DEFF-styregruppen Kort referat Møde 44

Transkript

1 Referat Referat af DEFF styregruppemøde den 28. februar 2011 kl. 10:30-13:45 hos Styrelsen for Bibliotek og Medier, mødelokale 5 Deltagere: Mai Buch (MB), Jens Thorhauge (JTH), Carsten Riis (CR), Peter Rubeck (PR), Knud Holck Andersen (KHA), Svend Larsen (SL), Lis Randa (LR), Niels-Henrik Gylstorff (NHG), Bo Öhrström (BOE), René Olesen (ROL), Lise Mikkelsen (LMI). Afbud: Annette Winkel Schwartz (AWS), Birte Christensen-Dalsgaard (BCD). Referent: Jakob Nedergaard Mortensen (JNM). Version: Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt uden rettelser eller kommentarer. 2. Status fra Sekretariatet BOE gennemgik udvalgte aktiviteter i DEFF-sekretariatet fra den seneste periode siden sidste styregruppemøde (se også de på mødet omdelte plancher, DEFF 11/096 Status på udvalgte aktiviteter). Økonomi Første punkt vedrørte DEFFs økonomi. Det håbedes og formodedes, at de indefrosne midler fra 2010 ville tilflyde sekretariatet meget snart. Årets nye midler var budgetteret, hvorfor de gamle midler ville være kærkomne ekstra midler til projekter. Adspurgt, understregede BOE sin tro på, at dette ville lykkes, da det havde været en særlig teknisk øvelse, hvornår pengene kunne gå tilbage til sekretariatet. Open Access Næste orienteringspunkt vedrørte status på Open Access udvalgets arbejde. Det var BOEs formodning, at Videnskabsministeren snart ville lancere strategiudkastet og udvalgets nye rapport. Processen ville herpå være, at Open Access strategien skulle præsenteres på én eller flere konferencer, og at en grundig offentlig debat med alle interessenter ville lede frem til disse. Der var endnu ikke afklaring vedr. økonomien. Knowledge Exchange Fra Knowledge Exchange samarbejdet kunne det orienteres, at der pt. arbejdedes på en ny aftale. Denne var forhandlet på plads til juridisk check, og der var bred enighed om samarbejdets forlængelse. Samarbejde med DF Danmarks Forskningsbiblioteksforenings (DFs) vinterinternat havde i februar været afholdt i samarbejde med DEFF dette med succes. Internatet var velbesøgt, og såvel 1

2 det gode program som opbakningen til arrangementet gav grund til at tro på, at dette samarbejde burde og kunne vare ved. Videnskab.dk Vedr. videnskab.dk var websitet opgraderet til et bedre CMS-system, og trafikken var stadigt stigende. Man var blevet enige om at sikre driftssuccesen bedst ved fremadrettet at lade videnskab.dk være organiseret som en erhvervsdrivende fond. Den bibliometriske forskningsindikator BOE kunne videre orientere, at udbuddet vedr. den bibliometriske forskningsindikator var fejlet. Tanken var nu at gå videre med enten en anden form end udbud eller et udbud med andet indhold, men dette var en vedvarende og endnu ikke afsluttet diskussion. WAYF Mht. WAYF var den væsentligste indsats nu at skaffe permanent finansiering til aktiviteten fra 2013, idet den nuværende finansiering udløber med Status for WAYF var enstemmigt positiv, og brugen var stadigt stigende. BOE uddybede om WAYFs organisatoriske forankring, at denne lå hos Forskningsnettet, som så det som én af deres tjenester, og som også var den største enkelte bidragsyder. Alle var enige om, at det var væsentligt at få WAYF økonomisk og organisatorisk forankret, således at succesen kunne fortsætte på den anden side af udløbet af BOE skulle på næstkommende styregruppemøde i Forskningsnettet fremlægge status på WAYF samt potentielle fremtidsscenarier for tjenesten. Projekter BOE berettede om enkelte projekter, som grundet deres økonomiske lidenhed var blevet behandlet i sekretariatet uden om styregruppen (SG). Det handlede om Mødet med Brugerens forskellige workshops, som alle fremgik af programgruppens handlingsplan. Licenser til gymnasier Indtil videre havde 76 gymnasier tilmeldt sig licenspakken. Dette skønnede sekretariatet var en godkendt indsats, idet det var en vanskelig udfordring at få gymnasierne i tale. Udviklingen var positiv, og flere initiativer var i gang for at forbedre dialogen yderligere med gymnasierne. Korrektioner CR påpegede her manglende sammenhæng i de i beretningen anførte tal. ROL medgav, at der manglede konsekvensrettelser, så fejlen ville blive rettet. Adspurgt, uddybede BOE herpå de anvendte forkortelser. Sekretariatet tog til efterretning, at man fremadrettet ville skrive tingene mere ud og mindske antallet af forkortelser. CR påpegede videre, at det næppe var holdbart at have en underleverandør (DEFF), der ikke var omfattet af de samme besparelser som universiteterne. DEFF skulle måske i fremtiden også spare som universiteterne dette måtte være et opmærksomhedspunkt. 3. Behandling af version 6 af DEFF-strategien 2

