Bestyrelsen har afholdt møde onsdag den 18. oktober 2017 med behandling af dagsorden i henhold til nedenstående.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmødet 18. oktober 2017 Bestyrelsen har afholdt møde onsdag den 18. oktober 2017 med behandling af dagsorden i henhold til nedenstående. Til stede var Jens Wolff, Leif Kjærgaard, Roger Koch, Helge Mygil, Helle Kjær Christensen, Ejner Pustelnik og 1. suppleant Laila Mandau. Der var afbud fra Karin Jørgensen. Fra administrationen deltog Niels Peder Pedersen. Derudover deltog Morten Christensen i behandling af dagsordenen frem til punkt 847 i forbindelse med orientering fra inspektørafdelingen. Forinden mødet var udsendt følgende dagsorden: 845. Besigtigelse af afdeling 7, Lærkevej, Svanestien, Søvej og afdeling 8, Rypevej Godkendelse af mødereferat fra sidste møde Orientering fra administration, inspektør og udlejning Godkendelse af varmeregnskaber pr. 30. juni 2017 for Nordborg Varmecentral og Havnbjerg Varmecentral samt orientering om varmeregnskabet for Langesø Varmecentral Fremlæggelse af revisionsprotokol pr. 30. juni 2017 for Nordborg Varmecentral og Havnbjerg Varmecentral samt orientering om protokollatet for Langesø Varmecentral Eventuelt.

2 Ad 845 Besigtigelse af afdeling 7, Lærkevej, Svanestien, Søvej og afdeling 8, Rypevej Besigtigelsen blev indledt med en gennemgang af afdeling 8, Rypevej. Beplantningen ned mod Nordborg Sø blev drøftet. Der er kontakt til kommunen omkring en større åbning af beplantningen, men konkret hvor meget der vil blive udført, vil vise sig her i vintermånederne. Der foregår p.t. udskiftning af fuger omkring vinduer. Der er inden for de seneste år foretaget udskiftning af garageporte. I afdeling 7, Lærkevej mfl. blev en af kældrene fra indgang fra Svanestien besigtiget og den gennemførte løsningen af fugtproblemerne blev fremvist og gennemgået. Derudover blev fortovet op mod Lærkevej besigtiget og markeringen for en kommende overdragelse af Danbos halvdel til Sønderborg Kommune illustreret. Ad 846 Mødereferatet fra den 13. september 2017 blev godkendt og underskrevet. Ad 847 Ændring i bestyrelsen sammensætning Roger Koch har meddelt, at han ønsker at træde ud af bestyrelsen ved udgangen af året. Laila Mandau er valgt som 1. suppleant og vil deltage i møderne som suppleant frem til året udgang og herefter overtage bestyrelsesposten efter Roger Koch. Orientering om bygge- og renoveringsopgaver Omkring dette punkt henvises til særskilt orientering i vedhæftede bilag til referatet fra sidste bestyrelsesmøde, udarbejdet af Morten Christensen. Dette bilag er også vedhæftet dette referat. Afdeling 1 Status for projektets udførelse Der henvises til særskilt orientering i bilaget til referatet. Bestyrelsen fik fremlagt balance oversigt over afholdt anlægsudgifter pr. 17. oktober Balancen viser, at der er afholdt 18 % af de budgetterede anlægsudgifter. Ud af de samlede udgifter på t.kr. er der afholdt i alt t.kr. svarende til 20 %. De første optagelser til webfilmen for nedrenoveringsprojektet er gennemført i sidste uge af september

