Bistand til udvikling af ældre- og voksenhandicapområdet

Transkript

1 Bistand til udvikling af ældre- og voksenhandicapområdet i Aabenraa Kommune Tilbud 22. juni 2018 Revision. Skat. Rådgivning.

2 Indhold Baggrund Metode og design Spor 1 kultur Spor 2 processer og redskaber Spor 3 struktureret sagssparring Spor 4 en målrettet opfølgning Bemanding 2

3 Baggrund Fokus på mestring har på tværs af voksen-handicapområdet og ældreområdet med fokus på at skabe udvikling for borgeren, med det formål at gøre borgeren mest mulig uafhængig af hjælp. Formålet er således: At understøtte borgerens mulighed for at mestre eget liv, indenfor gældende rammer. Det kan både dreje sig om rehabiliterende og habiliterende forløb, men kræver under alle omstændigheder, at der følges tæt op på indsatsen sammen med borgeren, og at der sammen med borgeren skabes motivation og mening. Kommunen har dog gennem en periode haft en forholdsvis lav opfølgningsfrekvens på både voksenhandicap området og ældreområdet. Det primære fokus har været på iværksættelse af støtte og fastsætte af mål sammen med borgeren. Opfølgningen er sket på baggrund af en prioritering, hvor hver sagsbehandler har ca. 120 sager. Det forholdsvis høje sagstal og manglende systematik for opfølgning har medført, at der ikke altid følges tæt nok op på mål, relevansen af indsatsen samt det tværfaglige samarbejde. Kommunen ønsker et styrket fokus på opfølgning og på gentænkning af måden at være sagsbehandler på. Herunder er det hensigten at: Nedsætte sagsantallet for sagsbehandlerne på det specialiserede område til 80 pr. fuldtidsstilling Et stærkere tværfagligt samarbejde med jobcenteret og Familieafdelingen om komplekse sager én plan. Borgere på ældreområdet besøges 1-2- gange årligt, så borgerens og støttepersonens fokus fastholdes på de aftalte mål. Fortsat udvikling af sagsbehandlingen Ud fra et ønske om fortsat udvikling af sagsbehandlingen på tværs af voksenhandicapområdetog ældreområdet ønsker kommunen at arbejde videre med at styrke opfølgningen og gentænke den måde sagsbehandlingen sker på i dag og herunder: Forskydning af indsatsen på ældreområdet- hvad er årsagen og kan den forebygges? Kan indsatsen erstattes af andre foranstaltninger? Kan borgeren lære at mestre sin nye situation bedre? Er indsatsen en konsekvens af mere behandling i eget hjem? Kan vi ved et målrettet besøg 6 uger efter opstart være med til at fastholde borgerens fokus på at klare sig selv mest muligt? vil hermed gerne fastholde det gode fokus på rehabilitering og har på den baggrund anmodet om bistand til den fortsatte udvikling af området. Bistand til udvikling Vi beskriver på de efterfølgende sider vores forslag til tilgang og indhold, der lægger op til et tæt samarbejde med kommunen og en fleksibel og smidig opgaveløsning, der kan skaleres og justeres undervejs. Vi foreslår, at der arbejdes med fire spor i det samlede forløb: Mestring og rehabilitering som kultur Processer og redskaber til at sikre den rette indsats Faglig sparring og kvalitetssikring Borgersegmenter en målrettet tilgang til opfølgningen Vi vurderer, at vi med disse fire spor samlet set kan bringe sagsbehandlingen videre og gentænke sagsbehandlingen. Nedenfor foldes de fire spor ud. Den konkrete tilrettelæggelse og tidsplan aftales nærmere med kommunen. 3

