TV Konvertering af studenterdata til STADS 12.1

Transkript

1 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 systemdokumentation INDHOLD: Indledning Omfang af konverteringen Forudsætninger, bl.a. trimmeparametre Trimmeparametre Hvad konverteres Konverteringens forløb Trin 1: Konvertering til konverteringstabellerne Trin 2: Manuel tilretning af data i konverteringstabellerne Trin 3: Konvertering af grunddata til Trin 4: Forberedelse af studieordninger m.v Trin 5: Beskrivelse af indskrivningsforhold Trin 6: Export af databasen Trin 7: Skift til status "endelig" på aktiviteter Trin 8: Konvertering af resultater Trin 9: Export af databasen Trin 10: Opbygning af rammer Detaljer i rammeopbygningen Manuel kontrol af opbyggede rammer Nedbrud Rammer, som opgives Problemer, der opdages efter start på drift Trin 11: Registrering af dispensationer Manuel registrering af dispensationer Automatisk registrering af dispensationer Trin 12: Konvertering af tilmeldinger Trin 13: Konvertering af stamhold, undervisningshold, undervisningsplan og eksamensplan Udlæsning til konverteringstabeller RA_KONVUD Konverteringstabellerne Ændring i konverteringstabeller i Regelcheckerens valg af ramme Regelcheckerens valg af ramme Placering i en åben ramme Pakker Historik A Side 1 af 36

2 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Indledning Dette notat udgør vejledningen i konvertering af studenterdata til. Det er en forudsætning, at institutionen allerede har gennemført konvertering af uddannelsesdata i overensstemmelse med vejledningen herfor og har indtastet bekendtgørelser, studieordninger og rammer. Notatet redegør for ambitionsniveauet i konverteringen til og beskriver de trin, der indgår i forberedelsen og gennemførelsen af konverteringen. I dokumentet henvises til package-headerne for de pakker, der realiserer konverteringen til. Data i de faste tabeller, som er relevante for konverteringen fremgår af systemdokumentationen. Undervejs i konverteringsvejledningen henvises til skærmbilleder og udskrifter i til kontrol af konverteringen. For en nærmere beskrivelse af disse funktioner henvises til betjeningsvejledningen for. Vejledningen beskriver ikke konvertering af Åben uddannelses oplysninger. der henvises til dok. A Brugervejledning til Konvertering af Åben Uddannelse. A Side 2 af 36

3 TV Konvertering af studenterdata til Omfang af konverteringen Der kan konverteres data til delsystemerne Resultater, Tilmelding og Studerendes Rammer, samt stamhold, undervisningshold, undervisnings- og eksamensplan til delsystem Planlægning. Det er kun relevant at konvertere tilmeldinger for den aktuelle undervisningsperiode og eksamenstermin. 1.1 Forudsætninger, bl.a. trimmeparametre Det er en forudsætning, at uddannelsesdata er konverteret. Denne konvertering er beskrevet i dokumentet A Da det forventes, at institutionerne benytter cost baseret optimizer i Oracle, bør der herefter gennemføres "analyze" af alle tabeller og index i delsystem Uddannelsernes Struktur aht. performance. Tabelnavne i dette delsystem er præfixet med "BE". Analyze bør gennemføres ved kald af stored procedure VY_ANALYZE.DELSYSTEM (NULL, BE,NULL), idet denne procedure sikrer, at både tabeller og index analyseres. Se systemdokumentation/package-header for pakken VY_ANALYZE. For en nærmere beskrivelse af analyze, henvises til manualen Oracle Server SQL Language Manual. Inden konverteringen til kan afsluttes, skal der være registreret bekendtgørelser, studieordninger og rammer for alle igangværende uddannelser samt uddannelser på hvilke, man ønsker at kunne opbygge rammer for studenter. Herunder skal der være registreret alle de regler, som man ønsker, systemet skal håndhæve. Hvis regler om emnevalg skal kunne håndhæves af systemet, skal der desuden være registreret relevante emner og emnekravopfyldelse i tilknytning til aktiviteter i Uddannelsernes Struktur. Det er dog klogt at vente lidt med at give data i Uddannelsernes Struktur status "endelig". Mere herom senere. Før konvertering af studenterdata slås rækkebaseret adgangskontrol fra ved kald fra sql*plus af scriptet rem_adg_kntrl.sql, der er placeret i $VUEHOME/tools/etc. Konverteringen gennemføres under Oracle-bruger "vueudv". Efter konverteringen skal rækkebaseret adgangskontrol sættes i kraft igen ved kald fra sql*plus af scriptet add_adg_kntrl.sql der er placeret i $VUEHOME/tools/etc Trimmeparametre STAA_DATO angiver hvornår der sidst er blevet indberettet STÅ til undervisningsministeriet og Danmarks Statistik. Denne information anvendes af konverteringsprogrammellet til at markere at den optjente STÅ allerede er indberettet, og derfor ikke skal indberettes igen. DAN_STAA er en parameter, som man evt. kan stille på under konvertering. Under drift og endelig (produktions-) konvertering skal DAN_STAA være sat til defaultværdien J, så der dannes STÅ-transaktioner. Hvis man med sikkerhed ved, at konverteringen er et forsøg, og skal gentages for alvor senere, kan trimmeparameteren DAN_STAA sættes til "N". Det betyder, at der ikke dannes STÅ-transaktioner til delsystem Statistik. A Side 3 af 36