3 Afdeling 18 Status for driftsstøtte, underskudsdækning, kapitaltilførsel Med modtagelse af de sidste 400 t.kr. af kapitaltilførslen (kommunens andel) har afdelingen modtaget det fulde beløb på kapitaltilførslen på i alt t.kr. Beløbet er anvendt til dækning af nedsættelsen af beboerindskud for de nedlagte lejemål med 418 t.kr., finansiering af ekstraordinære renoveringsarbejder med 334 t.kr. (Afsat i alt t.kr.) og resten t.kr. til delvis dækning af driftsunderskuddet. Ved skrivelse af 29. august 2017 har Landsbyggefonden fremsendt tilsagn om driftslån. Der er foreløbig givet tilsagn om driftslån på t.kr. pr. år med virkning fra 1. januar Driftslånene udbetales kvartalsvis bagud, første gang inden udgangen af 3. kvartal Ud af de modtagne driftslån er beløbene for 2015 og 2016, i alt t.kr. anvendt til dækning af det opsamlede driftsunderskud pr på i alt t.kr. Den endelige finansiering omkring nedrenoveringen og de kommende driftslån er nu faldet på plads. Afdeling 14 Status for ansøgning til LBF Skema A Tiltrædelse støttetilsagn. Sønderborg Kommune har på Byrådets møde den 4. oktober 2017 godkendt skema A og tiltrådt kapitaltilførslen og garantistillelsen. Landsbyggefonden har ved brev af 9. oktober 2017 givet tilsagn om støtte til lån bl.a. på baggrund af en medfinansiering fra Danbos side i form af lejeforhøjelse på 213 t.kr. pr. år, andel af kapitaltilførsel på t.kr. og midler fra egen trækningsret eller lignende med minimum t.kr. samt fritagelse for indbetaling og tilskud fra dispositionsfond. Tilsagnet er betinget af Danbo, den valgte kreditforening og Sønderborg Kommune kan tiltræde den skitserede løsning. Bestyrelsen gavn samtykke til at Danbo kunne tiltræde den skitserede løsning i tilsagnsskrivelsen. Formanden Jens Wolff og forretningsfører Niels Peder Pedersen underskrev herefter brev til LBF med oplysning om, at selskabet kunne tiltræde betingelserne i ovennævnte tilsagnsskrivelse. Udkast til ansøgningen til ministeriet om tilladelse til nedrivning af Tjørning med i alt 27 lejemål er fremsendt til LBF til gennemsyn. Afdeling 8 Ansøgning til LBF besigtigelse 3. oktober 2017 I tilknytning til behandlingen af ansøgningen hos Landsbyggefonden, foretog LBF den 3. oktober 2017 en besigtigelse af afdeling 8. Besigtigelsen medførte ingen ændringer til ansøgningen om nedrivning af Rypevej 8-30 med i alt 48 lejemål. Der blev udarbejdet et notat i forbindelse med besigtigelse, som er fremsendt til bestyrelsen. Notatet er efterfølgende fremsendt til Landsbyggefonden. 3

4 Ved mail af 4. oktober 2017 er tilsendt Landsbyggefonden driftsbudget for afdeling 8 efter nedrivning, opgørelse af indskud for nedrevne boliger, antal lejemål før og efter nedrivning og huslejen for 2017 før og efter nedrivning. Derudover blev der i mailen givet oplysninger om opsamlet driftsunderskud i afdeling 8 pr. 31. december 2016 samt forventningen om et negativt resultat for 2017 og i den forløbne del af 2018 inden nedrivningsprojektet kan sættes i gang. Landsbyggefonden har den 16. oktober 2017 fremsendt en finansieringsskitse til gennemførelse af projektet samt opgørelse af behovet for kapitaltilførsel til dækning af forventede driftsunderskud, indskud nedrevne boliger, indfrielse andel af oprindelig belåning. Udlejningssituationen Antallet af ledige boliger udgør 77 pr. 1. oktober 2017 og fordeler sig således: Pr Pr Afdeling 7 1 Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling I alt Flyttestatistik Der er i september 2017 registreret 10 fraflytninger mod 10 på samme tidspunkt i År til dato er der registreret i alt 102 fraflytninger mod 112 på samme tidspunkt sidste år. Udlændingestyrelsens fraflytning fra 49 lejemål i februar 2017 er holdt ude af statistikken. Tab ved lejeledighed Pr. oktober 2017 udgør tab ved lejeledighed 6,1 mio. kr. Tabene i afdelingerne 1, 8 og 14 udgør alene 