Dagsorden AARHUS UNIVERSITET

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET Møde den 14. marts 2013, kl Jens Baggesens Vej 51-53, 8200 Aarhus N Bygning 5221, lokale 318 Administrationens samarbejdsudvalg (ASU) Dagsorden ASU-sekretariatet Lizzi Edlich Dagsorden for ASU møde den 14. marts kl : Godkendelse af dagsordenen (JJ) AU HR, Organisationsudvikling og arbejdsmiljø Dato: 1. marts 2013 Punkter til drøftelse: Side 1/3 2. Kl : Elever og det sociale kapitel på AU (LG) Motivering: I forlængelse af drøftelserne på ASU-mødet den 16. januar 2013 om det rummelige arbejdsmarked og beslægtede temaer orienterer chef for Kompetenceenheden i AU HR, Gertrud Lindberg Tefre, om elevområdet på AU. Der vil efterfølgende være mulighed for spørgsmål/drøftelse. 3. Kl : Psykisk APV (JJ) Bilag 1: Proces- og kommunikationsplan for APV-opfølgning. Motivering: Resultaterne af den psykiske APV blev offentliggjort den 21. februar Efterfølgende har APV-følgegruppen afholdt møde den 28. februar Der gives en orientering om hovedbudskaberne fra følgegruppens møde samt processen fremadrettet. 4. kl : Udpegning af 2 medlemmer til delprojektgruppe vedr. TAP-karriereveje (JJ) Bilag 2: Projektinitieringsdokument for projekt til beskrivelse af transparente og tydelige karriereveje for medarbejdere ved AU. Motivering: I forlængelse af den faglige udviklingsproces besluttede Universitetsledelsen at igangsætte et projektarbejde mhp. beskrivelse af transparente AU HR Organisationsudvikling og Tlf.: arbejdsmiljøenheden Fax: Aarhus Universitet hr@au.dk Jens Baggesens Vej Aarhus N Side 1/51

2 AARHUS UNIVERSITET og tydelige karriereveje for medarbejdere ved AU. Projektet består af 4 delprojekter (VIP-lederkarriereveje, VIP-karriereveje, VIP-slutstilling og TAPkarriereveje). Inden arbejdet i projektgruppen vedr. TAP-karriereveje kan igangsættes, skal de to resterende medlemmer af gruppen findes, hvilket ASU anmodes om at gøre. Iht. Projektinitieringsdokumentet skal følgende repræsentanter udpeges: En medarbejder fra frontoffice, økonomi (generalist) samt en medarbejder fra back-office, internationalisering (specialist). Side 2/3 5. Kl : Evaluering af mødekadence for 2013 (JJ) Motivering: På ASU-mødet den 27. juni 2012 besluttede ASU, at udvalgets mødekadence skal evalueres på mødet den 14. marts Formandskabet anbefaler, at evaluering af mødekadencen koordineres med den evaluering, som iht. HSU s og ASU s forretningsordener skal finde sted hvert andet år, dvs. i begyndelsen af Desuden anbefales det at fastholde de allerede planlagte møder i Kl : ASU-temadag på Koldkærgård hvad lærte vi? (JJ) Bilag 3: Slides fra temadagen den 23. januar 2013 på Koldkærgård. Motivering: Som opfølgning på temadagen den 23. januar 2013 på Koldkærgård drøftes, hvad ASU har taget med/ønsker at bringe med i det videre arbejde i udvalget - f.eks. ift. udarbejdelse af et årshjul. Punkter til kort orientering kl : 7. Akutjobs på AU (LG) Motivering: Der gives en status for universitetets håndtering af akutjobordningen, hvor AU er forpligtet til at beskæftige 56 langtidsledige inden 1/ Høring af MUS-koncept i FSU/ASU og LSU (LG) Bilag 4: Kopi af ASU s høringssvar til HSU inkl. kopi af høringssvar fra de enkelte LSU er i Administrationen. Motivering: Der orienteres om den gennemførte høring i AU af det nye MUSkoncept samt gives en kort status på projektet. Jf. referat af ASU-mødet den 16. januar 2013 sendte ASU-formandskabet op til jul MUS-konceptet i høring i LSU erne. Som der ligeledes blev orienteret om på ASU-mødet den 16. januar 2013 fandt ASU- formandskabet, at LSU-høringen er det centrale, hvorfor der ikke blev lagt op til drøftelse i ASU. ASUformandskabet har på baggrund af tilbagemelding fra LSU erne udarbejdet et høringssvar, som er indsendt til projektledelsen den 28. februar Herefter gennemgås samtlige høringssvar mhp. at tilrette og optimere MUS-konceptet. Det reviderede MUS-koncept forventes forelagt Universitetsledelsen og HSU i juni måned Side 2/51

