Referent: 2. Forretningsorden, Årets gang, Strategi og Handleplan, organisering, bestyrelsens opgaver og fordeling af disse

Transkript

1 Mødedato: Sted: Vejen Idrætscenter Referent: Karin Rye Caspersen Ref. nr. 01/2014 Emne: Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Præsentation og konstituering 2. Forretningsorden, Årets gang, Strategi og Handleplan, organisering, bestyrelsens opgaver og fordeling af disse 3. Etablering af foreningen, sekretariatsaftale, hjemmeside, markedsføring, information, PR, registrering, logo, revisor, bank mm 4. Økonomi 5. Medlemsrekruttering 6. Etablering af faggrupper 7. Samarbejdspartnere 8. Aktiviteter i indeværende år 9. Årsmøde/konference/udstilling i Møde- og informationsform. Mødedatoer. 11. Eventuelt Deltagere - bestyrelsen: Niels Bækgård Alf Christensen Gitte Nørgaard Morten Menné Ole Lindholdt Erik Hansen Jakob Sander Søren Damgaard (suppleant) Afbud: Axel Lindgren (tilforordnet) Tilforordnet: Carsten Larsen (Sekretariate)t: Hans Christian Vestergaard (HCV) Karin Rye Caspersen (KRC)

2 1. Konstituering Formand: Næstformand: Kasserer: Niels Bækgård Alf Christensen Gitte Nørgaard Ifølge vedtægterne vælges 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år, og 4 i lige år. Alf Christensen, Erik Hansen og Morten Menné er på valg i 2015, mens de øvrige bestyrelsesmedlemmer først er på valg i Forretningsorden mv. Bilag 1a Bestyrelsens ansvarsområder Opg Beskrivelse Ansvarlig Medvirker Sekretariatet deltager 1 Vision, værdier, mål, strategier og handlingsplaner NB AC + Vedtægter, organisering mv. 2 PR, informations- og kommunikationsaktivitet, kontakt til medlemmer, hjemmeside og sociale medier NB OL/CL + 3 Medlemsrekruttering OL MM (og alle) + 4 Kompetenceudvikling, uddannelse AC EH/CL + 5 Årsmøde, udstilling NB/CL OL + Evnt. Otto Skak 6 Konferencer, ERFA-møder, studieture, temamøder og netværk MB GN + Samt faggrupperne 7 Internationalt arbejde Udskydes 8 Kontakt til myndigheder, beslutningstagere og øvrige interessenter MM AC 9 Kontakt til samarbejdspartnere JS NB, GN, AL + 10 Kontakt til faggrupper EH OL, CL, AL +

3 11 Økonomi og budget herunder kontingentsammensætning GN NB + 12 Kontakt til og instruktion af sekretariatet, rådgivning, viden og innovation og øvrige stabsfunktioner NB (CL) Med mindre andet er aftalt, varetages udtalelser til pressen på foreningens vegne af formanden. Bilag 1b Forretningsorden for bestyrelsen De fremmødte har generelt en oplevelse af et højt ambitionsniveau og et godt forarbejde i de bilag, der er fremsendt. Forretningsordenen er et ekstremt flot stykke papir, men det er vigtigt at evaluere det, og forholde sig til de enkelte dele i det efter eksempelvis et års drift. På nuværende tidspunkt er det et godt udgangspunkt, som man må forvente skal tilpasses foreningens virkelighed med tiden. MM foreslår at det møde, der er skitseret i december i stedet afholdes i november, da december kan være problematisk som mødemåned. Det er dejligt at ambitionsniveauet i bestyrelsen er så højt det er vigtigt for en nystartet brancheorganisations gennemslagskraft og evne til at hverve medlemmer. Bilag 1c Strategi og handleplan Mission, vision, strategi og kultur er inspireret af vedtægterne, der blev vedtaget på stiftende generalforsamling. Handlingsplanerne er igen et udtryk for høje standarder og ambitioner for arbejdet i foreningen, hvilket vil være med til at gøre det interessant at deltage i arbejdet. 3. Etablering af foreningen Formand, næstformand og kasserer indleder forhandling med H.C.Vestergaard om sekretariatsbetjening. Kasserer finder bank og sender forslag rundt til den øvrige bestyrelse, der dermed får mulighed for at gøre indsigelse (3 dage). Forslag til logo er fremsendt og godkendes uden kommentarer. Revisor er valgt på generalforsamlingen der skal tages kontakt. Foreningen skal registreres (dette har advokaten, der var ordstyrer på GF sørget for) Information om foreningens stiftelse og virke skal ud inden HI s årsmøde (27. maj)

