Regulativ for Budget og Regnskab

Transkript

1 Regulativ for Budget og Regnskab Maj 2019

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER INDLEDNING FORMÅL ANSVAR FOR BUDGET- OG REGNSKABSREGULATIV BILAG REVISION ANSVAR OG KOMPETENCE OVERORDNEDE ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELING UDPEGNING AF BUDGETANSVARLIGE UNDERSKRIFTSKOMPETENCE OVERHOLDELSE AF LOVGIVNING, KOMMUNENS REGULATIVER, POLITIKKER M.V ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER DE OVERORDNEDE STYRINGSPRINCIPPER BUDGETLÆGNING OG BUDGETOPFØLGNING BEVILLINGSREGLER BILAGSBEHANDLING, BOGFØRING OG LEDELSESTILSYN REGNSKABSAFLÆGGELSE ÅRSREGNSKAB ANLÆGSREGNSKABER EKSTERNE REGNSKABER REVISION OFFENTLIGGØRELSE FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING KASSEFUNKTION, BETALINGSKORT, UDLÆG M.V KONTI I PENGEINSTITUTTER ANBRINGELSE AF MIDLER OG ØVRIG FINANSIEL STYRING REGLER FOR FAKTURERING REGLER FOR BETALINGER, BETALINGSAFTALER M.V BETALINGER NEMKONTO BETALING TIL ANDRE END LEVERANDØREN TILGODEHAVENDER GARANTI- OG SIKKERHEDSSTILLELSE OPBEVARING OG REGISTRERING AF MIDLER TILHØRENDE BORGERE LEJE OG LEASING AFTALER ARKIVALIER KOMMUNIKATION, POSTFORSENDELSER M.V Side 2

3 6. ANVENDELSE AF IT OVERORDNET I-SIKKERHEDSPOLITIK BETALINGSSYSTEMER/OVERFØRSELSKONTI (FAGSYSTEMER) KONTROL MOD SVIG KVALITETSKONTROL FYSISKE AKTIVER REGISTRERING AF KOMMUNENS FYSISKE AKTIVER ANDRE OMRÅDER LAGER- OG INVENTARGENSTANDE FORSIKRINGSFORHOLD INDKØB IKRAFTTRÆDEN BILAGSOVERSIGT...19 Side 3

4 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1 Indledning I henhold til styrelseslovens 42, stk. 7 fastsætter kommunalbestyrelsen i Holbæk Kommune nedenstående regler og retningslinjer for indretningen af kommunens budgetog regnskabsvæsen. I regulativet fastsætter kommunalbestyrelsen kommunens bevillingsregler ligesom det beskrives, hvordan opgaver, ansvar og kompetencer er fordelt i organisationen med hensyn til budget- og regnskabsvæsen således, at der sikres korrekt opgavevaretagelse og kontrol i alle kommunens enheder. Følgende regelsæt ligger til grund for nærværende regulativ: Lov om kommunernes styrelse. Holbæk Kommunes styrelsesvedtægt. Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Økonomi- og Indenrigsministeriet vejledning "Budget- og Regnskabssystem for Kommuner 1.2 Formål Formålet med regulativet er: At beskrive den virksomhed, der udøves inden for kommunens budget- og regnskabsvæsen. At fastlægge roller og ansvar At fastlægge retningslinjer for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange. At sikre et effektivt ledelsestilsyn. At præcisere ansvaret for overholdelse af reglerne. At sikre økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og administrative forhold. 1.3 Ansvar for budget- og regnskabsregulativ Kommunalbestyrelsen godkender budget- og regnskabsregulativet. Økonomiudvalget godkender bilagene samt væsentlige ændringer i disse. Direktionen godkender mindre ændringer samt redaktionelle tilretninger i bilagene. Side 4

