B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

Transkript

1 CHEFGRUPPEN Ullasvej Rønne Tlf.: Fax: Referat, møde nr. 75. Chefgruppens møde den kl , mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Introduktion til chefgruppens anvendelse af ledelsesinformationssystemet (O) v/ Peter Petersen og Jan Rasmussen 3. Ny skabelon til formidling af budgetopfølgningerne (O) v/ Claus Stensgaard Jensen 4. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 5. Gensidig orientering (O) 6. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse

2 Side 2/7 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Introduktion til chefgruppens anvendelse af ledelsesinformationssystemet (O) Sagsfremstilling Chefgruppen vil modtage en introduktion til anvendelse af ledelsesinformationssystemet. Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Taget til efterretning. Chefgruppen skal have et punkt på 1 gang om måneden med status på hvilke muligheder, der er for hvordan LIS kan bruges. Endvidere skal der arbejdes med introduktion af LIS i forhold til politikerne, og i forhold til udbredelsen i organisationen. 3. Ny skabelon til formidling af budgetopfølgningerne (O) Resumé ØA har udarbejdet et nyt formidlingskoncept af budgetopfølgningerne til det politiske niveau, hvor fokus rettes mod at kommunikere relevant information til relevant målgruppe. Derudover bedes virksomhederne og områder om at rapportere forventet regnskab på funktionsniveau i budgetopfølgningerne af hensyn til opfølgning på servicerammen, samt indberetninger til KL og andre instanser. Sagsfremstilling ØA har udarbejdet et nyt budgetopfølgningskoncept, der har til formål at forenkle formidlingen af budgetopfølgningen til det politiske niveau, samt sikre et bedre grundlag for opfølgningerne på det forventede regnskab gennem inddragelse af funktionsniveauet. Formidling Formidlingen af budgetopfølgningen ændres fortrinsvis i dagsordenspunktet om den samlede budgetopfølgning til Økonomi- og Erhvervsudvalget og Kommunalbestyrelsen. Der sættes fokus på at kommunikere relevant information til relevant målgruppe. Udgangspunktet for dagsordenen bliver resultatopgørelsen på kommuneniveau, mens opfølgning på fagudvalgs- og politikområdeniveau placeres i faste bilag til dagsordenen.

3 Side 3/7 Formidlingen af budgetopfølgning på fagudvalgsniveau bliver på politikområdeniveau, mens opfølgning på virksomhedsniveauet placeres i et fast bilag til dagsordenen. Det er hensigten, at dagsordenspunkterne skrives i en fast skabelon med gennemgående overskrifter og tekstafsnit, samt faste bilag, og at denne skabelon anvendes konsekvent. Begreber I den samlede budgetopfølgning til ØKE og KB fokuseres der med udgangspunkt i resultatopgørelsen på helt tværgående begreber, fx serviceudgifter og overførselsudgifter m.fl. Disse begreber relaterer sig til de begreber der anvendes på landsplan, og det er også de begreber kommunerne bliver målt på nu og fremover. Opdelingen af opfølgningen på fagudvalg m.m. vil således kun fremgå af bilag til den samlede sag. Indrapporteringsniveau Fra 31. marts 2012 bliver virksomheder og områder bedt om at rapportere deres forventede regnskab på funktionsniveau. Formålet med denne ændring er at øge gennemskueligheden i budgetopfølgningen, og understøtte en bedre styring af økonomien. Derudover anvendes funktionsniveauet i indberetninger til KL m.fl. om forventet regnskab, hvilket nu sker 4-5 gange årligt. Anlæg Opfølgningen på anlæg vil blive opgraderet i det nye koncept. Fagudvalgene præsenteres fremover for en opfølgning på anlæg på udvalgsniveau og på projektniveau for projekter med anlægsbevillinger på over 2 mio. kr. Virksomhederne vil således også skulle indberette på anlægssiden ved de enkelte budgetopfølgninger. Der ændres ikke i budgetopfølgningstidspunkterne som fortsat er pr. 31. marts, 31. maj (administrativ), 31. juli og 31. oktober. Der afholdes orienteringsmøder for virksomheder og områder om den nye rapporteringsskabelon i løbet af marts måned, hvor den nye skabelon præsenteres. Bilag Der vedhæftes to foreløbige udkast til dagsordensskabeloner til ØKE/KB og fagudvalg. Indstilling

4 Side 4/7 Økonomidirektøren indstiller, at budgetopfølgningskonceptet tages til efterretning. Taget til efterretning. 4. Samling af administrationen (B) Resumé Godkendelse af procesplaner for projekterne Ny Organisation og Bornholms Rådhus. Sagsfremstilling Chefgruppen besluttede på møde den 24. januar 2012 en ny organisering af projektet for samling af administrationen. Det indebærer udarbejdelse af en procesplan for projekt Ny Organisation og en procesplan for projekt Bornholms Rådhus. Procesplanerne indeholder udgangspunktet for formulering af vision, organisering af arbejdet og en tidsplan. Af procesplan for Ny Organisation følger: - rammerne for arbejdet med vision fastlægges med udgangspunkt i KB s visioner o Et godt og aktivt liv for alle o Bornholm som videnssamfund o Grøn bæredygtig ø o Økonomisk bæredygtig ø Visioner fra drejebogen o Vi skal tilbyde den bedste borgerservice. o En effektiv og professionel administration. o Trivsel og arbejdsmiljø. o Administrationen der arbejder på tværs. Den brændende platform - hvilke udfordringer skal den nye organisation være et middel til at løse Herudover skal diskuteres rammerne for arbejdet med punkterne: 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og