5,7 mio. kr. I 2016 blev tab ved lejeledighed pr. oktober 2016 opgjort til i alt 10,4 mio. kr. Kontaktudvalg/forhandlingsudvalg Der har været afholdt møde den 30. august 2017 hos GAB. Referatet fra mødet er endnu ikke modtaget. Referat fra fællesmødet den 28. september 2017 er tidligere fremsendt til bestyrelsen. Der var ingen bemærkninger til referatet. Som tidligere annonceret har et udvalg under kontaktudvalget planlagt et møde med lokalpolitikkerne for at gøre opmærksom på hvor meget de almene boligorganisationer og deres lejere skaber af værdier i 4

5 kommunen. Mødet finder sted mandag den 23. oktober 2017 og afvikles i Sønderborg. Dagsordenen for mødet er fremsendt til bestyrelsen. Der er planlagt en rundtur med bus for politikkerne, for besigtigelse af nogle almene boligområder i Sønderborg. Turen afsluttes med et møde hos B42 og deres afdeling i Grundvigsparken, hvor medlemmer af Danbos bestyrelse er velkommen til at deltage. På bestyrelsesmødet gav 4 bestyrelsesmedlemmer tilsagn om at deltage i det afsluttende møde. Dialogmøder Sønderborg Kommune og NAB Sidste møde blev afholdt hos NAB den 24. august Næste møde er aftalt til at finde sted hos Danbo den 12. april 2018 kl Kredsarrangementer 8. kreds Kredskonsulenten er for øjeblikket sygemeldt. Konsulenten for Fyn (3. kreds) Annesophie Hansen varetager opgaverne for vores konsulent Søren Madsen. BL forventer at ansætte en vikar for 1 år. Almene Boligdage november til 18. november Køreplanen for den fælles transport med Salus til Aarhus er fremsendt til Danbos bestyrelse og de administrative medarbejdere. Varmeplanlægning Udbygning af fjernvarmen i Nordborg, etablering i Svenstrup og Guderup Energiklagenævnet har endnu engang udskudt afgørelsen af den af Dansk Gas Distribution indbragte klage over projektet til 1. kvartal Den indbragte klage af Aftagerforeningen Østerlund Varmecentral er derimod blevet afvist på grund af, at foreningen ikke har adgang til at klage. Administrationsaftale med Salus Der er ikke fremkommet yderligere omkring aftalen siden underskriften. Bestyrelsesmedlemmerne er dog blevet varslet om et kommende møde med Salus i januar Delebiler fra Tadaacar i Havnbjerg og Langesø Delebilerne fra Tadaacar stilles nu til rådighed for alle. Der er gennemført en øget markedsføring af ordningen. Antallet af biler er dog reduceret fra 4 til 2. Tiden indtil januar 2018 må så vise om de seneste tiltag har øget interessen for delebilordningen i området, så der er basis for en forlængelse. EU-udbud af forsikringer Der er gennemført EU-udbud af vore forsikringer. Vores forsikringsmægler Willis Towers Watson har stået for gennemførelsen af EU udbudsrunden. Til orientering er der tilsendt bestyrelsen en oversigt over de 5

6 selskaber, der har budt på opgaven. Gjensidige er kommet med det laveste bud, som lyder på 741 t.kr. Det ligger ca. 1 mio. kr. under det nuværende niveau. Efter gennemførelse af besigtigelse af udvalgte ejendomme vil aftalen kunne indgås endeligt. Antennebidrag 2018 Opgørelse af antennebidraget for 2018 for aftager under fællesantenneanlægget og opgørelsen for afdeling 36 var forinden mødet fremsendt til bestyrelsen. Det fremgår af opgørelsen at antennebidraget for grundpakken vil stige med kr. 9 pr. måned til kr. 172 pr. måned, mellempakken vil stige med 8 kr. pr. måned til kr. 367 pr. måned og fuldpakken vil stige med kr. 19 pr. måned til kr. 499 pr. måned. I afdeling 36 stiger grundpakken kr. 10 pr. måned til