Spørgsmål og svar vedr. udbud af kørsel for Kolding Kommune. Sidst opdateret d. 20. januar Nr. Spørgsmål Svar

Transkript

1 Spørgsmål og svar vedr. udbud af kørsel for Kolding Kommune Sidst opdateret d. 20. januar 2014 Nr. Spørgsmål Svar Den 6. januar Tablet: Her beskrives minimumskrav til HW, men der står ikke noget om Software - Skal der købes ekstra Software, eller kan Tabletten koble op til kommunens kørselssystem via Standard browser? 2. - Hvordan kommer Tablet løsningen til at virke? Der skal ikke købes ekstra software. Turene bliver sendt direkte ud til tabletten fra Kolding Kommunes kørselssystem Jeg er usikker på om der er ekstra omkostninger til speciel SW løsninger? 4. Har kommunen et fuldt integreret kørsels løsning som kan tilgås via Tablet hvordan virker den? 5. Eller skal vognmanden tilkøbe en såkaldt SaaS løsning (evt. fra Frogne)? 6. Side 7 under Tilbudsgivers virksomhed: Hvad menes der med for opgaveløsningen relevante IT-systemer Det er uklart hvilke systemer der skal opereres op imod og hvad der eventuelt skal anskaffes af relevant udstyr! 7. Side 11 under krav til kontrakthaver: Hvad menes der med at mod tage ordre fra ordregiver elekronisk hele døgnet! Gælder det også for delaftale 1? Og hvad er system kravene til denne elektroniske ordre afgivelse? 8. Hvad menes der med at Kolding kørselskoordinerings system skal kunne overvåge vognene - Hvad skal der anskaffes af udstyr, og er det ekstra udstyr ud over Tablet eller SUTI terminal? - Skal der tilkøbes ekstra SW af vogn manden eller findes der Android SW som er gratis til- Der er ingen ekstra omkostninger til software den software der skal koble tabletten op til kommunes kørselssystem leveres af Kolding Kommune. Kolding Kommune har i dag ikke en fuldt integreret løsning. Vognmanden skal ikke tilkøbe en SaaS løsning. Det eneste der kræves af tilbudsgivers system er at de skal kunne sende en elektronisk faktura samt sende og modtage mails. Dette betyder vi skal kunne sende mails hele døgnet til tilbudsgiver dette gælder alle delaftaler. Den software som Kolding Kommune levere til tabletten gør det muligt at overvåge hvor vognen befinder sig. Der skal IKKE af tilbudsgiver indkøbes ekstra software.

2 gængeligt? - Er Kolding kørselskoordinerings system et proprietær system der kræver speciel SW fra en bestemt leverandør? Den 7. januar Delaftale 2: Hvem koordinerer og tilrettelægger svømme/skole- og idrætskørsel? 10. Delaftale 3: Er det korrekt, at der i delaftale 3 ikke er sat noget minimums vognløb ind? 11. Der er stor forskel på timeprisen at køre en ekskursions kørsel for skoler og administration, hvor udgangspunktet er at man kommer tilbage til start, og transferkørsel. Hvorledes vil eksempelvis en transferkørsel fra Kolding til Kastrup Lufthavn blive afregnet? 12. Konferencebuskørsel køres det i almindelige busser, da der er ikke i tilbuddet er muligt at prisdifferencere dette? 13. Større arrangementer som eksempelvis skolekoncerter, hører de under delaftale 2 eller 3? og hvem koordinere disse? 14. Krav til vognpark: Der er anført en busalder på 7 år i kontraktperioden, er det en gennemsnitsalder? 15. Busserne skal være forsynet med en tablet, gælder det også delaftale 2 og 3, og i givet fald da hvor mange? 16. Da skal man stille godkendte autostole til rådighed, hvor mange drejer det sig om? Den 10. januar I kontraktens 7 er anført, at det kun er Kolding Kommunes kørselskontor der kan bestille kørsel, og i 11 vedr. fakturering er anført, at faktura skal fremsendes til rekvirerende afdeling/institution (jv. EANnr) og at der af fakturaen skal fremgå rekvirent hos ordregiver, mængde og art af de leverede produkter/ydelser, hvad menes der? Det gør Kolding Kommunes kørselskontor. Det er korrekt. Begge bliver afregnet fra 1. påstigning til sidste afstigning. Det kan køres i almindelige busser. Dette hører under delaftale 2 og koordineres af Kolding Kommunes kørselskontor. Den enkelte bus må ikke være over 7 år (i delaftale 2 ikke over 14 år). Alle busserne skal være forsynet med en tablet det påhviler tilbudsgiver at han har tablets nok til alle busser. Det vurderes at 5 autostole er tilstrækkeligt. Der menes: faktura skal fremsendes til rekvirerende afdeling/institution (jv.eannr(og at der af fakturaen skal fremgå rekvirent hos ordregiver (navn på rekvirent i Kolding Kommunes kørselskontor), mængde og art af de leverede produkter/ydelser. 18. Delaftale 2:

3 Det er kørselskontoret der planlægger og koordinere kørslen, hvorledes kommunikeres ledig tid til vognmanden og med hvilken tidsfrist? 19. Kontrakten med Kolding Kommune er anført som en 4-års kontrakt, men under delaftale 2 er anført, at denne delaftale kun er gældende i skoleåret, hvad menes der med det? 20. Delaftale 3: Det er anført, at der skal afgives tilbud på hver ordre, hvordan skal det forstås, når der er afgivet en fast timepris, og ordregiver forpligter sig i kontraktperioden til at købe de i udbuddet omfattede ydelser hos de valgte tilbudsgivere på de i nærværende udbudsmateriale nævnte vilkår? Hvorledes vil en tur blive beregnet, når der eksempelvis startes kl fra Ålegården til Århus Nord med ankomst til konference kl og retur herfra igen kl ? Den 14. januar Udbudsmateriale, side 7, pkt. 2.15: Retten til at udøve. - Skal der indleveres en kopi hyrevognsbevilling for hver vogn i flåden, eller er en godkendelse som bestillingskontor tilstrækkelig? 22. Udbudsmateriale, side 11, pkt. Krav til kontrakthaver - levere samme høje serviceniveau Vil ordregiver beskrive hvorledes de opfatter et højt serviceniveau? 23. Berettiget klage, hvorledes afklares det om en klage er berettiget og hvilke klager danner grundlag for bortvisning fra kørslen? 24. Pkt. Stille godkendte autostole til rådighed. I delaftale 4 stilles der krav om en max responstid på 15 minutter. Da det er til væsentlig ulempe at udstyre alle biler Dette kommunikeres ikke ud til vognmanden da Kolding Kommune køber et vognløb og disponere over vognene i dette tidsrum. Kolding kommune sørger også for køre/hviletid og pauser bliver overholdt. Kørslen forgår kun i skoleåret i den 4 årige kontrakt. Det skal forstås sådan, at tilbudsgiver ved bestilling skal angive et timeforbrug udregnet efter en gennemsnitshastighed på 50 km/t for den angivne tur. Det er derefter op til ordregiver om turen skal køres eller ej. Det skal specificeres at svaret på spørgsmål 11 betyder, at Kolding Kommune kun betaler for køretiden. Det vil sige at en sådan tur derfor skal beregnes som timeforbruget (med en gennemsnitshastighed på 50 km/t) af kørsel fra Ålegården til Aarhus N og timeforbruget af kørsel fra Aarhus N til Ålegården. Der skal forelægge en hyrevognsbevilling pr. vogn. Se krav til kontrakthaver og krav til chauffører disse krav skal efterleves i hele Kolding Kommune. Ved overtrædelse af krav til kontrakthaver og/eller krav til chauffører, er klage berettiget og kørselskontoret vil bede om bortvisning fra kørslen. Responstid på 15 min skal ved brug af autostole forstås som den tid det vil tage at afhente stolen på tilbudsgivers adresse.

