REFERAT. Øvrige deltagere på mødet:

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef PC København Pia Linda Døssing Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Brugerrepræsentant, suppleant Lise Lindberg Hansen Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Klinikchef PC Glostrup Darius Mardosas Specialpsykolog BUC Lene Munck Mikkelsen Afdelingssygeplejerske PC Glostrup Ditte Thomsen Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Anica Hand Dato: 24. august 2018 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef, Mette Bertelsen Fredsgaard Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Anica Hand Teamleder, Kvalitets- og Udviklingsafd., Marie Louise Shee (punkt 4) Direktør Martin Lund (formand) Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Brugerrepræsentant Kim Bach Leanchef Jens Normand Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og input til kommende dagsordener ( ) 2. Ledelsesinformation og data ( ) 3. Sundhedsplatformen ændringer i SP18/LPR3 ( ) 4. Digital transformation i RHP ( ) 5. Mødeevaluering ( ) 6. Evt. ( ) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde og input til kommende dagsordener ( ) Velkommen til nye medlemmer (Lene Munck Mikkelsen og Ditte Thomsen). Evt. kommentarer til referat fra sidste møde samt input til kommende dagsordener.

2 Input til kommende dagsordener: - Organisatoriske udfordringer med SP: o Hvad skal centrene selv udvikle (skabeloner m.m.)? Hvilke nye tiltag bliver udviklet centralt? Dobbelt arbejde skal undgås - Tid med patienten: o Brug af data om direkte patienttid; hvordan skal vi arbejde med det og kommunikere om det? o Punktet er på dagsorden den 25. september 2018 jf. årshjul - Arbejde videre med MinSP o hvad kan vi gøre for at give den en højere prioritet i RHP? Punkt 2 Ledelsesinformation og data ( ) Form Oplæg ved Jacob Bille Krogh om dataadgang og rapportudvikling. Derefter tid til spørgsmål. Indstilling Det indstilles, at forummet: o tager orienteringen til efterretning Beslutning/Vigtige drøftelser Spørgsmål/drøftelser fra forummet: - På længere sigt skal det være muligt for afsnittene at lave deres egne rapporter. Man ved ikke, hvornår det vil være muligt. - Der kan ses fremskridt ift. at vi nu selv kan udvikle rapporter, selvbetjent rapportering og at vi har fået adgang til Clarity. Men det har været en lang vej hertil. - EPIC ejer ikke data fra SP, og udfordringerne med datatræk er derfor et internt problem i regionen. problemstillingen er at man trækker data ud og bruger det i andre systemer. Det er en udfordring ift. datasikkerhed af personhenførbare data og validiteten af data når de anvendes på tværs af organisationen. - Vedr. prioritering af rapportudvikling synes forummet, at der skal fokuseres på især genindlæggelser og tilgang/afgang af patienter. Ift. tilgang/afgang ville det være godt at have det på afsnitsniveau og evt. diagnose/pakkeniveau. - Der blev spurgt til træning af klinikere i at trække operationelle rapporter med overblik på patientniveau fx ift. medicinering. Jacob følger op på det. Kommunikation/Opfølgning Side 2

