VALLENSBÆK KOMMUNE Økonomiregulativ (Kasse- og regnskabsregulativ for Vallensbæk Kommune)

Transkript

1 VALLENSBÆK KOMMUNE Økonomiregulativ (Kasse- og regnskabsregulativ for Vallensbæk Kommune) Opdateret Side 1 af 20

2 Indhold 1 Generelt Formål Ajourføring Selve Økonomiregulativet Bilag til Økonomiregulativet Budgetprocedure Økonomistyring Budgetansvarlige Regnskabsaflæggelse Generelt Anlægsregnskaber Andre regnskaber Bogføringsprocessen Generelt Bogføringsgrundlag Ledelsestilsyn Interne kontroller Afstemning af statuskonti Finansiel styring og betalingsformidling Generelt Betalingsformidling Decentrale kasser Transporter Debitorpleje Anvendelse af It-systemer Systemejer og sikkerhedsansvarlig Kvalitetskontroller Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Kontroller mod svig Andre områder Sikring af kommunens aktiver og dokumenter Sikring af værdier tilhørende andre Sikring af rette alternative modtager Leasingaftaler Brug af indkøbsaftaler, rabat- og bonuskort Risikostyringspolitik Tegningsberettigede Revisionsregulativ Opdateret Side 2 af 20

3 1 Generelt 1.1 Formål Økonomiregulativet er Vallensbæk Kommunes overordnede regelsæt for styring af økonomisk virksomhed i kommunen. Lovgrundlag Økonomiregulativet er den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Formålet med Økonomiregulativet er at sikre: Korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen Præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar Et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko i styring og varetagelse af økonomiske forhold Økonomiregulativet udgør sammen med styrelsesvedtægten og kompetenceplanen styringsdokumenterne i Vallensbæk Kommune. Til flere af punkterne i Økonomiregulativet er der uddybende bilag, som mere detaljeret beskriver de overordnede principper i praksis. Opdateret Side 3 af 20

4 2 Ajourføring 2.1 Selve Økonomiregulativet Økonomiregulativet skal afspejle kommunens politiske beslutninger om økonomisk styring. Center for Økonomi og Indkøb vedligeholder og ajourfører Økonomiregulativet. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af Økonomi og Indkøb, men ændringer i de grundlæggende principper skal godkendes af kommunens øverste ledelseslag, Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. 2.2 Bilag til Økonomiregulativet Hvis der ikke er anført andet, kan ændringer i bilag til regulativet alene godkendes af økonomichefen. Ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens forvaltninger, skal dog godkendes af kommunens øverste ledelseslag. Kommunens revision skal underrettes om væsentlige ændringer af regulativet før ændringerne sættes i kraft. Opdateret Side 4 af 20

5 3 Budgetprocedure De grundlæggende principper for kommunernes budgetlægning findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af det ansvarlige ministerium. Direktionen har ansvaret for, at der udarbejdes en procedure- og tidsplan for budgetprocessen. Planen godkendes af Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Center for Økonomi og Indkøb kontrollerer i samarbejde med Direktionen, at udvalg, centre, afdelinger og institutioner overholder planen, så der kan vedtages et budget i overensstemmelse med planen. Opdateret Side 5 af 20

