Brugerbestyrelsesmøde for Idrætsanlæggene i Gladsaxe Kommune Dagsorden. for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE

Transkript

1 Dagsorden for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 4 Tirsdag den , Mødet afholdes i Gentofte Idrætspark Efter mødet er der spisning på restaurant Armando s Trattoria på Brogårdsvej 25 Ved afbud til mødet eller efterfølgende middag, meddeles dette hurtigst muligt til Julie Lykke Larsen på julila@gladsaxe.dk eller tlf Medlemmer Tilforordnede Irene Chabior Afbud Holger Kortbek Per Sundberg Lars Køhler Bjarne Hingelbjerg Nina Nielsen Martin Steiner Julie Lykke Larsen Pål Heick Gizem Ertürk Jens Karstensen John Sørensen Lars Abel Katrine Skov Ove Hedal Stedfortrædere 1

2 Mødested Sharp Tag varmt tøj på. Bestyrelsesmødet starter i lokale 70/71 cirka Vi starter med en rundvisning i Gentofte Idrætspark Leder af Gentofte Idrætspark, Lars Norring vil vise os rundt på anlægget, der, gennem de seneste fem år, er tilført en lang række nye faciliteter, som vi vil gå en tur igennem og opleve. Bl.a. ser vi skaterparken og skaterhallen, rulleskøjtehockeyhallen og de nye haller ved Gentofte Stadion. Jeg forventer ikke, at vi kan nå den nye skøjtehal, som med fordel tages i øjesyn på egen hånd inden eller efter. Efter bestyrelsesmødet, som vi holder i lokale 70/71, har vi bestilt bord til alle på Armando s Trattoria, Brogårdsvej 25, Gentofte 2

3 Indholdsfortegnelse: Nr. 1 Meddelelser Nr. 2 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Nr. 3 Afholdte brugermøder i efteråret 2016 Bilag 5. Nr. 4 Nyt fra Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget Nr. 5 Budgetopfølgning 3. kvartal 2016 Bilag 1. Nr. 6 Status på renovering af Gladsaxe Svømmehal og ombygning af foyer Nr. 7 Aflysninger principper og retningslinjer Nr. 8 Idrætsfaciliteterne på UCC Blaagaard Nr. 9 Servicefunktioner og klublokaler Nr. 10 Bedre udnyttelse af faciliteterne Nr. 11 Placering af Ungecafé og flytning af foreningslokaler Nr. 12 Snerydningsprocedure på Gladsaxe og Bagsværd Stadion Bilag 2 og 3 Nr. 13 Benævnelse af faciliteter på Gladsaxe Idrætscenter Bilag 4 Nr. 14 Mødedatoer i 2017 Nr. 15 Evt. 3

4 Nr. 1 Meddelelser a. Alle skader i rummene i kælderen under hal 1 er nu udbedret og lokalerne er taget i brug igen. b. Indvielse af skateranlægget i bassin 2 blev indviet den 15. oktober. Der resterer en færdiggørelse som sker i samråd med brugerne af anlægget. c. Mandag den 14. november blev udendørs saunaen ved friluftsbadet indviet af Borgmesteren. Der er gratis adgang til at benytte saunaen frem til Nytår. Idrætschefen forelægger punkterne til orientering Nr. 2 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Nr. 3 Afholdte brugermøder i efteråret 2016 Der har i løbet af efteråret været afholdt brugermøder med følgende foreninger: Gladsaxe Svømmeklub - GSC Bagsværd Atletikklub - BAC Gladsaxe Badmintonklub Gladsaxe HG Atlas Motionsklub Gladsaxe Volleyball Klub Gladsaxe Bordtennisklub Gladsaxe Tennis og Padel Klub Bagsværd Tennis og Racketlonklub 4

