#16 december Organisering af FM FM partnerskaber

Transkript

1 #16 december 2012 FM Update Organisering af FM FM partnerskaber Funktionsudbud

2 Leder Farvel til 2012 goddag til 2013 Mogens Kornbo, Bestyrelsesformand DFM Forsiden: Copenhagen Admiral Hotel, hvor DFM konferencen 2013 afholdes januar. Kære DFM-er Året 2012 er så småt ved at rinde ud og du sidder nu med årets sidste udgave af FM Update. Endnu et år med mange nye tiltag i DFM regi og personligt synes jeg det var et år der havde rekord fart på. I 2012 etablerede vi os med selvstændig adresse i Borgergade. Ved årets start afholdt vi en fantastisk årskonference med bred appel og med rekorddeltagelse af 150 FM ere. Derudover har vi udbudt vores første kurser med succes ligesom der har været et godt og varieret udbud af medlemsmøder. Uddannelsesdagen i år havde også rekorddeltagelse og i oktober afholdt vi for første gang en velbesøgt messe med fokus på CAFMsystemer godt bakket op af en fornyet og opdateret leverandøroversigt. Også i 2012 kunne vi byde velkommen til en lang række nye medlemmer og endelig har vi Internt revitaliseret den organisatoriske struktur og vores mange udvalg er kommet godt fra start. Alt i alt en ganske tilfredsstillende præstation på kun et år. Fremtidens DFM netværk Bestyrelsen mødes om nogle få dage til den årlige strategidag, og jeg ser frem til for første gang at skulle byde formændene for DFMs udvalg velkommen til vores drøftelser om den fremadrettede strategi. Det er en kolossal styrke for det strategiske arbejde, at vi har dedikerede FM ere i spidsen for udvalg, som fordyber sig i faglige emner alle med FM som omdrejningspunkt. Selv har jeg fornøjelsen af at sidde for bordenden i Politik- og Brancheudvalget, hvor jeg sammen med næstformanden, to kolleger og foreningens direktør arbejder med den erhvervspolitiske profil. På det områder er der stadig et stykke vej at gå. Målsætningen for både udvalget, men også for DFMs bestyrelse er, at vi i højere grad skal finde vores plads på det politisk landkort, opfattes som en troværdig og nødvendig høringsog samarbejdspart og i det hele taget finde vores ben, når det kommer til den offentlige meningsdannelse. Vi har defineret flere gode mærkesager, som vi vil sætte på dagsordenen i Men hvis vi skal lykkes med det, skal vi sammen med medlemmerne finde gode casehistorier, som styrker troværdigheden og underbygger vores synspunkter. Jeg håber at DFMs medlemmer vil tage positivt mod vore spørgsmål, hvis vi henvender os for at få belyst en problemstilling in real life. Udvalgene Jeg ved at nogle af udvalgene også har brug for support fra medlemmerne. Vores FM-leverandører er alle blevet bedt om at medvirke til at belyse bæredygtighedskoncepter i FM, og har bidraget med værdifuld viden. Uddannelsesudvalget og kursusudvalget arbejder med en medlemsundersøgelse, for at få afklaret hvilke tanker medlemmerne har, om udvikling af FM-erens kompetencer, og senest har aktivitetsudvalget og sekretariatet efterlyst inputs til gode medlemsaktiviteter i det kommende år. Det er vigtigt for os, så vidt det er muligt, at ramme interesser og forventninger hos medlemmerne, når vi indbyder til medlemsmøder, sådan at vi også i 2013 kan skabe rammerne for interessante møder og gode netværkstimer. Vi ses til årskonferencen 2013 Allerede i januar 2013 ligger DFM netværks årskonference. Der er lagt op til to rigtig gode dage på Copenhagen Admiral Hotel den 24. og 25. januar Hovedtemaet er Facilities Management fra strategi til praksis, med fokus på bæredygtige, tværfaglige helhedsløsninger. Vi har oplevet en fantastisk interesse fra indlægsholdere, som har ønsket at dele viden og erfaringer med medlemmerne, og jeg ser frem til to gode dage i selskab med mine FM-kolleger. Jeg skal for en god ordens skyld nævne, at der er endnu en mulighed for at møde i januar, nemlig den 31., hvor DFM netværk holder sin årlige generalforsamling, og hvor vi håber at se interesserede medlemmer til en god drøftelse af, hvordan foreningen skal forme sig både på kort og på lang sigt. Jeg vil slutte med at ønske dig, dine kolleger og din familie en rigtig glædelig jul og et godt nytår. Mogens Kornbo Bestyrelsesformand, DFM 2

