Indhold. Godkendelse af referater. KTCs kommunikationsstrategi. Bestyrelsesmøde Dagsorden. Møde/referat nr.: 7, 2010

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Dagsorden Møde/referat nr.: 7, 2010 Sted: KL Dato: 26. november 2010 kl Bestyrelse: Torben Nøhr TN Formand Anders Thanning AT Trine L. Holmberg TLH Lene Jensen LJ Kjeld Bussborg Johansen KBJ Søren Peter Sørensen SPS Christian Bjerg CB Øvrige: Irene Brandt IB Redaktør Jesper Hedegaard JH IT- og specialkonsulent Ane Marie Clausen AMC Sekretariatsleder Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referater... 1 Pkt. 2 KTCs kommunikationsstrategi... 1 Pkt. 3 KTC s studierejser i Pkt. 4 Årsmødet Evaluering og regnskab. Fastlæggelse af principper for årsmødeafviklingen Pkt. 5 KTCs økonomi (Lukket punkt) Budgetopfølgning, ultimo oktober Forsikring for bestyrelsesansvar Opkrævning af ekstraordinært portalbidrag Pkt. 6 KTCs skatte- og momsforhold... 6 Pkt. 7 Mødeplan KTCs bestyrelse Pkt. 8 Forberedelse af mødet med KL... 6 Pkt. 9 Eventuelt... 7 Pkt. 1 Godkendelse af referater Bilag 1: referat august 2010 Bilag 2: referat 24. september 2010 Godkendelse af referaterne fra bestyrelsesmøder d august og 24. september Referaterne godkendes. Pkt. 2 KTCs kommunikationsstrategi Bilag 3: Handlingsplan

2 2 Sekretariatet har på baggrund af Handlingsplan udarbejdet et oplæg til drøftelse af KTC s kommunikationsstrategi, som vil blive præsenteret på mødet. Der lægges op til en uddybende drøftelse af, hvordan bestyrelsen ønsker at styrke foreningens interne og eksterne kommunikation. Udgangspunktet for oplægget er foreningens vision og mission, som fremgår af KTC s vedtægter og som kan ses i tekstboksen herunder. KTC S VEDTÆGTER 2. FORMÅL Stk. 1. Mission KTC er en organisation af topchefer i den kommunaltekniske sektor i Danmark og er talerør og udviklingsforum for denne sektor. Kommunerne opnår indflydelse gennem medlemmerne og lærer nyt gennem de netværk og aktiviteter, KTC etablerer, driver og deltager i. Stk. 2. Vision a. Den ledende kraft KTC vil være den ledende kraft for den kommunaltekniske sektor i Danmark og sætte rammerne for debat og læring, der skaber udvikling. b. Fremtidens dagsorden For KTC er det en hjertesag, at sikre samfundet en høj standard inden for Byggeri, Bolig, Fysisk planlægning, Natur, Vand, Miljø, Veje, Trafik og Forsyning. Med en stærk faglig ballast fra hverdagen i kommunerne sætter KTC dagsordenen på disse områder. Målet er resultater, som inspirerer i ind- og udland. c. Ledelse og løsninger På det tekniske område vil KTC være en central sparringspartner for myndigheder og topchefer. KTC udfordrer cheferne, skaber netværk og formidler viden. Målet er god ledelse og effektive og visionære løsninger. Stk. 3. Vidensformidling Foreningen udgiver fagtidsskrifter og andre faglige publikationer og forestår drift og udvikling af elektroniske netværk. Bestyrelsen gjorde i august 2010 status på den handlingsplan, der blev vedtaget efter strategiseminaret i 2008 og som skulle aktivere KTCs nye vedtægter fra Bestyrelsens evaluering i august var, at der er arbejdet hårdt i foreningen på at blive en entydig og stærk faglig aktør, blandt andet gennem stærk fokus på faggruppearbejdet og faggruppernes evne til at levere overfor KL samt til at være mere dagsordens-sættende. Der er udarbejdet en Håndbog for godt faggruppearbejde som sætter klare rammer og mål for dette arbejde. KTC er i udvidet med over 100 nye medlemmer og der er lagt rammer for kredsarbejdet ved hjælp af et udkast til Håndbog for godt kredsarbejde, som siden er godkendt af bestyrelsen. Bestyrelsen er dog også opmærksom på, at KTC-arbejdet er et stykke frivilligt foreningsarbejde, som skal eksistere på medlemmernes lyst og vilje til at yde et stykke frivilligt arbejde ved siden af deres job og med begrænsede sekretariatsressourcer. På den baggrund er handlingsplanen for udarbejdet med tre overordnede mål: 1. Aktivere foreningen for de nye medlemmer. Masser af intern kommunikation, aktiviteter og indflydelse.

3 3 2. Bestyrelsen har fortsat fokus på at styrke KTCs faglige indflydelse mest muligt ved at være en synlig faglig aktør. 3. KTC Portalen skal aktiveres som et væsentligt aktiv: det gælder både i foreningskommunikationen, og i det faglige samarbejde imellem kommuner/fælleskommunale selskaber og kommunale medarbejdere. De tre punkter er uddybet i bilag 3: handlingsplan Handlingsplanen definerer en række midler til at styrke KTC s faglige indflydelse og synlighed. - Faglig aktivitet i faggrupperne: Høringer m. tyngde, markere faglige synspunkter i pressen, understøtte m. pressestøtte. Men skal KTC være dagsordenssættende kommenterende? - Indflydelse i TKU: referencebestyrelsesmedlemmerne skal holde dialog med faggruppeformænd. - Faggruppeformænd skal fortsætte udviklingen af TKU-møder med tyngde. - Flere relevante eksterne samarbejder: KTCs bestyrelse og faggruppeformænd indgå i tætte samarbejder m. flere ministerier og styrelser? Men hvem er interessenterne? Hvem er efter bestyrelsens opfattelse foreningens vigtigste interessenter i 2011? Hvem skal KTC kommunikere med, og med hvilke budskaber? Hvem skal håndteres via direkte dialog og hvem skal nås via offentlig kommunikation? KTC i pressen giver status på KTC s presseaktivitet. Men hvordan skaber KTC selv nyheder? Skal KTC være reelt dagsordenssættende eller kommenterende/reaktiv? Hvordan opfattes målsætningen om en skarpere redaktionel linje i Teknik & Miljø: - Pressemeddelelser m. holdninger fra hvert blad. - Kritiske indlæg også selvkritik. - Faglig debat - Hvordan aktiveres den faglige debat? Efter sekretariatets oplæg drøftes målene for foreningens kommunikation gennem et procesforløb, hvor foreningens primære interessenter defineres, rammerne for foreningens dagsordenssættende rolle fastlægges og de overordnede mål for kommunikationsstrategien defineres. Det er vigtigt i prioriteringen at tage et realistisk hensyn til foreningens begrænsede kommunikationsressourcer. Oplæg til drøftelse af KTCs kommunikationsstrategi danner udgangspunkt for en strategisk proces i bestyrelsen. På baggrund af denne proces udarbejder sekretariatet et udkast til en kommunikationsstrategi, der forelægges til godkendelse på bestyrelsesmødet 10. december. Pkt. 3 KTC s studierejser i 2011 KTC planlægger i lighed med tidligere år mindst én studierejse i Der er pt. flg. forslag, men forhåbentligt kommer der flere fra KTC s medlemmer inden bestyrelsesmødet: Holland som rejsemål med fokus på klimatilpasning. Rigtig mange steder taler man om tilpasning til klimaændringerne. Kystsikring, kloakering og oversvømmelser i forbindelse med ekstrem nedbør er hyppige emner. I Holland har man i særklasse en udfordring fra vandet og derfor har man længe arbejdet med vand fra floder, havet etc. med en tilpasningsdagsorden. Men hvad tænker Hollænderne i forhold til de aktuelle udfordringer? Den europæiske byplanbiennale i Genova. NKS Nordisk kommunalteknisk samarbejdskomite - har på nordmændenes opfordring drøftet, hvordan man styrker plansamarbejdet i Norden. KTC har foreslået at alle NKS-lande undersøger, om der er interesse for at knytte tættere bånd fra hele Norden til den europæiske planorganisation European Council of Spatial Planners - Conseil européen des urbanistes, som

