Bestyrelsen har afholdt møde onsdag den 13. september 2017 med behandling af dagsorden i henhold til nedenstående.

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmødet 13. september 2017 Bestyrelsen har afholdt møde onsdag den 13. september 2017 med behandling af dagsorden i henhold til nedenstående. Til stede var Jens Wolff, Leif Kjærgaard, Karin Jørgensen, Helge Mygil, Helle Kjær Christensen og Ejner Pustelnik. Der var afbud fra Roger Koch. Fra administrationen deltog Niels Peder Pedersen. Forinden mødet var udsendt følgende dagsorden: 840. Besigtigelse af afdeling 7, Lærkevej, Svanestien, Søvej og afdeling 8, Rypevej Godkendelse af mødereferat fra sidste møde Orientering fra administration, inspektør og udlejning Godkendelse af afdelingsbudgetter for 2018 og håndværkerafdelingens budget for Eventuelt.

2 Ad 840 På grund af vejret blev besigtigelsen af afdeling 7 og 8 aflyst. Ad 841 Mødereferatet fra den 16. august 2017 blev godkendt og underskrevet. Ad 842 Orientering om bygge- og renoveringsopgaver Omkring dette punkt henvises til særskilt orientering i vedhæftede bilag til referatet fra sidste bestyrelsesmøde, udarbejdet af Morten Christensen. Dette bilag er også vedhæftet dette referat. Afdeling 1 Status for projektets udførelse Der henvises til særskilt orientering i bilaget til referatet. Efter undersøgelse af grunden til det kommende fælleshus er det besluttet at gennemføre pælefundering af grunden. Det forventes påbegyndt 21. september De første optagelser til webfilmen for nedrenoveringsprojektet gennemføres i uge 39 sidste uge i september Afdeling 18 Status for driftsstøtte, underskudsdækning, kapitaltilførsel Landsbyggefonden har den 17. august 2017 fremsendt tilsagn om tilskud og lån vedrørende kapitaltilførsel. Den samlede kapitaltilførsel udgør t.kr. og ydes efter femtedelsreglen. Afdelingen har indtil nu modtaget t.kr. fra henholdsvis selskabet, Realkredit Danmark og Landsbyggefonden. Der mangler endnu kommunens andel på de sidste 400 t.kr. Ved skrivelse af 29. august 2017 har Landsbyggefonden fremsendt tilsagn om driftslån. Der er foreløbig givet tilsagn om driftslån på t.kr. pr. år med virkning fra 1. januar Driftslånene udbetales kvartalsvis bagud, første gang inden udgangen af 3. kvartal Afdeling 14 Ansøgning til LBF Skema A Der er den 27. juni 2017 modtaget besked fra sagsbehandleren, at der nu var åbnet for udarbejdelse af skema A for afdeling 14, når finansieringen var afklaret. Det har efterfølgende vist sig, at denne mail er genereret automatisk og bemærkningen om afklaring af finansiering er misvisningen i dette tilfælde. På baggrund af denne oplysning er skema A straks udarbejdet og videresendt til Sønderborg Kommune til behandling og godkendelse i økonomiudvalget og byrådet. 2

3 Afdeling 8 Ansøgning til LBF besigtigelse 3. oktober 2017 Ved brev af 10. juli 2017 oplyser LBF, at de kommer på besigtigelse tirsdag den 3. oktober 2017 i tidsrummet kl til Fra LBF deltager driftsstøttechef Leif Tøiberg, byggeteknisk konsulent Käte Thorsen og økonomisk konsulent Grete Alvagård. Fra Danbos deltager de bestyrelsesmedlemmer, som har mulighed for at deltage. Der er foreløbig tilsagn fra Karin Jørgensen, Leif Kjærgaard, Ejner Pustelnik, Helge Mygil og Jens Wolff. Fra administrationen deltager Niels Peder Pedersen og Morten Christensen. Derudover deltager en repræsentant fra Rambøll og repræsentant fra tilsynet ved Sønderborg Kommune. Mødet starter på Danbos kontor med Landsbyggefondens fremlæggelse af sagen. Herefter vil afdelingen blive besigtiget, herunder et par af de berørte lejemål. Udlejningssituationen Antallet af ledige boliger udgør 75 pr. 1. september 2017 og fordeler sig således: Pr Pr Afdeling 7 3 Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling Afdeling I alt Flyttestatistik Der er i august 2017 registreret 13 fraflytninger mod 15 på samme tidspunkt i År til dato er der registreret i alt 102 fraflytninger mod 104 på samme tidspunkt sidste år. Udlændingestyrelsens fraflytning fra 49 lejemål i februar 2017 er holdt ude af statistikken. Tab ved lejeledighed Pr. september 2017 udgør tab ved lejeledighed 7,3 mio. kr. Tabene i afdelingerne 1, 8 og 14 udgør alene 6,8 mio. kr. I 2016 blev tab ved lejeledighed pr. september 2016 opgjort til i alt 10,2 mio. kr. Huslejestatistik 2017 Landsbyggefonden udarbejder hvert år en huslejestatistik, opdelt på regioner og fordelt på boligtyperne ungdomsboliger, familieboliger og ældreboliger. Der er på baggrund af denne statistik udarbejdet en grafisk illustration af huslejen for Danbos afdelinger, sammenlignet med statistiklejen for Ud af Danbos 21 3

