåede indsatser for at løse disse. Rektor Erik Knudsen fremhævede, at der i alle tre uddannelsesområder er særligt fokus på ledelsesmæssig forankring af kvalitetsarbejdet på områdeniveau. Overordnet set er der særligt fokus på reducering af frafald og at øge gennemførsel på normeret tid. Elementer, der påvirker dette, er det adgangsgivende grundlag, og det de studerende får ifm. deres undervisning. UCL ønsker at blive bedre til at monitorere, hvem der er frafaldstruet. Det sker bl.a. gennem udvikling af datapakker. På Området for Sundhed er den generelle vurdering, at arbejdet går i den rigtige retning. I 2016 var der forstærket fokus på kommunikation til de studerende om uddannelsen både ift., hvad der forventes af dem, men også ift., hvad de kan forvente. Området for Pædagogik og Samfund har tre fokusområder: Rekruttering og optag, kommunikation med de studerende og planlægning og gennemførsel af uddannelser. Området har for første gang afholdt et tværgående intro-studieforløb, ligesom der er udvikles modeller for, hvordan man kan monitorere studenterpopulationerne mhp. at identificere, hvor der skal sættes ind med forebyggende indsatser. Der er desuden særligt fokus på kobling mellem forskning og uddannelse, hvilket afspejles i strategien for rekruttering i nye medarbejdere, samt på feedback. Området for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler oplever et faldende aktivitetsniveau grundet lav efterspørgsel. Den generelle markedsandel fastholdes dog. Området har bl.a. styrket samspil mellem uddannelser og marked gennem etablering af advisory board. Bestyrelsen drøftede institutionsberetningen. Det blev fremhævet, at man ift. den ny rammekontrakt bør sikre bedre sammenhæng mellem fastsættelse af mål og muligheden for at realisere dem. Desuden anmoder bestyrelsen om at, måltallene er med i oversigterne, så bestyrelsen hurtigt kan få et overblik. Endelig tilkendegav bestyrelsen, at der fortsat kan arbejdes med formidlingen af teksten, så man lettere kan få et overblik over opmærksomhedspunkterne og de tiltag, der gøres for at handle på dem. 8. Budgetopfølgning 2. trimester 2017 Bestyrelsen tog orientering om budgetopfølgning for 2. trimester 2017 til efterretning. Institutionen har et underskud på 2 mio. kr., hvilket er 1,9 mio. kr. bedre end budgetteret. Der er en forskydning mellem de to uddannelsesområder, hvor Området for Pædagogik og Samfund har et underskud på 3,1 mio. kr., mens Området for Sundhed har et overskud på 1,6 mio. kr. ift. det budgetterede. Området for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler har et underskud på 2,5 mio. kr. ift. det budgetterede, mens området for ledelse, administration og byggeri er 4,1 mio. kr. bedre end budgetteret og Området for Tværgående Uddannelsesudvikling ligeledes ligger over budget med 0,8 mio. kr. side 6/8

7 På uddannelsesområderne har der været færre STÅ-indtægter end budgetteret, mens personale- og driftsomkostninger for begges vedkommende har ligget under budget. Det samme gør sig gældende for Området for Tværgående Uddannelsesudvikling. I Området for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler skyldes underskuddet primært et fald i aktiviteter. HistorieLab og Centrale forskningsmidler har en positiv budgetafvigelse på 1 mio. kr. På området for ledelse, administration og byggeri opvejes et merforbrug i Teknik og Bygninger på 3,6 mio. kr. til vedligehold og forbrug af el, vand og varme på UCL Campus Odense af positiv budgetafvigelse hos bl.a. it-afdelingen og i studieadministrationen grundet lavere personale- og driftsomkostninger, samt i fælles puljer. Ejendommene i Skårup og på Tolderlundsvej er ikke solgt. Sidstnævnte er på vej i udbud en proces, der tog længere tid end beregnet, fordi der skulle udarbejdes en ny lokalplan. Såfremt Skårup ikke sælges i nær fremtid, drøftes på næste bestyrelsesmøde hvad man i så fald gør. Økonomi- og Personalechef Lars Valentin Lund præsenterede et estimat for året, der viser underskud på 1,1 mio. kr. mod det budgetterede underskud på 0,3 mio. kr. 9. Budget 2018, herunder FFL 2018 og udmeldte effektiviseringer Bestyrelsen tog orienteringen om forventninger til finanslovsforslag 2018 til efterretning og godkendte budgetprincipperne for Økonomi- og Personalechef Lars Valentin Lund præsenterede budgetprincipperne, som er en videreførelse af principperne fra Forslaget til finanslov 2018 indeholder fire forhold med betydning for UCL. Den udmeldte 2%-besparelse forlænges til 2021 i stedet for at slutte i Tilskud til praksisnære forsknings- og udviklingsaktiviteter videreføres til Tilskud til fripladser og stipendier for nogen udenlandske stud ophører fra 2018, og HistorieLab ophører Såfremt forslag til finanslov 2018 vedtages, vil UCL i 2021 have 48 mio. kr. mindre end i Rektor Erik Knudsen lagde op til, at de med bestyrelsesmaterialet fremsendte økonomiske rammer for budget 2018 ikke godkendes i sin nuværende form. Pba. et brev til bestyrelsesformanden fra undervisere på læreruddannelsen har UCL s ledelse afholdt møde med udvalgte medarbejdere fra uddannelsen mandag d. 9. oktober. Det skal nu vurderes, hvorvidt det er muligt at justere i det samlede budget med baggrund i de i brevet skitserede udfordringer. Det er ikke en særlig UCL-problematik, men læreruddannelsen er på nationalt plan udfordret økonomisk, Det har dog hidtil ikke været muligt at påvirke de økonomiske rammer for uddannelsen som følge heraf. Besparelseskravet til områderne har i en årrække været differentierede, således at Området for Pædagogik og Samfund har haft mulighed for et underskud på 2 mio. kr., mens Området for Sundhed tilsvarende har skullet levere et overskud på 2 mio. kr. Tilsvarende har Området for Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler skullet levere et betyde- side 7/8

8 ligt dækningsbidrag hvilket budgetopfølgningen viser er svært og således presser området yderligere. Bestyrelsen tilsluttede sig, at henvendelsen fra underviserne på læreruddannelsen håndteres ved en drøftelse med ledelsen i første omgang. Det blev nævnt, at den konkrete udfordring forstærkes af, at læreruddannelsen er en uddannelse med store udsving i optaget, hvilket giver budgetmæssige udfordringer. Det blev nævnt, at der også er andre forhold, som påvirker økonomien i de enkelte uddannelser, herunder størrelsen af uddannelsesstedet. 10. Meddelelser og orientering Bestyrelsen tog orientering om meddelelser og rektors skriftlige orientering til efterretning. Rektor Erik Knudsen fremhævede kort samarbejdet på demensområdet, hvor der netop har været afholdt første styregruppemøde. Desuden orienteredes bestyrelsen på spørgsmål om, at UCL i forlængelse af implementering af persondataforordningen har udpeget sin egen Data Protection Officer, som indgår i et netværk med de øvrige professionshøjskoler. 11. Eventuelt Bestyrelsen drøftede kort muligheden for, at UCL bliver mere tydelig i mediebilledet, bl.a. ved at fremhæve nogle af de positive historier, der fremgår af rektors skriftlige orientering. Rektor orienterede om, at dette er noget, der arbejdes med. side 8/8