Dagsorden. Dato: :00:00. Sted: Strategisk1.Ø.07 1/12

Transkript

1 Dagsorden Dato: :00:00 Udvalg: Direktionen Sted: Strategisk1.Ø.07 1/12

2 Indholdsbetegnelse Dagsorden Indholdsbetegnelse 157 Godkendelse af dagsorden 158 Generel status på betjening af de stående udvalg 159 Øget disoneringsret til afdelingsleder i beredskabssamarbejdet under Smukfest Status på arbejdet med rettidighed på børnefaglige undersøgelser 161 Opfølgning på ledertræffet for ledere på Fælleden den 12. juni Evaluering af kontraktholderdag den 4. juni Gensidig orientering 164 Eventuelt /12

3 157 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: P Dagsordenen blev godkendt. 158 Generel status på betjening af de stående udvalg Sagsnr.: A Resume Der lægges op til en generel statusdrøftelse om betjeningen af de stående udvalg til gensidig erfaringsudveksling, inspiration og evt. videre foranstaltning. Sagsfremstilling Udgangspunktet for udvalgenes arbejde er styrelsesvedtægten og Byrådets forretningsorden med bilag. Byrådet har som bilag til forretningsordenen vedtaget standard for protokolføring. Som støtte til statusdrøftelsen er oplistet en række emner under forberedelse af udvalgsmødet, mødets gennemførelse og opfølgning på udvalgsmøderne. Forberedelse af udvalgsmødet Årsplanlægning løbende drøftelse med udvalgsformænd og udvalg om prioriteringen og vægtningen af udvalgets arbejde samt planlægning af punkter i god tid Kvaliteten af dagsordenspunkterne I to udvalg har udvalget aftalt samlepunkter under overskriften skriftlige orienteringer til politikkontrol. Orienteringerne fremlægges ikke mundtligt, men der svares på evt. spørgsmål. Der er en udfordring i forhold til at sikre journalisering af udvalgenes beslutning i disse sager Jf. styrelsesvedtægten udøver de stående udvalg alene politikformulering og politikkontrol. Nogle sager har karakter af, hvad der kunne kaldes myndighedskontrol, hvor administrationen agerer alene på baggrund af love og andre centrale regler, og hvor der ikke er lokalt fastsat politik eller standard Praksis for, om henvendelser fra borgere o.a. stilet direkte til udvalget altid indgår på en dagsorden? Brugen af videreførte sager og supplerende sagsfremstillinger, f.eks. på budgetsagen Samarbejdet med udvalgsformanden om forberedelse af dagsordenen før den sendes ud Samarbejde med udvalgsformanden op til mødet. 3/12

4 Mødets gennemførelse Mødelængde? (og mødetidspunkt) Udvalgene arbejder både med ordinære udvalgsmøder, temamøder, dialogmøder og ad hoc. Erfaringer med andre mødeformer, temamøder, besigtigelse eller andet Erfaringer med brug af vejledende tidsplaner for mødet, til formanden eller hele udvalget bruges i 3 af 4 udvalg Deltagelse fra administrationen under mødet Opfølgning på udvalgsmøderne Der føres alene beslutningsprotokol fra de stående udvalgsmøder. Der er måske lidt forskellig praksis for, hvornår der noteres bestillinger og forespørgsler til administrationen, og udvalgets beslutninger om nye sager til årsplanen / kommende dagsordener. Jf. ovenfor kommer der af og til forespørgsler op på møderne, som besvares efterfølgende via mail til udvalget. Skal det betragtes som spørgsmål, hvor hele Byrådet skal have svaret? Udvalgssekretærerne deltager under behandlingen af punktet. Dialog og høring - Indstilling Sekretariatschefen indstiller, at status på betjeningen af de stående udvalg drøftes med udgangspunkt i ovenstående emner. Direktionen drøftede den generelle status på betjening af udvalg. Direktionen vedtog, at der arbejdes videre med den generelle betjening af de stående udvalg og drøftes på komende udvalgs- og gruppeformandsmøde og i koncernledelsen. 159 Øget disoneringsret til afdelingsleder i beredskabssamarbejdet under Smukfest /12

