Rigspolitiets erfaringer med konkurrenceudsættelse af facility

Transkript

1 Rigspolitiets erfaringer med konkurrenceudsættelse af facility Møde i Danske Regioner Udvalg for Sundhedsinnovation og Erhvervssamarbejde (USE) d. 3. september 2015 Facilitychef Lasse Carlsson

2 18. september 2015 Slide 2 Dagsorden Proces og omfang Sikring af potentiale og styring

3 Proces og omfang 18. september 2015 Slide 3

4 18. september 2015 Slide 4 Baggrund og beslutning Budgetoverskridelse i 2008 Budgetanalyse af 12 områder gennemført Alle administrative områder analyseret Fordeling af alt tidsforbrug Fordeling af alle finanskonti Anbefaling indenfor FM Triangulering med Eksterne benchmark Interne benchmark Øvrige indikatorer Ca. 30% i effektivisering Single sourcing Alle ydelser der blev løst af servicepersonale inkluderet også ydelserne tæt på kerneforretningen.

5 18. september 2015 Slide 5 Udgangspunkt for projektet McK-analyse var grundlag for projektet Oplægget var single sourcing Udfordrede tilgangen bl.a. via teknisk dialog 1. workshop IFM kontra single sourcing 2. workshop fokus på niveau for udbudsmateriale Herefter blev udarbejdet en servicestrategi (fokus på hvad vi skulle udbyde og hvordan) Rådgivere blev primært anvendt til projektstøtte/faciltiering, men også i begrænset omfang på specialistviden. (bygningsteknik, Kammeradvokat og lignende)

6 Organisering af FM-projektet Følgegruppe 2 politidirektører Styregruppe for effektiviseringsprocessen Projektejer Bettina Jensen Projektspecifik følgegruppe Jeppe Weisse, Ejendoms- og servicefunktionærer Jørgen Olsen, Rigspolitiforeningen Vivian Petersen, HK Sven Steffens, Foreningen for tekniske ledere Kenneth Ljungmann, Håndværkere i staten Claus Nielsen, Håndværkere i staten Projektleder (dagligt ansvarlig for projekt) Lasse Carlsson Facility Management Udlicitering Koncernservice RIG + eksterne konsulenter Trykkeri og depot Køretøjer og elektronik (Projektleder Morten Felding) FM Arbejdsgruppe VPD KBH + NSJÆ Logistikchef FYN + SSJÆ FM ansvarlige Logistikchefer fra alle kredse + RIG+PET+DCA Projektejere fra hver kreds 6

7 18. september 2015 Slide 7 Rigspolitiets outsourcing af FM området - Det samlede projekt tog ca. to år, med indløb af besparelse efter 16 måneder Feb. Mar. Apr. Maj Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. Jan Feb. Mar. Apr. Maj Jun. Jul. Aug. Sep. Okt. Nov. Dec. Jan Feb. Milepæle Udmelding organisation Valg af leverandør Drift fase 1 Drift fase 2 VOL Planlægning af proces med medarbejderspor og personaleorganisationer Forløb for ansatte i forhold til virksomhedsoverdragelse Organisation Servicestrategi Dannelse af ny facility management organisation Ny facility management organisation træder i kraft EU udbud Forberedelse af udbudsmateriale Prækval. Tilbudsfase Tilbudsevaluering og tildeling Klargøring til opstart af kontrakt med leverandør Implementering af service fra ny serviceleverandør

8 Alle opgaver uanset karakter udbydes Detaljeret SLA Intensiv dataindsamling og validering med kredse Standardisering og nivellering Kantine Ikke-forretningskritiske ydelser Hittegods Renhold Intern service (post, distribution, papir, pedel, reception, osv.) Arealforvaltning (intern) Alm. Vognparkservice Planlægning af aktioner Transport af våben, amm. og narkotika Logistiske opgaver v. aktioner Indvendig vedligehold af bygning Bygningsteknik Vedligehold af Særlige køretøjer Forretningskritiske ydelser Kritisk depot udstyr Arealpleje og snerydning Assistance ved Ransagninger Chauffør tjeneste Koster Det er besluttet at holde de forretningskritiske ydelser i politiet. [dato] november

9 Proces for udarbejdelse af SLA ere 18. september 2015 Slide 9 April Maj / Juni Juli / August Standard SLA ere og checklister Møder pilotkredse Indsamle data for resterende kredse herunder medarbejderinput Projektteam udarbejder standard SLA ere for samtlige ydelser Spørgeskemaundersøgelse Checklister Dokumentation af samtlige FM opgaver NJYL + NSJÆ KBH + SSJÆ RP + DCA Godkendelse hos lokale projektledere i pilotkredse (FM ansvarlige) Sammenlign & afstem på tværs af pilotkredse (nivellering) Validering med eksterne rådgivere Fastlæg standard serviceniveau SLA udarbejdelse for resterende kredse Objektdata indsamling og dokumentation Godkendelse hos lokale projektledere i kredsene Validering med eksterne rådgivere Parallelt hermed kører proces for modtagelse af input fra medarbejderne (er alle opgaver med) Udarbejdelse af samlet udbudsmateriale

10 Politiets FM ydelser i dag Ydelser Rengøring Kantine Intern service Bygningsvedligehold Bygningsteknik Hittegods Vognparksservice Grøntpleje og snerydning Omfang m2 bygninger 12 Kantiner Ca biler Ca hittegods cykler/knallerter Ca. 175 detentionsceller ca. 185 hundebure