6 4 Økonomistyring I Vallensbæk Kommune tager den grundlæggende økonomistyring udgangspunkt i to processer: En klar og sammenhængende budgetteringsprocedure, der skaber effektive administrative arbejdsgange samt politisk overblik og ejerskab. Økonomistyring der sikrer kontrol med forbruget, forebyggelse af budgetoverskridelser og den bedst mulige anvendelse af ressourcerne. 4.1 Budgetansvarlige Politisk niveau Det politiske ansvar for opgaverne er placeret i fagudvalg jf. styrelsesvedtægten. Under hvert fagudvalg er opgaverne organiseret i forskellige hovedtemaer. Hovedtemaernes opgaver er yderligere opdelt i deltemaer. Budgettet i kommunen er organiseret efter opdelingen. Det vil sige, at budget og regnskab specificeres på de forskellige fagudvalg, hovedtemaer og deltemaer. Bevillingsniveauet er nettobevillinger på hovedtemaniveau. Fagudvalget er ansvarlig for overholdelse af budgettet inden for hvert enkelt hovedtema. Hvis der forventes afvigelser mellem budget og forbrug på hovedtemaniveau forelægges sagen for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, der træffer de bevillingsmæssige beslutninger. Kun Kommunalbestyrelsen meddeler bevillinger og tillægsbevillinger. Kommunalbestyrelsen har bemyndiget Økonomiudvalget til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts eller anlægsbevilling. Økonomiudvalget kan ifølge styrelsesloven ikke overføre fra en driftsbevilling til en anlægsbevilling eller omvendt. Bemyndigelsen giver alene Økonomiudvalget mulighed for at omdisponere ved afgivelse af tillægsbevilling mellem allerede eksisterende bevillinger. Dvs. den giver ikke Økonomiudvalget bemyndigelse til at afgive anlægsbevillinger. Konkret betyder bemyndigelsen, at Økonomiudvalget f.eks. er bemyndiget til at godkende omplaceringer i budgetopfølgningerne. Centercheferne er ansvarlige for overholdelse af budgettet under et hovedtema. Afvigelser mellem budget og forbrug forelægges for fagudvalget, der tager stilling til forslag om budgetoverholdelse. Opdateret Side 6 af 20

7 Administrativt niveau Økonomistyringen er decentral, og centre, afdelinger og institutionerne er ansvarlige for overholdelsen af budgettet inden for de respektive deltemaområder. Hvis der forventes afvigelser mellem budget og forbrug inden for det enkelte deltema, således at deltemaets samlede budget stadig overholdes, kan der administrativt foretages budgetomplaceringer. Det forudsættes, at der alene er tale om budgetændringer af kalkulatorisk karakter, således at det politisk besluttede aktivitetsniveau er uændret. Budgettet tildeles som et nettobudget. Det betyder, at øgede indtægter kan anvendes direkte i centre, afdelinger og institutioner. Nye aktiviteter, der ligger uden for afdelinger, centre og institutioners normale arbejdsområde, skal dog altid drøftes med direktøren. Den daglige økonomiske styring er Direktionens ansvar. Det er direktørerne, der er ansvarlige for budget og budgetopfølgningerne. Centerchefer, afdelingsledere og institutionsledere har som budgetansvarlige ledere ansvar for at styre økonomien og handle herpå. Forudsætningen for økonomistyringen er derfor administrativ økonomiopfølgning og kontrol, der foretages af de budgetansvarlige ledere i kommunen minimum en gang i måneden. Daglig økonomiske styring Den decentrale økonomistyring foregår i dialog med Center for Økonomi og Indkøb. Hvis der forekommer et merforbrug eller tegn på merforbrug, er det ledernes ansvar at iværksætte aktiviteter og kompenserende tiltag til at sikre budgetoverholdelse. Hvis det ikke kan ske inden for egen budgetramme eller uden konsekvenser for det politisk fastsatte serviceniveau eller de politisk fastsatte målsætninger, skal der hurtigst muligt skriftligt ske orientering og involvering af den ansvarlige direktør og evt. andre ledere inden for samme budgetområde. Herefter påhviler det lederen i samarbejde med Center for Økonomi og Indkøb at vurdere omfanget af merforbruget med et bud på forventet regnskab for året. Den ansvarlige chef forelægges sagen af lederen med forslag til aktiv styring og konkrete tiltag. Merudgifter skal ledsages af forslag om kompenserende besparelser. Det påhviler herefter chefen at træffe beslutning og igangsætte processen, orientere direktøren og søge det politiske system om godkendelse af de ændrede aktiviteter. Opdateret Side 7 af 20

8 Ledelsestilsyn Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende har indseende i forretningsgangene. Kontrol af bogføringen er et led i det almindelige ledelsestilsyn. Læs mere om ledelsestilsyn i afsnit 6.3 i Økonomiregulativet. Opdateret Side 8 af 20

