Til tilbudsgiverne: Kontraktudkastet skal ikke udfyldes i forbindelse med tilbudsgivningen. Udkast til K O N T R A K T

Transkript

1 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Til tilbudsgiverne: Kontraktudkastet skal ikke udfyldes i forbindelse med tilbudsgivningen Udkast til K O N T R A K T om levering og vedligeholdelse af [Skanningsløsningens navn] Mellem Silkeborg Kommune Organisation og Personale Søvej 1, 8600 Silkeborg CVR-nr (i det følgende kaldet Kommunen ) og [navn] [adresse] [CVR-nr] (i det følgende kaldet Leverandøren) er indgået følgende aftale: Anja B Thuesen abt@silkeborgdk Organisation og Personale Jura og Administration [Sagsnr] Søvej Silkeborg Tlf: wwwsilkeborgkommunedk

2 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Indhold Præambel 4 Kapitel 1 - Indledende bestemmelser 4 Aftalegrundlag og definitioner 4 Leverandørens leveringsforpligtelser 5 Kommunens it-miljø 5 Kapitel 2 - Implementering 6 Afklaringsfase, herunder POC 6 Udtrædelsesadgang 6 Levering 6 Tidsplan og overtagelse 6 Kommunens udskydelsesret 7 Kommunens deltagelse 7 Afprøvning 7 Optioner til levering til overtagelsesdagen 8 Kapitel 3 - Senere ændringer 8 Kapitel 4 - Løbende ydelser 8 Vedligeholdelse og support 8 Driftsafvikling 9 Brugsret (licenser) 9 Kapitel 5 Servicemål 9 Kapitel 6 Priser, fakturering og betaling 9 Priser 9 Generelt om priser 9 Etableringsomkostninger 10 Løbende ydelser 10 Optioner 10 Fakturerings- og betalingsbetingelser 10 Kapitel 7 Rettigheder mv 11 Rettigheder (licenser) til Skanningsløsningen og dokumentationen 11 Tredjemands rettigheder 11 Ændringer uden Leverandørens samtykke 11 Rettigheder til data 12 Kapitel 8 Misligholdelse 12 Leverandørens misligholdelse 12 Forsinkelse 12 2

3 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Mangler 13 Kommunens misligholdelse 13 Erstatning og forsikring 14 Force majeure 15 Tvistigheder 15 Kapitel 9 Afsluttende bestemmelser 16 Tavshedspligt mv 16 Overdragelse 16 Benyttelse af underleverandører 16 Forbehold 17 Tillægsaftaler 17 Ikrafttræden og varighed 17 Underskrifter 17 Bilagsfortegnelse BILAG 1 TIDS- OG AKTIVITETSPLAN BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION BILAG 3 ETABLERINGSOMKOSTNINGER BILAG 4 KOMMUNENS IT-MILJØ BILAG 5 OPTIONER BILAG 6 LØBENDE YDELSER BILAG 7 FEJLRETNING BILAG 8 PRØVER BILAG 9 LICENSER BILAG 10 SERVICEMÅL BILAG 11 SAMARBEJDSORGANISATION BILAG 12 ÆNDRINGSPROCEDURE BILAG 13 UNDERLEVERANDØRER 3

4 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Præambel Denne aftale er indgået efter afholdt annoncering efter kapitel 6 a i tilbudsloven (lov nr 1410 af 7 december 2007 med senere ændringer) Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-kontrakter Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb Der etableres en samarbejdsorganisation i overensstemmelse med Bilag 11 Samarbejdsorganisation Kapitel 1 - Indledende bestemmelser Aftalegrundlag og definitioner 1 Denne aftale består af 1) dette kontraktdokument, 2) bilag 1 13 til kontraktdokumentet, samt 3) eventuelle tillægsaftaler, jf 41 Stk 2 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem aftalens dokumenter har dokumenterne forrang i omvendt rækkefølge Stk 3 Bestemmelser i Leverandørens tilbud, tidligere korrespondance mv, som ikke er gentaget i denne aftale, kan ikke efterfølgende påberåbes som en del af aftalen eller som fortolkningsgrundlag Leverandørens eventuelle almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til ydelser efter denne aftale Stk 4 I denne aftale skal følgende udtryk forstås således: 1) Arbejdsdag: Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag 2) Dag: Kalenderdag 3) Dokumentation: Den dokumentation, som er beskrevet i Bilag 2 Kravspecifikation 4) Driftstid: Det tidsrum, hvor servicemålene, jf Bilag 10 Servicemål, skal være opfyldt Der er aftalt følgende driftstid: [Indsættes fra den vindende tilbudsgivers tilbud, jf bilag K, pkt 1] 5) ESDH-postkasse: Særlige mapper i GetOrganized, hvor indskannede dokumenter placeres Er tilgængelige for alle medarbejdere i det team, ESDH-postkassen hører til 6) ESDH-skanner: Skanner dedikeret skanning til GetOrganized 4

5 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument 7) Kravspecifikation: Den af Kommunen udarbejdede kravspecifikation med indarbejdede ændringer og tilføjelser, der følger af Leverandørens tilbud Fremgår af Bilag 2 Kravspecifikation 8) MFP: Multifunktionsprinter 9) Overtagelsesdag: Den dag, hvor Kommunen godkender overtagelsesprøven for Skanningsløsningen I forbindelse med efterfølgende ændringer forstås overtagelsesdag som den dag, hvor Kommunen godkender overtagelsesprøven for ændringen 10) Release: En mindre opdatering af programmellet, herunder fejlrettelser, som kan være kendetegnet ved, at versionsnummeret for programmellet ændres med en decimal (for eksempelvis fra 50 til 51) 11) Skanningsdokument: Fysisk dokument, som skannes selvstændigt 12) Skanningsløsningen: Hele den løsning, der skal leveres i henhold til nærværende kontrakt, samt de til enhver tid værende ændringer af Skanningsløsningen, som er foretaget efter overtagelsesdagen i overensstemmelse med denne aftale 13) Skanningsstation: En opsætning af en pc og en dedikeret ESDH-skanner 14) Version: En udgave af Skanningsløsningen, der indeholder væsentligt ændret funktionalitet Almindeligvis er en ny version kendetegnet ved, at hovednummeret for versionen ændres (feks fra 51 til 60) 15) Tredjepartsprogrammel: Programmel, som Leverandøren ikke er rettigheder til / ikke har kildekoden til Leverandørens leveringsforpligtelser 2 Leverandøren skal levere det programmel samt den dokumentation, der er specificeret i Bilag 2 Kravspecifikation Ved ændringer af Skanningsløsningen foretaget efter overtagelsesdagen, skal Bilag 2 opdateres Kommunens it-miljø 3 Det er i Bilag 4 Kommunens it-miljø specificeret, hvilket generelt it-miljø Skanningsløsningen indgår i Desuden er det i Bilag 2 Kravspecifikation specificeret, hvilket skannere Skanningsløsningen skal kunne benyttes til, samt hvilke krav Leverandøren stiller til Kommunen i forhold til skanningsmiljøet Stk 2 I løsningsforslag i forbindelse med ændringsanmodninger skal Leverandøren beskrive eventuelle ændrede krav til Kommunens skanningsmiljø eller it-miljø i forhold til Bilag 2 Kravspecifikation eller Bilag 4 Kommunens it-miljø Stk 3 Såfremt Leverandørens krav til Kommunens skanningsmiljø er opfyldt, skal det programmel og dokumentation, som Leverandøren leverer være tilstrækkeligt til sammen med skanningsmiljøet at opfylde kravene i nærværende kontrakt 5