5 Organisationsservice har det overordnede ansvar for, at bilagene bliver udarbejdet og har i denne forbindelse initiativpligten. Hvis et område overvejer at ændre i praksis eller konstaterer, at der mangler retningslinjer, har området pligt til at kontakte Organisationsservice med henblik på at få vurderet, hvorvidt ændringen/ændringerne lever op til gældende krav og/eller i øvrigt har konsekvens for et gældende regulativ. 1.4 Bilag Inden for regulativets rammer udarbejdes der relevante bilag, som beskriver hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange på en række områder. Organisationsservice sørger for, eventuelt i samarbejde med andre enheder, at disse bilag udarbejdes. En oversigt over bilagene fremgår af regulativets afsnit 10. De ansvarlige ledere og medarbejdere skal påse, at de i bilagene fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. 1.5 Revision Regulativet og de tilhørende bilag forelægges den kommunale revision, som tillige underrettes om alle ændringer, før de sættes i kraft. Retningslinjerne for gennemgang af revision fastsættes i et særligt revisionsregulativ. 2. ANSVAR OG KOMPETENCE 2.1 Overordnede ansvars- og kompetencefordeling Bevillingsmyndigheden er hos kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen har således den overordnede kompetence til og ansvar for fastlæggelse af kommunens budget og at godkende årsregnskabet. Aktiviteter, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelse af årsbudgettet, må ikke sættes i gang før kommunalbestyrelsen har givet bevilling til det. Dog kan aktiviteter sættes i gang uden kommunalbestyrelsens forudgående godkendelse, hvis de er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift. Bevilling må da indhentes snarest muligt. Projekter med ekstern finansiering bør igangsættes når tilsagnsskrivelse foreligger. Side 5

6 Kommunalbestyrelsen skal herunder sikre: At der foreligger et budget- og regnskabsregulativ At der på baggrund af økonomiudvalgets budgetforslag vedtages et samlet budget for kommunens virksomhed At der efter indstilling fra stående udvalg og økonomiudvalget sker tilretninger af budgettet inden for det enkelte budgetår (omplaceringer, handleplaner) At årsregnskabet overdrages til revisionen At der foretages endelig godkendelse af kommunens årsregnskab (jf. Styrelseslovens 45) Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af forhold, der vedrører kommunens budget- og regnskabsvæsen, herunder: At udarbejde et forslag til budget- og regnskabsregulativ til godkendelse i kommunalbestyrelsen. At behandle og indstille politikker på det økonomiske og styringsmæssige område til godkendelse i kommunalbestyrelsen At godkende tidsplan for budgetproceduren At udarbejde samlet forslag til budget At behandle og forestå samlet indstilling af budgetopfølgninger til kommunalbestyrelsen At påse at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb ikke overskrides uden kommunalbestyrelsens samtykke. At behandle og indstille overførsel af uforbrugte midler til næste år, til kommunalbestyrelsen At godkende tidsplan for regnskabsafslutningen At aflægge årsregnskab til kommunalbestyrelsen Stående udvalg skal inden for eget område: Levere bidrag til budgettet efter anmodning fra økonomiudvalget Behandle og indstille budgetopfølgning til økonomiudvalget. Samtidig skal udvalgene påse, at bevilgede beløb ikke overskrides og via økonomiudvalget indstille til kommunalbestyrelsen, hvis bevillinger derudover anses for nødvendige eller ønskelige Side 6

7 Direktionen skal: Udpege budgetansvarlige. Påse at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden bevilling Fremlægge budget og budgetopfølgning for økonomiudvalget Informere økonomiudvalget om den overordnede økonomiske situation Fremlægge kommunens samlede regnskab til politisk behandling Udarbejde indstilling til økonomiudvalget om tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure inden udgangen af december Koordinere udarbejdelse af budget herunder påse, at udvalg og kerneområder overholder planen, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed Koordinere udarbejdelse af budgetopfølgninger Koordinere udarbejdelse af årsregnskab Koordinere overførsler mellem regnskabsår Udføre overordnet tilsyn på det økonomiske område herunder skal det påses, at budget- og regnskabsregulativet efterleves Budgetansvarlige har ansvaret for, at den af kommunalbestyrelsen godkendte bevilling overholdes herunder: At påse at udgifter og indtægter afholdes indenfor den af kommunalbestyrelsen vedtagne ramme til det vedtagne formål At give input til udarbejdelse af budgetrammer for egne ansvarsområder At der som minimum foretages budgetopfølgninger i henhold til de fastlagte terminer At der, i det omfang der ses at være væsentlige ændringer i forhold til det i budgettet forudsatte (både mer- og mindreforbrug), sker afrapportering til nærmeste foresatte At sikre udarbejdelse af forretningsgange, der understøtter overholdelse af budgetog regnskabsregulativet At foretage ledelsestilsyn for at sikre, at de for området gældende forretningsgange samt budget- og regnskabsregulativet overholdes. Det udførte ledelsestilsyn skal dokumenteres At der foretages afstemning af bank- og statuskonti inden for eget område At der ved regnskabsårets udløb aflægges regnskab både i forhold til den økonomiske ramme samt for de øvrige fastsatte mål 2.2 Udpegning af budgetansvarlige Det er borgmesteren, der har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Side 7

