REFERAT. Øvrige deltagere på mødet: Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af CVI Allan Lohmann Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef PC København Pia Linda Døssing Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Nielsen Brugerrepræsentant Kim Bach Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Klinikchef PC Glostrup Darius Mardosas Specialpsykolog BUC Lene Munck Mikkelsen Afdelingssygeplejerske PC Glostrup Ditte Thomsen Kristineberg København Ø. Direkte Ref.: Anica Hand Dato: 31. oktober 2018 Øvrige deltagere på mødet: Afbud: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef, Mette Bertelsen Fredsgaard Leanchef Jens Normand Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Anica Hand Konsulent, Leanafdelingen Louise Møberg Roig (punkt 3) Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af CVI Allan Lohmann Patientlogistiskchef Jacob Bille Krogh Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og input til kommende dagsordener ( ) 2. FSEAs årshjul 2019 ( ) 3. Opfølgning forbedringskultur ( ) 4. Implementeringsstandarder ( ) 5. Mødeevaluering ( ) 6. Evt. ( ) Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde ( ) Velkomst og evt. kommentarer til referat fra sidste møde. Drøftelse af emner til kommende dagsordener. Tilbagemeldinger til forum på tidligere behandlede sager:

2 - Punkt 2 FSEAs årshjul 2019 ( ) Form Drøftelse i plenum. Indstilling Det indstilles, at forummet: o Drøfter forummets årshjul Beslutning/Vigtige drøftelser Forummet har følgende input til årshjulet: Ift. gode overgange fra BUC til voksenpsykiatri skal Pia og Henrik involveres, da de arbejder på emnet. Det er godt at have plads i årshjulet og være dermed fleksibel fx til at tage andre emner op. Fx kan der efter drøftelsen af årsplanen komme fokus på punkter, som skal behandles i forummet. Ift. til behandling under indlæggelse er det vigtigt at have punktet med efter udviklingseventen i projektet, som afholdes den 8. november. Punktet er sat på dagsorden til mødet i januar. Følgende emner skal tilføjes: Status på kvalitetsforbedringsmodel Opfølgning på tid med patienter Implementeringsmodel Patientansvarlig Læge (PAL) behandles ikke i FSEA. Kommunikation/Opfølgning Hvis der er andre kommentarer/tilføjelser til kommende emner ift. årshjulet sendes de til Anica. Sagsresumé Formandsskabet har et udkast til årshjul for forummets fremtidige arbejde. Udkastet til årshjulet fremlægges og drøftes. Bilag Bilag 1. Udkast til årshjul 2019 Punkt 3 Opfølgning forbedringskultur ( ) Side 2

3 Form Oplæg ved Jens Normand, efterfulgt af drøftelse i mindre grupper Indstilling Efter et kort oplæg inddeles i 3 grupper, som giver første input til dette arbejde. Hvordan ser vores forbedringsarbejde ud om tre år: Når det i endnu højere grad er drevet af ledere og medarbejdere? Når patienter og pårørende er mere involveret i forbedringsarbejdet? Beslutning/Vigtige drøftelser Mange af drøftelserne og input fra maj-mødet i forummet omkring forbedringskultur er blevet indarbejdet i 3årsplanen. Jens uddybede den videre proces og de spørgsmål, der skal drøftes af grupperne ift. at nå niveau 4 i modenhedsniveau: Hvordan ser vores forbedringsarbejde ud, når vi når næste niveau? - Hvad gør ledere? - Hvad gør medarbejdere? - Hvad gør patienter og pårørende? - Hvorfor er dette et bedre sted at være end hvor vi er i dag? Gruppernes input fremgår af vedlagte opsamling. Kommunikation/Opfølgning Jens og Louise Sagsresumé/ formål Vores mål i den nye 3 års plan er at nå niveau 4 i modenhedsniveau, hvor Forbedringsarbejdet er ledelsesdrevent og i høj grad patientfokuseret. På dette møde tager vi første runde med jeres input til, hvordan niveau 4 ser ud, og hvorfor vi gerne vil derhen. Bilag Præsentation forbedringskultur Opsummering gruppearbejde forbedringskultur Punkt 4 Implementeringsstandarder ( ) Form Side 3