4 Der skal oprettes hjemmeside, laves markedsføringsmateriale mv. 4. Økonomi Initiativgruppen indbetalte i efteråret kr/anlæg, der dækker arbejdet hidtil samt den stiftende generalforsamling. Der er 35 medlemmer meldt ind i foreningen. DSF bidrager muligvis med ,- - dette skal dog først godkendes af deres bestyrelse. DSI bidrager muligvis med ,-. Hvis alt går vel råder man dermed over ca kroner i indeværende år. Der er budgetteret med ,-, så der skal hverves nogle medlemmer. Der gives ikke rabat på kontingentet i 2014 selv om en del af året er gået, da der allerede er taget højde for det i de specielle takster, der gælder i Definition af medlem: Hvordan definerer man et medlem (fx kommuner)? Et kommunemedlem er myndigheden (byrådet om man vil) Anlæggene er der hvor der er en serviceleder/halinspektør Dette skal beskrives nærmere og sendes rundt til den øvrige bestyrelse til kommentering. Der skal oprettes en beregner, som kan hjælpe potentielle medlemmer med at regne ud, hvad de fremover skal betale i kontingent. 5. Medlemsrekruttering Der skal sendes pressemeddelelse ud til presse, interessenter og KL hurtigst muligt (INDEN His årsmøde). Der skal laves materiale om foreningen, så man kan påbegynde arbejdet med at tage personligt kontakt til potentielle medlemmer. 6. Faggrupper Det diskuteres kort om faggrupper er det rigtige ord til foreningens undergrupper/specialfaciliteter/facilitetsgrupper uden at et andet blev vedtaget. MM foreslår at man i stedet for at lave mange faggrupper holder sig til de fire, der er repræsenteret i logo et, og så laver under-faggrupper inden for hver af disse. CL tror ikke det vil være en fordel at lave flere lag i organisationen, da man kan frygte at det vil sinke arbejdsgangen. Netværkene skal være så fagspecifikke som muligt. OL tænker det bliver problematisk at nå det hele, hvis der er for mange faggrupper. NB påpeger, at der bliver en budgetmæssig udfordring, hvis man vælger at lave færre faggrupper, da kontingentet bl.a. beregnes ud fra antallet af faggrupper, man ønsker at deltage i.

5 I første omgang skal der nedsættes rammer for arbejdet i faggrupperne, samt retningslinjer for arbejdet og ikke mindst for økonomi, og gruppernes egne mulighed for at disponere. Derefter skal der udpeges formænd her er det ekstremt vigtigt at finde de rigtige personer. Faggrupperne skal ikke være bundet op på brugen af faciliteten, men derimod på selve faciliteten. 7. Samarbejdspartnere Der stilles spørgsmål til status på et eventuelt samarbejde med HI, da et af de nyvalgte bestyrelsesmedlemmer er blevet kontaktet af et bestyrelsesmedlem fra HI, der udtrykker skuffelse over den manglende dialog fra sportsfaciliteters.dk s side. NB oplyser at initiativgruppen allerede inden den stiftende generalforsamling afholdt 3 møder med His bestyrelse, men ikke oplever at HI er reelt interesserede i et samarbejde. Initiativgruppen føler bestemt at man har rakt hånden ud mod HI, men at der ikke rigtigt kommer noget den anden vej. Derudover skal sportsfaciliteter.dk passe på ikke at blive forvekslet med en fagforening, da det vil være ødelæggende for foreningens mulighed for at indgå i ligeværdig dialog med diverse beslutningstagere. Det er dog stadig håbet, at man kan indgå i et frugtbart samarbejde med HI på de områder, hvor det vil være konstruktivt for begge parter. Ud over de nævnte på bilag 6 er der også diverse fonde samt TV- og Produktionsselskaber, der ofte har meget store krav til faciliteterne. JS skal, på baggrund af de møder, som initiativgruppen allerede har haft, finde en prioritering og lave oplæg til en strategi (fare frem med lempe). Derudover kunne det være interessant at tage kontakt til Foreningen af Fritidskonsulenter eller evnt. Børne-og Kulturchefforeningen. Der skal laves et formaliseret samarbejde med Dansk Svømmebadsteknisk Forening og Danske Samvirkende Idrætsanlæg i form af en kontrakt der kan skrives under (indeholde et stop n go). 8. Aktiviteter Det er vigtigt, at der laves mindst én aktivitet i alle de faggrupper, der etableres. Der skal afholdes en konference allerede i efteråret Her vil det evnt. være muligt at købe et spor på IDANs konference Idrættens udfordringer, der afholdes i Vejen november. I den forbindelse er spørgsmålet nok, om vi kan få både beslutningstagerne og anlæggene med til IDANs konference. Spørgsmålet er også, hvordan vi gør sportsfaciliteter.dk så interessante for kommunernes beslutningstagere, at de ikke bare er tilfredse med at deres idrætsinspektør (el.lign.) er ansat. GN og NB kører vider med udviklingen. 9. Årsmøde/konference/udstilling 2015 Sportsfaciliteter.dk bør have en årlig udstilling pga de mange nyheder i branchen.

