Sammenlægningsudvalget

Transkript

1 Sammenlægningsudvalget Dagsorden med vedtagelser Møde nr.: 2 Mødested: Byrådssalen, Birkerød Rådhus Mødedato: Mandag den 6. februar 2006 Mødetidspunkt: Kl Bemærkninger: Medlemmer: Erik Fabrin (EF), Daniel E. Hansen (DEH), Karen Ellemann Kharabian (KEK), Henning Straarup (HS), Rune Kjeldsen (RK), Sophie Løhde (SL), Torben Vigh (TV), Erik Mollerup (EM), Jens Ive (JI), Birgit Tystrup (BT), Jens Viggo Rasmussen (JVR), Anne-Marie Wivel (AMW), Jørgen Peter Bærentsen (JPB), Thomas Lesly Rasmussen (TLR), Maria Steno (MS), Axel Bredsdorff (AB), Anne Christiansen (AC), Erik Slot Jensen (ESJ), Jens Bruhn (JB), Jette Ebro (JE), Anita Gudmundsson (AG), Vibeke Peschardt (VP), Court Møller (CM), Christian Kjær (CK), Birgitte Schjerning Povlsen (BSP), Annelise Møller (AM) og Lars Engelberth (LE) Fraværende: Fra forvaltningen: Konst. kommunaldirektør Tommy Poulsen, Direktør Dorthe Randeris, Direktør Preben Rasmussen Høj, Kommunaldirektør Bjarne Pedersen, Direktør Henning Bach Christensen, Direktør Carl Steen Berggreen, Økonomichef Finn Hansen, Personalechef Jan Weidekamp og Udvalgskonsulent Solveig Andreasen Fastlagte møder: Mandag den 6. marts 2006 Mandag den 3. april 2006 Mandag den 8. maj 2006 Mandag den 29. maj 2006 Mandag den 19. juni 2006 Mandag den 28. august 2006 Mandag den 18. september 2006 Mandag den 9. oktober 2006 Mandag den 13. november 2006 Mandag den 11. december 2006

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Meddelelser Design med byvåben for Rudersdal Kommune Konfirmering af valg af aftale om datakonvertering Konfirmering af valg af strategisk samarbejdspartner Valg og prioritering af IT-systemer Husholdningsaffald - Harmonisering Forslag til budget for Sammenlægningsudvalget - fornyet behandling Fornyet behandling af Birkerød og Søllerød kommuners budget Procedure for budgetlægningen Fastsættelse af foreløbige økonomiske rammer for 2007 til brug for udarbejdelsen af harmoniseringsforslag mv Forslag til principper for økonomistyring Forslag til rente- og gebyrpolitik Forslag til opkrævningspolitik Kunstnerisk udsmykning af idræts- og aktivitetscenter - ansøgning om frigivelse af anlægsbevilling på kr Plan for forvaltningsorganisation for Rudersdal Kommune...32 Sager til behandling på lukket dagsorden: 1. Meddelelser...1 Ingen. 2. Overtagelse af amtsopgaver...2 SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Økonomiudvalgets indstilling.

3 Side: 1 1. Meddelelser SLU Jnr SLS SA ÅBEN SAG Ingen

4 Side: 2 2. Design med byvåben for Rudersdal Kommune Borger Jnr DIR HBC SLOKU SLU ÅBEN SAG I august 2005 igangsatte den politiske styregruppe en analysefase med henblik på at forberede, hvordan et nyt grafisk design til Rudersdal Kommune kunne tilvejebringes. En af den administrative styregruppe nedsat arbejdsgruppe har herefter udarbejdet et notat der vurderer proces, økonomi og tidsplan for udarbejdelse og implementering af et nyt design. Notat om design til Rudersdal Kommune af er vedlagt. Det anbefales, at Rudersdal Kommune efter en indbudt designkonkurrence får udarbejdet et helt nyt design baseret på et byvåben. Designet bør baseres på et nyt, professionelt og klassisk byvåben, der kan anvendes såvel digitalt som på alle øvrige fysiske placeringer, hvor kommunens navnetræk eller identitet skal fremgå. Det anbefales, at det nye byvåben godkendes af Rigsarkivet/Hofheraldikeren efter retningslinierne for, hvad der er god heraldik. Da Rudersdal Kommune ønsker at inddrage borgerne og styrke dialogen foreslås det, at Borgerinddragelsesudvalget behandler sagen og at udvalget, med en fagdommer som grafisk ekspertbistand, fungerer som dommerkomite. Det foreslås, at Borgerinddragelsesudvalget i første omgang indstiller til Sammenlægningsudvalget, at Borgerinddragelsesudvalget principielt behandler sagen og at første fase sættes i gang. Borgerinddragelsesudvalget behandler på sit møde den mere uddybende sagens videre forløb med udgangspunkt i ovennævnte notat. Processens første fase består bl.a. i at godkende et program som konkurrenceforudsætninger, udpege og kontakte en fagdommer samt invitere til og afholde en indbudt konkurrence med 4 designbureauer. Konkurrencen består i, at designbureauerne efter programmet skal udarbejde og anonymt aflevere hver et skitseforslag i forskellige udformninger. Herefter offentliggøres forslagene i en proces, hvor borgerne inddrages og bl.a. på baggrund heraf, udpeger Borgerinddragelsesudvalget sammen med fagdommeren en vinder. Første fase vurderes at kunne være afsluttet med udpegning af en vinder primo juni. Vinderen skal efterfølgende i fase to udarbejde og i fase tre implementere det endelige designprogram med byvåben for Rudersdal Kommune.

