Referencegruppe Referat - DUBU referencegruppemøde, 25. oktober 2013

Transkript

1 REFERAT: REFERENCEGRUPPEMØDE DEN 25. OKTOBER 2013 Referencegruppe Referat - DUBU referencegruppemøde, 25. oktober 2013 Deltagere: Kommuner: - Gunhild Kirkmand, Egedal Kommune, afdelingsleder - Ann Witt, Esbjerg Kommune, - Dorthe Bonjet, Faaborg-Midtfyn, souschef - Keld Vejen Hansen, Faaborg-Midtfyn, souschef - Peter Brügge, Randers Kommune, distriktsleder - Bo Skou Nielsen, Rebild Kommune, Socialfaglig leder - Jeanette Bruun Madsen, Roskilde Kommune, teamkoordinator - Sigrid Andersen, Skanderborg Kommune, Andre interessenter: - Morten Sejerøe, IBM, forretningsudvikler - Hanne Gøttrup, KL, chefkonsulent - Laura Hold Pilegaard, Socialstyrelsen, konsulent KOMBIT: - Mette Holm Simonsen, KOMBIT, projektleder - Janni Bormann, KOMBIT, konsulent - Bo Gottschalck, KOMBIT, it-konsulent - Sanne Philipsen, KOMBIT, konsulent Afbud: Linda Spence, Guldborgsund Kommune, Gruppeleder KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/11

2 Indhold 1. Oversigt over videreudviklingsønsker behandlet på referencegruppemødet Videreudviklingsønsker kompleks Videreudviklingsønsker middel Videreudviklingsønsker simple Videreudviklingsønsker prioriteret af referencegruppen Emner drøftet på referencegruppemødet Næste referencegruppemøde KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/11

3 1. Oversigt over videreudviklingsønsker behandlet på referencegruppemødet På følgende sider ses en oversigt over de 20 videreudviklingsønsker der blev behandlet på referencegruppemødet. Disse 20 videreudviklingsønsker var udvalgt på baggrund af prioriterings-runden af de 56 videreudviklingsønsker der var udsendt til superbrugerne den 1. oktober På prioriteringslisten var der 4 komplekse, 20 middel og 32 simple videreudviklingsønsker. Superbrugerne prioriterede på følgende måde: - 2 komplekse - 4 middel - 6 simpel I alt var der 85 superbrugere fordelt på 39 kommuner, der indsendte deres prioriteringer. De 20 videreudviklingsønsker der havde fået flest stemmer fra superbrugerne blev taget med til diskussion på referencegruppemødet. Af de 20 videreudviklingsønsker var 3 komplekse, 8 middel og 9 simple. Dog var KOMBIT i perioden mellem prioriteringen fra superbrugerne til dagen for referencegruppemødet blevet opmærksom på at følgende to simple videreudviklingsønsker (S2 og S7) var blevet implementeret og at et enkelt middel videreudviklingsønske (M2) var i proces og bliver implementeret i løbet af Derfor har referencegruppen kun prioriteret mellem de 17 videreudviklingsønsker. Superbrugerne havde i prioriteringslisten desuden mulighed for at tilkendegive hvilke ekstra aktiviteter og undertyper, de mente relevant i DUBU, samt hvilke adviser de mente skulle ændres. Disse to prioriteringer gav anledning til en diskussion af hvordan KOMBIT i fremtiden skal behandle ændringsønsker som disse. Beskrivelse af processen: På referencegruppemødet havde referencegruppen til opgave at gennemgå de 17 prioriterede videreudviklingsønsker og herefter blive enige om: - 1 komplekst videreudviklingsønske - 3 middel videreudviklingsønsker - 5 simple videreudviklingsønsker De 17 videreudviklingsønsker blev først gennemgået, hvor det blev diskuteret hvilken påvirkning videreudviklingsønsket har for a) sagsbehandleren og b) lederen, samt om der var andre overvejelser der skulle tages med i beslutningsprocessen. Herefter skulle de deltagende kommuner sætte deres stemme på hhv. 1, kompleks, 3 middel og 5 simple videreudviklingsønsker. På baggrund af afstemningen og yderligere drøftelse blev der foretaget en endelig prioritering. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/11