3 AARHUS UNIVERSITET Side 3/3 9. Status på AU strategi (JJ) Motivering: Der gives en kort status på processen og de videre planer frem mod en endelig strategi. 10. Orientering om prioritering af projekter (JJ) Bilag 5: Top-12 prioritering i 2013 Motivering: FALK-kredsen har foretaget en prioritering af de allervigtigste projekter, som administrationen skal arbejde med, de såkaldte Top-12 projekter. Der gives en kort orientering om baggrunden for prioriteringen. 11. Lønforhandlingsproces 2013 (LG) Bilag 6: Procesplan for lønforhandling 2013 Motivering: Der gives en kort status for lønforhandlingsproces Kl : Eventuelt Side 3/51

4 Side 4/51

5 APV PROCES- OG KOMMUNIKATIONSPLAN FOR AU ADM ASU-møde den 14. marts 2013 Bilag 1 Februar 2013 D. 20. februar: Ledermøde om APV i Foulum med deltagelse af HR partnere og AU KOM s kontaktpersoner. Mulighed for at drøfte resultater og strategi for den videre formidling. D. 21. februar: o APV kontaktgrupperne på VD-områderne indkalder LSU og LAMU til morgenmøder og vicedirektørerne giver en kort præsentation af resultaterne. o Alle medarbejdere i AU Administration får en direct mail fra Jørgen Jørgensen kl. 12 omkring resultaterne med et link til rapporterne. o Rapporterne for den psykiske APV offentliggøres kl. 14. Alle vicedirektører sender direct mail til medarbejderne i deres VD-område omkring VD-områdetsresultater og den videre proces. VD-områderne afholder ledergruppemøder 21. eller 22. februar med henblik på at klæde lederne på til lokale personalemøder omkring resultaterne. Møderne afholdes inden udgangen af februar. Områderne beslutter selv, hvilke mødeformer, der er praktisk muligt og giver bedst dialog om resultaterne. AU HR og AU KOM vil tilrettelægge processer i deres enheder, som tager højde for at medarbejderne i disse enheder har den primære opgave at understøtte forretningen i håndteringen af APV APV følgegruppen er indkaldt til møde d. 28. februar for at drøfte akutte indsatsområder, kommunikation/koordinering med VD-områderne og processen herfra. Akutte tilfælde, som f.eks. mobning og chikane, skal håndteres straks, herefter sker den konkrete opfølgning løbende. Kommunikation: På medarbejdere.au.dk lægges d. 21. februar nyhed vedr. den samlede administration. I de følgende dage lægges nyheder op omkring de enkelte VD-områder. Fokus er på anerkendelse af evt. problemer, på de ting der fungerer godt samt den kommende proces/handlingsplan. Disse artikler sendes også ud via Administrationens Nyhedsbrev. AU KOMs kontaktpersoner udarbejder artiklerne i samarbejde med VD erne. Det særlige debatforum flyttes til medarbejdere.au.dk og tilføjes en særlig APV-tråd. Her er det vigtigt, at både universitetsdirektøren samt de enkelte vicedirektører påtager sig et ansvar i forhold til at svare på konkrete debatindlæg, der måtte vedrøre hhv. den overordnede administration eller det enkelte VDområde. Debatten samt øvrig dækning af APV en overvåges løbende af AU KOM og Presseenheden, der mødes dagligt for at koordinere indsatsen både i forhold til intern og ekstern kommunikation. Marts 2013 Kick off på VD områderne. Den enkelte vicedirektør skal sikre en god proces, som involverer medarbejderne. Processen aftales i de lokale APV kontaktgrupper. Det anbefales, at alle medarbejdere i VD områderne involveres enten via fælles møder eller parallelle enhedsmøder. Administrationschefer holder møder på administrationscentrene om resultaterne på centrene, når der foreligger kørsler herfor Handlingsplansarbejdet for den psykiske APV igangsættes på alle VD områder. Dette indebærer analyse og kvalificering af data. Excel-handlingsplansskabelonen fra Eksemplariske APV planlægnings- og opfølgningsforløb bruges. AAMU færdiggør parallelt den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Side 5/51 1

