Ændringer i beskæftigelsesområdets opgaveløsning på baggrund af forenklingsreformen

Transkript

1 Ændringer i beskæftigelsesområdets opgaveløsning på baggrund af forenklingsreformen Syddjurs Kommune 2019

2 Indhold Baggrund:...2 Arbejdsform før forenklingsreform:...3 Arbejdsform efter forenklingsreformen:...3 Opkvalificering af medarbejderne....4 Økonomiske konsekvenser:...6 Afrunding:...6 Baggrund Der er i 2018 indgået aftale om en forenklet beskæftigelsesindsats (Forenklingsreformen). Loven træder i kraft d. 1. januar Formålet med loven er overordnet, at rydde op i et meget kompleks sæt af regler, hvor processer er blevet en hæmsko for en sagsbehandling, der giver mening for borgerne. Forenklingsreformen betyder at kommune og a-kasser får større frihed til at planlægge indsatsen til de ledige. Med den nye reform kommer der nogle simple minimumsregler på tværs af målgrupper, så indsatsen kan tilrettelægges med udgangspunkt i den enkelte borger. Ledige bliver mødt med fair krav, forståelige regler og slipper for et rigidt krav om jobsøgning. Har man fx et job på hånden, skal man ikke længere søge job de sidste seks uger, før man begynder i et nyt job. Derudover fjernes en række centrale krav til indholdet i samtalerne imellem Jobcentret og den ledige. Virksomheder slipper for en række tidskrævende registreringer, når de fremover skal ansøge om løntilskud og virksomhedspraktik. Forenklingsreformen har givet anledning til at Syddjurs Kommune har gentænkt sin beskæftigelsesindsats og virksomhedskontakt. Der er i den forbindelse gennemført en større organisationsændring. Fokus i den nye indsats er at nedbryde faggrænser på en måde så den enkelte medarbejder kan gøre det der virker! Det betyder at alle medarbejdere der har et direkte arbejde med borgerne, skal kunne arbejde som 2

3 myndighedsperson, men også som jobkonsulent og coach. Desuden betyder det, at virksomhedssamarbejdet bliver opprioriteret på den måde, at der i alle afdelinger vil være virksomhedssamarbejde og at en mindre gruppe medarbejdere får et særligt ansvar for at fokusere på udvikling og kontakt til virksomhederne med afsæt i deres behov. Selvom forenklingsreformen først træder i kraft d. 1. januar 2020 ønsker Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse at ændre grundlæggende på måden arbejdet er organiseret på, allerede fra d. 1. juli Dette notat vil beskrive hvordan medarbejdernes rolle i Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse har været, hvordan den vil ændre sig, samt hvordan Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse vil opkvalificere medarbejderne til at arbejde på denne nye måde. Desuden beskriver notatet de økonomiske konsekvenser af den nye arbejdsform. Arbejdsform før forenklingsreform Medarbejderne på beskæftigelsesområdet i Syddjurs Kommune arbejder i dag, med få undtagelser med én rolle i forhold til borgerne. Medarbejderne er enten sagsbehandlere (myndighedspersoner), jobkonsulenter, erhvervskonsulenter eller mentorer. Indtil 1. januar 2019 var der kun 2 personer der var erhvervskonsulenter. Altså medarbejdere der ikke arbejder med borgere, men udelukkende fokuserede på virksomhederne og deres behov. Jobkonsulenterne var organiseret i egen organisation indtil d. 1. januar 2019, men nu spredt ud i de øvrige centre. Jobkonsulenterne har tidligere, i forskelligt omfang, været konteret på kt. 5 driftsmidler. Der har været tale om en bestiller/udfører konstruktion, hvilket har givet anledning til et ret væsentligt bureaukrati, for at sikre at jobkonsulenterne ikke udførte myndighedsarbejde. Ganske få medarbejdere har haft flere roller på samme tid, som f.eks. mentor og myndighedsperson. I de tilfælde føres der en timeregistering på medarbejderen. Dataudtræk fra sagsbehandlersystemet er blevet brugt til at dokumentere, hvilke borgergrupper den enkelte medarbejder har arbejdet med. Det er Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelses ambition at bryde med de tidligere strukturer der opleves rigide. Desuden har der været for meget fokus på processer i stedet for på borgerne. Dette søger den nye struktur og organisering at ændre på. Arbejdsform efter forenklingsreformen I forventning om forenklingsreformens implementering i 2020 er Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse allerede nu begyndt at implementere nogle af grundtankerne for reformen indenfor den eksisterende lovgivning. Reformen giver mere plads til at de enkelte kommuner kan tilrettelægge deres beskæftigelsesstrategi baseret på resultater og ikke som tidligere efter stramme lovgivningsbestemte processuelle krav. Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse har gennemført en organisationsændring, som skal sikre at medarbejderne bliver i stand til at arbejde med borgerne både i forhold til de lovgivningsmæssige proceskrav og på måder som f.eks. sætter borgeren i stand til tage ansvar for egen udvikling,, coaching, relationsarbejde m.m. der gennem de seneste år har vist sig væsentlige ift. at øge borgerens grad af selvforsørgelse. I hele Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse vil medarbejdere for alle ydelsesgrupper komme til at arbejde i teams med 2-4 personer bestående af både sagsbehandlere og jobkonsulenter. Disse teams får en fælles gruppe af borgere (sagsstammer), der fordeles internt i teamene med udgangspunkt i hvilken type borgere de enkelte medarbejdere har mest succes med og ud fra, hvor der kan skabes den bedste relation borger og medarbejder imellem. Borgerne skal på den måde kun forholde sig til en kontaktperson. Det betyder til gengæld at alle medarbejdere kan agerer både sagsbehandler, jobkonsulent og coach for borgerne på egen opgaveportefølje. Fra d. 1. juli 2019 vil de fleste borgere, få udarbejdet en individuel jobplan og blive henvist til et vejledende og opkvalificerende forløb kaldet Coachende samtaler, hvor coach, som nævnt ovenfor, er en og samme person som sagsbehandleren/ jobkonsulenten. Denne skal nu også varetage opgaver der normalt er blevet udført i eksterne tilbud, og opgaver der tidligere ikke har været lagt særlig stor vægt på. De borgere der vurderes at være 100% selvkørende, vil dog ikke få et tilbud om Coachende samtaler. 3