4 Design Fokus på mestring Gi foreslår, at gentænkningen af sagsbehandlingen sker med udgangspunkt i, at det er en fælles opgave for myndighed og udfører og herunder: Hvordan går der med rehabiliteringsforløbene? Hvordan udvikler borgerne sig? Hvordan fastholdes fokus på den rehabiliterende tilgang i det videre forløb med borgerne? Herudover foreslår vi, at der er fokus på både tilgangen til borgeren, sikring af den rette indsats, målrettet sagssparring, der udfordrer praksis samt en systematisk opfølgning med udgangspunkt i forskellige segmenter af borgere. På denne måde sættes der fokus på den fælles målsætning fra det første møde med borgeren og gennem hele forløbet. Hermed skabes de bedste forudsætninger for den fremadrettede udvikling af praksis. Til højre fremgår elementerne i vores design for hvert af de fire spor. Vi lægger vægt på et tæt samarbejde med afdelingens ledere og medarbejdere i hele forløbet og har opbygget det som et fælles udviklingsprojekt med fokus på samskabelse og innovative processer. På de efterfølgende sider udfoldes de fire spor særskilt. En rehabiliterende tilgang 1. Rehabiliterende kultur Analyse af borgertilgang: Har vi en rehabiliterende tilgang? Møder vi borgeren på den rigtige måde? Fælles arbejde med at styrke det rehabiliterende fokus med udgangspunkt i borgercases 2. Processer og redskaber til at sikre den rette indsats Anvendelse af tilbudsvifte i sagerne Behov for andre tilbud fx korte forløb Det samlede overblik herunder frivillige Proces for tildeling styrkelse af det rehabiliterende fokus Visitationskriterier Gentænkning i hele sagsprocessen Sagsåbning Vurdering af behov Tildeling Opfølgning Processer og redskaber: det rette match Struktureret sagssparring 3. Struktureret sagssparing Systematisk i sagssparringen ift.: Valg af sager prioritering Proces for sagssparringen Systematisk udfordring af praksis Redskaber til at understøtte sagssparringen 4. Segmenter en målrettet tilgang til opfølgningen Analyse af borgersegmenter Opfølgning i borgersegmenter Processer og fokus i opfølgningen for forskellige segmenter Redskaber til opfølgning måling af progression 4

5 1. Rehabiliterende kultur Den rette tilgang er afgørende har i visitationen allerede arbejdet med at styrke borgerservicen gennem fokus på borgerens oplevelse af mødet med kommunen og opbygning af en servicetilgang. Dette er et vigtigt element i at ændre fokus i indsatserne mod mestring og rehabilitering. Sagsbehandlernes tilgang til borgeren er dog også afgørende og kan desværre hvis der ikke er den rette tilgang betyde at det økonomiske potentiale for kommunen såvel som det menneskelige potentiale for borgeren ikke kan realiseres. Vi har gode erfaringer med at anvende konceptet Public Professional til at understøtte udviklingen af tilgange og borgerfokus hos medarbejderne. Konceptet bygger på JTI-typologien, og her er netop fokus at styrke den rehabiliterende og recoveryorienterede tilgang ved at se på, hvilke af de otte stile medarbejderne anvender i deres samarbejde med borgerne, jf. figuren til højre. Konceptet kan både anvendes som en screening og et dialogredskab begge dele giver på en god og konstruktiv måde medarbejderne et billede af, hvilken tilgang de foretrækker, og hvad de kan opnå ved at skifte stil i konkrete situationer. Konceptet fungerer også som redskab til at understøtte udviklingen i medarbejdergruppen og et fælles fokus på rehabilitering og recovery med kobling til den anvendte neurofaglige tilgang. Koncept til kulturudvikling Vi foreslår, at konceptet anvendes på en heldagsworkshop for medarbejderne og kombineres med oplæg og workshop om betydningen af borgerinddragelsen, borgeren som agent og evt. også begreberne rehabilitering og recovery. Rammesættende stil Tydelighed Afstemme forventninger Inddragende stil Selvindsigt Medansvar Tilknyttende stil Samarbejde Kendskab til borger Temposættende stil Resultat Ambitioner På den måde får medarbejderne både et billede af egne præferencer, et samlet billede af teamets præferencer samt redskaber til at udvikle tilgangen. Her svares bl.a. på: Har vi en rehabiliterende tilgang? Inspirerende stil Møder vi borgeren på den rigtige måde? Hvordan kan vores udvidede fokus understøtte rehabilitering? (jf. at sagsbehandleren overtager rådgivningsopgaver fra udfører) Der vil i forløbet være fokus på det fælles fokus på at borgeren bliver mere selvstændig. Herudover arbejdes med konkrete borgercases med henblik på at styrke det rehabiliterende fokus. Som udgangspunkt for workshoppen gennemgår 5 udvalgte sager på hhv. ældreområdet og voksenområdet mhp. at kunne målrette workshoppen og sikre det størst mulige udbytte. Der afholdes ligeledes workshops om konceptet for samtlige driftsledere i organisationen, nøglepersoner og hele visitationen. Håb Motivation Udviklende stil Kompetence Ansvarlighed Dette skal naturligvis afstemmes med kommunen og kan nedskaleres. Problemløsende stil Overskud Handling Rådgivende stil Indsigt Forståelse for sammenhænge 5