6 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Kapitel 2 - Implementering Afklaringsfase, herunder POC 4 I forbindelse med kontraktens indgåelse igangsættes en afklaringsfase, hvor parterne afklarer, om Kommunens skanningsmiljø lever op til kravene i Bilag 2 Kravspecifikation, afklarer Skanningsløsningens muligheder, træffer beslutning om fremtidig infrastruktur og skanningsproces, gennemfører POC, tilretter kravspecifikationen og aftaler omfang og indhold af prøver Der kan dog ikke ske væsentlige ændringer i forhold til de leverancer, som er indgået i annonceringen af Skanningsløsningen Stk 2 Afklaringsfasen er et kort og intensivt forløb, hvor hver af parterne skal yde en betydelig indsats, herunder deltage i analyser, workshops og demonstrationer Aktiviteterne i afklaringsfasen er nærmere beskrevet i Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Udtrædelsesadgang 5 Frem til Kommunens godkendelse af POC har Kommunen ret til ved skriftlig meddelelse til Leverandøren at udtræde af nærværende kontrakt Stk 2 Ved sådan udtræden bortfalder begge parters forpligtelser til videre opfyldelse af nærværende kontrakt Stk 3 Materiale, så som rapporter, skemaer og diagrammer, samt viden, der er frembragt i afklaringsfasen frem til udtrædelsestidspunktet, kan Kommunen anvende til alternativ opfyldelse af Kommunens behov Retten omfatter dog ikke prototyper eller forretningshemmeligheder, der er relateret til de produkter, der skulle leveres i henhold til kontrakten Stk 4 For udtræden betaler Kommunen et vederlag til Leverandøren Vederlaget er fastsat i Bilag 3 Etableringsomkostninger Levering Tidsplan og overtagelse 6 Leverandøren skal levere sine ydelser i overensstemmelse med tidsplanen i Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan Stk 2 Levering anses for sket på overtagelsesdagen Stk 3 Leverandøren bærer risikoen for Skanningsløsningen indtil overtagelsesdagen 6

7 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 4 Ejendomsrettigheder, brugsrettigheder og andre rettigheder overgår på overtagelsesdagen Dog overgår rettighederne på betalingstidspunktet i de tilfælde, som er beskrevet i 9, stk 2 og 3 Stk 5 Ovennævnte bestemmelser gælder tilsvarende ved ændringer af Skanningsløsningen, som foretages efter overtagelsesdagen Kommunens udskydelsesret 7 Med et skriftligt varsel til Leverandøren på mindst 20 arbejdsdage har Kommunen ret til 3 gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde enhver i tidsplanen fastsat tidsfrist, dog således at Kommunens samlede udskydelser af tidsplanen højest kan udgøre 60 arbejdsdage Stk 2 Såfremt Kommunen udskyder en eller flere tidsfrister, er Leverandøren berettiget til at kræve alle efterfølgende tidsfrister udskudt med et tilsvarende antal arbejdsdage, dog i alle tilfælde mindst 20 arbejdsdage Stk 3 Betalinger udskydes tilsvarende, og der påløber rente efter rentelovens regler i udskydelsesperioden Stk 4 I det omfang Leverandøren påføres dokumenterede meromkostninger, skal disse godtgøres af Kommunen Stk 5 Ovennævnte bestemmelser gælder tilsvarende ved ændringer af Skanningsløsningen, som foretages efter overtagelsesdagen Kommunens deltagelse 8 I Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan er det angivet, i hvilket omfang Kommunen er forpligtet til aktivt at medvirke til Leverandørens opfyldelse af nærværende kontrakt, herunder ved at stille oplysninger til rådighed, at stille medarbejdere til rådighed, at stille lokaler og andre faciliteter til rådighed, at deltage i overtagelsesprøven og afvikle driftsprøven Stk 2 Angivelserne i Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan skal opfattes som estimater for Kommunens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både hvad gælder omfang og indhold Ingen af disse justeringer må påføre Kommunen væsentligt forøgede omkostninger Stk 3 Leverandøren skal straks give skriftlig besked til Kommunen, såfremt Kommunen ikke medvirker som aftalt Afprøvning 9 Afprøvning af Skanningsløsningen sker ved en overtagelsesprøve og en driftsprøve, jf Bilag 8 Prøver 7

8 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 2 Såfremt Kommunen før overtagelsesprøven tager hele eller dele af Skanningsløsningen i brug for at løse Kommunens forretningsopgaver, har Leverandøren ret til skriftligt at anmode Kommunen om at ophøre med denne brug Såfremt Kommunen ikke efterkommer anmodningen inden 20 arbejdsdage, anses de ibrugtagne dele af Skanningsløsningen for overtaget af Kommunen Stk 3 Såfremt overtagelsesprøven ikke kan bestås i overensstemmelse med tidsplanen i Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan grundet Leverandørens forhold, kan Kommunen vælge at ibrugtage hele eller dele af Skanningsløsningen fra den oprindeligt aftalte overtagelsesdag Kommunen er i så fald forpligtet til at erlægge en rimelig del af betalingen, der er knyttet til godkendelsen af overtagelsesprøven i overensstemmelse med betalingsplanen i Bilag 1 Kommunens ibrugtagning kan alene ske, såfremt dette ikke medfører hindringer for Leverandørens færdiggørelse af leverancerne og gennemførelse af den aftalte overtagelsesprøve Optioner til levering til overtagelsesdagen 10 Kommunen kan bestille de optioner på undervisning, som fremgår af Bilag 5 Optioner, til levering i forbindelse med implementeringen af Skanningsløsningen Kommunens bestillinger skal ske inden for de frister, som eventuelt er angivet i bilaget Kapitel 3 - Senere ændringer 11 I perioden efter Overtagelsesdagen kan begge parter fremsætte anmodninger om ændringer efter reglerne i Bilag 12 Ændringsprocedure Stk 2 Også efter ændringer sker levering på nærværende kontrakts vilkår, medmindre andet er aftalt 12 Kommunen kan bestille de optioner på undervisning eller teknikertimer, som fremgår af bilag 5, efter Overtagelsesdagen, medmindre andet fremgår af Bilag 5 Optioner Kommunens bestillinger skal ske inden for de i samme bilag angivne eventuelle frister herfor Kapitel 4 - Løbende ydelser Vedligeholdelse og support 13 Leverandøren påtager sig fra overtagelsesdagen at forestå vedligeholdelse og support af Skanningsløsningen og den Dokumentation, som er omfattet af denne aftale, med de undtagelser der er specificeret i Bilag 6 Løbende ydelser Det nærmere omfang af vedligeholdelsen og supporten og dennes udførelse fremgår af Bilag 6 Dog foretages fejlretning efter reglerne i Bilag 7 Fejlretning 8