6 Kommunikation: Kontaktpersonen for de enkelte VD-områder vurderer i samråd med vicedirektøren, om der skal produceres nyheder til medarbejdere.au.dk vedr. det konkrete arbejde med handlingsplaner på hvert VD-område. Det skal også overvejes, om de lokale særkørsler giver anledning til konkrete opfølgende historier på medarbejdere.au.dk. April 2013 APV følgegruppen mødes d. 18. april kl Maj 2013 Hvert VD område har sendt sin psykisk APV excel-handlingsplan i høring hos APV følgegruppen og medarbejderne og publicerer den et fysisk og elektronisk sted, der kun er tilgængeligt for medarbejderne og lederne. Høringen afsluttes d. 31. maj. Handlingsplanerne opdateres løbende minimum månedligt frem til august. Juni 2013 APV følgegruppen mødes 18. juni kl August 2013 Handlingsplanerne for den psykiske APV påbegyndes evalueret skriftligt på alle VD områder. September 2013 APV følgegruppen mødes 6. september Handlingsplanerne for psykisk APV samles til én ADM psykisk APV handlingsplan Handlingsplanen sendes til FALK og HAMU Kommunikation: Den samlede APV handlingsplan for administrationen kommunikeres ud via artikler på medarbejdere.au.dk, i Universitetsledelsens samt Administrationens nyhedsbrev. Oktober 2013 VD områderne implementerer handlingsplanerne og påbegynder de langsigtede og tværgående forbedringer af arbejdsmiljøet. November 2013 APV følgegruppen mødes 7. november kl og drøfter udviklingen på det psykiske og fysiske arbejdsmiljø ud fra opdateringerne af APV handlingsplanerne. Dette materiale bruges i Den lovpligtige Årlige Arbejdsmiljødrøftelse Fælles HAMU/HSU møde Januar 2014 APV følgegruppen mødes 15. januar kl og drøfter status for handlingsplansarbejdet, den videre proces og evaluerer forløbet 2 Side 6/51

7 Kommunikation: Status og evaluering meldes ud via artikel på medarbejdere.au.dk samt evt. videointerview med universitetsdirektøren. APV følgegruppens formål er at koordinere og formidle hovedområdets proces for opfølgningen på APV resultaterne, således at den inddrager alle aktører (ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsorganisationen) i APV opfølgningen. AU HR og AU KOM understøtter processen med deres faglighed. Psykisk APV kan med fordel drøftes månedligt i FALK Inden møderne i APV følgegruppen skal der være afholdt møde i APV kontaktgrupperne på VDområderne. VD områderne kan med fordel drøfte psykisk APV månedligt på ledermøderne Side 7/51 3

8 Side 8/51

9 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE ASU-møde den 14. marts 2013 Bilag 2 Projekt til beskrivelse af transparente og tydelige karriereveje for medarbejdere ved AU 1. Formål og baggrund Fremragende forskning, uddannelse, rådgivning og formidling i verdensklasse fordrer, at man har blik for, dyrker og plejer de unikke talenter. Talentudvikling er også et væsentligt parameter i forhold til at få det bedste ud af en mangfoldig medarbejdergruppe og være en attraktiv arbejdsplads, der både kan tiltrække og fastholde talenter. I AU s HR strategi er et af de strategiske mål netop talentpleje. Der skal udarbejdes en talentudviklingsstrategi og et koncept for mentorordning, coachingforløb og karriererådgivning. Endvidere skal der etableres førlederkurser, og der skal udvikles et karriereudviklingsværktøj til brug ved MUS-samtaler. I bestyrelsens beslutning af 17. juni 2010 om den faglige udviklingsproces fremgår det, at der igangsættes et udviklingsarbejde om karriereveje. Behovet for en klar beskrivelse af karriereveje understreges yderligere af, at den faglige udviklingsproces vil medføre betydelige ændringer i universitetets organisation. Transparente karriereveje vil samtidig give større mulighed for optimalt udbytte af MUS-samtaler, som implementeres efter et fælles koncept i Endvidere vil tydelige og transparente karriereveje give bedre mulighed for strategisk kompetenceplanlægning og god personaleledelse. For at kunne understøtte AU som et sammenhængende universitet bør der opstilles karriereveje for alle personalegrupper, således at der sker en samlet talentpleje. Karriereveje drejer sig ikke kun om et (leder)udviklingsforløb for nogle få, men defineres som en rejse i arbejdslivet som alle medarbejdere bliver berørt af og som skal tilpasses til medarbejdersammensætningen på Aarhus Universitet. Videnskabelige medarbejdere: Stillingsstrukturen angiver de formelle rammer for karriereveje for forskere, men det er afgørende for god talentpleje og fastholdelse af de dygtigste medarbejdere, at Aarhus Universitet som organisation er i stand til at definere, hvad der for AU er de afgørende kriterier fagligt og personligt for at komme i betragtning til diverse karriereforløb Der skal defineres og udvikles mulige karriereveje for videnskabelige medarbejdere på baggrund af søjerne i universitetets strategi - forskning, videnudveksling og rådgivning samt uddannelse og talentudvikling. Herved sikres tydelighed i forventningerne til videnskabelige medarbejdere, hvilket vil have en positiv effekt på rekruttering og fastholdelse af talenter samt på arbejdsmiljøet. Med begrebet karriereveje tænkes bredere end den traditionelle forskerkarriere i henhold til stillingsstrukturen og vertikal opstigning til et lederjob. Eksempler på karriereveje er ledelse, basal forskning, vidensudveksling, rådgivning eller undervisning. Universiteterne har forholdsvis mange unge og midaldrende forskere/undervisere, som befinder sig i midlertidige stillinger. Stillingsstrukturen sætter visse maksimumsperioder på de forskellige kategorier f.eks. kan man maksimalt være ansat som videnskabelig assistent i 3 år, og maksimalt være ansat på adjunktniveau i 8 år, heraf maksimalt 6 år som tidsbegrænset ansat ved samme institution. Der skal udarbejdes en detaljeret beskrivelse af, hvilke krav og forventninger medarbejderen skal leve op til for at kunne følge den optimale karrierevej fra phd-studerende over adjunkt/post doc/forsker til lektor/seniorforsker og videre til professor. Side 9/51 1

