Referat fra mødet i Universitetsledelsen onsdag den 30. juni 2010 kl Referatet blev godkendt incl. kommentarer fremsendt af SM.

Transkript

1 Dato: Onsdag den 30. juni kl Møde: Universitetsledelsen Sted: Frandsensalen REFERAT Deltagere: Dekaner/DMU-direktør, rektorat, Ole Olsen, Kirsten Jensen, Anders Correll (JJø forlod mødet kl. 12) Afbud: Bodil Due Gæster: Punkt 2: Søren Trangbæk, Kirsten Skjødt og Morten Vils Sørensen Punkt 3 og 4: Flemming Larsen Referat: Kirsten Jensen Dato: 1. juli 2010 Ref: KJ/DSK Referat fra mødet i Universitetsledelsen onsdag den 30. juni 2010 kl Side 1/11 Punkter til drøftelse 1. Godkendelse af referat fra mødet i Universitetsledelsen den 7. juni 2010 Referatet blev godkendt incl. kommentarer fremsendt af SM. 2. Budget 2011 Det udsendte materiale fastholdes som grundlag for budgetlægningen for JJø sørger for at - kommentarerne medtages i det videre arbejde Rektoratet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: rektor@au.dk

2 Side 2/11 - en teknisk drøftelse vil ske på mødet med administrationscheferne i august - udarbejde en beskrivelse af processen omkring det administrative personale incl. et politikpapir - eventuel en fornyet udmelding efter offentliggørelse af finanslovsforslaget - udmelde resultatmål til de nye hovedområder - emnet drøftes igen på universitetsledelsesmøderne i august. Kommentarer i form af fejl og mangler samt tekniske bemærkninger sendes til økonomiafdelingen senest fredag den 2. juli. Økonomiafdelingen arbejder videre, og emnet drøftes igen på møderne i august med administrationscheferne og i universitetsledelsen. Udover ovennævnte konklusioner blev nedenstående drøftet. LHN indledte med at erindre om, at finanslovsforslaget mv. endnu ikke kendes, men der sker en tidlig budgetudmelding som aftalt, så budgetarbejdet på hovedområderne kan igangsættes. JJø nævnte, at det udsendte materiale også drøftes med administrationscheferne i august, hvilket ses af den udsendte tidsplan. JJø gennemgik følgende hovedpunkter (slides blev runddelt og vedlægges referatet): Faglige investeringsplaner - investeringsinitiativ er fremadrettet og der gøres i den forbindelse op med fortidens over- og underskud Nye basisforskningsmidler - der er lavet et konservativt skøn Salg og øvrige driftsindtægter - Revisor har kritiseret, at AU hidtil har budgetteret dette område for lavt, og der skal forklaringer til ved afvigelser. Fællesadministration - der sker en forskydning i, hvordan beløbet opkræves - der sker en udvikling henimod, at alle betaler fuldt ud til fællesadministrationen, der bliver sammenhæng mellem at yde og at nyde. JJ gennemgik byrdefordelingen. Business/SAM rammes. Til gengæld er det til fordel for SUN. Men billedet viser kun omkostningssiden, ikke den mulige gevinstside. Tallene skal ses under et for de nye hovedområder. Der blev spurgt til forklaringen på ændringen i byrdefordelingen, og det blev bemærket, at det gerne måtte have været kommunikeret klarere ud. JJø nævnte, at HIH er kommet ind i modellen, dertil svarede SH, at HIH i modellen tæller helårlig, hvor den oprindelige aftale indeholder, at det skulle ske medio 2011 og dermed kun have halvårsvirkning i ST svarede, at anvendelse af kva-

