GIS Strategi. September 2002 Version Ekstern

Transkript

1 GIS Strategi September 2002 Version Ekstern

2 Indhold Resumé...3 Indledning...5 Rapportens opbygning...5 Strategiens baggrund...6 Politiske og forvaltningsmæssige målsætninger...6 GIS s mulige rolle til opfyldelse af målsætninger...6 GIS s aktuelle rolle til opfyldelse af målsætninger...7 Geografiske data...7 Systemer...8 GIS organisation...11 Indsatsområder...14 Indsatsområder og resultater...14 Strategiske valg...17 Systemer og teknologi...18 Specialudvikling eller standardsystemer...18 Gennemførelse og resultater...19 Konkrete aktiviteter...19 Implementering af web baseret GIS arbejdsplads...20 Implementering af nyt desktop GIS...21 Implementering af printfunktion...21 Integration mellem GIS og andre IT systemer...21 Dokumentation af data...22 Prioritering af data...22 Vedligeholdelsesprocedurer...22 Procedurer for oprettelse af nye datasæt...23 Organisation...23 Økonomi og ressourcer...24 Side 2 af 24

3 1 Resumé Denne GIS strategi er udarbejdet af Teknisk Forvaltnings nye GIS-strategi gruppe med udgangspunkt i GIS-arbejdsgruppens anbefalinger fra Strategien for udvikling og anvendelse af GIS i Gentofte Kommune er fastlagt ud fra et ønske om, at GIS i højere grad skal understøtte kommunens politiske og forvaltningsmæssige målsætninger. Strategien er således udarbejdet i overensstemmelse med visionerne for Den Digitale Kommune. Det er strategiens grundlæggende ide, at både data og systemer er en fælles ressource med uudnyttet potentiale, der skal kunne anvendes af alle brugere sagsbehandlere, politikere og borgere uden at det kræver speciel viden. Det er derfor også strategiens ide, at GIS ikke skal fremstå som en særlig disciplin, der er adskilt fra kommunens øvrige IT. For at sikre denne sammenhæng er der etableret et samarbejde, hvor IT afdelingen / DDK har en aktiv rolle i forhold til GIS strategien særligt med hensyn til IT-arkitektur, dataforvaltning og ITinfrastruktur. Kommunens overordnede politiske og forvaltningsmæssige målsætninger fokuserer bl.a. på at skabe en organisation, hvor opgaver løses ud fra et helhedssyn, på at der er hurtige beslutningsprocesser og på at organisationen er fleksibel, således at den er i stand til at tilpasse sig nye krav. Samtidig hermed er det målsætningen at udvikle nye servicetilbud. Gentofte Kommune råder over en solid mængde GIS data med høj anvendelighed og uudnyttet potentiale. Nogle af disse data har en kvalitet, der umiddelbart gør dem anvendelige i beslutningsprocesser. Andre vil med en begrænset indsats kunne opnå større anvendelse og hermed værdi. I forbindelse med udarbejdelse af strategien er der i Teknisk Forvaltning gennemført en interviewrunde. Her udtrykte brugerne primært efterspørgsel på vidensdeling, hvor den information, der leveres, er struktureret og filtreret i forhold til den konkrete opgave. Gennemgangen af status for Gentofte Kommune s GIS har vist, at det er karakteriseret ved: at være relativt velfungerende til registrering af data at være relativt velfungerende til ad hoc analyser at blive anvendt til dokumentation af fysiske forhold at bestå af tre adskilte systemer, der ikke kan anvende et fælles datagrundlag at omfatte et internt web baseret GIS, der ikke ajourføres med data og som er baseret på en utidssvarende teknologi at være mindre egnet til vidensdeling Det er GIS-strategi gruppens holdning, at systemet i dag kun i begrænset omfang understøtter de overordnede politiske og forvaltningsmæssige målsætninger. Der er imidlertid grundlag for, at GIS på kort sigt kan spille en væsentlig rolle i forhold til disse målsætninger. Side 3 af 24

4 I strategien udpeges en række indsatsområder som middel til at opnå de strategiske mål. Blandt de væsentligste behov er: Et nyt desktop GIS med større skalerbarhed og fleksibilitet og som kan spille en central funktion i forhold til det samlede GIS Implementering af en tidssvarende web baseret GIS arbejdsplads Implementering af værktøjer til integration af geografiske data og funktioner i Gentofte Kommunes hjemmeside Oprettelse af data kommunikation mellem viewer, desktop og specialist GIS Gennemførelse af pilotprojekter for integration mellem GIS og andre IT systemer En fælles opfattelse og prioritering af krav til og ansvar for datas oprettelse og vedligeholdelse Et samlet dokumenteret overblik over eksisterende data Strategien anbefales gennemført i 2002 og Omkostningerne vil være: Web GIS: Desktop GIS og datakommunikation: Software til dokumentation af data: Det er estimeret, at der skal anvendes følgende interne ressourcer: GIS-funktionen: 11 mande måneder GIS-tekniker / brugergruppe: 4 mande måneder IT-afdelingen: 1 mande måned SKUB: 0,25 mande måned Side 4 af 24