9 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 2 Parternes eventuelle mulighed for at opsige eller ophæve vedligeholdelses- og supportordningen, uden at opsige eller ophæve de øvrige dele af denne aftale, fremgår af Bilag 6 Løbende ydelser Driftsafvikling 14 Driftsafviklingen foretages af Kommunen eller en tredjepart, som Kommunen har indgået aftale med herom Brugsret (licenser) 15 Leverandøren stiller Skanningsløsningen og Dokumentationen til rådighed for Kommunen, jf Kapitel 7 Rettigheder mv Kapitel 5 Servicemål 16 I Bilag 10 Servicemål er beskrevet de servicemål, der skal opfyldes Stk 2 Disse servicemål skal være opfyldt fra overtagelsesdagen, med mindre andet fremgår af Bilag 10 Servicemål Kapitel 6 Priser, fakturering og betaling Priser Generelt om priser 17 Alle priser er i danske kroner Stk 2 I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms Ved ændring af danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret Stk 3 Priserne er faste, medmindre andet er angivet Stk 4 I priserne er inkluderet forsikring indtil overtagelsesdagen Stk 5 I priserne er inkluderet transport, jf dog eventuelt Bilag 5 Optioner Stk 6 Alle priser efter denne aftale reguleres hvert år pr 1 januar på grundlag af udviklingen i nettoprisindekset fra november til november Således sker reguleringen pr 1 januar 2016 på grundlag af udviklingen fra november 2014 til november 2015 Reguleringen sker dog første gang 9

10 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument pr 1 januar 2015 med udviklingen i nettoprisindekset fra [ikrafttrædelsesmåneden] [år] ([indeks]) til november 2014 Stk 7 Med nettoprisindekset menes det af Danmarks Statistik offentliggjorte nettoprisindeks, jf lovbekendtgørelse nr 76 af 3 februar 1999 Ophører beregningen af nettoprisindekset, skal regulering foretages på baggrund af et andet indeks, der svarer dertil Etableringsomkostninger 18 Etableringsomkostningerne er specificeret i Bilag 3 Etableringsomkostninger Stk 2 Der skal laves tillæg til Bilag 3 Etableringsomkostninger ved ændringer af Skanningsløsningen, som foretages efter overtagelsesdagen, såfremt der er etableringsomkostninger forbundet med disse Løbende ydelser 19 Priser for løbende ydelser (vedligeholdelse, support og brugsrettigheder) er specificeret i Bilag 6 Løbende ydelser Stk 2 Ved efterfølgende ændringer, som har konsekvenser for de løbende ydelser, revideres Bilag 6 Løbende ydelser Optioner 20 Priser på optioner, herunder tilkøbsydelser, til levering i forbindelse med levering og implementeringen af Skanningsløsningen eller efterfølgende fremgår af Bilag 5 Optioner Fakturerings- og betalingsbetingelser 21 Leverandøren kan fakturere etableringsomkostningerne i overensstemmelse med betalingsplanen i Bilag 3 Etableringsomkostninger under forudsætning af, at Leverandøren på faktureringstidspunktet har udført alt, hvad Leverandøren i henhold til tidsplanen i Bilag 1 skal have udført på dette tidspunkt Stk 2 Leverandøren kan fakturere for de løbende ydelser som angivet i Bilag 6 Løbende ydelser Stk 3 Leverandøren kan fakturere køb af optioner på leveringsdagen / overtagelsesdagen for disse optioner Stk 4 Leverandøren kan fakturere vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der ikke accepteres af Kommunen, når Kommunen har afvist løsningsforslaget Stk 5 Fakturaer skal indeholde oplysninger om 10

11 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument 1) Typen af ydelse (feks vedligeholdelsesordning, undervisning eller teknisk konsulent-timer) 2) Dato / periode for ydelsen 3) Kontaktperson hos Kommunen 4) Beløb 5) Angivelse af eventuel indeksregulering Stk 6 Betaling skal ske senest 30 dage efter Leverandøren af afsendt eller fremsat anmodning om betaling Leverandøren bedes sende fyldestgørende e-faktura efter lovgivningen herom Kapitel 7 Rettigheder mv Rettigheder (licenser) til Skanningsløsningen og dokumentationen 22 Kommunen erhverver alene en brugsret til Skanningsløsningen og dokumentationen Dette gælder såvel standardprodukter som tilretninger, specialudviklinger og lignende De nærmere vilkår for brugsretten fremgår af Bilag 9 Licenser Stk 2 Kommunen får tilsvarende brugsret til enhver ændring, herunder opdatering, af Skanningsløsningen og dokumentationen, der leveres under nærværende kontrakt, feks som led i vedligeholdelsesordningen Tredjemands rettigheder 23 Leverandøren indestår for, at det leverede ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder Stk 2 Indeståelsen forudsætter, at Kommunen straks giver Leverandøren skriftlig meddelelse, når Kommunen bliver opmærksom på eventuelle rettighedskrænkelser, og at Kommunen bistår Leverandøren under sagen i fornødent omfang Ændringer uden Leverandørens samtykke 24 Såfremt Kommunen uden Leverandørens samtykke udfører ændringer i Skanningsløsningen eller foretager ændringer i it-miljøet i strid med kravene i Bilag 2 Kravspecifikation eller Bilag 4 Kommunens it-miljø, og dette øver betydende indflydelse på Skanningsløsningens rette funktioner, er Leverandøren berettiget til for fremtiden at kræve sig fritaget for enhver forpligtelse i relation til det leverede, herunder afhjælpning af mangler og udførelse af anden vedligeholdelse, i den udstrækning det er rimeligt begrundet Genskaber Kommunen den oprindelige situation, genopstår Leverandørens forpligtelser Stk 2 Leverandøren er berettiget til at kontrollere, at den oprindelige situation er genskabt samt til at kræve rimelig betaling herfor opgjort efter medgået tid 11