3 Side 3/11 dratmetertal er hovedforklaringen bag ændringen, dertil bemærkede JJe, at han tidligere har gjort opmærksom på, at man burde ændre princippet om, at alle kvadratmeter er ens. BO nævnte, at tilvækst i ståproduktion straffes, hvilket ikke giver de rigtige incitamenter. EMS foreslog, at rektoratet udmelder resultatmål, der er lig med ændringen i byrdefordelingen, og rektoratet lovede at komme med udspil til resultatmål. Temaer og hovedlinjer fra den efterfølgende drøftelse er opridset nedenfor. Budgetudmelding og tidsplan Der var ros til den tidlige udmelding, som giver en mere rimelig proces for budgetarbejdet. Der blev givet udtryk for, at materialet er udmærket og med en mere åben tone og højere kvalitet end tidligere, og at der er behov for åbenhed på alle planer, hvis det fremadrettede projekt skal lykkes. Der blev nævnt en besparelse på 1 % i 2010 på VTU område. VTU har valgt at placere den overvejende del af besparelser på den konkurrenceudsatte streng og kun en mindre del på institutionerne. ST meddelte, at VTU har udmeldt kr. 4,3 mill som besparelse til AU i Dertil kommer virkningen for AU af besparelsen i Miljø- og fødevareministeriet. Da finanslovsforslag ikke kendes pt, skal hovedområderne ikke tage drastiske skridt nu, og universitetsledelsen må i fællesskab finde løsninger, så man ikke skal ud i afskedigelsesrunder mm. Der er personalepolitisk behov for så klare udmeldinger så hurtigt som muligt, selvom det ikke er nemt, fordi organisering og opgavefordeling ikke kan fastlægges, før efterårets analysearbejde er færdiggjort. Der er en timingsudfordring i, at man skal lægge budget 2011 uden at have alt dette afklaret, JJø opfordrede til, at man på de nye hovedområder lægger et samlet budget, hvor man balancerer mellem de sammenlagte områder. Det blev aftalt, at hovedområderne får en udmelding om hvilke økonomiske resultatmål, der skal nås i 2011, så det ikke er op til forhandling på de kommende nye hovedområder. Der blev spurgt til udsvingsmargin for VTU-rammer på side 2 i det udsendte materiale. ST svarede, at svaret skal findes ved at kigge nærmere i andre tabeller om hvilke forudsætninger, der er lagt ind. Der blev givet udtryk for, at man bør analysere skrænten, der forventes at komme på længere sigt, så man kan tage bedst muligt højde for denne, desuden bør bestyrelsen orienteres om denne problematik. Der var dog også modsynspunkter til dette i form af, at man i universitetssektoren ikke kan se ret mange år frem på grund af den politiske virkelighed. Rektoratet tilkendegav, at det er vigtigt at drøfte emnet med bestyrelsen incl. forklaring af risici og tilkendegav, at det er et vigtigt valg, om man skal være konservativ og dermed risikere at stoppe for meget op, og at der er mulighed for at bruge egenkapitalen til at stå imod store konjunkturudsving

4 Side 4/11 Forskningsbaseret myndighedsbetjening Det blev fremført, at området bør nævnes eksplicit i sådanne rapporter og udmeldinger. Det bør afklares, hvordan forskningsfinansieringen skal være fremover. Hvis VTU ikke bakker op om AU s forslag, må AU selv nå til en afklaring og finde en model. JJø nævnte, at AU fortsætter den eksterne kamp på området via Rektorkollegiet, universitetsdirektørudvalget og Videnskabsministeriet. AU sørger for at den forskningsbaserede myndighedsbetjening nævnes på lige fod med den forskningsbaserede undervisning i de sammenhænge hvor AU har mulighed for det. HS nævnte, at DMU har tabt opgaver i forhold til Miljøministeriet, og at der måske er mere på vej, hvis Miljøministeriet pålægges yderligere besparelser. Debiteringsmodel JJe bad om overskrifter for, hvad midlerne anvendes til, så det er muligt at forklare på hovedområderne, JJø svarede, at en del af det kan ses i bilag 4 og lovede at udarbejde sådan en oversigt og gav samtidig udtryk for, at undersøgelsesarbejde i DU viser, at AU vedrørende administrative omkostninger ikke ligger højere end gennemsnittet. Tværgående infrastrukturpulje JJe spurgte til, hvordan puljen tænkes anvendt. ST henviste til og gennemgik bilag 5. LHN opridsede historikken, og at rektoratet mener, at man er næsten i mål med at rydde op i fortiden, og der vil være opmærksomhed omkring at være tydelige i forhold til hovedområderne om beslutningsveje, tidsplaner mv. SM nævnte, at argumentationen omkring fjernelse af beløb til SUN vedr. tandlægeuddannelsen ikke holder. Oprydning i fortidens opsparing og gæld, samt puljer Der blev givet udtryk for opbakning til afslutning af fortidens aftaler, men der kom en opfordring til rektoratet om ikke at kræve nulstyring (ingen gæld eller opsparing) fremover, dertil svarede rektoratet, det ikke er hensigten. Der kom også en opfodring til, at der ikke vælges en model, der giver hovedområderne incitament til at lave kassetænkning. Der lægges op til at afsætte kr. 50 mill til investering i fremtiden. Beløbet tages fra egenkapitalen med 25 mill kr. i 2011 hhv Der blev fremsat en bemærkning om, at investeringsplaner også bør gå på tværs af hovedområderne bliver et overgangsår, og det bliver ikke let at lægge budget. Rektoratet nævnte, at de afsatte puljer ikke skal foreligge 1. januar 2011, da det vil medføre en utilsigtet aktivitetsopbremsning, dette emne er der behov for at kommunikere klart om i den kommende proces. Budget 2012 og frem skal der tales meget mere om i den kommende tid.