6 2. Processer og redskaber til at sikre den rette indsats Processer og redskaber Ud over det rette mindset er det naturligvis vigtigt, at arbejdsgangene i sagsbehandlingen og de redskaber, som medarbejderne skal anvende kan tilgodese et mestringsperspektiv, og herunder er det vigtigt, at sikre at: Der er de rette og tilstrækkelige indsatser i indsatsviften Der er er relevante tildelingskriterier, som kan understøtte at borgeren får den rette indsats men også sikre et gennemgående fokus på rehabilitering Der er et samlet overblik over relevante tilbud kommunale såvel som frivillige og private Der er fokus på smarte og operationelle mål i handleplanerne Der arbejdes systematisk med progressionsmåling og synliggørelse af progression hos borgerne. Vi foreslår, at ovenstående drøftes med ledelsen og en udvalgt gruppe af medarbejdere med henblik på at tydeliggøre, hvor kommunen er i dag i forhold til disse kritiske spørgsmål. På forhånd har vi gennemført en analyse af relevante dokumenter (kvalitetsstandarder, ydelseskatalog, politikker, administrationsgrundlag m.m.), der sammen med sagsgennemgangen (jf. spor 1) belyser kommunens situation og rammer for at sikre ovenstående. Der vil i dette spor og projektet generelt ske en kobling til kommunens effektprojekt og arbejdet med at styrke data og viden om effekter. Herunder vil der naturligvis ikke blive udviklet redskaber, som allerede anvendes eller er under imlementering og indholdet er derfor også tænkt meget skalerbart med mulighed for målretning af fokus, indhold og omfang. Erfaringsmæssigt finder vi det relevant at arbejde med følgende elementer:. Arbejdsgange i sagsbehandlingen, der understøtter de rigtige ramme for mødet med borgeren, herunder at borgerens behov belyses på en relevant måde. Herudover arbejdsgange, der tilgodeser et tværfagligt samarbejde på tværs af enheder for de borgere, hvor dette er relevant. Fælles udredning og mål, der kan understøtte en tværfaglig udredning af behov hos voksne og ældre med komplekse behov samt en fælles retning og koordination i indsatsen. Indsatsvifte, hvor vi på baggrund af vores analyser udfordrer både anvendelsen af tilbud i de konkrete sager og kommunens indsatsvifte på voksenområdet og ældreområdet understøtter denne rehabilitering, eller kan der med fordel udvikles tilbud? Vi har lang erfaring med udvikling af indsatser og tilbud samt beregning af økonomiske og administrative fordele samt konsekvenser for borgerne Datarapporter, der på en overskuelig og anvendelsesorienteret måde skaber overblik over progression for borgerne og dermed grundlag for at vurdere, om indsatsen virker som forventet. Rapporterne vil bl.a. vise udvikling i funktionsniveau og sammenhængen til indsatsen. Rapporterne består af overskuelige data på baggrund af udtræk fra NEXUS. Endelig foreslår vi, at der udarbejdes redskaber til at understøtte arbejdet med mål i handleplaner og borgersamarbejde fx arbejdet med smart-tilgangen i praksis og inddragelse af borgeren i opstilling af mål, samt det tværfaglige samarbejde om mål og handleplaner. Det er en forholdsvis lang række med forskellige redskaber, der kan understøtte en mestringstilgang i sagsbehandlingen på forskellig vis. Det skal naturligvis tilpasses kommunens eksisterende tiltag og planer og kan naturligvis skræddersyes helt til de lokale behov og ønsker. 6