kr. 214 pr. måned. Bestyrelsen tog stigningen til efterretning. Der kunne endvidere oplyses at indtil nu er der 21 lejere, der har valgt pakkeløsningen fra. Det svarer til 2,6 % af det samlede antal tilslutninger til fællesantenneanlægget på lidt over 800 tilslutninger. You-See tv-boks til foreningspris kr. 30 pr. md. 2 årig aftale fra tiltrædelsen. You-See tilbyder en nedsættelse af leje af tv-boksen for vore lejere og øvrige tilsluttede aftager fra kr. 99 til kr. 30 under forudsætning af, at vi indgår en 2 årig aftale fra tiltrædelsesaftalen. Med udløb af den eksisterende aftale i løbet af 2018 betyder indgåelse af denne aftale en forlængelse i forhold til den eksisterende aftale på ca. 1 år. Bestyrelsen kunne tilslutte sig oplægget til at indgå en tillægsaftale med You-See med nedsættelse af lejen for tv-boksen til kr. 30 pr. måned mod en tiltrædelse af en ny 2 årig aftale. Erklæringssamtykke til Digital Post-løsning i 2020 Landsbyggefonden har fremsendt en orientering om muligheden for at afgive en samtykke for at Landsbyggefonden og Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen kan oplyse Digitaliseringsstyrelsen om tilslutning til ordningen som offentlig afsender af digital post på den kommende Digital-Postløsning. Tidsfristen var 2. oktober Danbo har ved mail af 27. september 2017 afgivet følgende erklæring: Boligselskabet Danbo giver hermed samtykke til, at Trafik- Bygge- og Boligstyrelsen og Landsbyggefonden kan oplyse Digitaliseringsstyrelsen om tilslutning til ordningen som offentlig afsender af digital post på den kommende Digital-Postløsning Vi har hermed mulighed for at gøre bruge af løsningen hvis Danbo i 2020 vurderer, at det er den løsning man ønsker at gøre brug af ved digitaliseringen. 6

7 Styringsdialog 2017 (årsregnskab 2016) Der er den 3. oktober 2017 gennemført Styringsdialogmøde 2017 med Sønderborg Kommune på baggrund af indberetning for regnskabsåret Fra kommunen deltog konsulent Søren Møller Sørensen og fra Danbo deltog formand Jens Wolff og fra administrationen Ebbe Jørgensen og Niels Peder Pedersen. Referatet fra mødet er fremsendt til bestyrelsen giver ikke umiddelbart anledning til bemærkninger. Perioderegnskaber pr. 30. september 2017 Perioderegnskaber pr. 30 september 2017 var forinden mødet gjort tilgængeligt på webzonen. Sammen med mødeindkaldelsen var fremsendt en oversigt med kommentarer til afdelingernes perioderegnskaber. Der var ikke bemærkninger derudover til afdelingernes perioderegnskaber pr. 30. september Selskabets perioderegnskab pr. 30. september 2017 viser på udgiftssiden, at udgifterne i alt afviger med 95 t.kr. i større udgifter end budgetteret. På indtægtssiden viser resultatet en manglende indtægter i forhold til budgettet på 164 t.kr. hvilket hænger sammen med lavere renteindtægter end forventet ifølge budgettet. Håndværkerafdelingens perioderesultat viser fremgang i forhold til sidste år for såvel Snedker- og Viceværtområdet som for VVS afdelingen. Der er således forventning om, at det opsamlede underskud fra tidligere år kan afvikles. Annoncering i Ugeavisen 2018 I 2016 og i 2017 har Danbo indgået en annonceaftale med Jysk Fynske Medier og annoncering i Ugeavisen. Der foreligger nu et nyt udspil for annoncering i Ugeavisen i I 2017 udgør de månedlig udgifter til annoncen kr pr. måned. For 2018 vil udgifterne beløbe sig til kr pr. måned. Bestyrelsen besluttede, at fortsætte annonceringen også i Solcelleanlæg på Tjørning For perioden