4 Oplæg ved Jens Normand og Line Duelund, efterfulgt af gruppearbejde og opsamling i plenum. Indstilling Det indstilles, at forummet tager Jens oplæg til orientering og drøfter: o inspiration til god implementering fra F-ACT jf. Anne Rosenquists opsummering fra maj-mødet. o følgende spørgsmål: Hvilke metoder og værktøjer bruger I som virkelig virker, når I skal implementere? Beskriv gerne så præcist, at vi kan genfinde dem. Hvilke fælles standarder til implementering af nye opgaver er der brug for? Fx skabelon for implementeringsplan, kommunikationsplan m.v. Beslutning/Vigtige drøftelser Der blev drøftet, hvordan implementeringsprocesser ser ud i dag og hvordan de kan forbedres i fremtiden. Drøftelserne og spørgsmål i plenum gik på: Det er vigtigt, at medarbejderne ved hvorfor implementeringen er nødvendigt. Visionen bag implementeringen og hvordan det hænger sammen skal formidles. Desuden er det vigtigt at forklare den proces, der er gået forud. Hvad er problemet vi skal løse? Ting sker ikke, selv om vi har besluttet det. Hvad går galt? Der mangler tit en prioriteringsliste. Det er svært for medarbejderne at vurdere, hvad der er vigtigst. Prioriteringen skal være mere eksplicit. Det er vigtigt, at der enighed om mål. Der skal være fokus på at komme fra en skal- til en vil-motivation. Der er brug for en strategisk oversættelse af mål. Hvordan bliver det den enkeltes opgave? Hvad karakteriserer den gode implementering? Elementer i god implementering er fx: o Tid o Systemer o CL skal efterspørge o AL skal afsætte tid En standard er mange ting, på mange niveauer og kan fx indeholde de gode spørgsmål. Det skal kaldes vejledning og ikke standard (ordvalget er vigtigt); det skal være en generisk skabelon, ikke kun for et projekt. Leverance: o Grundkapitler i god implementering/ de gode spørgsmål vejledning til god implementering (før under og efter) o Overordnet ramme Side 4

5 o Henvisning til forbedringsværktøjer som supplement; afhængig af implementeringsfasen En implementeringspakke kan bl.a. indeholde: o Formål/ hvorfor? o Hvad gør vi? o Hvordan gør vi? o Tidsplan (skal være realistisk) o Powerpoint til ledere o Gode spørgsmål ift. implementering o Prioritering God inspiration at hente i F-ACT Hvordan holder vi fast i det? o Hvis implementering er meningsskabende, så holder man også vedlige. o Opfølgning/ status vigtigt Der skal altid være en afprøvningsperiode på enkelte centre. Udrulningsprocessen skal faciliteres. Der skal være fokus på at hjælpe hinanden med implementeringen og prioritering af opgaverne. Kommunikation/Opfølgning Jens går videre med input fra plenumdrøftelsen og udarbejder et første bud på en implementeringsvejledning. Hvis nogle fra forummet vil hjælpe eller komme med mere input, kan vedkommende skrive til Jens. Sagsresumé/ formål Vi ønsker en drøftelse af, om vi dels er gode nok til at implementere, og justere ud fra den viden vi har. Vi skal dele vores viden og erfaringer, så vi på denne baggrund, kan få input til det videre systematiske forbedringsarbejde. Bilag Bilag 2: Notat om implementering af F-ACT til FSEA (v/ Anne Rosenquist) Oplæg om implementeringsstandarder Punkt 5 Mødeevaluering ( ) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Der er kommet mange gode input til både forbedringskultur og implementering. Det var godt med en bottom-up-drøftelse/ brainstorm; passer godt ind ift. forummets opgaver. Side 5

6 Punkt 6 Evt. ( ) - Med venlig hilsen Anica Hand Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 6