5 Færdige referater fra de pågældende møder er vedlagt som bilag 5 Der resterer i december et møde med Gladsaxe Softball Klub Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 4 Nyt fra Kultur- fritids- og Idrætsudvalget Nr. 5 Budgetopfølgning 3. kvartal 2016 Det vedtagne budget for 2016 udgør kr Det korrigerede budget for 2016 udgør kr Budgetopfølgning for 3. kvartal 2016 viser et forbrug på kr svarende til 78,84 % af det korrigerede budget. Der er frem til og med 3. kvartal 2015 forbrugt kr svarende til 72,43 % af det korrigerede budget. I de forbrugte midler for 2016 indgår et udestående på 2,7 mio. kroner som Idrætsanlæggene endnu ikke har fået udbetalt fra de to donerende fonde. Forventningen er, at Idrætsanlæggene ender 2016 med et 0 i forhold til det korrigerede budget. Budgetopfølgning vedlægges som bilag 1. Idrætschefen forelægger punktet til orientering 5

6 Nr. 6 Status på renovering af Gladsaxe Svømmehal og ombygning af foyer Idrætsanlæggene forventer, ifølge information fra Gladsaxe Kommunes Ejendomscenter, at Gladsaxe Svømmehal lukker den 1. november 2017 med henblik på det planlagte renoveringsarbejde. Genåbningen forventes at være igen omkring 1. september Idrætsanlæggene er i dialog med brugere og lejere om at genplacere deres aktiviteter andre steder i og uden for Gladsaxe Kommunes svømmeanlæg. I forhold til foyeren har der, ud over brugermøderne med de foreninger der benytter lokaler der støder op til foyeren, været afholdt et åbent brugermøde sidst i oktober. På baggrund af brugermøderne og det åbne møde, er der nedsat en arbejdsgruppe, der skal give input til de rådgivere der skal designe indholdet af en ny foyer. Det første møde i den arbejdsgruppe blev holdt i uge 47 og de vil foregå frem til april 2017, hvor detailprojekteringen går i gang. Idrætschefen forelægger punktet til orientering Nr. 7. Aflysninger principper og retningslinjer FIG ønsker principper, retningslinjer og procedurer ved aflysninger af foreningernes brug af idrætsfaciliteterne drøftet i brugerbestyrelsen - både i forbindelse med planlagte og akutte aflysninger. Baggrunden er, at der i 2016 har været flere aflysninger - både af kortere og længere varighed - hvor aflysningerne har taget udgangspunkt i såvel vejrlig, akutte skader som planlagt vedligeholdelse. FIG foreslår, at Brugerbestyrelsen får kendskab til de principper, retningslinjer og procedurer, som medarbejderne på idrætsanlæggene (og evt. også på skolerne) er instrueret i og, hvor ansvar og kompetence for aflysninger ligger herunder 6

7 kommunikationen med brugerne og anvisning af alternative muligheder. Idrætschefen forelægger punktet til diskussion Nr. 8. Idrætsfaciliteterne på UCC Blaagaard Gladsaxe Kommune har købt bygningerne på det tidligere UCC Blaagaard, hvilket hos FIG har rejst følgende ønsker/spørgsmål: - at Brugerbestyrelsen holdes løbende orienteret om processen i forbindelse med overtagelse af idrætsfaciliteterne. - at FIG/brugerne hurtigst muligt inddrages i den fremtidige anvendelse. - at der allerede nu redegøres for, hvilke faciliteter idrætten vil kunne anvende i fremtiden og fra hvornår? - at der redegøres for hvilket adgangssystem der forventes installeret i forbindelse med idrætsfaciliteterne på UCC Blaagaard? - at nedenstående budgetnote uddybes - herunder hvem der deltager i arbejdet med den helhedsplan, der nævnes? Budgetnote: Blaagaard for alle Gladsaxe Kommune ønsker at købe det tidligere Blaagaard Seminarium. Derfor skal der udarbejdes en helhedsplan for, hvordan bygningerne udnyttes fleksibelt, for at så mange som muligt kan få gavn af dem. I forvejen er det ønsket, at kommunens skoler skal nyde godt af blandt andet svømme- og idrætshallerne. Men også fritidsbrugere skal kunne bruge faciliteterne, så der for eksempel kan afholdes koncerter og arrangementer i fællessalen. Helhedsplanen skal forelægges forligspartierne i foråret Den endelige indretning vil ske i perioden fra , hvis det lykkes at købe bygningerne. Idrætschefen forelægger punktet til diskussion 7