5 2 Indledning Formålet med denne strategi er at skabe en ramme for udvikling af GIS i Teknisk Forvaltning og Gentofte Kommune som helhed, der kan sikre, at fokus fastholdes på de overordnede mål. Strategien er udarbejdet med udgangspunkt i anbefalingerne fra GIS-arbejdsgruppens 1 arbejde i I arbejdsgruppens rapport er status for GIS i Gentofte Kommune beskrevet, ligesom der er givet anbefalinger til en ny GIS organisation. GIS strategien er udarbejdet af den nye organisations GIS-strategi gruppe, der består af: Jesper Stenstrup, GIS-koordinator, Planlægningssektionen, formand for gruppen Ane Prehn, Vicebrandchef i Brandvæsenet AnneLi Jensen, Sektionsleder i Stabsfunktionen, Park- og Vejafdelingen/Forsyningsafdelingen Arne Kristensen, Sektionsleder i Spildevandssektionen Connie Graul, Sektionsleder i Vejsektionen Mads Holst, Viceplanlægningschef i Planlægningssektionen Metty Secher, IT-koordinator, Sekretariatet Trine Holmberg, Sektionsleder i Bygningssektionen 2.1 Rapportens opbygning I afsnit 3 gives en beskrivelse af hvilke mål, der er grundlaget for strategien. Endvidere gives en beskrivelse af, hvordan GIS aktuelt er i stand til at opfylde disse mål. For sidstnævnte er væsentlige pointer fremhævet i grå bokse. I afsnit 4 udpeges de områder, hvor indsatsen for GIS udvikling skal lægges, for at opfylde de strategiske mål. De overordnede rammer, som udviklingen skal ske inden for, beskrives. I afsnit 5 gives et overblik over strategiens enkelte aktiviteter, herunder behov for økonomi og ressourcer til intern bemanding. 1 GIS Rapport fra GIS-arbejdsgruppen, Rev. Udgave, september 2001 Side 5 af 24

6 3 Strategiens baggrund Strategien for udvikling og anvendelse af GIS i Gentofte Kommune er fastlagt ud fra et ønske om, at GIS i højere grad skal understøtte kommunens politiske og forvaltningsmæssige målsætninger. Strategiens grundlæggende ide er, at både data og systemer er en fælles ressource med uudnyttet potentiale, der skal kunne anvendes af alle brugere sagsbehandlere, politikere og borgere uden at det kræver speciel viden. Det er derfor også strategiens ide, at GIS ikke for brugerne skal fremstå som en særlig disciplin, der er adskilt fra kommunens øvrige IT. Der skal derfor arbejdes mod at integrere GIS og IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. 3.1 Politiske og forvaltningsmæssige målsætninger Kommunens overordnede målsætninger fokuserer bl.a. på at skabe en organisation, hvor opgaver løses ud fra et helhedssyn, på at der er hurtige beslutningsprocesser og på at organisationen er fleksibel, således at den er i stand til at tilpasse sig nye krav. Samtidig hermed er det målsætningen at udvikle nye servicetilbud. Denne fokus på fleksibilitet og service genfindes i Teknisk Forvaltnings Virksomhedsplan, hvor vidensdeling og tværgående samarbejde er gennemgående begreber. Også Gentofte Kommunes IT udvikling sigter med Den Digitale Kommune mod at skabe let adgang til viden med henblik på at kunne levere individuel service og kunne give en fleksibel og hurtig betjening. Som et væsentligt middel hertil gennemføres en omlægning af kommunens ITarkitektur med det formål at skabe grundlag for større sammenhæng mellem data. 3.2 GIS s mulige rolle til opfyldelse af målsætninger GIS er IT systemer, der er særlig egnede til at håndtere geografiske informationer, dvs. informationer, der kan stedfæstes på et kort. Geografiske informationer er fx. planer og distrikters afgrænsning, ledningers placering, arealrestriktioner, stedet hvor et fotografi er taget og alt med en adresse herunder også sager etc. Brugeren kan få de geografiske informationer præsenteret på et kort. Et eksempel herpå kan være en sag om ændret bygningsanvendelse. Sagsbehandleren vil her selv kunne vurdere mulighederne i forhold til en lang række forhold, som i dag skal indhentes fra flere afdelinger. Sagen vil derfor på et tidligt tidspunkt kunne fokuseres i forhold til de faktiske muligheder samtidig med at informationers tilgængelighed bliver mindre person afhængige. Den visuelle præsentation vil også give forbedrede muligheder for sagsfremlæggelse og kommunikation mellem politikere, sagsbehandlere og borgere. Lige så vigtigt som den visuelle præsentation er det, at GIS kan anvendes til at få information om sammenhænge mellem de geografiske data. Eksempler herpå kan være en borger, der ønsker at lave en tilbygning og derfor har brug for oplysning om eventuelle lokalplaner. Her vil det være muligt at få oplysning om planer efter indtastning af en adresse. Borgeren skal altså ikke vide hvilken lokalplan, der gælder for den pågældende adresse, før selve planteksten kan ses. Den forbedrede adgang til informationer, vil også medføre at telefonforespørgsler i højere grad kan besvares af én medarbejder, ligesom borgere selv vil kunne søge flere informationer. Side 6 af 24

