REFERAT. Øvrige deltagere på mødet:

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef BUC Anne-Rose Wang (næstformand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Centerchef PC Nordsjælland Henrik Hauschildt Juul Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC Amager René Sjælland Brugerrepræsentant: Kim Bach Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 16. august 2016 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Leanchef Jens Normand (pkt 6) Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Teamleder, Kvalitets- og Udviklingsafdelingen, Berit Schwartz (pkt 2+3) Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Overlæge PC København Hanne Vibe Hansen Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen

2 Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst og porteføljestatus ( ) 2. Oplæg om regionens arbejde med det nye nationale kvalitetsprogram - Besøg fra Center for Sundhed, Region Hovedstaden ( ) 3. VIP-vejledninger, der skifter navn ifm. samkøring med Reg. Sjælland og afledte konsekvenser for andre vejledninger. Forumdeltagere bedes spørge deres respektive kvalitetskoordinatorer, hvilke problematikker, de oplever i relation til VIP ( ) 4. Generende arbejdsgange: Status over resultater af forummets hidtidige arbejde med generende arbejdsgange og en ny vurdering af generende arbejdsgange med fokus på arbejdet med patienter. Forumdeltagere bedes forberede sig ift. hvilke arbejdsgange der generer mest nu ( ) 5. Kort orientering om afprøvning af F-ACT-modellen ( ) 6. Standard for standarder Hvordan sikrer vi nem adgang til de rigtige standarder? (v. Jens Normand) ( ) 7. Mødeevaluering ( ) 8. Evt. ( ) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst og porteføljestatus ( ) Indstilling Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra sidste møde Kommentarer Referatet godkendes (Referatet blev sendt ud d ) 1. Porteføljestatus August 2016 (FSEA) Punkt 2 Oplæg om regionens arbejde med det nye nationale kvalitetsprogram - Besøg fra Center for Sundhed, Region Hovedstaden ( ) Oplæg fra Annemarie Hellebek (enhedschef) og Bente Hansen (chefkonsulent) fra Enhed for Kvalitet og Patientsikkerhed, Center for Sundhed, Region Hovedstaden. Herefter mulighed for spørgsmål både til oplægget og til RHPs eget arbejde med en ny kvalitetsmodel (v. Mette Bertelsen) Indstilling Tager orienteringen til efterretning Side 2

3 Beslutning/Vigtige drøftelser Bente Hansen præsenterede Region Hovedstadens arbejde med det nye nationale kvalitetsprogram. Der blev spurgt til målinger af patienttilfredshed (LUP og via tablets) - data bliver brugt som grundlag for direkte patientfeedbackmøder, kan bruges mere. Der blev spurgt til hvad der skal aflæres og hvordan det skal foregå det vil indgå i regionens videre arbejde. Mette Bertelsen gav en status på RHPs eget arbejde med kvalitetsmodellen: - Sammenlægningen af Lean og Kvalitetsarbejdet er en del af det - KUA arbejder sammen med kvalitets- og forbedringscheferne på en ny monitoreringsplan for RHP - Arbejder på forbedring af de kliniske kvalitetsdatabaser - Fortsætter kvalitetsarbejdet - Er opmærksomme på at der skal findes den rette balance mellem hvor meget der skal aflæres og hvor meget der skal tages med Der blev gjort opmærksom på kommunikationsopgaven internt i RHP. Som led i det videre arbejde med at arbejde med kvalitet på en ny måde har Center for Sundhed, Region Hovedstaden tilbudt alle hospitaler at komme ud for at fortælle og drøfte betydningen af det nye kvalitetsprogram. Som del af deres rundtur besøger Regionen hermed Region Hovedstadens Psykiatri, både på et hospitalsledelsesmøde og på Forum for Standardiserede og Effektive Arbejdsgange. Efter oplægget vil Mette Bertelsen kort fortælle om det videre arbejde i RHP. -- Punkt 3 VIP-vejledninger, der skifter navn ifm. samkøring med Reg. Sjælland og afledte konsekvenser for andre vejledninger ( ) Alle forumdeltagere bedes inden mødet spørge deres respektive kvalitetskoordinatorer, hvilke problematikker, de oplever i relation til VIP. På mødes samles der kort op på dette, og det drøftes, hvordan problemerne bedst afhjælpes. Side 3