4 Beskrivelse af forkortelser og tegn V = Videreudviklingsnummer SB = Stemmer et givent videreudviklingsønske fik på superbrugernetværksmøderne RG = Stemmer et givent videreudviklingsønske fik på referencegruppemødet P = Prioriteret videreudviklingsønske * = Skal behandles af aktivitets-advis-arbejdsgruppen 1.1 Videreudviklingsønsker kompleks V Område Beskrivelse SB RG P Kommentar K-1 Handleplan De sidste 4 punkter i handleplanen (yderligere indsatsområder, Kommentarer til handleplanen..., Praktiske forhold... samt Underskrifter) skal udfyldes i DUBU så de kommer med i rapporten på sammen måde som resten af handleplanen gør. K-2 Handleplan DUBU ønskes udbygget med flere typer handleplaner: Forældre-, efterværn- og handicaphandleplaner. K-3 Blanket Beregning af merudgifter ved søskende. I merudgiftsblanketten skal det være muligt at lægge beløbet sammen når en søskende også modtager merudgifter Handler om automatisk overførsel af flere data til rapporten. - Det letter det daglige arbejde. - Det blev af Handleplansarbejdsgruppen besluttet af handleplanen skulle kortes ned og se ud på nuværende måde. KOMBIT undersøger hvorfor de fire punkter blev taget ud af rapporten Der pågår et større arbejde i socialstyrelsen omkring handicapområdet, som kan have indflydelse på udformningen af evt. handleplan på området. - Handleplaner skal have forskelligt indhold så de passer specifikt til de forskellige typer af handleplaner der findes JA - Denne er aktuel for anslået mere end 25% af beregninger af merudgifter. - Konsekvensen af ikke at have denne funktionalitet er at der skal laves to rapporter, og beregningen bliver derfor mere vanskelig (jfr. 1/8 dels princippet) - Krav: når der er søskende skal de lægges sammen. - Det er en lettelse af arbejdet i handicap-afdelingen samt en gevinst på økonomi-siden. - Dette videreudviklingsønske er prioriteret, da DUBU skal leve op til lovgivningen på dette område. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 4/11

5 1.2 Videreudviklingsønsker middel V Område Beskrivelse SB RG P Kommentar M-1 Børnefaglig undersøgelse Den indledende vurdering skal være synlig i den BFU, og ikke kun i den genererede rapport. Der skal desuden være et felt under den indledende vurdering hvor der kan laves tilføjelser til vurderingen jf. ICS tragtmodellen. M-2 Aktiviteter Ved flytning af sag mellem rådgivere, skal ikke udførte opfølgningsaktiviteter automatisk overføres til den nye rådgiver. M-3 Aktiviteter Stavekontrol i notatfeltet skal altid være sat til som default. M-4 Børnefaglig undersøgelse Når den BFU ønskes afsluttet før den er færdig, skal DUBU automatisk sætte flueben ved alle områder. Sagsbehandleren skal indsætte tekst under overskriften "Undersøgelses resultat" i feltet "anden årsag". M-5 Aktiviteter Aktivitet " vurdering/udfald BFU" oprettes automatisk når BFU er færdig og lukket. Den faglige vurdering fra BFU skal overføres automatisk til aktivitetens notatfelt (som'aktiv) M-6 Aktiviteter Oprettelse af 3 aktiviteter ved stopdato på indsats: 1) Frigiv evt. inddragede børnepolitiske ydelser 2) Stop opkrævning af forældrenes egenbetaling og 3) Husk at ændre barnets adresse JA - Det er en stor hjælp at have den indledende vurdering tilgængelig, når man udfylder BFU. - Ændringer i BFU skal accepteres af Socialstyrelsen. - Den børnefaglige undersøgelse skal sammenlignes med den indledende undersøgelse. - Det er ikke OK at kunne ændre i den indledende vurdering, men OK at kunne lave en tilføjelse. - Der skal laves en tilføjelse i det dokument sagsbehandlerne arbejder i I proces og bliver implementeret derfor ikke vurderet på referencegruppemødet alligevel 33 8 JA - On the fly stavekontrol. - Mindsker incitamentet for copy/paste, i det flere bruger word, som har stavekontrol on the fly. - Ved copy/paste fra Word kommer der mange usynlige karakterer med over. - Sætter en stopper for klippe/klistre-kulturen Man skal igennem ret mange felter, før en sådan BFU kan afsluttes. - Dette er gældende i tilfælde hvor den børnefaglige undersøgelse skal lukkes før tid JA - En hjælp for sagsbehandler i dagligdagen (automatik) 20 - * - Dette var oprindeligt to ønsker (15 + 5), men da de hang sammen har vi samlet dem til ét. - Dette videreudviklingsønske skal behandles som emne i aktivitetsarbejdsgruppen. - Fungerer både som en hjælp ift. DUBU og som en huskeliste for KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 5/11

