Jesper W. Nielsen, som var fraværende)

Transkript

1 Menighedsrådsmøde nr. 364, kl Jesper W. Nielsen, som var fraværende) Indleder: Poul Langagergaard (i stedet for Afbud: Knud, Jesper, Kirsten, Jytte, Erik Tilstede: Daniel (praktikant fra MF), Steen, Johannes, Christian, Inger, Henrik, Lise, Poul, Maja, Svend, Hans Erik, Elisabeth, Torben Dagsordens punkter Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Pkt. 2 Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Pkt. 3 Kort redegørelse for sag evt. med henvisning til bilag. Godkendelse og underskrift af referat fra menighedsrådsmødet Beslutning og ansvarlig for opfølgning. Med tilføjelsen af et punkt om brandsikring under kirkeværgen blev dagsordenen godkendt. Referatet rundsendtes og blev underskrevet. Tema drøftelse - Frivillige Tab af frivillige over de sidste ca. 10 år hvordan vender vi kurven? Facts: Vi har på 8-10 år tabt 33% af alle frivillige - fra ca. 240 til 159 i dag Forslag om at gennemgå eksisterende frivillige, der har mange poster i forvejen, så ny frivillige kan komme til udefra og få deres plads i en enkelt aktivitet.

2 Hver enkelt overvejer til mødet: Hvad kan JEG gøre for at skaffe 3 nye frivillige inden sommer? Hvordan minimerer vi den "nemme" løsning: at trække mere på færre? Der er mange i sognet, der faktisk slet ikke ved, at der er mulighed for at blive frivillig i Helligåndskirken Her har vi en udfordring. Kunne vi måske tænke på naboer og bekendte, der kan spørges? Måske indbyde til et stormøde for sognet, hvor vi præsenterede mulighederne for at blive frivillig herhenne? Man kunne annoncere efter frivillige til konkrete opgaver? Vi har jo i forvejen FB kampagner måske udbygge det her? Fx annoncere efter hjælp til madlavning efter børnegudstjenester én gang om året, sideløbende en annonce i Lokalbladet efter handymænd. Vi vil opfordre de forskellige grupper til hver at se på, om de kunne finde én eller to nye til deres egen gruppe. Vi har en stor opgave i at komme i kontakt med de nye unge familier i sognet. Her ligger der et stort fremtidspotentiale. Pkt. 4 Orientering ved formand Takkeskrivelse fra KKV efter jubilæum. Der foreligger en sådan, som pga. formandens sygdom ikke kan præsenteres i dag. Pkt. 5

3 Økonomiudvalget Orientering ved kassereren Sidste nyt om vores økonomi. Revisor (BDO) har i forbindelsen med revisionen af årsregnskabet for 2017 bedt om en Regnskabserklæring fra Menighedsrådet. Den underskrevne og fremsendte erklæring er vedhæftet som bilag 5. Vi fik en god gennemgang af og forklaring på økonomien. Vi beder Niels fra KKV om at fremsende den til BDO. Pkt. 6 Personaleudvalget Orientering ved kontaktpersonen Pkt. 7 Aktivitetsudvalg Orientering ved udvalgsformand GDPR Orientering omkring udfordringerne vedrørende Databeskyttelse ved foredrag etc. Forslag til Standard tekst på kontrakter, fra Poul Langagergaard I henhold til aftalen om din medvirken ved arrangement i Helligåndskirken Aarhus, vil vi meget gerne have sendt et foto (evt. flere?) af dig til brug for markedsføringen af arrangementet i såvel programmerne som de elektroniske platforme. Helligåndskirken får dermed tilladelse til at opbevare det fremsendte materiale og forpligter sig til kun at anvende det i markedsføringen af det konkrete og relevante arrangement. Kontaktpersonens redegørelse udsendt af 8. oktober 2018 vedr. Barselssituationen blev taget til efterretning. Vores printerudfordring: at andre kan se irrelevante udskrifter - kan løses ved, at hver af de faste brugere får en individuel kode, så kun deres indbakke bliver printet ud. Det kræver fysisk tilstedeværelse i rummet, men giver den ønskede sikkerhed. Omstående tekst vil blive brugt i fremtiden. Der har været lønmøde i provstiet, og Poul orienterede om indholdet heraf. Der holdes møde indenfor nærmeste fremtid. Vokseværket og TopClub er presset på medlemmer.