4 med godkendte autostole i de 3 nuværende vægtkategorier, finder vi kravet, såfremt det opretholdes, forhindrende for at kunne afgive konditionsmæssigt tilbud. I hyrevognsloven er biler med hyrevognsbevilling fritaget for kravet muligvis af samme årsag. Vil ordregiver kommentere på disse fakta? 25. Udbudsmateriale, side 12, pkt. Krav til chauffører - Vil ordregiver også her oplyse om opfattelsen af serviceniveau, da det her stilles som et krav til efterlevelse. 26. Det er ikke i overensstemmelse med udbudsdirektivet krav til ligebehandling og gennemsigtighed, at der differentieres i energiklasse kravene imellem alm. bil og limousiner under samme opgaveløsning. Disse biler er gruppevis af samme type (model og mærke), men hører hjemme under forskellige tilladelsestyper. Der er derfor ingen belæg for at kravene, til biler som ikke er limousiner, stilles strengere krav. 27. I hvilken forbindelse og under hvilken delaftale bruges liftbiler? 28. Der angives under delaftale 4 at omsætningen forventes at være 8-12 millioner, hvilken forventning til omsætning er der på de andre 3 delaftaler? 29. Kontrakten side Hvilke reguleringsbestemmelser kan delaftale 4 henføres under? 30. Kørsel med en skoleklasse fra Kolding til eksempelvis Økolariet i Vejle om morgenen og retur om eftermiddagen, eller en børnehave til skoven eller stranden og retur igen om eftermiddagen, er det delaftale 2 eller 3? 31. I udbuddet står, fakturering af ture skal ske i minutter efter forbrugt tid, vil det sige at det er vognmandens system der skal tilvejebringe dette til afregningsgrundlag? Hvert enkelt punkt i krav til chauffører er et krav til efterlevelse og er altså det serviceniveau som kræves. Der ønskes ikke bud med limousiner, dermed trækkes limousinekørsel ud af delaftale 4 hvorfor miljøkravene til limousiner også trækkes tilbage. Der bruges liftbiler når brugeren sidder i kørestol dette gælder delaftale Der er i delaftale 1 beskrevet et minimums køb. I delaftale 2 er der beskrevet et historisk timeantal. Der er i delaftale 3 et historisk forbrug på ca. 1,3 million. Som beskrevet i bilag 4, er taxameterprisen den til enhver til gældende maksimaltakst vedtaget af Kolding byråd. Hvis det er en skole/børnehave der skal køres inden for kommunen er det delaftale 2 hvis det er en tur uden for Kolding Kommune er det delaftale 3. Det er Kolding Kommunes kørsels system via tablet der registrerer forbrugt tid. 32. Hvorledes vil en tur blive beregnet, når der En sådan tur skal beregnes som køreti-

5 startes fra Kolding kl til Morgenavisen Jyllandsposten i Århus med ankomst kl Klokken køres fra Morgenavisen Jyllandsposten med ankomst til Aros kl Fra Aros køres retur til Kolding kl ? D. 16. januar I kontraktudkastet er der under 11 vedr. fakturering anført, at ventetid skal anføres ved delaftale 3 og 4, hvornår kommer ventetid i anvendelse på delaftale 3? 34. I spørgsmål 27 er spurgt om liftbusser, og der er svaret at der bruges liftbiler under alle delaftaler, herunder delaftale 3. Forventes det også, at store busser er forsynet med lift? 35. Der er redegjort for afregningsgrundlaget vedr. delaftale 3, hvad gør man hvis gæsterne ønsker at lade bagage eller andre ting forblive i bussen under opholdet? 36. Er der mulighed for at installere egen vognmandsapplikation på tablet PC? 37. Med den i udbuddet beskrevne beregning og tilhørende spørgsmål/svar for kørsel med stor bus under delaftale 3, kan det betyde en høj timepris. Det vil være den samme timepris der kommer til at gælde, når en af kommunens institutioner skal på en dagstur. Denne dagstur bliver forholdsvis dyr og vil sikkert afskære mange institutioner for at gennemføre en sådan tur, vil ordregiver kommentere på dette? 38. Fakturering af ture skal ske i minutter efter forbrugt tid fra 1. påstigning til sidste afstigning. Forståes dette sådan, at første påstigning f.eks. er Kl og man kører hele dagen og slutter Kl med sidste afstigning, At det afregnes med 420 min.? den, med en gennemsnitshastighed på 50 km/t, fra Kolding til Morgenavisen Jyllandsposten + køretiden, med en gennemsnitshastighed på 50 km/t, fra Morgenavisen Jyllandsposten til Aros + køretiden, med en gennemsnitshastighed på 50 km/t, fra Aros tilbage til Kolding. Ventetid skal ikke anføres i delaftale 3. Nej men der kan forekomme en ordre hvor der skal bruges en liftbus af typen, som beskrevet under delaftale 1. I dette tilfælde vil timerne blive afregnet. Når kørselskontoret modtager bestilling om en tur, afklarer de med den enkelte afdeling om det ønskes at bagage eller andre ting ønskes opbevaret i bussen. Når kørselskontoret foretager bestilling af kørslen hos leverandøren, oplyses det om bagagen skal opbevares eller ej, så tilbuddet på turen kan afregnes på den korrekte måde. Hvis den ikke forstyrre app en til Novus Dr, må man gerne. Se spørgsmål 30 hvis turen er inden for kommunen bestilles turen under delaftale 2. Der henvises til svaret i spørgsmål 20, 32 og 35, hvor det er præciseret at Kolding Kommune kun betaler for køretiden, med mindre at der forefindes bagage i bussen. 39. Sender Kolding Kommune en liste til kon- Nej, der bliver ikke sendt lister.