4 Alle medarbejdere afholder derfor to typer af samtaler. For det første de lovpligtige kontaktsamtaler, som bliver afholdt med et interval således, at der minimum afholdes den mængde af samtaler som lovgivningen foreskriver for de enkelte målgrupper. Disse samtaler samt alle opgaver der knytter sig hertil, er konteret på konto 6 under administration. Udover ovenstående lovpligtige samtaler afholder medarbejderne også en anden type af samtaler med en mere coachende tilgang, indenfor rammerne af tilbuddet Coachende samtaler og den individuelle jobplan. Tilbuddet indeholder samtaler der overordnet er mere intensive dialogbaserede, motiverende samtaler omkring borgers plan for at understøtte/ fastholde denne i andre tilbud eller ordinære timer. Udgangspunktet i samtalerne er en tro på borgeren, og dennes ressourcer. Tilbuddets udformning tager udgangspunkt i borgernes individuelle behov for støtte indenfor de forskellige målgrupper, men fælles for alle samtalerne i tilbuddet er den understøttende og dialogbaserede tilgang, hvor emnerne italesættes således at der hele tiden er fokus på at skabe progression for borgerne. Tilbuddet samt alle opgaver der knytter sig til dette, er kontoført på konto 5 under driftsudgifter. Udover de ovenstående opgaver har medarbejderne også opgaver som traditionelt er blevet udført af en jobkonsulent. Det drejer sig blandt andet om: Møder og besøg på virksomheder sammen med borgeren med henblik på at finde det rette jobmatch Motiverende samtaler om jobmål Samtaler om progression i praktikken Rådgivning med henblik på at fastholde borger i tilbud/ småjob Opfølgning i praktikken med henblik på fastholdelse/ordinære timer eller andet Af disse opgaver er nogle administrative mens andre vil være en del af tilbuddet. Der vil ikke længere være en tydelig afgrænsning mellem de forskellige faggrupper i jobcenter Syddjurs, fordi alle medarbejdere har opgaver af både administrative og driftsmæssige karakter. Grundet dette konteres de enkelte medarbejdere ikke mere som enten konto 5 eller konto 6 medarbejder, men det er opgavens art der er bestemmende for hvor udgiften skal konteres. Den overordnede balance imellem opgaverne vurderes at være 50/50, men der forventes ret store individuelle forskelle hos medarbejderne. Dette vil afspejles i konteringen. Arbejdet vil blive dokumenteret med timeregistrering for medarbejderne. Fordelingen af udgifter vil ske i henhold til Der vil i 2019 blive gennemført flere systematiske tidsregistreringer. Disse bruges både som dokumentation for om-konteringen, men også til at føre tilsyn med at medarbejderne arbejder efter de nye arbejdsgange. Tidsregistreringen vil bestå i at alle medarbejdere registrer deres tidsforbrug i 2 uger, to gange i løbet af Målet er at medarbejdere fra alle ydelsesgrupper skal være repræsenteret. Tidsregistreringen vil blive gentaget hvert år. Den tid som medarbejderne bruger i det vejledende og opkvalificerende tilbud vil blive konteret som kt. 5. Opkvalificering I arbejdes der målrettet med kompetenceudvikling for hele Erhverv og Beskæftigelsesområdet. Kompetenceudviklingen skal understøtte den faglige profil for alle medarbejdere, så de bliver i stand til at påtage sig arbejdsopgaver både i form af myndighedsarbejde og motivations- og udviklingsarbejde herunder coaching samt den virksomhedsvendte indsats med borgerne. Finansieringen af kompetenceudviklingsforløbet i 2019 sker primært indenfor egen ramme og dels med puljemidler som er søgt fra Styrelsen fra Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR). ROLLEN SOM KONTAKTPERSON I juni 2019 vil der pågå undervisning i rollen som kontaktperson, hvor der sker en klar kobling til opgaven som koordinerende sagsbehandler, coach og jobkonsulent. Formålet med undervisningen er, at borgeren i Syddjurs 4