4 4 er paraplyorganisation for organisationer og institutioner i Europa, der arbejder med fysisk planlægning. Der afvikles i regi af dette samarbejde hvert andet år en europæisk byplanbiennale, som finder sted i Genova i Italien september Der er opbakning i NKS til at forsøge at samle tilslutning til en fælles studierejse til biennealen i Genova. Forslag til to studierejser indstilles til godkendelse mhp. markedsføring fra årsskiftet. Pkt. 4 Årsmødet Evaluering og regnskab. Fastlæggelse af principper for årsmødeafviklingen 2011 KTCs årsmøde 2010 blev afviklet i København med stor tilslutning. Der var i alt 239 på deltagerlisten, heraf 182 betalende. De øvrige ikke-betalende udgøres af eksterne gæster, nordiske gæster, KTCs stab, samt oplægsholdere. Evaluering: Der 21 deltagere, som har besvaret spørgeskemaet med evaluering af årsmødet. Disse deltagernes evaluering er derfor ikke repræsentativ, men kan opsummeres som følger: Helhed: generelt er der tilfredshed med helheden i årsmødet og årsmødetemaet, afviklingen og konferencematerialerne. SAS Radisson benævnes dog som kønsløst. Torsdag eftermiddag med de korte oplæg vurderes positivt, dog med en enkelt kritisk kommentar til afslutningsdebatten med unge kommunalpolitikere, som andre dog vurderer højt. Evalueringen af torsdagens oplægsholder varierer, med størst tilfredshed med Mette Wier og mindst tilfredshed med Christian Eges oplæg. Fredag formiddag vurderes også ret tilfredsstillende, dog med enkelte kommentarer om at nogle sessions ikke fungerede så godt, f.eks. vand og natur, specielt mhp. debatten eller fraværet af samme. Der skal mere styr på styringen af de enkelte sessions fredag formiddag, evt. via inddragelse/ansvar for afvikling overladt til KTCs faggrupper. Vand og natur: OK oplæg, men dialog præget af enetale og retfærdiggørelse. Byens rum og byens udvikling: Tilfredsstillende. Digitalisering: Tilfredsstillende. Tilgængelighed og mobilitet: Ingen svar Klima: Tilfredsstillende, dog efterlyses flere konkrete eksempler og dialog. Generelt efterlyses der mere plads til dialog og en konferenceform, som er indrettet lidt mere på dialog. Flere efterlyser at man kan sidde om et bord som vil åbne for dialog. De fire virksomhedsdeltagere, som har svaret, udtrykker generelt stor tilfredshed med konferencedeltagelsen. Deres holdninger kan måske rummes i denne kommentar fra den ene: Jeg oplevede en utrolig imødekommenhed fra deltagerne. Følte mig meget "velkommen" i den store gruppe. Det økonomiske resultat af årsmødet blev et overskud på kr. mere end de budgetterede kr. = Det ekstraordinære positive resultat på kr. hidrører fra 32 ekstra betalende deltagere ud over det budgetterede = kr. Dertil kommer ekstra fra virksomhederne, sparede omkostninger på ca og kr. på ¼ momsfradrag på hotel- og konferenceomkostninger, som ikke var kalkuleret i årsmødebudgettet. KTCs årsmøde Årsmødet afholdes i Holstebro, som vil give et noget billigere årsmøde, da faciliteterne på både konferencested og hoteller er meget billigere end i København. Der kan dog næppe forventes helt samme tilslutning som i København. Der budgetteres med samme omkostninger til oplægsholdere, program, mv. som i Der budgetteres med 150 betalende deltagere og 10 virksomheder.

5 5 Der budgetteres med en deltagerpris på 5000,- + hotel (tre kategorier fra 650 til 800). Der skal være 130 betalende deltagere for at årsmødet går i 0. Dette skal ses ift. deltagerprisen i 2010 på 5600 / 4600 v. efterfølgende deltagere pr. kommune + hotel på 1195,- Der kan evt. udbydes en tillægspakke m. fly + bus fra Karup for at styrke tilslutningen fra Hovedstadsområdet. Evaluering af årsmødet 2010 tages til efterretning. Ønsker og forslag til konferenceafviklingen i 2011 samles sammen. Rammebudgettet for årsmødet 2011 indstilles til drøftelse. Pkt. 5 KTCs økonomi (Lukket punkt) Budgetopfølgning, ultimo oktober Forsikring for bestyrelsesansvar Opkrævning af ekstraordinært portalbidrag 2011 Bilag 4: Budgetopfølgning 30. oktober 2010 Bilag 5: TRYG. Svar på anmodning om forsikring for bestyrelsesansvar. Budgetopfølgning ultimo oktober KTCs økonomiske situation ser knap så mørk ud som ved sidste budgetopfølgning efter første halvår og udsigterne på mødet i august, hvor det estimerede resultat så ud til at blive et underskud på kr. Estimatet for året er nu et underskud på knap kr. ift. det oprindelige budget 2010 med resultat på 0 kr. (Tekst med rødt ændret ift. dagsorden udsendt ) På grund af den meget store tilslutning til årsmødet var der et langt større overskud end budgetteret (Se punkt 4) på i alt kr. ekstra. Dertil kommer et større antal KTCmedlemmer end budgetteret i 2010, som bidrager med kr. og reducerede omkostninger generelt på over ift. forventningerne ved halvårsopfølgningen. Annonceindtægterne forventes ikke at nå det budgetterede niveau, men et samlet overskud på 2,282 mill. kr er blot kr. mindre end forventet ved budgetopfølgningen efter første halvår, og meldingen i august om at salget var styrtdykket i juni og august gav forventning om et endnu dårligere resultat. Salget for hele året ligger på index 85 til og med november måneds salg. Det mindre overskud opvejes delvist af en stram omkostningsstyring i redaktionen. Budgetopfølgningen tages til efterretning. Forsikring for bestyrelsesansvar. Sekretariatet har undersøgt vilkårene for at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring hos KTCs forsikringsselskab TRYG. TRYG afviser at tegne en sådan forsikring, idet den forudsætter en synd driftsøkonomi og positiv egenkapital. Afslaget på forsikringsanmodningen tages til efterretning. Sagen tages op på ny når økonomien er på ret kurs næste år. Opkrævning af ekstraordinært portalabonnement i Generalforsamlingen godkendte at tilføre kapital til KTC Portalens videre udvikling og godkendte opkrævning af et ekstraordinært portalbidrag i Portalbidraget vil blive opkrævet i december, men med betalingsfrist i januar Debatten på generalforsamlingen samlede sig om behovet for at styrke KTCs økonomi og sikre muligheden for fortsat drift og aktivering af Portalen som et effektivt redskab for kommunerne.

6 6 Der foreslås følgende mail til KTC s 3, stk 1A og 1A-sup-medlemmer: Kære kollega På generalforsamlingen i september vedtog over 100 fremmødte medlemmer at styrke grundlaget for KTC Portalens videre drift og udvikling gennem opkrævning af et ekstraordinært portalabonnement i Efter et langt udviklingsforløb er KTCs bestyrelse og sekretariat nu i fuld gang med at aktivere potentialet i KTC Portalen. Vi har brug for din medvirken til at styrke anvendelsen i alle tekniske forvaltninger og vil anbefale, at I forankrer alle eksterne og tværkommunale samarbejder i Portalens projektrum, så alle kommuner udnytter jeres portalbidrag bedre. I den forbindelse vil der opstå nye udviklingsbehov, som ikke kan dækkes af KTCs drift, da de store udgifter ved genopretningen af Portalen har drænet KTCs kasse. Portalabonnementet opkræves ift. den gældende fordelingsnøgle, så små kommuner betaler mindre end de store og faktura udsendes i december med betalingsfrist i januar Vi ser frem til din forståelse for abonnementsforhøjelsen og din positive opbakning til benyttelsen af KTC Portalen i din forvaltning. På bestyrelsens vegne Torben Nøhr Formuleringen af information om det ekstraordinære Portalbidrag drøftes. Pkt. 6 KTCs skatte- og momsforhold Bilag 6: BDO Silkeborg. Erklæring om skattemæssig angivelse af foreningsudgifter Bilag 7: BDO Silkeborg. Erklæring om momsangivelse af foreningsudgifter. KTC har på revisionens anbefaling fået foretaget en gennemgang af foreningens momsforhold og skattemæssige status, som sidst er vurderet for godt 10 år siden. Skatte- og momsreglerne for foreninger er forandret betragteligt siden den gang og derfor anbefalede revisionen gennemgangen i forbindelse med ændringen af KTCs økonomiske struktur og kontoplan. Begge disse gennemgange har vist, at der med en mindre justering af konteringspraksis er god overensstemmelse mellem KTCs regnskabsmæssige praksis og de gældende skatte- og momsregler for foreninger. Justeringen medfører, at en mindre del af Portalomkostningen på kr. er overført til Afd. 10 Foreningen, da foreningens anvendelse af Portalen til intern foreningskommunikation ikke er fradragsberettiget. Vurderingerne foretaget af BDO-Scanrevision tages til efterretning. Pkt. 7 Mødeplan KTCs bestyrelse 2011 Bilag 8: Mødeplan 2011 KTCs bestyrelse afholder møder i forbindelse med TKU-møderne i KL, samt enkelte ekstra møder i forbindelse med Faggruppekonferencen, Årsmødet, samt evt. andre arrangementer. Mødeplanen for 2011 følger dette princip. De nordiske møder fordeles imellem bestyrelsesmedlemmerne. Mødeplan 2011 indstilles til godkendelse. Nordiske møder indstilles til intern prioritering imellem bestyrelsesmedlemmerne. Pkt. 8 Forberedelse af mødet med KL Dagens møde med KL drøftes.

7 7 Pkt. 9 Eventuelt Bilag 9: PARAPLYEN. Samarbejdsaftale 2010 KTC Portalen. Arbejdet med at aktivere kredsenes brug af KTC Portalen er gået i gang og flere projektrum er under oprettelse. Der er bla. oprettet et projektrum for et nyt netværk af ejendomsadministratorer på Sjælland. Jesper giver en kort mundtlig redegørelse af status og handlingsplan for markedsføring af KTC Portalen i kommunerne de kommende måneder. KTC-FRI-samarbejdet. Samarbejdet blev indledt i foråret 2009 med det formål at afdække fælles interesser og evt. etablere fælles projekter. Det har vist sig, at der er god dialog om fælles interesser, men det har været svært at etablere egentlige udviklingsforløb som i den oprindelige intention. Der er dog etableret et enkelt samarbejde i Nordjylland. På den baggrund er det besluttet at drosle ambitionsniveauet ned og tage evt. dialoger, når behov opstår. Associerede foreninger i faggrupper. KEF (Kommunalt Entreprenør Forum har ønsket at udtræde af NOV-faggruppen og indtræde i LKO-faggruppen. Dette er effektueret. PARAPLY-samarbejdet. Det fælles organ for chefforeningerne benævnt PARAPLYEN har drøftet rammer og formål og en ny samarbejdsaftale er indgået. (Bilag vedlagt)

8 Bestyrelsesmøde Referat Møde/referat nr.: 6, 2010 Dato: 28. august 2010 kl Sted: Møn Lokale: Bestyrelse: Torben Nøhr TN Formand Anders Thanning AT Næstformand Trine L. Holmberg TLH Sekretær Jesper Brandt JB Afbud Kjeld Bussborg Johansen KBJ Søren Peter Sørensen SPS Kasserer Christian Bjerg CB Øvrige: Ane Marie Clausen AMC Sekretariatsleder Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Godkendelse af referat fra mødet 1. juni Pkt. 2 Budgetopfølgning 1. halvår 2010 (Lukket punkt)... 1 Pkt. 3 Kriterier for budget 2011 på udvalgte områder... 4 Pkt. 4 Budget 2011 til godkendelse (Lukket punkt)... 6 Pkt. 5 Generalforsamling og årsberetning... 9 Pkt 6 KTCs årsmøde. Status og drøftelse af bestyrelsens medvirken Pkt. 9 Eventuelt Pkt. 1 Godkendelse af referat fra mødet 1. juni 2010 Referatet vedlagt som bilag 1 Referatet godkendes. Beslutning: Referatet godkendt Pkt. 2 Budgetopfølgning 1. halvår 2010 (Lukket punkt) Bilag 2: Periodeoversigt Indeholder budgetopfølgning og likviditetsoversigt.