4 Indstilling Drøfter hvilke overordnede problemer der opleves med brug af VIPsystemet/overblik over vejledninger Beslutning/Vigtige drøftelser Der er en række vejledninger, der er genudgivet, hvori der står, at de gælder fra Sundhedsplatformen træder i kraft. Det er forvirrende, at gamle og nye vejledninger ligger side om side og problemet er, at klinikere er i tvivl om, hvorvidt de har den nyeste/rigtige. KUA undersøger om opsætningen af genudgivelserne kan ændres. FSEA skal ikke drøfte indholdet i de nye vejledninger, men KUA kunne lave proces for de vejledninger, hvor der er lavet særligt om i indholdet. KUA laver en samlet oversigt igen. (Se vedhæftede mail til orientering, udsendt efter mødet d.17.8) På centrene opleves problemer med, at holde sig ajour med ændringer i vejledningerne i VIP-systemet. Det er dog uklart, hvor problemerne opstår, og dermed også hvordan disse bedst løses. Der sker i øjeblikket og frem til Sundhedsplatformens Go-Live en række ændringer på VIP, ifm. at en del vejledninger harmoniseres med Region Sjælland, og genudgives. Dette har bl.a. betydet, at der er tilkommet en ny dokumenttype, og at nogle vejledninger som oprindeligt er udgivet af RHP, nu er udgivet af Region Hovedstaden i stedet. Dette kan afstedkomme nogle problemer for medarbejdere, der begrænser deres søgning til dokumenter udgivet af RHP. KUA har udgivet vedhæftede skema, som opdateres. Det er placeret på Intra, og udsendt til kvalitetskoordinatorerne i et forsøg på at informere centrene om de igangværende ændringer vedr. specifikke vejledninger. Det er uklart om dette skema giver svar på de spørgsmål, som kvalitetskoordinatorerne/centrene måtte have, eller om der er brug for anden information, oplæring i brug af systemet mv. 2. Skema med oversigt over hvilke vejledninger der harmoniseres/genudgives Punkt 4 Generende arbejdsgange: Status over resultater af forummets hidtidige arbejde med generende arbejdsgange og en ny vurdering af generende arbejdsgange med fokus på arbejdet med patienter ( ) Anne-Rose indleder. Forummets medlemmer sidder to og to og drøfter ak- Side 4

5 tuelle generende arbejdsgang (og udfylder vedlagte skema). Herefter kort plenum-runde om den vigtigste af de arbejdsgange hvert makkerpar har fundet frem til. Indstilling Tager status på hidtidige resultater ang. generende arbejdsgange til efterretning Identificerer de aktuelt vigtigste generende arbejdsgange Beslutning/Vigtige drøftelser Forummet lagde vægt på følgende generende arbejdsgange: - Behov for et centralt rejsekontor til at arrangere overflytninger/hjemrejse for udenlandske patienter - Ydelser uden besøg opleves ikke meningsfuldt at registrere kan der være en standardtid vi ved ydelser uden patientkontakt tager? - Koordinering og samling af det patientfeedback vi har fra forskellige steder - internt på centre og på tværs af centre - Workzone/VIP/Onbase: dobbeltkonfekt? - Blodprøvesvar kan det registreres færre steder? - På BUC -ernæringsregistrering: samling af registrering ét sted? - Rekruttering af nye medarbejdere: mangler en præcis løsning - Ved motivationsarbejdet forud for tvangsbehandling underkendes tvangsbehandling af patientklagenævnet v. små skrivefejl (hvis der er forskel på journal og tvangsprotokol): Dobbeltarbejde med både journal og protokol, hvorfor kan der ikke blot skrives ét sted? - Søgefunktion i VIP er dårlig - Samarbejdet ved udskrivning mellem RHP og kommunen der kan være bedre videndeling Til kataloget: punktet om kapacitetsstyring i DPC: det arbejde er i gang og kan flyttes til igangværende punkter. Punktet tages op igen på næste møde i forummet. Ved opstart af Forum for Standardiserede og Effektive arbejdsgange lavede forummet et katalog over generende arbejdsgange. Disse har forummet siden arbejdet med at forbedre. De arbejdsgange, der blev prioriteret højest, er alle blevet behandlet eller en A3 er under udvikling. Der gives en status på resultaterne af forummets hidtidige arbejde, inklusiv opfølgning på effekten af de igangsatte initiativer. Til brug for planlægningen af forummets fremtidige arbejde laves en kort runde på hvilke generende arbejdsgange, der aktuelt opleves som de vigtigste. Side 5