7 3.3 GIS s aktuelle rolle til opfyldelse af målsætninger Geografiske data Gentofte Kommune råder over en stor mængde informationer med uudnyttede anvendelsesmuligheder. Informationerne kan opdeles i nogle hovedgrupper: Indkøbte og eksternt vedligeholdte data GIS data skabt og vedligeholdt af Gentofte Kommune Registerdata, der ikke i sig selv omfatter kortoplysning, men som kan stedfæstes via GIS data, fx. BBR De indkøbte data udgør det informations mæssige fundament for Gentofte Kommunes GIS system. Eksempler er det digitale grundkort, matrikelkort og luftfotos (ortofoto). Grundkortet indeholder oplysninger om placering af bl.a. bygninger, anlæg (ex. sports og havneanlæg), veje, stier, søer og vandløb, topografi og teknik. Matrikelkortet er et digitalt, juridisk kortværk, som bl.a. viser de registrerede ejendomsgrænser og vejrettigheder. Ortofotoet er et digital luftfoto, der er stedfæstet således, at det kan anvendes som baggrund for øvrige GIS data. Gentofte Kommune har også en række egenproducerede og velstrukturerede GIS data med faste ajourføringsprocedurer. Eksempler herpå er adresser, der er centrale i alle kommunens GIS systemer og anvendes som indgang til at søge i kortet. Også planafgrænsninger og ledningsoplysninger hører til kommunens strukturerede og løbende ajourførte data. Der findes i kommunen også en række data, der ikke er ajourføringsrutiner for eller som ikke har en veldefineret struktur. Denne indeholder bl.a. GIS data, der ikke er bærer af information. Dette kan fx. være digitale kortdata, der indeholder signatur for vejbump, men ikke en alfa numerisk beskrivelse, der fx. fortæller hvilken type vejbump det er eller hvornår det er etableret. Denne type data kan udelukkende anvendes grafisk. Det er fx. ikke muligt at anvende dem ved forespørgsler af typen Giv mig antallet af bump etableret siden 1998 og som ligger inden for Gentofte bydel. Hvis fx. institutioner ikke er registreret med alfanumeriske data, vil det ikke være muligt at få svar på fx. Hvilken institution ligger tættest ved min bopæl. For at data kan anvendes i samarbejde på tværs af afdelinger som egentligt beslutningsgrundlag, er det nødvendigt, at data til enhver tid har en kvalitet og aktualitet, der modsvarer behovet. Hvis data ikke opfylder disse krav, vil en bruger kun kunne anvende data som vejledende, og vil altid skulle have informationen bekræftet fra andet sted, for at kunne være sikker på validiteten. Dette begrænser anvendeligheden af data, såvel som af den løsning de indgår i. Desuden vil målsætningerne om handlingsparathed og fleksibilitet ikke kunne opnås med hensyn til geografiske data. Foruden de egentlige kortdata råder Gentofte Kommune også over en række register data, der har en geografisk reference. Disse data er principielt ikke GIS data og administreres som hovedregel i traditionelle IT løsninger og af IT organisationen. Udbyttet af mange af disse data kan imidlertid øges ved også at gøre dem tilgængelige i sammenhæng med et GIS system. Et eksempel er Ejendoms- og Miljødatabasen (E&M), der er en kopi af de centrale ejendomsregistre bl.a. BBR, ESR, KRR, Planregistret. Det vurderes, at der er et meget stort potentiale i anvendelsen af E&M. Aktuelt anvendes E&M i GIS sammenhæng dog kun i et begrænset antal ad hoc opgaver. Gentofte Kommune råder således samlet set en stor mængde værdifulde data. Det er dog samtidig kendetegnende, at der ikke findes et samlet overblik over data og deres indhold og ajourføring. Herved bliver det vanskeligt for brugeren at vurdere, om data er til rådighed for en given opgave. Side 7 af 24

