Forslag til administrativ struktur

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Forslag til administrativ struktur Indhold: 1. Fokusområder fra byrådsseminar 2. Generelle overvejelser vedrørende model 3. Forslag: Projektmodel med forretningsledelse 4. Variationsmuligheder Side 1/10

2 Fokusområder fra byrådsseminar Seminaret d. 28. april konkluderede at den fremtidige administrative struktur og organisation skulle understøtte følgende fokus områder: borgerens situation decentralisering og de decentrale enheder koordinerende udviklingstiltag opfølgning på målsætninger helhedstankegangen og modvirke sektorisme Ligeledes blev det fastlagt at organisationsmodellen/-strukturen ikke behøver at være et spejlbillede af den politiske struktur. Med udgangspunkt heri kan der udvikles nogle ledetråde for den fremtidige administrative organisation Borgernes situation skal understøttes af den administrative organisation Dette kan omsættes til følgende konkrete ledetråde At borgerne skal opleve indgangen til den kommunale administration og serviceydelser således, at der er én indgang men evt. flere udgange At borgerservice skal være en tværgående funktion, som har berøring til alle sektor områderne, og har som fokus at serviceringen af borgerne er i centrum. At borgerservicen skal referere til et politisk udvalg, hvis ressortområde er tværgående. Den administrative organisation skal understøtte decentraliseringen som generel styreform og de decentrale enheder. Dette kan omsættes til følgende konkrete ledetråde At den enkelte decentrale enhed skal have store frihedsgrader i forhold til udfyldelsen af udfører -funktionen, blot det er indenfor rammerne af bestillingen At den bagvedliggende administration skal understøtte de decentrale enheder, således disse kan udvikle sig til professionelle udførere på deres kerneydelser At der skal være funktioner i den administrative organisation, som kan servicere de decentrale enheder som rådgivere, konsulenter og sparringspartnere med stor faglig kompetence. At den administrative organisation skal understøtte det politiske niveau i bestiller funktionsrollen, hvor bestillingen bygger på politiske konkrete målformuleringer. 22. august 2005 Side 2/10

3 Den administrative organisation skal understøtte koordinerende udviklingstiltag og opfølgning på målsætninger Dette kan omsættes til følgende konkrete ledetråde At den administrative organisation skal, i samarbejde med de decentrale enheder, kunne udarbejde oplæg om tværgående og sektorvise udviklingsaktiviteter på et professionelt niveau til politisk stillingtagen. At den administrative organisation skal kunne gennemføre de besluttede udviklingstiltag i samarbejde med de decentrale enheder At den administrative organisation skal kunne gennemføre evalueringer på effekten af de iværksatte tiltag. Den administrative organisation skal understøtte helhedstankegangen og modvirke sektorisme Dette kan omsættes til følgende konkrete ledetråde Ledelsen af den administrative organisation skal have fokus på den samlede kommunale virksomhed som sin primære opgave. Referencerne i den administrative organisation skal opbygges således at det bliver naturligt at arbejde på tværs af sektorer og fagområder til støtte for helhedstankegangen i de decentrale enheder og i borgerens oplevelse af kommunen Den administrative organisation skal struktureres således at den tværgående projektorienterede arbejdsmetode nyder fremme Den administrative organisation skal kunne servicere det politiske niveau med helhedsorienterede styringsinformationer og styringsværktøjer Den administrative organisation behøver ikke at være et spejlbillede af den politiske organisation Dette kan omsættes til følgende konkrete ledetråde Flere udvalg kan serviceres af samme administrationsområde/-sektor, dog således der er et rimeligt forhold mellem antal medlemmer i topledelsen og antal udvalg De tværgående administrationsområder skal kunne servicere alle udvalg 22. august 2005 Side 3/10