3 Indhold Merværdi eller kerneydelse? Virksomheders uderum Side 4 >> Organisering af FM i relation til kernevirksomhed Side 10 >> Forskningsresultater fra CFM Side 20 >> Smartere styring af teknisk drift gennem funktionsudbud Side 25 >> Ericsson Danmark opnåede guld i Coor Green Services Side 28 >> DFM Indsigt Side 32 >> DFM Update 2012 Udsendt temaer # 13 gul primo marts DFM Konferencen 2012 # 14 grøn primo juni Bæredygtig FM, EFCM 2012 Merværdi i FM # 15 rød primo september Space Management værktøjer, Sourcing, Commissioning, Fra forskningen # 16 blå primo december Organisering af FM, FM partnerskaber, Funktionsudbud DFM Update 2013 Deadline temaer foreløbigt # 17 gul medio februar DFM Konferencen 2013 # 18 grøn medio maj Udvidet særudgave i samarbejde med CFM, Realdania Forskning # 19 rød medio august Portefølgemanagement # 20 blå medio november Udviklingstendeser og trends Husk at forslag og ideer til artikler, gode cases m.v. er meget velkomne. Sendes til redaktør af FM Update arkitekt m.a.a. Kjeld Nielsen, nielsen.famconsult@gmail.com Vedrørende annoncering i FM Update, kontakt DFM sekretariatet: Telefon , dfm@dfm-net.dk Per Anker Jensen Håndbog i Facilities Management rådet og markedet i Danmark og vore sprogbeslægtede nabolande. Håndbogen foreligger tillige oversat til en FM branchens uundværlige håndbog engelsk i udgave en med ny, titlen: udvidet Facilities Management og for ajourført Student and Practitioners udgave. udgivet af Center for Hvert Facilities firma- bl.a. på DTU. medlem og personligt medlem modtager et eksemplar af håndbogen. Dette gælder dog ikke for studentermedlemmer. For FM studerende sælges den til særpris. Bestil den på Håndbog i Facilities Management 3. udgave, 2011 Hermed foreligger en nyrevideret og udvidet udgave af den eneste håndbog i Facilities Management på dansk. Håndbogen som udkom første gang i 2001 giver i denne udgave en opdateret sammenhængende og dækkende beskrivelse af Facilities Management (FM). Udvidelsen af bogen omfatter i særlig grad de strategiske aspekter af FM. Udover disse indholdsmæssige fornyelser fremstår bogen nu i et helt nyt grafisk layout i farvetryk. Håndbogen er udformet, så den både kan bruges som lærebog og som opslagsbog, og der lægges vægt på de aspekter af FM, som har særlig betydning i Danmark og de nordiske lande. Håndbog i Facilities Management 1. og 2. udgave har vært en del av pensum i Masterprogrammet Eiendomsutvikling og forvaltning/fm ved NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet fra programmet startet i 2005 og er også benyttet ved bachelorprogrammer på norske faghøyskoler. Denne nye 3. utgave er fortsatt den eneste faglitteratur på et nordisk språk som behandler FM i sin fulle bredde og med aktuelle beskrivelser og eksempler som er vel tilpasset nordisk praksis i de viktigste disipliner. Boken vil uten tvil fortsatt bli mye benyttet som faglitteratur og kildematerial i Norge. Olav Egil Sæbøe, rådgiver, Pro-FM Consulting og ekstern underviser på NTNU Håndbogen henvender sig både til studerende og praktikere inden for FM, og den sigter mod at styrke fagom- Management Realdania Forskning (CFM) i Bogen benyttes som lærebog både i dansk og engelsk udgave, As a textbook for Facilities-related courses, or even for practitioners, it is comprehensive and well laid-out What I found especially appealing was