4 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Trimmeparametre sættes via skærmbilledet VUE generel, Vedligeholdelse af trimmeparametre. Her fremsøges den ønskede parameter, hvorefter feltet Institutionens værdi udfyldes. ALLE_UDD_SKAL_INDS er en trimmeparameter, der er interessant for institutioner som bruger valg mellem uddannelsesdele. Den afgør om alle uddannelsesdele skal kunne indsættes ved konvertering, og default værdien er J. Hvis institutionen har valgt J, afvises konverteringen af rammen, hvis det ikke lykkes at få indsat alle de uddannelsesdele, den studerende har studieordninger for i RAK_STUD_STU. Afvisningen er "Ikke alle uddannelsesdele kan indsættes". Hvis institutionen har valgt N, afvises konverteringen af rammen ikke, uanset hvor mange uddannelsesdele, der ikke kan indsættes, men der kommer følgende afvisningsmeddelelse for den studieordning, hvis uddannelsesdel ikke kan indsættes: "Studieordningens uddannelse findes ikke i rammen". KONV_TILRETN_STATUS bruges i forbindelse med udlæsning fra til konverteringstabellerne. Men denne trimmeparameter kan man angive en status i de rækker man udlæser, så de senere kan identificeres som hørende til en bestemt udlæsning. Dette kan fx være anvendeligt, hvis man laver udlæsning i flere trin, eller at man har brug for at gentage en udlæsning. Trimmeparameterens værdi må have en længde på maks. 10 tegn. 1.2 Hvad konverteres Grunddata om studenter og andre personer Der konverteres generelle persondata. Det drejer sig både om studenter og om ansatte, censorer, tilsynsførende mv., hvis institutionen ønsker det. Der konverteres oplysninger om cpr-numre, navne, adresser (privat og firma) samt nationalitet. I kan man godt bevare fortidige informationer og registrere fremtidige adresser, men konverteringen begrænses til at omfatte aktuelle oplysninger om cpr-nummer, navn og adresse. For ansatte konverteres desuden initialer. Der konverteres følgende grunddata om studerende: evt. studienr, tidligere tilhørsforhold til andre institutioner, adgangsgivende eksamen(er) og adgangsniveauer. Praktik som ikke knytter sig til en ramme konverteres sammen med grunddata. Hvis man ikke konverterer andre personer end studenter, der skal have opbygget en ramme (igangværende eller afsluttet), kan feltet "aktiv_stud" i konverteringstabellen RAK_PERSON sættes til "J" og "tidl_stud" til "N"for alle. Der vil så ske det, at under konverteringen af udmeldelser, vil en person automatisk skifte til "tidl_stud" = "J" og "aktiv_stud" = "N", hvis alle rammer bliver afbrudt eller afsluttet. A Side 4 af 36

5 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Resultater Der konverteres opnåede, gyldige resultater, hvor resultater knyttes til en aktivitet, en student og en termin. Bemærk at eksamenstype, som kan have værdierne ordinær eller reeksamen, tjener til at fastlægge eksamensterminen og ikke har nogen sammenhæng med hvor mange eksamensforsøg den studerende har brugt. Dette kan i et konkret tilfælde betyde, at et eksamensforsøg, der på institutionen registreres som reeksamen, omeksamen el. lign. for en person, i forhold til skal registreres med eksamenstype ordinær, hvis den nye eksamen finder sted i den -eksamenstermin, der har betegnelsen ordinær. Resultater er udtryk for opnåede eksamenskarakterer (eet pr. forsøg) eller gennemført deltagelse i obligatorisk undervisning. Oplysning om censor på eksamensresultater konverteres ikke. (Disse oplysninger kan registreres på resultater, der registreres direkte i ) Resultater kan konverteres uanset alder. Det er dog en forudsætning, at der er oprettet aktiviteter, som resultaterne kan tilknyttes. Bemærk, at annullerede resultater ikke konverteres. Før konverteringen skal evt. institutionsdefinerede karakterer og disses sammenhæng med standardkarakterer være indtastet (via skærmbilledet RE019 Karakterskala ). Der kan også konverteres udsættelser fra eksamen. Udsættelser tæller ikke med som forsøg ved kontrol af regler om antal forsøg. Udenlandske betegnelser på opgavetitler, der hører til resultater, konverteres efter selve resultaterne. Den udenlandske betegnelse knyttes til det enkelte resultat. Der konverteres ind i tabellen BET_UDENL_BETEGN, hvor den udenlandske opgavetitel gemmes med typen OTI. Studieforhold til opbygning af rammer Der konverteres data om indskrivningsforhold ud fra hvilke studenternes rammer, herunder også enkeltfagsrammer, opbygges i. Evt. studieordninger sættes ind i rammerne under konverteringen og konverterede resultater registreres i rammerne. Dog konverteres ikke oplysninger om afbrudte studieordninger. Desuden konverteres suppleringskrav, meritoverførsler, orlov, praktik, udmeldelser samt udstedte eksamensbeviser. Annullerede oplysninger konverteres ikke. Alle disse oplysninger knyttes til rammerne. Mere om opbygning af rammer i afsnit Anvendte orlovsårsager skal indtastes i før konverteringen. Konvertering af regeldispensationer Der kan konverteres dispensationer fra alle regler i. Dette er indført i Tidligere var der kun mulighed for at konverterer reglerne 9 og 19. Alle regel dispensationer kan udlæses. Og alle regel dispensationer kan indlæses på nær de dispensationer, hvor der ikke entydigt kan bestemmes et element regel id. Dvs. der kan ikke indlæses dispensationer for de regler, hvor den samme regel er registreret for det samme element flere gange. A Side 5 af 36

6 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Historisk data om uddannelsesforløb med mere Med hensyn til historiske data om studenters uddannelsesforløb, er der to muligheder: 1. Institutionen kan vælge at registrere gamle bekendtgørelser, studieordninger og definere rammer herfor i. Gamle studenter kan så konverteres på samme måde som igangværende og få opbygget rammer. 2. Institutionen kan vælge at undlade at registrere bekendtgørelser, studieordninger og rammer for studenter, der f.eks. har afsluttet deres uddannelse før et vist tidspunkt under studieordninger mv., som ikke længere er i brug. I stedet kan data om disse studenters uddannelsesforløb forblive i konverteringstabellerne, idet de afvises under konverteringen til. 3. Det er muligt at konvertere studerende og deres resultater uden at opbygge rammer for disse tidligere studerende. Derved opnås at resultaterne er tilgængelige for søgning. Andre data om studenter, der ikke passer ind i 's nuværende struktur, kan konverteres til "-graven", RAK_GRAV (Denne overførsel er en del af institutionens opgave). Heri gemmes data med et cpr-nummer som nøgle, et valgfrit type felt og et langt tekstfelt. Dvs. data er ustrukturerede og må tolkes af institutionen selv, hvis der senere bliver brug for dem. Tilmeldinger Der kan konverteres data om udbud af og studenters tilmelding til undervisningsaktiviteter og eksamensaktiviteter i den aktuelle undervisningsperiode og eksamenstermin. Ved konverteringen overføres tilmeldingerne ikke til regelcheckeren og har derfor ingen effekt på studenternes rammer. Institutionen kan vælge mellem: a) at konvertere tilmeldinger med en status, der simulerer, at de er checket af regelcheckeren og fundet ok. Gør man dette behøver man ikke at gøre yderligere, men man skal være opmærksom på, at studenternes rammer i så fald ikke afspejler de nye tilmeldinger. Efter senere resultatregistreringer, bliver rammerne ajour. b) at konvertere tilmeldinger med en status, der angiver, at de ikke er checket. Efter konverteringen skal man så igangsætte et batchjob til overførsel af tilmeldingerne via regelcheckeren til rammerne. Herved kan man få checket, at tilmeldingerne er i overensstemmelse med regler om forudsætningskrav mv. Desuden vil rammerne komme til at afspejle studenternes reelle studiemæssige situation. Ved udbud af aktiviteter i bestemte delperioder skal man indtaste delperioderne i delsystem Tilmelding før konverteringen. Ved konvertering af tilmeldinger kan medtages ønske om lektionsgruppe eller hold. Ønske om lektionsgruppe forudsætter, at disse er indtastet i delsystem Planlægning før konverteringen. Hvis man ønsker at undervisningstilmeldingen skal tilknyttes et studiesemester, skal man inden konverteringen sikre sig, at studiesemesteret er oprettet i delsystem planlægning. Hvis der skal konverteres tilmeldinger med holdønske, er det nød- A Side 6 af 36