8 Borgmesteren kan bemyndige direktionen til at udpege, hvilke af kommunens ansatte, der er budgetansvarlige. Direktionen kan uddelegere budgetansvaret til cheferne, som kan uddelegere det daglige budgetansvar til deres ledere. Ved fravær af en budgetansvarlig er det nærmeste foresatte, der overtager ansvaret med mindre, der er sket konstituering eller omplacering af budgetansvar. 2.3 Underskriftskompetence Underskrevne kontrakter og aftaler er dokumenter, som medfører fremtidige forpligtigelser for Holbæk Kommune. Den kommunale styrelseslov foreskriver, hvem der er underskriftberettiget i forhold til disponering vedr. fast ejendom, optagelse af lån samt ved afgivelse af kommunale garantier. Det er nærmere beskrevet i bilag 10.1, hvem der i øvrigt er bemyndiget til at underskrive diverse kontrakter og aftaler. 2.4 Overholdelse af lovgivning, kommunens regulativer, politikker m.v. Holbæk Kommune er en stor organisation, hvorfor det er vigtigt, at opgaverne løses på en ensartet måde. Ud over gældende lovgivning har alle pligt til at overholde de regler, der nærmere er foreskrevet i dette og andre retningslinjer, diverse politikker m.v. vedtaget af det politiske niveau i Holbæk Kommune. De budgetansvarlige ledere har en særlig pligt til at holde sig ajour med kommunens regulativer, politikker m.v. for at sikre, at de overholdes. Uregelmæssigheder/besvigelser Hvis en medarbejder konstaterer eller får mistanke om, at der sker uregelmæssigheder eller besvigelser som f.eks. Økonomiske dispositioner der ligger ud over gældende lovgivning og vedtagne regelsæt Tyveri af penge eller andre aktiver Hjemtagelse af vare- og inventarkøb til privat brug Misbrug af hævekort Overførsel/fakturering af penge til egne eller familie/venners konti Privat anvendelse af kommunens/institutionens aktiver har pågældende medarbejder pligt til straks, at underrette nærmeste leder. Er det nærmeste leder, der laver besvigelser m.v., skal henvendelse rettes til den leder/chef, der er ansvarlig for den pågældende leder. Side 8

9 Ledere der af forskellige årsager bliver bekendt med sådanne forhold, har pligt til straks, at underrette det overordnede ledelsesniveau således, at chefområdets direktør hurtigst mulig bliver orienteret. Der er herefter ledelsen, der træffer afgørelse om det videre forløb i sagen herunder de personalemæssige konsekvenser. Oplysninger om uregelmæssigheder af økonomisk karakter skal ligeledes tilgå leder af Løn og Regnskab, som orienterer den eksterne revision. 3. ØKONOMISKE STYRINGSPRINCIPPER 3.1 De overordnede styringsprincipper Ud over det vedtagne budget- og regnskabsregulativ har kommunalbestyrelsen vedtaget to andre styringsdokumenter, nemlig Principper for økonomistyring i Holbæk Kommune og Den Økonomiske Politik. Til sammen udgør indholdet i de tre dokumenter de samlede retningslinjer for styring af økonomi og regnskabsvæsen i Holbæk Kommune. Den Økonomiske politik fastlægger de overordnede politiske visioner for økonomien, der har fokus på blandt andet styring af likviditet, gældsudvikling og serviceudgifter. De 12 principper for økonomistyring i Holbæk Kommune befinder sig imellem de to øvrige, og fastlægger de principper som politikerne bruger i den løbende styring - ved budgetlægning og budgetopfølgning. Disse principper udfolder og supplerer den økonomiske politik. et fastlægger i overvejende grad den administrative styring af budget og regnskabsopgaver. De 3 vedtagne styringsdokumenter er gældende for alle områder under kommunalbestyrelsen, herunder også ikke kommunale virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktioner varetages af kommunen. 3.2 Budgetlægning og budgetopfølgning Budgettet skal udarbejdes i en form og inden for de tidsfrister, der opfylder Økonomi- og Indenrigsministeriets krav. Efter indstilling fra Økonomiudvalget skal kommunalbestyrelsen sikre, at der hvert år udarbejdes et budget herunder en tidsplan. Side 9