5 Side: 3 Baseret på andre kommuners udgifter til lignende projekter vurderes de samlede udgifter til anskaffelse og implementering af et nyt designprogram for Rudersdal Kommune til ca kr. De samlede udgifter kendes først efter designkonkurrencens afholdelse, idet prisen indgår som et konkurrenceparameter. Det foreslås, at Borgerinddragelsesudvalget i første omgang kan anvende udgifterne til afholdelse af første fase med konkurrencehonorar, fagdommer og materialer i alt kr. Finansiering af udgifterne foreslås afholdt af det til Sammenlægningsudvalget afsatte beløb i 2006 på kr. til bygnings- og lokaleændringer, flytninger, fælles design, skilte mv. Af Sammenlægningsudvalgets budgetbeløb til ovenstående formål resterer herefter kr. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, 1) at Borgerinddragelsesudvalget behandler sagen vedr. nyt design til Rudersdal Kommune, 2) at første fase i processen med et nyt design med byvåben for Rudersdal Kommune igangsættes, og 3) at der af den afsatte bevilling anvendes kr. i 2006 til afholdelse af designkonkurrence mm. Udgiften finansieres af det på Sammenlægningsudvalgets budget i 2006 optagne beløb til bygnings- og lokaleændringer, flytninger, fælles design, skilte mv. Karen Leschly deltog under punktet. BORGERINDDRAGELSESUDVALGET indstiller, at der af den afsatte bevilling anvendes kr. til igangsætning af designprocessen. Borgerinddragelsesudvalget anmoder forvaltningen om at arbejde videre med at beskrive de processer, udvalget har til rådighed. Grundlaget revideres i lyset af drøftelserne. Sagen genoptages i martsmødet. Notat om byvåben af 17. januar 2006 blev omdelt til udvalgets medlemmer. Anita Gudmundsson deltog ikke i sagens behandling. ØKONOMIUDVALGET indstiller Borgerinddragelsesudvalgets indstilling tiltrådt. I konsekvens af ændringer i Sammenlægningsudvalgets budget er der nu afsat kr. til bygnings- og lokaleændringer, flytninger, fælles design, skilte mv. Af Sammenlægningsudvalgets budgetbeløb til ovenstående formål resterer heref-

6 Side: 4 ter kr. Dagsordensteksten er ændret i overensstemmelse hermed. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Borgerinddragelsesudvalgets indstilling.

7 Side: 5 3. Konfirmering af valg af aftale om datakonvertering Struktur Jnr IT JFR SLOKU SLU ÅBEN SAG Den politiske styregruppe besluttede den , at indstille til Byråd og Kommunalbestyrelsen, at IT-indsatsen skal igangsættes hurtigst muligt, herunder en altafgørende igangsættelse af harmonisering og konvertering af data vedrørende KMD-fagsystemer samt etablering af en fiber forbindelse mellem Søllerød og Birkerød kommuners rådhuse. KMD-konverteringsaftale Birkerød og Søllerød Kommuner har til sammen over 300 IT-systemer, hvoraf hovedparten er KMD-fagsystemer. For at sikre, at disse systemer skal fungere og være driftsklare fra 1. januar 2007, er opgaven med henblik på at harmonisere og konvertere data iværksat. Søllerød og Birkerød kommuner underskrev den på baggrund af Byrådets og Kommunalbestyrelsens godkendelser en konverteringsaftale med KMD om anskaffelse af reformmodeller. Reformmodellerne anvendes ved harmonisering og konvertering af Søllerød og Birkerøds KMD-fagsystemer. Hver reformmodel omfatter et bestemt fagområde; f.eks. økonomi, personale, debitor, institutioner osv. På enkelte områder anvender hverken Birkerød eller Søllerød KMD-systemer, og der vil derfor ikke være behov for at anskaffe reformmodeller hos KMD for disse systemer. Det skal dog påpeges, at det er nødvendigt at gennemgå en tilsvarende proces for at sikre harmonisering og konvertering af disse løsninger. Aftalen med KMD, er således den første, men den vigtigste, fase af IT-sammenlægnings projekterne. De enkelte faser består af: - KMD-konvertering (aftalen indgået) - Konvertering af øvrige IT-systemer (ikke KMD), skolesystem. ESDH, omsorgssystem etc. - IT-infrastruktur (administration og styresystem, kontorsystemer m.fl.). Konverteringsaftalen bygger på KMD s standardkontraktmodel for konverteringsaftaler i forbindelse med kommunesammenlægninger. Priser og kontraktvilkår har således ikke været til diskussion, kun antallet af indgåede reformmodeller. Prisniveauet for Birkerød og Søllerød kommuner ligger dog i den nedre kvartil med en pris på 200 kr. pr. indbygger, hvilket dels er lavere end det oprindelige estimat anført i En fælles fremtid, dels lavere end KMD s første bud (219 kr. pr. indbygger).

