Bilag 3 - Kravspecifikation

Transkript

1 Bilag 3 - Kravspecifikation Generelle krav Personale Entreprenøren skal benytte faguddannet medarbejdere inden for det fag, der gives tilbud på. Det vil sige, at for at kunne byde på eksempelvis delaftalen vedrørende tømrer- og snedker-arbejder skal håndværkeren i hele aftaleperioden have ansat tømrere, der er 1 uddannet og kan løfte de kommende opgaver Af sikkerhedsmæssige årsager er det Entreprenørens pligt at sikre sig, at den ansvarlige arbejder under entreprisens udførelse kan forstå skriftlige og mundtlige instrukser/meddelelser på dansk. Personalet skal ligeledes kunne identificere sig i form af skriftlig legitimation. Den ansvarlige arbejder skal også kunne tale dansk. Entreprenøres personale på arbejdspladsen skal være identificerbar f.eks. med firmanavn på arbejdsbeklædningen, synligt legimationskort eller lignende. Ved arbejde ved dagsinstitutioner, skoler m.v. er det et krav at Entreprenøren på anmodning kan fremvise børneattester på de medarbejdere som udfører arbejdet. Overtidsbetaling og udkald Der betales kun overtidsbetaling i forbindelse med opgaver, hvor Ejendomscenteret skønner det nødvendigt, at dele eller hele arbejdet foregår udenfor normal arbejdstid og kun for den del, der ligger udover normal arbejdstid. Normal arbejdstid fastlægges til at ligge på 5 hverdage i tidsrummet Overtidstillæg ydes i henhold til overtidstillæg angivet i tilbuddet. Ved direkte tildelinger afregnes overtidstillæg i forhold til 6 enhedspriser oplyst i de respektive tilbudslister i udbudsmaterialet. Arbejdets udførsel generelt Udførselstidspunktet skal aftales med Ejendomscenteret. Ejendomscenteret skal kontaktes såfremt der sker ændringer i forhold til det 7 aftalte tidspunkt og tidsplan. Arbejdet skal under normale omstændigheder udføres indenfor normal arbejdstid. Der kan forekomme enheder hvor den daglige arbejdstid er anderledes end den normale arbejdstid, her skal Ejendomscenterets ønsker, om hvornår opgaverne udføres, følges. F.eks. 8 kan der forekomme tilfælde, hvor det ikke er muligt at få adgang til bygningen før f.eks. kl Side 1 af 11

2 9 Udførsel af arbejde udenfor normal arbejdstid må kun ske efter forudgående aftale med Ejendomscenteret. Ved ankomst til arbejdsstedet skal Entreprenøren kontakte den af Ejendomscenteret oplyste kontaktperson. Færdigmelding skal ske 10 straks, når arbejdet er afsluttet. Færdigmelding skal ske til Ejendomscenteret eller en på forhånd aftalt/udpeget kontaktperson. Entreprenøren skal underrette Ejendomscenteret om evt. skader, der kan konstateres på arbejdsstedet eller dets omgivelser, herunder eksisterende ledninger og installationer, inden arbejdet påbegyndes. Entreprenøren er ansvarlig for skader, der konstateres på arbejdsstedet efter påbegyndelse eller afslutning af Entreprenørens arbejde, med mindre skaden åbenlyst kan tilskrives forhold, som ikke kan lægges Entreprenøren til last. Entreprenøren er også ansvarlig for manglende sikringsforanstaltninger under opgaveudførelsen 11 fx skader ved manglende frostsikring. Afdækninger i forbindelse med enhver entreprises udførelse aftales med Ejendomscenteret. Ejendomscenteret afgør omfanget af 12 afdækninger. Hovedparten af bygningerne er i brug på samme tid som de enkelte arbejder udføres. Derfor kræves en udstrakt samarbejdsvilje mellem Entreprenøren og den daglige institutionsleder og et stort hensyn til brugerne af bygningen. Institutionens alkohol- og 13 rygepolitik (herunder brug af e-cigaretter) skal altid overholdes. Der skal tages sikkerhedsmæssige hensyn i forhold til brugerne i bygningerne. Det betyder, at der skal ske afspærring af arbejdsstedet. Omfanget af afspærringen aftales i hver enkelt tilfælde med Ejendomscenteret. Ejendomscenteret definerer hvad der er nødvendig 14 afspærring. 15 Arbejdspladsen skal afleveres opryddet dagligt medmindre andet er aftalt med Ejendomscenteret. Arbejde skal altid udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Entreprenøren og dennes ansatte skal være i besiddelse af alle nødvendige godkendelser, tilladelser, autorisationer, uddannelser mv. således, at opgaverne løses i overensstemmelse med gældende 16 love, regler mv. i hele aftaleperioden. Side 2 af 11