3 BOE redegjorde for dette strategiudkasts fremkomst. Det var blevet udfærdiget efter høring i såvel program-, licens- samt styregruppen, og bl.a. DAMVAD og AWS havde bidraget til skrivningen. BOE havde fundet det rigtigst ikke at lave en altfavnende strategi men i stedet for at præsentere et katalog over varer, der ville kræve en anden og ny finansiering. Så måtte drøftelsen om økonomi komme efterfølgende. Det væsentlige spørgsmål var, om der nu manglede noget indhold, som burde beskrives. Overordnet var der enighed om, at det nu var et stort og omfattende papir, og at der nu udestod en stor formidlingsopgave, så dette også kunne være lystlæsning. Der var desuden forslag til at samle økonomien i stedet for at have den spredt ud i hele dokumentet. Det blev også påpeget, at det strategiske nu var gledet mere i baggrunden, og at dokumentet nu mere fremstod som en aktivitetsliste, hvor alt det nye forudsatte nye midler. Vedr. sidstnævnte påpegede BOE, at dette var korrekt og et udtrykt ønske fra DEFFs koordinationsudvalg. NHG fandt, at strategiudkastet nu mere var en beskrivelse af muligheder. Han manglede beskrivelser af, hvordan dette skulle passe med den nuværende organisation. Han henviste til pilotprojekterne, som ikke entydigt dokumenterede, at der faktisk var et behov for erhvervsfremme-samarbejde, og der var usikkerhed om, hvordan dette skulle forankres i den virkelighed, det skulle fungere i. KHA manglede den overordnede strategi i udkastet. Han foreslog at ændre forordet, så man indledte med at beskrive den overordnede strategi samt samarbejdspartnere. Som det fremstod nu, ville papiret ikke blive læst. Man skulle snarere bruge indledningen til at fange læseren, kridte banen op og sætte tingene perspektiv. PR fandt, at ændringerne i høj grad skulle handle om forankring ift., hvad bibliotekerne i forvejen var en del af. Altså burde man i højere grad forholde sig mere til de institutioner, som bibliotekerne var tæt knyttede til og en vigtig del af. Uddannelsesinstitutionerne var således de vigtige spillere, og det biblioteksmæssige fyldte for meget. Disse kompetencer ville kun komme i spil, hvis institutionerne var med i arbejdet. Det skulle indsnævres, hvad det var, DEFF ville, og han manglede en rød tråd og en klar kobling mellem indsatserne eksempelvis mellem undervisningen og forskerne. Der burde lægges et tidsperspektiv og en rækkefølge ind. MB foreslog en mere klar struktur, hvor hun understregede, at infrastrukturen som udgangspunkt skulle være på plads. Dette var forudsætningen og grundlaget for alt andet. Dernæst skulle der fokuseres på institutionerne som helt afgørende for fx. innovation. Disse skulle beskrives og uddybes. Slutteligt måtte der så fokuseres på de offentlige virksomheder oa., som det sidste led altså dem, der skulle aftage det nyudviklede. En struktur med fokus på rækkefølgen biblioteker, institutionerne og så slutbrugerne. Dette gled over i en kort drøftelse af de fremtidige programgruppers rolle og mandat. BOE fandt, at disse selv måtte finde på opgaverne i kerneområderne, mens der dog skulle være en klar ramme for grupperne og forventningerne til dem. ROL påpegede videre, at det måtte være op til programgrupperne at udfylde det fra SG udmeldte program. PR fandt det vigtigt med et klart mandat, så det ikke var op til programgrupperne at definere dette. 3