8 Side: 6 Den samlede aftalesum for den fremsendte KMD-konverteringsaftale er på kr., som er finansieret og frigivet af Kommunalbestyrelsen i Søllerød hhv. Byrådet i Birkerød efter nedenstående fordeling: Betalingsplan for KMD-konverteringsaftalen. Aktivitet År Kr. Birkerød Søllerød 25 % af aftalesummen % af aftalesummen Rudersdal 35 % af aftalesummen Total Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at valg og indgåelse af aftalen omkring dataharmonisering og konvertering af KMD-fagsystemer tages til efterretning. STRUKTURUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt, idet Strukturudvalget opfatter sagen som et kerneområde i sammenlægningsprocessen. ØKONOMIUDVALGET indstiller Strukturudvalgets indstilling tiltrådt. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Strukturudvalgets indstilling.

9 Side: 7 4. Konfirmering af valg af strategisk samarbejdspartner Struktur Jnr IT JFR SLOKU SLU ÅBEN SAG Formålet med et strategisk partnerskab er at skabe en kommune, der er førende i digital forvaltning, således at der skabes et teknologisk grundlag for at udvikle den bedst mulige borgerservice og en effektiv administration. Den politiske styregruppe godkendte på sit møde den en anmodning fra den administrative styregruppe vedr. bemyndigelse til indgåelse af aftale om strategisk partnerskab med Microsoft. Denne aftale er herefter indgået. IT-integrationen af Søllerød og Birkerød Kommune er en ressourcekrævende proces, der vil kræve en stor indsats af Rudersdal IT. Et strategisk partnerskab med Microsoft vil være fordelagtigt for Rudersdal Kommune fordi: Et strategisk partnerskab med Microsoft vil understøtte udviklingen af brugervenlige kommunale IT-systemer, der muliggør en udvidet servicering af borgerne gennem selvbetjeningsløsninger. Et strategisk partnerskab vil lette fusionsprocessen og integrationen af de nuværende to kommuners IT-systemer. Gennem to samtidige processer udarbejdes i dialog med Sammenlægningsudvalget en IT-vision og en ITstrategi for Rudersdal Kommune samtidig med, at der foretages en kortlægning af kommunernes nuværende IT-infrastruktur og IT-arkitektur. Et partnerskab med Microsoft er organiseret som et åbent samarbejde; dvs. at aftalen ikke indebærer, at Rudersdal Kommune ikke kan eller må vælge løsninger, der ikke er baseret på Microsofts teknologi. Det strategiske partnerskab giver mulighed for nye løsninger med nye leverandører, men forhindrer ikke kommunen i at fortsætte med eksisterende systemer eller udvikle nye løsninger med udgangspunkt i disse. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at valget af strategisk samarbejdspartner godkendes. STRUKTURUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt. ØKONOMIUDVALGET indstiller Strukturudvalgets indstilling tiltrådt. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Strukturudvalgets indstilling.

10 Side: 8 5. Valg og prioritering af IT-systemer Struktur Jnr IT JFR SLOKU SLU ÅBEN SAG Som et led i sammenlægningen af Birkerød og Søllerød Kommuner, skal der foretages en harmonisering og sammenlægning af IT-systemerne. Denne opgave varetages af Rudersdal IT i nært samarbejde med fagpersonel fra områderne i kommunerne. De samlede budgetovervejelser for Rudersdal IT vil blive fremlagt på Strukturudvalgets møde den Første opgave i forbindelse med harmonisering og sammenlægning af ITsystemer har været at vælge IT-systemer til Rudersdal Kommune i særdeleshed i tilfælde, hvor Birkerød og Søllerød anvender forskellige systemer. En række arbejdsgrupper assisteret af Rudersdal IT og KMD har i efteråret 2005 udarbejdet handleplaner for IT-harmoniseringen, herunder valg af IT-systemer. Den administrative styregruppe godkendte på sit møde den Rudersdal IT s indstilling til valg af IT-systemer. Indstilling om valg af ESDH-system blev godkendt den Arbejdet i arbejdsgrupperne har som udgangspunkt været koncentreret om KMDsystemer, men af hensyn til en rationel udnyttelse af mødetiden, har grupperne endvidere behandlet visse tredjepartsystemer. Overordnet indstillede arbejdsgrupperne nedenstående, der er prioriteret efter systemernes væsentlighed for sammenlægningsprocessen. KMD systemer. Størsteparten af de kritiske IT-systemer, det vil sige systemer der er nødvendige for at Rudersdal Kommune kan fungere fra , leveres i begge kommuner i dag af KMD. Der har ikke været faglige begrundelser for at ændre ved dette, hvorfor de fleste systemer vil fortsætte i Rudersdal Kommune. Derfor drejer harmoniseringen sig primært om datakonvertering i 2006 samt om tilpasning af moduler indenfor de enkelte systemer. Af væsentlige, kritiske systemer er valgt: o KMD Opus (Løn & Personale) o KMD ØS (Økonomi) o KMD Udbetaling o KMD Debitor (Debitor) o KMD Aktiv (Beskæftigelse) o KMD S&A (Sags og advis system) o KMD Børn og voksne o KMD Sag o KMD Institution