4 Generelle overvejelser vedrørende model En administrativ organisationsmodel byggende på grundideerne i netværksmodellen, kombineret med en aftalestyring af de decentrale enheder, vil kunne leve op til forannævnte fokusområder, samtidig med at den vil kunne tage højde for nogle af de erfaringer der blev videregivet fra besøgsrunden d. 20. og 21. juni. For at signalere organisationsmodellens fleksibilitet og udviklingsparathed vil betegnelsen: Projektmodel, være dækkende. Projektmodellen vil kunne medvirke til at fremme: Højt faglig kvalificeret rådgivning af decentrale enheder, både sektorfagligt og tværfagligt, med entydig indgang for de decentrale enheder. Højt kvalificeret servicering af politikere, således reel politisk styring af kommunen bevares. Helhedstankegangen, når stabsfunktioner forankres i tværfaglige enheder Tilstrækkelig ledelseskraft for hele organisationen, der kan håndtere både forretnings ledelse og faglig ledelse, dog således at topledelsen har forretningsledelse som prioritet Ekstern såvel som intern innovation og udvikling af kommunen, hvor kombination af flere synsvinkler via inddragelse af flere ekspertiser sikres gennem projektorganiseringen Aftalestyringen af de decentrale enheder vil kunne medvirke til at fremme Selvstændig kompetence for de decentrale enheder indenfor rammerne af aftalerne Fokus på levering af enhedernes kerneydelser Dialog med det politiske niveau og administrationen om aftalernes indhold og evaluering Modellen kan ikke stå alene lederne og medarbejderne der tilknyttes kasserne, og deres samarbejdsevne om fælles mål, er også vigtig. 22. august 2005 Side 4/10

5 Projektmodel med forretningsledelse Udvikling og planlægning Teknik, miljø og forsyning Sundhed, ældre, handica Beskæftigelse Børn, unge og familie Fritid og kultur Økonomiudvalg Børn og kultur (Direktør) Sundhed og beskæftigelse (Direktør) Teknik og forsyning (Direktør) Service (stabschef) (Vicekommunaldirektør) Udvikling og planlægning (stabschef) Organisation og personale (stabschef) Økonomi og IT (stabschef) Decentrale, via aftaler, selvstyrende enheder 14 skoler 41 pasningsenheder 10 plejecentre x øvrige* * overførte amtslige institutioner, boenheder, materielgårde, forsyningsvirksomheder m.fl. 22. august 2005 Side 5/10

6 Ledelsesstruktur Forretningsledelsen består af kommunaldirektør, stabscheferne og fagdirektørerne, der alle refererer til kommunaldirektøren. Forretningsledelsen har ansvaret for strategiudvikling samt taktiske og operationelle tværgående udviklingstiltag i kommunen, d.v.s. at fokusområdet for forretningsledelsen er kommunen som helhed på alle niveauer. Direktørerne har ansvaret for udvikling og drift af de faglige enheder. Stabscheferne har ansvaret for de tværgående enheders drift og udvikling Udvalgsbetjenings ansvarlige: Kommunaldirektør: Byråd, økonomiudvalg, Direktør for teknik og forsyning: Teknik, miljø og forsyning Direktør for sundhed og arbejdsmarked: Sundhed, ældre og handicap samt beskæftigelse, Direktør for børn og kultur: Børn, unge og familie samt fritid og kultur Stabschef for udvikling og planlægning: Udvikling og planlægning Decentrale enheder fører dialog med fagudvalg og refererer til forretningsledelsen (via ressortområdedirektøren) med hensyn til forhold, hvor lederen ikke har den fulde kompetence jævnfør aftalestyringen. Stabsenhederne er centrale enheder, som fysisk kan være placeret flere steder. Ledelsesmæssigt refereres til stabscheferne. Hovedopgaveområder for enhederne Fordeling af hovedopgaveområderne indenfor enhederne kunne foreslås som følger (kan løbende justeres og udbygges): Teknik og forsyning Veje Miljø Natur Forsyning Beredskab Nybyggeri Børn og kultur Dagtilbud Folkeskolen 22. august 2005 Side 6/10