7 2. Processer og redskaber til at sikre den rette indsats Tilgang Vi kan både understøtte selve udviklingsprocessen og udvikling af anvendelige og praksisnære produkter. Vores tilgang vil afhænge, af hvilke og hvor mange redskaber, det er relevant at arbejde med, men kan omfatte: Review af eksisterende redskaber og arbejdsgange Evaluering af anvendelsen af eksisterende redskaber og arbejdsgange i dialog med ledelse og medarbejdere Identifikation af behov for nye/justerede redskaber og arbejdsgange Udviklingsworkshops med udvalgte medarbejdere Praksisvalidering af redskaber og arbejdsgange. 7

8 3. Struktureret sagssparring Sparring om konkrete sager hvor lederne systematisk giver sparring til udredning, valg af indsats og indsatsmål kan bidrage til at udfordre praksis og kan derfor understøtte både at der vælges nye og mere rehabiliterende indsatser og styrke fokus på værdi for pengene i indsatserne. Sagssparring kan dermed være et meget konstruktivt og centralt element i den praksisændring, der er igangsat. Det er herudover vores erfaring, at sagssparringen får endnu bedre resultater, når den som foreslået her suppleres af et strategisk arbejde med kultur og understøttende redskaber. Sagssparring skal dog tilrettelægges på den rette måde og have det rette fokus og indhold for at få optimal effekt og det kan derfor være yderst relevant at udvikle struktur, form og indhold. Herudover er det vores erfaring, at sagssparing med fordel kan foregå både individuelt og i grupper de to tilgange har forskellige fordele og muligheder og vi foreslår derfor, at begge indgår. Vi foreslår derfor, at arbejdet med systematisk sagssparring kan omfatte følgende elementer: Fokus og indhold i sagssparringen Udvikling af metode til sagssparring, herunder hvilket fokus der skal være i sparringen, og hvilke spørgsmål, den skal besvare (indhold) Udfordring af praksis: Opmærksomhedsredskaber til at understøtte at sagssparringen udfordrer praksis, herunder overblik over indsatser og overblik over sammenhæng mellem behov og indsatser (udarbejdes bl.a. på baggrund af mål og data fra NEXUS) Valg af sager udarbejdelse af retningslinjer for hvilke sager, der skal gennemføres sagssparring på og herunder prioritering af sagsporteføljen. Proces for gennemførelse af sagssparring skal målrettes henholdsvis individuel sagssparring og sagssparring i grupper men omfatter i begge tilfælde afklaring af: Hvem deltager? Hvilket materiale skal være udgangspunktet? Hvordan skal processen tilrettelægges? Hvordan dokumenterer vi aftaler/overvejelser fra sagssparringen? Støtte til gennemførelse af sagssparring. Vi vil gerne sikre en bæredygtig organisation med kapacitet og kompetencer til at gennemføre sagssparring. For at styrke kompetencerne kan det være relevant, at i en periode indgår i sagssparringen med henblik på at støtte lederne og sikre, at de nye redskaber og processer implementeres på en hensigtsmæssig måde. Vi foreslår, at s udvalgte medarbejdere med dyb faglig indsigt indgår i 3-4 sagssparringsmøder med hver leder. Dette kan dog justeres efter behov. Tilgang Tilgangen vil også her tilgodese kapacitetsopbygning og samskabelse så ledere og medarbejdere involveres i udviklingen af redskaberne, praksistest og validering. Dette sker indledningsvis på en udviklingsworkshop og en efterfølgende valideringsworkshop med udvalgte ledere og medarbejdere. Vi sikrer, at det udvikles overskuelige, praksisnære og anvendelige redskaber m.m., der kan indgå direkte i arbejdet med sagsbehandlingen og samtidig udgøre levende dokumenter, som kan videreudvikles over tid. 8