11 Side: 9 ESDH. Som fælles ESDH-system for Rudersdal Kommune er valgt Acadre fra Traen. Acadre anvendes i dag af Søllerød Kommune. Implementeringen foretages af en projektleder fra Rudersdal IT i samarbejde med ESDH-ansvarlige i Birkerød og Søllerød kommuner. Essentia. For at sikre tilstrækkelig ledelsesmæssig information og statistik, har flere af arbejdsgrupperne indstillet tilslutning til KMD s ledelsesinformationssystem, Essentia. Søllerød Kommune indgår allerede i et strategisk partnerskab med KMD på dette område, hvorfor disse aftaler overføres til partnerskabets regi. Borgerserviceløsninger på hjemmeside. Med baggrund i rapporten En fælles fremtid, har flere arbejdsgrupper valgt at følge en offensiv borgerservicestrategi med en udstrakt anvendelse af internetbaserede selvbetjeningsløsninger. Det endelige valg af sådanne løsninger er imidlertid overført til et særskilt projekt omhandlende ny hjemmeside for Rudersdal Kommune, der afventer fastlæggelse af serviceniveau. Tredjepartsløsninger. En række tredjepartsløsninger er indstillet, men endnu ikke endeligt valgt. Der udarbejdes en business case for hver af disse, og valget indstilles efterfølgende. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at beslutningen om valg af IT-systemer tages til efterretning. STRUKTURUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt. ØKONOMIUDVALGET indstiller Strukturudvalgets indstilling tiltrådt. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Strukturudvalgets indstilling.

12 Side: Husholdningsaffald - Harmonisering Opgave Jnr MOF NC/NKS SLOKU SLU ÅBEN SAG På affaldsområdet er der en række ordninger, der skal harmoniseres af hensyn til lighedsprincippet. For at sikre den mest fordelagtige pris, er der planlagt samlet udbud af disse ordninger i løbet af foråret 2006, og i den forbindelse er det nødvendigt at fastlægge omfanget af ordningerne allerede nu. Ordningerne skal udbydes i EU-udbud, da de forventede tilbudspriser for et samlet udbud vil ligge langt over tærskelværdien på 1,75 mio. kr. Det foreslås, at der vælges udbudsformen begrænset udbud, hvor kun et begrænset antal tilbudsgivere (3-5) kan byde på opgaven. Med den aktuelle tidsplan for udvalgsmøder, vil Sammenlægningsudvalget kunne træffe valget af entreprenør på mødet den 28. august Denne frist anses for at være den kortest mulige, når kontrakten skal træde i kraft den 1. januar 2007, idet der erfaringsmæssigt kan være flere måneders leveringstid på det kørende materiel, som den vindende entreprenør skal anskaffe. I nedenstående skema er givet en oversigt over nuværende og foreslåede ordninger. De enkelte ordninger er efterfølgende nærmere behandlet, bl.a. med angivelse af konsekvenser for borgerne i henholdsvis Birkerød og Søllerød. Grundprincippet i ordningerne er en kombination af grundydelser og tilvalgsmuligheder, hvor tilvalgene betalingsmæssigt principielt bør hvile i sig selv. Det skal bemærkes, at vurderinger af konsekvenser for borgerne, for så vidt angår økonomi, er baseret på et skøn, idet resultatet af udbuddet og antallet af tilmeldinger til tilvalgsmodeller ikke kendes. Det bemærkes, at der ved overgang til tilvalgsmodeller ikke kan ses bort fra, at der - i en indkøringsperiode - vil kunne forekomme praktiske problemer med korrekt tømning, indtil entreprenøren har vænnet sig til, at de enkelte adresser i væsentlig større udstrækning end i dag kan have forskellig tilmelding. Dagrenovation, volumen Birkerød Søllerød Rudersdal 125 liter som grundenhed. 125 liter 170 liter Ekstra volumen kan tilvælges mod ekstra betaling. Materiel, ejerforhold Kommunen ejer Grundejeren ejer Grundejeren ejer materiel Haveaffaldsordning Tilmeldeordning via kommunen. 240 liter hver 14. dag Indeholdt i renovationstakst. 120 liter hver uge Tilvalgsordning. 240 liter hver 14. dag 12 gange årligt 4 gange årligt 6 gange årligt

