Brugerbestyrelsesmøde for Idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune Dagsorden. for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE

Transkript

1 Dagsorden for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 02 Tirsdag den , Mødet afholdes i GIFs klublokale, Vandtårnsvej 55, 1. sal, 2860 Søborg Der serveres en let anretning. Ved afbud til mødet, meddeles dette hurtigst muligt til Anna Valgreen på annava@gladsaxe.dk eller tlf Medlemmer Tilforordnede Irene Chabior Holger Kortbek Per Sundberg Lars Køhler Ove Hedal Søren N. Nielsen Jan Darville Henriette Wium Martin Steiner Martin Hedal afbud Jens Karstensen Mikkel Grøn afbud Stedfortrædere Morten Munch Bjarne Hingelberg Mads Henning Pedersen John Sørensen Kontorelev Shekharbir Singh deltager som led i sin uddannelse 1

2 Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Meddelelser fra Idrætschefen Nr. 2 Meddelelser fra forvaltningen og Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Nr. 3 Henvendelse vedr. røgfri matrikel Nr. 4 Høring vedr. dagtilbudsstrategi 2 Nr. 5 Forskningsprojekt fra SDU Nr. 6 Ny samarbejdsmodel for samarbejde mellem brugerbestyrelsen for Idrætsanlæggene og Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Nr. 7 Temaer til møde med Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Nr. 8 Status på skøjtehallen Nr. 9. Depotforhold på idrætsanlæggene Nr. 10. Budgetopfølgning 1. halvår 2018 Nr. Nr. 11. Mødedatoer i 2018 og Evt. 2

3 Nr. 1 Meddelelser fra Idrætschefen Martin Hedal har meddelt at han udtræder af brugerbestyrelsen pr. d.d. Mads Henning Pedersen indtræder i Brugerbestyrelsen som repræsentant for de selvorganiserede brugere. Der arbejdes fortsat på at få udviklet og implementeret det nye bookingsystem. Det er en udfordrende proces, der ikke går helt så uproblematisk som vi kunne have ønsket. Pr. 1. oktober overgår vi fra Sportsolution til Halbooking, som håndterer alle abonnementer til svømmehaller og fitness. Da det det nye billetsystem i svømmehallerne er knyttet til halbooking, har det været økonomisk smartest at opsige Sportsolution og knytte vores abonnementer til det nye system. Den store ændring for brugerne er, at halbooking benytter sig af betalingsservice og ikke automatisk korttræk, så alle der har abonnement, skal tilmelde sig betalingsservice. Dette bliver meldt ud til alle der har et abonnement. 17. august åbnede det nye udendørsområde ved Bagsværd Svømmehal. Området er lavet i tæt samarbejde med lokale borgere der er aktive inden for OCR sporten. Åbningen forløb godt, hvor der deltog ca. 40 herunder flere aktive, der kunne vise, hvordan området kunne bruges. Anden etape opstartes snarest, hvor der skal videreudvikles på træningsområdet. 1. september genåbnede Gladsaxe Svømmehal, og den nye foyer var klar til indvielse. Det var godt besøgt og dagen forløb fint. Grundet en presset tidsplan er der fortsat udfordringer med IT og adgangssystemet i svømmehallen. Der er kommet rigtig godt gang i Idrætsanlæggenes Facebookside. Vi har den seneste måned fået 114 nye synes godt om så vi nu er oppe på ca synes godt om. Vores opslag kommer rigtig langt ud og når ca visninger, mens enkelte opslag har nået op mod til visninger, uden at vi bruger annoncekroner. Vi har ligeledes rigtig mange der kommenterer, deler og liker vores opslag. Siden er derfor et vigtigt direkte talerør til borgerne, hvor vi kan informere og involvere dem i projekter og processer på idrætsanlæggene. 3

