DAGSORDEN. Den 22. og 23. maj 2014 i forbindelse med bestyrelsesseminar. Slangerupgaard Hotel og Kursuscenter, Elmuevej 32, Faxe Ladeplads

Transkript

1 DAGSORDEN Mødedato: Sted: Indkaldte: Den 22. og 23. maj 2014 i forbindelse med bestyrelsesseminar Slangerupgaard Hotel og Kursuscenter, Elmuevej 32, Faxe Ladeplads AffaldPlus bestyrelsesmedlemmer 15. maj A /2013 Sagsnr.: 6628 Brevid: JKU/tof Afbud: Emne: Bestyrelsesmøde Pkt. nr. : 1 J.nr. : A /2013 Sagsnr. : 6628 Godkendelse af dagsorden Beslutning: Pkt. nr. : 2 J.nr. : A /2013 Sagsnr. : 6628 Godkendelse af protokoludskrift fra sidste møde Beslutning: Pkt. nr. : 3 J.nr. : S /2013 Sagsnr. : 6581 Økonomirapport pr. 31. marts 2014 Perioderegnskabet for nævnte periode viser et overskud på t.kr

2 Det periodiserede budget viser et overskud på t.kr , medens den tilsvarende periode sidste år viser et overskud på t.kr I perioderegnskabet er medtaget beregnede varmepriser for forbrændingsanlæggene i Næstved og Slagelse, beløbene er indregnet i regnskabet uden hensyntagen til opkrævede aconto priser. I perioderegnskabet indgår ikke periodisering af omkostningerne, forskydning i feriepenge- og pensionshensættelse samt forskydning i hensættelse til retableringsforpligtelse for deponierne. Årsbudgettet er periodiseret indenfor de væsentligste områder baseret på historiske data. Periodisering er foretaget for forbrændingen, deponi og genbrugspladsområdet på indtægtssiden samt affaldsbehandlings- og produktionsomkostninger. Der er benyttet forskellige fordelinger på afdelingerne. Fordelingen af årsbudgettet for energisalget er baseret på 3 års gennemsnitlige varmeafsætning opgjort i mængder. Budgetafvigelser skal vurderes under hensyntagen til den begrænsede regnskabsperiode. Til regnskabet kan knyttes følgende kommentarer: Omsætning Den samlede omsætning er 9,6 mio. kr. mindre end det fordelte årsbudget, afvigelsen kan primært henføres til energisalget. Indtægter for salg af varme er direkte relateret til omkostningerne, hvorfor vigende omkostninger umiddelbart medfører reducerede energiindtægter. I perioden har den milde vinter medført reduceret brug af gas og dermed reduceret varmepris i Næstved. Varmeprisen i Slagelse er svagt stigende, dette skyldes stigende afgifter sammenholdt med vigende varmesalg. Produktionsomkostninger De samlede produktionsomkostninger andrager ca. 2,0 mio. kr. mindre end budgetteret, dette skyldes besparelser for øvrige produktionsomkostninger, og merforbrug på affaldsbehandlingsomkostninger og på bygningsområdet. For øvrige produktionsomkostninger er der tale om større besparelse på omkostninger til gasforbrug på forbrændingsområdet på 6,1 mio. kr. Merforbruget for affaldsbehandlingsomkostningerne kan henføres til genbrugspladserne, hvor den milde vinter har medført større benyttelse af pladserne. Af merforbruget på bygningsområdet på ca. 1,5 mio. kr. kan ca. 1,7 mio. kr. henføres til forsikringsområdet. Regnskabsperioden er således belastet af årets samlede forsikringspræmie. 2