the fact that the book s chapters actually represents the various disciplines FM borrows its concepts from. Fra anmeldelse af den engelske udgave i Facilities, Vol 27, No. 1/ Håndbogen giver i denne udgave en aktuel status over udviklingen af FM i Danmark fastslår terminologien på grundlag af de nye europæiske standarder giver et indblik i den internationale udvikling på området præsenterer relevante teorier, metoder og værktøjer dækker alle væsentlige discipliner inden for FM som organisation, økonomistyring, strategisk ledelse og planlægning, bygherre- og driftsherrefunktioner, FM og byggeri, space management, ejendomsdrift, services, IKT, miljø og arbejdsmiljø hovedvægt på forhold af betydning på strategisk og taktisk niveau Forfatteren Per Anker Jensen er professor på Danmarks Tekniske Universitet (DTU) og har været blandt de toneangivende i udviklingen af Facilities Management i Danmark siden starten af DFM i Bogen er baseret på forfatterens mange års erfaring fra praksis, aktiv deltagelse i udviklingen af FM i Danmark og internationalt samt siden 2005 hans arbejde med forskning og undervisning på DTU. I 2007 og 2008 var Per Anker Jensen bestyrelsesmedlem i EuroFM og leder af EuroFM s Research Network Group. Fra 2008 har han været leder af Center for Facilities Management Realdania Forskning (CFM) på DTU, og i 2009 blev han udnævnt som professor i FM. Per Anker Jensen Håndbog i Facilities ManageMent Per Anker Jensen Håndbog i Facilities ManageMent 3. udvidede udgave G Der kan mæssigt og faste tingene midler ti Første udgave af håndbogen blev udgivet i forbindelse med 10-års jubilæet for Dansk Facilities Management netværk (DFM) i marts Denne udgave udgives primo 2011 samtidig med at DFM kan fejre sit 20 års jubilæum. Sekretariat: SpacePro Dampfærgevej 8 DK-2100 København Ø T dfm@dfm-net.dk ISBN

4 Illustration: OliviaA, 9 år Merværdi eller kerneydelse? Af Anja Kiersgaard, FM Update Under denne lidt kryptiske overskrift gemmer der sig en række artikler om noget, som har mere end én funktion. Det er en god FM-grundtanke at sikre god udnyttelse af faciliteterne og det kan være en konstruktiv måde at få gennemført tiltag på, at de simpelthen kan medføre værdi udover at de også skal bygges, renoveres, drives eller lignende af ren og skær nødvendighed. Det rammer nok ikke helt skævt når vi afslører, at der vil være endnu en vinkel på artikelserien: Det er noget med noget grønt. Det første indslag i rækken tager fat i et emne, som der heldigvis er en støt stigende interesse for: arbejdsmiljø trivsel og sundhed på arbejdspladsen kan fremmes ved hjælp af grønne udearealer. Af Lene Lottrup, Landskabsarkitekt, erhvervsphd Arkitema, Plan og Landskab Virksomheders uderum et aktiv for virksomheders sundheds- og trivselsstrategi Grønne uderum I løbet af de seneste årtier er der kommet stadig større fokus på betydningen af menneskers adgang til grønne naturlige udearealer. Kommunerne har fokus på, hvordan byens parker og bynære skove kan fremme folkesundheden, skoler inddrager nærliggende naturområder som ramme for undervisningen, og ved hospitaler anlægges haver for at støtte patienternes helbredelsesproces. En af grundene til det øgede fokus på sammenhængen mellem adgang til grønne udearealer og menneskers sundhed og trivsel er en stadig stigende mængde videnskabelige undersøgelser, der underbygger sammenhængen. Men mange mennesker har også en intuitiv oplevelse af sammenhængen. Vi løber hellere i skoven end i byen; vi betaler gerne mere for et hus med udsigt over bugten end ét med udsigt til naboen; og vi opsøger ofte skov eller strand, hvis vi har en krise i vores liv. Men dette fokus på udearealernes muligheder er først lige begyndt at brede sig til arbejdslivet. Virksomheders udearealer har i de fleste