8 Nr. 9. Servicefunktioner og klublokaler FIG foreslår, at Brugerbestyrelsen på det første møde i 2017 drøfter principper og retningslinjer for tildeling af foreningslokaler og rum til opbevaring af materialer/udstyr, som anvendes i forbindelse med udøvelse af foreningernes aktiviteter. Forberedelsen af drøftelsen foreslås at ske i en arbejdsgruppe udpeget af brugerbestyrelsen. Idrætschefen indstiller - at der nedsættes en arbejdsgruppe der skal udforme et oplæg til retningslinjer for tildeling af foreningslokaler og rum til opbevaring af materialer/udstyr. Nr. 10. Bedre udnyttelse af faciliteterne I forbindelse med analysen af idræts- og bevægelsesfaciliteterne i Gladsaxe Kommune er der peget på en ledig kapacitet i idrætsfaciliteterne som vil kunne udnyttes bedre. FIG foreslår i den forbindelse, at der nedsættes en arbejdsgruppe, som kommer med forslag til Brugerbestyrelsen om, hvordan den nuværende opdeling mellem reserveret tid til skoler/institutioner og reserveret tid til foreninger og andre brugere kan gøres mere smidig, så udnyttelsen af den ledige kapacitet der er inden for de pågældende reserverede tider forbedres. I forlængelse af FIGs forslag kunne der ved samme lejlighed også sættes fokus på, om der med fordel kunne skabes en incitamentsstruktur til at booket, men ubenyttet tid afmeldes, så det kan anvendes af andre brugere. Arbejdsgruppen fremlægger forslag til initiativer/ændringer i gældende retningslinjer på Brugerbestyrelsen i løbet af første halvår af Idrætschefen indstiller - at der nedsættes en arbejdsgruppe der skal komme med forslag til retningslinjer for en fordeling af faciliteterne der giver den størst mulige udnyttelse af disse. 8

9 - at der udarbejdes oplæg til en form på en incitamentsstruktur der vil fremme udnyttelsen af faciliteter. Nr. 11 Behandling af placering af Ungecafé og flytning af foreningslokaler Baggrund Gladsaxe-Hero Boldklub har siden foråret undersøgt muligheden for at de fem foreninger der holder til på 1. salen i klubhusbygningen ved bane 1, kunne flytte sammen over i den tidligere café Bolden, for at få skabt et mere centralt samlingspunkt for foreningslivet i den sydlige ende af Gladsaxe Idrætscenter. Gladsaxe Hero Boldklub har i juni afholdt et møde for alle foreningerne i den sydlige ende af Gladsaxe Idrætscenter, hvor der var en lang række positive tilkendegivelser omkring projektet, men hvor også Boldklubben Femina, Husmødrenes Badmintonklub og Gladsaxe Gangsport havde store forbehold mod at skulle flytte væk fra deres nuværende fælles foreningslokale og over i café Boldens lokaler. Gladsaxe-Hero Boldklub har sammen med FIG siden holdt møder med de pågældende foreninger for at spørge ind til deres betænkeligheder og afsøge, hvordan deres ønsker kunne imødekommes. På den baggrund har Idrætsanlæggene indledt en videre dialog med Gladsaxe-Hero og de tre foreninger om, hvor der kan findes plads til de tre foreningers sociale aktiviteter og opfyldelse af depotplads, så også de med fordel kan finde sig til rette i et andet lokale end det hidtidige. I kabalen med at få skabt en god løsning for alle, indgår rum i Boldens køkkenfløj, mødelokalet NV der ligger på 1. salen mellem badmintonhallerne, Gladsaxe Badmintonklubs klublokale og det hidtidige vaskeri og materialerum i gamle tribunes sydlige ende dagligt kaldet Sumpen. Sidstnævnte vil, ved en etablering af et moderne vaskeanlæg i et lokale i Boldens køkkenfløj, for en stor dels vedkommende vil kunne ændre anvendelse. Dette vil dog kræve en modernisering og evt. ændring af adgangsforholdene til lokalet. Dialogen med de tre foreninger pågår og det er ledelsens forventning, at kunne anvise de tre foreninger lokaler til deres sociale aktiviteter, der er mindst lige så gode, som det 9