3 Fællesomkostninger De administrative omkostninger er ca. 1,4 mio. kr. under periodebudgettet og i øvrigt ca. 0,4 mio. kr. mindre end sidste år. Der er ikke tale om enkelte større afvigelser. Finansielle poster De finansielle poster er stort set identiske med de budgetterede omkostninger. Afkast af værdipapirbeholdning har ikke givet renter i kvartalet. Økonomirapporten vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet../. Bilag: Økonomirapport pr. 31. marts Beslutning: Pkt. nr. : 4 J.nr. : G01/ Sagsnr. : 4937 Strategi 2014 Den af bestyrelsen fastlagte strategi angiver retningen for selskabets fremtidige udvikling, samt hvilke områder selskabet skal arbejde med. På baggrund af strategien, udarbejder bestyrelsen en plan for, hvilke aktiviteter selskabet skal prioritere i den nærmeste fremtid, for derigennem at opfylde de strategiske mål. AffaldPlus bestyrelse godkendte i marts 2011 den første strategi for det fusionerede selskab På vej mod Strategien blev fulgt af Plan , som bestyrelsen godkendte i maj Såvel strategi som plan skal opdateres. Dette skyldes, at forudsætninger og rammebetingelser hele tiden ændrer sig. Derudover, vil der også i en politisk styret organisation som AffaldPlus kunne være behov for opdatering af strategi og planer, som følge af ændret politisk sammensætning samt ændrede politiske prioriteringer i såvel selskabsbestyrelsen som i ejerkommunernes fagudvalg og kommunalbestyrelser. Administrationen lægger derfor op til, at bestyrelsen drøfter og godkender et forslag til ny strategi Strategi 2024 og at der senere i 2014, når strategien er endelig vedtaget, udarbejdes en plan Plan for implementering af strategiens elementer på kort sigt. Som baggrundsmateriale for arbejdet fremlægger administrationen en status for På vej mod 2020 og Plan Ligeledes fremlægger administrationen en opsamling af nogle samfundsmæssige udviklingstendenser, der vil påvirke selskabets aktiviteter og muligheder. 3

4 Endelig fremlægges et første udkast til Strategi På det udvidede bestyrelsesmøde vil der derudover, jf. programmet, være 2 indlæg som inspiration til bestyrelsens strategiarbejde. Der er i programmet for bestyrelsens udvidede møde maj afsat 3 ½ time til strategiarbejdet, således at der skulle være tilstrækkelig tid til at kunne drøfte de forskellige forudsætninger samt elementerne i strategien. På baggrund af bestyrelsens drøftelse, vil der blive udarbejdet et færdigt oplæg til behandling og godkendelse på bestyrelsesmødet 20. juni. I forbindelse med bestyrelsens behandling af strategioplægget skal det også drøftes, på hvilken måde ejerkommunerne skal orienteres og inddrages, jf. den af kommunerne godkendte ejerstrategi for AffaldPlus. Dette kan f.eks. ske ved det årlige møde mellem borgmesterkredsen og bestyrelsen, ved et et præsentationsmøde for en bredere kreds af politikere og embedsmænd, ved en forespørgsel om bemærkninger til kommunerne eller tilsvarende. Både Strategi 2024 og Plan bør løbende evalueres og i fornødent omfang justeres eller opdateres. Administrationen lægger derfor op til, at bestyrelsen i resten af valgperioden en gang om året får en status for arbejdet og på baggrund heraf evaluerer resultaterne i forhold til de strategiske mål og planen samt foretager nødvendige ændringer afledt heraf. Indstilling: Status primo 2014 for På vej mod 2020 og Plan tages til efterretning. Forslag til Strategi 2024 færdigøres med de af bestyrelsen fremlagte ændringer og forelægges til godkendelse på bestyrelsesmødet 16. juni /. Bilag: Notat dateret 25. april 2014: AffaldPlus strategi På vej mod 2020 og strategiske handlingsplan Plan Status primo Strategi Der findes ikke affald kun ressourcer. Maj Beslutning: Pkt. nr. : 5 J.nr. : G /2014 Sagsnr. : 6663 Udvikling af Plusbutikker i AffaldPlus Punktet blev drøftet på aprilmødet med beslutning om genoptagelse på mødet i maj. 4