7 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 vendigt enten at konvertere eller at oprette holdene manuelt i delsystem Planlægning. Dette skal ske efter konvertering af udbuddet og før konvertering af tilmeldingerne. Udenlandske betegnelser på opgavetitler ved tilmelding konverteres efter selve tilmeldingen. Den udenlandske betegnelse er knyttet til den enkelte tilmelding. Der konverteres ind i tabellen BET_UDENL_BETEGN hvor den udenlandske betegnelse på opgavetitel gemmes med typen OTI. Planlægning Konvertering til delsystem Planlægning deler sig i data og programmer vedr. undervisning samt data og programmer vedr. eksamen. Undervisning Der kan konverteres data om studerendes tilhørsforhold til stamhold og årgange. Disse informationer kan senere under ibrugtagningen af anvendes til dannelse af undervisningshold baseret på konverterede eller indtastede tilmeldinger. Desuden kan der konverteres data om undervisningshold- både hold og studenter på hold. Dette forudsætter, at udbuddet af undervisningsaktiviteterne også er konverteret ind. Eksamen Vedr. eksamensplanlægning kan der bl. a. konverteres oplysninger om planlagte prøver. eksamenshold, eksamensdelhold, eksaminander, eksaminatorer, indkaldte tilsynsførende og censorer. A Side 7 af 36

8 TV Konvertering af studenterdata til Konverteringens forløb Det er tilstræbt at forenkle ansvarsfordelingen mellem institutionen og samarbejdet omkring konverteringen. Der er derfor indført et sæt konverteringstabeller, der er en forenklet udgave af de tabeller i, hvortil der kan konverteres data fra institutionens nuværende system. Disse konverteringstabeller er de eneste tabeller, som institutionen behøver at kende i detaljer i forbindelse med konverteringen. Konverteringen til konverteringstabellerne er institutionens ansvar, mens konverteringen videre fra disse tabeller og ind i det egentlige i princippet er samarbejdets ansvar via et konverteringsprogram. Dog er det væsentligt mere kompliceret med studenterdata end med uddannelsesdata, idet der på grundlag af dataene i konverteringstabellerne og de allerede indlagte studieordninger mv. skal opbygges rammer for studenterne. En studerendes ramme kommer til at afspejle de regler, som ligger på studieordninger mm. Fejl i disse regler vil bevirke, at graden af beståelse i den studerendes ramme afviger fra det forventede. Det er derfor nødvendigt med en grundig manuel kontrol af de opbyggede rammer. Hvis der under denne kontrol konstateres fejl, kan det blive nødvendigt at rette regler mm. På nedenstående figur er trinnene i konverteringen vist i den rækkefølge, de skal gennemføres: 1. Indsættelse i konverteringstabeller (RA_KONVUD.START_KONV kan bruges til at udlæse dispensationer) 2. Manuel tilretning 3. Konvertering af grunddata til (RAS_KONV.KonverterGrunddata) 4. Forberedelse af studieordninger m.m. 5. Beskriv indskr. forhold 6. Export 7. Skift til status endelig på aktiviteter (BE_KONV.begoer_eka_end) 8. Konverter resultater og udsættelser til (RE_KONV.START_KONV) 9. Export 10. Opbyg rammer (RAS_KONV.KonverterRammer) 11. Udgået Manuel tilretning af regeldispensationer 12. Konvertering af tilmeldinger (TI_KONV.START_KONV) 13. Konvertering af stamhold, undervisningshold og planer (PL_KONV.START_KONV) Det er muligt at gennemføre flere supplerende konverteringer efter hinanden. A Side 8 af 36

9 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 I den efterfølgende beskrivelse af de enkelte trin i konverteringen forudsættes det, at institutionerne let selv kan definere de relevante SQL*Plus udtræk fra konverteringstabellerne på basis af dokumentationen af disse. F.eks. udtræk af hvilke records, der afvises og hvorfor. 2.1 Trin 1: Konvertering til konverteringstabellerne I dette trin gennemføres konverteringen af data fra det gamle system til konverteringstabellerne. I beskrivelsen er forudsat anvendelse af SQL*Loader, som er beskrevet i Oracle Database Documentation. Det skal opfattes som et forslag, idet institutionen kan vælge andre måder at overføre data til konverteringstabellerne på. Hvis man vælger at benytte SQL*Loader, kan trinnet gennemføres som følger: Institutionen udvikler et sæt udtræksprogrammer, der kan udtrække data fra det nuværende system til et sæt datafiler, der kan loades til konverteringstabellerne i Oracle via SQL*Loader. Datafilernes format skal være i overensstemmelse med retningslinierne i manualen for SQL*Loader. Til beskrivelse af loadningen benyttes et sæt kontrolfiler. Hver kontrolfil beskriver, hvordan en datafil skal loades ind i konverteringstabellen. Formatet for kontrolfiler er beskrevet i manualen. Kontrolfilerne udarbejdes manuelt ud fra beskrivelsen af konverteringstabellerne (se websiden Dokumentation metadata), samt retningslinierne i manualen. Bemærk, at feltet "status" i alle konverteringstabellerne skal sættes til "U" (ubehandlet). Dette kan dog evt. udskydes til trin 2 og tilrettes manuelt. Datafilerne loades til konverteringstabellerne vha. SQL*Loader. Institutionen kan loade data ind i konverteringstabellerne ad flere omgange, f.eks. fakultet for fakultet. BEMÆRK: Fra og med 11.1 er det muligt at udlæse regeldispensationer fra Studerendes rammer til konverteringstabellerne fra et -system. Før skulle de oprettes manuelt. Læs mere herom i afsnit Trin 2: Manuel tilretning af data i konverteringstabellerne Før konverteringens trin 3, er der en række felter i konverteringstabellerne, der skal være udfyldt. Dette kræves, for at alle constraints på 's tabeller kan "enables", før der tillades brug af de egentlige -billeder, herunder især fremmednøglereferencer og not-null-constraints. Hvilke felter i konverteringstabellerne der er tvungne, fremgår det fra tabeloversigten på websiden Dokumentation metadata. Man skal sikre sig, at data i konverteringstabellerne ikke indeholder efterstillede blanktegn, som f. eks. kan være opstået ved afkortning af lange felter i forbindelse med loadning til konverteringstabellerne. Hvis efterstillede blanktegn bliver stående i konverteringstabellerne, vil de blive ført med over i -tabellerne, hvor de giver problemer. Der eksisterer et hjælpeværktøj, som evt. kan bruges til at fjerne blanktegn fra konverte- A Side 9 af 36