3 Maskiner, værktøj og byggematerialer Ejendomscenteret forbeholder sig retten til selv at levere materialer som bygherreleverance. Dette meddeles i givet fald forlods i 17 forbindelse med tildeling af en opgave Ved afgivelse af tilbud både i forbindelse med direkte tildeling og mini-udbud skal det udspecificeres, hvilke materialer der er anvendt. For hver anvendt materiale skal anvendt antal styk sam pris angives. Det samme skal fremgå af OIO-UBL fakturaen. Tidspunkter for udførelse af støjende arbejder aftales i hvert enkelt tilfælde med Ejendomscenteret eller med en på forhånd aftalt kontakperson hos Udbyder. Henstilling og opbevaring af værktøj og byggematerialer skal afklares med Ejendomscenteret eller med en på forhånd aftalt kontaktperson hos Udbyder. Ejendomscenterets/kontaktpersonens anvisninger skal til enhver tid følges. Entreprenøren skal stille alle nødvendige maskiner og materiel til rådighed for arbejdets udførsel, herunder nødvendigt værktøj, hjælpeudstyr samt personlige værnemidler. I det omfang intet andet er aftalt, skal Entreprenøren ligeledes levere alle nødvendige byggematerialer/komponenter. Filtre og filtrerammer anvendt ved ventilationsserive og ventilationsarbejder Filtrerammer anvendt ved ventilationsservice og ventilationsarbejder skal være fremstillet af barndbart materiale (ikke PVC) og må ikke være fremstillet af jern. Rammerne skal være stabile og må ikke kunne vride sig under normal håndtering. Filterne skal opfylde kravene jævnfør EN 779:2012, og kun Eurovent certificerede filter eller tilsvarende accepteres. Posefiltre skal som minimum være energiklasse A i henhold til Eurovent 4/11 eller tilsvarende. For andre produkttyper tilstræbes minimum energiklasse B i henhold til Eurovent 4/11 eller tilsvarende. Entreprenøren skal efter forespørgsel kunne udlevere dokumentation på, at de tilbudte filtre er Eurovent certificerede eller tilsvarende indenfor 5 arbejdsdage. Filterklassen på de tilbudte filtre skal modsvare specifikationerne for de pågældende ventilationsanlæg. Filtre skal slutte tæt og være egnet til det pågældende anlæg. Filtre skal leveres med pakninger, der skal udskiftes i forbindelse med det årlige filterskift. Remme anvendt ved ventilationsserive og ventilationsarbejder og sliddele Remme skal være fortandede. Remme skiftet i forbindelse med ventilationsservice skal som minimum kunne holde i serviceintervallet, dvs. indtil serviceeftersynet det efterfølgende år. Maskindele skal være underlagt en garanti på minimum 2 år fra leveringstidspunktet. Side 3 af 11