4 afdelinger er der 4 afdelinger, der har en højere husleje end statistiklejen, hvoraf de 3 afdelinger ligger noget højere end statistiklejen. Situationen for de pågældende 3 afdelinger er bekendt og giver ikke umiddelbart anledning til yderligere bemærkninger. Kontaktudvalg/forhandlingsudvalg Der har været afholdt møde den 30. august 2017 hos GAB. Referatet fra mødet er endnu ikke modtaget. Efter det foregående møde i kontaktudvalget blev der nedsat et udvalg, der skulle komme forslag til arrangering af kontakt til lokalpolitikkerne for at gøre opmærksom på hvor meget de almene boligorganisationer og deres lejere skaber af værdier i kommunen. Det nedsatte udvalg lægger op til et stormøde med de opstillede politikker efter en arrangeret bustur rundt til nogle almene boligafdelinger i Sønderborg. Sønderborg Kommune har indkaldt til fællesmøde med boligorganisationerne i Sønderborg Kommune den 28. september Dialogmøder Sønderborg Kommune og NAB Der er afholdt møde hos NAB den 24. august Mødet blev indledt med en besigtigelse af nedrenoveringsprojektet på Th. Brorsens Vej og en efterfølgende drøftelse af udlejningssituationen på Nordals og de tiltag, der er gjort for at imødegå den negative udvikling. Referatet fra mødet er tidligere fremsendt til Danbos bestyrelse. Næste møde er aftalt til at finde sted hos Danbo den 12. april 2018 kl Styringsrapport for 2016 Det er aftalt med tilsynet ved Sønderborg Kommune, at der foretages en gennemgang af styringsrapporten for 2016 umiddelbart efter Landsbyggefondens besigtigelse af afdeling 8, den 3. oktober Kredsarrangementer 8. kreds Kredskonsulenten er for øjeblikket sygemeldt. Konsulenten for Fyn (3. kreds) Annesophie Hansen varetager opgaverne for vores konsulent Søren Madsen. BL forventer at ansætte en vikar for 1 år. Varmeplanlægning Udbygning af fjernvarmen i Nordborg, etablering i Svenstrup og Guderup Bestyrelsen er tidligere blevet informeret om, at Energiklagenævnet har udskudt afgørelsen af den indbragte klage over projektet til 3. kvartal

5 Sønderborg Forsyning har oplyst, at man har valgt at igangsætte forprojektet til færdiggørelse pr. 1. oktober 2017 for ikke at forsinke det samlede projekt, selvom der ikke foreligger en afgørelse fra Energiklagenævnet før engang i løbet af 3. kvartal Administrationsaftale med Salus Efter den seneste tilretning af aftalen med tilføjelse af yderligere et bilag med Danbos organisationsplan efter 1. januar 2018, er aftalen nu underskrevet af begge parter. Den underskrevne aftale er tilgængeligt for bestyrelsen fra webzonen. Delebiler fra Tadaacar i Havnbjerg og Langesø Der har været afholdt møde med Tadaacar den 5. september 2017 hos NAB sammen med en repræsentant fra ProjektZero. For at forsøge at få bedre økonomi i delebilordningen lukkes der op for at alle kan deltage. Der gives endvidere mulighed for at øge annoncepladsen på bilerne. Antallet af biler reduceret fra 4 til 2. Der blev lagt op til, at NAB og Danbo kunne købe 2 til 3 abonnementer. Bestyrelsen besluttede, at Danbo ikke ville købe et abonnement og det forventes heller ikke at ske hos NAB. Efter mødet har Tadaacar fremsendt et notat i en mail, dateret den 7. september 2017, som er videresendt til bestyrelsen. Der afventes nu tiltag fra Tadaacar omkring annonceringen af de seneste tiltag omkring udvidelsen af deltagerkredsen. Almene Boligdage 2017 Afvikles november 2017 i Aarhus Alle tilmeldte har nu fået besked fra BL omkring mulighederne for tilmelding til aktiviteter på Radisson Blu Aarhus eller aktiviteter ude i byen. Der er arrangeret fælles transport sammen med Salus, med start fra Danbo fredag morgen den 17. november 2017 kl Der vil senere blive fremsendt en køreplan. EU-udbud af forsikringer Den nuværende forsikringsaftale udløber den 1. januar Vores forsikringsmægler fra Willis Towers Watson har sendt vore forsikringer i EU-udbud. På et møde, der er annonceret til afviklingen den 10. oktober 2017, forventes fremlæggelse af resultatet af udbudsrunden. Mødedatoer 1. halvår 2018 Forslag til mødedatoer for 1. halvår af 2018 var forinden mødet fremsendt til bestyrelsen. Der var ingen bemærkninger til oplægget. Mødedatoerne vil nu tilgå Salus. 5