13 Side: 11 Storskrald Birkerød Søllerød Rudersdal Farligt affald (Miljø-bil) Ingen afhentning 2 årlige afhentninger 2 årlige afhentninger Papir og glas (Genbrugscontainere) Tømmes af Vestforbrænding Tømmes af privat entreprenør Fælles udbud 1. Dagrenovation I Birkerød er standardenheden en 125 liters sæk, mens standard i Søllerød er et dobbeltstativ med en 125 liters sæk og en 45 liters sæk i alt 170 liter. Da begge kommuner således har en 125 liters sæk, og det desuden blandt en del Søllerødborgere har været et ønske at kunne afmelde den lille sæk, vil det være naturligt at vælge en 125 liters sæk som grundenhed. Herudover skal det være muligt at tilmelde ekstra enheder, såvel den lille som den store sæk, mod tilsvarende betaling af de faktiske omkostninger ved tilvalget. Dette betyder, at borgere i Søllerød kan fortsætte med dobbeltstativet eller afmelde den lille sæk. Borgere i Birkerød kan fortsætte med en 125 liters sæk eller tilmelde ekstra volumen i form af en 45 liters sæk eller en 125 liters sæk. Sækkematerialerne er for øjeblikket plast i Birkerød og papir i Søllerød. Denne forskel er ikke i strid med lighedsprincippet, men forvaltningen vil i forbindelse med licitationen indhente priser på begge muligheder og vende tilbage på et senere tidspunkt med hensyn til valg af materiale set i forhold til pris og kvalitet. I Birkerød ejes stativerne og øvrigt materiel af kommunen og betales derfor løbende via renovationsafgiften. I Søllerød betaler grundejeren selv for stativet og øvrigt tømningsmateriel ved anskaffelsen. Det anbefales for Rudersdal Kommune, at grundejerne ejer tømningsmateriellet, og at det nuværende kommunalt ejede materiel overdrages vederlagsfrit til grundejerne. Konsekvenser for service For Birkerød vil servicen opleves som uændret. For Søllerød vil det af mange opleves som en fordel, at den lille sæk kan afmeldes, såfremt man kun har behov for grundenheden. Da det fortsat vil være muligt at tilvælge den lille sæk, vil borgere, der fortsat ønsker at anvende denne, opleve uændret service. Konsekvenser for økonomi Da grundenheden svarer til det nuværende niveau i Birkerød, vil tømningsprisen opleves uændret i Birkerød men lavere i Søllerød for de, der nøjes med grundenheden. Ejerskab af stativer vil i Birkerød betyde en ekstraudgift, som dog primært vil berøre borgere ved nybyggeri samt borgere, der vælger tilvalgsmodeller.

14 Side: 12 For Søllerød-grundejere, der tilvælger den lille sæk, vil tømningsprisen opleves som uændret i forhold til i dag. Generelt gælder, at kun de borgere, der ønsker en højere standard end den, de benytter i dag, vil opleve en forhøjelse af taksten. Det bemærkes, at den nuværende tømningspris for sække i Birkerød er lav, og at prisen derfor kan ligge lidt højere ved fornyet udbud. På den anden side må det forventes, at et samlet udbud som gennemsnit for hele Rudersdal vil medføre en reduceret udgift. 2. Haveaffald I Birkerød er der for få år siden etableret en frivillig tilmeldeordning. For øjeblikket er ca. 100 husstande tilmeldt ordningen, som administreres af kommunen, men i praksis udføres af en privat vognmand, der afhenter haveaffaldet og transporterer det til genbrugsstationen. Grundejeren betaler den faktiske udgift for afhentningen, mens den videre behandling af haveaffaldet (bortkørsel og kompostering) betales af fællesskabet over renovationstaksten. I Søllerød er haveaffaldsordningen en del af renovationsordningen og kan derfor ikke afmeldes. Den anvendes skønsmæssigt af ca husstande. I forbindelse med en omlægning af ordningen i 2004, blev det obligatorisk at anvende enten en plastbeholder på max. 120 liter eller at bundte haveaffaldet. Da en stor del af Søllerøds borgere for nylig har anskaffet sig en haveaffaldsbeholder, vil det ikke være realistisk at afskaffe haveaffaldsordningen som mulighed. På den anden side vil det være nødvendigt at ændre den til en tilvalgsordning for at kunne harmonisere takstniveauet, dog således at det - som i Birkerød - alene er afhentningen hos grundejeren, der skal hvile i sig selv, mens slutdisponeringen (kompostering) fortsat afholdes over renovationstaksten. Det foreslås, at haveaffaldsordningen fremover bliver en tilvalgsordning med tømning af op til 240 liter hver 14. dag. Konsekvenser for service Service for Birkerød vil opleves uændret. For Søllerød vil servicen ikke blive væsentligt forringet (14-dages afhentning i stedet for uge-afhentning, men samme samlede volumen), idet 120 liters beholdere fortsat kan bruges. Konsekvenser for økonomi Betalingen for ordningen vil i Birkerød være uændret. I Søllerød vil den blive dyrere for den enkelte grundejer, da det fremover kun vil være de tilmeldte, der betaler. For øjeblikket koster ordningen i Søllerød ca kr. pr. år (indsamling og kørsel til modtageanlæg). Dette svarer til ca. 80.kr. pr. husstand i Søllerød, fordelt over renovationstaksten. Der skal tages højde for, at Søllerøds kontrakt for afhentning af haveaffald først udløber med udgangen af 2007, hvorimod Birkerøds aftale udløber den