5 Kommune fremover kun skal have én kontaktperson, som til gengæld skal kunne varetage alle (eller de fleste) aspekter i en beskæftigelsessag. Medarbejderne vil derfor gennemgå undervisning, som bl.a. omhandler forskellige roller og være med til at give dem kompetencer til at kunne skabe rollesikkerhed i, hvornår de laver decideret myndighedsarbejde, og hvornår de laver motiverings- og udviklingsarbejde. Målet er, at alle skal kunne påtage sig forskellige opgaver i beskæftigelsessagen samt kunne forstå og navigere i koblingen mellem de forskellige roller og opgaver. I undervisningen vil der indgå elementer omkring relations arbejde, en introduktion til empowerment, 4R modellen samt procesretfærdighed. Der vil være elementer, som styrker medarbejderne til at kunne håndtere koblingen til rollen som koordinerende sagsbehandler samt opgaven med coachende- og udviklingsorienterende samtaler og indsatser sammen med borgeren. SAMARBEJDS- OG LÆRINGSKULTUR Overlæggeren for hele metodeudviklingen er undervisning i samarbejdskultur og læringskultur, som er afholdt i marts og april Samarbejdskulturen tager udgangspunkt i, at alle medarbejdere uanset nuværende opgaveportefølje, skal arbejde sammen i teams og understøtte og supplere hinandens for nuværende forskellige roller. Målet er, at vi gennem teamsamarbejde kan understøtte udviklingen til kompetencemæssigt at klæde hinanden på til at kunne varetage alle opgaver omkring en beskæftigelsessag. Læringskultur er et modul, som skal være medvirkende til at oparbejde en generel læringskultur, som understøtter hele kompetenceudviklingsforløbet. Det indeholder metoder til at implementere læring som en naturlig og bevidst del af arbejdet i Erhverv og Beskæftigelsesafdelingen. Medarbejderne bliver trænet i at formulere og arbejde med egne læringsmål gennem aktionslæring. Læringskulturen vil således være med til at skabe en bevidsthed hos medarbejderne om deres roller og arbejde i sagsbehandlingen herunder igen hvornår de laver myndighedsarbejde og hvornår de laver coaching- og udviklingsarbejde. Ud over de ovennævnte emner vil der løbende i 2019 og 2020 blive arbejdet med progressionsarbejde og samtalen som metode. Dette vil sammen med udviklingsforløb indenfor opgavestyring og målgruppearbejde yderligere hjælpe sagsbehandlerne til at varetage flere roller i arbejdet med borgeren. SAMTALEN MED BORGEREN Medarbejderne vil blive undervist og trænet i brugen af en række redskaber, som har til formål at kvalitetsløfte mødet med borgeren f.eks. den gode forberedelse af samtalen, strukturering af en effektiv, involverende og målrettet samtale samt efterbehandling, herunder det gode journalnotat ol. DET GODE VIRKSOMHEDSBESØG De medarbejdere som har jævnligt samarbejde med virksomheder bliver opkvalificeret i at tilrettelægge et virksomhedsbesøg, der opleves effektivt, professionelt og værdifuldt for virksomheden samtidig med, at samarbejdet skal komme kommunen og borgerne til gode. Kvaliteten i virksomhedsbesøg skal være til stede uanset formål med besøget. Virksomhedsbesøg kan være med afsæt i virksomhedens ønske om besøg, opsøgende på samarbejdsmuligheder indenfor såvel erhvervsfremme som jobskabelse eller besøget kan have et opfølgende mål på et allerede eksisterende samarbejde. Kompetenceudviklingen vil bestå af såvel samkørsel (aktionslæring) og mere teoretisk undervisning. DIGITALE AMBITIONER Erhverv og Beskæftigelse deltager desuden løbende i udvikling af digitale assistenter på f.eks. ydelsesområdet og i efteråret er fagsystemet, der anvendes på beskæftigelsesområdet udskiftet med et system, hvori der er investeret i funktioner, som skal bidrage til betydelige administrative lettelser i sagsforløbet, hvilket kommer til gavn for såvel virksomheder, borgere og medarbejdere. Ikke mindst er det også ambitionen, at der skal gives mulighed for digital borgerkontakt i det omfang som lovgivningen giver mulighed for det. 5