4 Afregning af maskiner, værktøj og byggematerialer Afregning af byggematerialer: For delaftale 1-3: Tømrer og Snedker og delaftale 11 Murer kan byggematerialer maksimalt afregnes til vejledende udsalgspris hos Stark minus 15 %. For delaftale 7-9: Elektrikerarbejde og delaftale 4-6 VVS-arbejde kan byggematerialer maksimalt afregnes til billigste listepris hos LM/Solar/AO minus 10%. For delaftale 10: Maler kan byggematerialer maksimalt afregnes til vejledende udsalgspris hos Flugger minus 15 %. For delaftale 12: Ventilationsarbejder, delaftale 13: Ventilationsservice og delaftale 15: Anlægsentreprenørarbejder kan byggematerialer maksimalt afregnes til entreprenørens nettoindkøbspris + 30%. For delaftale 14: Hovedentrepriser kan byggematerialer anvendt i forbindelse med ekstra arbejder maksimalt afregnes til entreprenørens indkøbspris + 30%. Entreprenøren skal på forlangende fremlægge dokumentation for deres indkøbspris til Ejendomscentret. 23 Det aftales fra gang til gang om byggematerialer er en del af opgaven. Såfremt der til udførelsen af en opgave kræves særligt udstyr i form af stillads, kran, sikkerhedsafspærring eller lignende skal det afregnes efter aftale med Ejendomscenteret. Materiel og særligt udstyr afregnes i henhold til fakturaer (på leje) fra underleverandør 24 plus maksimalt 10% tillæg. Byggeaffald Bortskaffelse af affald skal ske i henhold til Horsens Kommunes til enhver tid gældende regulativ for bortskaffelse af erhvervsaffald. 25 Udgiften til affaldshåndtering skal være indeholdt i de afgivne tilbud på miniudbud. Alarmer 26 Entreprenøren skal inden arbejdets påbegyndelse kontakte den ansvarlige leder på arbejdsstedet med hensyn til fra-og tilkobling af alarmer. Ved fejlbetjening af alarm med efterfølgende udrykning fra beredskab eller anden vagttjeneste vil Entreprenøren blive afkrævet gebyr for udrykningen. Arbejdsmiljø Side 4 af 11

5 27 Entreprenøren skal til enhver tid sikre at arbejdsmiljølovgivningen overholdes. 28 Gældende love med senere ændringer og tilføjelser og AT-vejledninger vedrørende arbejdsmiljø skal til enhver tid overholdes. Se i øvrigt kontraktens 12 Offentlige påbud. Yderligere krav kun gældende for ventilationsservice Generelt Entreprenøren på delaftale 13 Ventilationsservice er forpligtet til at udføre ventilationsservice i form af de årlige serviceeftersyn ligeledes er entreprenøren forpligtet til at løse akutte opgaver, når Entreprenøren gives besked herom af Ejendomscentret. Ligeledes er Entreprenøren forpligtet til at løse planlagte vedligeholdelsesopgaver under kr indenfor tidsrammen givet af Ejendomscentret. Entreprenøren udvælger reækkefølge og tidspunkter for de enkelte serviceeftersyn og laver en eftersynskalder, som sendes til Ejendomcentret hos Horsens Kommune inden 1. eftersyn. Alle institutioner skal hvert år i kontraktperioden have udført eftersyn og være faktureret til Ejendomscentret ved Horsens Kommune inden den 20. december. Dog skal Forum Horsens og Horsens Kunstmuseem have udført 2 årlige eftersyn. Instititutioner, der skal have udført serviceeftersyn af ventilation, fremgår af Bilag 2i - Tilbudsliste Ventilationsserivce. Der kan løbende ske tilgang og afgang af ventilationsanlæg på et sted, ligeledes kan der ske tilgang og afgang af instituioner, hvorpå der skal udføres serviceeftersyn. Ved tilgang af nye anlæg (f.eks. pga. nye institutioner eller nyt anlæg på eksisterende institution), skal eftersyn prisfastsættes på samme vilkår og beregningsmetode, som prisen på et sammenligneligt anlæg på Bilag 2i - Tilbudsliste Ventilationsservice. Udgår et anlæg skal Udbyder ikke længere betale for serviceeftersyn på anlægget. Prisen på eftersynet på institutionen skal reduceret efter samme vilkår og beregningsmetode, som anvendt ved fastsættelse af prisen på eftersynet. 31 Ligeledes skal Udbyder ikke betale for eftersyn såfremt en institution bortfalder. Side 5 af 11