9 2 På bestyrelsesmødet 11. juni blev der varslet afvigelser i forhold til status pr : Større personaleudgifter end budgetteret, da der afholdes dobbelt løn i 3 måneder pga. bogholderskifte, vikardækning, mv. til samlet ca. 85 tkr., samt 40 tkr. til køb af bogholderiassistance fra revisionen. Forventet mindreindtægt på op til 100 tkr. på KTC Portalen, da salget af bannerannoncer ikke er kommet i gang og markedet er trægt. Usikkerhed om studierejsen i november, som siden er aflyst pga. for få tilmeldinger. Annoncesalget til Teknik & Miljø så ud til at gå fint og følge budgettet. Flere KTC-medlemmer end budgetteret og forventning om en merindtægt på ca. 100 tkr. på medlemskaber. Årsresultatet blev derfor vurderet til at blive knap tkr. i forhold til det budgetterede 0- resultat, hvis de øvrige indtægter og udgifter kunne holdes uændret. Status pr. 30. juni tegner et mere negativt resultat: Der estimeres et årsresultat på Indtægter: Indtægterne fra salg af annoncer og reklamer har taget en negativ drejning. Der er solgt mindre i juni og juli end budgetteret og annoncesælgerne melder om et ualmindeligt trægt marked, hvor virksomheder fravælger annoncer, der har været aftalt for hele året. Måned Annoncesalg Leverandør- Annoncesalg Salg samme måned Udvikling Kr registret I alt 2009 % Januar , , ,95 * ,00 75,7 Februar , , ,00 93,8 Marts , , ,00 *168,2 1. Kvartal , , , ,00 101,3 April , , ,00 113,7 Maj , , ,00 *44,4 Juni , , ,00 77,6 2. Kvartal ,65 0, , ,00 67,6 Juli 0,00 0,00 August , , ,00 71,9 September , , ,00 26,1 3. Kvartal ,43 0, , ,00 37,5 Oktober , , ,00 58,0 November , , ,00 42,9 December , , ,00 45,8 4. Kvartal ,00 0, , ,00 48,6 I alt år til dato , , , ,00 70,49 * kr vedr er bogført i december 2008 *De store afvigelser i marts og maj 2010 skyldes at Reno-Sam s årsmøde er flyttet fra maj til marts. Hvis udviklingen med salg på ca. 75% af sidste år fortsætter året ud kan der imødeses et årsresultat på 2,35 mill.kr. eller 245 tkr. under det budgetterede. Annoncesælgerens provision reduceres med 71 tkr. Der kan som bemærket i sidste budgetopfølgning heller ikke forventes noget nævneværdigt salg af bannerannoncer på KTC Portalen, da salget kommer i gang sent på året og prisen for bannerannoncer er i bund. Nedgang 20 tkr samt manglende salg af stillingsannoncer 20 tkr. giver en samlet mindreindtægt på 40 tkr.

10 3 Teknik & Miljø i alt: Der forventes efter nedgang i indtægterne og de ekstra omkostninger ved overgang af redaktøraftalen fortsat et samlet overskud af T&M i 2010 på 265 tkr., da der er hjemtaget opgaver og mindsket omkostninger på en række områder. KTC-medlemmer: Stadig over det budgetterede. Dog er forventningen om merindtægt reduceret til 65 tkr. over det budgetterede. Studieturen i november blev som frygtet aflyst pga. for få tilmeldinger, den gennemførte studietur i juni gik i 0 pga. få deltagere og konferencen for natur- og miljøchefer i samarbejde med 100 mile blev aflyst. Derfor bliver intet af det budgetterede overskud på 100 tkr. på aktiviteter realiseret. Salg af sekretariatsbistand: Der forventes en mindreindtægt på knap 50 tkr, da foreningen 100 Mile ikke har haft aktiviteter som forventet og der ikke har været tid til at skabe ekstra aktiviteter for andre foreninger. Udgifter: Sekretariatet: De samlede udgifter ved afslutning af regnskab 2009 og bogholderskiftet bliver langt større end forudset 11. juni. Lønomkostningen er som varslet ekstra godt 70 tkr. + udbetaling af feriepenge for 2010 på 28 tkr. til den fratrådte bogholder. Den ekstraordinære revisionsindsats ved regnskabsafslutning beløber sig til 210 tkr i forhold til de budgetterede 40tkr til revision i 2010, hvilket giver et merforbrug på 170 tkr. Der er købt ekstra bogholderiassistance for 40 tkr. og forventes yderligere støtteassistance for 20 tkr. inden årets udgang Bestyrelsen har efter anbefaling fra revisionen besluttet at udvikle en ny budgetmodel og kontoplan (30 tkr), samt gennemføre en skattegennemgang af KTCs økonomiske struktur (20 tkr) i efteråret, som vil medføre yderligere revisionsudgifter på 50 tkr. KTC Portalen: Portalprojektet er næsten afsluttet og der holdes pt. kun 100 tkr. tilbage til afsluttende fejlrettelser. Der udestår en række mindre features, som ikke er løst i det købte projekt, da disse features ikke har været uddybet nok i projektbeskrivelsen til at leverandøren vil betragte det som elementer i den indgåede kontrakt. Disse mindre features skal løses ad hoc på klippekort for at funktionaliteten er i orden. Desuden er der behov for support til Portalen i driftsfasen resten af året, samt mindre nye projekter (Tilpasning af filarkiv mv.), således at der samlet skal forventes et merforbrug på 100 tkr. ift. portalprojektet inden årets udgang. Det har været nødvendigt at have ekstra assistance til ekstra testning af portalprojektet i 2 ½ måned, hvor vi har ansat vores unge praktikant fra foråret til 20.tkr. brutto pr. måned. Samlet merudgift 50 tkr. Samlet giver det et estimeret årsresultat på kr. for 2010 Dermed er KTCs egenkapital på så godt som opbrugt. Budgetopfølgningen indstilles til godkendelse, samt til drøftelse af evt. initiativer, der kan rette op på den kritiske økonomiske udvikling resten af året. Beslutning: Budgetopfølgning godkendt med forventning om tæt opfølgning af indtægter og udgifter resten af året og afrapportering på alle bestyrelsesmøder. Der skal sættes særlig fokus på annoncesalget efter nedgangen i juni-august. Bestyrelsen drøftede nye annoncesalgsmuligheder, f.eks. revisorer og advokater, som er store leverandører til den kommunaltekniske sektor. Der kan foretages en lille undersøgelse via

11 4 kredsene for at finde ud af, hvilke leverandører der er mest anvendt i forvaltningerne pt. og forsøge at styrke salget til disse. Sekretariatet må overveje anden salgsmetode, hvis annoncesælgeren ikke kan få åbnet dette marked. Pkt. 3 Kriterier for budget 2011 på udvalgte områder (lukket punkt) Som forberedelse af budget lægningen er der en række faste kriterier, som bestyrelsen skal tage stilling til og godkende: A Medlemskontingent 2011 Bestyrelsen drøftede kontingentstrukturer på bestyrelsesmøder 12. juni og 14. august 2009, men valgte at fastholde den nuværende kontingentstruktur i På generalforsamlingen blev der tilkendegivet, at man i 2010 ville præsentere en ny kontingentstruktur. Modeller med en to-trins kontingentstruktur blev overvejet på bestyrelsesmødet i marts og er drøftet videre med kassereren. Princippet vil fremover være at de første medlemmer skal bære ca. halvdelen af kontingentindtægten i foreningen. Der er foretaget en undersøgelse af kontingenter i de øvrige chefforeninger: Kontingentet i Kommunaldirektørforeningen er 6000 kr. Kontingentet i Børne- og kulturchefforeningen er 1800 kr. Kontingentet i Socialchefforeningen er 1750 kr. Det indstilles at kontingentet fremover bliver 6000 kr. for første medlem fra kommuner og 3000 kr. for efterfølgende medlemmer fra kommunerne. Kontingentet for medlemmer fra fælleskommunale selskaber fastsættes til det lave kommuneniveau på 3000 kr. Kontingent for seniormedlemmer fremskrives med 4% fra 450 kr. til 468 kr. Beslutning: Kontingentet fortsætter med kun en sats for ikke at lave A og B-medlemmer i foreningen. Kontingentet fremskrives med 4 % ift niveau. B Abonnementspris KTC Portalen Sammen med beslutningen om at udvikle en ny fælles hjemmeside og portalløsning i 2007 blev der på generalforsamlingen truffet beslutning om at driften af Portalen skulle hvile i sig selv. Abonnementet for KTC Portalen har dog været fastholdt på 2008-niveau + 4% fremskrivning i 2010, idet bestyrelsen i 2008 besluttede at fastfryse abonnementet indtil nyudviklingen af KTC Portalen var afsluttet. Derfor er der opstået et markant efterslæb på abonnementet, som skal tilpasses de reelle driftsomkostninger. Det indstilles at abonnementet på Portalen tilpasses til et niveau, der dækker de reelle omkostninger på Portalen, da driften følger hvile i sig selv-princippet. Det medfører en stigning på 35 % i forhold til det i 2008 fastlagte niveau. Det medfører en stigning for de mindste kommuner fra 4475 kr. til 6000 kr. Portalabonnement gradueres fortsat efter kommunestørrelse med 1,2,3,4 gange abonnementsbeløbet. Kommunefordeling Abonnement 41 kommuner: indbyggere Abonnement 32 kommuner: indbyggere