5 Sagsnr.: A Resume Direktionen skal behandle om og evt. hvordan afdelingslederne i Teknik og Miljø kan få en øget disponeringsret som en del af beredskabssamarbejdet under Smukfest Afdelingslederne deltog i 2018 med gode erfaringer, og Teknik og Miljø indgår derfor i beredskabssamarbejdet igen i år. Sagsfremstilling Beredskab Teknik og Miljø deltog med fysisk tilstedeværelse på Smukfests beredskabskontor (BSK) i Den fælles evaluering både fra Smukfest og Teknik og Miljø viste, at samarbejdet var lærerigt og udviklende for alle parter. Derfor har Skanderborg Kommune og Smukfest indgået aftale om, at Teknik og Miljø - udover de sædvanlige myndigheds- og tilsynsopgaver - også bidrager til beredskabssamarbejdet i Dette indebærer igen fysisk tilstedeværelse på Smukfests beredskabskontor (BSK) sammen med andre myndigheder og institutioner under festivallens afvikling. Afdelingslederne skal kunne agere som "forbindelsesofficer" ("FOB") til eget bagland samt være i stand til at inddrage de nødvendige medarbejderressourcer efter behov. Opgaven deles mellem 3 afdelingsledere og en kontraktholder (Entreprenørafdelingen) efter en vagtplan, som dækker perioden august Udkast til vagtplanen er vedlagt som bilag. Funktionsbeskrivelse - vedlagt som bilag - beskriver opgaver og ansvar for "FOB" fra Skanderborg Kommune. Disponeringsret For at kunne understøtte funktionen og bidrage til en god afvikling af Smukfest 2019 kan der være behov for at reagere hurtigt for at forhindre eller minimere eventuelle kritiske hændelser, som måtte opstå undervejs. Lederne kan få brug for at træffe hurtige beslutninger, som kan række ud over job- og ansvarsbeskrivelse som afdelingsleder/kontraktholder i Skanderborg Kommune. Afdelingslederne/kontraktholderen har brug for at få øget disponeringsret som en del af beredskabssamarbejdet under Smukfest Det skal tilføjes, at koncernchefen for Teknik og Miljø og den ansvarlige direktør for området er telefonisk tilgængelige, så den vagthavende "FOB" ikke kommer til at stå alene ved svært kritiske beslutninger. Evaluering Ledergruppen evaluerer efter Smukfest 2019 på Skanderborg Kommunes deltagelse i BSK, i f.t. yderligere læring, udvikling og synergier. Dialog og høring Den 27. marts 2019 mødtes afdelingslederne i Teknik og Miljø med sikkerhedschefen for Smukfest. Det blev aftalt, at Skanderborg Kommune vender tilbage med vagtplan og godkendt 5/12

6 funktionsbeskrivelse. Beredskabet afholder opstartmøde den 26. juni 2019, kick-off møde og sikkerhedsbriefinger frem mod og under festivallen, hvor afdelingslederne deltager efter aftale og behov. Indstilling Koncernchefen for Teknik og Miljø indstiller, at afdelingslederne/kontraktholder i Teknik og Miljø kan få en øget disponeringsret som en del af beredskabssamarbejdet under Smukfest 2019, således at den tilstedeværende person agerer på kommunens vegne. I tvivlstilfælde bruges det almindelige hieraki. Direktionen vedtog, at godkende indstillingen for koncernchefen for Teknik og Miljø. Bilag Funktionsbeskrivelse_FOB, Skanderborg Kommune_BSK.docx Smukfest 2019, beredskab. Vagtplan for Skanderborg Kommunes ledere 160 Status på arbejdet med rettidighed på børnefaglige undersøgelser Sagsnr.: A Resume Direktionen gives med denne sag en orientering om status på arbejdet med at opnå rettidighed i udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser. Sagsfremstilling Direktionen har løbende behandlet sager om udviklingen i rettidigheden i de børnefaglige undersøgelser. Undervisnings- og Børneudvalget er også løbende orienteret. Nærværende status viser udviklingen pr. 14. juni 2019 opgjort af Myndighed og Foranstaltning. Der er aktuelt i alt 28 aktive undersøgelser, hvoraf 7 har en overskredet tidsfrist. Af disse 7 er 1 lovmedholdelig. Det vil sige, at overskridelsen kan henvises til 50, stk. 7, hvor der foreligger en konkret vurdering af at afvente eksternt materiale/indsats. Dermed er der reelt 6 aktive undersøgelser med overskredet tidsfrist. Derfor er der tale om en generel god udvikling ift. rettidigheden. Opgørelsen pr. 1. marts viste 29 aktive undersøgelser, hvoraf 11 af de aktive havde en overskredet tidsfrist. 6/12