10 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE Et led i arbejdet er endvidere at få defineret og beskrevet attraktive slutstillinger ud over professorstillinger, idet AU ønsker at fastholde en talentmasse, som rækker ud over antallet af professorstillinger. Der skal være særligt fokus på den tidligere sektorforsknings stillinger inden for myndighedsbetjening set i forhold til det samlede universitet. Der skal endvidere være særligt fokus på de særlige karriereforhold på Faculty of Health Sciences som følge af hovedområdets tætte samarbejde med Region Midtjylland på mange niveauer. Fremadrettet vil der være et stigende ønske om delte ansættelser mellem Region Midtjylland og Faculty of Health Sciences inden for mange forskellige stillingskategorier (ph.d., post doc, lektor, professor) og på tværs af områder (f.eks. forskning, klinik, undervisning), hvilket skal indarbejdes i mulige karriereveje samt slutstillinger. Noget tilsvarende kunne tænkes inden for andre hovedområder. Et eksempel er Faculty of Arts, der allerede har delte stillinger inden for kultur- og museumsområdet. Der skal ske en inddragelse af de forhold, som fremgår af Forsknings- og Innovationsstyrelsens rapport om evaluering af forskerkarriereveje håndtering af forskeres karrierer på de danske universiteter (7. november 2011). Ledere med videnskabelig baggrund: Der skal defineres og udvikles karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund, således at ledelse gøres til en attraktiv karrierevej, og ledelse på AU professionaliseres. Karrierevejen ledelse skal tage højde for de meget forskellige former for ledelse og lederkarrierer for medarbejdere med videnskabelig baggrund på AU - f.eks. forskningsledelse, projektledelse, faglig ledelse, administrativ ledelse, strategisk ledelse, personaleledelse etc. Der skal udarbejdes en detaljeret beskrivelse af, hvilke krav og forventninger medarbejderen skal kunne leve op til for at komme i betragtning til forskellige typer lederstillinger på AU. Der skal også på ledelsesområdet være særligt fokus på relationen mellem Faculty of Health Sciences, Region Midtjylland og sygehusene,. Der skal ske en inddragelse af de forhold, som fremgår af Forsknings- og Innovationsstyrelsens rapport om evaluering af forskerkarriereveje håndtering af forskeres karrierer på de danske universiteter (7. november 2011) Teknisk/administrative medarbejdere/ledere: Der defineres og udvikles karriereveje, der tager højde for både specialist- og generalist karriereveje samt lederkarriereveje for medarbejdere med teknisk/administrativ baggrund. Endvidere skal arbejdet tage højde for AU som en sammenhængende organisation, hvor kompetencerne skal kunne bruges på tværs af organisationen. Eksempler på karriereveje er ud over lederkarriere, funktionerne faglig specialist, faglig generalist, stabsfunktion specialist eller stabsfunktion generalist. Der skal udarbejdes en detaljeret beskrivelse af, hvilke krav og forventninger medarbejderen skal kunne leve op til for at kunne varetage de forskellige funktioner. Endvidere skal der udarbejdes en detaljeret beskrivelse af, hvilke krav og forventninger medarbejderen skal leve op til for at komme i betragtning til forskellige typer lederstillinger på AU. Opmærksomheden henledes på, at arbejdet med karriereveje for alle grupper skal indtænke både den internationale dimension og en kønsdimension. Formålet med projektet er at få udarbejdet: Side 10/51 2