4 Efter henvendelse orienteres kort omkring proceduren omkring oprettelse af saltobrikker til foreninger. Når foreninger skal rekvirere saltobrikker til trænere/ledere i foreningen, skal der sendes en mail til idrætsanlæggene med brugerens fulde navn. Foreningen skal efterfølgende bede den pågældende person om selv at ringe til idrætsanlæggene eller møde personlig op og oplyse sit cpr nr. som knyttes til saltobrikken. Foreninger der har efterspugt en procedurebeskrivelse har fået dette tilsendt, men som opfølgning på henvendelsen, rundsendes proceduren til alle foreninger der er hjemhørende på Idrætsanlæggene. Proceduren er ved vedlagt i bilag 1 Efter henvendelse gives en kort status på lys på kunstgræsbanerne ved Gladsaxe Station. Udfordringen med lys på kunstgræsbanen er at armaturerne tændes og slukket for ofte eller rettere at de forsøges tændes for ofte. Armaturerne skal afkøle ca. 15 min mellem hver slukkefunktion og kan ikke tændes før de er afkølet. Tænd spolerne kan ikke holde til at der gentagende gange forsøges at tænde. Rådgiver har udarbejdet et projekt, hvor de 4 gamle masters bæreevne er blevet vurderet. Masterne blev vurderet til ikke at kunne bære udskiftning af armaturerne til LED armaturer, som kan tændes og slukkes uendeligt, i det antal der var nødvendig for at kunne opretholde den nødvendige 125 LUX på banen. Rådgiver er nu i gang med at komme med forslag til, hvad der så skal/kan ske. I mellemtiden vil der blive sat en styring på teknikken som gør at lyset kun kan tændes når lyskilderne er tilstrækkelig afkølet eller vi sætter udstyring på. Der er d indgået budgetforlig hvor alle partier er med. Budgetaftalen som gælder for er vedlagt som bilag 2. For brugerbestyrelsen er siderne 12, 18 og 21 særligt relevante. Nr. 2 Meddelelser fra Kultur- Fritids- og Idrætsudvalget Partnerskabsaftale mellem Gladsaxe Kommune og AB, se referat fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets møde d

5 Afrapportering om brugen af Træningspladsen og Paddletennisbanen, se referat fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalgets møde d Udmøntning af Udviklingsplanen for Idræts- og bevægelsesfaciliteter, og status på processen. Se referat fra Kultur, Fritids- og Idrætsudvalgets møde d Nr. 3 Henvendelse vedr. røgfri matrikel Idrætsanlæggene har fået en henvendelse omkring brugerbestyrelsen holdning til at gøre Idrætsanlæggene til røgfri matrikel. Idrætschefen forelægger punktet til drøftelse Nr. 4 Høring vedr. dagtilbudsstrategi 2 Børne- og Undervisningsudvalget har vedtaget at sende forslag til Dagtilbudsstrategi 2 i høring fra Bemærk: Dagtilbudsstrategi 2 indeholder blandt andet et forslag om at etablere et børnehus ved Gladsaxe Idrætscenter bag Gladsaxe Svømmehal. Høringsbrev og Dagtilbudsstrategi 2 er vedlagt som bilag 3 og 4 Idrætschefen forelægger punktet til drøftelse Nr. 5 Opfølgning fra forksningsprojektet omkring Fremtidens Idrætsfaciliteter ved Syddansk Universitet 5

6 Gladsaxe Kommune har siden 2016 deltaget i et forskningsprojekt, der udføres af Idrættens Analyseinstitut og Syddansk Universitet om Fremtidens Idrætsfaciliteter. Fase 1 indeholdt en kortlægning af rammer og rammevilkår i kommunerne for idrætsfaciliteterne. Fase 2 indeholder en analyse af idrætsanlæggenes benyttelse og brugernes tilfredshed. Der har deltaget 23 kommuner, der repræsentativt dækker regionerne, land/by og hovedstadsområdet og landkommuner. Fra hovedstadsområdet er det København, Gentofte, Gladsaxe, Furesø og Rudersdal Kommune, der har deltaget. I et særligt udtræk fra undersøgelsen for Gladsaxe Kommune, kan der i tiden fra , ses en lav udnyttelse af booket tid på den ene af kunstgræsbanerne på Gladsaxe Stadion og idrætshallen på Skovbrynet Skole. Sidstnævnte synes også at have et lavt antal aktive i den benyttede tid. For samme hal er aldersprofilen den ældste brugergruppe, idet 2/3 af de adspurgte er over 40 år, mens alderen på hovedparten af brugerne af de øvrige faciliteter ligger på mellem 7 og 24 år. Omkring brugernes tilfredshed er der en tendens til, at niveauet for vedlige- og renholdelse af idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune er lidt lavere sammenlignet med alle de 23 deltagende kommuner. Blandt kommunerne fra hovedstadsområdet ligger Gladsaxe Kommune dog generelt i den bedste halvdel, hvad angår brugernes tilfredshed med de faciliteter, de benytter. Hvor brugerne af idrætshallen ved Skovbrynet Skole og Bagsværd Stadion overvejende har en kort transporttid til anlægget, har brugerne af AB Skovdiget og Gyngemosehallen en noget længere transporttid til anlægget. Hvad angår brugernes tilfredshed med det idrætsanlæg, de benytter, synes vedlige- og renholdelse af idrætshallen på Buddinge Skole og Skovbrynet Skole at ligge i den tunge ende med den laveste brugertilfredshed, mens tilfredsheden er størst på Bagsværd Stadion. På baggrund af resultatet af ovenstående undersøgelse, sammenholdt med resultaterne fra analysen af idræts- og bevægelsesfaciliteter i Gladsaxe Kommunes fra 2015, giver det anledning til at koble bl.a. udnyttelsesgraden og forholdet mellem booket og benyttet tid til et tværkommunalt projekt i regi af 4Ksamarbejdet, hvor idrætsområderne i de fire kommuner (Rudersdal, Lyngby-Taarbæk, Gentofte og Gladsaxe) bl.a. vil arbejde med et forsøg, der digitalt registrerer kapacitetsudnyttelsen af nogle udvalgte idrætsfaciliteter i de fire kommuner. Analysens resultater kan læses på IDANs hjemmeside hvor både resultaterne fra Fase 1 og Fase 2 fremgår. 6

