1. udgave, 20. august 2015

Transkript

1 1. udgave, 20. august 2015 Udstillermanual Scandinavian Congress Center Aarhus april 2016

2 2 INDEN SKOLEMESSEN Standinformationer Tilmelding og køb af stand sker online fra og med den 8. september 2015 kl via Tildeling af stand sker efter først til mølle princippet. Standplanen er tegnet på forhånd. Se standplanen på hjemmesiden. Deadline for tilmelding er fredag den 9. oktober Standpris Pris per kvm. er i år differentieret. Kongressalen koster kr./kvm. Balkonen, Arkaden og Scandia Salen koster kr./kvm. Prisen inkluderer hvide vægge, hylder, spot og trådløs internetforbindelse og 230 V men ikke f.eks. gulvtæppe. Kablet internetforbindelse kr. 500,- Standudstyr Ekstra udstyr bestilles direkte hos udstillingsfirmaet Bigini. Allan Ørslund T: E: allan@bigini.dk Birgitte Schmidt, T: E: birgitte@bigini.dk Information om udstillernes foredrag Alle udstillere kan efter først til mølle reservere bindende plads i messeprogrammet til foredrag, så længe der er ledige tidsrum. Tekst pr. foredrag er max. 270 tegn incl. mellemrum, overskrift samt arrangerende udstiller. Der skal fremsendes indholdsbeskrivelse, foto af foredragsholder samt korrekt titel på foredragsholderen. Deadline for booking af foredrag og fremsendelse af indhold mv. er tirsdag den 20. oktober 2015 til foredragskoordinator Karin Sanden, krs@ucn.dk, mobil Foredragslokaler Alle lokaler er udstyret med et interaktivt board, lyd, computer, netadgang samt en projektor. Er der brug for ekstra teknisk udstyr, kontaktes Peter Søgaard T: mobil E: peso@via.dk Foredragsværter Ved hvert foredrag er der en vært samt teknisk support. Messeavis / Annoncering Hver udstiller har mulighed for at annoncere i Messeavisen. Mere end 70 % af de besøgende læser avisen, der udsendes i eksemplarer til samtlige undervisere, pædagoger og ledere i grundskolen, ved efterskoler m.v. Messeavisen distribueres til institutioner i Jylland og på Fyn i uge 2-5. Deadline for annoncering i Messeavisen: Mandag den 2. november Henvendelse til Kurt Thybo T: E: kth@via.dk Se størrelse og priser på næste side. Hvert foredrag er på 45 min. og prisen er kr Foredrag afvikles i tidsrummet: Onsdag kl og torsdag kl Der er mulighed for max. tre foredrag pr. udstiller. Foredrag omtales i Messeavisen, der rundsendes til samtlige skoler januar 2016.

3 3 INDEN SKOLEMESSEN noncering Annoncering i i olemessen Skolemessen sseavisen Messeavisen Annoncering i messeavisen Annoncestørrelse Annoncestørrelse og -priser og -priser Nr. Nr. br. i mm h. br. i mm i mm h. i mm 1: 1/8 side 1: 1/8 side , ,- 2: 1/4 side 2: 1/4 side , ,- 3: 1/4 side 3: 1/4190 side , ,- 4: 3/8 side 4: 3/8 side , ,- 5: 1/2 side 5: 1/2 side , ,- 6: 1/2 side 6: 1/2190 side , ,- 7: 3/4 side 7: 3/4190 side , ,- 8: 1/1 side 8: 1/1190 side , ,- - eller til kant: - eller 210 til kant: (+ 3 mm til beskæring (+ 3 mm alle til beskæring 4 sider) alle 4 sider) Opslag Opslag 2 x 1/1- side kant 2 x 1/1- til kant side 420 kant x 297 til kant mm 420 (+ besk.) x 297 mm ,- (+ besk.) ,- Annoncer modtages Annoncer som modtages som pdf-filer optimeret pdf-filer til offset-tryk optimeret - til PDF/X-3, offset-tryk.jpg, - PDF/X-3,.tiff eller.eps.jpg,(cmyk).tiff eller.eps (CMYK) Opløsning: min. Opløsning: 300 dpi min. 300 dpi Mail til: til: Kurt Kurt Mail Thybo, til: E: kth@viauc.dk Kurt kth@via.dk Thybo, kth@viauc.dk