11 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for VIP. en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund. en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for TAP. en definition og beskrivelse af attraktive VIP slutstillinger på AU. en beskrivelse af kvalifikationskrav på hvert af de enkelte videnskabelige niveauer for videnskabelige medarbejdere. en beskrivelse af kvalifikationskrav på de enkelte trin i en lederkarriere for medarbejdere med en videnskabelig baggrund. en beskrivelse af kvalifikationskrav til de enkelte funktioner for teknisk/administrative medarbejdere. en beskrivelse af kvalifikationskrav på de enkelte trin i en lederkarriere for medarbejdere med en teknisk/administrativ baggrund en plan for implementering af de udarbejdede modeller for karriereveje, herunder beskrivelse af god lederadfærd i forhold til talentpleje på AU. Beskrivelsen af tydelige og transparente karriereveje vil endvidere indgå i AU s lederudviklingsprogram, MUS-koncept samt i udarbejdelsen af den i HR strategien beskrevne kompetencestrategi, således at karrierevejene understøttes af strategisk planlagt kompetenceudvikling. 2. Hovedresultater og forslag til succeskriterier Projektets hovedresultat er at få defineret og udarbejdet en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for både VIP, ledere med videnskabelig baggrund og teknisk administrative medarbejdere/ledere samt at få defineret og beskrevet attraktive VIP slutstillinger på AU. Der skal foreligge beskrivelser af kvalifikationskrav til de forskellige trin i et karriereforløb. Endelig skal projektet resultere i en plan for implementering af de udarbejdede modeller for karriereveje. Side 11/51 3

12 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE Resultatmål Forslag til definition og beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for VIP. Forslag til definition og beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund. Forslag til definition og beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for teknisk administrative medarbejdere og ledere. Forslag til definition og beskrivelse af attraktive VIP slutstillinger på AU. Forslag til kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en videnskabelig karriere, en lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund og en karriere for teknisk administrative medarbejdere og for teknisk administrative ledere.. Forslag til implementering af de udarbejdede modeller for karriereveje. Forslag til succeskriterier Universitetsledelsen godkender forslag til definition og beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for VIP. Universitetsledelsen godkender forslag til definition og beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund. Universitetsledelsen godkender forslag til definition og beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for TAP. Universitetsledelsen godkender forslag til definition og beskrivelse af attraktive VIP slutstillinger på AU. Universitetsledelsen godkender beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en videnskabelig karriere, en lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund og en teknisk-administrativ karriere. Universitetsledelsen godkender en implementeringsplan for de forskellige modeller for karriereveje. Side 12/51 4

13 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE Leverancer (milepæle) På baggrund af ovenstående vil følgende leverancer blive leveret: Januar 2012: Universitetsledelsen godkender PID. Styregruppe sammensættes. Januar/Februar 2012 Møde i styregruppe. PID fremlægges og drøftes. Projektgrupper sammensættes Januar 2012 HSU nedsætter for hele projektet karriereveje en følgegruppe med deltagelse af 2 VIP repræsentanter og 2 TAP repræsentanter. Følgegruppen dækker hele projektforløbet. Følgegruppen orienteres løbende om arbejdet i projektgrupperne med henblik på eventuelle tilpasninger. Projektgruppen vedr. lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund Marts 2012: April 2013: Første møde i projektgruppe vedr. lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund. PID fremlægges og drøftes. Evt. nedsætte og afholde møde med fokusgrupper bestående af relevante medarbejdere inden for lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund med henblik på forventningsafstemning i forhold til detaljeringsgrad og anvendelighed. Første udkast til en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund på AU. Første udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund. Maj-juni 2013: Høring SU og akademiske råd af første udkast fra projektgruppe vedr. ledere med videnskabelig baggrund på AU. September 2013: Færdigt udkast til beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund på AU. Færdigt udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund. Forslag til implementeringsplan for karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund på AU. Side 13/51 5

14 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE Oktober 2013: De akademiske råd godkender samlet indstilling fsva. Karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund. HSU godkender samlet indstilling fsva. karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund på AU. Universitetsledelse godkender samlet indstillingen fsva. karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund på AU. Efterår /vinter 2013/2014: Implementering af de nye modeller for karriereveje for ledere med videnskabelig baggrund. Projektgruppen vedrørende VIP-karriereveje Februar/marts 2013: April 2013: Første møde i projektgruppe vedr. VIP. PID fremlægges og drøftes. Evt. nedsætte og afholde møde med fokusgrupper bestående af relevante medarbejdere inden for VIP karriereveje med henblik på forventningsafstemning i forhold til detaljeringsgrad og anvendelighed. Første udkast til en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for VIP Første udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en VIPkarriere. Maj-juni 2013: Høring SU og akademiske råd af første udkast fra projektgruppe vedr. karriereveje for VIP. September 2013: Færdigt udkast til beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for VIP. Færdigt udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en VIPkarriere. Forslag til implementeringsplan for VIP-karriereveje. Oktober 2013: De akademiske råd godkender samlet indstillingen fsva. VIP-karriereveje. HSU godkender samlet indstillingen fsva. VIP-karriereveje. Universitetsledelse godkender samlet indstillingen fsva. VIP-karriereveje. Efterår/vinter 2013/2014: Implementering af de nye modeller for VIP-karriereveje. Projektgruppen vedr. TAP-karriereveje Januar-marts 2013: Første møde i projektgruppe TAP. PID fremlægges og drøftes. Side 14/51 6