10 nuværende lokale. Nedenstående indstilling er lavet på baggrund af en forventning om at der i denne dialog kan laves en frivillig aftale. De ansvarlige bag etableringen af ungecaféen har ingen præference i forhold til om ungecaféen ligger på 1. salen i det hidtidige klubhus eller i café Boldens lokaler. Idrætschefen indstiller, - at brugerbestyrelsen over for Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget indstiller at: - at Gladsaxe-Hero Boldklub og Gladsaxe Petanqueklub får stillet det tidligere café Bolden til rådighed til deres sociale foreningsaktiviteter - at Boldklubben Femina, Husmødrenes Badmintonklub og Gladsaxe Gangsport tilbydes andre lokaler til deres sociale aktiviteter, og frivilligt accepterer disse. - at de lokaler som stilles til rådighed for Boldklubben Femina, Husmødrenes Badmintonklub og Gladsaxe Gangsport som udgangspunkt er Gladsaxe Badmintonklubs klublokale, lokaler i køkkenfløjen ved Bolden, NV-lokalet ved badmintonhallerne, og/eller et ombygget materialerum i gamle tribune. - at ungecafeéen, under forudsætning af at ovenstående falder på plads, placeres på 1. salen i de lokaler der på nuværende tidspunkt anvendes af Gladsaxe-Hero Boldklub, Husmødrenes Badmintonklub, Boldklubben Femina, Gladsaxe Gangsport og Gladsaxe Petanqueklub Nr. 12 Snerydningsprocedure på Bagsværd og Gladsaxe Stadion Per Sundberg har på vegne af Gladsaxe-Hero Boldklub ønsket en diskussion af den gældende snerydningsprocedure på idrætsanlæggene som også omfatter kunstgræsbanerne. Den nuværende snerydningsprocedure for idrætsanlæggene vedlægges som bilag 2 og 3 Til sammenligning er den gældende snerydningsprocedure for kunstgræsbaner i Gentofte at de ryddes på hverdage og at der 10

11 på et af anlæggene holdes en bane ryddet til prioriterede kampe. I Københavns Kommune sneryddes kunstgræsbanerne en gang om ugen på en i forvejen fastlagt hverdag. Herlev Kommune har samme praksis som i Gladsaxe. Endelig er det i Lyngby-Taarbæk Kommune gældende for de to kunstgræsbaner ved Lyngby Stadion, at de er ryddet inden alle ugens dage. Idrætschefen forelægger punktet til diskussion Nr. 13 Benævnelse af faciliteter på Gladsaxe Idrætscenter I forbindelse med et skiltningsprojekt for det samlede klimatilpasningsprojekt i Høje Gladsaxe Park og Gladsaxe Idrætscenter, og af hensyn til den daglige henvisning af brugere til de pågældende faciliteter, er der brug for at nogle af de nye faciliteter, der er kommet på Gladsaxe Idrætscenter i forbindelse med klimatilpasningsprojektet får et navn. I bilag 4 er der en oversigt over de pågældende steder og den foreslåede benævnelse. Idrætschefen indstiller - at området syd for hal 1 og servicefløjen til Gladsaxe Svømmehal der omfatter, sandbanen til beachaktiviteter, regnvandsbassinerne og friluftsbadet kaldes Caféhaven - at betonbassinet langs skøjtehallen kaldes for Skaterbaljen. - at regnvandsbassinet ud for indgangen til GXU der er udstyret som en legeplads kaldes for Legepladsen Pigeværelset. Nr. 14 Brugerbestyrelsens mødedatoer i 2017 Brugerbestyrelsens møder i 2017 foreslås afholdt på følgende datoer: 11

12 Nr. 15 Evt. 12