6 Aktiviteter: Oprettelse af 3 aktiviteter når der oprettes en indsats efter : 1) Inddrag ydelser 2) Fastsæt forældrenes egenbetaling 3) Husk at ændre Barnets adresse. M-7 Indsatser Kontonummer og lovhjemmel skal automatisk komme hvis der kun findes 1 alt. M-8 Indsatser Afkrydsningsfelt "Godkendt af ledelse" på hver ydelse. Skal fremgå af økonomiskærmfanen, så økonomiafd. kan se at ydelsen er godkendt. sagsbehandlerne. - Fungerer som en huskeseddel. - Gælder det for 41 og 42? - Skal hver indsats have genereret disse aktiviteter? - Det kan betyde noget for arbejdsgangen (advis er). - Aktiviteten punkt 1 foregår i administrationen. Blandt andet ved indberetning til UDK OBS: Hvis det ene kontonummer vælges automatisk og det ikke er det rigtige, skal brugerne selv aktivt fjerne den. - Valg mellem ingen kontonummer og kontonummer : - Automatisk for både kontonummer og lovhjemmel, da der ikke bliver stillet spørgsmål til om den ene valgmulighed er den rigtige Som det er nu skal økonomiafdelingen bladre en del i systemet for at kunne se om der er ledelsesgodkendelse på ydelserne. - Der findes en tjekboks, som man kan bruge hvis indsatsen er godkendt. - Kommunerne skal hjem og kigge på arbejdsgange og kompetencer i kommunen. Det skal synliggøres hvem der er godkender af indsatserne. - Dette videreudviklingsønske kommer ikke med på listen næste gang, da det er en arbejdsopgave der påhviler kommunen at få en proces for. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 6/11

7 1.3 Videreudviklingsønsker simple V Område Beskrivelse SB RG P Kommentar S-1 Sag Mulighed for at oprette en sag i forældrenes CPR nr. med typen " 54 kontaktperson", til forældre af anbragte børn, hvor barnet og forældrene ikke har samme bopælskommune, så det ikke figurerer som en børnesag i vores system og statistik. S-2 Handleplan Typerne skal rettes til: 140 stk. 1-6 (almindelig), 140 stk. 2 (stofmisbrug), 140 stk. 5 (ungdomssanktion), 57b (ungepålæg), 54 stk.1 (støtteperson) stk. 2 forældreplan, 11 stk. 3 (konsulent). S-3 Sag Ønske om at man i sagstype "Refusionssag" bedre kan definere, om det er en sag, som kommunen giver eller får refusion på. S-4 Indsats Ydelserne i KL's taksttabel lægges ind under ydelser ligesom Dækning af merudgifter og Dækning af tabt arbejdsfortjeneste. Dette vil gøre indtastningen lettere for kommunerne og satserne kunne opdateres centralt JA - Risiko for at muligheden for oprettelse af forældresager vil udvide DUBUs forretningsområde og skabe gråzoner mht. hvad DUBU bruges til. (Er f.eks. rådgivning til ikke-mødre til ikke-undfangede børn en DUBU sag? Bør kommunerne have fælles fodslag ift. hvad DUBU bruges til?) - Medføre forkert registrering på barnet, hvis man ikke opretter på forældre. - Det skal gælde for forældrehandleplan også / inkluderes i forældrehandleplan. - Vigtigt for udgiftsdelen, da man ellers kører det i et separat ark del af forældrehandleplan, men skal gælde for mere end 54, fx støtte til handicap. - Kan evt. være en afkrydsning sårbar gravid. - Hvis det skal være en helt ny sag der hedder forældre s sag vil det blive et komplekst videreudviklingsønske (ikke valgt her) Er allerede implementeret i DUBU derfor ikke vurderet på referencegruppemødet 28 7 JA - Hvornår bruger man refusionssag? (Både når kommunen giver og får refusion) - Flere funktionalitetsmuligheder. Hvad er behovet? - Området mellemkommunal refusion er fortsat under udvikling. - Der kan laves ledelsesrapporter, der oplyser om kommunen skylder eller har til gode JA - Taksterne ændres årligt - Større arbejde at ændre det manuelt KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 7/11