9 4.2 Opfølgning på forbrug og budget Opfølgning på forbrug og budget Økonomistyringen består af fem dele: Administrativ opfølgning Budgetopfølgninger Bevillingsoverførsler mellem årene Anlægsstyring Likviditetsopfølgning Administrativ opfølgning De budgetansvarlige ledere foretager opfølgning på økonomien minimum en gang om måneden. Derudover modtager Chefforum ledelsesinformation fra Økonomi og Indkøb om bl.a. forbrug indenfor og udenfor servicerammen samt sygefravær. Budgetopfølgning Formålet med budgetopfølgningerne er at give Kommunalbestyrelsen et overblik over kommunens samlede økonomi samt at give mulighed for at foretage strategiske overvejelser om konkrete tiltag for at sikre overholdelse af det oprindelige budget. Der foretages budgetopfølgninger efter en plan, der hvert år vedtages i Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen kan beslutte om opfølgningen skal indeholde andre elementer som f.eks. opfølgning på målsætninger. Det enkelte udvalgsområdes budgetopfølgning indgår i den samlede budgetopfølgning, som Direktionen behandler forud for den politiske behandling i udvalgene og Kommunalbestyrelsen. Budgetopfølgningerne forelægges samlet for Kommunalbestyrelsen. Hvert center/afdeling redegør skriftligt til Økonomi og Indkøb for budgetopfølgningen på egne områder. Direktion, center/afdelingen og Økonomi og Indkøb udarbejder herefter det samlede udvalgsnotat for området. Budgetopfølgningen er Direktionens ansvar, og det er Direktionen, som er ansvarlig for resultatet og fortolkningen heraf. Det sikrer, at Direktionen er involveret i hele processen og på et tidligt stadie får viden om uforudsete og uhensigtsmæssige forbrugstendenser. Bevillingsoverførsler mellem årene Opdateret Side 9 af 20

10 Decentrale enheder har adgang til at overføre budget mellem årene. Herved kan der spares op til projekter eller en vanskelig økonomisk situation kan løses ved at låne af næste års budget. Ved overførsel af merforbrug eller mindreforbrug på mere end 5 % skal der udarbejdes en handleplan. Alle overførsler skal godkendes politisk. Center for Økonomi og Indkøb har ansvaret for, at Kommunalbestyrelsen årligt får oversigter over det samlede merforbrug/mindreforbrug på de forskellige udvalgsområder. Oversigterne behandles i Direktionen i februar/marts, og Kommunalbestyrelsen behandler på deres møde i februar/marts de endelige overførsler samt evt. handleplaner. Anlægsstyring Anlægsprojekter skal være placeret på særskilte bevillingsprogrammer og må ikke være samlet på ét stort bevillingsprogram. Herved er det nemmere at styre økonomien i de enkelte anlægsprojekter. Anlægsstyringen indgår i budgetopfølgningerne. Likviditetsopfølgning Der udarbejdes mindst 4 gange årligt en likviditetsoversigt efter kassekreditreglen (Styrelseslovens krav er kvartalsvise opgørelser). Likviditetsoversigten skal som minimum indeholde oplysninger om likviditeten det seneste år opgjort efter kassekreditreglen ultimo hver måned. Likviditetsoversigten forelægges for Økonomiudvalget. Opdateret Side 10 af 20

11 5 Regnskabsaflæggelse 5.1 Generelt Det ansvarlige ministerium fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse, herunder tidsfrister for udarbejdelsen af regnskabet. Center for Økonomi og Indkøb er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en detaljeret tidsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Herudover er kommunen forpligtiget til at aflægge et halvårsregnskab. 5.2 Anlægsregnskaber Der udarbejdes særskilt regnskab for anlægsarbejder, hvis bruttoudgifterne beløber sig til 2 mio. kr. eller mere. Regnskabet fremsendes gennem fagudvalget til Kommunalbestyrelsen ledsaget af en regnskabsforklaring. Det skal ske senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år, hvor anlægsarbejdet afsluttes. 5.3 Andre regnskaber Kommunen udarbejder i løbet af året andre former for regnskaber, f.eks. Grønt regnskab. Øvrige krav om regnskabsaflæggelse indarbejdes i tidsplanen for regnskabsaflæggelse for året. Opdateret Side 11 af 20

