Bestyrelsen har afholdt møde torsdag den 14. december 2017 med behandling af dagsorden i henhold til nedenstående.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmødet 14. december 2017 Bestyrelsen har afholdt møde torsdag den 14. december 2017 med behandling af dagsorden i henhold til nedenstående. Til stede var Jens Wolff, Leif Kjærgaard, Helge Mygil, Helle Kjær Christensen, Karin Jørgensen, Roger Koch, Ejner Pustelnik og 1. suppleant Laila Mandau. Fra administrationen deltog Niels Peder Pedersen. Derudover deltog Morten Christensen i behandling af dagsordenen frem til punkt 857 i forbindelse med orientering fra inspektørafdelingen. Forinden mødet var udsendt følgende dagsorden: 856. Godkendelse af mødereferat fra sidste møde Orientering fra administration, inspektør og udlejning Eventuelt.

2 Ad 856 Mødereferatet fra den 16. november 2017 blev godkendt og underskrevet. Ad 857 Orientering om bygge- og renoveringsopgaver Omkring dette punkt henvises til særskilt orientering i vedhæftede bilag til referatet, udarbejdet af Morten Christensen. Afdeling 1 Status for projektets udførelse Der henvises til særskilt orientering i bilaget til referatet. Bestyrelsen fik fremvist en opgørelse af afholdte udgifter til nedrenoveringsprojektet opgjort pr. 12. december Sammenlagt er der afholdt anlægsudgifter for i alt 28, 4 mio. kr. svarende til 22 % af den samlede budgetterede anskaffelsessum på 126,7 mio. kr. På sidste bestyrelsesmøde blev mulige løsninger omkring Th. Brorsens Vej 56 (Blokken med tidligere bagerbutik). Der lægges op til at fjerne tilbygninger og omdanne den tidligere bagerbutik til en familiebolig på 95 m2. En samlet investering på ca. 1,4 mio. kr. og heraf udgør nedrivningen af tilbygninger ca. 275 t.kr. Der arbejdes også med at finde løsninger til renovering af facaden på Th. Brorsens Vej 56. MC fremlagde forskellige løsningsforslag udarbejdet af Blaavand & Hansson. Bestyrelsen var mest stemt for forslag 1 en løsning med teglskaller til 4 mio. kr. Inden den endelige beslutningen tages, foretages en undersøgelse af finansieringsmulighederne for gennemførelse af de fremførte projekter for renovering og ombygning af Th. Brorsens Vej 56. Afdeling 1 Kapitaltilførsel Dækning driftsunderskud Fritagelse pligtmæssige bidrag Regulering indbetaling udamortiserede ydelser. På det foregående bestyrelsesmøde blev det besluttet at meddele Landsbyggefonden, at det opsamlede underskud i afdeling 1 pr. 31. december 2016 på knap 8 mio. kr. vil kunne dækkes af renoveringsprojektet. Der er ved brev den 22. november 2017 meddelt Landsbyggefonden om selskabets beslutning. Der er foretaget en opgørelse af reduktion af indbetalinger til Landsbyggefonden vedrørende de udamortiserede oprindelige realkreditlån. Det for meget erlagte beløb er refunderet afdelingen fra Landsbyggefonden. De pligtmæssige bidrag (G-indskud) skal ligeledes reguleres på baggrund af det nedlagte antal almene familieboliger. Den endelige opgørelse af antal m2 efter gennemførelse af nedrenoveringsprojektet kan 2