8 Følgende karakteriserer GIS data i Gentofte Kommune: Der rådes over en solid mængde data med høj anvendelighed og uudnyttet potentiale Der findes en del data af generel interesse, men som har en uklar kvalitet og aktualitet Der er generelt ringe anvendelse af registerdata via GIS men den datamæssige mulighed for kobling er i flere tilfælde til stede Der er ikke et samlet overblik over data, deres indhold og kvalitet nytten af data er herved formentlig væsentlig lavere end det mulige Der er stor sammenhæng mellem datas vedligeholdelsesgrad og om hvorvidt de indgår i de daglige arbejdsgange som beslutningsgrundlag Der er ingen fast procedure for oprettelse af nye datasæt flere oprettes uden attributdata Systemer Gentofte Kommunes GIS system er sammensat af flere enkelt systemer. Disse er traditionelt benævnt som: Specialist GIS Desktop GIS Viewer GIS Specialist GIS er avancerede systemer, der primært anvendes i forbindelse med krævende dataproduktion og dataadministration. Specialist GIS stiller store krav til brugernes programkendskab. Grundstenen i Gentofte Kommunes specialist GIS er Microstation. Specialist GIS anvendes af ca. 10 brugere. Desktop GIS er hidtil blevet betragtet som et kontor automationssystem på lige fod med fx. Excell regneark. Den generelle tendens er nu, at der er en højere erkendelse af, at hensigtsmæssig anvendelse kræver programkendskab og basal viden om GIS-begreber. I Gentofte Kommune anvendes MapInfo og GeoOutlook som desktop GIS. Ca. 5-8 brugere anvender MapInfo til dataproduktion og analyser. Ca. 10 brugere anvender det som rene kigge programmer. Der er i alt 14 brugere af GeoOutlook. Viewer GIS eller kigge programmer er traditionelt programmer, der giver brugeren mulighed for at se på data, men ikke for at skabe data eller lave avancerede analyser. I Gentofte Kommune anvendes IntraGIS og MapInfo ProView som Viewer GIS. IntraGIS er en web baseret løsning, der er udviklet til Gentofte Kommune i Systemet anvender de data, der var gældende ved implementeringen. Oplysninger om matrikler, lokalplaner etc. er således ikke de gældende. På trods heraf anvendes systemet af flere brugere til at få oversigtskort. Brugergrænseflade og teknologi er ikke tilpasset siden oprettelsen og må i dag betegnes som forældet. MapInfo ProView er et viewerprogram i MapInfo familien. Programmet anvendes primært i Bygningssektionen til at få overblik over matrikler, bygningers placering og om hvorvidt der er gældende lokalplaner for en given ejendom. Side 8 af 24

9 Anvendelse og behov GIS i Teknisk Forvaltning anvendes i dag primært i forhold til løsning af fagspecifikke opgaver. Eksempler herpå er analyser til brug for kommuneplanlægning, analyser til brug for drift af afløb og print af kort til illustrations- og registreringsformål. Der er kun et eksempel på at GIS anvendes systematisk i en tværgående forvaltningsproces. Dette drejer sig om Bygningssektionens kontrol af, om der er lokalplaner for en ejendom i forbindelse med en byggesag. En interviewrunde har vist, at der er et markant behov i alle sektioner for at få adgang til hinandens ajourførte informationer. Begrundelsen herfor ligger dels i, at mange medarbejdere oplever at bruge for meget tid på at skaffe de nødvendige oplysninger. Dels er der et ønske om at opnå større sikkerhed for en korrekt sagsbehandling ved at kunne få et samlet overblik over de data, der er nødvendige for opgaven. Der er således primært efterspørgsel på vidensdeling, hvor den information, der leveres, er struktureret og filtreret i forhold til den konkrete opgave. Denne efterspørgsel kan ikke efterkommes på tilfredsstillende måde i den eksisterende GIS installation. De primære årsager hertil er at: GIS data produceres på forskellige platforme med forskellige formater. Data, der er produceret i fx. specialist GIS, skal konverteres for at kunne anvendes i desktop eller viewer GIS. Dette kan aktuelt kun ske ved en manuel proces udført af systemadministrator. Det har i praksis vist sig ikke at være muligt at få dette til at fungere rutinemæssigt. Der vurderes at være to primære årsager hertil: 1) Der er ikke fastlagt procedurer for, hvornår de enkelte datasæt skal ajourføres og for hvordan systemadministrator får besked om, at der er sket en ændring. Er det fx. periodisk eller ved enhver ændring. 2) Den manuelle proces tager tid og er i praksis ofte den opgave, der nedprioriteres i forhold til driftsforstyrrelser, brugerassistance etc. De efterspurgte informationer findes på varierende form, som ikke kan læses af installationen. Dette drejer sig fx. om fagdatabaser som BBR, rasterbilleder, pdf dokumenter, AutoCad tegninger etc. Ved siden af den interne anvendelse på tværs af afdelinger er der et stort behov for at kunne integrere kort og geografisk funktionalitet i kommunens hjemmeside. Dette er ikke muligt med den eksisterende installation. Årsagerne hertil er de samme som nævnt ovenfor. IntraGIS er den løsning, der umiddelbart kommer tættest på at kunne løse opgaven og leverer i et enkelt tilfælde kort til SKUB s hjemmeside. IntraGIS er dog ikke egnet som grundlag for den videre udvikling. Dels er det ikke udviklet til at være et element i en web løsning, der løbende ændrer indhold og funktionalitet. Dels er løsningen udviklet på en platform, der ikke længere anvendes i web løsninger. Side 9 af 24

