Referat - Bestyrelsen

Transkript

1 Referat - Bestyrelsen Mødedato: Torsdag den 29. marts 2012 Starttidspunkt: Kl. 13:00 Sluttidspunkt: Kl. 16:00 Mødested: Mødelokale: Lokale 9 Journalnummer: Tilstede Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Soldalen 8, 7100 Vejle Rektor Poul Erik Madsen (formand for bestyrelsen) Studiesekretær Aase Stamp Jørgensen Dekan Jesper Strandskov Kredsformand John Christiansen, DSR Områdedirektør Henrik Damsgaard Lasse Porsgaard Birkelund, BUPL Vicedirektør Helle Thiele Lektor Martin Kabel Reng Studerende Thomas Simonsen Studerende Nick Leo Olsen (fra kl ) Under punkt 2 deltog Revisor Flemming Käehne Økonomichef Lars Lund Desuden deltog: Rektor Erik Knudsen Uddannelsesdirektør Jørgen Thorslund Ressourcedirektør Allan Kjær Hansen Sekretariatschef Ole Stig Jensen AC Fuldmægtig Katrine Raunsø Larsen (ref.) Fraværende Adm. direktør Peter Zinck Rådmand Peter Rahbæk Juel (næstformand for bestyrelsen) Direktør Peder Jest Regionsmedlem Freddy Madsen Side 1/7

2 Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Årsregnskab Orientering om campusløsning i Vejle Orientering om bygningsrokade i Odense Rektors resultatlønskontrakt Rammer for inddragelse af de studerende i UCL Optagelsesprocedurer Retningslinjer for interne medarbejdergaver Meddelelser Rektors skriftlige orientering Eventuelt... 7 Side 2/7

3 1. Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger. 2. Årsregnskab 2011 Det indstilles: at bestyrelsen godkender årsrapporten for 2011 for University College Lillebælt. at bestyrelsen godkender et merforbrug på 15,6 mio. i 2012 i forhold til det vedtagende budget. (bestyrelsen godkender begge ind. Allan Kjær Hansen præsenterede kort de overordnede tendenser i årsregnskabet for UCL havde i 2011 en omsætning på 556 mio. kr. og et resultat før ekstraordinære poster på 43 mio. kr. Hertil skal lægges ekstraordinære indtægter fra salg af bygninger på Blangstedgårdsvej, Lucernemaken, Middelfartvej og Rømersvej på 37 mio. kr. Det giver et samlet resultat for 2011 på 81 mio. kr. Det blev i lighed med tidligere understreget, at UCL ikke har generering af overskud som sit primære mål, men omvendt er det vigtigt at UCL har det bedst mulige udgangspunkt i forhold til de udfordringer der ligger i de planlagte campusprojekter og fra 2013 i forhold til uklarheden om globaliseringsmidlernes fremtid. Økonomichef Lars Valentin Lund gennemgik kort de mindre justeringer der er foretaget i materialet i forhold til drøftelsen af regnskabet for 3. kvartal Engangsinvesteringer På bestyrelsesmøde i december 2011 blev det besluttet, at overføre 8,5 mio. af det forventede overskud til investeringer i uddannelsesmæssige aktiviteter og ekstra ph.d. stipendier til anvendelse i Den ramme ønskes udvidet med 1,0 mio. til projekt MOVE. Så de samlede ekstrainvesteringer i alt udgør 9,5 mio. kr Overførsel af særlige initiativer planlagt i 2011 På samme bestyrelsesmøde blev der med baggrund i det forventede overskud ligeledes besluttet at overføre 10,4 mio. til særlige initiativer, der var planlagt i 2011, men som ikke kunne nå at blive afsluttet i I forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten er der periodiseret indtægter for 4,3 mio., hvilket betyder, at overførelsen reduceres til 6,1 mio. Den ekstra investering på samlet 9,5 mio. og overførelsen på 6,1 mio. betyder et forventet merforbrug i 2012 på 15,6 mio. i forhold til det vedtagne budget. I den efterfølgende drøftelse blev der spurgt ind til arbejdet med at få udarbejdet en rentestrategi. Lars Valentin Lund svarede, at der vil ligge et beslutningsoplæg klar til bestyrelsesmødet i juni. Flere efterspurgte nøgletal som kan koble økonomien med aktiviteterne ikke mindst i forhold til kvalitetsmål. Erik Knudsen understregede at der allerede arbejdes med dette. Side 3/7