15 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE Evt. nedsætte og afholde møde med fokusgrupper bestående af relevante medarbejdere inden for TAP karriereveje på AU med henblik på forventningsafstemning i forhold til detaljeringsgrad og anvendelighed. April-maj 2013: Juni 2013: Første udkast til en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for TAP på AU. Første udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en TAPkarriere. Høring HSU fsva. første udkast vedr. karriereveje for TAP. Oktober-november 2013 Færdigt udkast til beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for TAP på AU. Færdigt udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for en TAPkarriere. Forslag til implementeringsplan for TAP-karriereveje December 2013 HSU godkender samlet indstilling fsva. karriereveje for TAP. Universitetsledelse godkender samlet indstilling fsva. karriereveje for TAP. Forår 2014: Implementering af de nye modeller for karriereveje på TAP på AU. Projektgruppe vedr. VIP-slutstillinger Oktober 2013: Første møde i projektgruppe attraktive VIP slutstillinger. PID fremlægges og drøftes. Evt. nedsætte og afholde møde med fokusgrupper bestående af relevante medarbejdere inden for attraktive VIP slutstillinger på AU med henblik på forventningsafstemning i forhold til detaljeringsgrad og anvendelighed. December 2013: Første udkast til en beskrivelse af tydelige og transparente karriereveje for attraktive VIP slutstillinger på AU. Første udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til de forskellige modeller for VIPslutstillinger. Januar-marts 2014: Høring HSU og akademisk råd fsva. første udkast vedr. attraktive VIP-slutstillinger. April-maj 2014: Juni 2014: Færdigt udkast til beskrivelse af attraktive VIP-slutstillinger på AU. Færdigt udkast til beskrivelse af kvalifikationskrav til attraktive VIP-slutstillinger. Forslag til implementeringsplan. Side 15/51 7

16 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE De akademiske råd godkender samlet indstilling fsva. Attraktive VIP-slutstillinger på AU HSU godkender samlet indstilling fsva. Attraktive VIP-slutstillinger på AU. Universitetsledelse godkender samlet indstilling fsva. Attraktive VIP-slutstillinger på AU. Efterår 2014: Implementering af de nye modeller for attraktive VIP-slutstillinger på AU. 3. Budget og tidsplan Interne årsværk (årsværk) Karriereveje Styregruppe: 1 projektleder 1 sekretær for styregruppen Arbejdsgrupper: 1 projektleder pr. gruppe 4 projektdeltagere i hver gruppe Total Marts december 2014 ½ dag om måneden i 2 år, i alt ca. 90 timer 2 dage om måneden i 2 år, i alt ca. 350 timer Ca. ½ dag om ugen i 6 måneder pr. projektleder. I alt 356 timer Ca. ¼ dag om ugen i 6 måneder pr. projektdeltager. I alt ca. 710 timer Ca timer = 0,8ÅV Øvrige omkostninger (DKK) Karriereveje Marts 2012 efterår 2014 Total 4. Forslag til organisering For at sikre helhedstænkning, videndeling og inddragelse af praksiserfaring samt ejerskab til projektet (jf. AUs HR-strategi ), er projektorganiseringen valgt som arbejdsform. Der nedsættes en styregruppe samt en projektgruppe for hvert af de beskrevne områder VIP, leder Side 16/51 8