tilfælde ikke været genstand for megen interesse, og slet ikke fra et sundheds- og trivselsperspektiv. Mange industri- og erhvervsområder har udearealer, der udelukkende er anlagt med fokus på logistik, men i løbet af de senere år er der kommet flere eksempler på både anlægs- og forskningsprojekter, der har fokuseret på betydningen af et grønt, tilgængeligt og attraktivt udemiljø på arbejdspladsen. Virksomheders uderum Både danske og internationale undersøgelser har fundet sammenhænge mellem medarbejderes adgang eller udsigt til grønne udeområder og deres trivsel, stressniveau, arbejdstilfredshed, og effektivitet på jobbet. Det danske erhvervsphd-projekt Uderum & Arbejdsliv har undersøgt eksisterende forskning på området, analyseret data fra en stor svensk spørgeskemaundersøgelse og lavet et case studium af 6 danske virksomheder. Virksomhederne havde forskellige typer af grønne udemiljøer, og var valgt for at gøre det muligt at undersøge, hvilket potentiale udemiljøet har for både virksomheder og medarbejdere. Casestudiet fokuserede på medarbejdernes brug af virksomhedens udemiljøer, deres præferencer for bestemte karaktertræk i udemiljøerne, og sammenhænge mellem brug og udformning af udemiljøerne og medarbejdernes sundhed, trivsel og arbejdsevne. Den sundhedsfremmende udsigt Den type kontakt til udemiljøet, der har været størst fokus på i undersøgelserne, er udsigten til udemiljøet fra arbejdspladsen. Det skyldes muligvis at udsigten til udemiljøet er den mest ukomplicerede måde at være i kontakt med udemiljøet i løbet af arbejdsdagen. I modsætning til fysisk adgang, som f.eks. en gåtur, der ofte er begrænset til pauser, er arbejdspladsens udsigt en del af det nære arbejdsmiljø, der påvirker medarbejderen uafbrudt, og det kan også forklare hvorfor udsigtens indhold kan have stor betydning for medarbejderne. Der er fundet sammenhæng mellem udsigt til et grønt udemiljø og øget generel sundhed og trivsel, øget jobtilfredshed og arbejdsevne samt nedsat stressniveau. Også i PhD en undersøges gevinsten af udsigt til 4

5 FM Udenfor Mannaz har til huse i skovlignende omgivelser i Hørsholm, Foto: Lene Lottrup grønne udemiljøer, og der findes sammenhæng mellem denne type udsigt og medarbejderes trivsel og stressniveau. Som noget nyt ses en forskel i hvordan mænd og kvinder har udbytte af udsigt til udemiljøet. Der er fundet sammenhæng mellem adgang til grønt udemiljø og bedre trivsel for både mænd og kvinder, men kun sammenhæng mellem adgang til grønt udemiljø og lavere stressniveau for mænd. For kvinder ses derimod en sammenhæng mellem høj trivsel og lavt stressniveau (se figur 1). Flere studier peger også på vigtigheden af, at medarbejderne selv vurderer udsigten som attraktiv, og både PhD ens case studium og en del andre studier finder, at medarbejdere foretrækker udsigt til naturlige elementer frem for udsigt til bygninger og infrastruktur. Det sundhedsfremmende udeophold mest for mænd Case studiet (som foregik i sommerhalvåret) viste, at under halvdelen af medarbejderene brugte udemiljøet Figur 1. Mænd og kvinders udbytte af udsigt til udemiljøet (Fra ph.d.- afhandlingen Uderum & Arbejdsliv) Stressniveau Stressniveau Adgang til grønt udemiljø Adgang til grønt udemiljø Trivsel Trivsel Mænd Kvinder 5