15 Side: Der vil i det videre arbejde blive søgt en forhandlingsløsning med de respektive entreprenører, således at den fælles Rudersdal-ordning vil kunne starte - som de øvrige ordninger - primo Der vil herefter i løbet af 2007 skulle gennemføres sædvanligt udbud af haveaffaldsordningen. 3. Storskrald Begge kommuner har en obligatorisk storskraldsordning, hvor man skal tilmelde sig afhentning i forvejen. I Birkerød hentes 12 gange om året, mens der i Søllerød hentes 4 gange om året. Da en del borgere ikke selv har mulighed for at køre storskrald til genbrugspladsen, er der fortsat brug for en storskraldsordning. En overgang i Søllerød fra 4 til 12 årlige afhentninger, svarende til Birkerøds niveau, vil samlet set medføre en stigning i renovationstaksten.det foreslås derfor, at der indføres en storskraldsordning med 6 faste årlige afhentninger, således at storskrald i Rudersdal vil blive afhentet hver anden måned. En sådan mellemløsning vil tilgodese det overvejende behov og forventes at kunne holdes indenfor renovationsordningens samlede ramme. Konsekvenser for service Service ved 6 årlige afhentninger vil umidelbart blive ringere i Birkerød. Dog er det forvaltningens opfattelse, at det nuværende tilbud med 12 årlige afhentninger ikke udnyttes i fuld udstrækning af borgerne, hvorfor den oplevede serviceforringelse for de fleste vil være beskeden. Service i Søllerød vil blive forbedret. Konsekvenser for økonomi Det forventes, at udgifterne ved afhentning 6 gange årligt vil kunne holdes inden for renovationsordningens samlede ramme. 4. Farligt affald I Søllerød Kommune findes en ordning med en miljø-bil, der afhenter farligt affald fra private husstande på en på forhånd fastlagt rute. Bilen kører 2 gange om året. Det foreslås at ordningen skal fortsætte i Rudersdal. Konsekvenser for service Forbedret service for Birkerød, uændret for Søllerød. Konsekvenser for økonomi: Miljøbilen koster ca kr. pr. år., svarende til 5 kr. pr. husstand. For Rudersdal forventes prisen pr. husstand at være uændret. 5. Papir og glas Begge kommuner har et stort antal genbrugscontainere til indsamling af papir og glas. Indsamling af papir og glas er fastsat som et krav i affaldsbekendtgørelsen, og de indsamlede mængder af papir skal årligt indrapporteres til Miljøstyrelsen for at sikre, at kommunen indsamler tilstrækkeligt store mængder.