10 Direktionen og Økonomi har det overordnede administrative ansvar for budgettet det vil sige planlægning og styring af budgetprocessen. Kommunalbestyrelsen skal godkende det kommende års budget senest 15. oktober året før. Budgetopfølgning laves 4 gange årligt, hvor der inden for de enkelte områder følges op på udviklingen i de faktiske forbrug samtidig med, at der estimeres over det forventede forbrug for hele året. Budgetopfølgningerne også kaldet budgetrevisioner udarbejdes i samspil mellem chefområderne og Økonomi og forelægges for det politiske niveau. Herudover følger chefområderne og Økonomi løbende op på det faktiske og det forventede forbrug i forhold til det vedtagne budget. Der henvises uddybende til regulativets bilag Bevillingsregler Ved en bevilling forstås en bemyndigelse fra kommunalbestyrelsen til at afholde udgifter eller oppebære indtægter indenfor de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår bevillingen er givet til. I Holbæk Kommune svarer bevillingsniveauet til de politikområder kommunalbestyrelsen har vedtaget. Hvert politikområde svarer dermed til én bevilling. De nærmere bestemmelser omkring bevillingsniveau, budgetomplacering, tillægs- og anlægsbevillinger samt overførselsadgang imellem årene er nærmere beskrevet i bilag 10.2 til dette regulativ. 3.4 Bilagsbehandling, bogføring og ledelsestilsyn Al bilagsbehandling og opbevaring skal ske elektronisk. I forbindelse med den løbende registrering og bogføring skal der i økonomisystemet arkiveres indtægts- og udgiftsbilag, omposteringsbilag, notater samt øvrige relevante dokumentationer, der ligger som grundlag for den enkelte transaktion. Bogføring skal foretages løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektive budgetopfølgninger og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Kontrol af varemodtagelse tilrettelægges i de enkelte chefområder jfr. bilag Organisationsservice kan i konkrete situationer foretage bogføring for andre enheder. Ingen ansatte i Holbæk Kommune kan/må foretage udbetaling til sig selv eller til nærmeste familie jfr. forvaltningslovens regler om habilitet. Side 10

11 Lederne i de enkelte enheder er ansvarlige for, at afstemning og kontrol af samtlige statuskonti foretages indenfor deres ansvarsområde jfr. nærmere i bilag Interne kontroller og ledelsestilsyn skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Principperne for kontrol er: At kontrollerne altovervejende udføres stikprøvevis At udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres Principperne for ledelsestilsyn er beskrevet i bilag Organisationsservice har ansvaret for opsætning og administration af økonomisystemets faciliteter. 4. REGNSKABSAFLÆGGELSE Økonomi- og Indenrigsministeriet fastlægger kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Ud over gældende regler for området, er kommunens regnskabspraksis for aflæggelse af årsregnskab fastlagt i bilag Årsregnskab Organisationsservice er ansvarlig for, at der udarbejdes detaljerede tids- og handleplaner for regnskabsafslutningen. Planerne skal godkendes af økonomiudvalget i november måned det år regnskabet vedrører. Regnskabet aflægges snarest efter regnskabsårets udløb dog inden 1. maj i det efterfølgende år, hvorefter det overgives til revision. Regnskab, beretning samt besvarelse af revisionens bemærkninger skal godkendes af kommunalbestyrelsen senest ved udgangen af august måned året efter regnskabsårets udløb. 4.2 Anlægsregnskaber Anlægsarbejder anses for afsluttet i det år, hvor afleveringsforretning er gennemført d.v.s. i det år, hvor projektet rent fysisk er afsluttet og taget i brug. Side 11