3 Sagsresumé RHP er udfordret af at have mistet adgang til relevante data i forbindelse med overgangen til sundhedsplatform. Der gives en status på hvordan arbejdet med at genskabe data skrider fremad. Bilag Bilag 1: RHP s dataadgang og rapportudvikling i SP Punkt 3 Sundhedsplatformen ændringer i SP18/LPR3 ( ) Form Orienteringsoplæg ved Mette Bertelsen Fredsgaard om tidsplanen for opdateringen samt indhold og ændringer for de enkelte faggrupper ved opdateringen. Indstilling Det indstilles, at forum tager status og orientering vedr. udskydelse af SP2018 og LPR3-idriftsættelse til efterretning. Beslutning/Vigtige drøftelser Oplæg fra Mette om den ændrede tidsplan for SP opdateringen, forløbet og ændringerne, se bilag. FSEA kom med kommentarer og spørgsmål: - Der blev spurgt til sidemandoplæring. Den vil foregå i mindre grupper på centrene. - Ift. MinSP er teknologien klar og kunne godt bruges på afsnittene. Man kan ikke sige endnu, hvornår selvrapportering af patienter i MinSP bliver muligt. - SP skal bruges mere hensigtsmæssigt, modenheden ift. at bruge SP skal styrkes, se punkt 4. - Der foreslås at lægge slides med forandringer og forbedringer på intranettet (SP overblik, side 4-5) - Især opgaverne for lægesekretærer har ændret sig meget. Der skal være fokus på udviklingen af deres kompetencer ift. SP. Kommunikation/Opfølgning - Kommunikationspakken til afsnitsledere skal opdateres ift. udskydelsen af opdateringen og ændringen i datoerne. Pakken er pga. det ikke sendt bredt ud på centrene endnu. Indholdet ændrer sig ikke. One-pager til de enkelte faggrupper skal ændres, da det fremgår at det vedrører BUC - Der skal meldes ud, hvornår den nye dato for SP opdateringen bliver fastlagt og godkendt. Sagsresumé Den 9. juli blev RHP orienteret om, at den planlagte overgang til Landspatientregister version 3 (LPR3) den 3. november 2018 udskydes til primo februar som følge af en beslutning truffet af Sundheds- og Ældreministeriet og Danske Regioner. Efterfølgende har Center for IT, Medico og Telefoni Side 3

4 (CIMT) sammen med hospitalerne i Region Sjælland og Region Hovedstaden besluttet at der fortsat arbejdes på en samlet overgang, således at SP18 og LPR3 opdatering sker samtidigt. Dette får konsekvenser for det igangværende projekt SP2018 i RHP, bl.a. udskydes den planlagte konverteringsweekend den november Da endeligt scenarie for den videre plan endnu ikke er fastlagt, kan konsekvenserne endnu ikke beskrives. Der er dog fra CIMT s side meldt ud, at planlagte aktiviteter i august som første parathedsmåling og afholdelse af slutbrugertest aflyses. Desuden har Kvalitets- og Udviklingsafdeling meldt ud til centrene, at varsling af ikke-vagtgående personale ikke skal ske pr. 1. august, som tidligere meldt ud, da konverteringsweekenden skydes til marts Der gives en status på projekt SP2018 samt det arbejde, der er gennemført i projektets spor: Projektledelse og kommunikation Teknik og cutover Uddannelse og support Psykiatrispecifik byg Bilag 2 Bilag 2: SP2018-overblik - SP2018: Status og orientering Punkt 4 Digital transformation i RHP ( ) Form Punktet vil bestå af et oplæg med efterfølgende gruppedrøftelser. Indstilling Det indstilles, at forummet drøfter og giver input til hvordan digitale teknologier og løsninger kan hjælpe os i behandlingen af vores patienter og vores arbejdsgange. Beslutning/Vigtige drøftelser Oplæg fra Mette om digital transformation i RHP, se bilag. Lise spørger, hvorfor der ikke findes SP som App. Det vil gøre tingene meget nemmere for patienterne. Forum var enige og håber, at det er på vej Forummet blev bedt om i grupper at svare på 3 spørgsmål: Hvad er vores patienters vigtigste behov nu og i en nær fremtid? Hvordan kan digitale løsninger hjælpe os? Side 4