7 Idrætschefen forelægger punktet til drøftelse Nr. 6 Ny samarbejdsmodel for samarbejdet mellem Brugerbestyrelsen for Idrætsanlæggene og Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Byrådet besluttede på deres møde d en ny samarbejdsmodel for brugerbestyrelsen for Idrætsanlæggene og Kultur-, Fritid- og Idrætsudvalget. Den nye samarbejdsmodel bygger på op til to årlige dialogmøder mellem brugerbestyrelsen og Kultur-, Fritid- og Idrætsudvalget samt et årligt seminar. Den nye samarbejdsmodel har medført en ændring af Styrelsesvedtægten for brugerbestyrelsen for idrætsanlæggene i Gladsaxe. Styrelsesvedtægten er vedlagt som bilag 5 Nr. 7 Valg af tema til møde med Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget d. 6. november 2018 I forbindelse med høringen omkring den nye struktur for samarbejdet mellem Brugerbestyrelsen og Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget, drøftede Brugerbestyrelsen på seminaret den 9. april 2018 forslag til temaer der kunne være relevante at drøfte til fællesmøder med Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. Med den berammede tid til mødet den 6. november, formodes det relevant at forberede 2 3 temaer til mødet, som Brugerbestyrelsen forventes at forberede et kort oplæg om, som kan danne baggrund for diskussionen. Følgende emner blev nævnt på mødet: Sammenhæng i Idrætsområdet i kommunen Brugerinddragelse Forventninger til serviceniveau Prioriteringer i forhold til bredde/elite Investerings- /udviklingsplan 7

8 Driftsformer Økonomiske rammer Med udgangspunkt i et oplæg fra Idrætsanlæggenes ledelse drøftes det, om ovenstående emner forsat er relevante eller om nye emner skal bringes i spil. Brugerbestyrelsen skal beslutte og forberede temaer til mødet med Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget d. 6. november. Idrætschefen forelægger punktet til drøftelse og beslutning Nr. 8 Status på Skøjtehallen Skøjtehallens fremtid blev drøftet på Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget møde i forbindelse med afrapportering af Budgetnote 12b. Rapporten der er udarbejdet i den forbindelse kan læses på følgende link: Beslutningsgrundlag for Gladsaxe Skøjtehals fremtid Nr. 9 Depotforhold på idrætsanlæggene FIG har fremsendt ønske om følgende punkt på dagsordenen: FIG forelår, at der igangsættes en kortlægning af muligheder for at frigøre plads til opbevaring af foreningernes materiel. Kan der frigøres plads ved fx - Generel oprydning - Ommagasinering af materiel der kun bruges sjældent på et fjernlager - Andet? Målet må være, at det materiel som bruges i forbndelse med foreningernes aktiviteter, også kan opbevares i nærheden. 8

9 Problematikken omkring manglende depotplads var også en del af IDANs analyse i 2015 Idrætschefen forelægger punktet til drøftelse og beslutning Nr. 10 Budgetopfølgning 1. halvår 2018 Det vedtagne budget for 2018 udgør kr Det korrigerede budget for 2018 udgør kr Budgetopfølgning for 1. halvår 2018 viser et forbrug på kr svarende til 40 % af det korrigerede budget. Der er i 1. halvår 2017 forbrugt kr , svarende til 51,51 % af det korrigerede budget. Forventningen er, at Idrætsanlæggene ender 2018 med et 0 i forhold til det korrigerede budget. Forudsætningerne er at midler fra real Dania, Lokale og Anlægsfonden udbetales i Budgetopfølgning vedlægges som bilag 6 Nr. 11 Mødedatoer i 2018 og november: Brugerbestyrelsesmøde og fællesmøde med Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget. 29. november: Brugerråd, Valgmøde og fællesmøde for udviklingsplanen Februar dato mangler Dialogforum 9

10 Lørdag d 27. april: Seminar med BB og KFIU 4. juni: Fællesmøde KFIU + BB (kan evt. udgå hvis der kun ønskes ét møde i 2019) 5. november: Fællesmøde KFIU + BB November: Brugerråd, Valgmøde og Fællesmøde for udviklingsplanen Nr. 12 Evt. 10