17 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE med videnskabelig baggrund, TAP og attraktive VIP slutstillinger på AU bestående af 3-4 medlemmer + en projektleder Projektlederne udpeges af AU Administration AU HR - uden nødvendigvis at være ansat i AU Administration. Projektdeltagerne udpeges af styregruppen under hensyntagen til bredde og repræsentativitet. Projektgrupperne refererer til styregruppen, som sikrer sammenhæng og fremdrift i projektet. Styregruppen består af en særlig rådgiver for universitetsledelsen, to prodekaner for talentudvikling samt HR vicedirektøren. AU HR varetager sekretariatsbistand til projektet. Med henblik på sikring af medarbejderinddragelse nedsættes endvidere en følgegruppe for hele projektforløbet, som løbende orienteres om arbejdet i projektgrupperne med henblik på eventuelle tilpasninger. Kort om styregruppens rolle Styregruppens rolle er at sikre fremdrift, koordinering og kvalitetssikring af projektgruppernes arbejde, således at tidsplan samt PID respekteres. Styregruppens foreslås at bestå af: Særlig rådgiver for universitetsledelsen Bodil Due, formand Prodekan Per Baltzer Overgaard Prodekan Jes Madsen HR vicedirektør Louise Gade Sekretær for styregruppen: Lizzi Edlich Kort om projektlederens/deltagernes rolle Projektlederens rolle er, at have det overordnede ansvar for projektets fremdrift, herunder mødeindkaldelse, strukturering og opsamling af projektgruppens faglige resultater og kommunikation indad og opad, dvs. videreformidling til styregruppe og til projektgruppens medlemmer. Det er ikke meningen, at projektlederen skal udføre alt arbejdet. Projektdeltagernes rolle er at bidrage med deres faglige kompetencer. Ved sammensætningen af projektgrupperne skal der være særligt fokus på at inddrage Institut for Klinisk Medicin i arbejdet med VIP-karriereveje, lederkarriereveje og attraktive slutstillinger for VIP med henblik på at sikre den relevante indsigt i de særlige forhold affødt af det tætte samarbejde mellem Faculty of Health Sciences, Region Midtjylland og sygehusene. Projektgruppen for VIP-karriereveje Projektleder Per Baltzer Overgaard, BSS. Institutleder Niels Kroer, Institut for Miljøvidenskab Koordinerende klinisk lærestolsprofessor Jens Christian Sørensen, Institut for Klinisk Medicin Nikolaj Thomas Zinner, Institut for Fysik og Astronomi Per Stounbjerg, Institut for Æstetik og Kommunikation Sekretær Lizzi Edlich AU HR Side 17/51 9

18 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE Projektgruppen for leder-karriereveje for medarbejdere med videnskabelig baggrund Projektleder, prodekan Jes Madsen ST Leder af Kompetenceudvikling Gertrud Lindberg Tefre, AU HR. Institutleder Thomas Pallesen, Institut for Statskundskab Studieleder Ken Henriksen AR Sekretær Lise Aaen AU HR Projektgruppen for TAP-karriereveje Projektleder Anne Lindholm Behnk, AU HR. En medarbejder fra frontoffice, økonomi (generalist) udpeges af ASU En medarbejder fra backoffice, internationalisering (specialist) udpeges af ASU Institutsekretariatsleder Anne Mette Hammer, Institut for Datalogi Uffe Pilegaard Larsen, Institut for Agroøkologi Sekretær? Projektgruppen for attraktive VIP slutstillinger på AU Projektleder Bodil Due. Professor Helena Skyt Nielsen, Institut for Økonomi Koordinerende klinisk lærestolsprofessor Jens Otto Lunde Jørgensen, Institut for Klinisk Medicin Seniorforsker Charlotte Kjærgaard, Institut for Agroøkologi Professor Lars Arge, Institut for Datalogi Følgegruppe for karriereveje VIP repræsentant: Per Dahl VIP repræsentant: Claus Palle TAP repræsentant: Lykke Ankersen TAP repræsentant: Janni Jensen 5. Risikovurdering af projektet Manglende økonomi til karriereveje. Håndteres ved alene at lave rammer. Hvis et eller flere hovedområder ikke har interesse i at anvende karrierevejene. Håndteres ved at ordningen skal varetages af universitetsledelsen. Projektdeltagerne/projektleder stopper. Håndteres ved at AU HR kan overtage opgaven uden medinddragelse. Side 18/51 10

19 Aarhus Universitet AU HR, Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø 29. januar 2013 BD/LIE 6. Interessentanalyse Ikke foretaget 7. Eventuelle forventninger til senere drift og indtjeningsmuligheder Det forventes, at projektet vil medføre betydelig fordel i forbindelse med rekruttering og fastholdelse af talenter og dermed være en økonomisk gevinst for universitetet. 8. Forslag til fremgangsmåde for projektgrupperne 1. Afdækning af gældende former for karriereveje på AU 2. Undersøgelse af karrierevejemodeller på tilsvarende danske institutioner 3. Undersøgelse af karrierevejemodeller på tilsvarende udenlandske institutioner 4. Fokusgruppeinterviews eller andre modeller for involvering af medarbejdere/tillidsrepræsentanter. Kunne også være etablering af arbejdsgrupper under SU på AU og/eller dialogmøder med institutledere og andre ledere 5. Følgegruppen orienteres løbende om projektgruppernes arbejde 6. Beskrivelse af forslag til karriereveje for TAP, VIP og ledere med videnskabelig baggrund ved AU samt attraktive slutstillinger for VIP på AU 7. Beskrivelse af kvalifikationskrav for de forskellige modeller for en videnskabelig karriere, en lederkarriere for medarbejdere med videnskabelig baggrund og en TAP karriere. 8. Høringsproces samarbejdsudvalg, akademiske råd mv. 9. Plan for implementering af de udarbejdede modeller for karriereveje, herunder beskrivelse af god lederadfærd i forhold til talentpleje på AU. Side 19/51 11