3 først opgøres når projektet er afsluttet og skal tillige ske på grundlag af tidligere regler for opgørelse af m2 bruttoetagereal. Det betyder, at afdelingen først vil kunne få det for meget betalt pligtmæssige indskud for 2017 og 2018 tilbage i 2019 hvor projektet forventes afsluttet. For at sikre et mere retvisende opgørelse af årsregnskabet for både 2017 og 2018, er der udarbejdet en foreløbig opgørelse af de beløb, der forventes skal tilbagebetales afdelingen i 2017 og Beløbet for 2017 er opgjort til ca. 570 t.kr. og for 2018 er beløbet opgjort til ca. 575 t.kr. Afdeling 14 Status for ansøgning til LBF Reguleringskonto Ansøgning ministeriet. Der er den 30. november 2017 rettet henvendelse til Landsbyggefonden og rykket for en stillingtagen til behovet for kapitaltilførsel. LBF har svaret tilbage, at der er genåbnet tidligere støttesager og i den forbindelse opdateret støttebegninger og indarbejdet nedrivningsprojektet for Tjørning Med indarbejdelse af nedrivningsprojektet for Tjørning er den forventede årlige låneydelse på 213 t.kr. vedrørende låne optagelsen til nedrivningsprojektet, tillagt eksisterende driftslån, tillige med regulering af det oprindelige driftslån på 94 t.kr. pr. år fra og med Den nye låneydelse udbetales allerede fra 2017 og danner dermed grundlag for kapitaltilførslen til dækning af tidligere beboerindskud. Foranstående er indarbejdet i en reguleringskontoopgørelse, som LBF anmoder os om at tiltræde ligesom revisionen anmodes om deres bemærkninger hertil. På baggrund af ovenstående vil der ikke være behov for yderligere kapitaltilførsel. Dette er meddelt Nykredit, der efterfølgende har fremsendt et foreløbig oplæg til låne optagelse på t.kr. til finansieringen af nedrivningsprojektet. Nykredit tilbyder også byggelån, men stiller ikke krav om at byggelånet skal ligge hos Nykredit. Det vurderes, at vi formentlig vil kunne gennemføre finansieringen af nedrivningsprojektet med egne midler. Der er dog valgt at tage kontakt til Sydbank for at undersøge om de alternativt kan tilbyde bedre betingelser for et byggelån end Nykredit. Vi har den 5. december 2017 fremsendt ansøgning til Boligstyrelsen med anmodning om godkendelse af nedrivning af 27 lejemål på Tjørning Boligstyrelsen har den 12. december 2017 godkendt nedrivning af 27 familieboliger i afdeling 14. Afdeling 8 Status for ansøgning til LBF Skema A til godkendelse Ansøgning til ministeriet. Realkredit Danmark har den 11. december 2017 fremsendt tilsagn om at deltage i kapitaltilførslen vedrørende afdeling 8. Sønderborg Kommune har på Byrådsmødet den 13. december 2017 godkendt skema A for nedrivning af 48 lejemål på Rypevej 8 30 og dermed også finansieringen af projektet herunder tiltrædelse af kapitaltilførslen. 3

4 Danbo tiltrædelse af finansieringsskitsen af 16. oktober 2017 er udarbejdet den 14. december 2017 og forventes fremsendt til LBF 15. december Med ovennævnte parters tiltrædelse af kapitaltilførslen kan ansøgningen til ministeriet, om godkendelse af nedrivningen af 48 lejemål, fremsendes, hvilket er sket den 15. december Afdeling 26 Køkkenudskiftning Lånefinansiering Kollektiv råderet. Afdeling 26, Storegade, Hørhaven, Ridepladsen mfl. har den 28. november 2017 afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde og her besluttet at gennemføre køkkenudskiftning hos de lejere, der ønsker det. Der lægges op til, at køkkenudskiftningen finansieres ved låneoptagelse. De lejere, der ønsker køkkenudskiftning, pålægges en lejeforhøjelse svarende til låneydelsen. Der blev endvidere besluttet på afdelingsmødet, at køkkenudskiftning også kunne gennemføres ved lejerskifte. Bestyrelsen godkendte afdelingsmødets beslutning. Udlejningssituationen Antallet af ledige boliger udgør 75 pr. 1. december 2017 og fordeler sig således: Pr Pr Afdeling Afdeling Afdeling 22 1 Afdeling Afdeling I alt Flyttestatistik Der er i november 2017 registreret 9 fraflytninger mod 16 på samme tidspunkt i År til dato er der registreret i alt 129 fraflytninger mod 171 på samme tidspunkt sidste år. Udlændingestyrelsens fraflytning fra 49 lejemål i februar 2017 er holdt ude af statistikken. Tab ved lejeledighed Foreløbig opgørelse for året 2017 udgør tab ved lejeledighed 7,1 mio. kr. Tabene i afdelingerne 1, 8 og 14 udgør alene 6,5 mio. kr. I 2016 blev tab ved lejeledighed opgjort til i alt 12,9 mio. kr. Kontaktudvalg/forhandlingsudvalg Der har været afholdt møde den 30. november 2017 hos Kollegiernes Kontor. Referatet fra mødet er fremsendt til bestyrelsen. Der var ingen bemærkninger til referatet. 4