8 S-5 Aktiviteter Når man kopierer en aktivitet i DUBU som er udført, er den kopierede også udført. Kopierede aktiviteter skal dannes som aktive, så man kan flytte dem til en anden sag. S-6 Breve Der skal laves en følgeskrivelse, hvor sagsbehandlerne kan afkrydse f.eks. ønskes retur, til underskrift mv. S-7 Handleplan Overskriften Formål og forventet indsats og varighed i DUBU deles op i to Formål og forventet indsats samt Indsatsens forventede varighed dette gøres ligeledes i blanketten. S-8 Børnefaglig undersøgelse Når man laver en fælles BFU så skal den fælles sammenfatning og analyse komme FØR den individuelle sammenfatning og analyse S-9 Sag Oprettelse af ny sagstype "efterværn anbringelse", da der kan være efterværn både på forebyggelse og anbringelse JA - Nyttigt i f.eks. søskendesager Denne kan laves som lokal brevskabelon. En forklaring på hvordan man laver disse kan evt. komme med i tips & tricks i nyhedsbrevet for januar Skal der laves en mulighed for at sagsbehandleren kan tilvælge/fravælge om en følgeseddel automatisk skal sendes med er dette et middel/kompleks videreudviklingsønske. - Dette videreudviklingsønske kommer ikke med på listen næste gang, da det blev besluttet at kommunen selv kunne oprette en brevskabelon Er allerede implementeret i DUBU derfor ikke vurderet på referencegruppemødet Ændringer i BFU skal accepteres af Socialstyrelsen. - Det skal være det samme i både den børnefaglige undersøgelse (hvor man udfylder den) og i selve rapporten JA - Som det er nu er der en type med navnet Efterværn - Oprettelse af to typer: Efterværn anbringelse Efterværn kontaktperson KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 8/11

9 2. Videreudviklingsønsker prioriteret af referencegruppen Nedenfor ses en oversigt over de videreudviklingsønsker der blev prioriteret på referencegruppemødet den 25. oktober Der skulle i alt prioriteres ét komplekst, tre middel og fem simple videreudviklings-ønsker. Kompleks K-3 Blanket: Beregning af merudgifter ved søskende. I merudgiftsblanketten skal det være muligt at lægge beløbet sammen når en søskende også modtager merudgifter. Middel M-1 Børnefaglig undersøgelse: Den indledende vurdering skal være synlig i den BFU, og ikke kun i den genererede rapport. Der skal desuden være et felt under den indledende vurdering hvor der kan laves tilføjelser til vurderingen jf. ICS tragtmodellen. M-3 Aktiviteter: Stavekontrol i notatfeltet skal altid være sat til som default. M-5 Aktiviteter: Aktivitet " vurdering/udfald BFU" oprettes automatisk når BFU er færdig og lukket. Den faglige vurdering fra BFU skal overføres automatisk til aktivitetens notatfelt (som 'aktiv) Simpel S-1 S-3 S-4 S-5 S-9 Sag: Mulighed for at oprette en sag i forældrenes CPR nr. med typen " 54 kontaktperson", til forældre af anbragte børn, hvor barnet og forældrene ikke har samme bopælskommune, så det ikke figurerer som en børnesag i vores system og statistik. Sag: Ønske om at man i sagstype "Refusionssag" bedre kan definere, om det er en sag, som kommunen giver eller får refusion på. Indsats: Ydelserne i KL's taksttabel lægges ind under ydelser ligesom Dækning af merudgifter og Dækning af tabt arbejdsfortjeneste. Dette vil gøre indtastningen lettere for kommunerne og satserne kunne opdateres centralt. Aktiviteter: Når man kopierer en aktivitet i DUBU som er udført, er den kopierede også udført. Kopierede aktiviteter skal dannes som aktive, så man kan flytte dem til en anden sag. Sag: Oprettelse af ny sagstype "efterværn anbringelse", da der kan være efterværn både på forebyggelse og anbringelse. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 9/11