12 Efter afleveringsforretningens afholdelse udarbejder Løn og Regnskab i samarbejde med Vækst og Bæredygtighed et særskilt anlægsregnskab, hvor de faktiske regnskabstal sammenholdes med den til anlægsarbejdet afgivne bevilling. For anlægsarbejder, hvor bruttoudgifterne beløber sig til 2 mio. kr. eller mere, skal anlægsregnskabet, senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet, forelægges for kommunalbestyrelsen. Der henvises til den interne forretningsgang på området. 4.3 Eksterne regnskaber Hvis Holbæk Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem de to parter. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem de to parter, herunder fastlæggelsen af gensidige forpligtelser og ansvar. Aftalen skal inden underskrift forelægges for Organisationsservice. 4.4 Revision Årsregnskabet afgives til revision inden 1. maj året efter det år, regnskabet omhandler og inden 15. juni samme år, skal den af Holbæk Kommune ansatte revision, afgive beretning om revision af årsregnskabet. 4.5 Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser. 5. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 5.1 Kassefunktion, betalingskort, udlæg m.v. Oprettelse og nedlæggelse af afdelingskasser, udstedelse af betalingskort, etablering af MobilePay m.v. skal ske i samråd med Organisationsservice. For oprettelse og benyttelse af ovennævnte betalingsformer tilrettelægges faste procedurer, der kun i samråd med Organisationsservice kan fraviges fra de overordnede retningslinjer. Side 12

13 Sælges der ydelser mod kontant afregning f.eks. kantineordninger, entre ved ungdomsskolefester, kursusgebyr eller lignende skal de enkelte afdelinger, med udgangspunkt i de overordnede retningslinjer, udarbejde specifikke forretningsgange der nærmere beskriver, hvordan betalingerne m.v. skal håndteres det pågældende sted. De detaljerede regler er beskrevet i bilag 10.7 til dette regulativ. 5.2 Konti i pengeinstitutter Alle bankkonti der anvendes i forbindelse med Holbæk Kommunes virksomhed, skal oprettes i Holbæk Kommunes navn. Organisationsservice er bemyndiget til at oprette og nedlægge konti i pengeinstitutter ligesom der her træffes afgørelse om, hvilke personer, der bemyndiges til at disponere over konti i pengeinstitutter. Organisationsservice indgår løbende individuelle aftaler med kommunens pengeinstitut om iværksættelse af ekstra kontrolprocedurer, når visse hævninger/overførsler inden for et nærmere fastsat tidsrum, overstiger aftalte beløbsgrænser. Som eksempel kan nævnes, at overførsler til udlandet stoppes, hvis beløbet/betalingen overstiger den aftalte beløbsgrænse. Transaktionen kan først gennemføres, når kontrolproceduren er gennemført og godkendt. Ingen ansatte i Holbæk Kommune må alene have adgang til at disponerer over kommunens indestående i pengeinstitut. I forbindelse med udbetalinger, overførelser m.v. skal der, ud over den enkelte medarbejder tillige være en godkender af transaktionen. Undtaget herfor er konti oprettet på afdelings- og institutionsniveau med tilhørende personlige betalingskort m.v. 5.3 Anbringelse af midler og øvrig finansiel styring Med ganske få undtagelser foregår alle ind- og udbetalinger via Holbæk Kommunes pengeinstitut. Omkring rammerne for en aktiv styring af Holbæk Kommunens finansielle portefølje henvises til den af kommunalbestyrelsen vedtagne Finansielle Strategi. Strategien fastlægger retningslinjer og beslutningskompetencer vedrørende kommunens overordnede finansielle dispositioner således, at disse foregår ansvarligt og effektivt. 5.4 Regler for fakturering Al fakturering skal foretages løbende og i overensstemmelse med de frister, der nærmere er beskrevet i bilag Side 13