12 6 Bogføringsprocessen 6.1 Generelt Kommunens regnskabsføring skal ske løbende af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og overholdelse af betalingsfrister m.m. I bogføringsprocessen anvendes kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer. Regningerne håndteres elektronisk, enten som elektroniske fakturaer eller som indscannede fakturaer. Et grundlæggende princip er, at bogføringen skal finde sted ved kilden, dvs. i den institution eller afdeling, som har truffet den disposition, der medfører bogføringen. Læs mere i: Vejledende retningslinjer for bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer. 6.2 Bogføringsgrundlag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede elektroniske regnskabsbilag eller i særlige tilfælde papirfakturaer, der hovedsaligt afregnes via kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer som udgiftsbilag. Med kontrol menes i denne forbindelse, at: Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret Konteringen er korrekt Eventuelle interne forskrifter er overholdt I forbindelse med behandlingen i det elektroniske system registreres brugernavn, og det kan dermed dokumenteres, hvem der har udført bogføringen. Center for Økonomi og Indkøb er ansvarligt for at sådanne løsninger opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. Bilag der ikke er kommet elektronisk, skal være forsynet med tilstrækkelige oplysninger til en entydig identifikation i relation til bogføringen. Bilagene skal vedhæftes bogføringen elektronisk. 6.3 Ledelsestilsyn Kontrol af bogføringen er et led i det almindelige ledelsestilsyn. Udbetalinger til den pågældende selv eller nærtstående kan kun foretages af anden bruger. Opdateret Side 12 af 20

13 Stikprøvekontrollen skal foretages som minimum en gang i kvartalet og der skal udsøges 5% til kontrollen. Den budgetansvarlige leder kan selv fastsætte krav om mere restriktive godkendelser. Center for Økonomi og Indkøb kan også stille yderligere krav i forbindelse med præcisering af budgetansvaret. Det forudsættes, at den budgetansvarlige leder har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende har indseende i forretningsgangene. Den budgetansvarlige leder skal kunne sandsynliggøre eller dokumentere sit tilsyn. I den forbindelse er der udarbejdet en vejledning vedr. Ledelsestilsyn til brug for institutioner/afdelinger, således at det klart er formuleret, hvordan tilsynet foretages. Læs mere i: Ledelsestilsyn 6.4 Interne kontroller Et hovedprincip er, at så få personer som muligt skal involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Der skal derfor fastsættes et kontrolniveau baseret på en vurdering af væsentlighed og risiko. Systemet er indrettet, så man ikke kan lave udbetalinger til sit eget cpr-nummer. Der sker en kontrol af, at det indberettede cpr.nr. ikke er det samme, som det der er tilknyttet brugernavnet i sikkerhedssystemet. Disse procedurer samt de stikprøver og kontroller der foretages jf. nedenstående, er med til at forebygge svig. Center for Økonomi og Indkøb er ansvarlig for at udarbejde retningslinjer om bogføring i kommunens økonomisystem eller beslægtede systemer. Herunder krav til interne kontroller om bogføringen, idet principperne for kontrol er følgende: Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller den almindelige ledelseskontrol, dvs. af afdelingen/institutionen selv. Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Kontroller udføres i udgangspunktet som stikprøve, som en del af ledelseskontrollen. Desuden foretager Økonomi og Indkøb kontroller og har udarbejdet en fremgangsmåde for dette, så det sikres, at kontrollen finder sted jævnligt. Kontroller gennem ledelsesinformation, budgetopfølgning og regnskab. Opdateret Side 13 af 20

14 6.5 Afstemning af statuskonti Statuskonti skal afstemmes minimum hver 3. måned. 2 gange om året, pr. den 30/6 og 31/12, skal der fremsendes en afstemning til Center for Økonomi og Indkøb. Center for Økonomi og Indkøb foretager en kvalitetskontrol af en andel af de modtagne statusafstemninger, ved at sammenholde afstemningssaldo med statusbalancesaldo, samt sikre, at der enten er en specificeret beskrivelse af kontoen eller at der er vedhæftet uddybende materiale til afstemningen. Kvalitetskontrollen opsamles i en mappe på CØI s drev. Det er vigtigt, at der ikke indgår forkerte og/eller gamle poster i afstemningen. Såfremt Center for Økonomi og Indkøb ikke modtager afstemningerne rettidigt kontaktes nærmeste leder for det omhandlende område. Opdateret Side 14 af 20