7 Følgende figur giver et opdateret overblik over udviklingen: Det foreløbige faktiske antal i rettidige undersøgelser er pr. februar 2019 på 59 %. Det er en relativ stor stigning i rettidighedsandelen på godt 40 % point. Måltallet ultimo 2. kvartal 2019 er på 50 % - se tabel nedenfor. Fagsekretariatet opererer med afsæt i ovenstående, med følgende målsætninger i forhold til rettidigheden: Tidspunkt Rettidighedsandel (indenfor 4 mdr.) Ultimo 2. kvartal % 65% Ultimo 3. kvartal % 75% Ultimo % 90% Rettidighedsandel (incl. 50, stk 7 forlængelse) Som det fremgår af ovenstående, er der sket en rigtig god udvikling, men der er fortsat et stykke vej til målet omkring rettidighed. Der arbejdes målrettet på at forbedre rettidigheden. Der er blandt andet indført en praksis, hvor afdelingslederne hver 14. dag gennemgår alle børnefaglige undersøgelser og er i dialog med den enkelte rådgiver i forhold til planlægning af undersøgelses gennemførelse. Det skal også bemærkes, at det går fremad med at sænke den gennemsnitlige sagsbehandlingstid. Sagsbehandlingstiden fremgår nedenfor: Statustidspunkt/sagsbehandlingstid Maj 2017 (N: 177) Maj 2018 (N: 93) September 2018 (N: 22) Februar 2019 (N:17) Gennemsnitlig sagsbehandlingstid 6,4 mdr. 5,9 mdr. 5,1 mdr. 4,4 mdr. Samlet set er det vurderingen, at indsatsen med afvikling af sagspukkel og oprydning i ældre undersøgelser (faldet i antallet af aktive sager) nu begynder at give effekt i relation til stigende rettidighed. En udfordring i forhold til arbejdet er dog, at afdelingen har oplevet en markant 7/12

8 stigning i antallet af underretninger i løbet af 2018 og starten af Underretninger Følgende figur giver et opdateret overblik over udviklingen i forhold til underretninger: Dialog og høring - Indstilling Koncernchefen for Børn og Unge indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Direktionen tog orienteringen til efterretning. 161 Opfølgning på ledertræffet for ledere på Fælleden den 12. juni 2019 Sagsnr.: A Resume Med denne sag lægges op til en evaluering af ledertræffet for ledere på Fælleden, som blev afholdt den 12. juni Sagsfremstilling Formål med ledertræffet Indledningen til programmet for ledertræffet lød: Byrådets vision om Mennesker møder mennesker handler om mødet mellem mennesker, hvad enten der er tale om relationen til Byrådet, til borgerne eller os ansatte imellem. Det er i mødet mellem mennesker, at meningsfulde fællesskaber opstår, og hvor vores fire kulturforstærkere om vis tillid, skab relationer, del resurser og tænk nyt får liv og værdi. Men hvordan udvikler vi på vores relationer, deler vores resurser og samarbejder på tværs på Fælleden, så Det Fælles Vi 8/12

9 udvikles i endnu højere grad, og så vi udnytter og skærper vore kompetencer? Og hvordan udnytter vi de fysiske rammer på Fælleden ift. at øge samarbejdet og på nytænkende måder. Ledertræffet for ledere på Fælleden vil tage udgangspunkt i disse spørgsmål omkring tværgående samarbejde og anvendelse af de fysiske rammer i mødet mellem mennesker. Formålet med ledertræffet var således at give inspiration til og styrke det tværgående samarbejde og anvende Fælleden på nye måder samt understøtte skabelsen af relationer på tværs af ledere på Fælleden. Programmet for ledertræffet samt plancher fra dagen er vedhæftet dagsordenen. For at samle op på erfaringerne fra ledertræffet blev der lavet en målskive, hvor deltagerne selv kunne markere i hvor høj grad formålet med ledertræffet var nået. Målskiven ses af vedhæftet. Markeringerne på målskiven viser, at ca. 32 deltagere (ud af 70) har markeret i høj grad eller i nogen grad. Størstedelen af krydserne ligger i cirklen i nogen grad. De mundtlige tilbagemeldinger har også været positive. Drøftelse i direktionen På baggrund af opfølgningen lægges op til en drøftelse i direktionen: om programmets indhold med oplæg, refleksionsøvelser samt oplægsholdere, har haft den tiltænkte virkning ift. formålet om at inspirere og styrke det tværgående samarbejde og anvendelsen af Fælleden på nye måder ud fra Det Fælles Vi, de 4 kulturforstærkere ogmennesker møder mennesker? om formen og de fysiske rammer har understøttet den ønskede virkning? Indstilling Koncernchefen for HR og Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller, at ledertræffet for ledere på Fælleden 2019 drøftes. Direktionen drøftede evaluering af ledertræffet 2019 og vedtog, at der som en del af udviklingen af Det Fælles Vi og arbejdsfællesskaber blandt ledere på Fælleden til gavn for borgerne arbejdes videre med nye former og løsninger ift. det tværgående samarbejde herunder også retænkning af ledertræffet at der sættes en sag på kommmende koncernledelsesmøde ift. udvikling af fællesskaber blandt ledere på Fælleden med afsæt i skabelsen af et fagligt og et kulturelt funderet fælllesskab. Bilag Program for ledertræf for ledere på Fælleden den 12. juni 2019.pdf Billede af målskive_ledertræf 12. juni Fælles arbejdskultur pa Fælled plakat høj_2.pdf 9/12