6 trakthaver over, hvad vognen har lavet hver dag? Samt rekvisitions numre, da det er kørselskontoret, der styrer ordrene. 40. Eller får kontrakthaver adgang til udskrifter fra Tabletten? 41. Har Kolding Kommune undersøgt, om det er lovligt at køre med et sådant system i vognene? 42. Er det undersøgt, om den eftermonterede elektronik evt. kan påvirke bussens/vognens elektronik, så en evt. garanti kan bortfalde? 43. Delaftale 2 side 3: Historisk forbrug: 3 stk personers busser samt 2 stk. 16 personers busser. Ca. 30 timer om ugen Skal det forståes, som 30 driftstimer pr. uge pr. bus? 44. Delaftale 2 side 10: Fakturering af ture skal ske i minutter efter forbrugt tid. Forbrugt tid starter ved 1. påstigning og slutter ved sidste afstigning. Skal det forståes som f.eks, at man starter ved en skole og kører dem til Slotsøbadet i Kolding til Kl herfra ud til en anden skole kl Og kører dem til Slotsøbadet til Kl og videre til div skoler og slutter Kl , Så sker afregningen fra 08:00 til 14:00 altså med 360 minutter? 45. Delaftale 1: side 10 Øvrig kørsel. Opstart kontrakt udløb d Hvad dækker dette? 46. Skal man påregne at der vil forekomme momspligtig kørsel blandet med momsfri kørsel? 47. Bilag 5 Tilbudsliste Delaftale 1 Skal prisen angives incl. Eller excl. Moms? 48. Del aftale 2: Vil det være muligt at søge en tilladelse til momsfri specielrutekørsel på denne aftale? Kontrakthaver har adgang til Tabletten. Udskrifter kan trækkes af Kolding Kommunes kørselskontor ved behov. Det er lovligt Tabletten er sat således op, at den ikke kan betjenes under kørslen. Tabletten skal ikke eftermonteres men sidder i forruden på vognen som en alm. GPS. Det historiske forbrug er 30 timer i alt for alle busser. Der henvises til svaret på spørgsmål 38. Dette dækker borgerettet kørsel for Kolding Kommune samt evt. personalekørsel. Nej det kan det ikke. Den skal angives excl. moms. Nej det vil der ikke.