4 Revisor Flemming Käehne fremhævede i sin kommentering af resultatet, at der er klare tegn på en modning i organisationen. UCL er ved at have etableret en sund økonomi, med en økonomistyring der virker. Revisionen pegede også på, at det kunne være ønskeligt med mere måltalsstyring og rådede bestyrelsen til fremadrettet at fastholde dens fokus på at få høstet fusionsgevinster. Erik Knudsen henledte bestyrelsens opmærksomhed på, at revisionen i protokollatet har konstateret betydelige fravigelser fra timelønscirkulæret, som skyldes at der i flere tilfælde har været en manglende styring af udbetalingerne. Han understregede, at den konkrete situation er håndteret, ligesom ledelsen generelt har fokus på at få etableret procedurer, som sikrer, at vi undgår noget lignende i fremtiden. Bestyrelsen godkendte Årsregnskabet for 2011 og godkendte et merforbrug på 15,6 mio. i 2012 i forhold til det vedtagne budget med bemærkning om, at bestyrelsen går ud fra, at direktionen følger op på de bemærkninger der fremgår af revisionsprotokollatet. 3. Orientering om campusløsning i Vejle Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Rektor Erik Knudsen orienterede om processen vedr. Campus Vejle. Status er at UCL har konstateret, at den i udbudsmaterialet anførte leje på 850,- kr. ekskl. moms pr. kvadratmeter var baseret på materiale udarbejdet forud for en udskydelse af projektet. For at udbuddet afspejler markedsvilkår har UCL besluttet at regulere den anførte leje til 880,- kr. ekskl. moms pr. kvadratmeter. Som følge af ændringen har UCL endvidere besluttet at udskyde alle frister med 1 uge, således at tilbudsfristen nu er tirsdag den 10. april. Det blev drøftet, om de(t) udbud, der kan forventes, vil afvige fra det grundlag f.eks. indtægtsgrundlag bl.a. som følge af antallet af nye uddannelser, som fremgår af udbuddet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og derudover blev det besluttet at bestyrelsesformanden har mandat til at godkende projektet, så længe den samlede løsning holder sig indenfor det samlede driftsbudget. 4. Orientering om bygningsrokade i Odense Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Erik Knudsen skitserede kort elementerne og intentionerne med Odenserokaden. Den præsenterede model bygger på en omfattende analyse af de nuværende lejemåls anvendelse og pris, sat op i mod en samling af UCLs aktiviteter på Lucernemarken. Udover de i notatet påpegede økonomiske gevinster fremhævede han den synergi gevinst der vil være i at CFU og Videreuddannelsen blev placeret samme sted. Han indstillede derfor, at bestyrelsen gav deres opbakning til rokaden. Side 4/7