6 Bestyrelsens anvendelse af webzone Antallet af rapporter og statistikker til bestyrelsen er stigende. For at lette kommunikation vil en række rapporter og statistikker fremover tilgå bestyrelsens webzone, hvor der er oprettet en ny mappe, der er navngivet Perioderapporter + Statistikker. I en undermappe 2017 vil materialet komme til at ligge. Radio Als Som det er bestyrelsen bekendt nedlægges Radio Als i den nuværende form på grund af, at sendetilladelsen bliver frataget Radio Als ved udgangen af året. Det selskab, som hidtil har været grundlaget for driften af Radio Als, nedlægges. Pr. 1. september 2017 overtager Radioselskabet Danmark ApS driften af Radio Als. Radiostudiet og lokalerne i Nordborg nedlægges og flyttes til Sønderborg. Bestyrelsen har besluttet at fortsætte annonceringen med lydspot i Radio Als og ser tiden an indtil udgangen af næste år. Analyse af administrationsudgifter i de almene boligorganisationer i Sønderborg Kommune På baggrund af de indberettede regnskaber for selskaberne for 2016, er der, ligesom tidligere år, foretaget en sammenligning af Danbos administrationsudgifter med de andre boligorganisationer i Sønderborg Kommune. Administrationsudgifterne pr. lejemålsenhed varieret fra kr til kr i de 6 boligorganisationer i Sønderborg Kommune. Danbo ligger i laveste ende som nr. 2 med kr pr. lejemålsenhed. Denne placering, havde Danbo også i Selve opkrævning af administrationsbidraget hos lejerne varierer fra kr til kr pr. lejemålsenhed, hvor Danbo med kr pr. lejemålsenhed også her indtager en 2. plads. Effektivitetstal Opfølgning på effektivitetsmålet på 1,5 mia. kr. i 2020 På Landsbyggefondens hjemmeside under Selvbetjening ligger Fondens nye selvbetjeningsværktøj Effektivitetstal. Her ligger, som nævnt, det nye værktøj til beregning af effektivitetstal for de enkelte boligorganisationer. Tilgangen til analyseværktøjet foregår med NemID og bestyrelsen fik forevist en af de tabeller systemet genererer. På baggrund af regnskabstallene for de seneste 3 år, 2014 til 2016, viser den valgte tabel, besparelsespotentialet for afdelingerne under Danbo. De afdelinger, der fremstår med angivne beløb under besparelsespotentialet, er de afdelinger i Danbo som p.t. har udlejningsproblemer. Udgiften til lejetab indgår nemlig også i grundlaget for bedømmelse af omkostningsniveauet i disse afdelinger og dermed 6