6 3. Katalog over generende arbejdsgange FSEA August Skema til udfyldelse: hvilke arbejdsgange generer nu? Punkt 5 Kort orientering om afprøvning af F-ACT-modellen ( ) Kort oplæg ved Sven Knudsen og mulighed for at stille spørgsmål Indstilling Tager orienteringen til efterretning Beslutning/Vigtige drøftelser Udskydes pga. tidsmangel Afprøvning af F-ACT-modellen er en del af forummets opgaveportefølje. Tidligere er forummet blevet orienteret om bl.a. evaluering af afprøvningen og har her udtrykt ønske om vide mere om modellen og afprøvningen. Der vedlægges et præsentationsmateriale som bilag og på mødet vil de væsentligste ændringer ved F-ACT modellen og afprøvningens næste milepæle kort præsenteres. 5. Præsentation af forsøg med F-ACT teams i Region Hovedstadens Psykiatri Punkt 6 Standard for standarder Hvordan sikrer vi nem adgang til de rigtige standarder? ( ) Med udgangspunkt i den medsendte A3 ønskes Forummets input til: 1. Hvad opleves som de(t) største problem i det daglige arbejde, når vores arbejdsgange er understøttede af standarder? 2. Hvilke (lokale) løsninger har forummets medlemmer kendskab til, som faktisk fungerer som en hjælp i denne henseende? Arbejdsformen bliver, at forummet i 4-5 grupperinger drøfter ovenstående spørgsmål (10-15 minutter), og formulerer sine input på én side pr. spørgsmål, hvorefter der finder en kort opsamling og vidensdeling sted i plenum (3 minutter pr. gruppe). Side 6

7 Indstilling indgår i ovenstående arbejde Beslutning/Vigtige drøftelser Et problem er søgefunktioner det er svært at fremsøge standarder. Ved folk nok om hvordan man søger? Er det den bedste teknologi? Ønsker en google -funktion. Forslag om en QA-proces hvor alle dokumenter bliver gennemgået før udgivelse/versionering. Et andet problem er, at der mangler enighed om hvad der ligger hvor? Vi lagrer standarder forskelligt. Der er også standarder (anvisninger), der aldrig lægges ud kun kommer ud på mail. En tredje drøftelser er hvor detaljerede standarder skal være for at være en hjælp. Man kunne se på om standarderne bliver brugt? Hvilke er vigtigst for medarbejdergrupper? Næste skridt: Dette kan blive en rigtig stor opgave. En ide er at starte med at få enighed om hvor vi lægger hvad. Start med stabene og derefter centrene. Lav en opskrift (inkl. at alt lægges så højt i hierarkiet som muligt). En anden ide: en lille gruppe, der altid kan svare på hvor hvad skal lægges kan sikre ens praksis fremover. Jens undersøger Sundhedsplatformens betydning for praksis og vender tilbage med et forslag. Sekretariat og Kommunikationsafdelingen har sammen med Leanafdelingen indledningsvist begyndt beskrivelsen af vores mangelfulde systematiske håndtering af de mange standarder, der i de sidste år er udarbejdet. Dette udgangspunkt ønskes nu drøftet i en bredere kreds for at kvalificere problemstillingerne. Forummets input indgår i arbejdet med næste version af A3 en som skal fremlægges på næste forummøde, med henblik på beslutning om hvorvidt der er arbejde der skal igangsættes og indgå i forummets portefølje på denne side af implementeringen af SP. 6. A3 Standarder for standarder. Punkt 7 Mødeevaluering ( ) Side 7

8 Interessante emner For ambitiøs en dagsorden, nåede ikke det hele Punkt 8 Evt. ( ) -- Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 8