20 Side 20/51

21 ASU-møde 14. marts 2013 Bilag 3 SU-kursus Aarhus Universitet Koldkærgaard 2013 SU-underviser Lars Albrektsen, Samarbejdssekretariatet 1 Side 21/51

22 Program Jf. det udleverede program. Forventet sluttid vil være ca Middag kl Side 22/51

23 FSU/ASU s rolle og opgave Side 23/51

24 Typer af SU Kortsigtet Langsigtet Dynamisk Statisk Reaktivt SU Reagerer på begivenhederne, når de opstår Inaktivt SU Hvis man ingenting gør, skaber man også en fremtid. Men er det en attraktiv fremtid? Proaktivt SU En stærk vision et klart mål trækker som en magnet i den rigtige retning Præaktivt SU Handler efter en fastlagt plan Side 24/51

25 Strategiske omdrejningspunkter i SU Kerneaktiviteter ( 1): At fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi. At fastlægge personalepolitiske rammer som fremmer kompetenceudvikling, og som skaber lyst og motivation til at opfylde arbejdspladsens målsætning. At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø. Side 25/51

26 Strategiske omdrejningspunkter i SU Støtte opgaver: Arbejdspladsens aktuelle og forventede udvikling Drøfte den økonomiske situation Mål, strategi og resultatkontrakt Personalepolitik Budget og finanslovsbidrag Rationaliserings- og omstillingsprojekter Koordination med arbejdsmiljøorganisationen Kompetenceudvikling Job på særlige vilkår (Uddrag af samarbejdsaftalens 3, stk.2 og 5) Side 26/51

27 Rette niveau 3 stk. 3 Information og drøftelse skal ske: parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen. skal etableres mellem den ledelse og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper der berøres. Hvis der opstår en situation, hvor der er krav om information og drøftelse af emner, som ligger uden for samarbejdsudvalgets kompetenceområde, er det den relevante ledelses forpligtelse at sikre, at der foretages information og høring af alle de berørte samarbejdsudvalg. Side 27/51

28 Side 28/51

29 Side 29/51

30 Side 30/51

31 Side 31/51

32 Side 32/51

33 Side 33/51

34 Side 34/51

35 Side 35/51

36 Side 36/51

37 Side 37/51

38 Side 38/51

39 Side 39/51

40 Side 40/51

41 Side 41/51

42 Side 42/51

43 Side 43/51

44 Side 44/51

45 Side 45/51

46 Side 46/51

47 Side 47/51

48 Side 48/51

49 Top 12 - prioritering i 2013 ASU-møde den 14. marts 2013 Bilag 5 Undervisnings- og eksamensplanlægningssystem, optag forår 2013 BSS og Arts AU Herning og ASE, studieadministrative systemer Konvertering og implementering: Fusion til ét system på AU EDDI studieordningsdel af STADS Brugergrænseflade til inddatering og vedligehold af studieordninger og kursusbeskrivelser i STADS, kursuskataloget og web Mail: nye mailadresser, studentermail, AS systemer Ens mailadresser på AU for medarbejdere, én mailboks for studerende, ASE anvender det fælles mail og kalendersystem SPARTO Sikring af ajourførte oplysninger om medarbejdere, studerende og andre kontakter samt deres organisatoriske og lokalemæssige tilknytninger Side 49/51 1

50 Top 12 - prioritering i 2013 Navision konsolidering/økonomirapportering; ARS Incl. ASE-fusion: Konvertering til Navision / AURUS samt standardisering af processer Løsning til tidsallokering og tidsregistrering på AU (ferie, fravær, flex, fakturering) AUHRA Fælles system til understøttelse af HR-processer ASE fusion Fælles undervisnings- og eksamensplanlægningssystem Ph.d.-planner Konsolidering af funktionalitet, yderligere workflowunderstøttelse samt selvbetjeningsløsninger for VIP og ph.d.-studerende. LMS LMS (BSS) Fælles Learning Management System på AU pilotimplementering Digital eksamen Fælles udbud med andre universiteter samt pilotprojekter på AU Side 50/51 2

51 ASU-møde den 14. marts 2013 Bilag 6 Overordnet tidsplan for lønforhandling april -19. april 2013: Ansøgningsperiode 15. maj juni 2013: Forhandlingsperiode Fra juni senest 6. september 2013: Tilbagemelding af resultat til medarbejderne Tilbagemelding bør ske hurtigst muligt, når forhandlingen er slut i de enkelte enheder. Tidspunktet aftales lokalt med skyldigt hensyn til sommerferieafholdelse. Juni- september 2013: Udbetaling af aftalte lønforbedringer Udbetalingen sker løbende i perioden fra juni til september Side 51/51