12 5 Abonnement 19 kommuner: indbyggere Abonnement 6 kommuner: over indbyggere Abonnement fælleskommunale selskaber:13 stk I alt abonnementsindtægt Beslutning: Abonnementet på Portalen skal dække de reelle omkostninger, med indtægter og udgifter som er reelt henførbare til Portalen. Derfor skal indtægterne fra hovedannoncører og bannere tilfalde Portalen, men udgiften til fællesomkostninger reduceres til , da Portalen udgør en begrænset det af sekretariatsarbejdet (andel af bogholderi, m.v.). Ansvaret for bannersalg og hovedannoncøraftaler bliver med denne omlægning en del af ansvaret for Portalen. Disse ændringer medfører at portalabonnementet (med 4 % fremskrivning af 2010-niveau) dækker omkostningerne, så hvile-i-sig-selv princippet fastholdes uden den indstillede stigning i abonnementsprisen i C Abonnementspris Teknik & Miljø Der er fortsat behov for at styrke abonnementsudviklingen på Teknik & Miljø. Abonnementstallet har udviklet sig som følger: Gennemsnitligt antal abonnementer Ca Ca Ca Uændret I 2010 blev der gjort en stor indsats for at tegne nye politikerabonnementer efter kommunalvalget. Målet var 80 % dækning af de kommunale teknik- og miljøudvalg, som ville betyde 560 politikere. Resultatet er at der er tegnet 37 politikerpakker, som samlet medfører 370 politikerabonnementer, da en del kommuner har fastholdt individuelle politikerabonnementer eller valgt abonnement fra. Sidste år blev der vedtaget en stigning på abonnementer til associerede foreninger til 450 kr. for at dække de reelle omkostninger ved produktion og distribution. Efter protester fra Kommunale Park og Naturforvaltere (KPN) blev stigningen reduceret til en pris på 250 kr. Dette niveau indstilles fortsat for at fastholde aftalen med KPN. Abonnementsform Abonnement T&M, DK Abonnement T&M, UDL Abonnement T&M, POL politiker/udvalgspakke Abonnement T&M, Associerede foreninger (450) Abonnement T&M, STUD Alle abonnementspriser for Teknik & Miljø fremskrives med 4 % Beslutning: Indstilling godkendt.

13 6 D Salg af sekretariatsydelser / div. samarbejder Der er indgået administrationsaftaler med Danske Planchefer, Kommunal vejteknisk forening og 100 Mile. Aftalen med 100 Mile blev indgået i 2010, samtidig med at foreningen besluttede at afvikle sig selv efter gennemførelse af nogle arrangementer med assistance af KTCsekretariatet. Aftalen er kun delvist effektueret, da 100 Mile ikke har formået at samle tilslutning til de arrangementer, der er forsøgt stablet på benene. Priserne for salg af sekretariatsydelser reguleres årligt med pristalsudviklingen. Priserne blev derudover reguleret til det reelle omkostningsniveau i 2010 og fastlagt på følgende niveauer: Aftaleform Pris 2009 Pris 2010 Pris 2011 Fast årligt beløb til sekretariatsudgifter , , ,25 Timepris sekretariat 337, ,30 Timepris WEB-master 365,00 478,18 488,22 Timepris konsulentassistance og 565,00 628,18 635,72 undervisning WEB Timepris konsulenthjælp ift. 850,00 850,00 867,85 webudvikling Uden fast årligt beløb til sekretariatsudgifter Timepris sekretariat 440,60 495,05 505,45 Timepris WEB-master 440,60 628,18 635,72 Timepris konsulentassistance og 565,60 778,18 794,52 undervisning WEB Timepris konsulenthjælp ift. webudvikling 850,00 850,00 867,85 Alle sekretariatets priser fremskrives med nettoprisindexet i november 2009 på 122,7 iht. administrationsaftalerne med de associerede foreninger. Beslutning: Godkendt som indstillet. Pkt. 4 Budget 2011 til godkendelse (Lukket punkt) Bilag 3: Budget 2011 Udvidet version. Bilag 4: Budget 2011 Afdelingsopdelt og kommenteret. (Eftersendes) Budgetmodel og kontoplan. Der er udviklet en ny budgetmodel, som deler aktiviteterne i 5 afdelinger og gennemført ændring af kontoplanen, så den rummer de relevante opdelinger til foreningens nuværende aktivitetsstruktur. Afdeling 10: Foreningen, bestyrelse. mv.(herunder faggruppeaktiviteter) Ikke momsberettiget Afdeling 20: Studieture, konferencer, mv. (herunder årsmøde) Delvist momsberettiget Afdeling 30: KTC Portalen (momsberettiget) Afdeling 40: Teknik & Miljø (momsberettiget) Afdeling 50: Sekretariatet (momsberettiget) Med den nye opdeling kan der let dannes overblik over den enkelte afdelings udgifter og indtægter. Der omposteres på en række områder internt fra afdelinger til afdelinger: f.eks. er husleje, telefoni, IT-drift, bogholder-løn, mv. fordelt på alle driftsafdelinger (afd ), mens revisionsomkostninger er fordelt på alle 5 afdelinger.

14 7 Overordnede bemærkninger til budget Det er foreningens mål at genoprette foreningens indre værdi i 2011, så der er sikkerhed for at foreningen kan svare enhver sit. Derfor indstiller bestyrelsen til at en ekstraordinær portalindbetaling på ,- pr. kommune i januar 2011 skal vedtages på generalforsamlingen 23. september. Det vil give KTC en egenkapital, som kan dække de personaleforpligtelser i forbindelse med opsigelse, foreningen har overfor sine ansatte. (3 mdrs opsigelsesvarsel på medarbejdere). Omfanget af disse forpligtelser udgør kr. i Hertil kommer afvikling af sælgerkontrakt, samt opsigelse af lejemål, mv. Denne ekstraordinære portalindbetaling på ,- er ikke indarbejdet i budgetforslaget. Den ordinære drift skal som hovedprincip hvile i sig selv, men det er målet at sikre et løbende overskud, som i løbet af de næste fire år skal styrke foreningens egenkapital med ½ mill kr. Der kan dog ikke forventes et bidrag til at opnå dette mål i Aktiviteter af kommerciel karakter skal som minimum hvile i sig selv. Investeringer og engangs-/overgansgsomkostninger afholdes af egenkapitalen. Samlet budgetforslag 2011: Det udarbejdede budgetforslag viser et overskud på 14 tkr. på den samlede drift i 2011, mod et forventet underskud på i alt 647,7 tkr. i Budget KTC Sekretariatet, afd Særlige bemærkninger: Total Budget 2010 Estimat 2010 Budget OMSÆTNING -7804,7-6724,7-7787, VARIABLE OMKOSTNINGER 4023,8 3346,7 3987, LØNOMKOSTNINGER 2207, , OMK BESTYR., UDVALG MV. 157,9 120,8 150, SEKRETARIATSOMK. 396,4 465,9 414, ADMINISTRATIONSOMK. 705,7 1045,5 787, MARKEDSFØRING 220,0 192,6 163, RENTEINDTÆGTER -26,0-26,1-27, EKSTRAORDINÆRE POSTER 0 0 0, Skat 0 0 0,0 Resultat -119,8 647,7-14,4 Der budgetteres med 330 helårsmedlemmer og 20 seniormedlemmer. Der budgetteres med uændret antal abonnementer på Teknik & Miljø. Der er generelt budgetteret med en stigning på 4 % hvor der ikke er særlige forhold, som gør sig gældende. KTC Portalen: Udviklingsprojektet er afsluttet og Portalen skal være i fuld drift i Effekten på foreningsarbejdet skal vise sig i forhold til mange nye brugere, mange projektrum og en flittig benyttelse af KTC Viden, m.v. Derfor er der afsat 50 tkr. i budgettet for 2011 til udvikling af små nye features efter brugernes behov, samt 75 tkr. til et udvidet mødemodul for faggrupper og kredse. Der budgetteres med salg af bannerannoncer for 80 tkr., samt indgåelse af hovedannoncøraftaler for 50 tkr.