10 3. Emner drøftet på referencegruppemødet Udskiftning i referencegruppen I 2014 skal fem af de nuværende otte kommuner i referencegruppen skiftes ud. Et medlem af referencegruppen sidder i en periode på maksimalt 2 år, hvorefter den ledige plads tildeles et nye medlem. Et nyt medlem kommer i referencegruppen ved lodtrækning blandt de tilsluttede DUBU kommuner, som ønsker at sidde i Referencegruppen. Der vil i nyhedsbrevet i januar 2014 være et afsnit om dette, hvor de kommuner der kunne være interesseret i at være med i referencegruppen kan tilkendegive at de er interesseret. De fem kommuner vi denne gang skifter ud er: Egedal, Esbjerg, Randers, Rebild og Guldborgsund. Kommunerne Faaborg-Midtfyn, Roskilde og Skanderborg sidder stadig i referencegruppen indtil Status på videreudviklingsønsker Der blev givet en status på hvilke videreudviklingsønsker, der på baggrund af de seneste to års møder med referencegruppen, er blevet implementeret i DUBU. Det blev besluttet at KOMBIT skulle lave en grovsortering af videreudviklingsønskerne, så listen over ønsker bliver kortere og mere opdateret i forhold til nuværende problemstillinger og ønsker til udviklingen af DUBU. Der vil senest ved slutningen af året blive lagt en opdateret ændringsønskelog på DUBU informationscenter, hvoraf det fremgår hvilke ændringsønsker der er registreret, samt hvor langt de er i processen. Aktiviteter og undertyper samt adviser På baggrund af prioriteringen af aktiviteter og undertyper samt prioriteringen af adviser, blev det på referencegruppemødet besluttet, at KOMBIT skal nedsætte en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et grundlag for hvordan aktiviteter og undertyper bruges på i og på tværs af kommunerne samt hvad processen for tilføjelse af aktivitetstyper og undertyper skal være for fremtiden. Arbejdsgruppen skal desuden kigge på adviser og brugen heraf. Keld Vejen Hansen har allerede meldt sig som deltager i denne arbejdsgruppe. Arbejdsgruppen udpeges i begyndelsen af det nye år. Det blev derudover besluttet at følgende ønsker vedr. advis er skulle implementeres i DUBU: - Advis er skal følge den sagsbehandler der står som registreret på sagen som sagsbehandler og ikke den der står som registreret af. - Status skal automatisk ændres til udført på advis et hvis når sagsbehandleren afslutter og færdiggør den børnefaglige undersøgelse. - Advis er skal som default ikke være markeret til aktindsigt. Listen med de resterende advis er skal arbejdsgruppen kigge på. Handeplaner - Handleplanerne er det vigtigste værktøj for sagsbehandlerne. - Barnets CPR Nr. og dato for afgørelse burde være med i handleplanen. Dette er en fejl og vil blive rettet. - Generelt når der laves ændringer til handleplanen skal det testes af inden. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 10/11

11 - KOMBIT undersøger om arbejdsgruppen har overset noget. Alle ting i handleplanen skal indtastes i DUBU. Børnefaglig undersøgelse Der blev rejst spørgsmål om hvorvidt man kunne bruge den børnefaglige undersøgelse ved genvurderinger. Dette kan gøres ved at lave den ny version af den børnefaglige undersøgelse og i note skrive at det er en genvurdering. Det blev besluttet at der skulle udarbejdes en vejledning hertil. Der er efterfølgende lavet en vejledning til hvordan dette gøres. Denne er lagt i brugermanualen og har været med i DUBU nyhedsbrevet for november Information vedr. Udbetaling Danmark KOMBIT har indtil videre ikke presset på i forhold til at få systemunderstøttet afleveringen af data til Udbetaling Danmark, da Udbetaling Danmark har haft en meget travl periode. Vi har dog siden Referencegruppemødet, som lovet, taget kontakt til dem, og vi forventer, at vi på det næste referencegruppemøde kan have et konkret oplæg til, hvordan integrationen bør løses, hvad enten det skal være system-system løsning eller manuelt som nu. Således kan referencegruppen tage stilling til integrationsmåden i maj Pulje til lovpligtige ændringer Det blev drøftet hvorvidt der skal afsættes en pulje penge til implementeringen af lovpligtige ændringer i DUBU. Det skal der ikke. Eventuelt Under eventuelt nævnte Hanne Gøttrup fra KL at mellemkommunale underretning er utilstrækkelig. KL arbejder derfor på at kvalificere underretningerne bedre, samt lave en bedre beskrivelse for hvor sagen er når den overføres (blanket der sendes til modtagerkommunen). Der er forslag om at den nye blanket sendes via digital post indtil der kommer en elektronisk mulighed i DUBU for den nye underretningsblanket. Når blanketten er færdigudviklet skal den på lige fod med andre videreudviklingsønsker prioriteres af superbrugerne, samt behandles på referencegruppemødet. Der er ikke tilskud fra KL/ministeriet i forbindelse med implementeringen af blanketten. Der er i denne forbindelse i nyhedsbrevet fra november 2014 blevet opfordret til at kommunerne underretter øvrige kommuner i god tid. 4. Næste referencegruppemøde KOMBIT laver en doodle-afstemning om datoen for næste møde når de nye referencegruppemedlemmer er fundet. Dette sker senest i februar Det næste referencegruppemøde bliver afholdt engang i maj KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk C VR Side 11/11