14 De enkelte områder skal sikre, at flere medarbejdere har kendskab til, hvordan proceduren omkring fakturering skal løses. Fakturaer, opkrævninger og øvrigt indbetalingsmateriale, der udsendes fra kommunen, skal være forsynet med oplysning om gældende betalingsbestemmelser. Inden nye betalingssystemer tages i brug, skal den systemansvarlige sikre, at der kun anvendes kvitteringsmateriale, som er godkendt af Organisationsservice. 5.5 Regler for betalinger, betalingsaftaler m.v. Leverandørens frist for betaling af regninger skal generelt overholdes. De i købekontrakter indgået betalingsbetingelser skal følges. Har leverandøren ikke fastsat en betalingsfrist og har der ikke været anden dialog, betales 30 dage efter fakturaens modtagelse. Ved uenighed omkring en fakturas indhold skal den berørte afdeling kontakte leverandøren for afklaring, inden betalingsfristens udløb. Der henvises nærmere til bilag Betalinger NemKonto Den kommunale betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. Således skal alle betalinger som hovedregel ske via NemKonto. Reglerne for administration af NemKonto fremgår af bilag Betaling til andre end leverandøren Det påhviler det enkelte område at sørge for, at betalinger sker til rette modtager. Dette er også gældende, hvis betalingen skal foretages til en anden end leverandøren, f.eks. et finansieringsinstitut. 5.8 Tilgodehavender Kommunale tilgodehavender opkræves almindeligvis af Kultur, Fritid og Borgerservice. Regler for dokumentations- og afskrivningsprocedurer af tilgodehavender fremgår af bilag Side 14

15 5.9 Garanti- og sikkerhedsstillelse Organisationsservice registrerer alle garantier o.lign., der indleveres til kommunen som sikkerhed for restancer, tilgodehavender, bygge- og entreprenørgarantier m.v. For de af kommunalbestyrelsen afgivne garantier, skal administrationen årligt foretage en opfølgende gennemgang af garantihavers regnskab med henblik på vurdering af, hvorvidt eventuelle ændringer i den økonomiske stilling og status kan medføre yderligere risici for Holbæk Kommune. Gennemgangen skal herudover lægges til grund ved den årlige genberegning og opkrævning af garantiprovision for de områder, hvor Holbæk Kommune opkræver garantiprovision. Ved væsentlig forringelse af garantihavers økonomiske forhold, må der foretages yderligere undersøger ligesom det må vurderes, hvorvidt sagen skal forelægges det politiske niveau Opbevaring og registrering af midler tilhørende borgere Hvor borgere bosat på en af kommunens institutioner har behov for hjælp til at administrerer egne økonomiske forhold, skal der i videst muligt omfang søges om økonomisk værgemål. Såvel for borgere bosat på kommunens institutioner som for borger, for hvem kommunen helt eller delvist varetager administrationen af borgerens økonomi, er de nærmere retningslinjer beskrevet i bilag Leje og leasing aftaler Reglerne for leje- og leasingaftaler fastsættes i bilag Der kan ikke, uden kommunalbestyrelsens godkendelse, indgås leje-/leasingaftaler om benyttelse af ejendomme, lokaler m.v., hvis etablering kan sidestilles med en anlægsopgave (flerårige lejekontrakter jfr. lånebekendtgørelsens 3 stk. 4) Arkivalier Adkomstdokumenter samt øvrige dokumenter, relevante arbejdspapirer, dokumentationer, korrespondance m.v. arkiveres i kommunens elektroniske dokumenthåndteringssystem. Regnskabs- og bogføringsbilag arkiveres elektronisk i økonomisystemet jfr. pkt. 3.4 i dette regulativ. Side 15

16 5.13 Kommunikation, postforsendelser m.v. Som følge af den teknologiske udvikling foregår langt størstedelen af den løbende kommunikation mellem kommunen og kommunens borgere og virksomheder nu via de elektroniske medier. De nærmere retningslinjer er beskrevet i bilag ANVENDELSE AF IT 6.1 Overordnet I-sikkerhedspolitik De overordnede regler om kommunens I-sikkerhed fremgår af en særskilt godkendt politik på området. 6.2 Betalingssystemer/Overførselskonti (fagsystemer) I bilag beskrives gældende retningslinjer for anvendelse af de IT-systemer der har relationer til Holbæk Kommunes budget- og regnskabsvæsen d.v.s. elektroniske betalings-og opkrævningssystemer herunder fagsystemer, NemKonto, specifik konto m.v. 6.3 Kontrol mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges et ledelsestilsyn, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Der skal være personmæssig adskillelse mellem de personer, der foretager indberetning, og de personer der kontrollerer uddata. Ingen medarbejder må indberette til egne sager eller eget cpr-nummer. Kontrol kan udføres ved stikprøver, når den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, der giver større sikkerhed mod svig. Udførte kontroller skal dokumenteres. 6.4 Kvalitetskontrol Kvalitetskontrollen skal sikre den gode kvalitet samt overensstemmelse og sammenhæng mellem inddata og uddata. Side 16