4 Herefter blev SG enige om, at arbejdet med strategien skulle afsluttes ved dens næste møde den 10. maj Desuden skulle der indhentes ekstern konsulenthjælp til hjælp med en klar formidling af strategiudkastet. JTH foreslog at lade sig inspirere af Børnekulturens Netværk, som havde fået udviklet en simpel men klart formidlende strategi (se MB konkluderede, at et sådant ville blive produceret og herpå naturligvis skulle til gennemsyn i SG, før det kunne godkendes. JTH fandt, at man meget simpelt kunne skitsere DEFFs historie som en kontinuerlig og logisk udvikling som ringe i vandet: Fra universitetet til professionshøjskoler over gymnasier til erhvervsfremme som den hidtil sidste ring i vandet. Her lå en klar strategi og historie, og der kunne herudfra tegnes et klart billede over DEFFs indsats over de seneste 12 år. NHG fandt dog, at man måtte have et skelet, før der kunne laves et klart layout. Han foreslog en struktur, som fulgte fire I er : Infrastruktur, Institutioner (og biblioteker), Interessenter (målgrupper) og Innovation. Dette kunne måske give klarhed over de forskellige tiltag. Målgruppen for dokumentet var naturligvis vigtig, og MB understregede, at denne primært var politikere. Hun havde i sinde at præsentere tankerne i strategien for første gang på en konference med bl.a. folketingets erhvervspolitiske ordførere. Det var fra dem, at de nye midler sandsynligvis skulle komme. Herefter gennemgik SG strategiudkastet kronologisk: Kapitel 1 Det blev påpeget, at der stod meget om noget, som alle godt vidste i forvejen. MB understregede, at noget af dette skulle forblive her, men at det også skulle fremgå klarere, hvorfor DEFF kunne og skulle gøre noget. Kapitel 3.1 BOE ønskede at vide, om det var forklaret fyldestgørende, hvilken udfordring man ønskede at løse i DEFF. SL fandt, at man hurtigt mistede overblikket men fandt, at dette kunne gøre det ud for at være det grundlæggende dokument, som man kunne forklare strategien ud fra. Nogle beskrivelser kunne reduceres, mens andet kunne lægges i et bilag. JTH pointerede, at dette var et internt redskab for SG og ikke et færdigt dokument, som andre skulle læse. Jf. tidligere drøftelse på mødet konkluderede BOE, at øvelsen måtte være at lave et kort strategipapir (ca. fem sider), som rummede alt det overordnede, og at et eksternt konsulentbureau skulle bidrage til dette. Der forelå rigeligt på skrift nu var formen det væsentlige. Kapitel 3.2 SL ønskede at lade nogle enkelte temaer køre hele vejen igennem strategien fx Open Access. Disse temaer skulle så anskueliggøres klarere. KHA sprang herpå til kapitel om videnslaboratorier. Disse var tænkt som erstatninger for biblioteker, ikke som et egentligt indsatsområde. Dette var altså helt nye baner at tale om biblioteksfunktionen på. Laboratorierne skulle således ses som en positiv videreudvikling af bibliotekerne. PR støttede ideen, idet biblioteket som sådan aldrig havde slået igennem og rodfæstet sig i ungdomsuddannelserne. Sekretariatet tog dette til efterretning. 4