5 Side 5/11 Costdrivere SH uddelte en skrivelse, som han havde rundsendt elektronisk tidligere på dagen og gav udtryk for, at der bør kigges på costdriverne og gjorde opmærksom på, at man skal passe på med at generere ledelsespuljen, så uddannelsesfaktorer er med til at finansiere, hvis midlerne primært anvendes til forskningsformål. Der var også synspunkter fremme om, at omsætningsafgift er bedst. JJø kvitterede for inputtet og mente, at der er tale om forhold fem år ude i fremtiden, som selvfølgelig skal håndteres rettidigt. SH gav som eksempel, at det forekommer underligt, at ASB og SAM skal dække halvdelen af udgiften til IC via ståfinansiering hvis udgifterne rummer mere end de direkte studenterrelaterede aktiviteter. Rektoratet tilkendegav, at der vil blive kigget nærmere på dette. Ligeledes skal der i forbindelse med budget2012 kigges på kvadratmeter-costdriveren. Meldinger til medarbejdere og administrativt opgavesplit Der blev peget på, at der er behov for afklaring af, om der skal flyttes medarbejdere fra hovedområder til fællesadministrationen. Samt behov for en ensartet udmelding, hvilket JJø lovede at igangsætte. Ved en eventuel formering af nye administrative enheder ved overflytning af medarbejdere fra hovedområder til fællesadministrationen eller omvendt skal der gennemføres en kompetenceafklaring blandt de relevante medarbejdere for at sikre, at enheden bliver etableret med de bedste og mest relevante kompetencer. Tekniske ændringer og det kommende arbejde Det blev aftalt, at de fremsatte kommentarer i form af mere teknisk karakter tages med i det videre arbejde herunder blandt andet til mødet med administrationscheferne i august. Og at hovedområderne kommer med input og spørgsmål til ST og økonomiafdelingen. 3. Opfølgning på Bestyrelsesmøde den 17. juni 2010 Orienteringen blev drøftet og taget til efterretning. LHN orienterede om, at indstillingen vedrørende visionsplan og den faglige udviklingsproces blev tiltrådt. Herunder blev der blandt andet nikket til byggeri i universitetsparken til SUN og NAT, til DJF i Falck/Securitashuset i Århus, samt til masterplaner for Emdrup, Kommunehospitalet og Lille Barnow. Igangsatte byggerier videreføres. Dertil kommer Unilab-planerne. Samlet set

6 Side 6/11 er det en kæmpeopgave (på niveau med at bygge et nyt hospital), og det er en stor udfordring at få kabalen til at gå op. AU er nødt til at putte flere medarbejderressourcer i opgaven, for at få projektet til at lykkes. Der blev spurgt til, hvem der tænkes som beboere i Lille Barnow. SEF svarede, at det er en tør bygning, men der er endnu ingen afklaring, da hele undersøgelsesarbejdet pt er i gang, men tankesættet er aktuelt at dele af den nye Erhverv og samfundsvidenskab vil skulle være i byggerier og at dele af den fælles administration, som har betydelige kontakt med besøgende, gæster, studerende mv. også kan tænkes som en del af de fremtidige beboere i byggeriet. VIA har underskrevet de nødvendige dokumenter i forhold til at komme videre med arbejdet. Det blev nævnt, at det kunne være en mulighed at overtage flere kvadratmeter i Nobelparken, hvis de eksterne firmaer er villige til at finde andre lejemål. FEAS er også en mulig spiller i de situationer, hvor FEAS har mulighed for at eje grunden. HS havde haft møde med Risø, der har interesser og planer, der måske kan indgå i kabalen. Desuden havde de studerende sat et punkt på om AU som fairtradeuniversitet. Rektoratet fik til opgave at arbejde videre med emnet. 4. Den faglige udviklingsproces Status og drøftelse af emnet Emnet er et fast punkt på møderne i universitetsledelsen resten af 2010, ikke mindst arbejdet i analysegrupperne. Analysegrupperne Rektoratet bad hovedområderne om at sende FLa en klarere beskrivelse af, hvordan input fra hele AU kommer ind i processen i form af involvering af både medarbejdere og studerende. Desuden skal der opstilles klare milepæle, og det skal klargøres, hvornår hvilke emner drøftes på tværs f.eks. på møder i universitetsledelsen. Hovedområderne også skal huske at melde de områder ind, man vil af med, derefter kommer disse til drøftelse i rektorat og universitetsledelse. Endelig skal man melde navne på sekretariatsmedarbejder(e) for processerne på hovedområderne ind til FLa, så der kan holdes gensidig kontakt. Akronymerne Skal fastlægges via analysearbejdet på hovedområderne, hvilket er en udvidelse af kommissoriet.

