Brugerbestyrelsesmøde for Idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune Referat. for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE

Transkript

1 Referat for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 00 Tirsdag den , kl i Gyngemosehallen Medlemmer Irene Chabior kl. 17:00 Per Sundberg kl. 17:00 Bjarne Hingelbjerg kl. 17:00 Tilforordnede Holger Kortbek kl. 17:00 Lars Køhler kl. 17:00 Julie Lykke Larsen kl. 17:00 Jan Darville kl. 17:00 Martin Steiner kl. 17:00 Pål Heick kl. 17:00 Jens Karstensen kl. 17:00 John Sørensen kl. 17:00 Lars Abel kl. 17:00 Katrine Skov kl. 17:00 Stedfortrædere 1

2 Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Konstituering Nr. 2 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Nr. 3 Helhedssyn på idrættens udvikling i Gladsaxe Kommune blandt såvel Brugerbestyrelsens medlemmer som kommunens foreninger Nr. 4 Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Nr. 5 Aflysninger principper og retningslinjer Nr. 6 Idrætsfaciliteterne på UCC Blaagaard Nr. 7 Servicefunktioner og klublokaler Nr. 8 Bedre udnyttelse af faciliteterne Nr. 9 Status vedr. placering af Ungecafé og flytning af foreningslokaler. Nr. 10 Mødedatoer i 2017 Nr. 11 Evt. 2

3 Nr. 1 Konstituering Irene Chabior blev genvalgt som formand. Irene Chabior opfordrede Pål Heick til at blive næstformand. Han indvilgede i opstillingen og blev valgt som næstformand. Nr. 2 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Holger orienterer brugerbestyrelsen om situationen med defekt bund i Gladsaxe Svømmehal. John orientere om fordeling af kunstgræs, fordelt efter retningslinjer, der er desværre opstået utilfredshed fra AB Skovdiget Per supplerede med at foreningerne generelt synes fordelingen er gået bedre end tidligere år. Bjarne spørger indtil tidligere afholdt møde i Gladsaxe Skøjtehal, møde der er afholdt af GIF. Jan orientere om mødet som omhandler ideer om fremtidens idrætsanlæg i kommunen og fremtidig sammenhæng mellem forskellige idrætsgrene og kulturer. Ide om multihal, med mulighed for flere forskellige sportsgrene og funktioner bliver uddybet. Lars Abel foreslår at eventuelle ideer omkring Blaagaard sendes fra brugerbestyrelsen til byrådet, da der skal udarbejdes helhedsplan for Blaagaard. Nr. 3 Helhedssyn på idrættens udvikling i Gladsaxe Kommune blandt såvel Brugerbestyrelsens medlemmer som kommunens foreninger Irene Chabior ønsker en diskussion af, hvordan dels Brugerbestyrelsen kan arbejde med helhedssyn på udviklingen af idrætten i Gladsaxe Kommune og dels, hvordan vi får inddraget foreningerne generelt i at tænke helhed frem for eget bedste. 3

4 Idrætschefen forelægger punktet til diskussion I sammenhæng til de ideer der er fremlagt på tidligere omtalte møde afholdt af GIF, er det gennerelt spændende at foreningerne snakker sammen om, hvordan idrætten og faciliteterne kan udvikle sig i fremtiden. Irene håber at vi også kan tænke de mindre foreninger ind i planer, ideer og fremtidigt brugerbestyrelsesarbejde. Det diskutteredes hvorvidt der bør nedsættes et udvalg med dette formål. I stedet for at nedsætte et udvalg skal hele brugerbestyrelsen være præsenteret og i første omgang holde et ekstraordinært møde til dette formål. Nr. 4 Nyt fra Kultur- Fritids- og Idrætsudvalget Der er åbent borger møde d. 23/05 kl. 19 angående kultur, fritid, idræt og børne undervisnings politik der skal besluttes i Penge fra servicerammepuljen giver 1 mio. ekstra på KFIUs område, om året de næste 4 år. Der er i KFIU snakket om, at afsætte pleje af skolefodboldsbaner, depoter på idrætsanlæg og musikskolen. Nr. 5 Aflysninger principper og retningslinjer FIG ønsker principper, retningslinjer og procedurer ved aflysninger af foreningernes brug af idrætsfaciliteterne drøftet i brugerbestyrelsen - både i forbindelse med planlagte og akutte aflysninger. Baggrunden er, at der i 2016 har været flere aflysninger - både af kortere og længere varighed - hvor aflysningerne har taget udgangspunkt i såvel vejrlig, akutte skader som planlagt vedligeholdelse. FIG foreslår, at Brugerbestyrelsen får kendskab til de principper, retningslinjer og procedurer, som medarbejderne på 4