5 Kapitel 3.3 BOE understregede, at de enkelte poster skulle præciseres, alternativt beregnes med udgangspunkt i overordnede tal. Kapitel 3.4 KHA foreslog her at være konkret jf. tiltaget Connect Udkantsdanmark. Man kunne fx præcisere, at dette vedrørte samarbejde med regionale vækstfora. Der var en væsentlig arv fra fx. Det Digitale Nordjylland, hvor det erhvervsrettede var en meget vigtig dimension. LR foreslog at koble dette op på videnslaboratorierne og de fire I er. CR understregede vigtigheden i den formidlingsmæssige og pædagogiske opgave, der lå forude. DEFF skulle formidle og overbevise forskere om ikke allerede erkendte behov (en usynlig infrastruktur), som DEFF skulle definere og løse. DEFF handlede for forskeren ikke om kendskab til DEFF som sådan, snarere var DEFF som bagvedliggende, usynlig infrastruktur en service, som forventedes altid at skulle virke. Den pædagogiske opgave bestod således også i at sælge denne usynlige service til politikerne. 4. Behandling af Notat vedrørende Open Access Styregruppen behandlede notatet. 5. Behandling af klage vedrørende DEFF-sekretariatet Styregruppen behandlede klagen uden BOEs tilstedeværelse. 6. Frokost 7. Formænd for nye DEFF programgrupper Styregruppen udarbejdede en liste med forslag til formænd for de fire nye programgrupper. 8. Behandling af indstillinger Styregruppen behandlede indstillingerne. 9. Licensadministrationen, betjening af nye kunder BOE betragtede dette som en efterretningssag. Arbejdsmængden i DEFF Licenser var stigende, og mange ønskede opgaver udført. Nu handlede det om at gå efter midler til at lønne ekstra arbejdskraft. DEFFs Koordinationsudvalg havde erklæret sig enig i, at man skulle fokusere på at betjene de primære kunder i butikken, altså institutioner under de tre ministerier i DEFF og derefter kunne finde forretningsmodeller for øvrige kunder. NHG udtrykte på vegne af FC-områderne tilfredshed med Licensers indsats. Der var mindre anker vedr. mulighederne for nye licenser og besvarelsen af helpdesk. Disse konklusioner ville i øvrigt tilgå DEFF Sekretariatet snarest. Det var BOEs ambition og håb med tiltaget om ekstra ressourcer samt IT-forbedringer, at man i licens-afdelingen kunne fokusere på service og afsætte mere tid til udviklingsrettede opgaver. Dette ville i sidste ende udløse endnu bedre service. SG godkendte forslaget. 5

6 10.Status på projekt Potentialet for styrket erhvervsorientering i fag- og forskningsbibliotekerne BOE gennemgik status på projektet og dets organisation (se også de på mødet omdelte plancher). Pilotprojekter i fase 2 i Nordjylland og København havde givet ideer til, hvad bibliotekerne kunne bidrage til på erhvervsfremmeområdet. Projektets styregruppe var på et nyligt møde nået til enighed om, at der var gode muligheder, men at det ville tage tid at efterprøve dem. Derfor ville piloterne nu blive afsluttet, hvorpå en slutrapport ville anvise idéprojekter til en videre proces. Efter denne slutrapport kunne der således sættes deciderede follow-up projekter i gang, idet DEFF-SG kunne udbyde disse. NHG påpegede den store forskel mellem resultaterne i Aalborg og på DTU. Dette, fandt han, underbyggede, at det var vanskeligt at lave noget generisk pt., men at flere sonderinger og afprøvninger var nødvendige. Der kunne laves konkrete opfølgninger og tiltag, hvor de succesfulde ideer kunne gå videre. JTH konkluderede, at der begge steder var opnået gode resultater hver for sig. BOE ville supplere pilotprojekterne ved dels at kontakte en navngiven kontorchef i EBST samt KL, dels at reetablere kontakten til udviklingsdirektøren i COWI. Afrapportering og projektoplæg ville følge. 11. Evt. studietur efteråret 2011 ROL introducerede SG for tanken om en mulig studietur i 2011 eller Dette kunne lige så vel være et kort og tematisk afgrænset møde uden de store geografiske udfordringer, som det kunne være et længere ophold længere væk. Forskellige muligheder blev nævnt; 1.) OCLC besøg i Dublin Ohio, 2.) University of California, som havde en slags DEFF i stor skala, 3.) Et arrangement á la Knowledge Exchange Strategy Forum, hvis form over et døgns koncentreret indsats havde vist sig aldeles succesfuldt, 4.) Et samarbejde i Amsterdam, hvor university colleges og universiteter levede under samme tag med fælles biblioteksfunktion. Her blev praksis koblet til akademisk arbejde. Et alternativt forslag lød, at det kunne overvejes at give de nyudpegede programgruppeformænd en studietur, hvor de kunne lære hinanden at kende og koordinere den fremtidige indsats. 12.Eventuelt Der var intet til dette punkt. Der blev afsluttende gjort opmærksom på, at næste SGmøde ville være den 10. maj