7 Side 7/11 Hjemmesiden Er fortsat en meget vigtig informationskanal. FLa sørger for, at man fra fælleshjemmesiden kan tilgå de decentrale hjemmesider for processen. FLa overvejer, hvordan der kan etableres en særlig side ell.lign. for universitetsledelsen. Udover ovennævnt konklusioner blev nedenstående drøftet under dette punkt. LHN indledte med at henvise til det kendte faktum, at bestyrelsen tiltrådte indstillingen med tilhørende opslag af dekanstillinger mv. Rektoratet har orienteret de relevante ressortministerier om bestyrelsens beslutning og den kommende proces. Analysegrupperne - der blev givet en status på arbejdet på de forskellige hovedområder. Ikke alle hovedområder har endnu haft mulighed for at samle analysegrupperne til første møde - hovedområderne har meldt planer ind på meget forskellig måde. Rektoratet bad hovedområderne om en klarere beskrivelse af, hvordan input fra hele AU kommer ind i processen i form af involvering af både medarbejdere og studerende. Desuden bør der opstilles klarere milepæle og klargøring af, hvornår hvilke emner drøftes på tværs f.eks. på møder i universitetsledelsen - der skal kigges på studienævn i form af, at alle overvejer de bedste modeller og inddrager hovedområdernes studerende i arbejdet. Herunder skal det erindres, at der også udarbejdes en tværgående analyse af studienævnsområdet, hvor de studerende medvirker. Der skal sørges for koordination mellem denne tværgående analyse og analyserne på hovedområderne - der skal kigges på myndighedsbetjening og den brede videnudveksling som en integreret del af den nye faglige organisering - institutantallet blev drøftet. Rektoratet fastholdt, at hovedlinjen er, at antallet skal reduceres, men at det skal afgøres af de kommende drøftelser i grupperne. Der kan være underliggende strukturer under institutter, og centre eksisterer også, men man skal passe på med ikke at fremme suboptimering - det skal også meldes ind, man vil af med områder, så disse indmeldinger derefter kan komme til drøftelse i rektorat og universitetsledelse - administrationsområdet haster nok mere end de faglige analyser, af hensyn til at minimere usikkerheden hos medarbejdere. Hensigten er at bygge videre på det store arbejde, der er udført i den administrative

8 Side 8/11 forandringsproces. Det udsendte forslag til arbejdet på det administrative område blev kommenteret, herunder kom der forslag om at inddrage en administrationschef fra hovedområderne med myndighedsbetjening, SEF lovede at viderebringe forslaget til JJø. Dekanopslag - er i opslagsproces med ansøgningsfrist den 23. august. Governance, åbenhed og sammenhængskraft - der kom en opfordring til, at governance drøftes på møderne i universitetsledelsen - det er vigtigt med en åben proces, der er med til at skabe sammenhængskraft. Holdninger, modeller mm skal afprøves undervejs, så man ikke til sidst i processen får præsenteret fire faste modeller, som ikke når sammen. 5. Afrapportering af majmøder Det udsendte materiale blev taget til efterretning. 6. Nyt fra dekaner/dmu-direktør og rektorat Der var ikke tid til en egentlig runde. Følgende blev nævnt: TEO - i disse dage holdes en international bibliotekskonference i Aulaområdet. AU har sat sit fingeraftryk på konferencen i form af værtsrolle, åbning af konferencen, uddeling af materiale mv. DPU - der har været møder om læreruddannelsen med blandt andet Videnskabsminister, Undervisningsminister og formanden for Danmarks Lærerforening. I sidste halvdel af august forventes ministerierne at indkalde til et møde med det konsortium (incl. DPU), som står bag forslaget. SM supplerede med, at Undervisningsministeriet har indbygget professionsforskning i de kommende udviklingskontrakter for professionshøjskolerne. LHN nævnte, at Udenrigsministeriet har afsat kr. 65 mill (vokser til kr. 90 mill årligt) til u-landssatsningen Building Stronger Universities in Developing Countries. Efter aftale i DU fordeles formandskaberne på følgende måde:

9 Side 9/11 - KU, sundhedsområdet - SDU, vækst og beskæftigelse (incl. agriculture) - AU (ved Erik Jeppesen), for området miljø og klima (incl. water and sustainable technologies) - AU (ved Jens Seeberg), for området stabilitet og skrøbelighed mm. De universiteter, der har formandskab skal også sørge for sekretariatsbetjening. Det forventes, at der kan ske udvidelse med diverse projekter. AC orienterede om at - AU er på vej med udsendelse af en pressemeddelelse om kanditatoptagelsestal. BO gjorde opmærksom på, at det også er interessant at oplyse, hvor mange studerende der kommer udefra - AU melder optagelsestal ud juli, koordineret med KU. Det har ikke været muligt at koordinere på tværs af alle universiteter. LHN kommenterer på det generelle, dekanerne på det specifikke. Punkter til orientering 7. E-læring Der var enighed om, at et e-læringssystem er en meget vigtig faktor for AU, og om at opgaven skal bredes ud til både at være IT og fagligt indhold. SEF har ansvar for, at der nedsættes en lille arbejdsgruppe. SEF opridsede kort den udsendte indstilling (med tilhørende materiale) samt baggrunden i form af tidligere drøftelser af emnet i universitetsledelsen. Materialet er udarbejdet af vicedirektør (IT) Flemming Bøge ud fra drøftelser med relevante medarbejdere på hovedområderne. Der blev givet udtryk for, at tidsplanen måske er lidt for optimistisk, ligeledes måske den økonomiske ramme. Der var enighed om, at AU bør have et fælles system, da det er en vigtig faktor for eksempel i forhold til et fælles uddannelsesmarked. Der kom en opfordring til at vælge et åbent system. Der blev givet udtryk for, at det vigtigste og sværeste er at få underviserne til at bruge systemet. SH nævnte, at oplysningerne i notatet ikke på alle punkter er helt korrekte og præcise, blandt andet er SAM ikke pt overordnet enhed på området for hele AU.

10 Side 10/11 LQ (også på vegne af BD) tilbød, at det nye hovedområde ARTS kunne have værtsskabet - med brug af intern faglig ekspertviden- incl. sekretariatbetjening. Værtsskabet skulle blandt andet bestå af udarbejdelse af et kommissorium for en arbejdsgruppe, der kan beskrive potentialer m.m. for sådan et system, men det er ikke tanken, at gruppen skal foretage tekniske systemvalg. LHN orienterede om e-læringsområdets status i USA, hvor der investeres voldsomt pt, og hvor man blandt andet ser e-læring som et middel til at nå målet om mange flere studerende pr. ungdomsårgang. Det må derfor konstateres, at AU ikke er på forkant hverken internationalt eller nationalt. BO havde tilsvarende erfaringer. Det blev aftalt, at SEF tager initiativ til nedsættelse af en arbejdsgruppe, der skal kigge på både IT-delen og det faglige indhold. Følgende personer blev foreslået som medlemmer af en sådan arbejdsgruppe: Michael Caspersen (NAT), Sine Hvid Maribo (ASB) og Berit Eika (SUN). Det blev aftalt, at LQ melder til KJ, om Helle Mathiasen (HUM) eller Birgitte Holm Sørensen (DPU) deltager. Rektoratet sørger for udpegning af en it-medarbejder. 8. Årsfest, dekaners/ DMU-direktørs rolle Det udsendte materiale blev ikke drøftet og betragtes dermed som taget til efterretning. 9. High Level seminar den 23. august 2010 Det udsendte materiale blev ikke drøftet og betragtes dermed som taget til efterretning. 10. Ferievagtplan Det udsendte materiale blev ikke drøftet og betragtes dermed som taget til efterretning.

11 Side 11/11 Møder - næste møde holdes torsdag den 12. august 2010 kl Der er afbud fra JJe, OO og SEF - der er reserveret ekstra møde mandag den 30. august kl