5 Side 5/7 myndighedsopgaver? 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. 5. Geografisk spredning og én kommune Et vilkår for den kommunale administration har været en geografisk spredning i de tidligere rådhuse. En lille del af dette fastholdes. Så hvilke krav til organisationsmodellen stiller en sådan fysisk adskillelse, og hvordan kan helhedstænkningen i den nye samlede organisation tænkes ind i den nye organisationsmodel? 6. Effektivitet og virksomhedsdannelse Faglig, økonomisk og personalemæssig bæredygtighed vil få betydning for, hvordan for eksempel de decentrale enheder videreudvikles. Hvordan udvikler vi fortsat virksomhederne (via målog rammebudgetter, samt lederaftaler) med vægt på balance mellem centralisering og decentralisering, og sikring af den fornødne bæredygtighed? Og hvordan undgår vi, at bæredygtighed alene ender i et spørgsmål om centralisering, eller i opbygning af for mange ledelseslag? 7. Udviklingskraft og sikker drift Kravene til større udviklingskraft skal håndteres samtidig med forventninger til driftssikker myndighedsudøvelse, større fokus på dokumentation og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Men hvordan tegner vi en organisation, der på samme tid har fokus på udvikling og sikker drift? Ovenstående vil blandt andet tage udgangspunkt i: De typiske organisationsmodeller Udvalgsstyre Betjening af udvalg Stabenes virke centralt og decentralt Organisationen set i forhold til centralisering og decentralisering generelt. Som nævn ovenfor er bæredygtighed ikke bare et spørgsmål om centralisering, ligesom det heller ikke er et mål i sig selv. Det vil skulle vurderes i forhold til opgaver og funktioner. Helhed, strategi og tværgående

6 Side 6/7 Politikere, direktion og chefgruppe (herunder snitfladerne mellem ledelsesniveauer, ressourcerne til planlægning og udvikling i forbindelse med direktørernes virke) Samt også emner som digitalisering, kommunikation etc. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen vil hvert møde følge op på arbejdet, der med udgangspunkt i ovenstående iværksættes. Kommunaldirektøren orienterede om, at han havde modtaget en henvendelse fra medarbejderne i Psykiatri og Handicap om muligheden for at deltage i arbejdet med samling af administrationen og andre spørgsmål om hvor og hvordan besparelserne skal ske ved samling af administrationen. Henvendelsen bliver besvaret og sendt videre til det nedsatte ad hoc MEDudvalg for projekt ny organisation. Det blev understreget, at der skal ske en intern inddragelse af medarbejderne ude i virksomhederne. Det er vigtigt at have medarbejderne med og kunne fortælle den positive historie om samling af administrationen. Det første udkast til vision forventes klar til chefgruppens møde i næste uge. Når beslutningen om den nye organisation er truffet, nedlægges de arbejdsgrupper, der er oprettet i forhold til organisationsprocessen. De øvrige arbejdsgrupper, der er relateret til byggeriet, fortsætter ligesom ad hoc MEDudvalget derefter ikke længere skal beskæftige sig med organisationen men med emner relateret til rådhusbyggeriet. Den nye linjeorganisation tager over og der nedsættes evt. et nyt MED-udvalg. Byggegruppen har nedsat en arbejdsgruppe (formændene for de tidligere arbejdsgrupper) til at udarbejde et byggeprogram, der skal være færdigt den 16. april Kommissoriet for arbejdsgruppen blev godkendt. 5. Gensidig orientering (O) Claus Munk: Udskiftning af arbejdsstationer sker ikke p.t., fordi aftalerne for indkøb er udløbet og nye aftaler forventes først at træde i kraft efter sommer. Johannes Nilsson: Direktionen har besluttet, at det økonomiske udestående ved Udbetaling Danmark lægges ind i budgettet. Politik for det tværgående specialiserede område udarbejdes til godkendelse i kommunalbestyrelsen.

7 Side 7/7 Torben Munch: Folkemødets Sekretariat har spurgt om de kan bruge de administrative elever i forbindelse med Folkemødet. En god ide, som chefgruppen vedtog at anbefale overfor virksomhedslederne. Henrik Eybye Nielsen: Oplyste, at der d.d., kl. 12,00 er møde med Samfundsinvestor. Påpegede at Folkemødet trækker på ressourcerne i RU. Søen Lenau: Oplyste, at han fysisk sidder i Børne- og Skolesekretariatet, men ikke altid på samme kontor. 6. Evt. Intet.