15 8 De økonomiske effekter af den gennemførte omlægning af Teknik & Miljø vil være fuldt indfasede i Men da annoncesalget er faldet 25% i juni og august 2010 er der budgetteret meget forsigtigt med at denne nedgang også vil slå igennem på resten af året og i Derfor er der budgetteret med minus 25 % annoncesalg ift budgettet. Derfor bliver overskuddet af T&M ikke som ønsket 500 tkr.; men kun 50 tkr. i Indtægterne for både blad og Portal er begge presset af et svagt marked i 2010 og der er behov for en offensiv opsøgende indsats for at forøge salget. Salg af sekretariatsbistand budgetteres med indtægt som i 2010, dog med nedenstående tilføjelse: Der er indhentet tilbud på udvikling af et medlemsregistrerings-modul til KTC Portalen, som vil beløbe sig til 100 tkr. Målet er administrative forenklinger i sekretariatet, så mængden af manuelt arbejde i medlemshåndteringen reduceres. Den frigjorte tid skal anvendes til at styrke foreningens udadvendte arbejde og løse flere administrationsopgaver for andre foreninger. Iværksættelse af dette projekt forudsætter tilsagn fra foreninger, kredse, m.v. om nye administrationsaftaler for 100 tkr., som er indregnet i budgettet, som modpost til projektomkostningen på 100 tkr. Opsummering og usikkerhedspunkter: Med det forelagte budget forventes foreningens økonomi i 2011 nogenlunde i balance. Usikkerheden er især om annoncesalget kan fastholdes og om der kan gennemføres studieture, m.v. som vil opnå tilslutning nok til at blive gennemført. Derfor bør foreningen overveje sine øvrige indtægtsmuligheder. Indtægter kan komme fra overhead på konferencer, studierejser, kurser og administrationsopgaver for andre foreninger, samt fra hosting af andre foreningers webløsninger. KTC budgetterer i dag med et overhead på 12 % ved studierejser, samt 10 % ved årsmødet og øvrige konferencer, mv. Overhead ved studierejser skal dække rejseomkostninger, så en repræsentant fra KTC-sekretariatet kan deltage i studierejserne. Overhead fra årsmødet medfinancierer foreningens drift. Der skal ligeledes overvejes andre konferencer og møder med deltagerbetaling. Der har været rejst ønsker om at sekretariatet skal kunne bistå KTCs kredse i større omfang med udvikling og gennemførelse af møder og netværksaktiviteter, opkrævning af kredskontingent, samt udarbejdelse af kredsregnskaber. Flere kredse har efterspurgt en kredspakke, som kan levere sådanne ydelser mod betaling. Der forventes frigjort kapacitet til at håndtere flere kredsaktiviteter via administrationsaftaler, som den Kreds 1 har med sekretariatet omkring kontingentopkrævning og regnskab, mv. Egenkapital udviklingen: KTCs egenkapital opbruges med Portalinvesteringen og personaleudskiftning i sekretariatet i Den fyldes derpå op med gennemførelse af den ekstraordinære portalindbetaling, som indstilles til generalforsamlingens vedtagelse. Udviklingen i egenkapitalen: budget 2010 estimat Budget 2011 Egenkapital ,4 primo Årets resultat ,4 Egenkapital ,4 60,8 ultimo Der blev i 2009 truffet beslutninger med store konsekvenser for egenkapitalen. KTC Portalen skrottes og nyudvikles for 798 tkr.

16 9 Det fremlagte budget indstilles til drøftelse og godkendelse. Beslutning: Den nye kontoplan godkendes. Der er tilfredshed med at foreningens indtægter og udgifter nu kan overskues. Beslutningerne fra pkt. 3 indarbejdes. Der skal ændres i fordelingen af sekretariatsomkostninger, så en andel på ,- flyttes fra afd. 30 til afd. 20. Herved synliggøres omkostningen ved at gennemføre årsmøde og studieture bedre. Andelen på afd. 30 reduceres til ,- da Portalen ikke belaster sekretariatsdriften så meget som Teknik & Miljø og de foreningsrettede aktiviteter. Udvikling af et medlemsmodul til KTC Portalen iværksættes, men skal ikke som indstillet finansieres af yderligere salg af sekretariatsbistand. Bestyrelsen ønsker effektivitet ind i medlemshåndteringen og den frigjorte tid ønskes anvendt til at styrke foreningsarbejdet i kredsene yderligere. Der skal ikke sælges sekretariatsbistand til kredsene, men servicen skal udføres som en del af fordelene ved at have et stort sekretariat ift. de øvrige chefforeninger. Annoncesalget er efter bestyrelsens opfattelse budgetteret for pessimistisk med 25 % nedgang ift niveau. Med den begyndende konjunkturvending og en styrket opfølgningsindsats forventer bestyrelsen at nedgangen kan begrænses. Bestyrelsen foreslår at budgettere med et niveau på 10 % fald ift salget ,- fra nye salgsaktiviteter og med meget tæt opfølgning på udviklingen. Det skal sikres at samarbejdet med RENO-SAM om affaldsnummeret kan fastholdes. Der tages på bestyrelsesniveau en dialog med KL om interessen for at udgive et særtillæg til Teknik & miljø i forbindelse med KLs store Teknik og miljøkonference i april Principielt er det bestyrelsens ønske at hver del af KTC skal hvile i sig selv: Teknik & Miljø skal dækkes af abonnementer + annoncesalg og give medlemmerne et flot gratis blad, Portalen af portalabonnement + bannere, mv. og foreningen af kontingenter + salg af sekretariatsbistand til andre relevante foreninger. Der udarbejdes på grundlag af de anførte bemærkninger et nyt budget, som udsendes til skriftlig godkendelse. Pkt. 5 Generalforsamling og årsberetning Bilag 5: Udkast til bestyrelsens årsberetning (eftersendes) Der udarbejdes en kort årsberetning, som skal stilles til rådighed for generalforsamlingen og KTCs medlemmer. Udkast til årsberetning drøftes og indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Beslutning: Der var opbakning til at udarbejde en kort årsberetning som suppleres med status fra faggrupper og kredse og det foreløbige udkast godkendes. Pkt. 6 KTCs årsmøde. Status og drøftelse af bestyrelsens medvirken. Bilag6x: Drejebog for årsmødet (ikke udsendt) Tilmeldingen til KTCs årsmøde Teknik og miljø forløber pænt, men vi når ikke op på 300 deltagere som ønsket efter medlemsudvidelsen og flytningen af arrangementet til København. Der er indtil nu 125 tilmeldte deltagere, hvoraf langt de fleste kommer fra kommunerne. Der er fastlagt 6 sessions om fredagen, som følger op på den fælles konference om torsdagen.

17 10 Rammen for disse sessions ligger fast med 3-4 oplægsholdere i hver session, men der skal være en KTC-ordstyrer på hver af disse mini-konferencer. Indhold i de 6 sessions gennemgås og bestyrelsen fordeler opgaver ift. interesser og faggruppefordeling. Beslutning: Bestyrelsen fordeler opgaven i forhold til referecebestyrelsesposter og interesser: Session 1: Vand og Natur. Søren Peter Sørensen Session 2: Digitalisering og effektivisering. Christian Bjerg. Session 3: Tilgængelighed og mobilitet. Kjeld Bussborg Session 4: Det åbne land. Aflyses pga. for få tilmeldte. Session 5: Klima. Mikael Jentsch.(+ evt. Anders Thanning) Session 6: Byens rum og byens udvikling. Trine Holmberg. Anders Thanning tager sig af de nordiske gæster, hvis det er relevant at arrangere ekskursion pga. sprogproblemer og evt. ledsagere. Pkt. 9 Eventuelt Der var intet til eventuelt.

18 Bestyrelsesmøde og møde med kredsrepræsentanter Dagsorden Møde/referat nr.: 7, 2010 Sted: SAS Radisson, København Bestyrelse: Torben Nøhr TN Formand Anders Thanning AT Trine L. Holmberg TLH Lene Jensen LJ Kjeld Bussborg Johansen KBJ Søren Peter Sørensen SPS Afbud Christian Bjerg CB Kredsrepræsentanter: Ejvind Mortensen Kreds 1 Lars Møller Kreds 2 Morten V. Pedersen Kreds 3 Ole-Jørgen Jensen Kreds 4 Lars Højmark Kreds 5 Øvrige: Irene Brandt IB Redaktør Jesper Hedegaard JH IT- og specialkonsulent Henning Nørsgaard HN Annoncekonsulent Ane Marie Clausen AMC Sekretariatsleder Dagsorden: Indhold Pkt. 1 Konstituering af bestyrelsen... 1 Pkt. 2 KTCs handlingsplan Pkt. 3 Håndbog for godt kredsarbejde... 2 Pkt. 4 Understøttelse af foreningens arbejde gennem sekretariatets, Portalens og Teknik & miljøs arbejde Pkt. 5 Mødeplan KTCs bestyrelse... 3 Pkt. 1 Konstituering af bestyrelsen KTCs bestyrelse skal konstituere sig med følgende funktioner i henhold vedtægterne: Næstformand Kasserer Sekretær Bestyrelsen konstituerer sig.

19 2 Beslutning: Bestyrelsen konstituerede sig med Anders Thanning som næstformand, Søren Peter Sørensen som kasserer og Trine Holmberg som sekretær. Pkt. 2 KTCs handlingsplan 2011 Bilag: Handlingsplan Torben Nøhr orienterer om hovedlinjerne i bestyrelsens handlingsplan, som i høj grad sætter fokus på kredsarbejdet. Der lægges op til en drøftelse med kredsrepræsentanterne om indsatsen og hvorledes foreningen kan underbygge kredsarbejdet. KTCs handlingsplan og mulighederne for at styrke kredsarbejdet drøftes. Beslutning: Drøftelse af handlingsplanen indgik i drøftelsen med kredsrepræsentanterne. Der var enighed om, at understøttelse af kredsarbejdet og netværk med relevante faglige fora skal prioriteres og understøttes af KTC. Kredsene vil inddrage kompetencer i sekretariatet efter individuelle behov i de enkelte kredse. Handlingsplanen vil blive lagt på KTC Portalen og være tilgængelig for såvel bestyrelse som medlemmerne. Kredsreferaterne (fra KTCs bestyrelsesmøder) lægges ligeledes tilgængeligt for alle medlemmer på KTC Portalen. Pkt. 3 Håndbog for godt kredsarbejde Bilag: Udkast til Håndbog for godt kredsarbejde. Ver.2 KTCs bestyrelse udarbejdede i vinteren et udkast til Håndbog for godt kredsarbejde, som har været sendt til kommentering og debat i KTCs kredsbestyrelser. Der er kommet en række gode kommentarer til indholdet og samtidig har kredsarbejdet udviklet sig en del i visse kredse. Bestyrelsen ønsker derfor en revideret version af Håndborg for godt kredsarbejde behandlet som grundlag for den styrkelse af kredsarbejdet, der udgør en væsentlig del af handlingsplan for det kommende år. Den reviderede Håndbog for godt kredsarbejde indstilles til godkendelse. Beslutning: Håndbog for godt kredsarbejde anses som et relevant grundlag for kredsarbejdet. Der var enkelte ønsker til rettelser, som vil blive indføjet inden håndbogen sendes ud til kredsene og bliver lagt i kredsenes projektrum. Der er enighed om at hovedopgaven i er at aktivere den nye medlemskreds. Det er vigtigt at sikre et bagland/netværk for faggrupperne, som rækker ud til alle kommuner i den enkelte kreds. Kredsene vil tage netvæksopbygningen trinvist og skabe netværk i de fagområder og grupper, som har en klar interesse i netværksdannelse. Der blev bla. nævnt vejområdet, som mangler et naturligt kommunalt chefnetværk. Kreds- og netværksmøder skal have klar nytteværdi for medlemmerne som hovedmål. Kredsarbejdet skal også opleves som sjovt og vedkommende og må derfor også gerne rumme sociale elementer, som kan skabe gode kollegarelationer på tværs af kommunegrænserne. Der er enighed om, at det er vigtigt at gennemføre arrangerede kredsmøder, trods evt. svag tilmelding til et enkelt arrangement: aflysninger sender dårlige signaler. Det må erkendes, at geografi er et problem: derfor bør man overveje, at gå bort fra traditionen med at holde kredsmøderne på skift i kommunerne. F.eks. har Sjælland vedtaget at alle kredsmøder gennemføres i Roskilde, men stadig har kommunale værter til på skift at præsentere hjemlige ledelsesudfordringer.