12 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 3 Leverandøren giver på forhånd samtykke til, at Kommunen og/eller dennes driftsoperatør udfører sædvanlig vedligeholdelse og drift, forudsat der ikke herved foretages indgreb i strid med Bilag 9 Licenser Rettigheder til data 25 Kommunen er dataansvarlig for alle data i Skanningsløsningen, som hidrører fra Kommunen Kommunen er ansvarlig for om nødvendigt at foretage anmeldelse til Datatilsynet Data tilhører Kommunen Kapitel 8 Misligholdelse Leverandørens misligholdelse Forsinkelse 26 Såfremt den aftalte overtagelsesdag overskrides som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, betaler Leverandøren en dagbod Boden beregnes pr arbejdsdag af systemvederlaget [Hvis tilbudsgiver opkræver intet eller kun ubetydeligt systemvederlag, men i stedet opkræver tilknyttede ydelser og løbende ydelser, beregnes dagbodsbeløbet i stedet af summen af de tilknyttede ydelser samt de løbende ydelser i 2 år] Boden udgør 0,25% pr arbejdsdag Stk 2 Såfremt driftsprøven ikke er afsluttet med det aftalte resultat inden for den i Bilag 8 Prøver herfor fastsatte frist som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, svares bod for hver arbejdsdag derudover efter samme retningslinjer som ved overskridelse af overtagelsesdagen Stk 3 Alle dagbodsbeløb for forsinkelse kan dog tilsammen ikke overstige 10 % af systemvederlaget [Hvis tilbudsgiver opkræver intet eller kun ubetydeligt systemvederlag, men i stedet opkræver tilknyttede ydelser og løbende ydelser, beregnes dagbodsbeløbet i stedet af summen af de tilknyttede ydelser samt de løbende ydelser i 2 år] Påløbet dagbod betales ugevis efter forsinkelsens opståen efter skriftligt krav fra Kommunen Har Leverandøren ikke senest 12 måneder efter den aftalte overtagelsesdag modtaget skriftligt påkrav fra Kommunen, bortfalder Kommunens ret til boden Stk 4 Bestemmelserne gælder tilsvarende ved forsinkelse af ændringer af Skanningsløsningen efter overtagelsesdagen 27 Ud over 26 gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering, jf dog 35 (force majeure) Det anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kommunen til straks at hæve kontrakten helt eller delvis efter Kommunens valg, såfremt den aftalte overtagelsesdag eller fristen for afslutning af driftsprøven overskrides med mere end 40 arbejdsdage Stk 2 Reglerne i 32 om gennemførelse af ophævelse finder anvendelse 12

13 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Mangler 28 En mangel ved det leverede foreligger, såfremt det ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier, eller det i øvrigt ikke er eller fungerer, som Kommunen med føje kunne forvente på grundlag af indholdet af nærværende kontrakt Afhjælpning 29 Leverandøren foretager afhjælpning af mangler ved Skanningsløsningen (fejlretning) i overensstemmelse med Bilag 7 Fejlretning Reduktion af vederlag for løbende ydelser 30 Hvis servicemålene for Skanningsløsningen ikke overholdes, kan Kommunen kræve reduktion af vederlaget for løbende ydelser, jf Bilag 10 Servicemål Forholdsmæssigt afslag 31 Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag finder anvendelse Ophævelse 32 Kommunen kan alene hæve kontrakten, såfremt der konstateres væsentlige mangler, og såfremt manglerne ikke inden for rimelig tid er afhjulpet, jf Bilag 7 Fejlretning Kommunen er berettiget til at begrænse ophævelsen til en del af kontrakten Stk 2 Ved ophævelse skal Leverandøren straks tilbagebetale de af Kommunen indbetalte etableringsomkostninger uden fradrag for værdinedgang eller almindelig brug Kommunen skal tilbagelevere de dele af Skanningsløsningen, der omfattes af ophævelsen, i den stand, hvori det findes hos Kommunen Kommunen kan kræve, at Leverandøren varetager demontering Stk 3 Kommunen er dog berettiget til at benytte dele af Skanningsløsningen, indtil alternative delsystemer kan anskaffes I så fald tilbagebetales de af Kommunen indbetalte beløb for det som omfattes af ophævelsen først, når tilbagelevering finder sted For perioden fra ophævelse og indtil tilbagelevering betaler Kommunen et rimeligt vederlag for den nytte som Kommunen har haft Stk 4 For den del af Skanningsløsningen, der omfattes af ophævelsen, bortfalder aftale om vedligeholdelse ved tilbagelevering Kommunens misligholdelse 33 Såfremt Kommunen misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler 13

14 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 2 Leverandøren er endvidere berettiget til at ophæve nærværende kontrakt, såfremt Leverandøren overfor Kommunen skriftligt har afgivet påkrav om, dels at Kommunen på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden 40 arbejdsdage vil medføre, at kontrakten ophæves, og såfremt Kommunen ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb Stk 3 Såfremt en eller flere tidsfrister i tidsplanen overskrides som følge af Kommunens forhold, reduceres Kommunens udskydelsesadgang tilsvarende Stk 4 Såfremt Kommunen ikke yder den i Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan beskrevne medvirken til projektet, og dette medfører forsinkelse af en eller flere tidsfrister i tidsplanen, jf Bilag 1, skal Leverandøren have ret til en saglig begrundet udskydelse af sine tidsfrister samt renter af eventuelle udskudte betalinger Stk 5 Kommunen godtgør løbende Leverandørens dokumenterede meromkostninger forårsaget af Kommunens manglende medvirken Erstatning og forsikring 34 Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Kommunen dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet Erstatning og eventuelt bodsbeløb tilsammen er dog under alle omstændigheder begrænset til systemvederlaget [Hvis tilbudsgiver opkræver intet eller kun ubetydeligt systemvederlag, men i stedet opkræver tilknyttede ydelser og løbende ydelser, beregnes dagbodsbeløbet i stedet af summen af de tilknyttede ydelser samt de løbende ydelser i 2 år] Stk 2 Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab Tab af data anses for indirekte tab Køb af ydelser ved tredjemand betragtes som direkte tab, hvis der er tale om ydelser, som Kommunen køber som en umiddelbar følge af, at Leverandøren ikke opfylder sine forpligtelser i overensstemmelse denne kontrakt, og ydelserne har væsentlig betydning for Kommunen Stk 3 Foranstående begrænsninger gælder kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part Stk 4 Såfremt Skanningsløsningen er omfattet af produktansvarsloven, så følger Leverandørens produktansvar dansk rets almindelige regler Leverandøren er i så fald forpligtet til at opretholde produktansvarsforsikring i 5 år efter overtagelsesdagen Ansvaret for tingsskade er beløbsmæssigt begrænset til kr 5 millioner pr skadestilfælde For de dele af Skanningsløsningen, for hvilke der er tegnet vedligeholdelsesaftale, opretholdes produktansvarsforsikringen i hele vedligeholdelsesperioden Stk 5 Leverandøren er derudover forpligtet til at have sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, som kan dække eventuelt erstatningsansvar efter denne aftale Forsikringen skal løbe, indtil Skanningsløsningen er implementeret, og hvis kontrakten omfatter vedligeholdelse, support og / eller driftsafvikling indtil leveringen af disse ydelser ophører efter aftalen 14