6 Økonomiske konsekvenser Indtil 31. januar 2018 var næsten alle sagsbehandlere placeret 100 % på konto 6 som myndighedspersoner. Det samme gælder de få virksomhedskonsulenter. Jobkonsulenterne var placeret i en selvstændig enhed, således at de var en samlet udfører enhed. Udgifterne til dem lå hovedsageligt på kt. 5. Den nye arbejdsform vil betyde at faggrænserne nedbrydes. Både sagsbehandlere og jobkonsulenter vil få myndighedsopgaver. Dette træder i kraft d. 1. juli. Ved udgangen af året vil der finde en omkontering sted. Denne vurderes at ca. 4,2 mio. kr. skal konteres fra kt. 6 til kt. 5, imens ca. 3,2 mio. kr. skal konteres fra kt. 5 til kt. 6. De eksakte konti på kt. 5 findes ved dataudtræk, der viser præcis hvilke målgrupper den enkelte medarbejder har arbejdet med. Der vil være enkelte af medarbejderne der delvist om-konteres til områder med refusion. Det drejer sig om personer der arbejder med borgere på integrationsydelse og ressourceforløb. Det beløb der forventes omfattet af refusion er ca. 0,5 mio. kr. Der er således ikke store økonomiske incitamenter for at foretage omkonteringerne. Det er dog vigtigt at Syddjurs kommune konterer korrekt efter gældende vejledning og at udgifterne afspejler den indsats der ydes. Afrunding Ændringen af arbejdsformen er afgørende for at Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse kan skabe endnu bedre resultater i fremtiden. Ved at nedbryde faggrænser er det ambitionen at gøre mødet mellem borger, virksomhed og kommune bedre og mere smidigt. Det skal gerne opleves ved bedre relationer mellem parterne. Borger og virksomhed skal gerne opleve at det er den samme person de møder igennem hele processen og at de derfor ikke skal starte forfra ved hvert møde. Det er ambitionen at Afdelingen for Erhverv- og Beskæftigelse får en mere agil organisation, hvor flere medarbejdere kan varetage de samme opgaver. Dette giver en større fleksibilitet og hurtigere handlemuligheder for medarbejdere og ledere.. 6