7 påvirker det den samlede fremstilling, både for disse afdelinger og gennemsnittet for selskabet som helhed, ved bedømmelse af besparelsespotentialet. Som udgangspunkt ser analyseresultatet for de øvrige afdelinger fornuftig ud. Det skal dog ikke afholde Danbo fra målrettet at arbejde videre med at finde besparelsesmuligheder. Bestyrelsesevaluering En gang om året evaluerer bestyrelsen deres arbejde på baggrund af et spørgeskema, hentet fra BL s hjemmeside. Spørgeskemaet for 2017 foreligger nu i en ny udgave, hvor der er sat fokus på synliggørelsen af bestyrelsens ansvarsområder. Det nye spørgeskemaet vil blive fremsendt sammen med dette mødereferat. Evalueringen af bestyrelsens arbejde kunne passende ske på bestyrelsesmødet i november Generelle oplysninger til lejere i Danbo På sidste bestyrelses møde blev bestyrelsen præsenteret for en informationsskrivelse, der er lavet som en katalog med informationer om almindelige forhold for lejere i Boligselskabet Danbo. Dette arbejde sker i forbindelse med, at der også vil blive set på mulighederne for at opdatere de eksisterende husordener. Denne informationsskrivelse om generelle oplysninger til lejerne i Danbo foreligger nu i en tilrettet udgave, som blev omdelt til bestyrelsen. På næste bestyrelsesmøde vil der være mulighed for at komme med bemærkninger til denne informationsskrivelse, inden der arbejdes videre med at udbrede kendskabet til skrivelsen. Julemesse 2017 Leif Kjærgaard orienterede omkring forberedelserne til deltagelse i Julemessen for Der har den 7. september 2017 været afholdt et møde med repræsentanter for NAB. Der arbejdes målrettet med at synliggøre de respektive boligorganisationer. Der lægges op til fremstilling af fælles betalings poletter til udlevering til de besøgende. Opsætning af TV skærm til præsentation af Danbos afdelinger, en pc til aktuel fremvisning af muligheder for boligsøgning, fremstilling og anvendelse af reklamesøjle, indkøb af tøj med firmalogo. En del af materialet kan genbruges ved åbent hus arrangementer. Mulighederne for deltagelse i andre messer i Sønderborg blev dog afvist, grundet risiko for beskyldning for påtrængende indblanding uden for normal geografiske dækningsområder. Omkring bemandingen satses på deltagelse fra såvel bestyrelsesmedlemmer som ansatte i administrationen. I forbindelse med synliggørelse blev mulighederne for reklameindslag på Tv skærme i dagligvarebutikker drøftet. Der lægges op til undersøgelse prisniveauet for disse reklameindslag. 7

8 Ad 843 Godkendelse af afdelingsbudgetter for 2018 og håndværkerafdelingens budget for 2018 Afdelingsmøderne er nu afsluttet og de annoncerede lejeforhøjelser, som bestyrelsen tidligere har fået forevist, er nu godkendt i de respektive afdelinger. Bestyrelsen kunne herefter godkende lejeforhøjelserne i afdelingerne pr. 1. januar Håndværkerafdelingens budget for 2018 blev kort gennemgået. Budgettet for 2018 viser et overskud på 66 t.kr. efter en samlet omsætning på tkr. Omsætningen forventes øget på grund af stigende aktiviteten i forhold til tidligere, hvilket primært hænger sammen med øgede salg af håndværker og vicevært timer. Budgettet for 2018 for håndværkerafdelingen blev godkendt. Ad 844 Eventuelt Helge Mygil orienterede om forløbet af afdelingsmødet i afdeling 13 og den efterfølgende konstituering af afdelingsbestyrelsen. Resultatet omkring konstitueringen resulterede i, at Helge Mygil valgte at trække sig fra arbejdet i afdelingsbestyrelsen. Mødet sluttede

9 Bilag til referatet fra bestyrelsesmødet afholdt den 16. august Afd. 7 Lærkevej. Ventilation i kælder. anlæg med genveks på Svanestien 33,35,37 og 39. etableret. I afprøvningsperiode er der opsat ude og inde føler på luft temperatur, samtidig er anlægget ændret til indblæsning i stedet udsugningsanlæg. Indblæsningstemperaturen styres således at når ude temperaturen er varmere end temperaturen indvendig, drosler et spjæld ned så anlægget kører med mindre indblæsningsluft. (Recirkulering) Dette medfører at der ikke kommer kondens på murværk og at lugt og fugt problemer bliver mindre. Via vores fugtmåler i øvrige kældre har det vist sig at fugtproblemer i kældre er blevet mindre i prøveperioden. I øvrige 5 blokke ændres anlæggene ligeledes. Prøveperioden forlænges med endnu et år, inden det afgøres om øvrige 5 kældre skal have genveks anlæg. Kloak problemer på Lærkevej. Diverse rettelser af kloakledninger under kælderloft er udført af entreprenør og godkendt. Udvendig kloakledning er ligeledes omlagt, herefter har der ikke været problemer med forstoppelse af kloak. Fortov ved Lærkevej. Efter at vi har rettet de steder hvor vi mente at byggeriet er skyld i sætninger i fortov, har kommunen været og mærket flere steder op som de mener at byggeriet er skyld i sætninger og hvor de anmoder Danbo om at rette dette hurtigst muligt. Har rykket Sønderborg Kommune om en gennemgang af sætningsskader, idet vi er af den opfattelse at sætningsskaderne i et vis omfang vedrører Sønderborg Forsyning. Afventer Sønderborg Kommune. 9