5 idrætsanlæggene (og evt. også på skolerne) er instrueret i og, hvor ansvar og kompetence for aflysninger ligger herunder kommunikationen med brugerne og anvisning af alternative muligheder. Forslag var vedhæftet dagsordenen som bilag 1 Idrætschefen forelægger punktet til diskussion Der redegøres for, at der ved planlagte aflysninger sendes mail til de berørte som udgangspunkt bruges den mail der fremgår af KMD-booking. Kundeoplysninger på foreningsportalen skal vedligeholdes, og at dette er foreningernes eget ansvar. Desuden kan der være interne kommunikationsgange hos foreningerne der ikke fungerer optimalt i forhold til at informationen når de rette i tide. Nr. 6. Idrætsfaciliteterne på UCC Blaagaard Gladsaxe Kommune har købt bygningerne på det tidligere UCC Blaagaard, hvilket hos FIG har rejst følgende ønsker/spørgsmål: - at Brugerbestyrelsen holdes løbende orienteret om processen i forbindelse med overtagelse af idrætsfaciliteterne. - at FIG/brugerne hurtigst muligt inddrages i den fremtidige anvendelse. - at der allerede nu redegøres for, hvilke faciliteter idrætten vil kunne anvende i fremtiden og fra hvornår? - at der redegøres for hvilket adgangssystem der forventes installeret i forbindelse med idrætsfaciliteterne på UCC Blaagaard? - at nedenstående budgetnote uddybes - herunder hvem der deltager i arbejdet med den helhedsplan, der nævnes? Budgetnote: Blaagaard for alle Gladsaxe Kommune ønsker at købe det tidligere Blaagaard Seminarium. Derfor skal der udarbejdes en helhedsplan for, hvordan bygningerne udnyttes fleksibelt, for at så mange som muligt kan få gavn af dem. I forvejen er det ønsket, at 5

6 kommunens skoler skal nyde godt af blandt andet svømme- og idrætshallerne. Men også fritidsbrugere skal kunne bruge faciliteterne, så der for eksempel kan afholdes koncerter og arrangementer i fællessalen. Helhedsplanen skal forelægges forligspartierne i foråret Den endelige indretning vil ske i perioden fra , hvis det lykkes at købe bygningerne. Idrætschefen forelægger punktet til diskussion Den daglige drift af Blaagaard er på plads, der tales om fremtidige investeringer i blandt andet salto-system. Nr. 7. Servicefunktioner og klublokaler FIG foreslår, at Brugerbestyrelsen på det første møde i 2017 drøfter principper og retningslinjer for tildeling af foreningslokaler og rum til opbevaring af materialer/udstyr, som anvendes i forbindelse med udøvelse af foreningernes aktiviteter. Forberedelsen af drøftelsen foreslås at ske i en arbejdsgruppe udpeget af brugerbestyrelsen. Idrætschefen indstiller - at der nedsættes en arbejdsgruppe der skal udforme et oplæg til retningslinjer for tildeling af foreningslokaler og rum til opbevaring af materialer/udstyr. Det blev klarlagt, at hvis der skal nedsættes en arbejdsgruppe, skal denne koncentrere sig om generelle principper og ikke enkeltsager. Brugerbestyrelsen ønsker ikke at der opsættes principper som skal følges blot for princippets skyld. Det overlades til FIG at nedsætte en gruppe til at komme med forslag til sådanne principper, hvis dette fortsat findes nødvendigt. Nr. 8. Bedre udnyttelse af faciliteterne I forbindelse med analysen af idræts- og bevægelsesfaciliteterne i Gladsaxe Kommune er der peget på en ledig kapacitet i 6