10 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 ringstabellerne: Filen rm_trailing_blanks.sql som ligger i stien $VUEHOME/tools/sql. Når dette script køres fra SQL*Plus, skal man angive navnet på en fil, som kommer til at indeholde det sql-script der fjerner de efterstillede blanktegn. Efter kørsel af dette andet script kan man inspicere en log og se, hvad der er sket under programafviklingen. Der kan dog være visse data, der ikke er tilgængelige i institutionens eksisterende system, og som dermed ikke kan konverteres. Disse skal så indtastes manuelt. Vi anbefaler, at man først bruger de egentlige -billeder, når den konverterede database er i en sådan stand, at alle constraints kan enables. Det giver institutionen to muligheder for håndtering af tvungne data, der ikke kan konverteres fra det gamle system: 1. Som en del af leveres et sæt primitive Forms-billeder, der kan benyttes til en manuel tilretning af konverteringstabellerne. Man kan benytte disse billeder til at indtaste de manglende tvungne data før konverteringens trin 3. Da billederne er meget simple, er denne fremgangsmåde mest interessant i forbindelse med ganske få manglende data. Billederne ligger i katalogerne $VUEHOME/Rammer/forms med navne præfixet med "RAK". $VUEHOME/Resultater/forms med navne præfixet med "REK". $VUEHOME/Tilmelding/forms med navne præfixet med "TIK". $VUEHOME/Planlaegning/forms med navne præfixet med "PLK". Billederne er tilgængelige via konverteringsmenuen, som følger med leverancen af. Bemærk: der er ikke udarbejdet forms billeder til konvertering af dispensationer. 2. Man kan indsætte en genkendelig defaultværdi i konverteringstabellerne, der hvor den tvungne værdi mangler. (Kan gøres ved et simpelt update-udtryk i SQL*Plus). Herefter kan man gennemføre trin 3. Senere kan data så tilrettes via de egentlige billeder. I de situationer, hvor enhver mulig defaultværdi vil kunne forveksles med de rigtige værdier, kan man sætte en vilkårlig værdi i feltet og kombinere det med en genkendelig værdi i feltet tilretn_status i konverteringstabellen. Feltet tilretn_status benyttes ikke under konverteringen, men tjener udelukkende til institutionens frie brug. Ideen er, at records, der senere skal tilrettes manuelt i efter konverteringen, kan markeres vha. feltet tilretn_status før konverteringen. Senere kan man så via simple SQL*Plus-udtræk fra konverteringstabellerne lave lister, der kan benyttes som hjælp til fremsøgning af de relevante records i -systemet. Bemærk dog, at alle krævede felter i resultattabellen skal være endeligt på plads inden konverteringen, idet de ikke kan tilrettes i undtagen ved annullering og registrering af nyt resultat. Bemærk, at feltet "status" i alle konverteringstabellerne skal sættes til "U" (ubehandlet) eller evt. A (afvist). Hvis dette ikke er sket under loadningen i trin 1, skal det sikres under den manuelle tilretning af konverteringstabellerne. Records med evt. andre værdier i statusfeltet ignoreres under konvertering. A Side 10 af 36

11 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Dog kan man også benytte værdien "G" (eller evt. et andet bogstav forskellig fra U,A og K) i feltet til at angive, at der er tale om gamle data, som man ikke forventer kan konverteres til, men som må forblive i konverteringstabellen. Kontroller at der ved brug af forskellige datasæt ikke optræder dubletter med status A eller U. Der kan nemt opstå forvirring og uforklarlige fejl beskeder på denne måde. Hvis der f.eks. optræder dubletter i en tabel, der beskriver en sti (f.eks. rak_regel_disp_sti), så opfattes rækkerne måske som en helt anden sti, eller man får besked om et element, der ikke findes. Institutionen forventes at kunne klare sig med simple SQL-udtræk fra konverteringstabellerne, hvis det bliver nødvendigt med udskrifter i den fase, hvor dataene tilrettes manuelt. Der er ikke udviklet egentlige udskrifter til konverteringstabellerne. 2.3 Trin 3: Konvertering af grunddata til Når dataene i konverteringstabellerne er på plads og evt. manuelt tilrettet, kan de konverteres til de egentlige tabeller. I dette trin konverteres data fra følgende konverteringstabeller: RAK_PERSON RAK_FORTID RAK_ADGANG RAK_NIVEAU (delvist) RAK_UDSTED RAK_PRAKTIK (delvist) RAK_PERSONINFO Fra RAK_PRAKTIK konverteres kun de rækker, der ikke indeholder oplysninger om rammen (uddramme og indskrivningsdato). Øvrige rækker - der knyttes til den studerendes ramme - indgår i den samlede opbygning af den studerendes ramme, som beskrevet i trin 10. Fra tabellen RAK_NIVEAU konverteres kun de records, der svarer til niveauer opnået ved adgangsgivende eksamen. I tabellen kan desuden ligge supplerende niveaukrav ved optagelsen til en bestemt uddannelse. Disse records i RAK_NIVEAU samt de resterende tabeller med præfix "rak" benyttes først i trin 10 under opbygningen af rammerne. Forudsætningerne for konvertering af grunddata til er følgende: Alle felter, der er markeret tvungne i konverteringstabellerne (se websiden Dokumentation metadata), er udfyldt (not null) evt. med en værdi, som man kan genkende og senere tilrette. Alle statusfelter på ikke tidligere konverterede data i konverteringstabellerne er "U" for "ubehandlet", eller "A" for "afvist", (hvis de tidligere er forsøgt konverteret). Records med andre værdier i status ignoreres. Der er ingen andre brugere på systemet. Man skal tage en backup af databasen umiddelbart før konverteringen. A Side 11 af 36