4 4 INDEN SKOLEMESSEN Bannere til ophængning I SCC s arkade og i Kongressalen er der mulighed for at ophænge et begrænset antal bannere. Bannere Alle bestilles hos Bigini hvortil også pdf-filer leveres. I SCC s arkade er der mulighed for at ophænge et begrænset antal bannere. Kontakt venligst Bigini. Alle bestilles hos Bigini hvortil også pdf-filer leveres senest den xx. marts. Kontakt venligst Bigini. Pladserne reserveres efter først-til-mølle, der kan kun reserveres pladskan pr. bestiller. Pladserne reserveres efter og først-til-mølle, ogénder kun reserveres én plads pr. bestiller. Broen ved Broen Banket foyeren ved Banket Foyeren 1,6 x 6,0 m 1,6 x 6,0 m andele á 1,6 x 2,9 m Udbydes i 2Udbydes andele à 1,6 ix 2 2,9m Pris pr. andel: kr. 3820,(excl. moms) Pris pr. andel: kr. 3820,- (excl. moms) 1 2 Bemærk: Bemærk: Skolemessen benytter en bro på samme etage til Skolemessen en bro på samme etage til sit sit eget banner. Denne bro liggerbenytter foran broen ved egetsom banner. Denne Banket Foyeren, så først ses fuldt, nårbro manligger som foran broen ved Banket som mod så først ses fuldt, når man som besøgende besøgendefoyeren, går ned ad trappen messeområdet. går ned ad trappen mod messeområdet. Arkaden Arkaden 3 stk. 3,5 x 1 m. 3 stk. 3,5 x 1 m 1 Banneret kan ses fra begge sider. Banneret ses fra begge sider. Lay-outet må gerne værekan forskelligt 2 3 Lay-outet må gerne være forskelligt. Pris pr. banner: kr. 5000,- (excl. moms) Pris pr. banner: kr. 5000,- (excl. moms) Mellem stolperne i Kongressalen Mellem stolperne i Kongressalen findes 3 bannerpladser findes 3 bannerpladser 2,6 x 5 m. á 2,6 x 5 àm Udbydes i 6 kvadratiske pladser i 6 kvadratiske pladser á 2,5 x 2,5 m. à 2,5 x 2,5 Udbydes m Pris pr. andel: kr. 4625,- (excl. moms) Pris pr. andel: kr. 4625,(excl. moms)

5 5 INDEN SKOLEMESSEN Aflevering af varer Fra fredag den 8. april kan materialer til stande sendes til: Radisson BLU Scandinavia Hotel, Århus Skovgaardsgade, 8000 Aarhus Att. Vareindlevering Vedr. Skolemessen den 13. og 14. april 2016 Firmanavn: XX Stand nr.: XX Opstilling Der er adgang til standområderne fra tirsdag kl , hvor alle stande er klargjorte af Bigini. Alle stande skal være etableret senest tirsdag kl Standnummer Hver stand har ved reservationen fået tildelt et standnummer. Standevents Hvis en udstiller ønsker en ekstraordinær aktivitet/standevent aftales dette senest fredag den 4. marts 2016 med Kurt Thybo, T: , E: eller Kaare Øster E: Den røde Stol Den røde Stol på Skolemessen er et tilbud til fortrinsvis skønlitterære forfattere, som herigennem vil få lejlighed til at formidle og profilere dansk børne- og ungdomslitteratur formessens besøgende. På de to messedage optræder i alt 8 forfattere, som helst skal repræsentere det børnelitterære felt med tekster og bøger til de mindste og til de ældste klassetrin i skolen. Mange genrer skal gerne være repræsenterede. Udvælgelsesprocedure: Det er Skolemessen, der udvælger de otte forfattere til Den røde stol. Form: Hver forfatter holder et oplæg på max. 20 minutter om sit forfatterskab/ om en ny bog/eller om emner, der lige nu interesserer forfatteren. eller Et interview eller samtale om forfatterskabet/temaer/nye bøger mm. Praktisk: Skolemessen og forfatterens forlag sørger i rimeligt omfang for at vise/promovere forfatterens udgivelser ved Den røde stol. Skolemessen sørger for tydeligt at omtale forfatteren og at offentliggøre forfatternes optræden i Messeavisen, på hjemmesiden samt ved opslag på selve messen. Forfatteren sender en tekst på max. 300 tegn om sig selv samt et portrætfoto til brug på hjemmesiden og Messeavisen. Forfatteren sender relevante kontaktoplysninger (navn, adresse, , tlf. nummer mv.) Alle aftaler er uden honorar. Forfatteren har ingen direkte udgift forbundet med sin optræden. Skolemessen betaler for befordring. Sponsorering: Forlaget har mulighed for at promovere sin forfatter gennem sponsering af boggaver til tilhørerne og evt. et erkendtlighed til forfatteren fx en vingave. Skolemessen sørger for diverse fornødenheder som frokost, kaffe og vand til forfatteren. Alle aftaler mellem forfatter, forlag og Skolemessen formidles af Kurt Thybo E: kth@via.dk og Tina Agesen-Pagh E: tap@via.dk