5 Den tidligere indgåede aftale med Sønderborg Kommune er ligeledes fremsendt til bestyrelsen til orientering. Næste møde i kontaktudvalget afholdes den 14. marts 2018 med Danbo som vært. Dialogmøder Sønderborg Kommune og NAB Sidste møde blev afholdt hos NAB den 24. august Næste møde er aftalt til at finde sted hos Danbo den 12. april 2018 kl Kredsarrangementer 8. kreds Der er indkaldt til kredsmøde den 16. januar Dagsorden til dette mødet er efterfølgende fremsendt til bestyrelsen. Almene Boligdage november til 18. november Bestyrelsen var generelt enige om, at arrangementet havde været godt. Der var enkelte bemærkninger omkring den praktiske afvikling herunder stående bespisning af deltager, hvilket ikke havde været særlig hensigtsmæssigt. Varmeplanlægning Udbygning af fjernvarmen i Nordborg, etablering i Svenstrup og Guderup Energiklagenævnet har, som tidligere oplyst, endnu engang udskudt afgørelsen af den af Dansk Gas Distribution indbragte klage over projektet til 1. kvartal Den indbragte klage af Aftagerforeningen Østerlund Varmecentral er derimod blevet afvist på grund af, at foreningen ikke har adgang til at klage. Der er ligeledes tidligere videresendt en mail fra projektlederen hos Sønderborg Forsyning. Denne mail er modtaget den 25. oktober 2017 og det fremgår heraf, at projekteringsarbejdet omkring Nordals Fjernvarme er stillet i bero indtil der foreligger en afgørelse fra Energiklagenævnet. Nordborg Kraftvarmeværk Udlodning af overdækning Sønderborg Forsyning har oplyst, at Nordborg Kraftvarmeværk vil realisere en overdækning i kalenderåret Man har ønsket at indarbejde denne overdækning i deres varmeregnskab for 2017 for deres Østerlund Varmecentral og dermed i forbrugsafregningerne for Sønderborg Forsyning har derfor fremsendt en opgørelse over Danbos varmecentralers andel af denne overdækning. Danbos andel udgør knap 2 mio. kr. og er allerede udbetalt. Med afregning af moms vil der være ca. 1,6 mio. kr. til fordeling mellem Danbos 3 varmecentraler. 5

6 Administrationsaftale med Salus Der er ikke fremkommet yderligere omkring aftalen siden underskriften. Bestyrelsesmedlemmerne er dog blevet varslet om et kommende møde med Salus i januar Medarbejderne er blevet indkaldt af Salus til orienteringsmøde for de administrative medarbejdere den 2. januar Danbos bestyrelse har dog ikke kendskab til afholdelsen af dette møde. Bestyrelsen gav udtryk for, at man gerne havde set, den var blevet orienteret om dette møde og mødets indhold. Der var enighed om, at formanden skulle tage kontakt til Salus og gøre opmærksom på, at man gerne, specielt her i begyndelsen, ville informeres. Administrationsaftalen med Salus indbefatter som udgangspunkt ikke administrative ydelser vedrørende den igangværende nedrenoveringsprojekt i afdeling 1 og de kommende nedrivningsprojekter i afdeling 14 og afdeling 8. Bestyrelsen besluttede, at man løbende ville vurdere hvem der, efter 31. december 2017, skal udføre de administrative opgaver i forbindelse med de nævnte projekter. Delebiler fra Tadaacar i Havnbjerg og Langesø Det var ventet, at fremtiden for delebilerne fra Tadaacar ville blive afgjort i januar Der er den 14. december 2017 modtaget en mail fra Tadaacar, hvor man oplyser, at man planlægger en ændring af abonnements modellen til februar 2018 og i den forbindelse, vil man udskyde afgørelsen til udgangen af april Dispositioner i forbindelse med årsafslutning 2017 Der vil være en række afslutningsdispositioner i forbindelse med årsregnskabet for 2017 m.v. som først endelig kan gennemføres/fastlægges efter 31. december For at sikre sammenhæng med, at de dispositioner, der sker efter 31. december 2017, gennemføres på baggrund af beslutninger og forventninger før 31. december 2017, er der udarbejdet en oversigt over disse dispositioner. Denne oversigt vil løbende blive opdateret frem mod årets udgang. Oversigten vil tilgå bestyrelsen i forbindelse opdateringer. Formanden lagde op til, at de enkelte bestyrelsesmedlemmer løbende kunne gøre indsigelse. Der var udsendt en opdateret (6. december 2017) udgave med mødeindkaldelsen. Udlejning af gildesal på Nordborgvej 6 Der er modtaget en forespørgsel fra afdeling 7, Lærkevej mfl. om leje af salen til ugentlige sammenkomster som kortspil og lignende. Bestyrelsen vurderede, at det ikke var hensigtsmæssigt, at salen blev udlejet til faste ugentlige arrangementer. 6