12 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Programmerne til konverteringen er udviklet som en del af -leverancen i form af en samling stored procedures, der sørger for at konvertere data ind i i den rigtige rækkefølge, så afhængigheder mellem data kan etableres korrekt. Procedurerne kaldes fra SQL*Plus. Nogle af procedurerne er bygget op som kald af et antal underprocedurer, én pr. konverteringstabel. Disse procedurer kan i stedet kaldes én ad gangen fra SQL*Plus, så man kun konverterer én tabel ad gangen. Man skal i så fald kalde procedurerne i samme rækkefølge, men man kan kalde den samme flere gange efter manuel tilretning, som beskrevet i trin 2. For at konvertere grunddata i dette trin skal man kalde proceduren "RAS_KONV.KONVERTERGRUNDDATA" fra sqlplus: exec RAS_KONV.KONVERTERGRUNDDATA; Der henvises til package-headeren for pakken RAS_KONV for en oversigt over underprocedurerne og den rækkefølge, hvori man skal kalde dem, hvis man ønsker at køre dem enkeltvis. BEMÆRK om grunddata vedrørende personer: Konverteringen af adresseoplysninger kræver at de anvendte postnumre findes i RAT_POSTDISTRIKT (der leveres som fast tabel). Det kan forekomme, at denne tabel ikke indeholder alle de postdistrikter som den enkelte institution har brug for. Dette problem løses således: Forud for konverteringen af persondata via KonverterGrunddata eller dens underprocedure KonverterPerson indtastes de ønskede postdistrikter direkte i via skærmbilledet RA006 Adresseoplysninger eller RA007 Personindskrivning/-fortid. Her findes en popup til formålet. Når procedurerne afsluttes normalt, kan man inspicere konverterede data på følgende skærmbilleder og udskrifter i, delsystem Studerendes Rammer: Billedet RA004 Personoplysninger med studenters navne m.v. Billedet RA005 Personoplysninger for ansatte Billedet RA006 Adresseoplysninger. Billedet RA007 Personindskr./overflytning og fortid med oversigt over studerendes adgangsgivende eksamen og fortid på andre institutioner. Udskrifter af navne- og adresselister (bestilles uden afgrænsninger, idet rammerne ikke er opbygget). Evt. afviste data under konverteringen kan udtrækkes vha. sql*plus fra konverteringstabellerne med status = "A" for afvist. I så fald står der en beskrivelse af årsagen til afvisningen i feltet "aarsag". Der kan f. eks stå: "Navn skal udfyldes" hvorefter man kan undersøge hvorfor navn ikke er udfyldt for denne record, og evt. rette fejlen. A Side 12 af 36

13 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Eksempler på årsager til afvisning er: Ikke entydighed i kode (det fremgår fra websiden Dokumentation metadata, hvilke felter, der skal være entydige). Overholder ikke domæne. Umuligt at etablere fremmednøgle-constraint. Manglende værdi i et tvungent felt (brud på not-null constraint- tvungne felter fremgår fra websiden Dokumentation metadata). Afviste data kan rettes til som i trin 2, og konverteringsproceduren kan køres igen, idet den kun konverterer data med status "U" eller "A". Data i konverteringstabellerne, som det er lykkedes at konvertere, er ændret af konverteringsprogrammet til at have status "K". Ligesom det på denne måde kan lade sig gøre at gentage konverteringen, hvis nogle af dataene afvises, så er det også muligt at foretage flere konverteringer, der supplerer hinanden. Der kan loades nye supplerende data ind i konverteringstabellerne og foretages ny konvertering vha. konverteringsproceduren. Vær dog opmærksom på, at hvis der er behov for supplerende konvertering af resultater for personer, som allerede har fået opbygget en ramme, bliver disse efterkonverterede resultater ikke automatisk regelchecket, og får derfor ingen indflydelse på rammen. I et sådant tilfælde skal man selv sørge for dette, f. eks. ved at ajourføre de pågældende personers ramme inde fra et ramme-skærmbillede eller danne en gruppe af de berørte studerende og bruge batchjobbet til ajourføring af rammer. Dette gøres via jobbestillingen. 2.4 Trin 4: Forberedelse af studieordninger m.v. Før konverteringens opbygning af rammerne skal regelgrundlaget være komplet. I det mindste med hensyn til beståelsesregler. Før bekendtgørelser, studieordninger, rammer mv. kan udnyttes til indskrivning eller opbygning af rammer til nykonverterede studenter, skal de gøres endelige, men det er bedst at vente med det til umiddelbart før opbygningen af rammerne - se trin 7 og 10. På nuværende tidspunkt bør status altså fortsat være "inddatering". Som en yderligere forberedelse til opbygningen af studenternes rammer registreres de af institutionen anvendte orlovsårsager vha. billedet RA003 Orlovsårsag. Evt. institutionsdefinerede karakterer og disses relation til standardkarakterer skal indtastes ved hjælp af billedet RE019 Karakterskala Hvis man ønsker at konvertere tilmeldinger med studenters ønsker om lektionsgruppe, skal man indtaste lektionsgrupper i delsystem Planlægning. Hertil benyttes billedet PL010 Lektionsgrupper. Hvis man ønsker at konvertere udbud af aktiviteter i delperioder, skal man indtaste de anvendte delperioder i billedet TI009 Delperioder i delsystem Tilmelding. A Side 13 af 36

14 TV Konvertering af studenterdata til Trin 5: Beskrivelse af indskrivningsforhold Nogle af konverteringstabellerne tjener til at fortælle, hvordan studenterne skal indskrives til rammer og studieordninger i. Det drejer sig om igangværende studenter og den del af institutionens gamle studenter, som man ønsker opbygget rammer for. Da rammer og studieordninger ikke er konverteret fra institutionens gamle system, men indlagt manuelt, er der ingen generelle retningslinier for, hvordan institutionen kan fremskaffe disse oplysninger og få dem indlagt i konverteringstabellerne. Mulighederne for manuel tilretning, beskrevet under trin 2, kan naturligvis benyttes. I det følgende beskrives de tabeller, der indgår i opbygningen af rammerne lidt grundigere. For yderligere detaljer henvises til websiden Dokumentation metadata beskrivelsen over tabellerne og til beskrivelsen af rammeopbygningen i afsnit Konverteringstabellen RAK_STUD_RAM skal rumme en record pr. student pr. indskrivning og identificere hvilken ramme, studenten skal have. Rammen skal være oprettet i Uddannelsernes Struktur. Til identifikation af rammer benyttes rammens kode. Konverteringstabellen RAK_STUD_UDD kan indeholde datoer for hvornår en student er startet på hver af uddannelsesdelene i en ramme. Det er også muligt at angive en slutdato, men hvis der kommer et resultat ind på den studerende som ligger senere end denne dato overskrives slutdatoen, og det huskes ikke, hvad den har været. En uddannelsesdel identificeres gennem den systemgenererede id, som det har fået tildelt ved oprettelsen i. Disse id'er kan trækkes ud vha. sql*plus fra snitview'et bes_uddannelse (Der søges på kombinationen af : navn, bekendtgoer_nr og aar). Det er op til institutionen, om de vil benytte denne mulighed. Hvis der ikke findes konverteringsdata vedrørende startdatoen, sættes den til indskrivningsdatoen på rammen. Foruden datoerne kan man i RAK_STUD_UDD angive ønsket specialiseringsbetegnelse samt dato for specialisering som knyttes til de enkelte uddannelsesdele. Konverteringstabellen RAK_STUD_STU skal fortælle hvilke studieordninger og dermed hvilke uddannelsesdele, studenten skal have i sin ramme, samt evt. start- og slutdato for den studerendes indskrivning ved disse. Desuden kan det angives i hvilken rækkefølge de uddannelsesdele som svarer til studieordningerne skal indsættes. Dette har betydning for hvilke modeller uddannelserne passer ind i. Studieordningerne skal før dette trin være oprettet i Uddannelsernes Struktur, hvor de identificeres ved en kode. Tilsammen danner disse tre tabeller grundlag for konverteringens rammeopbygning for studerende, der følger hele uddannelser beskrevet ved studieordninger. Evt. suppleringskrav konverteres ind fra RAK_NIVEAU. Det drejer sig om de records fra tabellen, der ikke blev konverteret i trin 3. Dvs. de records, der ikke beskriver niveauer opnået ved adgangsgivende eksamen, men supplerende niveaukrav ved optagelsen til uddannelsen. Disse records adskiller sig fra de andre ved, at felterne uddramme_kode og indskriv_dato er udfyldt. A Side 14 af 36