7 49. Bilag 5 Tilbudsliste Delaftale 2. Skal timeprisen opgives incl. Moms eller excl. Moms? 50. Bilag 5 Tilbudsliste Delaftale 3 Skal timeprisen opgives incl. Moms eller excl. moms? 51. Bilag 2 I bilag 2 ønsker man oplyst samlet omsætning. Ifølge vore regnskaber oplyses omsætningen aldrig. Vil det være konditionsmæssigt korrekt at opføre en bruttofortjenste i stedet for? 52. Omsætning på aktivitetsområde som kontrakten vedrører. Skal omsætningen splittes op på de enkelte delaftaler? 53. Da man ikke kender det korrekte kørselsomfang, hvordan skal man så kunne oplyse omsætning på aktivitetsområdet, som kørslen vedrører? 54. På side 11 krav til kontrakthaver Kunne modtage opkald fra ordregiver telefonisk samt elektronisk. Forventer man, at der besvares mails uden for normal kontortid? 55. Side 7 Retten til at udøve det pågældende erhverv Kopi af tilbudsgivers autorisation for at udøve erhvervet Skal det være et forhåndstilsavn fra Trafikstyrelsen om, at man kan få det nødvendige antal tilladelser til buskørsel, hvis udbuddet vindes? 56. I forhold til kørselsudbuddet vil jeg høre, om det er nok, at vi som myndighed på taxiområdet sender en liste, hvor alle tilladelsesnumre, navne og adresser på vognmændene står og skriver under på listen og sender en opdateret liste, når der sker ændringer? 57. Side 4 I andet afsnit står der: Det årlige transportbehov, omfattet af ud- Den skal angives excl. moms. Den skal angives excl. moms. Der er krav om at virksomhedens samlede omsætning for regnskabsårene 2010, 2011 og 2012 oplyses. Oplyses eksempelvis bruttofortjeneste i stedet for vil tilbud ikke være konditionsmæssigt. Omsætningstallet skal ikke splittes op i delaftalerne. De omsætningstal, der anmodes om i Bilag 2, er alle historiske tal fra regnskabsårene 2010, 2011 og Ikke i delaftale Ja, hvis tilbudsgiver ikke har tilladelserne på forhånd. Se spørgsmål 21 Ja det er ok, i stedet for at fremsende hyrevogns bevilling på hver vogn. Fejlhenvisning der skulle have stået bilag 5.

8 buddet, fremgår af tilbudslisten i bilag Bilag 6, i det materiale jeg har downloadet, er en tro & loveerklæring Mangler der et bilag? D. 20. januar Generelt - - er der en max tid på hvor lang tid borgerne må sidde i transportkøretøjet? Vil I angive dette per delaftale. 60. Delaftale - Udbudsmateriale Side 11 - der angives at der eventuelt vil flyttes kørsel fra delaftale 1 til delaftale 4. Disse 2 aftaler har forskellig prissætning. Hvilken prissætning skal bruges for den flyttede kørsel? 61. Responstid Angives som 15 minutter. Vil ordregiver beskrive hvilke konsekvenser som det har hvis dette ikke overholdes? 62. Delaftale 1 Udbudsmateriale side Der oplistes behovet for 15 faste vognløb. Da det ikke forventes at vognmænd har hele denne bil flåde stående ubenyttet vil vognmanden skulle investere et ikke ubetydelig beløb. På side 4 frasiger ordregiver sig fra forpligtelser ud over sit faktuelle behov. Det var vores opfattelse at formålet med udbuddet var en spareøvelse baseret, dels på KL's rapport om besparelses potentialet på det kommunale kørselsforbrug, men vel også en gennemarbejdet kalkyle af kommunens behov og hermed behov for antal biler. Således kunne ordregiver inden udbuddet tage beslutning om udbuddets udforming baseret på et gennemarbejdet og sagligt grundlag. Der mangler ikke et bilag. Men som beskrevet ovenfor, var der forkert henvisning. Det er Kolding Kommunes kørselskontor der planlægger kørslen og sørger for at servicekrav mht. til max transport tid for borgerne bliver overholdt. Hver ordre bliver afregnet under den delaftale den bliver udført under. Ved gentagne overtrædelser vil det blive betragtet som misligholdelse af kontrakten. Udbuddets omfang er analyseret ud fra Kolding Kommunes tidligere forbrug af kørsel. Der er ikke lagt en buffer ind, men der kan ske afvigelser til det tidligere forbrug, ligesom der kan ske ændringer i behov som følge af lovgivningsmæssige ændringer som politiske beslutninger. Endvidere vil Kolding Kommune i løbet af kontraktperioden foretage løbende optimeringer, hvilket kan have betydning for kommunens kørselsbehov. Kolding Kommune fastholder teksten på side 4. Kan det så formodes ved læsning af ordregivers samlede udbud og ordregivers manglende ordreforpligtelse, ud over sit faktuelle behov, at ordregiver enten ikke har formået at fremkomme med en brugbar analyse af eget behov eller har lagt en vogn antals buffer ind i udbuddet? Såfremt ordregiver har lagt buffer ind, hvorledes harmonerer det moralsk med at udbuddet inddirekte tvinger vognmænd til

9 store investeringer baseret på en kontrakt, som antalsmæssigt kan reduceres med 4 ugers varsel.