17 Kontrollen sikres gennem hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, som de enkelte chefområder er ansvarlige for at udarbejde. Kontrollen kan foretages ved stikprøver og skal dokumenteres. 7. FYSISKE AKTIVER 7.1 Registrering af kommunens fysiske aktiver I samarbejde med kommunens chefområder er Organisationsservice ansvarlig for registrering og værdiansættelse af materielle og immaterielle aktiver over kr I forbindelse med regnskabsafslutningen ajourføres anlægskartoteket bl.a. på grundlag af den foretagne bogføring samt indhentede oplysninger fra enhederne. Retningslinjer for registrering og værdiansættelse af kommunens fysiske aktiver samt procedure for regnskabsmæssige afskrivning er nærmere beskrevet i bilag ANDRE OMRÅDER 8.1 Lager- og inventargenstande Den budgetansvarlige leder har pligt til at sørge for, at samtlige enhedens aktiver såvel anlægsaktiver som inventar og mere let omsættelige aktiver - behandles og opbevares på betryggende vis. Således har lederen ansvar for, at aktiverne forefindes, er til stede og til rådighed indtil forældelse/kassation/salg. Herudover skal der foretages lagerstyring af beholdninger af drifts- og anlægsmaterialer større end kr f.eks. beholdninger af salt. Hvert år ved regnskabsafslutningen skal der laves status over lagerbeholdninger. Registreringen skal bestå af art, fabrikat, antal/mængde, anskaffelsessum, værdi af beholdning m.v. Det påhviler de enkelte ledere at sørge for styring af lagerbeholdninger, samt fremsendelse af beholdningsopgørelser til Organisationsservice i forbindelse med regnskabsafslutningen. Side 17

18 8.2 Forsikringsforhold Vedr. forsikring af kommunens ejendomme, inventar m.v. har Holbæk Kommune indgået aftale om forsikringsdækning via et af kommunen valgt forsikringsselskab. Området administreres af Vækst og Bæredygtighed og konkurrenceudsættes i.h.t gældende regler. Kommunen er selvforsikret vedr. arbejdsskader bortset fra katastrofeforsikring. Dette område administreres i Organisationsservice. 8.3 Indkøb Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Kommunalbestyrelsen fastsætter de generelle retningslinjer for kommunens indkøbspolitik. I bilag beskrives retningslinjerne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. De budgetansvarlige ledere har ansvar for, at retningslinjerne efterleves. 9. IKRAFTTRÆDEN Tilretning og ændring af både budget- og regnskabsregulativ samt hertil hørende bilag er behandlet på Kommunalbestyrelsens møde den 15. maj 2019 og er gældende fra 15. juni Bilagene er løbende blevet ændret og nye tilført - senest i september måned Kasse- og regnskabsregulativet er tilrettet og behandlet på byrådets møde i april måned Tilretning og ændring af både kasse- og regnskabsregulativ samt bilagene er behandlet på Byrådets møde i marts måned I forbindelse med kommunesammenlægningen 1/ godkendte sammenlægningsudvalget den 13. december 2006 et nyt regulativ m/bilag. Side 18

19 10. BILAGSOVERSIGT 10.1 Underskriftkompetence 10.2 Budget, budgetopfølgning og bevillingsregler 10.3 Bilagsbehandling, varemodtagelse og bogføring 10.4 Afstemningsprocedure 10.5 Ledelsestilsyn 10.6 Den generelle regnskabspraksis 10.7 Kassefunktion, betalingskort, udlæg m.v Regler for fakturering 10.9 Regler for betalinger og betalingsaftaler Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer Dokumentations- og afskrivningsprocedurer for tilgodehavender Opbevaring og registrering af midler tilhørende borgere herunder beboere på institutioner Regler for leje- og leasingaftaler Kommunikation, postindgang og værdiforsendelser Retningslinjer for registrering og værdiansættelse af aktiver og forpligtigelser herunder regler for afskrivning Regler for indkøb Side 19