20 3 De enkelte kredse har hver deres udfordringer: Fra Hovedstaden, som med knap 100 medlemmer skal have fart i relevante faglige netværk, til Syddanmark, som skal have opbygget kredsaktiviteter i det hele taget og hvor formanden skal have direktørkredsen til at tage et ansvar for at kommunerne deltager i kredsarbejdet fremover. Der blev foreslået følgende emner til kommende kredsmøder: Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Planstrategier.(Niels Østergaard / Byplanlaboratoriet). Klimaindsatsen i kommunerne. (Anne-Mette Wier: AKF og Klimakommissionen.) Pkt. 4 Understøttelse af foreningens arbejde gennem sekretariatets, Portalens og Teknik & miljøs arbejde. KTCs medarbejdere præsenterer de respektive områders bidrag til opfyldelse af handlingsplan Ane Marie Clausen: Sekretariatet. Jesper Hedegaard: KTC Portalen. Irene Brandt: Teknik og Miljø. Henning Nørsgaard: Annoncesalget og KTCs indtægtsgrundlag fra annoncer, bannere, mv. Til drøftelse og kommentering. Beslutning: KTCs medarbejdere præsenterede de respektive områder af foreningens virke, herunder med særlig fokus på, hvorledes sekretariat, WEB og blad (samt annoncesalg) kan understøtte foreningens virke. Målsætningen for de enkelte afdelinger i 2011 er som følger: Sekretariatet: Understøtte kredsenes virke med sekretariatsbistand og skabe nye aktiviteter. WEB: Aktivere KTC Portalen og skabe værdi for forening, kommuner og enkeltbrugere. T&M: Styrke opbakningen til branchens blad og være dagsordenssættende. Gennem artiklerne synliggøre at teknik og miljøområdet er en del af velfærdsproduktionen. Annoncesalg: Fastholde annoncesalget på et niveau, der mindst svarer til Blandt andet gennem opsøgende salgsindsats overfor nye kunder. Der var stor interesse for etablering af kredsfunktioner på KTC Portalen, hvor Jesper tilbyder at komme rundt til kredsbestyrelser/kredssekretærer for at introducere anvendelsen af projektrum, kalender, mødemodul, m.m. i den enkelte kreds. Kredsene vil individuelt tage kontakt til sekretariatet om evt. assistance til kredsarbejdet. Ligeledes var der opbakning til at synliggøre kredsarbejdet gennem nyhedsformidling, samt generel opbakning til linjen i T&M. Der var opbakning til, at KTCs medlemmer kan medvirke i at alle medarbejdere på teknik og miljøområdet får en aktiv brugerprofil på KTC Portalen, når der snarest gennemføres en kampagne for at opdatere brugerdatabasen. Pkt. 5 Mødeplan KTCs bestyrelse KTCs bestyrelse afholder normalt sine møder i forbindelse med TKU-møderne. På grund af Byplanmødet i år blev det aftalt at flytte TKU-mødet fra 8. oktober til 1. oktober. Næste ordinære møde vil være december-mødet, som ofte har en del forfald pga. julefrokostarrangementer i de hjemlige forvaltninger. Da 1. oktober er meget tæt på KTCs årsmøde indstiller formanden, at der aftales et nyt bestyrelsesmøde en gang i november måned.

21 4 Beslutning: Det kommende bestyrelsesmøde fastlægges til 26. november kl i KL. Faggruppekonferencen er fastlagt til 27. og 28. januar 2011 Pkt. 5 Eventuelt Kommentarer til det netop overståede årsmøde: Der var udbredt tilfredshed med det gennemførte årsmøde og den store opbakning fra medlemmer og andre interesserede. Man kan overveje, om der kan skabes større værdi af KTCs internationale samarbejde, IFME, hvor man godt kunne have et oplæg om f.eks. miljøindsatsen i Holland eller England på et årsmøde som det netop gennemførte.

22 1 KTC handlingsplan I 2009 vedtog KTCs generalforsamling at udvide medlemsgrundlaget for foreningen. Dermed tog KTC et stort skridt imod at opfylde den handlingsplan for udvikling af KTC, som blev indledt med strukturreformen og med en række vidtgående mål for foreningens virke, som blev fastlagt i handlingsplanen for Med medlemsudvidelsen blev der skabt grundlag for at sikre bedre sammenhæng i organisationen og bedre udnyttelse af ressourcerne, både internt i organisationen og udad i forhold til omverdenen. På et år er medlemstallet øget til 315 og alle kommuner på nær Samsø er medlemmer af KTC. Målet er løbende at optage lidt flere medlemmer fra det begrænsede antal kommuner, som indtil videre kun har et medlemsforhold. KTC arbejder hårdt på at blive den entydige og stærke faglige aktør, som er formålet fastlagt i vedtægterne fra Men der er også opmærksomhed på, at det er et stykke frivilligt foreningsarbejde, som skal eksistere på medlemmernes lyst og vilje til at yde et stykke frivilligt arbejde ved siden af deres job og med begrænsede sekretariatsressourcer. Bestyrelsen har under disse rammevilkår fortsat fokus på at styrke kommunernes indflydelse mest muligt ved at være en synlig faglig aktør. Der er arbejdet meget med den faglige indflydelse gennem styrkelse af faggrupperne, både fagligt og leveringsmæssigt ift. KL og i den dagsordenssættende rolle. KTC s kredse er i gang med at udvikle det regionale netværk for medlemmerne, som er KTCs fundament. På den baggrund er handlingsplanen for udarbejdet: Handlingsplan Hovedindsatsen i det kommende år skal rettes imod tre indsatsområder: 1. At aktivere foreningen for den nye medlemskreds. Det skal ikke mindst ske igennem kredsarbejdet, hvor der skal skabes rum for de nye medlemmer i nyttige og vedkommende netværk og aktiviteter. 2. At fortsætte den styrkelse af den faglige indflydelse og synlighed, der allerede er godt på vej i Indflydelsen kommer ikke af sig selv, men baseres på en vigtig faglig aktivitet i faggrupperne og i KTCs indflydelse i Teknikerkontaktudvalget, hvor også faggruppeformændene er blevet aktive og synlige i temadebatter på en række områder. KTCs fagblad Teknik & Miljø indgår helt naturligt i dette arbejde gennem en skarpere redaktionel linje med fokus på hvor der kan skabes faglig debat. 3. Aktivering af den nye KTC-Portal som et væsentligt aktiv for foreningen og for alle kommuner. Portalen er nu ved at blive sat i spil igen efter et langstrakt

23 2 udviklingsarbejde og derfor vil anvendelse af KTC Portalens mange muligheder blive en stor aktivitet i det kommende år. Mål Midler Bestyrelsens handlinger: Medlemsgrundlag: 19 kommuner har fortsat kun ét medlem. Bestyrelsen skal fortsætte dialogen med kommuner som har et begrænset medlemstal. Gevinsten ved at have flere medlemmer skal løbende synliggøres. Innovationspris som skal påskønne (kommuner og medlemmer) som gennemfører væsentlige kommunaltekniske udviklingsinitiativer. Kommunikation: Bestyrelsen skal udarbejde en kommunikationsstrategi for KTC, som omfatter bestyrelsens og faggruppernes synlighed og kommunikation overfor omverdenen. Der sættes et mål på 330 medlemmer i Bestyrelsen skal arbejde med at udvikle en kommunalteknisk innovationspris Udkast udarbejdes af KTCs sekretariat i efteråret 2010 Kommunikationsstrategien skal omfatte hele foreningens virke og skabe synergi imellem redaktionen af Teknik & Miljø, nyhedsformidlingen på KTC Portalen og foreningens øvrige kommunikation. Eksterne samarbejder: KTC har styrket dialogen med bla. By- og Landskabsstyrelsen om vand- og naturplanerne og med Vejdirektoratet om infrastrukturudviklingen. KTC har opnået stor indflydelse og anerkendelse hos eksterne samarbejdsparter på de to nævnte områder. Samarbejde med FRI (foreningen af rådgivende ingeniører) om projekter af fælles interesse. Ønske fra IDA om samarbejde med KTC. Samarbejde med Ingeniøren og nyt elektronisk nyhedsbrev. Intern kommunikation: Bestyrelsen skal fortsætte udviklingen af en klar Undersøge muligheden for styrket dialog med Klimaministeriet / Energistyrelsen Samarbejder af denne type fortsættes så længe det har kommunernes / KTCs interesse. Udvikle metoder til at håndtere KTCs interne opfølgning omkring diverse eksterne samarbejder. Indgår i kommunikationsstrategien