5 Det blev fra bestyrelsens side påpeget, at der er tale om en meget omfattende rokade, og at rokaden under alle omstændigheder vil blive en mellemstation frem mod indflytningen på Niels Bohrs Allé i Derfor er det afgørende, at den endelige løsning både har fokus på synergi og økonomisk. Bestyrelsen gav grønt lys til at arbejde videre med rokaden som både har fokus på de økonomiske gevinster og ønsket om at samle aktiviteter for at skabe bedre synergi mellem UCLs afdelinger. Der gennemføres en yderligere gennemgang af økonomien i projektet, men uden at projektet forsinkes, da der skal ske afklaring af CFUs fremtidige placering, fordi CFU s lejemål på Karlavej udløber den 30. juni Rektors resultatlønskontrakt Det indstilles at bestyrelsen tiltræder rektors resultatlønskontrakt for 2012 godkender beløbsrammerne for resultatlønskontrakter i UCL bemyndiger rektor til at indgå resultatlønskontrakt med øvrige ledere i UCL Poul Erik Madsen gennemgik rektors resultatlønskontrakt. Han fremhævede blandt andet, at de økonomiske elementer begrænses lidt i forhold til tidligere. Dette blev efterfølgende drøftet, og der var enighed om, at det var vigtigt, at man fandt den rette balance mellem de forskellige elementer ikke mindst i forhold til signalværdien. Der blev stillet spørgsmålstegn ved at frafald, fastholdelse og studiedeltagelse som udgangspunkt er vægtet lavest, og der var tilslutning til en justering heraf. Der var generel enighed om, at der ligger en opgave i at blive dygtigere til at anvende resultatlønskontrakten. Herunder at man bliver skarpere på, at det der måles på er egentlige resultatmål og ikke procesmål. Der blev afslutningsvis peget på, at en drøftelse af strategien bør resultere i at der formuleres nogle Key Performance Indicators (KPI) som bla. kan indgå i resultatlønskontrakten. Bestyrelsen tiltrådte indstillingerne med følgende bemærkninger: Under hovedspor om brugerne justeres vægtningen mellem 2.1 og 2.2. således at de to indsatsområder sidestilles ved begge at vægte 15 % hver samt at de studerendes tilfredshed medtænkes i forhold til fastholdelse og studiedeltagelse. 6. Rammer for inddragelse af de studerende i UCL Det indstilles at bestyrelsen tilslutter sig oplægget. Uddannelsesdirektør Jørgen Thorslund orienterede om processen. Flere pegede i den efterfølgende drøftelse på vigtigheden af at gøre det attraktivt at deltage i det studenterpolitiske arbejde. Der blev desuden peget på vigtigheden af det studenter- Side 5/7

6 politiske arbejde på institutionsniveau styrkes, så de studerende i bestyrelsen har det bedst mulige bagland og stærkest mulige mandat. Der var enighed om at det fremlagte oplæg var et godt grundlag, for det fremtidige samarbejde mellem de studerende og organisationen. Poul Erik Madsen rundede punktet af med at understrege at opgaven med at få en bred kreds af studerende til at deltage i det studiepolitiske arbejder er en fortløbende proces. Bestyrelsen tilsluttede sig oplægget. 7. Optagelsesprocedurer Det indstilles at bestyrelsen tager notatet til efterretning. Jørgen Thorslund orienterede om baggrunden for notatet herunder den igangværende undersøgelse af værktøjet Stud.puls. Bestyrelsen tog notatet til efterretning. 8. Retningslinjer for interne medarbejdergaver Det indstilles at bestyrelsen tilslutter sig retningslinjerne for interne medarbejdergaver Rektor Erik Knudsen ridsede kort baggrunden for punktet herunder den senere tids medieomtale af forbrug til personalegaver og fester m.m. Rammerne i forhold til notatet blev drøftet, men der var bred tilslutning til oplægget. Bestyrelsen tilsluttede sig retningslinjerne for interne medarbejdergaver. 9. Meddelelser Det indstilles at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Under punktet drøftedes Regionsrådet og Kommune Kontaktrådet for Syddanmark indstilling til Uddannelsesministeren om at der sker en reduktion af antallet af praktikpladser på 3,5 % på pædagoguddannelsen. Det affødte en generel drøftelse af udfordringen i forhold til praktikpladser og mulige alternative løsninger, herunder anvendelse af robotteknologi og nytænkning i forhold til praktikafviklingen. Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. Side 6/7

7 10. Rektors skriftlige orientering Det indstilles at bestyrelsen tager rektors skriftlige orientering til efterretning. Der blev på mødet uddelt et tillæg til rektors skriftlige orientering indeholdende følgende punkter: Uddannelsesminister inviterer til dialogmøde om nyt fælles akkrediteringssystem InnoEvent 2012 UCL projekter præsenteres på international konference Bestyrelsen tog rektors skriftlige orientering til efterretning. 11. Eventuelt Bestyrelsesformanden orienterede om, at udviklingsdirektør og Prorektor Lena Venborg fratræder sin stilling ved udgangen af marts måned. Side 7/7