15 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Evt. angivelse af eksklusiv placering af aktiviteter angives i RAK_VALGT_PLACERING og RAK_VALGT_PLACERING_STI. Her kan man forud angive, at en aktivitet ønskes eksklusivt placeret i en bestemt studieordning. Disse aktiviteter checkes op efter indsættelse af studieordning(er) på rammen, og hermed efter placering af obligatoriske elementer. Endvidere forsøges aktiviteterne placeret ifm konvertering af meritter samt ifm regelcheck af resultater. Evt fejlslagne aktiviteter fra merit-/resultat-konverteringen forsøges placeret igen. Muligheden for eksklusiv placering af aktiviteter er også muligt ved at angive ønsket studieordning i RAK_VALGT_PLACERING, og hermed spare den omstændelige udfyldelse af RAK_VALGT_PLACERING_STI. Også her checkes evt obligatoriske elementer, samt meritter og resultater, og evt fejlslagne merit/resultat-placeringer forsøges placeret igen. Konverteringstabellerne RAK_ORLOV, RAK_MERIT, RAK_PRAKTIK, RAK_REGEL_DISP, RAK_REGEL_DISPINFO, RAK_REGEL_DISP_STI, RAK_- UDMELD og RAK_BEVIS konverteres umiddelbart i forlængelse af opbygningen af rammerne og data i disse tabeller skal derfor også bringes på plads i dette trin. For enkeltfagsstuderende, herunder gæstestuderende, benyttes - i stedet for RAK_STUD_STU og RAK_STUD_UDD - konverteringstabellen RAK_ENKFAG, der definerer, hvilke aktiviteter, der skal indgå i enkeltfagsrammen for studenten. Så for enkeltfagsstuderende bygges rammen af RAK_STUD_RAM, RAK_ENKFAG, samt RAK_ORLOV og RAK_UDMELD, i de tilfælde hvor man har data til disse tabeller. For studerende under Åben Uddannelse benyttes konverteringstabeller og -programmer vedrørende Åben Uddannelse, beskrevet i Brugervejledning til konvertering af Åben Uddannelse (dok. nr. A ). Konverteringen af data vedr. Åben Uddannelse er flettet ind i ramme-konverteringen: Først konverteres udbud for åben uddannelse, derefter de studerendes rammer og endelig data vedr. betalingsforhold for de studerende. Til konvertering af Åben Uddannelses rammer bruges således foruden de specielle konverteringstabeller hertil (med præfix AUK_) også RAK_STUD_RAM og RAK_ENKFAG (fremgangsmåden fremgår af den omtalte vejledning). 2.6 Trin 6: Export af databasen Da der kan være tvivl om, hvorvidt alle registreringer af regler på studieordninger m.v. er korrekte og komplette på tidspunktet for konverteringen, er det klogt at foretage en eksport af databasen inden aktiviteter, studieordninger, grupper, bekendtgørelser og rammer gives status "endelig". Det giver mulighed for via en import senere at vende tilbage til en tilstand, hvor alt. igen har status "inddatering" og derfor kan rettes vilkårligt. Herefter kan man så gentage trinnene fra 6 og frem, dvs. eksportere, skifte status til "endelig" igen og gentage opbygningen af rammerne på de nye vilkår. Husk at holde rede på foretagne manuelle rettelser i konverteringstabellerne efter eksporten, idet disse jo går tabt ved at foretage en import senere. A Side 15 af 36

16 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Alternativt kan man godt rette i studieordninger m.v., der har status "endelig", og hvortil der er opbygget rammer for studenter. Det kan ske med "Ændring efter endeliggørelse, som er en samling specielle billeder i Uddannelsernes Struktur, suppleret med muligheden for at ajourføre en opbygget ramme for en student i billedet. Under konverteringen anbefales det dog at benytte backup, så rettelser kan ske under status "inddatering", idet ændring efter endeliggørelse kræver stort overblik. 2.7 Trin 7: Skift til status "endelig" på aktiviteter Nu skal status ændres til "endelig" på aktiviteter. Det sker lettest ved kald fra SQL*Plus af proceduren BE_KONV.BEGOER_EKA_END eller BE_KONV.BEGOER_UVA_END, der ændrer status på alle aktiviteter. Begge procedurer kræver angivelse af administrativ enhed for de aktiviteter der ønskes endelige. Hvis man ønsker at får gjort alle EKA eller UVA endelige, uanset hvilken administrativ enhed de tilhører, kan man kalde den pågældende procedure med parameteren NULL. Eksempel (fra SQL*Plus), serveroutput slås til for at få evt. fejlmeddelelser frem på skærmen: set serveroutput on size execute BE_KONV.BEGOER_EKA_END(NULL); OBS: Husk at når som helst der bruges serveroutput, specielt ved kørsler af en nogenlunde størrelse, f. eks. konverteringsprogrammerne, at angive en passende stor værdi for parameteren size (den kan være op til ). I modsat fald løber den interne outputbuffer fuld midt under programudførelsen hvilket medfører en meget generende fejlsituation. Procedurerne committer selv. Alternativt kan man naturligvis benytte de almindelige aktivitets-skærmbilleder i. 2.8 Trin 8: Konvertering af resultater Nu, hvor aktiviteterne i Uddannelsernes Struktur er endelige, kan resultater og udsættelser konverteres fra konverteringstabellerne REK_RESULTAT og REK_UDSAETTELSE til. Det sker som for grunddataene i trin 3. v.h.a en procedure, der kaldes fra SQL*Plus. Proceduren hedder "RE_KONV.START_KONV og kalder to underprocedurer, som fremgår af packageheaderen. Efter konvertering af resultater kan evt. udenlandske opgavetitler konverteres. Udenlandske opgavetitler skal ligge i tabellen BEK_UDENL_OPGTIT med typen "TIO" for opgavetitel på tilmelding eller "REO" for opgavetitel på resultat. Konverteringen sker vha. proceduren BE_KONV_OPG.START_KONV, som kaldes fra SQL*Plus. Resultaterne og udsættelserne knytter sig til en student og en aktivitet. Eksamensresultater skal endvidere knyttes til en bestemt eksaminationsgruppe, altså en bestemt valgmulighed for måden at aflægge eksamen på. I de tilfælde, hvor eksamensaktiviteten kun har en eksaminationsgruppe i delsystem Uddannelsernes Struktur, kan felterne til at identificere gruppen være null, og konverteringsproceduren finder selv frem til den ret- A Side 16 af 36