6 FM Udenfor Walk & talk-sti hos Coloplast, Humlebæk, Foto: Coloplast i løbet af arbejdsdagen, og at den mest almindelige udendørs aktivitet i alle 6 virksomheder ikke overraskende var at spise frokost. Men både sociale aktiviteter (f.eks. at tale med kollegaer), fysiske aktiviteter (f.eks. at motionere) og sanseorienterende aktiviteter (f.eks. at nyde solskin eller fuglesang) var populære blandt de medarbejdere, der brugte udemiljøet i løbet af arbejdsdagen. Der var en tydelig kønsforskel i brugen af udemiljøet. Mandlige medarbejdere brugte udemiljøet mere end kvindelige medarbejdere, og kvindelige medarbejdere følte langt oftere end deres mandlige kolleger, at de havde for travlt til at gå udenfor i løbet af arbejdsdagen. PhD en finder, at fysisk adgang til udemiljøet er en endnu større gevinst for trivselsfremme og stressreduktion end udsigt til udemiljøet, og er det første studium der sammenligner udsigt og fysisk adgang. En forskerpark i skoven Et eksempel på en virksomhed, der bruger udemiljøet som et aktiv både i forhold til virksomhedens ydelse og medarbejdernes trivsel er Mannaz, der har til huse i forskerparken Scion DTU i Hørsholm. Forskerparken er tilplantet af Arboretet, der er en forskningsenhed under Landbohøjskolen (nu fakultetet Life ved Københavns Universitet), og der er strenge krav til virksomhedernes ageren i området for at sikre at skovkarakteren bevares. Udemiljøet har betydning for både virksomhed og medarbejdere på flere forskellige niveauer. På et individuelt niveau fortæller medarbejdere, at en gå- eller løbetur i skoven kan give ny energi og klarhed til hjernen, og at der på turen ofte viser sig nye perspektiver på de konkrete opgaver, der ligger på arbejdsbordet. En medarbejder siger hvis jeg har arbejdet længe på samme projekt og mine tanker begynder at køre i ring, så overtaler jeg mig selv til at gå en tur, selv om jeg har travlt For erfaringen viser at tiden er godt givet ud På et mellemmenneskeligt niveau beskriver medarbejderne udemiljøet som et uformelt rum, hvor hierarkier mellem mennesker blegner og andre samtaler opstår end inde på kontoret. En teamleder har holdt medarbejderudviklingssamtaler som gåture i skoven, og har oplevet det som en god ramme for en ærlig og konstruktiv kommunikation. På et virksomhedsniveau har den naturskønne placering stor betydning for at virksomheden, der tilbyder efteruddannelsesforløb til erhvervslivets ledere, kan holde kursusaktiviteter i egne lokaler. Kursisterne oplever udemiljøet som en essentiel faktor i kursusoplevelsen, og efterhånden er placeringen i skoven blevet et symbol på virksomhedens vision. En af virksomhedens ledende medarbejdere siger vi ser os selv som kilden i skoven, -kilden til viden Book walk & talk-stien i mødekalenderen Coloplast i Humlebæk ligger ikke som Mannaz som en del af et større naturområde, men virksomheden har på egen grund et stort grønt område med en lille sø og både nattergale og dådyr. Området har tidligere ligget ubenyttet hen som en bufferzone mellem virksomhed og motorvej, men som et led i en strategi om at fremme medarbejdernes sundhed og trivsel, er der nu etableret en walk & talk-sti i området og opsat borde og bænke ved søen, så medarbejderne har mulighed for at holde møde og samtidig få motion, sol i ansigtet og frisk ilt til 6

7 FM Udenfor Eksisterende forhold i Skejby, Århus, Foto: Natur og Miljø, Århus Kommune Idé til fremtidigt projekt Visualisering: Arkitema Architects hjernen. Stien kan bookes i virksomhedens mødekalender, og medarbejderne kan låne diktafoner og headsæt i receptionen. Walk & Talk-stien blev indviet i juni 2012, og når vejret tillader det bliver stien dagligt brugt til mindre møder af mange forskellige typer medarbejdere. Fra erhvervsområde til vidensbydel Skejby i den nordlige del af Århus er et område med mange videnstunge virksomheder, flere undervisningsinstitutioner og et stort universitetshospital. Området er planlagt som et traditionelt erhvervsområde, hvor udearealerne primært bruges til infrastruktur samt store græsplæner som tjener virksomhedernes behov for eventuelle udvidelsesmuligheder. I 2011 indgik nogle af områdets virksomheder et samarbejde med Århus Kommune og Skov & Landskab, Københavns Universitet, om at udvikle en ny grøn byrumsplan for området. Formålet med samarbejdet var at diskutere, hvordan områdets udemiljø i højere grad end i dag kan blive et sammenbindende element i området, der understøtter medarbejdernes sundhed og trivsel, motiverer til kommunikation mellem virksomhederne og kan være 7