6 6 UNDER SKOLEMESSEN NB: Fra standene må der ikke udleveres mad og drikkevarer. Hvis dette alligevel er tilfældet så vil udstilleren blive opkrævet et proppenge fee, svarende til Radisson Blu listepriser. Standværter Fra tirsdag kl er der standværter til rådighed for udstillerne i begge messeområder. IT kapacitet Der er trådløst netværk til rådighed ved alle standene. Fast opkobling aftales med Bigini. Depotrum Der er containere til rådighed ved messeområdet. Hver udstiller har rådighed over et areal på én kvm. Hvis der er behov for yderligere plads til opbevaring, er det på udstillerens egen foranledning og regning. Kontakt evt. Tina Agesen-Pagh, tap@via.dk Forsikringer Udstiller er selv ansvarlig for de nødvendige forsikringer, herunder ansvars- og tyveriforsikringer. Rengøring Der bliver støvsuget og tømt papirkurve på standene og i gangarealerne tirsdag og onsdag aften. Aftenarrangement Aftenarrangement for udstillere og arrangører afholdes onsdag den 13. april 2016 på Hotel Radisson Blu Scandinavia Hotel, Aarhus C. Særlig indbydelse udsendes til samtlige udstillere i uge 2-3. Pris: kr. 400,- Du tilmelder dig aftenarrangementet ved at rette i din oprindelige bestilling til Skolemessen: 1. Find din bekræftelsesmail med bestillingen. Mailen hedder Tak for din bestilling til Skolemessen! 2. Klik på linket for at åbne din bestilling. I bestillingen sæt ter du flueben i Ja tak, jeg vil gerne deltage i aftenarrangementet. Udfyld også felterne med navn, antal deltagere m.m. 3. Husk at klikke på Bestil-knappen!!! Så modtager du en ny bekræftelsesmail. OBS: Du skal ikke oprette en ny bestilling eller indtaste alle din kontaktoplysninger igen. Hvis du har problemer med at tilmelde dig aftenarrangementet, er du velkommen til at kontakte Kaare Øster E: kaos@via.dk Nattevagt Der bliver låst til udstillingsområdet samt tilkoblet alarm. Husets alarmselskab tjekker huset/området i løbet af natten. Oprydning Standene skal af den enkelte udstiller være totalt ryddet for materialer og affald senest torsdag kl

7 7 EFTER SKOLEMESSEN Afhentning af varer fra messeområdet Udstillerne sørger selv for at bestille vognmand til returvarer, der pakkes og påføres standnummer/firmanavn samt tydelig leveringsadresse. Varerne skal være afhentet senest fredag den 16. april 2016 kl. 22:00. Standmateriale, der ikke er fjernet, vil blive fjernet af Radisson BLU Scandinavia Hotel til en pris på kr ,- pr. stand, som faktureres til de enkelte udstillere. Opklæbning af klistermærker, plakater m.m. skal tages ned, ligesom tape på gulv m.m. skal fjernes. Der må kun benyttes opmærkningstape som ikke efterlader limrester. Limrester som ikke er fjernet, vil blive fjernet af Radisson BLU Scandinavia Hotel, Århus og rengøringen afregnes ud fra listepriser. Evt. omlakering af gulv i Kongressalen, grundet limrester, afregnes udefra listepris og faktura sendes til de berørte udstillere.