9 4. Segmenter en målrettet tilgang til opfølgningen Målrettet opfølgning med udgangspunkt i borgerprofil arbejder i øjeblikket på at reducere sagstallet med henblik på at opnå en hyppigere og mere systematisk opfølgning på indsatsen, så det sikres, at denne er afstemt med borgerens behov og så vidt muligt bidrager til at udvikle borgerens mesteringsevne. Dette tiltag vil forventeligt bidrage til at styrke fokus og indhold i opfølgningen betydeligt. Vi foreslår, at der for at understøtte en rehabiliterende tilgang og mestringsfokus i sagsbehandlingen yderligere også sker en segmentering af borgerne i forskellige borgerprofiler, som i varierende grad har potentiale for at udvikle egene ressourcer og i højere grad opnå et selvstændigt liv. Vi ved således, at en stor andel af borgeren på både voksen- og ældreområdet modtager forholdsvis lidt hjælp, ligesom vi ved fra VUM-udredninger, at en del af borgerne har ressourcer og kompetencer, der med den rette indsats kan styrkes og udvikles. Her er hurtig opfølgning meget kritisk for at sikre den rette hjælp. Omvendt har kommunens også en borgergruppe, som har et meget dårligt funktionsniveau og hvor mestringsperspektivet ikke vil have samme betydning. Her kan opfølgningen med fordel tilpasses i både form og kadence. Opfølgningen målrettes altså til borgerbehovet og får en risikobaseret tilgang. Tilgang Borgersegmenterne kan skabes gennem udtræk fra NEXUS (eller andre fagsystemer), og der kan med udgangspunkt heri udvikles retningslinjer for gennemførelsen af opfølgningen og herunder: Hvor hyppigt der skal følges op, hvilke aktiviteter opfølgningen skal omfatte samt hvilke redskaber der skal understøtte processen og hvilken dokumentation der skal være til stede. Frivillige indsatser 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Antal borgere Kommunale indsatser A = Ingen problemer B = Lette problemer < C = Moderate problemer D = Svære problemer E = Totale problemer Timer pr. uge A B C D E Kommune A (N=426) Kommune B (N=571) Bornholms Regionskommune (N=691) Herudover udvikles overskuelige oversigter over borgerprogression til løbende anvendelse i opfølgningen og fokusering af handleplanerne. Borgerprogression synliggøres gennem data fra NEXUS og udvikles i tæt dialog med kommunen 9

10 Bemanding Mette Lindgaard, partner Mette er ansvarlig for velfærdsområdet i og har 20 års erfaring med analyser og udvikling af området. Mette har bl.a. stået i spidsen for udvikling af nationale sagsbehandlingsmetoder på både ældre- og voksenområdet - bl.a. Voksenudredningsmetoden - og har herudover arbejdet med rehabilitering som tilgang, udvikling af rehabiliterende indsatser, anvendelse af mål og handleplaner i samarbejdet med borgere og udfører, systematisk opfølgning samt måling af progression. Mette har gennemført en lang række analyser og udviklingsprojekter for ministerier og for kommuner og har en fortid som kommunal chef. Mette vil være ansvarlig for gennemførelsen og bidrage til at sikre kvalitet i produkter. Tina Kyhl, manager Tina har en baggrund som rådgiver og har erfaring med sagsbehandling både direkte fra praksis og fra en række projekter i kommuner, hvor hun har bidraget til at analyser og udvikling sagsbehandling, borgertilgang og indsatser. Tina arbejder bl.a. med mestring og ressourcetilgang til borgerne, det rette match mellem behov og indsatser, opstilling af smarte mål samt systematisk opfølgning. Hun har arbejdet med indsatstrapper som tilgang og har lang erfaring med sagssparring i praksis. Tina vil indgå i udvikling af redskaber og arbejdsgang samt i sagssparringen. Maria Theill Thomsen, konsulent Maria har erfaring fra både voksenområdet og ældreområdet, hvor hun bl.a. har arbejdet med udvikling af metoder i sagsbehandlingen, styrkelse af borgersamarbejde og systematisk opfølgning. Maria er metodisk stærk og ar erfaring med udvikling af arbejdsgange og praksisnære redskaber til at understøtte samarbejde med borgere og udførere. Maria vil indgå i projektet som udførende konsulent. 10