17 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 te. Hvis der er flere muligheder, og felterne til at identificere en af disse ikke er udfyldt, afvises resultatet ved konverteringen. Vedr. emner: Til et resultat kan der knyttes et eller flere faste emner - registreret med * adskillelse imellem - og/eller et individuelt emne. Faste emner valideres op mod Uddannelsernes Struktur. Men individuelle emner overføres til resultattabellen uden validering. Når proceduren er afsluttet, kan man inspicere konverterede data vha. følgende funktioner i Resultat-delsystemet i : Billedet RE009 Resultater, personvis med opslag på resultater. Billedet RE006 Udsættelse af eksamen med udsættelser Udskriften RE004U karakterliste (pr. administrativ enhed og termin). Udskriften RA005U af eksamensforsøg. De udenlandske opgavetitler kan ses via en brugertast til RE020 og derfra videre til US031 fra flg. skærmbilleder i delsystem Resultater: RE002 Registrering af resultater, RE003 Kontroltastning af resultater, RE004 Resultatregistrering og korrektur, RE007 Ændring af eksamensresultat. Bemærk dog, at rammer for de studerende ikke er opbygget endnu. Afviste resultater og udsættelser behandles som beskrevet for de øvrige data i afsnit 3.3. Bemærk, at en mulig årsag til afvisning af resultater og udsættelser under denne konvertering er, at aktiviteten ikke er gjort endelig, og derfor ikke kan ses uden for delsystemet Uddannelsernes Struktur. 2.9 Trin 9: Export af databasen For at have et punkt at vende tilbage til i tilfælde af, at det bliver nødvendigt at rette i regler på studieordninger, bekendtgørelser eller rammer, anbefales det at foretage en export af databasen efter konverteringen af resultater. Alternativt kan man naturligvis benytte eksporten fra trin 6, hvis man får behov for at bakke tilbage, men i så fald må man gentage den tidskrævende konvertering af resultaterne Trin 10: Opbygning af rammer Det er en fordel at køre analyze på tabeller og index i delsystem Resultater og Rammer, inden man går i gang med opbygning af rammer. Benyt proceduren VY_ANALYZE.DELSYSTEM( % ). Rammeopbygningen sker ud fra de tabeller, der er beskrevet i afsnit 2.5. Check at trimmeparametre for STÅ og STÅ indberetningsdele er på plads som beskrevet i afsnit 1.1. Rammeopbygningen er en tung proces og må forventes at tage flere døgn, hvis den startes for alle studerende på een gang. Da der sandsynligvis i første omgang vil blive opdaget fejl i tildelingen af regler på studieordninger eller andre steder, så konverteringen må gentages efter rettelse af reglerne, anbefales en iterativ strategi for rammeopbyg- A Side 17 af 36

18 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 ning, hvor der konverteres for een uddannelse ad gangen, først med udvalgte, derefter med alle studerende: 1. Udvælg en bekendtgørelse, ramme og studieordning(er) og gør dem endelige. Hertil findes en procedure BE_KONV.BEGOER_END. Se nærmere dokumentation i package-headeren. Proceduren committer selv. Proceduren kaldes fra sqlplus og det anbefales at slå serveroutput til, med en passende størrelse, for at få evt. fejlmeddelelser ud på skærmen. OBS: I forbindelse med endeliggørelse af studieordninger kan man opleve fejlmeldingen: BES_AJOUR: saet_ej_ajour: Timeout Denne melding kan skyldes to ting: En proces, som kaldes Skovarbejderen, kan være gået ned. Dette undersøges med kommandoen vpps fra operativsystemsprompten. Hvis der står STOPPET ud for vpskovarb skal man undersøge i sqldebug loggen (i kataloget usr/tmp), hvorfor den er gået ned. Hvis årsagen ikke har noget at gøre med databaseopsætningen, må fejlen meldes til WM-data support. En anden årsag kan være, at processen har for travlt med at bygge træer som regelheckeren senere skal bruge, når rammer for de studerende skal opbygges. Dette problem løses ved at vente lidt og kalde proceduren på ny. 2. Sæt status til U på repræsentativt udvalgte studerende på denne uddannelse i RAK_STUD_RAM m.h.p. kun at konvertere disse. Lad øvrige studenter stå med status blank i RAK_STUD_RAM. 3. Hvis der skal konverteres enkeltfag, skal udbud af aktiviteterne allerede konverteres her. Dette skyldes, at enkeltfag skal være udbudt førend de kan konverteres. Udfør fra sqlplus proceduren TI_KONV.UV_UDBAKT og TI_KONV.EK_UDBAKT. Se i afsnit 2.12, hvorledes man kan se resultatet. 4. Aktiver rammeopbygningen for de udvalgte studerende ved at kalde proceduren "RAS_KONV.KONVERTERRAMMER" fra sql*plus. Hvad der mere præcist sker under rammeopbygningen gennemgås i afsnit Foretag manuel kontrol af resultatet. Se afsnit Hvis resultatet af den manuelle kontrol er tilfredsstillende, så sæt status til U på alle øvrige studerende på uddannelsen og aktiver rammeopbygningen igen. Hvis også dette går godt, så foretag en export og start på en ny runde med punkt 1). Herved kan resultatet af den nu vellykkede konvertering bevares, også hvis den næste uddannelse giver problemer. Hvis resultatet af den manuelle kontrol ikke er tilfredsstillende, så foretag en import af eksporten fra slutningen af forrige vellykkede iteration. (Hvis det er første uddannelse så import af eksporten fra trin 9.) Hermed vendes tilbage til et punkt, hvor regler kan rettes, fordi status ikke er endelig på studieordning mv. Efter de nødvendige rettelser i reglerne, startes fra 1 med samme uddannelse igen. A Side 18 af 36