8 FM Udenfor en del af virksomhedernes branding. I den forbindelse har det været nødvendigt at fokusere på nye typer af organisering og forvaltning i området. I dag er det første anlægsprojekt ved at blive realiseret, og det forventes at der startes flere projekter i området fremover. Virksomheders udemiljø som et aktiv for virksomheders sundhedsog trivselsstrategi I de seneste år har der været et stadig stigende fokus på sundheds- og trivselsfremmende strategier på virksomheder både i Danmark og i udlandet. Det fysiske arbejdsmiljø har ofte spillet en vigtig rolle i disse strategier, men virksomhedernes udemiljøer er sjældent blevet set som en del af det fysiske arbejdsmiljø i denne sammenhæng. Både forskning og eksempler viser, at adgang til et frodigt, grønt udemiljø kan have betydning for medarbejdernes sundhed og trivsel, og muligvis også spille en positiv rolle for medarbejdernes arbejdsevne. Der er positivt udbytte af adgang til et grønt udemiljø i løbet af arbejdsdagen uafhængigt af alder, uddannelsesmæssig baggrund, placering i virksomhedens hierarki og køn (selv om forskning antyder at adgang til udemiljøet gavner mænd og kvinder på forskellige måder), og det indikerer at virksomheders udemiljø har potentialet til at spille en positiv rolle i mange forskellige typer af virksomheder og for mange forskellige medarbejdere. Yderligere litteratur om erhvervsphd-projektet Uderum & Arbejdsliv: Lottrup, L., Workplace Greenery: Use, preferences, and health benefits of green outdoor environments at workplaces. PhD thesis. University of Copenhagen, Denmark, and Arkitema Architects, Denmark (download en webudgave på portal-life/files/ /forest_landscape_research_50_2012_lenelottrup_workplace_greenery. pdf Lottrup, L.; Stigsdotter, U.K.; Meilby, H.; Corazon, S.S., Associations between use, activities and characteristics of the outdoor environment at workplaces. Urban Forestry and Urban Greening, 11 (2). Lottrup, L.; Grahn, P.; Stigsdotter, U.K., in press. Workplace greenery and perceived level of stress: Benefits of access to a green outdoor environment at the workplace, Landscape and Urban Planning Tvedt, T., Grønt udemiljø skaber trivsel på jobbet. Grønt Miljø, 5, s Stenbæk, D., Kan du se et træ fra kontoret, er du gladere på jobbet. Omkring Domicilet, Dagbladet Sjællandske, s Videnscenter for Arbejdsmiljø, Dårlige vaner hindrer arbejdsglæde. dk/aktuelt/nyheder/2012/05/07-daarlige-vaner-forhindrer-arbejdsglaede Link til interview med Lene om PhD ens resultater: Faktaboks om erhvervsphd-samarbejdet ErhvervsPhD en Uderum & Arbejdsliv er et samarbejde mellem Skov & Landskab, Københavns Universitet; Plan & Landskab, Arkitema Architects; og Stressklinikken, Institut for arbejdsmedicin, Hillerød Hospital. PhD-projektet er baseret på forskning udført på Skov & Landskab fra 2007 til 2011, og på erfaringer fra implementering af forskning i konkrete landskabsprojekter i Arkitema i samme periode. Projektet baseres på et litteraturstudium af 16 relevante studier og et casestudy af seks danske virksomheder. Derudover er data fra en tidligere svensk spørgeskemaundersøgelse brugt. 8