24 3 kommunikation mellem bestyrelse, faggrupper og kredse med det formål at sikre en stærkere sammenhæng mellem faggrupper, kredse og bestyrelse. Indsatsen skal især udnytte potentialet i KTC Portalen. Årshjulet lægger rammen om den faste dialog. Bestyrelsen skal i højre grad inddrages / informeres om større og meget væsentlige høringssvar. Bestyrelsen skal løbende kommunikere KTC s forventninger til kredse og faggrupper til alle parter. Referencebestyrelsesmedlemmer skal have løbende dialog med deres respektive faggrupper. Udvikling af planfaggruppen i samarbejde med Danske Planchefer understøttes bedst muligt. Forsyningsfaggruppen overvejes ift. den nye selskabsstruktur. Der foretages en samlet vurdering af KTCs faggruppestruktur. Sikker og kendt planlægning: Bestyrelsen gennemfører en mødestruktur som er fastlagt i årsplanen. Planlægningen omfatter bestyrelsesmøder, årsmøde, faggruppekonference med KL, dialog med kredsformænd og evt. strategiseminar. Samarbejdet med KL skal styrkes for at sikre KTC indflydelse på den tekniske sektors udvikling. Større opmærksomhed på at informere internt om væsentlige høringer. Håndbog for godt kredsarbejde færdiggøres i en første version, som kan udvikles med og tilpasses løbende. Faggruppearbejdet styrkes. Faggruppestrukturen vurderes. Fast årsplan følges Årlig KL KTC dialog Dialog med KL gennemføres med regelmæssig mellemrum. Dialogen, som skal fastlægge det kommende års største faglige udfordringer og temadrøftelser i TKU, styrkes. KTC s indflydelse i TKU skal styrkes. Faggruppeformænds deltagelse i temamøder er vigtigste omdrejningspunkt. KTCs medvirken i TKUmøder og temadrøftelser styrkes. Referencebestyrelsesmedlemmerne skal sikre at TKUmøder forberedes med inddragelse af de relevante faggruppeformænd.

25 4 Sekretariat og KTC-portal: Bestyrelsen skal sikre, at sekretariatet og KTC-portalen understøtter foreningens arbejde med at udvikle de forskellige dele af KTC c virke og understøtter foreningens sikre drift på effektiv vis. Understøtte faglighed gennem samspil med COK (COKaftalen) Udspil fra sekretariatet. Faggruppernes handlinger: Faggrupperne skal sikre KTC s faglige renomme ved at fortsætte indsatsen imod at levere 100 % sikker levering af rettidige og fagligt kvalificerede høringssvar. Faggrupperne skal sammen med KL understøtte den faglige udvikling. Faggrupperne inddrages aktivt i temadrøftelser i TKU Der arbejdes på at sikre et godt samspil mellem alle faggrupper og KL ved at tage fat på enkelte områder, hvor der kan være problemer. Samspillet imellem KTC s bestyrelse, KL og Faggrupperne om udviklingsinitiativer og politikudvikling skal styrkes, enten gennem den kendte faggruppestruktur eller ved etablering af nye faglige grupper og netværk tilpasset de aktuelle opgaver. Faggruppeformænd skal indgå i KTC s kommunikationsstrategi og være dagsordenssættende på faggruppens område. Målet fortsættes Udvikling fortsættes. Udvikle model for håndtering af indgåede aftaler. Presseberedskab understøttes og trænes Faggrupperne skal via netværket kunne levere en case til pressen/kl/teknik & Miljø / KTC-UPDATE i løbet af en time.. eller et par dage.. Faggrupperne skal holde kontakt til relevante associerede foreninger og drøfte udvikling af ERFA-netværk i alle kredse. Der oprettes en faggruppekalender på KTC Portalen og alle faggrupper forpligtes til at lægge deres møder i kalenderen. Kredsenes handlinger: Kredsene skal sikre netværk og kontakt til alle medlemmer af KTC gennem relevante faglige aktiviteter. Håndborg for godt kredsarbejde færdiggøres.

26 5 Kredsene skal sikre faglige netværk, der giver et relevant bagland for kredsens faggrupperepræsentanter. Kredsene skal finde deres rolle overfor kommunaldirektørkredsen og KKR. Der oprettes en kredskalender på nettet og alle kredse forpligtes til at lægge kredsaktiviteter i kalenderen. Kredsarbejdet understøttes aktivt med konsulent - og bogholderbistand fra KTC Sekretariatet. Fortsættes Fortsættes Sekretariatet /KTC-portalen samt Teknik & Miljø: Nyhedsformidlingen på KTC-portalen skal øges med nyhedsbrevet KTC-UPDATE min. hver 14. dag. Anvendelsen af til medlemsnyt og debat skal styrkes. Sammenhængen mellem Portalens nyhedsformidling og Teknik & Miljø skal være synlig. Benyttelsen på KTC Videncentret skal aktiveres igen i samarbejde med brugerne/faggrupper/projektadministratorer. Der gennemføres en proces, hvor faggrupper og projektrumsadministratorer inddrages i udviklingen. Der gennemføres en markedsføringsproces for KTC Portalen. Faggruppers og kredses aktivitet skal understøttes aktivt via KTC Portalen: Projektrum til alle faggrupper og kredse. Kalender til planlægning af aktiviteter. Sekretariatet kommer med udspil til måltal Udspil fra Sekretariatet Udspil fra Sekretariatet Nye faggruppeformænd skal have første prioritet og understøttes med instruktion og rådgivning i at udnytte KTC Portalen. Faggruppers og kredses aktiviteter og resultater skal synliggøres aktivt i nyhedsformidlingen. Aktiviteter, bla. nye høringer, synliggøres som interne nyheder. Sekretariatets støtte til foreningsdriften skal styrkes gennem aktiv sparring og rådgivning. Der udvikles brev- og mailskabeloner til faggrupper og kredse. Teknik & Miljø skal styrkes som KTC s flagskib og vigtigste eksterne talerør. Synergi mellem Portal og T&M-redaktion. Dialog med bestyrelse og faggrupper.

27 6 Bladets redaktionelle linje skal skærpes i forhold til de politiske prioriteringer, som bestyrelsen fastlægger i sin årsplan. Sparring og feedback til redaktøren styrkes. Antallet af abonnenter fastholdes som minimum på niveau; men der skal på langt sigt arbejdes hen imod målet 3000 abonnenter. KTC-survey: Der skal løbende gennemføres små spørgeundersøgelser, som kan sikre KTC unikke informationer vha. medlemskredsen. AMC Løbende opmærksomhed. Kampagnestrategi overvejes. Survey-redskaber til web skal undersøges og tages i anvendelse.

28 KTC Budgetopfølgning Afdeling Oktober Å.T.D. Rest Estimat Budget Afv. Real. Real. Budget Afv. Real. Budget Afv Omsætning ,3 382,2-123, , ,8-556,9 369, , ,7-886, ,2 Variable omkostninger ,0 228,2-9, , ,8-941,9 434, , ,8-896, ,4 BRUTTO DB... 39,3 154,0-114, , ,0 385,0-64, , ,9 9, ,8 Lønomkostninger ,7 189,8-1, , ,8 1,7 383, , ,1-17, ,1 Omk. bestyrelse udvalg ,3 8,4 105,9 156,8 127,2 29,6-62,7 94,1 157,9-63,8 195,4 Sekretariatsomkostninger... 37,8 33,5 4,3 268,8 329,5-60,7 91,6 360,4 396,4-36,0 156,2 Administrationsomkostninger... 82,2 79,0 3,2 915,4 865,5 49,9 501, ,1 994,7 422, ,5 Markedsføring... 0,0 13,4-13,4 0,5 192,4-191,9 114,7 115,2 220,0-104,8 191,6 AFDELINGSRESULTAT ,7-170,0-213,7 877,0 320,7 556, ,3-216,3-26,2-190,2-710,0 Afskrivninger... 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 DRIFTSRESULTAT ,7-170,0-213,7 877,0 320,7 556, ,3-216,3-26,2-190,2-710,0 Renteindtægter... 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 28,9 28,9 30,0-1,1 46,4 Renteudgifter... 2,8 0,3 2,5 4,9 3,3 1,6-2,9 2,0 4,0-2,0 3,6 RESULTAT FØR EKS ,5-170,3-216,2 872,1 317,4 554, ,5-189,4-0,2-189,2-667,2 Ekstraordinære poster... 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 RESULTAT før skat ,5-170,3-216,2 872,1 317,4 554, ,5-189,4-0,2-189,2-667,2 Skat... 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 RESULTAT EFTER SKAT ,5-170,3-216,2 872,1 317,4 554, ,5-189,4-0,2-189,2-667,2