11 18. september 2015 Slide 11 Implementering Et konkurrenceparameter i udbuddet De bydende skulle selv at komme med en plan for implementeringstakten (dog maks. tre bølger på maks. 6 måneder) Der blev nedsat en implementeringsorganisation både hos Coor og hos Politiet (på ydelsesniveau såvel som tværgående områder) Der blev løbende før, under og efter driftsstart - afholdt styregruppemøder

12 Status Projekt Kommentar/action Status Projekt Kommentar/action Programledelse Kommunikation Økonomi Indkøb HR IT Rapportering Gennemført workshops driftshypoteser Igangsat planlægning af fase 2 Modus for dgl statusrapport ifm driftsstart igang Udsendt nyhedsbrev no 4 / no 5 klar Udarbejdet materiale til opstartsevents laver tillæg til plakater ift funktionspostkasser Bestilt uniformer & skilte Igangsat bestilling af ID kort Fakturalayout godkendt og testet som e- faktura (2 af 3). Abonnements faktura fremsendes Uddanne medarb i interne Coor systemer Flow for porto omkostning ikke fastlagt Testfaktura går ikke igennem (evt plan B) Kontrakt med UL på renhold klar stadig i gang med UL på ejendom Endelig data set på to nye lokationer udestår Behov for ekstra validering ift fase 2 UL stadig en del uklarheder Kontrakter udsendt til fase 1 inkl. kantinen Udfordring at få alle sikkerhedsgodkendt til 1. september Planlægning af uddannelsesdage på plads ServicePortalen er testet Sikkerhedsprocedurer for drift under udarbejdelse Påbegyndt systemopsætning og data indlæsning Planlagt opsætning og udlevering af IT udstyr Udkast til SMR sendt til POL Kvalitative KPI er udestår Kantine Renhold Bygningsteknik & vedligehold Vognparkservice Hittegods Post & Reception Driftcenter Detaljeret opstartsplan klar Linjer/kasser/terminaler testes Udmeldt plan B for mad til PT14 3F dialog på plads Coor ansætter ca 7 pers Rekrutteret teamleder & koordinator Opstartsplan klar & udstyr bestilt God dialog med FM ansv på kredsmøde Info-mails bliver sendt rundt om besigtigelse af lokaliteterne Færdiggjort procesdiagrammer. Arbejdsinstrukser i gang Afklaring af driftsrutiner og kommunikation til de lokaliteter der ikke har fast vognpark personale Afstemt driftshypoteser med kontraktstyringsenhed, ambassadører og tillidsmænd samt FM-ansvarlige Præsenteret fremtidigt drifts setup Afventer beskrivelse af afvigelser og oplæg til løsning fra Coor (24.08) Afholdt workshops vedr. driftshypoteser om fremtidig set-up Tvivl om postkøreplanen er realistisk ift. indsamling af hittegods og andre effekter. udleverer skriv ift forventningsafstemning på tidspunkter (kun tidsrum udmeldes i starten) Udestår stadig afklaringer omkring uniformshåndtering & varemodtagelse Mandag morgen overblik udarbejdet Præsenteret fremtidigt drifts setup på workshops med interessenter fra politiet Organisering Driftsmøder mellem sitechef og kredsens driftsledelse skal endelig fastlægges mellem SC og FM ansvarlige. Alle roller er defineret. Servicecenter Serviceportal 95% klar Arbejdet med dispatcherark pågår

13 Sikring af potentialet og styring 18. september 2015 Slide 13

14 18. september 2015 Slide 14 Opfølgning på potentiale Fast abonnementspris Grundig detailgennemgang i 4 af de 12 politikredse (baseline) Gennemgang SLA efter lidt over et år i drift Fokus på tilkøb Intern revision har efterprøvet området uden væsentlige anmærkninger Opfølgning på KPI er og brugertilfredshed

15 Fra kontrol til partnerskab Coors egenkontrol Årlig undersøgelse af brugertilfredshed Hele FM-organisationen Udvikling Kvantitativ KPI opfølgning Månedlig driftsrapport pr. kreds Decentral driftsstyring Kvartalsvis kvalitetsrapport Månedlig driftsrapport på landsplan Decentral driftsstyring & Central kontraktstyring Kvalitativ KPI opfølgning (fælles-kontrol) Opgave-statistik Central kontraktstyring Økonomi-rapportering 27. november

16 Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Organisation Politi/Coor fora og rapporter 18. september 2015 Slide 16 Styring Driftsforum Kontraktstyring (centralt) Driftsstyring (decentralt) FM fagforum Arbejdsgrupper Ad hoc planlægning Rapportering Brugertilfredshedsundersøgelse Kvartalsrapport Månedsrapport Driftsstatus 3 gange ugentligt

17 Temperaturmålingen er et udtryk for de FM ansvarliges subjektive vurdering af den samlede serviceleverance i kredsen

18

19

20 Samlet tilfredshed pr. serviceområde 2012/2013/2014 Observationer: - Tilfredshedsniveauet er på 72 i 2014 mod 70 i For hele Dansk politi er der sket en stigning på 2 tilfredshedspoint i forhold til Der har været en stigning i brugertilfredsheden på 5 ud af 7 områder fra 2012 til Mest markante stigninger i tilfredsheden er sket inden for vognparkservice. - Den gennemsnitlige tilfredshed med kantinen og servicemedarbejderen er faldet fra 2012 til * I opgørelsen Total Dansk politi vægter hver respondent med 1. ** I opgørelsen for de enkelte serviceområder vægtes den enkelte kreds med 1, hvilket betyder at i kredse med få respondenter vægter den enkelte respondent højere end kredse med mange respondenter.