5 På baggrund af bestyrelsens meget positive tilkendegivelser om udvikling af butikskonceptet og ikke mindst på grund af kompleksiteten i forhold til ønskede associerede opgaver oparbejdning beskæftigelsestiltag m.m., genoptages punktet som temadrøftelse, med oplæg af chefen for genbrugspladserne. Beslutning: Pkt. nr. : 6 J.nr. : G /2014 Sagsnr. : 6668 Vurdering af potentialer ved samarbejde mellem 9 forsyninger I foråret 2013 besluttede 3 sjællandske kommunale forsyningsselskaber (Lejre, Holbæk og Roskilde) at undersøge mulighederne i en fremtidig fusion af de 3 forsyningsselskaber. I november 2013 vandt PWC (sammen med Bech-Bruun og NIRAS) rådgivningsopgaven med at lave en analyse af samarbejdets potentiale. Rådgiveren blev valgt efter et EU-udbud, hvor syv rådgivere og konsortier gav tilbud på rådgivningsopgaven. Udover de 3 oprindelige forsyningsselskaber er yderligere 6 forsyningsselskaber efterfølgende indgået i samarbejdet: Faxe, Køge, Stevns, Ringsted, Sorø og SK Forsyning. Samarbejdet tæller således i dag 4 selskaber fra AffaldPlus ejerkommuner. Rådgiverkonsortiet har afrapporteret opgaven 1. maj Analysen er præsenteret for kommunalbestyrelserne og bestyrelserne i de ni selskaber mandag den 5. maj, og medarbejderne i selskaberne er orienteret tirsdag den 6. maj. Rapporten er offentliggjort umiddelbart herefter. Det forventes at ejerkommunerne for de 9 forsyningsselskaber beslutter, om de vil arbejde videre mod et fælles forsyningsselskab i løbet af efteråret De 9 forsyningsselskaber har i dag forskellige opgaver. Alle 9 tager sig af spildevand og 8 tager sig af vandforsyning. 6 af de 9 forsyningsselskaber har opgaver indenfor el- og varmeforsyning samt på affaldsområdet. Alle 9 har kundeservicefunktioner. Analysen opstiller 4 forskellige samarbejdsmodeller og identificerer en række synergieffekter ved de 4 samarbejdsformer. Herunder peger rapporten på, at der for forsyningsselskaberne allerede er store synergieffekter ved de øvrige forsyningsopgaver (el, varme og renovation) og anbefaler derfor, at selskaberne overtager flere af disse opgaver, herunder de kommunale renovationsopgaver. 5

6 Affaldsområdet og de mulige synergieffekter i tilknytning hertil er beskrevet i afsnit 7 i rapporten. På bestyrelsesmødet orienteres nærmere om rapporten og de udfordringer, som rapportens anbefalinger lægger op til i forhold til Affaldplus kerneområder. De 9 forsyninger har etableret en fælles web-portal om samarbejdet. Indstilling: Til drøftelse med henblik på en afklaring af, hvad AffaldPlus bestyrelse skal tilkendegive til ejerkommunerne om rapportens anbefalinger i forhold til AffaldPlus kerneområder. Beslutning: EFTERRETNINGSSAGER Pkt. nr. : 7 J.nr. : S /2014 Sagsnr. : 6659 Miljørapport 2013 AffaldPlus årsrapport for 2013 har fået nye klæder; den er blevet elektronisk og bygget op, så man let kan navigere rundt og læse de afsnit, som er relevante. Miljørapporten indeholder både miljøredegørelse for vores anlæg, driftstal (mængder, analyseresultater m.v.) og små historier om året i AffaldPlus. Miljørapporten indeholder også links til videoer eller steder, hvor man kan læse mere. Miljørapporten findes på AffaldPlus hjemmeside 6