19 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Det vil sandsynligvis kunne betale sig at køre analyze på tabeller og index i delsystem Rammer efter hver vellykket konvertering af et større antal studerende. Derfor køres analyze på tabellen RAT_STUD_UDDELEM sidst i RAS_KONV.KONVERTERRAMMER. Analyze for hele delsystem Rammer gøres ved et kald af proceduren VY_ANALYZE.DELSYSTEM (NULL, RA, NULL) Detaljer i rammeopbygningen Opbygningen af rammer aktiveres ved at kalde proceduren "RAS_KONV.KONVERTERRAMMER" fra sql*plus. Rammeopbygningen sker på følgende måde: For hver indgang i tabel RAK_STUD_RAM med status U eller A bygges en ramme for en student. Rammeopbygningens forløb afhænger af, om det er en enkeltfagsramme eller ej. Allerførst slettes al information om den aktuelle ramme, hvis den findes i forvejen for den aktuelle studerende. Når det drejer sig om en enkeltfagsramme, herunder en Åben Uddannelses ramme, opbygges rammen ud fra RAK_ENKFAG, samt RAK_STUD_RAM. Når det drejer sig om en almindelig ramme, lægges uddannelsesdelene ind i rammen, og der sættes startdatoer på fra RAK_STUD_UDD. Hvis der ikke er nogen relevant record i RAK_STUD_UDD, sættes startdato til indskrivningsdato på ramme. Hvis rækkefølgen af uddannelsesdelene i rammen har betydning, skal det være angivet i tabellen RAK_STUD_STU, i form af numre på de studieordninger der indgår i den studerendes ramme (feltet raekkefoelge_nr ). Hvis dette felt er udfyldt, indsættes de uddannelsesdele, som svarer til de pågældende studieordninger i rækkefølge-nummerorden. Hvis trimmeparameteren ALLE_UDD_SKAL_INDS er sat til J fejler konverteringen hvis ikke alle uddannelsesdele kan indsættes. Se afsnit Studieordninger som foreskrevet i tabellen RAK_STUD_STU indlægges i rammen. Det kontrolleres i denne sammenhæng først, at regler på rammen om valg af studieretninger på uddannelsesdele er overholdt. Er der regelbrud, mislykkes ramme-opbygningen. Dvs. indgangen i tabel RAK_STUD_RAM markeres "A" for afvist, som beskrevet i afsnit 2.3. Resten af rammeopbygningen er ens uanset typen af ramme. Der konverteres records fra tabellen RAK_NIVEAU, der svarer til suppleringskrav til uddannelsen, og eventuelle records i RAK_ORLOV, der hænger sammen med rammen. Dispensationer fra regler på de studerendes rammer konverteres ind, heriblandt beståelsesregler, så de er på plads og kan få effekt, når der skal vurderes beståelse ud fra opnåede resultater. A Side 19 af 36

20 TV Konvertering af studenterdata til 12.1 Derefter gennemløbes relevante konverterede resultater i kronologisk rækkefølge efter bedømmelsesdatoen. Resultaterne indarbejdes i rammen ved hjælp af regelcheckeren, så status på rammens elementer bliver sat i overensstemmelse med opnåede resultater og regelgrundlaget på uddannelsen, samt evt. dispensationer fra beståelsesregler (fx regel 19). Så konverteres meritoverførsler fra RAK_MERIT. Konverteringen fortsætter selvom der eventuelt er meritter som ikke kan konverteres. Årsagen til at meritten afvises gemmes dog i den aktuelle record i RAK_MERIT. Endelig konverteres oplysningerne fra tabellerne RAK_PRAKTIK (de rækker hvor der er angivet uddramme_kode og indskriv_dato), RAK_UDMELD og RAK_BEVIS. Oplysninger om udstedt eksamensbevis (i RAK_BEVIS) knyttes til en uddannelsesdel. Hvis denne ikke findes i den studerendes ramme, afvises konverteringen af rammen. Derimod er det ikke nogen betingelse for konvertering af eksamensbevis at den pågældende uddannelsesdel er bestået. Til sidst konverteres dispensationer fra regler på den studerendes ramme. Angående meritoverførsler: Hvis der ikke findes en registreringsdato i RAK_MERIT, i feltet reg_dato, sætter konverteringsprogrammellet merittens godkendelsesdato, feltet reg_dato i RAK_MERIT, ind i registreringsdato-feltet i RAT_MERIT. Feltet institution skal udfyldes med en institutionskode som findes i VYS_INSTITUTION. For disse tabeller (bortset fra resultater) gælder, at oplysningerne knytter sig til en bestemt ramme for studenten. Hvis en student har flere rammer, skal ramme_kode og indskrivnings_dato tilsammen entydigt identificere hvilken. Hvis der er records i disse tabeller som ikke entydigt udpeger en ramme som er defineret i RAK_STUD_RAM ignoreres disse. Også i de tilfælde hvor en bestemt student kun har en enkelt ramme, er oplysningerne om ramme_kode og indskrivnings_dato tvungne, idet de er nødvendige for at finde den rigtige stud_uddramme at henføre oplysningerne til. Hvad angår resultater, er det regelcheckeren, der sørger for at indplacere disse på den rigtige ramme. Hvis den studerende har flere åbne rammer, følger regelcheckeren en ganske bestemt fremgangsmåde i valget af hvor resultatet placeres, dette er beskrevet i kapitel 3: Regelcheckerens valg af ramme. Under rammeopbygningen konverteres der ikke data fra een tabel ad gangen. I stedet bygges en hel ramme ad gangen, og det involverer records i flere tabeller. Hvis noget går galt undervejs, afvises hele rammen ved at der sættes 'A' i status i RAK_STUD_RAM. Årsagsfeltet i RAK_STUD_RAM præciserer, hvor i opbygningen det gik galt. Enten ved angivelse af den direkte årsag til afvisningen, f. eks. "cprnummer skal udfyldes", eller ved en henvisning til den del af ramme-konverteringen, hvor fejlen er opstået. Man kan så finde en mere informativ fejlangivelse i feltet 'aarsag' på den konverteringstabel som hører til denne del af ramme-konverteringen. Dog vil afvisning af meritter og regel dispensationer ikke give afvisning af rammen. A Side 20 af 36