8 8 PRAKTISK INFORMATION OM SKOLEMESSEN Deadlines Fredag den 9. oktober Deadline for tilmelding til Skolemessen Tirsdag den 20. oktober Deadline for booking af foredrag og aflevering af tekst Mandag den 2. november Deadline for tegning af annoncer Mandag den 10. november Annoncer aftalt og leveret til tryk Uge 2 til 5 Messeavisen distribueres i Jylland og på Fyn Medio februar Åbnes for bestilling af forplejning ved Bigini Fredag den 4. marts Indhold til standevents aftales/sendes til Kaare Øster E: kaos@via.dk Onsdag den 30. marts Deadline for tilmelding til aftenarrangement for udstillere Øvrige informationer For yderligere informationer kontakt Kaare Øster, kaos@via.dk, Kurt Thybo, kth@via.dk, Tina Agesen-Pagh, tap@via.dk, Sekretariatet Ankomst Udstillere modtages af en områdeansvarlig medarbejder/ standvært og får udleveret en informationskuvert indeholdende opdateret standplan, telefonliste samt evt. bestilte spisebilletter til forplejning på messedagene, billetter til aftenarrangementet og navneskilte. Følgende krav skal efterfølges: Opbyggede stande og udstillinger udføres af ubrændbare eller svært antændelige materialer. Stoffer og lignede (fx bannere og roll-ups) skal være brandimprægnerede eller efter nærmere godkendelse. Gulvbelægning skal være mindst svarende til KL G. Det kræves af og påhviler arrangøren og derved den enkelte standholder at medbringe alle godkendelser. Disse godkendelser skal afleveres før arrangementets start til Radisson BLU Scandinavia Hotel, Aarhus. Det må forventes, at myndighederne ikke vil godkende opstilling af en stand, der ikke kan fremvise alle godkendelser. Der må ikke anvendes åben ild, herunder gas. Salg af materialer Der er mulighed for at sælge undervisningsmaterialer m.v. fra standene. Kontanter Skolemessen kan desværre ikke tilbyde hævning af kontanter. Der henvises til hæveautomater i byen. Parkering Der er mulighed for parkering ved Scandinavian Congress Center/Hotel Radisson. Når man ankommer til parkeringsanlægget, skal man trække en indkørselsbillet for at komme ind. Denne billet bruges kun til timeafregning i automaterne. Hvis man køber en udkørselsbillet på messen, skal man smide indkørselsbilletten ud. Én udkørselsbillet kan benyttes til én udkørsel. Udkørselsbilletter kan købes på messen til kr 60,- pr stk.

9 9 PRAKTISK INFORMATION OM SKOLEMESSEN Af- og pålæsning Der er mulighed for af- og pålæsning lige bagved Scandinavian Congress Center, Eckersbergsgade 13, 8000 Aarhus C. Onsdag: Frokostbuffet inkl. 1 sodavand DKK 275,- (inkl. moms) Torsdag: Frokostbuffet inkl. 1 sodavand DKK 275,- (inkl. moms) Forplejningen bestilles ved Bigini medio februar I hotellets caféer i udstillingsområderne vil det være muligt at købe forfriskninger herunder rundstykker, sandwich og salater samt diverse drikkevarer og snacks. Der vil også være mulighed for at købe kaffe og kage. Overnatning Vi har forhåndsreserveret hotelværelser på: Radisson Blu Scandinavia Hotel (samme bygning som Scandinavian Congress Center) Enkeltværelser koster kr. pr. nat inkl. morgenmad. For at bestille værelser til denne rabatpris skal værelserne være bestilt senest 30 dage før ankomst. Bestil og betal værelser direkte ved at følge dette link: Værelser Skolemessen 2016 Det er også muligt at kontakte Radisson Blu Scandinavian Hotel og oplyse følgende kode: Skole Molslinien rabataftale Skolemessen har gennem Radisson Blu lavet en rabataftale med Molslinien. Du sparer penge og får Blue Business vilkår som blandt andet gør, at I kan checke ind 10 min før afgang på alle afgange og er garanteret en plads. Der er ligeledes adgang til Blue Business Lounge Vi får et link til bestilling fra Molsliniien ultimo oktober. Herefter vil Udstillermanualen blive opdateret. Garderobe Tilhørende udstillingsområdet findes der en ubemandet garderobe. Forplejning I kan bestille følgende pakker: Tirsdag aften (leveres på standområdet): 2 halve wraps, 1 stk frugt, 1 kildevand DKK 135,- (inkl. moms) Udstillere sørger selv for booking af værelser. Sponsorer Ønsker du at være med som sponsor for Skolemessen 2016, så kontakt: Kaare Øster E: kaos@via.dk eller T: Force majeure Ved uforudsete hændelser udenfor Skolemessens kontrol, som strejke, lockout, blokade, brand eller terror, hæfter Skolemessen ikke økonomisk for eventuelle mangler eller forsinkelser i opfyldelsen af arrangementet over for den enkelte udstiller, ligesom udstillerne ikke kan kræve kompensation for udgifter vedrørende standleje, standopbygning, annoncering m.v., hvis uforudsete hændelser nødvendiggør en aflysning. Ret til ændringer forbeholdes.