7 idrætsfaciliteterne som vil kunne udnyttes bedre. FIG foreslår i den forbindelse, at der nedsættes en arbejdsgruppe, som kommer med forslag til Brugerbestyrelsen om, hvordan den nuværende opdeling mellem reserveret tid til skoler/institutioner og reserveret tid til foreninger og andre brugere kan gøres mere smidig, så udnyttelsen af den ledige kapacitet der er inden for de pågældende reserverede tider forbedres. I forlængelse af FIGs forslag kunne der ved samme lejlighed også sættes fokus på, om der med fordel kunne skabes en incitamentsstruktur til at booket, men ubenyttet tid afmeldes, så det kan anvendes af andre brugere. Arbejdsgruppen fremlægger forslag til initiativer/ændringer i gældende retningslinjer på Brugerbestyrelsen i løbet af første halvår af Idrætschefen indstiller - at der nedsættes en arbejdsgruppe der skal komme med forslag til retningslinjer for en fordeling af faciliteterne der giver den størst mulige udnyttelse af disse. - at der udarbejdes oplæg til en form på en incitamentsstruktur der vil fremme udnyttelsen af faciliteter. Gladsaxe Kommunes nuværende bookingsystem kan ikke håndtere netop denne udfordring, derfor er det ikke relevant for brugerbestyrelsen at kigge på denne problematik på nuværende tidspunkt. Da ønsket er at gå på tværs af idræt, kultur, skoler og andet vil brugerbestyrelsen bede folkeoplysningsudvalget om at tage dette punkt op. Nr. 9 Status vedr. placering af Ungecafé og flytning af foreningslokaler. Per Sundberg forlod mødet under behandlingen af dette punkt. 7

8 Baggrund Gladsaxe-Hero Boldklub har siden foråret undersøgt muligheden for at de fem foreninger der holder til på 1. salen i klubhusbygningen ved bane 1, kunne flytte sammen over i den tidligere café Bolden, for at få skabt et mere centralt samlingspunkt for foreningslivet i den sydlige ende af Gladsaxe Idrætscenter. Gladsaxe Hero Boldklub har i juni afholdt et møde for alle foreningerne i den sydlige ende af Gladsaxe Idrætscenter, hvor der var en lang række positive tilkendegivelser omkring projektet, men hvor også Boldklubben Femina, Husmødrenes Badmintonklub og Gladsaxe Gangsport havde store forbehold mod at skulle flytte væk fra deres nuværende fælles foreningslokale og over i café Boldens lokaler. Gladsaxe-Hero Boldklub har sammen med FIG siden holdt møder med de pågældende foreninger for at spørge ind til deres betænkeligheder og afsøge, hvordan deres ønsker kunne imødekommes. På den baggrund har Idrætsanlæggene indledt en videre dialog med Gladsaxe-Hero og de tre foreninger om, hvor der kan findes plads til de tre foreningers sociale aktiviteter og opfyldelse af depotplads, så også de med fordel kan finde sig til rette i et andet lokale end det hidtidige. I kabalen med at få skabt en god løsning for alle, har rum i Boldens køkkenfløj, mødelokalet NV der ligger på 1. salen mellem badmintonhallerne, Gladsaxe Badmintonklubs klublokale og det hidtidige vaskeri og materialerum i gamle tribunes sydlige ende dagligt kaldet Sumpen, været inddraget. Sidstnævnte vil, ved en etablering af et moderne vaskeanlæg i et lokale i Boldens køkkenfløj, for en stor dels vedkommende kunne ændre anvendelse. Dette vil dog kræve en modernisering og evt. ændring af adgangsforholdene til lokalet. I dialogen med de tre foreninger, der har foregået ind til d.d., er det klarlagt, at NV-lokalet er det bedste og foretrukne alternativ for de tre foreninger. Her gives de alle tre objektivt bedre muligheder for at have deres sociale aktiviteter, hvilket heller ikke er modsagt af foreningerne. De ansvarlige bag etableringen af ungecaféen har ingen præference i forhold til, om ungecaféen ligger på 1. salen i det hidtidige klubhus eller i café Boldens lokaler. Idrætschefen indstiller, - at brugerbestyrelsen over for Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget indstiller: 8

9 - at det tidligere café Bolden og NV-lokalet stilles til rådighed som klublokaler for de foreninger der pt. har klublokaler på 1. sal i Hero-bygningen. - at ingen af de foreninger der på nuværende tidspunkt er hjemhørende på 1. salen i Herobygningen stilles objektivt ringere ved en flytning til nye lokaler. - at ungecafeéen, under forudsætning af at ovenstående falder på plads, placeres på 1. salen i de lokaler der på nuværende tidspunkt anvendes af Gladsaxe-Hero Boldklub, Husmødrenes Badmintonklub, Boldklubben Femina, Gladsaxe Gangsport og Gladsaxe Petanqueklub Indstillingen blev tiltrådt. Nr. 10 Brugerbestyrelsens mødedatoer i 2017 Brugerbestyrelsens møder i 2017 foreslås afholdt på følgende datoer: Det er ved møde besluttet at 1. ordinære møde afholdes d. 02. marts De øvrige ordinære møder i 2017 holdes Den 8. juni, den 12. September og den 12. december Brugerbestyrelsen har besluttede desuden at holde et visionsseminar den 25. marts Nr. 11 Evt. Intet at bemærke. 9