7 Pkt. nr. : 8 J.nr. : G01/ Sagsnr. : 4634 Orientering vedr. velfærdspulje I 2006 godkendte FASANs bestyrelse, at der kunne indgås en aftale mellem ledelse og medarbejdere, om oprettelse af en Velfærdsfond. Fonden blev oprettet som alternativ til resultatlønsordninger, som havde været drøftet igennem længere tid. Fonden har fra starten været en succes, og i 2010 godkendte den ny bestyrelse i AffaldPlus, at fonden kunne videreføres på baggrund af de fremlagte vedtægter. Samtidig godkendte bestyrelsen, at den maksimale tilførsel til fonden kunne hæves til kr., for det fusionerede selskab. Ledelsen er i mellemtiden af revisionen blevet gjort opmærksom på, at der kræves særlige regler for anvendelse af begrebet fond, hvorfor revisionen foreslår at, fonden fremadrettet omdøbes til Velfærdpuljen. Ligesom resultatlønsordninger, skal puljen virke incitamentsfremmende, ved at ledelse og medarbejdere sammen søger at skabe et økonomisk råderum, som kan bidrage til trivsel og arbejdsglæde på arbejdspladsen. Regler for tilførsel af midler og brug af puljen fremgår af vedhæftede bilag. Eksempler på større udmøntning af puljen er f.eks.: støtte til hjemme PC ordning (markant største træk), frugtordning, sensommerfest og julefrokost../. Bilag: Vedtægter for Velfærdspulje. Pkt. nr. : 9 J.nr. : G02/ Sagsnr. : 4409 Forlev Miljøanlæg Opstuvning perkolat, forurenede boringer, afhjælpning Omkring Forlev Miljøanlæg er etableret flere grundvandsbrønde, hvorfra vi kan monitorere udviklingen i grundvandet. To boringer (benævnt R1 og R10) har gennem de senere år vist stigende indhold af klorid, som menes at stamme fra perkolat fra deponiet. 7

8 Vi har derfor i samarbejde med Miljøstyrelsen i gangsat nærmere undersøgelser af ombygning af deponiet, driftstiltag m.v. I den forbindelse har det vist sig, at der er en opstuvning af perkolat på ca. 2 m på deponiets ældre del. Ved gennemgang af projektmateriale og byggemødereferater ses, at en transportledning fra den gamle del af deponiet til den nye del har været afproppet i forbindelse med byggearbejde. Opstuvningen af perkolat på den gamle del af deponiet tyder på, at denne transportledning enten ikke er blevet afproppet efter færdiggørelse af byggearbejdet (i 1999) eller efterfølgende er delvist tilstoppet af andre grunde. Opstuvning af perkolat giver et øget vandtryk på deponiets 0,5 mm tynde plastmembran på den gamle del af deponiet og kan derfor give anledning til forurening af grundvandet under deponiet via utætheder i membranen. Der er nu igangsat bortpumpning af det opstuvede perkolat til renseanlæg, og efterfølgende vil den tilstoppede transportledning blive spulet for at sikre gennemstrømning. Fremadrettet vil der jævnligt blive pejlet i perkolatbrøndene på deponiet for at sikre, at der ikke sker opstuvning af perkolat. Vi er løbende i dialog med Miljøstyrelsen om såvel opstuvning af perkolat, som evt. efterfølgende tiltag, i forhold til de to påvirkede grundvandsboringer. Omkostningerne til bortpumpning af det opstuvede perkolat kan løbe op i 2 mill. kr. i afledningsomkostninger. Beløbet tages af de hensatte økonomiske midler. Forlev Miljøanlæg er placeret i et område uden grundvandsinteresser og på arealer, hvor grundvandet i forvejen er stærkt påvirket af klorid fra indtrængende havvand. Pkt. nr. : 10 J.nr. : G01/ Sagsnr. : 4400 Evt. Mødet hævet kl. 8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31