10 Gentofte Kommune s GIS er karakteriseret ved: at være relativt velfungerende til registrering af data at være relativt velfungerende til ad hoc analyser at blive anvendt til dokumentation af fysiske forhold at bestå af tre adskilte systemer, der ikke kan anvende et fælles datagrundlag at omfatte et internt web baseret GIS, der ikke ajourføres med data og som er baseret på en utidssvarende teknologi at være mindre egnet til vidensdeling at give urutinerede brugere ringe mulighed for at printe kort i tilfredsstillende kvalitet at stille relativt store krav til brugeres kendskab til GIS programmer og data at være adskilt fra andre IT-systemer Side 10 af 24

11 3.3.3 GIS organisation Der er i 2002 implementeret en ny GIS organisation. Denne er overordnet baseret på: En GIS funktion GIS grupper En support organisation I figuren nedenfor vises GIS funktionens organisatoriske placering i Teknisk Forvaltning. Snitflader til: IT-afdelingen Den Digitale Kommune Andre forvaltninger Eksterne samarbejdspartnere Teknisk Direktør Snitflader til IT-afdelingen Den Digitale Kommune GIS Planlægningssektionen Sekretariatet IT GIS-koordinator GIS-Systemadministrator GIS-Systemadministrator IT-koordinator Bygnings og Miljøafdelingen Park og Vejafdelingen GK Brandvæsen Forsyningsafdelingen En væsentlig del af Park og Vejafdelingens og Forsyningsafdelingens GIS brugere er placeret i den fælles Stabsfunktion. GIS-funktionen består af en GIS-koordinator og to GIS-systemadministratorer. GIS-funktionen skal med GIS-koordinatoren i spidsen sikre koordination, udvikling og administration af GIS i Teknisk Forvaltning. Der er nedsat to permanente GIS grupper. GIS-strategigruppen er omdrejningspunktet for en koordineret GIS-udvikling og -strategi. Samtlige TF s afdelinger er repræsenteret på sektionsleder niveau og GIS-kordinatoren er formand. GIS strategigruppen refererer til ledergruppe A. GIS-teknikergruppen er omdrejningspunktet for koordinering af GIS-datagrundlaget og GIS-driftsog supportorganisation. Samtlige TF s afdelinger er repræsenteret ved teknikere eller brugere og GIS-koordinatoren er formand. GIS-teknikergruppen refererer til GIS-strategigruppen. Side 11 af 24

12 Supportorganisation. De 2 GIS-systemadministratorer er drivkraften i den tekniske support samtidig med at GIS-teknikergruppen er kernen i forvaltningens brugersupport. Systemadministratorerne har et tæt samarbejde med IT-afdelingen, som servicerer den tekniske drift af GIS-server med mere. Supportorganisationen er under implementering og vil med denne strategi være under fortsat udvikling. Ansvar for GIS-opgaver Der er følgende overordnede ansvarsfordeling mellem de involverede afdelinger og funktioner: Produktion af kortleverancer ligger, hvor behovet for leverancen opstår, d.v.s. i den enkelte afdeling. Den grundlæggende brugersupport placeres så tæt på slutbrugeren som muligt, d.v.s. hos superbrugere i de enkelte afdelinger, med backup fra i første omgang GIS-funktionen og i sidste omgang IT-afdelingen, hvis der opstår behov for dette. Administration af brugerrettigheder for GIS-brugere ligger i den centrale GIS-funktion. Teknisk support af GIS-applikationer og GIS-arbejdspladser er placeret hos den centrale GISfunktion, der som enhed både rummer GIS-faglige kompetencer og mere generelle IT-tekniske kompetencer. Gruppen bakkes op af IT-afdelingen på de generelle IT-tekniske discipliner, hvor der er behov for dette. IT-afdelingen har ansvaret for drift af de centrale GIS-servere incl. software på disse, som ikke er GIS-specifik (typisk operativsystem og backup-software). Ansvaret for vedligeholdelse af kort- og datagrundlaget er delt mellem TF s afdelinger, som har ansvaret for vedligeholdelse af en del af temaerne, og GIS-funktionen, som har ansvaret for basis-kortgrundlaget samt koordineringen af vedligeholdelsen. Ansvar for koordinering, budget og udvikling ligger i GIS-funktionen. Ansvar for systemanskaffelser og udvikling er delt mellem GIS-funktionen og IT-afdelingen på især 3 områder: IT-arkitektur Sammenhæng mellem den konkrete GIS anskaffelse og Gentofte Kommunes strategi for IT-arkitektur, herunder definition af hvilke krav leverandøren skal opfylde Dataforvaltning Afklaring af hvilke forretningsmæssige (ikke-gis) data, der skal etableres eller genbruges i forhold til en konkret anskaffelse IT-infrastruktur Vurdering og afklaring af behov for anskaffelse af nyt hardware, sikkerhedspørgsmål mv. i forhold til en konkret anskaffelse Side 12 af 24