5 På kort sigt, hvilke teknologier kan vi identificere som vi kan arbejde videre med/udvikle/sætte i drift? Grupperne skal derudover tænke over, hvad det ville betyde for arbejdsgangene og hvordan de bliver forbedret. Opsamling på gruppearbejdet: Gruppe 1: - Brug af innovative laboratorier - Forbedring af samspil mellem eksisterende funktionaliteter, fx medicinkort og SP: o forny recepter o sundhedsdk - Måske har vi i nogle områder allerede modenhed til at gå fra trin1 direkte til trin 4, fx ift. videokommunikation og brug af mobiltelefoner. - Vi skal have driften til at fungere og tage hensyn til øvrige krav til sikkerhed, men vi skal også turde at udvikle videre. - Brug af armbånd/smartphone til at registrere o Stemme o Sved o Søvn o Døgnrytme o Ansigtsudtryk o Stoffer Giver nye muligheder til at se når patientens sygdom/tilstand svinger. - Hvordan kommer vi videre? Vi skal invitere til drøftelser og forme partnerskaber med fx DTU/ store virksomheder (forsikringsselskaber, banker), men vurdere deres interesser. Man skal være opmærksom på sikkerhedsproblematikken. Evt. starte med de idéer, der kom i idékonkurrencen. - Eksempel på apps, som medarbejderne ikke kender, men som bliver brugt; fx app til dialog mellem pårørende - Støtte forskningen ift. diagnostik-apps - Arbejde videre med MinSP; drøfte til kommende møde; hvad kan vi gøre for at give den en højere prioritet i RHP? Gruppe 2: - Styrke vores kompetencer ift. hvad vi allerede har - Brug intuitive teknologier - Organisering omkring udviklingen skal tænkes med; fx skal der også inviteres kommuner når der tales om forbedring af samarbejde og brug af fælles teknologier - Nye systemer skal rulles ud til dem, det er relevant for og ikke hele organisationen. - Brug den udviklede administrative robot i andre sammenhæng Side 5

6 - Brug af ipad til at udføre patienttilfredshedsundersøgelser er ikke nødvendigt på længere sigt, hvis det også findes i SP. Gruppe 3: - Udfordringer: o Juridiske barrierer o Tekniske barrierer o Implementering - Krav: Det skal være simpelt & nemt! - Behandling: o Anvende eksisterende teknologier Apps, fx MinSP. o At der centralt i RHP laves overblik og anbefalinger til hvad vi bør/vil bruge af fx APPs o Behandling/kontakt via SMS/skype mv. o Forny recepter; booke/ændre tider o Løbende input fra patienter og til pt. i forløb o Tilfredshedsmålinger via SP/mail - Interne arbejdsgange: o Ensartede arbejdsgange ift. brug af digitale løsninger (ex i SP) o Strøm til papir via fx SP vil både effektivisere arbejdsgange og bidrage til bedre patientsikkerhed - Kommunikation: o Samarbejde med netværket/eksterne samarbejdspartnere digitalt fællesplatform for fx aftaleplanlægning o Digital fælles aftalebooking ml. sektorer o Al materiale tilgængelig på elektronisk platform Psykoedukationsmateriale Info om center, kort patientinfo o Elektronisk kommunikation med kommuner og praksis Den videre proces er nu, at inputs skrives sammen og indgår i det videre arbejde med RHPs 3-årsplan og årsplan. Der skal arbejdes med både lavthængende frugter og mere langsigtede strategier. Kommunikation/Opfølgning Mette og Marie Louise samler input fra grupperne og arbejder videre med det. Sagsresumé I den kommende 3- års plan er ét af pejlemærkerne at vi udnytter de nyeste teknologiske muligheder til at styrke behandlingen og skabe en innovativ, effektiv psykiatri. Side 6

7 Der vil være et oplæg der sætter rammen for, hvordan vi kan forstå den digitale udvikling og indsnævre, hvordan vi i RHP kan begynde at arbejde mod en digital transformation. Bilag - Digital transformation i RHP Punkt 5 Mødeevaluering ( ) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Sidste punkt var godt og meget relevant. Håbet er at det bliver realitet. Det er et tilbagevendende emne. Det er vigtigt at få hjælp udefra og man skal huske patienten: hvor er patienten ift. nye teknologier. Punkt 6 Evt. ( ) - Med venlig hilsen Anica Hand Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 7