7 Kultur og fritid PPR Social service for vanskeligt stillede børn og familier Sundhed og beskæftigelse Sundhed Ældre Handicap Visitation Overførelsesindkomster Jobcenter Integration Service Borgerservice (i henhold til ny lovgivning om 1 indgang for borgerne) Sekretariatsfunktioner for byråd, stående udvalg m.fl. og administrationen i øvrigt Information og kommunikation Rådhusfunktioner Øvrige tværgående interne servicefunktioner (f.eks. indkøb, bygningsvedligeholdelse, serviceledere) Udvikling og planlægning Tværgående udviklingsprojekter (eksterne og interne) Erhverv Bosætning By- og landistriktudvikling Fysisk planlægning Kollektiv trafik Organisation og personale Personaleudvikling Kompetenceudvikling Lønadministration Samarbejds- og sikkerhedsfora Rådgivning og support af decentrale enheder indenfor personale- og lønforhold Økonomi og IT Budget Regnskab Økonomiske analyser 22. august 2005 Side 7/10

8 Opkrævning IT Rådgivning og support af decentrale enheder indenfor økonomi- og IT-forhold Hvorledes understøttes borgerens situation? Borgerens indgang til administrationens service og myndighedsydelser vil gå gennem den borgervendte servicebutik, som vil forestå straksekspeditionerne, de øvrige visiteres bagud i systemet (vil blive suppleret med selvbetjening via nettet) Borgernes indgang til øvrige kommunale ydelser vil gå via de decentrale enheder (pasningsenheder, skoler, plejecentre m.fl.) Serviceenheden skal servicere borgere, politikere og medarbejdere, og vil derfor bestå af frontmedarbejdere fra alle faglige enheder og medarbejdere beskæftiget med interne servicefunktioner. Serviceenheden er en central enhed, som fysisk kan være placeret flere steder. Ledelsesmæssigt referes til chefen for serviceenheden. Serviceenheden refererer til økonomiudvalget Hvorledes understøttes decentraliseringen? De decentrale enheder vil blive styret gennem aftaler, som udarbejdes i et samarbejde mellem fagudvalg, fagenhederne (Børn og kultur, Sundhed og arbejdsmarked, Teknik og forsyning) og de decentrale enheder. Indenfor rammerne af disse aftaler har enhederne den fulde kompetence. Dialogfora mellem decentrale enheder (repræsentanter for ledelse og bestyrelse) og fagudvalg skal formaliseres, således kommunikationen mellem udfører, modtagere og bestillere sikres et kontinuerligt forløb. Fagenhederne har faglig kapacitet til sparring og rådgivning af decentrale ledere og enheder Stabsenhederne (økonomi, service, organisation og personale) skal forestå konsulent funktionerne for de decentrale enheder, således stordriftsfordelene og professionalisering opnås på disse områder. Området vil være suppleret med generelle aftaler omkring økonomiske og personalemæssige forhold 22. august 2005 Side 8/10

9 Hvordan understøttes koordinerende udviklingstiltag, helhedstankegang og opfølgning på målsætninger? Udviklingstiltag der går på tværs af flere sektorer skal organiseres som projekter med deltagere fra alle involverede enheder. Udviklings- og planlægningsstaben skal sidde ved bordenden ved alle udviklingstiltag der går på tværs af flere sektorer. Projekterne referer til forretningsledelsen, og kan kun igangsættes af forretningsledelsen. Helhedstankegangen på strategisk, taktisk og operationelt niveau skal understøttes af forretningsledelsen. Centralisering af stabsfunktionerne understøtter helhedstankegangen yderligere, da fagsektorerne udelukkende indeholder sektorfaglige kompetencer. Evaluering af faglige målsætninger forestås af fagsektorernes medarbejdere med hjælp fra professionelle evaluatorer fra staben 22. august 2005 Side 9/10

10 Variationsmuligheder Det kan overvejes, hvorvidt der burde indgås aftaler med alle enheder om afsætning af ressourcer til tværgående udviklingsaktiviteter og projekter, som udviklings- og planlægningsenheden kunne trække på ved projektgennemførelse. I forslaget er stabschefen for serviceenheden foreslået som vicekommunaldirektør. Hvorvidt det skal være anden chef kunne overvejes. Projektmodellen (netværksmodellen) vil som udgangspunkt over tid kunne udvikles i retning af både virksomhedsmodel og forvaltningsmodel, alt efter behov i det politiske og administrative system. 22. august 2005 Side 10/10