13 Følgende karakteriserer varetagelse af GIS opgaver i Gentofte Kommune: Organisationen er ændret primo 2002 bl.a. mht. bemanding og ansvarsplacering Produktion af kort leverancer skal formelt ske hvor behovet opstår, dvs. i den enkelte afdeling. I praksis sker en del kortleverance digitalt og som plot via GIS funktionen. Det vurderes, at årsagen hertil er, at nogle afdelinger endnu ikke har de rigtige forudsætninger teknisk og/eller uddannelsesmæssigt. Ansvar for oprettelse og vedligehold af kort- og datagrundlag er delt mellem TF s afdelinger og GIS funktionen. Ansvar og procedurer i forbindelse med de enkelte datasæt er ikke fastlagt. Side 13 af 24

14 4 Indsatsområder GIS systemet understøtter i dag kun i begrænset omfang de overordnede politiske og forvaltningsmæssige målsætninger. Der er imidlertid grundlag for, at GIS på kort sigt kan spille en væsentlig rolle i forhold til disse målsætninger. Der er udpeget følgende strategiske sigte: Omdrejningspunktet for udviklingen af Gentofte Kommunes geografiske informationssystemer er dataintegration og vidensdeling til gavn for den brede anvendelse borger, politiker og sagsbehandler. 4.1 Indsatsområder og resultater I det følgende beskrives handlinger, der anbefales gennemført, for at ovenstående mål kan nås. Handlingerne er udvalgt ud fra en prioritering om dels at skabe et fundament, der på lang sigt kan sikre en fortsat udvikling, og dels ud fra et ønske om hurtigt at opnå konkrete og synlige resultater. Side 14 af 24

15 Vidensdeling og handlings parathed Status Handling Resultat Brugere, der ikke er GIS-specialister, anvender kun GIS i begrænset omfang til vidensdeling Brugere, der ikke er GIS-specialister, kan kun i ringe omfang udskrive kort i tilfredsstillende kvalitet Dynamiske og interaktive kort for kommunespecifikke data anvendes ikke på kommunens hjemmeside - Implementering af tidssvarende web baseret GIS arbejdsplads - Pilotprojekt for integration mellem GIS og andre IT systemer, fx. Ejendoms- og Miljødatabasen, Miljø- og Byggesagssystemer, EDH eller fælles fotoregister Implementering af simpel og målrettet print funktion, der kan bruges af alle på kommunens netværk Implementering af hjemmeside værktøjer til nyt web GIS system - Brugere bliver mere handlings parate i kraft af let tilgængelige oplysninger - Brugeren får bedre mulighed for at belyse en opgave ud fra et helheds synspunkt - Der opnås større nytte af eksisterende data og systemer - Behovet for at inddrage andre end den, der udfører opgaven, reduceres i forhold til levering af informationer - Brugere får lettere adgang til at anvende eksisterende data også på analog form fx. til præsentation og som grundlag for dokumentation - Brugere bliver i højere grad i stand til selv at producere de nødvendige kort. Dette nedsætter de ressourcer GIS funktionen og superbrugere skal anvende til at stille data tilrådighed via print. Disse ressourcer kan i stedet anvendes til fremadrettet og egentlig værdiskabende arbejde - Kort på hjemmesiden vil blive opdateret automatisk i takt med at GIS data ajourføres. Herved vil informationen blive mere aktuel og der spares ressourcer til manuel opdatering. - Der skabes grundlag for at udvide service ydelserne på hjemmesiden. Der vil kunne implementeres funktioner som fx.: Hvilke oplysninger findes for denne adresse?, Vis kort for den oplysning jeg læser om, Vis oplysning for det sted jeg ser på kortet Side 15 af 24

16 Datakvalitet og -synlighed Status Handling Resultat Ajourføringsprocedurer for de enkelte datasæt varierer stærkt og er kun i få tilfælde dokumenteret Gentofte Kommune har mange data, men kun få brugere har et rimeligt overblik over eksistens og tilgængelighed Der er ingen procedurer for oprettelse af nye datasæt - Prioritering af data og deres vedligeholdelse i fht ønsket anvendelse og nødvendige ressourcer til ajourføring - Formulering og implementering af vedligeholdelsesprocedurer Udarbejdelse og publicering af dokumentation for data Formulering af procedurer for oprettelse af nye datasæt De prioriterede data vil have en kvalitet, der er afstemt konkrete behov. Dette er en forudsætning for, at GIS kan bidrage som egentligt beslutningsgrundlag. - Eksisterende data vil blive mere synlige. Herved kan de udnyttes i flere sammenhænge og der opnås større nytte af ressourcer bundet i data - Data s oprindelse, fuldstændighed og aktualitet vil være kendt. Derved får brugeren bedre mulighed for at være bevidst om hvorvidt et datasæt kan anvendes som beslutningsgrundlag i en given sag Større sikkerhed for at ressourcer til dataregistrering anvendes efter en helheds vurdering af anvendelsesmuligheder. De producerede data får herved større værdi Side 16 af 24