frem til og med september 2017 har anlægget produceret 479 MWh. På samme tid sidste år havde anlægget produceret 491 MWh. De seneste måneder har produktionen ligger under sidste år og således medvirkende til den laveste produktion i de 4 år anlægget har kørt. Det vil påvirke årets resultat, men det vil dog ikke markant ændre ved slutresultatet for året 2017 set i forhold til sidste år. Sydbank ændrer renten på indlån 1. december 2017 Der er modtaget besked fra Sydbank om, at de, med virkning fra 1. december 2017, vil opkræve 0,5 % i rente af alt indestående på vores driftskonto. Hidtil har vi ikke betalt rente for de første 5 mio. kr. Det indebærer, at hvis vi i eksempelvis i gennemsnit har 2 mio. kr. stående på vore driftskonto vil det betyde en 7

8 årlig renteudgift på 10 t.kr. Det vil kræve en løbende stram styring af indestående på kontoen i Sydbank for at minimere renteudgiften. Ad 848 Godkendelse af varmeregnskaber pr. 30. juni 2017 for Nordborg Varmecentral og Havnbjerg Varmecentral samt orientering om varmeregnskabet for Langesø Varmecentral. Varmeregnskaber for 2016/17 for de 3 varmecentraler og Analyse og Nøgletal 2012/ /17 var forinden mødet fremsendt til bestyrelse som bilag til mødeindkaldelsen. Orientering om resultatet for de 3 varmecentraler og udviklingen i økonomien og varmåret som helhed, er tidligere tilgået bestyrelsen. Resultatopgørelsen for Nordborg Varmecentral for 2016/17 viser et overskud på 363 t.kr. efter at have realiseret en omsætning incl. overdækning fra sidste år på i alt t.kr. og andre driftsindtægter på 687 t.kr. Balance viser samlede aktiver på t.kr. hvoraf anlægsaktiverne udgør t.kr. Egenkapitalen (Indskudskapital før 1. marts 1981) udgør uændret 490 t.kr. Resultatopgørelsen for Havnbjerg Varmecentral for 2016/17 viser et overskud på 783 t.kr. efter at have realiseret en omsætning incl. overdækning fra sidste år på i alt t.kr. og andre driftsindtægter på t.kr. Balance viser samlede aktiver på t.kr. hvoraf anlægsaktiverne udgør t.kr. Egenkapitalen (Indskudskapital før 1. marts 1981) udgør uændret t.kr. Resultatopgørelsen for Langesø Varmecentral for 2016/17 viser et overskud på 916 t.kr. efter at have realiseret en omsætning incl. overdækning fra sidste år på i alt t.kr. og andre driftsindtægter på t.kr. Balance viser samlede aktiver på t.kr. hvoraf anlægsaktiverne udgør t.kr. Egenkapitalen (Indskudskapital før 1. marts 1981) udgør uændret t.kr. Bestyrelsen godkendte varmeregnskaberne for Nordborg og Havnbjerg varmecentral. Underskriften af regnskaberne vil finde sted på næste bestyrelsesmøde. 849 Fremlæggelse af revisionsprotokol pr. 30. juni 2017 for Nordborg Varmecentral og Havnbjerg Varmecentral samt orientering om protokollatet for Langesø Varmecentral. Udkast til revisionsprotokollater var forinden bestyrelsesmødet fremsendt til bestyrelsen. Udover en ikke indtægtsført tidligere tabshensættelse i Havnbjerg Varmecentral har revisionen af Nordborg og Havnbjerg Varmecentral ikke givet anledning til bemærkninger. Bestyrelsens underskrift af revisionsprotokollen kan først finde sted når originalen foreligger. 8

9 I protokollen for Langesø Varmecentral har en fejlberegning forretningen af mellemregningen medført en udgift for centralen. Denne udgift skal tilbageføres. Det vil ske i næste års regnskab. Derudover har revisionen ikke givet anledning til bemærkninger. Bestyrelsen for Langesø Varmecentral vil få forelagt protokollen til underskrift. Ad 850 Eventuelt Fredag den 15. december 2017 vil der blive afholdt det årlige julekomsammen. Efter bestyrelsesmødet den 14. december 2017, vil der blive afholdt julefrokost for bestyrelsen på Fun Bowling i Sønderborg. Tilbud om korrektur læsning af mødereferater m.v. for afdelingerne blevet drøftet. Mødet sluttede