10 162 Evaluering af kontraktholderdag den 4. juni 2019 Sagsnr.: A Resume Med denne sag lægges op til en evaluering af kontraktholderdagen, som blev afholdt den 4. juni Sagsfremstilling Kontraktholderdagen den 4. juni handlede især om, dels hvordan vi når "den sidste meter" med Mennesker møder mennesker, og omsætter det i ledelsesmæssig praksis, så det får virkning for borgerne. Og dels hvordan vi udvikler sprog og metoder til synliggørelse og opfølgning på virkninger for borgerne. Endelig indbød programmet også til et kig ind i DUS 2020 samt besøg af Borgmester Frands Fischer. Programmet samt plancher fra dagen er vedhæftet. Formålet med kontraktholderdagen var at inspirere og udvikle ideer i fællesskab til bl.a. metoder til opfølgning på virkninger samt at "nå den sidste meter" med Mennesker møder mennesker. Formålet var også at give mulighed for at få viden og give input til DUS Som formålet beskriver var der efter direktionens oplæg om retningerne for DUS 2020 mulighed for deltagerne at give input til DUS i form af at udfylde "blade ". Deltagernes "blade" er vedhæftet. Af vedhæftet ses, at rigtig mange af bladene indeholder kommentarer omkring, at der er stor tilfredshed med, at retningen fra 2019 fortsætter omkring Mennesker møder mennesker og de 3 typer af relationer samt opfølgning på virkning for borgeren. Herudover er der også mange, der tilkendegiver tilfredshed med digitalisering og det tværgående samarbejde som fokusområder. De øvrige kommentarer ses af vedhæftet, og vil indgå i den kommende sag omkring DUS 2020, som behandles på direktionens møde i august, hvor bl.a. også HMUs input mv. vil indgå. På direktionens møde lægges op til en evaluering af selve kontraktholdermødet ift: programmets indhold ift. oplæg og oplægsholdere formen og de fysiske rammer for kontraktholdermødet Som grundlag for denne drøftelse er der vedhæftet en oversigt over de evalueringspostkort, som deltageren på mødet har afleveret. Der var godt 75 deltagere og 38 har afleveret postkort. Heraf har 27 svaret i høj grad (71%) til at formålet med kontraktholdermødet er blevet opfyldt og 11 har svaret, at det i nogen grad er opfyldt (29%). O har svaret slet ikke. Kommentarer fra postkort er vedhæftet dagsordenen. Kommentarerne stemmer godt overens med, at 71% af besvarelserne peger på, at formålet i høj grad er blevet opfyldt, og at oplæg - og særligt de lokalt forankrede oplæg/bazarer gav inspiration til det videre arbejde. Indstilling Koncernchefen for Byråds- og Direktionssekretariatet indstiller, at evalueringen af kontraktholderdagen drøftes. 10/12

11 Direktionen drøftede evaluering af kontraktholderdagen den 4. juni, og der fremkom følgende bemærkinger: interne oplæg/fortællinger fra kontraktholdere kan med fordel indgå i kommende kontraktholderdage som inspiration og vidensdeling kontraktholderdagen kan med fordel foregå hos kontraktholdere, hvis teknisk muligt opfølgning på virkninger af projekt administrativ forenkling - lettere at være decentral ledere sættes på programmet for kontraktholdermødet i uge 43 herunderogså erfaringer med digitalisering. Bilag Kommentarer fra postkort til kontraktholderdagen den 4. juni DUS-kommentarer fra kontraktholderdagen.pdf Kontraktholderdag_program_ 4 juni 2019 Plancher_kontraktholderdag den 4. juni Gensidig orientering Sagsnr.: P Direktionen drøftede bl.a.: sag om museet på Økonomiudvalgets møde demokratiudvalget Østjyllands Beredskab. 164 Eventuelt Sagsnr.: P Intet at bemærke. 11/12

12 12/12