4 SU-middage og Fællesspisning går rigtigt godt! Pkt. 8 Bygningsudvalg Orientering ved kirkeværge Spørgsmålet om brandsikring er aktualiseret af en nylig brandskade i Horsens. Vi har lovet provstiudvalget en tilbagemelding. Det kan hos os evt. kobles sammen med alarmen, men er forskelligt fra sogn til sogn. Vores tilbagemelding er, at vi synes, det er en god idé, men at det enkelt sogn må tage stilling til hvordan og hvor meget. Pkt. 9 Præsterne Det ny Lykkehjul er klar til julemarkedet! Åben Kirkedag er blevet evalueret det var en succes, men vi arbejder nu på at få fat i flere nye næste år. Vi forsøger næste år at lave det en søndag i stedet, så vi kan trække det lidt længere og differentiere mere til både børn og voksne. Økonomien er til det, og vi påtænker at hyre Sigurd Barrett som trækplaster. Vi skal huske at markedsføre det ordentligt. Vi sender en fondsansøgning til projektet. Der foreslås et nydesign og layout af kirkebladet, som vil kunne fås for en merpris på 2.500,- mere end det budgetterede. Vi vil altid kunne gå tilbage, hvis det ikke fungerer, men for nu beslutter vi at gøre det. Folkekirkesamvirkets Frivillig Fredag gik fint, med fremmødte, en god flok fra os, sang på torvet under ledelse

5 af vores kormedlem Andrea, et syngende optog og en god andagt ved biskoppen inde i domkirken. Vedr. Frivillig fredag blev det efterlyst i drøftelsen, at indbydelsen skulle være sendt bredere ud til frivillige. Skole-Kirke-Samarbejdets generalforsamling har fundet sted. Det er stadig en stor succes, og langt de fleste skoler tager imod tilbuddene fra sekretariatet. Pkt. 10 Efterårsmøde i Aarhus Stifts Menighedsrådsforening Se invitationen, bilag 10. Der er tilmelding til kirkens kontor senest 26/10. Pkt. 11 Henvendelse fra Hospice Forum Danmark Pkt. 12 Underudvalgene: Menighedsplejeudvalget Redaktionsudvalget Bladomdelingsudvalget IT-udvalget Skrivelse angående fokus på hospicesagen, se bilag 11. Vi indfører en kollektdag til formålet.

6 Adventsfestudvalget Har snart møde. Studietursudvalget Kommunikationsudvalget Folkekirkens Familiestøtte Ansøgning om videreførelse, se bilag 12a og 12b. MR fortsætter støtten. Frivillige Pkt. 13 Eventuelt Frivilligundersøgelsen slutter 20/10, og der er allerede kommet mange besvarelser. Eniro har henvendt sig med et tilbud. MR er ikke interesseret. Kassereren appellerer til, at vi indfører nogle succeskriterier og ikke siger om noget, at det er en succes når det ikke er det! Vi skal arbejde på at blive mere skarpe. HUSK nu at melde afbud til møderne i god tid alt andet er madspild og dårlig stil. Pkt. 14 Næste mødedato / Indleder Onsdag den kl Indleder: Inger Bering

7 Kirkens indsatsområder og mål, Vi sigter efter at medarbejderne løbende evaluerer mål og indsatser og at MR synliggør og ved lejlighed holder fokus på opfølgning på de enkelte mål. I hovedsagen sigter vores indsatsområder efter de klassiske fire kirkelige hovedtemaer: Gudstjeneste, undervisning, diakoni og mission. Formål: Styrke vores profil og sikre mest og bedst kirke for pengene Gudstjeneste og musikliv Fornyelse og styrkelse af profilering af anledningsgudstjenester herunder også tilbud til den yngre målgruppe og familierne Bidrage til at bygge bro mellem forskellige segmenter i sognet ved optrapning af aktiviteter for småbørn og lidt større børn, fx via musikalsk legestue, børnekor o.l. Aktivere sognets amfi-scene ved villaområdet til lejlighedsvise aktiviteter for at synliggøre kirken i nærområdet Undervisning og kristendomsformidling Styrke sammenhængskraften mellem og profilering af de enkelte arrangementer Styrke samspil til skoler og institutioner Diakoni og hjælpetjeneste Vedvarende arbejde med fornyelse tilbud med omsorg, besøg og hjælp til svage og ældre Fortsat godt renommé som udfoldelsessted for frivillige via optrapning af kendskab til Frivillighedspolitik og -opgaver som indgang til kirkens arbejde Tilbud nogle gange om året til dåbsfamilier om pakkeløsning med dåbs-reception, hvor frivillige kan bidrage med hjælp

8 Mission og kommunikation Sikre vores kirkes tilstedeværelse på alle relevante kommunikationsplatforme ansigt-til-ansigt som elektronisk, inkl. annoncering og kampagner på elektroniske platforme Arbejde på bedre gennemslagskraft for børnegudstjenester og til lykke-hilsner til nyfødte og derved bearbejde dåbsprocent i opadgående retning Nuancerede velkomstpakker til nytilflyttede som overbringes personligt primært af frivillige Søge samspil med grundejerforeninger og andre foreninger i området.