15 7 Finansiel styring og betalingsformidling 7.1 Generelt Økonomiudvalget har ansvaret for, at der er en aktiv styring af kommunens portefølje af aktiver og passiver, dvs. gældspleje og anbringelse af likviditet gennem Center for Økonomi og Indkøb. Reglerne for styringen af porteføljen af passiver og aktiver fremgår af kommunens finansielle strategi. Den finansielle strategi revurderes af Kommunalbestyrelsen det første år i hver valgperiode. 7.2 Betalingsformidling Center for Økonomi og Indkøb er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til IT-systemer til betalingsformidling, hvor der ikke samtidig sker registrering i økonomisystemet (bogføring). Undtaget er personer, der har Dankort tilknyttet institutionens/afdelingens bankkonto. Disse personer har i forvejen fuldmagt til den givne konto. Center for Økonomi og Indkøb vedligeholder en oversigt over fuldmagtsforholdene. Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres inden de effektueres. Uanset at bogføringen i et vist omfang foregår decentralt, sker betalingsformidlingen centralt og den skal i videst muligt omfang foregå ved automatiske bankoverførsler eller lignende. 7.3 Decentrale kasser Oprettelse af decentrale kassefunktioner samt udbetaling af kasseforskud sker kun efter særskilt aftale med Center for Økonomi og Indkøb, idet der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. Center for Økonomi og Indkøb er ansvarlig for at fastsætte regler for forskudskasserne, herunder afstemning og kontrol, idet følgende skal respekteres: Alle bilag SKAL forsynes med underskrift, formål samt hvem der deltog i arrangementet Der skal ske afstemning af kassen For kontante ind- og udbetalinger tilrettelægges en 100 % funktionsadskilt kontrol af, at der foreligger bilag for de enkelte ind- og udbetalinger. Kontrollen med den øvrige bogføring kan, som et led i det almindelige ledelsestilsyn foretages ved stikprøver. Læs mere i: Regler for forskudskasse og brug af Dankort og Visakort. Opdateret Side 15 af 20

16 7.4 Transporter Den enkelte leder skal være opmærksom på aftaler om transport af fordringer med frigørende virkning. Den enkelte afdeling eller institution er selv ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvis der er indgået aftale om transport af fordringen, dvs. overdragelse af tilgodehavendet til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning. 7.5 Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk. Økonomiudvalget godkender de generelle retningslinjer for afskrivning af fordringer. Økonomi og Indkøb udarbejder årligt en restanceopgørelse. Opdateret Side 16 af 20

17 8 Anvendelse af It-systemer 8.1 Systemejer og sikkerhedsansvarlig Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra ITsystemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. For alle forretningskritiske IT-systemer (fagsystemer) udpeges en systemejer. Er der ikke udpeget en systemejer, indgår det indholdsmæssige i ejerskabet som en normal del af ledelsestilsynet for det pågældende område. Systemejeren har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, så funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning samt politiske og administrative målsætninger for fagområdet. Systemejeren kan udpege en konkret sikkerhedsansvarlig for systemet eller selv have sikkerhedsansvaret og dermed sikre, at rollerne omkring systemadministration bliver udfyldt. Systemejeren har ansvaret for datakvaliteten og for at tilrettelægge forretningsgange for anvendelsen af systemerne, herunder tilstrækkelige dokumentationskontroller og kvalitetskontroller. De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Systemejeren har ansvaret herfor. Det er chefen for de enkelte fag- eller forvaltningsområder, der er ansvarlig for at der udpeges en systemansvarlig og denne er bekendt med rollens ansvars- og arbejdsopgaver. Det er Chefforum der er ansvarlig for at kommunens overordnede IT-sikkerhedsstrategi efterleves. Systemejer og sikkerhedsansvarliges roller og ansvar er beskrevet i Systemejer Rollebeskrivelse og Sikkerhedsmedarbejder Rollebeskrivelse, der ligger på Intranettet. 8.2 Kvalitetskontroller Systemejeren har ansvaret for datakvaliteten og datasikkerhed i eget fagsystem Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Systemejer skal have et dokumenteret overblik over datakvalitet og datasikkerhed i eget system. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. Opdateret Side 17 af 20