29

30 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Markedspladsen 2, Box 1037 DK-7400 Herning CVR-nr KTC, Kommunalteknisk Chefforening Papirfabrikken Silkeborg 4. november 2010 Vores ref. sbs Ændring af kontoplan mv. Indledning KTC er skattepligtig i medfør af bestemmelsen i selskabsskattelovens 1, stk. 1, nr. 6. Efter denne bestemmelse er der tale om en begrænset skattepligt. KTC er således kun skattepligtig af erhvervsmæssig virksomhed samt fortjeneste eller tab ved afhændelse, afståelse eller opgivelse af formuegoder/aktiver, der har tilknytning til foreningens erhvervsmæssige virksomhed. Overskud som KTC indvinder ved leverancer til medlemmerne anses for en ikke erhvervsmæssig indtægt, hvorved denne omsætning ikke vil være omfattet af foreningens skattepligt. Ligeledes vil medlemskontingenter ikke være omfattet af KTC s skattepligt. Opgørelse af den skattepligtige indkomst i KTC Foreninger, der er skattepligtige efter bestemmelsen i selskabsskattelovens 1, stk. 1, nr. 6, skal generelt opgøre indkomsten på samme måde som selskaber (A/S og ApS). Da KTC imidlertid har flere forskellige former for erhvervsmæssig aktivitet, skal der foretages en opgørelse af resultatet for hver enkelt aktivitet. De omkostninger, der anses at vedrøre de indkomstkilder, der er skattepligtige, skal fradrages som direkte omkostninger. Ud over de direkte omkostninger, kan der, ligeledes fradrages en forholdsmæssig andel af de indirekte omkostninger (fællesomkostninger). Omkostninger, der kan anses for direkte at vedrøre den ikke-erhvervsmæssige andel (fx medlemsaktiviteten eller anden skattefri aktivitet), kan ikke indgå i fællesomkostningerne. Ændring af kontoplanen KTC har fortaget følgende ændringerne af kontoplanen med virkning for 2011: Afdeling 10 bestod tidligere af kontingenter, bestyrelse og sekretariat. Afdeling 10 er nu opdelt, således at sekretariatet er udskilt i en selvstændig afdeling 50. Kontoplanen er blevet udvidet med flere konti af hensyn til styringen af omkostningsforbruget, fx på IT-området, der hidtil kun bestod af et kontonummer, men nu er specificeret ud på 7 konti. Vi har på møde med sekretariatet den 29. oktober 2010 gennemgået den ændrede kontoplan med henblik på at vurdere, hvorvidt ændringerne vil kunne danne grundlag for en fortsat behørig opgørelse af foreningens skattepligtige indkomst. Vores opfattelse og konklusion Det er vores opfattelse, at de foretagne ændringer og den generelle opbygning af kontoplanen i øvrigt danner et behørigt grundlag for en løbende opgørelse af foreningens enkelte aktiviteter og dermed de skattemæssige specifikationskrav til opgørelsen af foreningens samlede skattepligtige indkomst. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

31 2 Som følge af foreningens mange forskellige aktivitetsområder beror fordelingen af visse omkostninger mv. mellem de skattefrie aktiviteter og de skattepligtige aktiviteter på skøn. Vi kan derfor ikke udelukke, at SKAT vil kunne anfægte de foretagne skøn. Det er imidlertid vores vurdering at risikoen herfor er lille. Med venlig hilsen Stefan Bjerregaard Statsautoriseret revisor Skattepartner Jens Villemann Revisor, cand.merc.aud.

32 BDO Silkeborg 29. oktober 2010 Att. Jens Villemann og Stefan Bjerregaard Opfølgning på gennemgang af KTCs økonomiske struktur og kontoplan Efter gennemgang d.d. med Jens Villemann og Stefan Bjerregaard, BDO, er det aftalt, at KTC fremover flytter en andel af omkostningen vedr. KTC Portalen (afd. 30) til KTC Foreningen (afd. 10) som dækning for KTC s anvendelse af Portalen til foreningsdrift. Andelen til foreningsdrift ansættes til at udgøre ,- pr. år. Sekretariatsleder Ane Marie Clausen

33 AKTIVITETSKALENDER for KTCs bestyrelse 2011 Mødevirksomhed Dato Dag Fra Til Aktivitet DELTAGELSE AF Sted kl. kl. TN AT SPS CB TLH KBJ LJ 27. januar 2011 Tor 10,00 21,00 Fg+ Kredsform. møder Koldingfjord 28. januar 2011 Fred Faggruppemøder Koldingfjord 28. januar 2011 Fred Bestyrelsesmøde Koldingfjord 11. februar 2011 Fred 9,30 15,00 TKU/best. møde KL xx. marts 2011 Onsd Networking og social sammenkomst COK Grenå xx. marts 2011 Tors Chef i teknik og miljø COK Grenå xx. marts 2011 Fred 13, Bestyrelsesmøde (Reserveret) COK Grenå 8. april 2011 Fred 9,30 15,00 TKU/ best. mødet aflyst KL 10. juni 2011 Fred 9,30 15,00 TKU/best. møde KL 26. august 2011 Fred 9,30 15,00 TKU + bestyrelsesmøde på Møn KL/Møn Tors KTC Årsmøde/generalforsamling Holstebro Fred KTC Årsmøde/generalforsamling Holstebro Fred Ekstra bestyrelsesmøde + kredsform Holstebro 28. oktober 2011 Fred 9,30 15,00 TKU/best. møde KL 9. december 2011 Fred 9,30 15,00 TKU/best. møde KL Andre arrangementer xx KTC Studietur til??? april 2011 KL: Politisk forum x XX. September KTC / NKS-studietur til byplanbiennalen Genova, Italien oktober 2011 Danske byplandage Ålborg december 2011 Vejforum Nyborg strand

34 Årsmøder: BY TN AT SPS CB TLH KBJ LJ Sverige september Linköping Norge Ingen Finland maj Turku (Åbo) Island primo. maj Alvik, Akureiry Estland x. september Tallinn Nordiske møder: Norge 6. april Tromsø, Norge Sverige 9. september Linköping IFME-møder: Norge april Tromsø Sydafrika oktober Syd Afrika Bemærkninger: Udsendt 19. november 2010

35 De 4 Kommunale Chefforeninger Kommunaldirektørforeningen i Danmark Kommunalteknisk Chefforening Foreningen af Socialchefer Børne- og Kulturchefforeningen Samarbejdsaftale for Paraplyorganisationen Kommunale Chefforeninger i Danmark

36 1 Paraplyorganisationens formål er at skabe et tæt og formaliseret samarbejde mellem Kommunaldirektørforeningen i Danmark, Kommunalteknisk Chefforening, Foreningen af Socialchefer i Danmark og Børne- og Kulturchefforeningen med henblik på at koordinere foreningernes fælles interessevaretagelse og styrke det ledelsesmæssige, faglige og kollegiale samarbejde mellem foreningerne på landsplan og i de enkelte kredse. 2 Paraplyorganisationen har til opgave at fastlægge overordnede politikker, principper og retningslinjer for den faglige, ledelsesmæssige og administrative interessevaretagelse, herunder principper for Paraplyorganisationens mediekontakt. Paraplyorganisationens opgaver har tværfaglig, helhedsorienteret og principiel karakter. Paraplyorganisationen skal på foreningsniveau sikre en effektiv og koordineret udpegning og repræsentation af kommunale chefer m.fl. i tværfaglige udvalg, arbejdsgrupper og lignende med tilknytning til forberedelse af lovgivning af fælles interesse eller til udmøntning af administrative forskrifter eller systemer. Paraplyorganisationen har således også ansvaret for tilrettelæggelsen af samarbejdsstrukturen med KL og andre fælles eksterne samarbejdspartnere. Paraplyorganisationen skal i samarbejde med øvrige kommunale organisationer og virksomheder, herunder især KL, varetage, fremme og koordinere den kommunale administrations ledelsesmæssige og faglige opgaver i relation til såvel den politiske betjening som den administrative ledelse og den borger- og institutionsrettede service. Paraplyorganisationen skal medvirke til styrkelse af de kommunale lederes fælles faglige og ledelsesmæssige kompetencer. 3 Paraplyorganisationens medlemmer består af Kommunaldirektørforeningen i Danmark, Kommunalteknisk Chefforening, Foreningen af Socialchefer i Danmark og Børne- og Kulturchefforeningen. 4 Paraplyens bestyrelse består af chefforeningernes formænd. Kommunaldirektørforeningens formand er født formand for bestyrelsen. Beslutninger i bestyrelsen træffes i enighed.

37 5 Paraplyorganisationens sekretariatsfunktion varetages af KOMDIR s sekretariat. 6 Paraplyorganisationens bestyrelse afholder organisationens udgifter ved ligelig fordeling mellem de fire foreninger. 7 Chefforeningerne varetager de fagspecifikke opgaver i overensstemmelse med Paraplyorganisationens overordnede politikker, principper og retningslinjer (jf. 2) samt strategien for interessevaretagelsen (jf. 4). Overordnede principielle problemstillinger knyttet til fagspecifikke opgaver forelægges således Paraplyorganisationen med henblik på en tværgående koordinering af foreningernes fælles interessevaretagelse (jf. 2). Chefforeningerne udpeger medlemmer til tværsektorielle udvalg, arbejdsgrupper og lignende (jf. 2). Chefforeningerne og disses kredse kan forestå gennemførelse af fælles faglige og sociale arrangementer. 8 Aftalen kan opsiges med 6 måneders varsel til et kalenderårs udgang. Denne samarbejdsaftale er godkendt af Paraplyens bestyrelse på møde den 3. september 2010.

38 Referat fra møde i Paraplyens bestyrelse Dato: Fredag den 3. september 2010 Tid: Kl Sted: KL-huset, Weidekampsgade 10, mødelokale S-03 (stueetagen) Deltagere: Ole Pass, Torben Nøhr, Jens Chr. Birch, Klaus Majgaard 1. Paraplyorganisationen Kommunale chefforeninger i Danmark Drøftelse af den nugældende aftale om etablering af Paraplyorganisationen Kommunale chefforeninger i Danmark. Bilag Gl. aftale Ny samarbejdsaftale Resultatopgørelse for perioden 1/1-31/ Paraply_vedtaegter. pdf Samarbejdsaftale_Pa raplyen.pdf Paraply_okonomi.pdf Beslutning: Den 31. august 2010: Bestyrelsen besluttede at fortsætte Paraply-samarbejdet. Den nugældende aftale skal revideres. Bestyrelsen kikker den igennem til næste møde. Foreningen af Økonomidirektører har ytret ønske om optagelse i Paraplyen. Bestyrelsen besluttede at fastholde, at foreningen ikke optages. Sekretariatet undersøger økonomien. Den 3. september 2010: Samarbejdsaftalen godkendt med et par redaktionelle ændringer. ParaplySamarbejdsaf tale.pdf