15 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Force majeure 35 Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende kontrakt anses for erstatningsansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger udenfor partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning (herunder strejker) og ej heller burde have undgået eller overvundet Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af l punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet Stk 2 Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende Stk 3 Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt Stk 4 Den part, der ikke er ramt af force majeure situationen, er berettiget til at annullere kontrakten, såfremt den aftalte overtagelsesdag overskrides med 60 arbejdsdage som følge af force majeure I tilfælde af sådan annullering tilbageleverer begge parter snarest muligt, hvad de har modtaget fra den anden part, og der består derefter ingen yderligere krav mellem parterne Tvistigheder 36 Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret Stk 2 Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende kontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer Stk 3 Hvis uoverensstemmelsen vedrører, hvorvidt kravene til servicemål er opfyldt i en bestemt periode, og uoverensstemmelse ikke kan afklares, jf stk 2, kan hver af parterne anmode Dansk IT om at udmelde en uvildig sagkyndig, der da afgør dette spørgsmål og størrelsen af afvigelserne endeligt og bindende for begge parter Den sagkyndige træffer afgørelse om fordelingen af sit honorar på parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald Stk 4 I andre tilfælde end de i stk 3 nævnte, og hvor det ikke er muligt at løse uoverensstemmelsen, jf stk 2, skal tvisten søges løst ved mediation i overensstemmelse med Danske ITadvokaters (DITA) mediationsprocedure (wwwdanske-it-advokaterdk) Stk 5 Mediation indledes ved, at en af parterne sender et skriftligt påkrav om mediation til den anden part med kopi til DITA Mediator skal udpeges af DITA senest 8 (otte) arbejdsdage efter DI- TAs modtagelse af påkravet om mediation En part er uberettiget til at søge tvisten løst retslig før parterne har søgt tvisten løst ved mediation Som minimum har en part pligt til at deltage i det første møde, som mediator indkalder til En part er dog berettiget til at indlede retssag, såfremt en udsættelse deraf kan føre til retsfortabelse, feks på grund af forældelse 15

16 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 6 Når det i stk 5 beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved de ordinære domstoles mellemkomst, idet parterne er enige om, at Viborg Byret skal være værneting i første instans Kapitel 9 Afsluttende bestemmelser Tavshedspligt mv 37 Kommunens medarbejdere er undergivet tavshedspligt efter forvaltningsloven og straffeloven, og Kommunen er undergivet reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven Ved anmodninger om aktindsigt i denne aftale vil Kommunen være opmærksom på, om der i aftalen indgår oplysninger, som er undtaget fra aktindsigt, herunder forretningshemmeligheder Kommunen kontakter om fornødent Leverandøren for at afklare dette, inden der gives aktindsigt Stk 2 Leverandøren skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang for forhold, som ikke er alment kendte Kommunen kan i fornødent omfang pålægge Leverandøren tavshedspligt efter forvaltningsloven Kommunen vil endvidere om fornødent indgå databehandleraftale, VPN-aftale eller lign med Leverandøren, såfremt Leverandøren via denne aftale bliver bekendt med fortrolige personoplysninger Stk 3 Leverandøren må medtage Kommunen på sin referenceliste, men må derudover ikke bruge Kommunens navn i markedsføringsøjemed Stk 4 Kommunen offentliggør denne kontrakts indgåelse på kommunens hjemmeside Overdragelse 38 Kommunen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende kontrakt til en anden offentlig institution, når de opgaver, som Kommunen hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution, uanset hvad der måtte fremgå af Bilag 9 Licenser Kommunen har dog ikke ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende kontrakt til en privat virksomhed ved en evt udlicitering af skanningsopgaven, medmindre Leverandøren accepterer dette Stk 2 Leverandøren kan ikke uden Kommunens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge nærværende kontrakt til tredjemand Kommunen kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund Benyttelse af underleverandører 39 Leverandøren benytter sig på tidspunktet for kontraktens indgåelse [ikke af underleverandører] eller: [af de underleverandører, som fremgår af Bilag 13 Underleverandører] 16

17 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument Stk 2 Ønsker leverandøren at benytte [yderligere eller andre] underleverandører, kræver det kommunens forudgående, skriftlige samtykke Kommunen kan ikke nægte samtykke uden saglig grund Stk 3 Leverandøren har samme ansvar efter denne aftale, uanset om der benyttes underleverandører Leverandører indestår for, at underleverandører lever op til alle krav i denne aftale Stk 4 Forholdet mellem Leverandøren og underleverandører er Kommunen uvedkommende Kommunen fraskriver sig ved afgivelse af samtykke til brug af underleverandører ikke retten til tilbageholdelse af eller modregning i forfaldent vederlag i tilfælde af leverandørens mangelfulde opfyldelse af kontrakten Al betaling, kontakt mv sker til Leverandøren Forbehold 40 Nærværende kontrakt er kun bindende for Kommunen under forudsætning af, at der opnås fornøden bevillingsmæssig hjemmel Fornøden bevillingsmæssig hjemmel skal være opnået senest på det i Bilag 1 Tids- og aktivitetsplan angivne tidspunkt, ellers er Leverandøren fritstillet Tillægsaftaler 41 Eventuelle tillægsaftaler indgås skriftligt og underskrives af begge parter Det skal fremgå af tillægsaftalerne, at de er et tillæg til denne aftale Ikrafttræden og varighed 42 Aftalen træder i kraft ved indgåelsen Stk 2 Aftalen løber indtil 1 november 2019 Kommunen kan forlænge aftalen på samme vilkår i år Kommunens ønske om forlængelse i en 1 årig periode skal meddeles senest 3 måneder inden, perioden påbegyndes Underskrifter Således indgået For Leverandøren: (sted) 17

18 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktdokument (dato) (underskrift) For Silkeborg Kommune: (sted) (dato) (underskrift) 18