7 Man opfordrede til at tage kontakt til andre afdelinger i Danbo, som har fælleshuse eksempelvis afdeling 18 og afdeling 14. Inden længe vil der også komme et fælles hus i afdeling 1. Sikkerhedsstyrelsens besigtigelse af solcelleanlægget på Tjørning Sikkerhedsstyrelsen har aflagt besøg den 21. november 2017 for kontrol af elinstallationer i solcelleanlægget på Tjørning. Sikkerhedsstyrelsen har ved brev af 23. november 2017 oplyst, at man ikke har fundet ulovlige fejl og mangler. Alarmkonvertering på Nordborgvej 6 Forud for bestyrelsesmødet var fremsendt beregninger over udskiftning af den nuværende alarm på Nordborgvej 6. Det nuværende anlæg fra Dansikring er lejet. Der er kommet et tilbud fra JL alarm om køb af et nyt anlæg. Besparelsen ved udskiftningen viser, at det nye anlæg vil være tjent ind i løbet af 2,2 år. Bestyrelsen godkendte udskiftning af det eksisterende anlæg. Dette vil dog først kunne ske i løber af 2018 grundet opsigelsesfrist på det eksisterende anlæg. Området med alarm blev i løbet af 2017 udvidet til også at omfatte værkstedet og loft over værkstedet. Udvidelsen er foregået ved, at JL alarm har stillet et mobilt anlæg til rådighed. Der foreligger nu også et tilbud på et alarm til dette område opgjort til knap 26 t.kr. Bestyrelsen besluttede også at godkende etablering af dette alarmanlæg. Reklamepakke fra Jysk Fynske Medier Bestyrelsen har tidligere godkendt forsættelsen af annonceringen i Ugeavisen også i Driften af Radio Als er som bekendt blevet overdraget til Jysk Fynske Medier. I stedet for at betale særskilt for den eksisterende radiospot aftale med Radio Als, er det aftalt med JV, at reklamepakken udvides med radio aftale. Det vil give en besparelse i forhold til prisen på radiospot aftalen med Radio Als på knap 4 t.kr. årligt. Antal radiospot øges fra 90 til 100 pr. måned, afviklingen af disse radiospot ændres fra ugentlig til hver anden uge og endelig er der mulighed for produktion af 3 spot årligt med den nye aftale. Mødedatoer 1. halvår 2018 Bestyrelsesmødet onsdag den 14. marts 2018 flyttes til torsdag den 15. marts 2018 grundet næste kontaktudvalgsmøde netop afvikles hos Danbo den 14. marts

8 Befolkningsudviklingen i Sønderborg Kommune I forbindelse med udarbejdelse af ansøgninger til ministeriet om godkendelse af nedrivning af almene boliger, har der været arbejdet en del med befolkningsprognoser i Sønderborg Kommune. Kommunens seneste prognose dækker perioden Prognosen er geografisk inddelt i distrikter. Nordborg og Havnbjerg distrikter viser et fald i befolkningen fra i 2009 til i 2016, et fald på svarende til 15 %. I udviklingen frem til 2030 forventes et yderligere fald på svarende til 14 %, For kommunen som helhed er befolkningstallet faldet fra i 2009 til i 2016, et fald på svarende til 2 %. I prognosen frem til 2030 forventes et fald i befolkningstallet for hele kommunen på yderligere svarende til 2 % af den samlede befolkning. Tallene illustrerer tydeligvis den geografisk skæve udvikling i de enkelte områder i kommunen med hovedvægten på det faldende befolkningstal på Nordals. Elproduktion på Tjørning. Solcelleanlægget på Tjørning har til og med november 2017 produceret kwh. På samme tidspunkt i 2016 havde anlægget produceret kwh. Produktionen i 2017 kommer således til at ligge tæt op at sidste års produktion. Selskabets resultat for På baggrund af balancen pr. 14. december 2017 er der foretaget et skøn over forventninger til årets resultat for Der er udsigt til et nul resultat for året. Der vil dog fortsat kunne opstå udsving i enkeltposter, der kan ændre denne situation i såvel op- som nedadgående retning. Ad 858 Eventuelt Der var ikke noget under eventuelt. Mødet sluttede