6 CL har haft møde med MESSE C i Fredericia, der gerne vil lave en aftale om at lave messe for foreningen i de næste 3 år. MESSE C går ind i udvikling og markedsføring af messen, og vil derfor have en binding i en fornuftig periode. Forslaget er, at sportsfaciliteter.dk i 2015 kobler sig på Aqua Fair, der allerede er aftalt til den april Ved at lave en endnu større messe, kan vi få flere gæster og dermed gøre messen mere interessant for både udstillere og gæster. MESSE C står for al det praktiske, og foreningen får så et provenu af standlejen. Det er DSFs forslag at udstillere, der tidligere har udstillet på Aqua Fair samt rene vandfirmaer vil tilfalde DSF, mens nye, mere generelle udstillere går til sportsfaciliteter.dk. Der vil også være gode muligheder for at bruge messen aktivt i internationalt arbejde. Ved at lave et samarbejde i fremtiden, kan man sætte fokus på vand hvert andet år, så man ikke øger frekvensen af vand-messer. Det foreslås at DSF afholder konference samt generalforsamling allerede tirsdag den 14. april, og man kan så bruge 2. dagen på messen inden hjemrejse, mens sportsfaciliteter.dk så kan holde spredte konferencer, generalforsamling mv. om onsdagen. Så skal der bare være et fantastisk trækplaster til torsdag, så deltagerne ikke bare går hjem. CL tager forslaget med på bestyrelsesmødet i DSF tirsdag den 20. maj siger de ja, vil der gå pressemeddelelse ud inden weekenden (og dermed også inden His udstilling). Der skal i så fald nedsættes et messe-udvalg: NB, CL, OL og evnt. Otto Skak. 10. Møder mv. 24. september i Århus (demonstration af Skype og integration med Lync)??. november skal lægges samme med konferencen hvad enten det bliver IDAN eller egen konference. 28. januar 2015 i Grøndalcenteret (Bella) Det er vigtigt at der holdes tæt kontakt og at de ansvarlige for opgaverne melder tilbage til resten af bestyrelsen, så alle ved, hvad der foregår. 11. Eventuelt NB kan oplyse at han har fået mange henvendelser omkring foreningen. Henrik Brandt fra idrættens Analyseinstitut har sendt en forespørgsel omkring skøjehaller, som det umiddelbart kan være vanskeligt at besvare. NB videresender mailen, og svarer Henrik, at vi p ånuværende tidspunkt ikke er gearet til at besvare så fagspecifikke henvendelser endnu. EH kan fortælle at man i Københavns Kommune har man haft E&Y til at lave en undersøgelse af tidsforbruget. For at kunne besvare deres spørgsmål har han udviklet et regneark, der illustrerer på minuttet hvordan det går. Erik sender rundt.