17 Teknologi Status Handling Resultat Data flyder ikke frit mellem de enkelte GISsystemer Gentofte Kommunes GIS system er ikke skalerbart, dvs. at ét system har basale funktioner og ét system har specialist funktioner Gentofte Kommunes desk top GIS system er ufleksibelt mht. anvendelse af licenser Oprettelse af data kommunikation mellem viewer, desktop og specialist GIS, fx. ved udvikling af automatiske rutiner, ved harmonisering af platforme (fx udskiftning af dekstop GIS) eller ved en kombination af disse muligheder - Data vil ud fra en prioritering være tilgængelige for alle GIS brugere uanset platform - GIS data vil have samme ajourførings grad uanset platform. Systemerne får herved større troværdighed og værdi som beslutningsgrundlag Udskiftning af desktop GIS - Større fleksibilitet i anvendelse af brugeres GIS kompetence, da flere opgaver kan laves på én platform Udskiftning af desktop GIS - Bedre udnyttelse af licenser idet brugere med begrænset behov kan dele licenser - Flere opgaver kan udføres i afdelingen, hvor den fødes, uden at der skal anskaffes særskilte licenser. - Den praktiske mulighed for at introducere potentielle brugere vil ikke være begrænset af anskaffelsesomkostninger Sammenhængende IT- og GIS systemer Status Handling Resultat GIS og IT er ikke integreret - Implementering af GIS platform, der kan integreres med IT - Valg af teknologi, der tillader lagring af geografiske data i en relationsdatabase i stedet for proprietære dataformater Både GIS data/systemer og IT data/systemer vil i mange tilfælde opnå større værdi ved integration. For brugeren er det blot én samlet mængde af information. 4.2 Strategiske valg I dette afsnit beskrives de overordnede tekniske valg, som udgør rammerne for implementering af strategien. Side 17 af 24

18 4.2.1 Systemer og teknologi GIS systemet udvikles med fokus på at opnå sammenhæng mellem systemets enkelte elementer, herunder et tværgående informationsflow Microstation / Geographics og Graf produkter bevares som specialist system for udvalgte fagområder MapInfo udskiftes med ArcGIS fra ESRI eller GeoMedia fra Intergraph for at opnå: Ét system, der kan være omdrejningspunkt for den samlede anvendelse af geografiske data At ressourcer, der anvendes til software anskaffelse, systemtilpasning og uddannelse er langtids holdbare og kan udnyttes bredest muligt Et system, der kan skaleres til anvendelse på principielt alle niveauer Fleksibilitet i anvendelse af licenser Overflytning af IntraGIS til en tidssvarende web baseret løsning til in- og ekstern anvendelse Specialudvikling eller standardsystemer Implementering gennemføres i højest mulig grad baseret på standardsystemer først og fremmest i basisprodukterne, dernæst som overbygningsapplikationer og i mindst mulig omfang som individuelle løsninger. I de tilfælde, hvor standardsystemer ikke kan levere den ønskede funktionalitet, søges i videst mulig udstrækning løsninger, som leverandøren vil indbygge i sit standardprodukt. Der søges således afprøvede løsninger, der løbende udvikles også uden at Gentofte Kommune alene skal være ansvarlig herfor. Side 18 af 24

19 5 Gennemførelse og resultater Den videre udvikling af Gentofte Kommunes GIS system tilrettelægges med sigte på at opnå et stabilt fundament for anvendelse og udbygning og som kan sikre en ensartethed i data på de enkelte delsystemer. Samtidig hermed tilrettelægges udviklingen således, at der hurtigst muligt og løbende er synlige resultater. 5.1 Konkrete aktiviteter I dette afsnit gives en kort beskrivelse af de enkelte indsatsområder mht. indhold, økonomi ressourcer og fysiske resultater. De strategiske resultater er for hvert indsatsområde beskrevet i tabellen i afsnit 4 under Resultater. Side 19 af 24

20 5.1.1 Implementering af web baseret GIS arbejdsplads Delprojekt 1 Formål: Anskaffelse og implementering af ny web baseret GIS arbejdsplads til erstatning for IntraGIS og MapInfo Pro View. Investeringer i perioden : Internt ressourcebehov i perioden : GIS funktionen: 3 måneder GIS tekniker/bruger gruppe: 0,5 måned IT-funktionen (IT ressourcer og hjemmeside): 0,5 måned Resultater i år 2002: Nyt web GIS system er anskaffet Kravspecifikation er udarbejdet Udvikling af prototype er påbegyndt Resultater i 1. halvår 2003: Systemet er implementeret som internt værktøj Brugere og GIS systemadministratorer er uddannet Delprojekt 2 Formål: Implementering af hjemmeside værktøjer til nyt web GIS system Investeringer i perioden : Internt ressourcebehov i perioden : GIS funktionen: 0,5 måned IT-funktionen (web funktionen): 0,5 måned SKUB (Reprogrammering af Find dit distrikt ): 0,25 måned Resultater i år 2002: Kravspecifikation er udarbejdet Resultater i 1. halvår 2003: Administrationsværktøjer til indsætning af dynamiske og interaktive kort i hjemmesiden er implementeret GIS systemadministrator og web master er uddannet Hjemmesiden indeholder dynamiske og interaktive kort som en integreret del Side 20 af 24