19 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 1 Tids- og aktivitetsplan BILAG 1 TIDS- OG AKTIVITETSPLAN I henhold til kontraktdokumentets 4, 6, 8, 9 og 40 aftales følgende: Tidsplaner 1 Der er aftalt nedenstående overordnede tidsplan Hvor en aktivitet gennemføres over en periode, anføres periodens start og sluttidspunkt i kolonnen Tidsangivelse Aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende aktivitet I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager [Her indsættes skema med overordnet tidsplan fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 1] Stk 2 Der kan aftales en eller flere mere detaljerede tidsplaner 2 Ændring af den overordnede tidsplan eller detaljerede tidsplaner sker efter aftale mellem de personer, som er angivet i Bilag 11 Samarbejdsorganisation, eller ved Kommunens udskydelse af en tidsfrist i medfør af kontraktdokumentets 7 Ved eventuelle ændringer af tidsplanen udarbejdes en ny tidsplan eller tillæg dertil til erstatning af det, der ændres Afklaringsfasen 3 Der er aftalt nedenstående plan for afklaringsfasen [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 2] 4 Der gennemføres en Proof of Concept (POC) i forbindelse med afklaringsfasen I forbindelse med indskanning i forhold til ESDH-skannere og MFP ere, vil følgende blive testet: o o o Dannes XML korrekt Placeres dokumenterne korrekt i GO-testmiljø Foreløbige hastighedsmålinger Stk 2 Frem til Kommunens godkendelse af POC en, kan Kommunen udtræde af denne kontrakt, jf kontraktdokumentets 5 Kommunens deltagelse Generelt om Kommunens deltagelse 5 Uanset Leverandøren er ansvarlig for gennemførelsen af en aktivitet, er det inden for rammerne af det i kontraktdokumentets 8 og nærværende bilag anførte en forudsætning for gennemførelsen, at Kommunen medvirker aktivt dertil Stk 2 Kommunen skal i den forbindelse sørge for, at de nødvendige ressourcer med den aftalte kompetence samt de fysiske forhold beskrevet nedenfor vil være til rådighed og opfyldt i forbindelse med kontraktdokumentets gennemførelse 19

20 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 1 Tids- og aktivitetsplan Kommunens projektleder 6 Kommunens projektleder skal i implementeringsforløbet anvende ca [udfyldes ved kontraktindgåelsen] % af sin almindelige arbejdstid til gennemførelse af aftalen Hvis der er perioder, hvor det er nødvendigt, at Kommunens projektleder deltager i videre omfang end nævnt, skal Leverandøren orientere Kommunen derom i god tid forinden Stk 2 Andre centrale personer, som Kommunen skal stille til rådighed i forbindelse med aftalens gennemførelse, fremgår af nedenstående oversigt Personprofil/ Kompetence Projektleder 1 Estimeret antal personer Periode Deltagelse i % af normal arbejdstid Stk 3 Herudover må Kommunen påregne, at andre personer i organisationen skal frigøres for deres sædvanlige arbejde i det omfang dette er nødvendigt for projektets gennemførelse, eksempelvis i forbindelse med gennemførelse af prøver, som nærmere angivet i 7 nedenfor Ressourcekrævende aktiviteter 7 En oversigt over ressourcekrævende aktiviteter fremgår nedenfor Aktivitet Personprofil/ antal Estimeret Tids- Ressource- Angivelse forbrug i dage pr person Bemærkning Afklaringsfase Parameteropsætning Medvirken ved udvikling af tilretninger, specialudviklinger og lignende Afprøvning i testmiljø Levering af data til overtagelsesprøve 20

21 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 1 Tids- og aktivitetsplan Overtagelsesprøve Driftsprøve Fysiske forhold 8 I Kommunens almindelige arbejdstid gives Leverandøren fysisk adgang til Kommunens lokaler, udstyr og systemer i det omfang, at det er nødvendigt for kontraktens gennemførelse, og forudsat Kommunens til enhver tid værende sikkerhedsforskrifter overholdes Stk 2 Kommunen stiller i sædvanligt omfang kontorfaciliteter til rådighed for Leverandørens personale i forbindelse med udførelse af arbejde hos Kommunen Stk 3 Såfremt Skanningsløsningen forudsætter særlige krav til de fysiske forhold, herunder indretning af lokaler, el, temperatur/udluftning, kommunikationsfaciliteter mv, er sådanne krav angivet nedenfor Særlige krav til fysiske forhold Bemærkning Manglende medvirken 9 Hvis Kommunen ikke yder den ovenfor beskrevne medvirken, skal Leverandøren straks gøre Kommunens projektleder opmærksom på dette Hvis Kommunen herefter fortsat ikke deltager som forudsat, skal Leverandøren skriftligt orientere styregruppen derom Kontinuitet i projektledelsen 10 Ingen af parterne kan frem til driftsprøvens godkendelse uden den anden parts samtykke udskifte sin projektleder, medmindre udskiftningen skyldes projektlederens personlige forhold, herunder ophør af ansættelsesforhold, eller lignende omstændigheder Den nye projektleder skal mindst have samme kvalifikationer samlet set 21

22 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 2 - Kravspecifikation BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION I henhold til kontraktdokumentets 2 aftales følgende: [Udfyldes ved kontraktindgåelse med en systembeskrivelse, som udarbejdes ud fra kravspecifikationerne, tilbudsgiverens tilbud og evt supplerende beskrivelser af Skanningsløsningen] 22

23 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 3 Etableringsomkostninger BILAG 3 ETABLERINGSOMKOSTNINGER I henhold til kontraktdokumentets 18 og 21 aftales følgende: Etableringsomkostninger 1 Med etableringsomkostninger sigtes til det samlede beløb, som Leverandøren opkræver i forbindelse med leveringen og implementeringen af Skanningsløsningen, herunder systemvederlag (opstartsbetaling for Skanningsløsningen og dokumentationen) samt tilknyttede ydelser Stk 2 Etableringsomkostningerne omfatter ikke løbende ydelser, jf Bilag 6 Løbende ydelser Etableringsomkostningerne omfatter heller ikke optioner, feks på undervisning, selvom det bestilles til levering samtidig med levering af Skanningsløsningen Stk 3 De enkelte ydelser samt priserne derfor kan være nærmere specificeret i underbilag til dette bilag 3, som benævnes bilag 31, 32 osv 2 Etableringsomkostninger udgør: [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag C, pkt 1] Fakturering af de samlede etableringsomkostninger 3 Leverandøren er berettiget til at fakturere Kommunen for de samlede etableringsomkostninger således: [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag C, pkt 1] Vederlag ved udtræden 4 Ved udtræden, jf kontraktdokumentets 5, betaler kommunen [udfyldes ved kontraktindgåelsen på baggrund af tilbudsgivers tilbud] kr Efterfølgende ændringer 5 Ved aftaler om ændring af Skanningsløsningen efter overtagelsesdagen, til hvilke der er etableringsomkostninger forbundet, udarbejdes underbilag til dette bilag med et indhold, som svarer til dette bilag 23