6 Serviceeftersynet omfatter vedligeholdelse og kontrol af ventilations- og udsugningsanlæg samt inspektion af brandspjæld placeret ved anlæggene inklusiv arbejdsløn, kørselsudgifter og smøremidler. Afregning af materialer udgifter som angivet i krav ID 22 i Bilag 3 - Kravspecifikation. Entreprenøren skal for indblæsning- og udsugningsanlæg påregne, at det årlige obligatoriske filterskift kræver, at der sker levering og montering af nye filtre til indblæsning og udsugning. 32 Afhjælpning af fejl og udskiftning af komponenter op til 5000 kr. ekskl. moms pr. anlæg kan iværksættes på stedet, når det forudgående er aftalt med Ejendomscentret. I de 5000 kr. ekskl. moms indgår ikke filtre og remme. Dette skal faktureres særskilt. Udkald 33 Entreprenøren på delaftale 13 Ventilationsservice forpligter sig til at kunne tilkaldes døgnet rundt til Horsens Forum og Horsens Kunstmuseum og være på det sted, som udkaldet vedfører indenfor 2 timer. For de andre institutioner skal der kunne ske tilkald indenfor normal arbejdstid som defineret krav i ID 5 i Bilag 3 Kravspecfikation. Driftsstop eller lignende kan i første omgang forsøges afhjulpet ved vejledning i telefon. Dette skal ske vederlagsfrit. Afhjælpning af fejl og udskiftning af komponenter, kan iværksættes på stedet, når det forudgående er aftalt med Ejendomscentret. Dette skal faktureres særskilt. Der skal udarbejdes en rapport efter hvert tilkaldebesøg. Rapporten skal indeholde: - Timeforbrug - Reservedelsforbrug - Start -og sluttid for reparationen - En kort test for, hvad reparationen har opfattet. Udførsel af serviceeftersyn Side 6 af 11

7 34 35 Serviceeftersynet skal gennemføres i overensstemmelse med omfangsbeskrivelsen på fanen "Serviceeftersyn" her i Bilag 3 - Kravspecifikation. Eftersynet skal sikre, at anlæggende kører optimalt i forhold til indeklima, det aktuelle anlægs beskaffenhed, energiforbrug og brugstid. Serviceeftersynet skal påvise eventuelle fejl og mangler i anlægget, der har en negativ indvirkning på indeklimaet og energiforbruget. Anlæggenens driftstider skal også vurderes og eventuelt optimeres på stedet dog først efter nærmere aftale med insitutionen og/eller Ejendomscentret. Til referenceværdier, som sammenligningsgrundlag ved den fremtidige serice af det enkelte anlæg, anvendes de værdier, der måles ved 1. serviceeftersyn når anlægget kører optimalt. Service må kun udføres efter aftale med en ansvarlige medarbejder hos Horsens Kommune, og skal som minimum varsles 1 uge før servicetidspunktet til stedet, hvor serviceeftersynet skal udføres. Ved ankomst til institutionen skal Entreprenøren kontakte den af Ejendomscentret oplyste kontaktperson. Serviceeftersynet skal udføres i én arbejdsgang. Entreprenøren skal stille alle nødvendige maskiner og materiale til rådighed for arbejdes udførelse, herunder nødvendigt værektøj, udstyr til udførelse af varmt arbejde, hjælpeudstryk og personlige værnemidler. Entreprenøren skal rydde op efter eget arbejde i forbindelse med service og/eller reparationsarbejder. Gamle komponenter, rester af monteringsmaterialer, tom emballage med videre skal bortskaffes inden stedet forlades. Varmt arbejde skal udføres i henhold til gældende sikkerhedskrav, herunder DBI vejledning 10, del 1, 2 og 3. Medarbejdere der udfører varmt arbejde skal have et gyldigt certifikat udstedt af DBI samt underskrive og efterleve aftaleblanket om udførelsen af varmt arbejde. Stikprøvekontrol 36 Udbyder forbeholder sig retten til at foretage stikprøvekontrol af udført eftersyn. Servicerapport Side 7 af 11