9 Bilag til referatet fra bestyrelsesmødet afholdt den 14. december Afd. 1 Nedrenovering 2016, 17,18 og 19 Blok 15: Udtørring påbegyndt i denne uge, følger tidsplan Blok 14: Forventes at være lukket inden jul. Blok 13: Montering af indvendige vægge igang Blok 12: Støbning af rå betongulve 50% færdig Blok 10 og 8 fundaments arbejder godt i gang, Fælleshus: Støbning af betonbjælker 70 % færdig. Nedbrydningsarbejder påbegyndes igen i januar Tidsplan: Blok 15 indflytningsklar 1. marts 2018 udlejet. Blok 14 indflytningsklar 1. maj udlejet. Blok 13 indflytningsklar 15. juni mangler at udleje 1 stk. Indflytning af øvrige blokke endnu ikke afklaret, har rykket for datoer. Blok 9 - Bagerbutik Arkitekt Blaavand og Hansson har fremsendt forslag til ny indretning af erhvervslejemål som ændres til 1 stk. lejlighed på ca. 95 m2. Overslags pris på ca incl. moms blev godkendt. I overslagsprisen indgår fjernelse af butik facade samt bagved liggende flade bygninger. Projektering af lejemål samt fjernelse af bygninger igangsættes. Arkitekten havde ligeledes udarbejdet 3 forslag til renovering af blok 11, forslag 1 blev godkendt, dog skal endelig finansiering på plads inden igangsætning. Overslags pris kr inkl. moms Forslag 1: Nyt pap tag med listedækning, efterisolering af gavle samt facader, på isoleringen fastlimes mur skaller i farve som nye rækkehuse, nye altanrækværk, nye vinduer/ døre. 9

10 Økonomi: Afklaret: Nedbrydning af udvendige kældernedgange: Pris inkl. moms kr ,00 Forøgelse af plankeværk. Tillægspris for 341 ekstra stålhegn kr ,00 Ekstra jordbundsundersøgelse ved fælleshus. Kr ,50 Ekstra gravearbejde for Fjernvarme ledninger Øget dybde kr ,00 Separation af kloak ved bagerbutik kr ,00 Endnu ikke afklaret: 1) Eksisterende stikledninger: Der er udfordringer med diverse eksisterende ledninger i jord, så som El, antenne, samt gasledning, som skal krydses ved etablering af nye ledninger. Ekstra omk. ved øget gravearbejde. 2) Ekstra støttemur ved blok 10 og 12 på grund af eksisterende skråning tæt på blokkene. 3) Ved blok 3 og 4 har Sønderborg Forsyning fjernvarmeledninger liggende, disse kommer til syne når nye belægninger skal udføres. Har fået tilladelse ved Sønderborg forsyning til at sænke disse i nødvendig udstrækning. Ledningerne er midlertidige ledninger, skal ikke bruges efter ) Ved fortov ved løjtertoft etableres ny hæk for at afskærme mod blok 1. 5) Flytning af eksist. El mellem blok 5 og løjtertoft aftalt til kr ) El arbejder: Ændringer af el installationer pga. udvidelse af antal solceller, dette medfører at eksisterende projekteret elkabler frem til blokke skal være større. 7) Fjernvarme krydsning af gasledning på th. br. Vej: ekstra omkostninger 8) Ændring af aftræksrør i tag for emhætte i fælleshus: Føres sammen i et større aftræk, idet der skal tilsluttes 2 emhætter. 9) Separering af kloak ved blok 5,6 og 7. 10

11 10) Bortskaffelse af afgravet jord I projektet er indregnet bortskaffelse af overskudsjord som rent, det viser sig at en del af dette er fyldt med gamle murbrokker m.m. merpris. 11) Ekstra gravearbejde ved øget elkabler i jord. 12) Ændring af hårde hvidevarer m.m. 13) Fradrag/ merpris på klinger, vægfliser og gulvbelægning 14) Ekstra antennekabler til solceller m.m. 11