9 MCG Real Estate Integrated Workplace Management Løsning Avancert, enkelt og smart Planon er i brug hos nogle af Danmarks og Verdens største virksomheder. I alt over 1300 Kunder som har lagt særlig vægt på en komplet løsning med Ejendomsdatabase og -administration Registrering af ordre, rekvisitioner og fejl samt håndtering af arbejdsopgaver Indbygget integration til CAD tegninger Forvaltning af tekniske anlæg, installationer og udstyr Centrale registre med adresser, personale, håndværkere, leverandører og kunder Arealforvaltning med visuelt overblik over arealer, bygninger, lokaler og arbejdspladser Forebyggende vedligehold af bygninger og udstyr med langsigtet planlægning Management af serviceaftaler med eksterne leverandører og interne kunder (SLA) Management af omfattende driftsbudgetter Asset og Key management Kantine administration Rapportering med nøgletal og Dashboard Energiforvaltning Rengøring og meget mere Friktionsløs integration til eksisterende systemer (SAP, Oracle, HR m.m.) Modulær, skalerbar og en standardløsning som er Web og Windowsbaseret Realisering fra A til Z. mcg fm understøtter kunden med implementeringen af løsningen hurtig og effektiv. IT-løsning l understø else af FM med fokus på effek vitet og integra on Komplet standardløsning Modulært og skalerbart system Brugervenlighed i centrum Fleksibelt Best prac ces Ledelsesrapportering Omfa ende dækningsområder: - Facili es Management - Ejendomsadministra on - Dri og vedligehold - Service Management - Energiforvaltning Your Productivity Partner DK-2840 Holte, Hanne Nielsens Vej 10, Tel , fax , info@mcg-fm.dk, web: Intelligente serviceløsninger, som skaber forretningsfordele Coor leverer intelligente serviceløsninger, som supporterer virksomheder i op- og nedgang og bidrager til deres lønsomhed og fremgang. Sammen med kunderne identificerer vi forbedringsmuligheder og implementerer nye løsninger. I et foranderligt forretningsmiljø tilbyder vi unikke og fleksible løsninger, som skaber forretningsfordele for din virksomhed. Vi kalder det Service med IQ. 9

10 Organisering af FM Organisering af FM i relation til kernevirksomhed Af Per Anker Jensen, Professor, Center for Facilities Management Realdania Forskning (CFM) Danmark Tekniske Universitet Udgangspunktet for denne artikel er en afhandling (Jensen, 2004) udarbejdet som afslutning på uddannelsen MBA BYG ved CBS tilbage i På daværende tidspunkt var jeg ansat som assisterende projektchef i bygherreorganisationen for DR Byen. Efter at jeg i 2005 blev ansat på DTU har jeg bearbejdet hovedresultaterne i første omgang til et konferencepaper ved EFMC 2007 i Zürich (Jensen, 2007) og senere til en artikel i det videnskabelige tidsskrift Journal of Facilities Management (Jensen, 2011). For denne artikel modtog jeg en anerkendelse fra forlaget Emerald, der udgiver tidsskriftet, i form af en Highly Commended Paper Award Nærværende udgave er en let forkortet dansk udgave af artiklen. Af hensyn til læsevenlighed og omfang har jeg udeladt litteraturreferencer udover ovennævnte henvisninger, men de findes alle i den originale artikel. Formålet med afhandlingen var at analysere og udarbejde forslag til organisering af strategiske supportfunktioner i forhold til DR s kernevirksomhed, når byggeprojektet og relokaliseringen var afsluttet og bygherrefunktionen opløst og delvist integreret i DR s almindelige organisation. Baggrunden var en bekymring for om det ville være muligt at fastholde en opmærksomhed på strategisk FM hos DR s topledelse efter relokaliseringen. Artiklen fokuserer på de resultater, der er af general interesse for andre organisationer. Formålet med artiklen er således at afklare de organisatoriske relationer mellem supportfunktioner og kernevirksomhed og hvilke former for relationer, der vurderes at være mest hensigtsmæssige for strategiske og operationelle funktioner. Resultaterne underbygges med et case studie af FM i LEGO, som er gennemført i Problemstillingen er anskueliggjort i figur 1 og fokus er på relationerne angivet med pile. Værdikædeteori Michael Porter s værdikædeteori har haft stor betydning for ledelsestænkningen i de seneste