10 Bilag til referatet fra bestyrelsesmødet afholdt den 18. oktober Afd. 7 Fortov ved Lærkevej. Der er afholdt møde med Sdbg. Kommune og Langesø vandværk om oprettelse af diverse lunker i fortov, når disse lunker er rettet op vil Sønderborg Kommune overtage vedligeholdelsen af fortovet på Lærkevej, hvis Danbo betaler for flytning af skel til efter bagkant af fortov. Dette arbejde er igangsat. Rottefælder: Efter at rottefælderne på th. Brorsens Vej ikke skal bruges mere er disse flyttet henholdsvis til Afd. 14 og 18. Afd. 30 Niels Stensens vej Eksisterende overdækning ved sti mod tidligere plejehjem bortskaffes. Afd. 1 Nedrenovering 2016, 17,18 og 19 Blok 15:Vægelementer monteret, op muring af facader samt gavle udført, klar til spær montage i næste uge. Blok 14: Vægelementer opsat 80 % Blok 13: Fundamenter støbt, opbygning af gulve pågår. Nedbrydningsarbejder foran tidsplan, midlertidig stop på byggepladsen, forventer at starte op igen i januar Tidsplan: Blok 15 indflytningsklar 1. marts 2018 udlejet. Blok 14 indflytningsklar 1. maj stk. udlejet. Blok 13 indflytningsklar 15. juni 2018 Fælleshus samt øvrige blokke endnu ikke afklaret. Materialeprøver på klinker, badeværelsesfliser, inventar samt gulvprøver fremvist for bestyrelsen, brugergruppen vil få disse forevist 1. nov. 10

11 Blok 9 - Bagerbutik Arkitekt Blaavand og Hansson vil lave forslag til renovering af blokken. Økonomi: Afklaret: Nedbrydning af udvendige kældernedgange: Tidligere krav på kr excl. moms er forhandlet ned til kr excl. moms. Forøgelse af plankeværk. Tillægspris for 341 ekstra stålhegn kr excl. moms. Ekstra jordbundsundersøgelse ved fælleshus. kr incl. moms Endnu ikke afklaret: 1) Eksisterende stikledninger: Der er udfordringer med diverse eksisterende ledninger i jord, så som El, antenne, fjernvarme samt gasledning, som skal krydses ved etablering af nye ledninger. Ekstra omk. ved øget gravearbejde. 2) Ekstra støttemur ved blok 10 og 12 på grund af eksisterende skråning tæt på blokkene. 3) Ved blok 3 og 4 har Sønderborg Forsyning fjernvarmeledninger liggende, disse kommer til syne når nye belægninger skal udføres. Har fået tilladelse ved Sønderborg forsyning til at sænke disse i nødvendig udstrækning. Ledningerne er midlertidige ledninger, skal ikke bruges efter ) Ved fortov ved løjtertoft etableres ny hæk for at afskærme mod blok 1. 5) Flytning af eksist. El mellem blok 5 og løjtertoft aftalt til kr ) El arbejder: Ændringer af el installationer pga. udvidelse af antal solceller, dette medfører at eksisterende projekteret elkabler frem til blokke skal være større. 7) Muligvis fradragspris på udførelse af anden form for pælefundering 8) Fjernvarme krydsning af gasledning på th. br. Vej: ekstra omkostninger 9) Ændring af aftræksrør i tag for emhætte i fælleshus: Føres sammen i et større aftræk, idet der skal tilsluttes 2 emhætter. 10) Separering af kloak ved blok 9 samt 5,6 og 7. 11) Bortskaffelse af afgravet jord I projektet er indregnet bortskaffelse af overskudsjord som rent, det viser sig at en del af dette er fyldt med gamle murbrokker m.m. merpris. 12) Ekstra Dybde på fjernvarme rør pga. terræn reguleringer. 11