16 Side: 14 Denne indsamling skal naturligvis fortsætte. Det bemærkes, at Søllerøds kontrakt om tømning med privat vognmand udløber den 31. december Genbrugscontainerne i Birkerød tømmes af Vestforbrænding, og denne aftale er ultimo 2005 opsagt betinget til udløb, ligeledes pr. 31. december Det forventes, at tilbudsprisen ved et samlet udbud vil være lavere end de nuværende omkostninger. Derfor gennemføres et samlet udbud for Rudersdal. Konsekvenser for service Der er ingen konsekvenser for service på kort sigt, men på længere sigt skal genbrugscontainernes udformning og farver harmoniseres, i overensstemmelse med den fremtidige designlinie for Rudersdal. Konsekvenser for økonomi Omkostningerne vil være uændrede eller lavere. 6. Affaldsselskab På nuværende tidspunkt er Birkerød interessent i Vestforbrænding, mens Søllerød er interessent i Nordforbrænding. På længere sigt vil det være hensigtsmæssigt at Rudersdal Kommune er tilknyttet ét selskab, men det er ikke ulovligt at være tilknyttet to affaldsselskaber. De indledende forhandlinger med hensyn til omkostninger ved eventuel udtræden af et af selskaberne bør startes snarest. Samtidig bør der indledes dialog med henholdsvis Nordforbrænding og Vestforbrænding med henblik på at afklare størrelsen af indbyggertaksten (så der ikke betales dobbelt) og i hvilket omfang de fælles ordninger skal benyttes. Desuden skal forhold som levering af erhvervsaffald afklares. Ved disse drøftelser vil hovedsigtet være at opnå så store frihedsgrader for Rudersdal som muligt. Ovennævnte er planlagt behandlet i Strukturudvalget den Samlet økonomi De her beskrevne ordninger hører alle til det brugerfinansierede område, der følger hvile i sig selv -princippet, hvorfor ordningerne ikke har indflydelse på udgifterne på det skattefinansierede område. Det forventes, at den samlede økonomi, herunder størrelsen af den kommende renovationstakst i Rudersdal, vil kunne holdes indenfor de samlede budgetrammer for Rudersdal, dog med forbehold for licitationsreultatet. Der henvises til Miljø og Forsynings forslagsrapport, side 23-24, hvoraf det samlede driftsbudget med stordriftsfordele og harmoniseringsforslag fremgår. Valg af entreprenør samt de endelige økonomiske konsekvenser af licitationsresultatet, herunder fastsættelsen af den kommende renovationstakst, forventes forelagt Sammenlægningsudvalget i juni Til illustration af forskellige tilvalgsmuligheder vedlægges bilag med 6 modeller for kombination af stativ, sække og haveaffaldsordning.

17 Side: 15 Endvidere vedlægges til orientering de gældende takster for 2006 i Birkerød og Søllerød. Kommunaldirektøren foreslår indstillet 1) at ordningerne for husholdningsaffald harmoniseres som beskrevet, herunder at grundenheden for dagrenovation bliver på 125 liter at der kan tilvælges yderligere sække på såvel 45 liter som 125 liter at haveaffaldsordningen bliver en tilvalgsordning med afhentning af op til 240 liter hver 14. dag i perioden 1. april til 30. november, gældende fra sæson 2007 at storskrald afhentes 6 gange årligt, og at grundejerne fremover ejer opsamlingsmateriellet, idet det eksisterende materiel overdrages vederlagsfrit til grundejerne 2) at alle tilvalgsordninger principielt bør hvile i sig selv 3) at farligt affald kan afleveres til miljø-bil 2 gange årligt 4) at ordninger for husholdningsaffald sendes i begrænset EU-udbud, med henblik på kontraktstart den , og 5) at forvaltningen bemyndiges til at vælge de tilbudsgivere, der skal prækvalificeres. OPGAVEUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt. Forinden var et forslag fra Jens Bruhn om, at grundenheden for dagrenovation fastsættes til 170 liter blevet forkastet med 1 stemme (Jens Bruhn) mod 8 stemmer. ØKONOMIUDVALGET indstiller Opgaveudvalgets indstilling tiltrådt. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Opgaveudvalgets indstilling.

18 Side: Forslag til budget for Sammenlægningsudvalget - fornyet behandling. SLOKU Jnr ØOP FH SLU ÅBEN SAG Sammenlægningsudvalget behandlede den følgende sag som pkt. 6: I henhold til 27 i Lov om revision af den kommunale inddeling vedtager Sammenlægningsudvalget selv sit budget for funktionsperioden (stk 1). Forslaget til Sammenlægningsudvalgets budget udarbejdes af Sammenlægningsudvalgets formand til Sammenlægningsudvalget og undergives Sammenlægningsudvalgets drøftelse og beslutning (stk. 2). De poster på Sammenlægningsudvalgets budget, hvortil Sammenlægningsudvalget ved budgettets vedtagelse har taget bevillingsmæssig stilling, jf. stk. 2, afgiver den bindende regel for Sammenlægningsudvalgets forvaltning i Sammenlægningsudvalgets funktionsperiode (stk. 3). Budgetforslaget skal senest være udarbejdet 1. februar 2006 og være vedtaget senest 1. marts I henhold til 32 i Lov om revision af den kommunale inddeling afholdes udgifterne til Sammenlægningsudvalgets virksomhed af de kommuner, der indgår i sammenlægningen. Udgifterne fordeles mellem kommunerne i forhold til det af Indenrigs- og sundhedsministeren udmeldte udskrivningsgrundlag for kommunerne for Det endeligt vedtagne budget skal være tilgængeligt for beboerne i de kommuner, der indgår i en sammenlægning. En kort redegørelse for for indholdet af budgettet skal inden 1. maj 2006 udsendes til alle borgere i de involverede kommuner. Formanden for Sammenlægningsudvalget har udarbejdet vedlagte forslag til Sammenlægningsudvalgets budget for Formanden foreslår, at Sammenlægningsudvalget drøfter budgetforslaget og derefter godkender det. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET sender sagen til endelig behandling på næste møde, den 6. februar Kommunaldirektøren har på baggrund af Sammenlægningsudvalgets bemærkninger ved budgetbehandlingen den , udarbejdet vedlagte forslag af til Sammenlægningsudvalgets budget for Forslaget var vedlagt som bilag til SLU Økonomiudvalgets møde Det reviderede budgetforslag medfører forøgede udgifter i 2006 og 2007 på i alt