24 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Krav til kommunes it-miljø BILAG 4 KOMMUNENS IT-MILJØ I henhold til kontraktdokumentets 3 aftales følgende: [Her indsættes Bilag F fra annonceringsmaterialet] 24

25 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 5 Optioner BILAG 5 OPTIONER I henhold til kontraktdokumentets 10, 12 og 20 aftales følgende: [I dette bilag indsættes et skema med de obligatoriske optioner, som tilbudsgiverne skal afgive tilbud på i forbindelse med annonceringen (dvs teknisk konsulent-timer og undervisning) I skemaet indsættes beskrivelserne på ydelserne fra annonceringsmaterialets Bilag G Optioner, dels kommunens beskrivelser, dels eventuelle betingelser mv fra den vindende tilbudsgiver Desuden indsættes priserne på ydelserne fra annonceringsmaterialets Bilag C Tilbudsliste i skemaet] 25

26 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 6 Løbende ydelser BILAG 6 LØBENDE YDELSER I henhold til kontraktdokumentets 13, 19 og 21 aftales følgende: Løbende ydelser efter denne aftale 1 Leverandøren leverer følgende løbende ydelser efter denne aftale: 1) Vedligeholdelse af a Skanningsløsningen b Dokumentation 2) Support 3) Brugsrettigheder Generelt om vedligeholdelse Omfanget af vedligeholdelsen 2 Leverandøren forestår vedligeholdelsen fra overtagelsesdagen med de nedenfor anførte undtagelser Forholdet til tredjemand 3 Såfremt Kommunen som følge af krav fra underleverandører skal underskrive vedligeholdelsesbetingelser direkte over for disse, skal der i alle forhold mellem Leverandøren og Kommunen ses bort fra disse vedligeholdelsesbetingelser i det omfang, bestemmelserne ikke er sammenfaldende med bestemmelserne i dette bilag Leverandøren skal således også skadesløsholde Kommunen for eventuelle krav fra underleverandører, der støttes på de nævnte vedligeholdelsesbetingelser, og som ikke påhviler Kommunen efter nærværende kontrakt Udførelse af vedligeholdelse 4 Vedligeholdelse af Skanningsløsningen skal udføres af kvalificeret personale, der har kendskab til Skanningsløsningen, og i overensstemmelse med god it-skik Stk 2 Vedligeholdelsesarbejder skal planlægges og udføres, så de er til mindst gene for Kommunen Kommunen kan kræve, at vedligeholdelsesarbejder finder sted uden for den aftalte driftstid Kommunen betaler i overensstemmelse med Bilag 5 Optioner et ekstra vederlag derfor, uanset årsagen til vedligeholdelsesarbejdet Stk 3 I tilfælde af vedligeholdelsesarbejder, der udføres på Leverandørens initiativ, og i de tilfælde, hvor det ikke på forhånd er fastlagt, hvornår Leverandøren skal udføre vedligeholdelse i henhold til dette bilag, skal Kommunen i videst muligt omfang varsles derom mindst [udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen efter forhandling mellem parterne] dage i forvejen Ifald vedligeholdelsesarbejder nødvendiggør en hel eller delvis afbrydelse af Skanningsløsningen, skal Leverandøren indhente Kommunens tilladelse dertil, forinden afbrydelse finder sted 26

27 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 6 Løbende ydelser Stk 4 Nægter Kommunen at tillade en hel eller delvis afbrydelse af Skanningsløsningen straks efter Leverandørens anmodning derom, er dette at betragte som en af Kommunen anmodet udskydelse af det pågældende vedligeholdelsesarbejde Ifald den udskudte vedligeholdelse er årsag til en forringelse af opfyldelsen af servicemålene, jf Bilag 10 Servicemål, eller i øvrigt aftalte krav, er Leverandøren ikke ansvarlig derfor i den periode, som vedligeholdelsen udskydes Stk 5 Vedligeholdelse via fjernadgang forudsætter, at der indgås en VPN-aftale mellem parterne Vedligeholdelse af Skanningsløsningen Indholdet af vedligeholdelsen 5 Vedligeholdelse af Skanningsløsningen omfatter: 1) Forebyggende vedligeholdelse: Løbende tilpasning af Skanningsløsningen for at udgå eller minimere risikoen for mangler eller konsekvenser af mangler og / eller for at sikre at Skanningsløsningen fortsat kan leveres i henhold til servicemålene Herunder tilretning eller omlægning af funktionalitet til nye software- eller hardwareplatforme eller versioner heraf [Fjernes, hvis der ikke tilbydes forebyggende vedligeholdelse som en del af vedligeholdelsen] 2) Fejlretning: Teknisk og funktionel afhjælpning af mangler, som er fejlmeldt af Kommunen eller andre brugere af Skanningsløsningen 3) Udvikling: Løbende udvikling og ændring af Skanningsløsningens funktionalitet og / eller grænseflader, så effektiviteten og kvaliteten i Kommunens opgaveløsning forbedres Stk 2 Fejlretning reguleres af Bilag 7 Fejlretning, bortset fra prisen, som er omfattet af prisen for vedligeholdelse i øvrigt, jf 12 Vedligeholdelsesydelser Vedligeholdelsesbeskrivelse 6 Leverandørens vedligeholdelse af leverandørudviklet programmel og tredjepartsprogrammel omfatter de nedenfor nævnte ydelser [Her indsættes skema fra tilbudsgivers tilbud, jf bilag H, pkt 1] Forebyggende vedligeholdelse [ 7 fjernes, hvis der ikke tilbydes forebyggende vedligeholdelse som en del af vedligeholdelsen] 7 Leverandøren er berettiget til at udføre op til [udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen efter forhandling] timers forebyggende vedligeholdelse pr kvartal for at undgå eller minimere risikoen for mangler eller konsekvenser af mangler Leverandøren er efter nærmere aftale med Kommunen berettiget til for egen regning at installere og afinstallere relevant diagnosticeringsprogrammel på Skanningsløsningen til brug derfor Versioner og releases 27