10 Afd. 14: Der har været problemer med rotter i lejemål i elevatorblokken, Efterdiverse forsøg i lejemålet etablerede vi en rottefælde i brønden ved blokken. Der er skudt 5 gange i den periode. Har ikke set rotter i lejemålet siden. Afd. 1 Nedrenovering 2016, 17,18 og 19 Boligblok 15: Kloak og fundaments arbejder godt i gang, entreprenøren holder forskudt ferie, således at entreprenørens tidsplan kan holdes. Der har været opstartsproblemer ved blok 15, entreprenørens folk på pladsen havde ikke fået udleveret alle tegninger, derfor har vi været nødsaget til at stoppe entreprenørerne, således at vvs måtte fjerne sine gulvvarmeledninger og de øverste 10 cm isolering for at få udlagt den glemte radon sikring. Dokumentation på korrekt udført radonsikring skal foreligge i kvalitetssikring. Der har ligeledes været problemer med korrekt placering af gulvvarmeslanger, vvs entreprenøren skal fremsende principper for placering af gulvvarmeslangerne inden udlægning til godkendelse. Dette er ikke gjort samtidig med at flere steder er slangerne placeret under vægge. Ud støbning af terrændæk stoppet indtil gulvvarmeslanger er korrekt placeret. Rotteskud: 69 Økonomi: 1) Eksisterende stikledninger: Der er udfordringer med diverse eksisterende ledninger i jord, så som El, antenne, fjernvarme samt gasledning, som skal krydses ved etablering af nye ledninger. Ekstra omk. ved øget gravearbejde. 2) Ekstra støttemur ved blok 10 og 12 på grund af eksisterende skråning tæt på blokkene. 3) Ved blok 3 og 4 har Sønderborg Forsyning fjernvarmeledninger liggende, disse kommer til syne når nye belægninger skal udføres. Har fået tilladelse ved Sønderborg forsyning til at sænke disse i nødvendig udstrækning. Ledningerne er midlertidige ledninger, skal ikke bruges efter ) Ved fortov ved løjtertoft etableres ny hæk for at afskærme mod blok 1. 10

11 5) Forøgelse af plankeværk: Ved lejlighedsskel forlænges plankeværk ca. 120 cm høj, tillægspris fremskaffes. 6) SE: Ekstra betaling for nye stikledning- d.d. fået oplyst at vi ikke skal betale for dette arbejde. 7) SE: Omlægning af eksisterende forsyning til blok 5,6 og 7 dette gøres uden merudgift for Danbo. 8) El arbejder: Ændringer af el installationer pga. udvidelse af antal solceller, dette medfører at eksisterende projekteret elkabler frem til blokke skal være større. 9) Pælefundering: Fundaments bjælker m.m. ved Fælleshuset kan muligvis ændres til et mindre omfang, det afklares først når der er lavet yderligere undersøgelser af jordbund. (muligvis fradrag) 10) Fjernvarme krydsning af gasledning på th. br. Vej: ekstra omkostninger. 11) Nedbrydning af udvendige kældernedgange: Nedbrydningsentreprenør har forlang yderligere betaling for at fjerne disse trapper, idet de ikke er vis på den ene nedbrydningstegning. Dette er afvist i første omgang, da der i udbudsmaterialet også er henvist til udleveret eksisterende arkitekttegninger som supplerer oversigt tegning over nedbrydning. (Krav ca ) 12) Tilkøb af ekstra aftræksrør i tag for emhætte i fælleshus: I udbudsmaterialet er der kun vist 1 aftræk, men vi har 2 emhætter. 13) Separering af kloak ved blok 9 samt 5,6 og 7. 14) Bortskaffelse af afgravet jord I projektet er indregnet bortskaffelse af overskudsjord som rent, det viser sig at en del af dette er fyldt med gamle murbrokker m.m. merpris. 15) Ekstra Dybde på fjernvarme rør pga. terræn reguleringer. 11