årtier, og danner også grundlag for modellen for FM i den første europæiske FM standard. En central illustration af teorien er vist i figur 2. Som det fremgår udgør primære aktiviteter og supportaktiviteter en grundlæggende sondring i værdikædeteorien: Primære aktiviteter er de aktiviteter, der er involveret i den fysiske skabelse af produktet og dets salg og overførsel til køberen samt opfølgende assistance. De primære aktiviteter kan opdeles i fem generiske kategorier som vist i den nederste del af figur 2. Supportaktiviteter understøtter de primære aktiviteter. De stiplede linjer i figur 2 antyder, at nogle supportaktiviteter primært understøtter enkelte af de primære aktiviteter, mens andre understøtter flere, og virksomhedsmæssig infrastruktur understøtter alle. Figur 1. Illustration af problemstillingen Eksternt leverandørsystem af supportydelser DR s strategiske support funktioner DR s ikke-strategiske support funktioner DR s kernevirksomhed Grænseflade Relationer 10

11 Organisering af FM Det skal bemærkes, at der ikke hos Porter er tale om en sondring mellem værdiskabende og ikke-værdiskabende aktiviteter. Både primære og supportaktiviteter er værdiaktiviteter, og supportaktiviteter betragtes derfor også som værdiskabende. Værdikæden omfatter den totale værdi opdelt i værdiaktiviteter og margin. Inden for hver kategori af primære og supportaktiviteter findes der 3 forskellige aktivitetstyper: Direkte aktiviteter, der er direkte involveret i værdiskabelse for kunden Indirekte aktiviteter, der gør det muligt at udføre de direkte aktiviteter kontinuerligt Kvalitetssikringsaktiviteter, der skal tilsikre kvaliteten af andre aktiviteter Værdikæden benyttes primært af Porter til at analysere muligheder for at virksomheder kan skabe konkurrencemæssige fordele. Det er en central pointe, at alle aktiviteter uanset om de er primære eller sekundære og uanset om de er direkte, indirekte eller kvalitetssikring kan medvirke til at skabe konkurrencemæssige fordele. Porter beskæftiger sig ikke eksplicit med FM, men med udgangspunkt i beskrivelsen af de forskellige aktiviteter kan der uddrages følgende: Supportaktiviteten Indkøb omfatter udover indkøb af råvarer tillige anskaffelse af forsyninger, laborato- rieudstyr, kontorudstyr og bygninger, som er væsentlige emner i FM. Indirekte aktiviteter omfatter bl.a. vedligehold, planlægning og drift af faciliteter, hvilket indebærer, at D&V i relation til bygninger, der benyttes til primære aktiviteter, også er en primær aktivitet, mens D&V af bygninger, der benyttes til supportaktiviteter, også er supportaktiviteter. Supportaktiviteten Virksomhedens infrastruktur omfatter bl.a. tværgående planlægning, økonomifunktioner og myndighedsrelationer, hvorfor de overordnede FM-aktiviteter må betragtes som en del af denne supportaktivitet. I tilknytning til ovenstående skal det for det første bemærkes, at betegnelsen faciliteter er direkte oversat fra facilities i Porter s amerikanske tekst, og at facilities på angelsaksiske sprog omfatter bygninger som et centralt element. For det andet skal det bemærkes, at det i FM er en grundlæggende tanke at samle alle FM-funktioner i relation til virksomheden under et samlet ansvar med henblik på at samordne supporten til de interne kunder. Den opsplitning af de FM-relaterede aktiviteter, som den generiske værdikæde tilsyneladende indebærer, er således uhensigtsmæssig som grundlag for organisering af FM. Omvendt indeholder værdikæden nogle af de centrale elementer i FM: Figur 2. Michael Porter s generiske værdikæde Virksomhedens infrastruktur Supportaktiviteter Human Resource Management Teknologisk udvikling Indkøb Margin Internt rettet logistik Fremstilling Eksternt rettet logistik Marketing og salg Service Primære aktiviteter 11