28 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 6 Løbende ydelser 8 Leverandøren leverer nye versioner og releases af henholdsvis tredjepartsprogrammel og leverandørudviklet programmel så snart og i det omfang, at sådant programmel er frigivet til distribution i Danmark, forudsat programmellet er omfattet af nærværende vedligeholdelsesordning, jf 6 Stk 2 Leverandøren orienterer uden ugrundet ophold Kommunen om nye versioner og releases, herunder om væsentlige ændringer i forhold til tidligere versioner og releases, når sådanne foreligger Stk 3 Installation af nye releases og versioner må ikke fjerne/forstyrre udførte tilpasningers funktionalitet Forholdet til servicemålene 9 Så længe Skanningsløsningen eller Dokumentationen er omfattet af den i dette bilag beskrevne vedligeholdelsesordning, garanterer Leverandøren, at de krav og servicemål, som fremgår af dette bilag og Bilag 10 Servicemål, opretholdes Hvis dele af denne vedligeholdelsesordning opsiges, bortfalder Leverandørens indeståelse for opretholdelse af krav og servicemål i det omfang, at det er sagligt begrundet Stk 2 I tilfælde af manglende overholdelse af krav eller servicemål forholdes der som fastsat i Bilag 10 Servicemål Stk 3 Opfyldelse af krav og servicemål i henhold til denne aftale forudsætter, at den version eller release, som Kommunen benytter, er modtaget af Kommunen inden for de seneste [udfyldes med angivelse fra tilbuddet] måneder Vedligeholdelse af Dokumentation Vedligeholdelsesydelser 10 Leverandøren skal vedligeholde den leverede Dokumentation, så Kommunen til enhver tid er i besiddelse af en opdateret udgave af den aftalte Dokumentation Stk 2 Ved dokumentation for tredjemandsprogrammel skal Leverandøren stille den af tredjemand senest udarbejdede dokumentation til rådighed for Kommunen Dette forudsætter i øvrigt, at det programmel, som dokumentationen relaterer sig til, er omfattet af nærværende vedligeholdelsesordning Stk 3 Hvis vedligeholdelse af Skanningsløsningen medfører ændringer af dette, skal Leverandøren sørge for, at den tilhørende Dokumentation ændres i overensstemmelse dermed Stk 4 Ovenstående kan opfyldes ved, at Dokumentationen i sædvanligt omfang stilles til rådighed for Kommunen som on-line dokumentation, herunder at Leverandøren anviser Kommunen webadresse eller lignende, hvorigennem Kommunen kan få adgang til dokumentationen Support 28

29 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 6 Løbende ydelser 11 Kommunen kan alle arbejdsdage mellem kl [tid1] og [tid2] få telefonisk assistance fra Leverandørens support [Udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen på baggrund af tilbudsgivers tilbud] Stk 2 Følgende kategorier af personer hos Kommunen er berettiget til at kontakte supporten: 1) Medarbejdere fra ESDH-teamet 2) Medarbejdere fra IT-Centret Stk 3 Henvendelse skal ske til: [Navn på supporten] tlf [nummer] Stk 4 Henvendelse kan endvidere ske på: [adresse] eller [URL-adresse] Stk 5 Supporten besvarer korte præcise spørgsmål vedrørende anvendelse af Skanningsløsningen, foretager simpel problemdiagnosticering og yder generel vejledning, herunder om et konstateret forhold tilsyneladende beror på mangler ved Skanningsløsningen, som forudsætter indrapportering i overensstemmelse med Bilag 7 Fejlretning Priser og betaling 12 Vederlag for løbende ydelser efter denne aftale udgør [Her indsættes skema fra tilbudsgivers tilbud, jf bilag C, pkt 2] 13 De løbende vederlag forfalder til betaling kvartalsvis forud efter overtagelsesdagen med 1/4 hver den 1 januar, 1 april, 1 juli og 1 oktober Første gang vedligeholdelsesafgiften forfalder til betaling, betales en forholdsmæssig ydelse for perioden fra overtagelsesdagen og indtil det pågældende kvartals udløb 29

30 Kontrakt om [Skanningsløsningens navn] - Kontraktbilag 7 - Fejlretning BILAG 7 FEJLRETNING I henhold til kontraktdokumentets 13 og 29 aftales følgende: Omfang og betaling 1 Leverandøren er forpligtet til at foretage vederlagsfri fejlretning i henhold til dette bilag Stk 2 Benytter Kommunen en version / release, som er ældre end det, som fremgår af Bilag 6 Løbende ydelser, 9, stk 3, har Leverandøren ikke pligt til at foretage fejlretning Leverandøren kan dog foretage fejlretning mod betaling, jf Bilag 5 Optioner Stk 3 Fejlretning skal ske i både Kommunens produktionsmiljø og testmiljø Stk 4 Dette bilags bestemmelser om fejlretning omfatter også tredjepartsprogrammel, jf kontraktdokumentets 1, med de begrænsninger, som eventuelt følger af 8 Stk 5 Såfremt Kommunen uden Leverandørens samtykke har ændret i Skanningsløsningen, eller såfremt Kommunens it-miljø / infrastrukturen i forhold til skanning ikke er i overensstemmelse med Bilag 2 Kravspecifikation og Bilag 4 Kommunens it-miljø, begrænses Leverandørens forpligtelse til at udføre fejlretning i den udstrækning, at sådanne ændringer hindrer fejlretningen Leverandøren skal dog under alle omstændigheder gøre et rimeligt forsøg på at foretage fejlretning mod særskilt betaling for medgået tid, jf Bilag 5 Optioner Fejlmelding 2 Fejlmelding skal ske via [udfyldes med ordningen for fejlmelding Feks support eller hotline] Leverandøren skal til enhver tid sørge for, at Kommunen har de relevante oplysninger (urladresse, password mv) til at kunne få adgang til en eventuel internetbaseret support / helpdesk Stk 2 Forud for en nyoprettelse er det endvidere Kommunens ansvar: 1) At sikre, at fejlen ikke allerede er kendt og indrapporteret 2) At afdække, om fejlen følger en bestemt bruger/maskine Stk 3 Ved tvivl om, hvorvidt en fejl skyldes Skanningsløsningen eller GetOrganized, fejlmelder Kommunen til Leverandøren, som herefter undersøger, om fejlen skyldes Skanningsløsningen Om nødvendigt har Leverandøren direkte kontakt til Netcompany for at afklare dette Leverandøren orienterer i så fald Kommunen om, at der er direkte kontakt, og hvad kontakten resulterer i 3 Hvis Kommunen indrapporterer et forhold som værende en fejl, og viser det sig efterfølgende, at fejlmeldingen beror en fejl i GetOrganized, på manglende uddannelse, forkert brug eller lignende, hændelige begivenheder, som Kommunen bærer risikoen for, eller ændringer udført af Kommunen eller tredjemand, herunder opgraderinger af Skanningsløsningen, er Leverandøren berettiget til at kræve et vederlag for behandling af Kommunens henvendelse efter medgået tid, jf Bilag 5 Optioner 30