18 Systemejeren har ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. 8.3 Personer, som kan være særligt udsatte for kritik Såfremt et IT-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Kommunaldirektøren afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udmærket udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. 8.4 Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller (legalitetskontroller), som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Disse dokumentationskontroller skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Det vil sige, at den der har foretaget en indberetning til IT-systemet, ikke kan udføre dokumentationskontrollen. Kontrollen skal normalt udføres for alle tilgange (nyoprettelser) og ved alle ændringer af pengestrømmens retning, dvs. typisk ved skift af bankkonto. Således er der i forbindelse med NemKonto-systemet indarbejdet en kontrol af indberettede NemKonti som er indberettet af medarbejdere i kommunen, da det normalt er bankerne der står for denne registrering. Alle manuelt indberettede Nem- Konti kontrolleres af en medarbejder, der ikke har indberetningsadgang i systemet. I Opus Økonomi udføres kontrollen i form af stikprøver. Stikprøverne udføres af Økonomi og Indkøb og som en del af ledelseskontrollen. Dokumentationskontrol kan udføres på flere måder - også ved stikprøver - såfremt den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, som tilsammen giver en tilsvarende sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. Opdateret Side 18 af 20

19 9 Andre områder 9.1 Sikring af kommunens aktiver og dokumenter Center for Økonomi og Indkøb er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering/sikring af værdifulde aktiver og dokumenter. Økonomi og Indkøb er ansvarlig for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Centerchefen for centeret, der varetager it-opgaverne i kommunen, er ansvarlig for, at der udarbejdes en IT-sikkerhedsstrategi, som bl.a. skal sikre værdier i form af IT-baserede data og systemer. Ansvarsforholdene skal være beskrevet i sikkerhedsstrategien. 9.2 Sikring af værdier tilhørende andre Hvis kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningsliner for opbevaring og registrering. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte institution i samarbejde med Økonomi og Indkøb. Hjemmeplejen har udarbejdet en instruks for opbevaring af beboernes lommepenge på Højstruphave og i Rønnebo. 9.3 Sikring af rette alternative modtager Borgerservice skal udføre stikprøvekontrol af alternativ modtager i KMD-Aktiv. 9.4 Leasingaftaler Der er fastsat nærmere regler for indgåelse af leje- og leasingaftaler. Alle leasingaftaler skal fremsendes til godkendelse i Center for Økonomi og Indkøb inden effektuering. Økonomi og Indkøb skal foretage en registrering af alle kommunens garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingforpligtelser i forbindelse med årsregnskabet. Økonomiudvalget fastlægger de detaljerede regler for at indgå leje- og leasingaftaler. 9.5 Brug af indkøbsaftaler, rabat- og bonuskort Det er ikke tilladt for medarbejdere at indkøbe varer og tjenesteydelser til private formål igennem kommunens indkøbsaftaler. Det er ikke tilladt at anvende personlige rabatkort og bonuskort i forbindelse med kommunale indkøb. Opdateret Side 19 af 20

20 9.6 Risikostyring Center for Økonomi og Indkøb har ansvaret for forsikringsområdet i kommunen. Kommunens risikostyring omfatter alle afdelinger (herunder decentrale institutioner), alle medarbejdere i kommunen og alle kommunens værdier (bygninger, anlæg, motorkøretøjer, driftsudstyr, inventar og økonomiske midler). Risikostyringen varetages af Center for Økonomi og Indkøb. 9.7 Tegningsberettigede Dokumenter vedrørende kommunens køb og salg af fast ejendom, optagelse af lån og optagelse af garantiforpligtelser skal underskrives af borgmesteren eller viceborgmesteren og herudover en person, der er bemyndiget af byrådet. Den centrale økonomiafdeling er bemyndiget til at oprette og nedlægge bankkonti Læs mere i: Bemyndigelse/fuldmagter i forbindelse med forpligtende dokumenter. 9.8 Revisionsregulativ Vallensbæk Kommune skal have en sagkyndig og uafhængig revision, der er godkendt af tilsynsmyndigheden. De nærmere retningslinjer for revisionens virke i kommunen er beskrevet i revisionsregulativet for Vallensbæk Kommune. Opdateret Side 20 af 20