21 5.1.2 Implementering af nyt desktop GIS Delprojekt 1 Formål: Anskaffelse og implementering af nyt desktop GIS som fundament for den samlede GIS løsning. Investeringer i perioden 2003: Internt ressourcebehov: GIS-funktionen: GIS tekniker gruppe: Resultater i år 2003: Nyt desktop GIS system er implementeret Brugere er uddannet 4 måneder 0,5 måned Delprojekt 2 Formål: Oprettelse af data kommunikation mellem viewer, desktop og specialist GIS Investeringer i perioden 2003: Indeholdt i delprojekt 1 Internt ressourcebehov: GIS-funktion 0,5 måned GIS-tekniker gruppe 0,25 måned Resultater i år 2003: Det er fastlagt hvilke data, der skal kunne læses af de enkelte delsystemer Datakommunikation er implementeret Implementering af printfunktion Implementering af simpel og målrettet printfunktion, der kan bruges af alle på kommunens netværk. Aktiviteten gennemføres i 2003 som del af projekterne vedrørende web GIS og/eller nyt desktop GIS Integration mellem GIS og andre IT systemer Gennemførelse af pilotprojekter for integration mellem GIS og andre IT systemer, fx. E&M, EDH / Miljø- eller Byggesager eller et fælles fotoregister. De konkrete projekter er ikke udpeget og defineret. Projekter defineres når den grundlæggende platform er på plads. Aktiviteten iværksættes ultimo Side 21 af 24

22 5.1.5 Dokumentation af data Formål: Udarbejdelse af og implementering af system til publicering af dokumentation for geografiske data. Investeringer i perioden år 2003: Internt ressourcebehov: GIS funktionen: 1 måned Data producenter og brugere: 1 måned Resultater i år 2003: Data er dokumenteret Dokumentation er gjort let tilgængelig for brugere Procedurer for vedligeholdelse af dokumentation er implementeret Prioritering af data Formål: Prioritering af data i fht. ønsket anvendelse og nødvendige ressourcer til vedligeholdelse. Investeringer i perioden : Internt ressourcebehov: GIS funktionen: 0,5 måned Dataproducenter og -brugere: 0,25 måned Resultater i år 2003: Det er specificeret hvilke data sæt, der løbende skal ajourføres til en kvalitet, der modsvarer konkrete og specificerede anvendelser Vedligeholdelsesprocedurer Formål: Formulering og implementering af vedligeholdelsesprocedurer Investeringer i perioden : Internt ressourcebehov: GIS funktionen: 1 måned Dataproducenter og -brugere: 1 måned Resultater i år 2003: Vedligeholdelses procedurer er udarbejdet for de prioriterede data Vedligeholdelses procedurer er implementeret Side 22 af 24

23 5.1.8 Procedurer for oprettelse af nye datasæt Formål: Udarbejdelse af procedurer for oprettelse af nye datasæt Investeringer i perioden : Internt ressourcebehov: GIS funktionen: Dataproducenter og -brugere: Resultater i år 2003: Procedure for oprettelse af nye datasæt er udarbejdet Procedure for oprettelse af nye datasæt er implementeret 0,25 måned 0,25 måned 5.2 Organisation Aktiviteterne gennemføres i ét samlet projekt med et antal delprojekter. Bemandingen sker således at projekterne under gennemførsel forankres i de enkelte afdelinger. I afsnit 5.1 er angivet hvilke udførende ressourcer, der deltager i de enkelte delprojekter. Derudover er der følgende roller i projektorganiseringen: Styregruppe Består af GIS-strategi gruppen Har det overordnede ansvar for projektet Projektledelse GIS-koordinator er ansvarlig for projektledelse og koordination af de enkelte delprojekter. Side 23 af 24

24 5.3 Økonomi og ressourcer Omkostninger til gennemførelse Projekt Udgifter i år Web GIS (basis) Web GIS (Hjemmeside) Web GIS (SKUB.dk) Desktop GIS Dokumentation af data I alt Interne ressourcer til projektgennemførelse Deltager Antal mande måneder GIS-funktion Ca. 11 GIS-tekniker / brugergruppe Ca. 4 IT-afdelingen Ca. 1 SKUB Ca. 0,25 Omkostninger til drift efter implementering System Drift pr. år fra 2003 Drift af ny desktop GIS Drift af ny web GIS Drift i alt pr. år For drift af det eksisterende system, som afvikles ved gennemførelse af strategien, betales aktuelt: Desktop GIS: Web GIS: Side 24 af 24