8 I forbindelse med serviceeftersynet skal Entreprenøren aflevere en servicerapport, som dokumentation for udførte kontroller, målinger, udskiftninger, justeringer og rensning, jf. fanen "Serviceeftersyn" her i Bilag 3 Kravspecifikation. Servicerapporten skal også indeholde oplysninger om mulige fejl og slidtage på anlægget, der har betydning for, om anlægget er velfungerende og sikrer at indeklimaet ved lavt energiforbrug. Servicerapportens form skal udarbejdes i samarbejde med Udbyder, som godkender den endeligt inden den tages i brug. Der afleveres en kopi af servicerapporten til de af Udbyder udpegede kontaktpersoner samt til Ejendomscentert ved Horsens Kommune på: ejendomscentret@horsens.dk. Rapportfilen skal sendes i pdf-format og skal navngives med den pågældende adresse samt dato for eftersynet. 37 Servicerapporten skal senest 14 dage efter færdiggjort service være sendt til de udpegede kontaktpersoner og Ejendomscentrets mail. Såfrem rapporten sendes senere er Udbyder berettiget til at opkræve en bod på 1000 kr. ekskl. moms pr. anlæg. Udførelsestidspunkt Det årlige eftersyn samt de halvårlige eftersyn for Forum Horsens og Horsens Kunstmuseum skal gennemføres i en af Udbyder fastsat periode. For eksempel kan årlige eftersyn være i 1. kvartal eller 3. kvartal og fastlægges nærmere efter kontraktindgåelse sammen med Ejendomscentret. Det nøjagtige tidspunkt aftales med den enkelte institution og skal være tilpasset til den daglige drift, hvorfor f.eks. service af evt. anlæg i klasselokaler foretages, når der ikke er undervisning i lokalet. Sker der væsentlige forsinkelse i forhold til det aftalte tidspunkt, skal stedets kontaktperson kontaktes. Service skal under normale omstændigheder udføres inden for normal arbejdstid, som defineret i krav ID 5 her i Bilag 3 - Kravspecfikation. 38 Udførelsen af arbejde uden for normal arbejdstid må kun ske efter nærmere aftale med Udbyder. Afregning af serviceaftale 39 Afregning skal ske særskilt for hver enkelt institution/arbejdssted (hos Udbyder) jævnfør tilbudslisten. Side 8 af 11

9 Oversigt over ventilationsanlæg 40 Entreprenøren skal opdatere og udfylde eventuelle manglende data på anlægsoversigterne i Bilag 8 Ventilationsanlæg skoler og haller, Bilag 9 - Ventilationsanlæg plejecentre og øvrige og Bilag 10 - Ventilationsanlæg børneinstitutioner i takt med at servicebesøg udføres og relevante data registreres. På forlangende skal den opdaterede liste udleveres til Udbyder. Fakturering Fakturering skal ske særskilt for hvert enkelt arbejdssted jf. tilbudslisten. Faktura for hvert serviceeftersyn kan først afsendes efter udførelse og skal senest være fremsendt 14 dage efter udførelsen. Betaling fordrer endvidere at servicerapport er tilsendt 41 Ejendomscentret. Side 9 af 11

10 Bilag 3 - Kravspecifikation - Serviceeftersyn Omfangsbeskrivelse serviceeftersyn Der skal ske kontrol og rensning af aggregat: - Spjæld - Varmegenvinding - Køleflade - Varmeflade - Ventilator/motor - Aggregathus - Indtag- og afkastriste Der skal ske kontrol og justering af spjæld: - Fysisk visuel inspektion af spjældgang (0-90 og 90-0 grader) - Overensstemmelse mellem spjældgang og pilvisning på aggregat - Tæthed Der skal ske kontrol og eventuel udskiftning af filter: - Type og størrelse - Visuel vurdering af tæthed mellem filter og ramme - Differenstryk målere Der skal ske kontrol af varmegenvinding: - Afløbsforhold - Tilstand af remme og rotationsretning - Måling af frostsikringstemperatur - Kontrol af by-pass spjæld/blandespjæld Der skal ske kontrol af køle - og varmeflade: - Kontrol af evt. beskadigede lameller - Kontrol af afløbsforhold Side 10 af 11

11 Der skal ske kontrol af ventilatorer og motorer: - Slid på evt. remtræk - Evt. udskiftning af kileremme - Tilstand på svingningsdæmpere - Tilstand af evt. fleksible forbindelser - Tilstand af lejer - Rotationsretning Der skal ske funktionsafprøvning af start og stop: - Spjæld lukker - Cirkulationspumpe til køle- og varmeflade lukker Der skal ske funktionsafprøvning af frostautomatik: - Ventilator stopper - Spjæld lukker - Ventil til varmeflade åbner - Cirkulationspumpe starter Der skal ske funktionsafprøvning af brandtermostat: - Ventilator stopper - Spjæld lukker Der skal ske kontrol af regulering: - Visuel kontrol af dritstider/ud - Umiddelbare visuelle observationer Side 11 af 11