19 Side: 17 11,150 mio. kr., i forhold til det i Birkerød og Søllerød Kommuner afsatte budgetbeløb til drift af Sammenlægningsudvalget. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at budgetforslaget for 2006 godkendes. ØKONOMIUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt. Økonomiudvalget tog FællesMED s udtalelse af til efterretning, jf. denne dagsordens pkt. 8. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Økonomiudvalgets indstilling.

20 Side: Fornyet behandling af Birkerød og Søllerød kommuners budget 2006 SLOKU Jnr ØOP FH SLU ÅBEN SAG Sammenlægningsudvalget behandlede i møde den , skrivelse fra Finansministeren og Indenrigs- og sundhedsministeren, vedr. overskridelse af serviceudgifterne i budget 2006, i Birkerød og Søllerød Kommuner. Væksten i serviceudgifterne for 2006 i Birkerød og Søllerød Kommuner er opgjort til 3,7 %, mod den i aftalen mellem KL og regeringen forudsatte vækst på 2,7 %. Den større stigning i serviceudgifternes vækst udgør ca. 16,8 mio. kr. Birkerød Byråd og Søllerød Kommunalbestyrelse har i møder den genbehandlet kommunernes budgetter for 2006, med henblik på at overholde en vækst i serviceudgifterne på 2,7 %. Vedlagt som bilag til SLU Økonomiudvalgets møde Birkerød Byråd og Søllerød Kommunalstyrelse vedtog at gennemføre reduktioner til driftsbudgettet for 2006 på ca. 21,0 mio. kr., hvorved det nu vedtagne driftsbudget for 2006 for Birkerød og Søllerød Kommuner, overholder den maksimale vækst i servicerammerne på 2,7 %. Anlægsinvesteringerne i 2006 i Birkerød og Søllerød Kommuner, finansieres inden for de af Indenrigsministeriet tildelte anlægsrammer. Anlægsinvesteringerne i 2007 i Birkerød og Søllerød Kommuner udgør 11,652 mio. kr. mere end afsat i budgettet. Til delvis finansiering af denne merudgift, er der i driftsbudgettet for 2007 afsat ca. 4,2 mio. kr. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at de reviderede budgetter samt ændringer til investeringsoversigten godkendes. ØKONOMIUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt. Økonomiudvalget tog FællesMED s udtalelse af til efterretning: Personalerepræsentanterne udtrykker forståelse for processen, idet det forudsættes, at der ikke er tale om service og personalemæssige reduktioner. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Økonomiudvalgets indstilling.

21 Side: Procedure for budgetlægningen SLOKU Jnr ØOP 05/9787 vbe SLU ÅBEN SAG Projektgruppen for Økonomi, har efter anmodning fra den administrative styregruppe udarbejdet forslag til procedure for budgetlægningen af Bilaget var vedlagt SLU Økonomiudvalgets dagsorden KL har i slutningen af 2005 udarbejdet en beskrivelse af de særlige opgaver, der er knyttet til udarbejdelse af det første budget for de nye kommuner for Der er i den sammenhæng formuleret en række anbefalinger til både det politiske og administrative niveau. Resultatet er samlet i en Procesguide Budget 2007 og serviceharmoniseringer. Procesguiden var vedlagt som bilag til SLU Økonomiudvalgets dagsorden Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at forslag til procedure for budgetlægningen godkendes. ØKONOMIUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Økonomiudvalgets indstilling.

22 Side: Fastsættelse af foreløbige økonomiske rammer for 2007 til brug for udarbejdelsen af harmoniseringsforslag mv. SLOKU Jnr ØOP FH SLU Sammenlægningsudvalget godkendte under pkt. 15 at det konsoliderede budget for Rudersdal danner grundlag for drøftelserne af den foreløbige rammefastsættelse for Konsolideret budget Rudersdal, dateret var vedlagt SLU Økonomiudvalgets dagsorden Konsolideret budget er udarbejdet ved sammenlægning af Birkerøds og Søllerøds budgetter samt indregning af projektgruppernes foreløbigt opgjorte stordriftsfordele og harmoniseringsforslag. Stordriftsfordele og harmoniseringsforslag fremgår af projektgruppernes forslagsrapporter. Den foreløbige rammefastsættelse vil gælde indtil Sammenlægningsudvalget har fastlagt rammer for totalbudgettet. Formanden for projektgruppen for Økonomi, Finn Hansen, vil på mødet gennemgå bilaget. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at de rammer for drifts- og anlægsvirksomheden inkl. stordriftsfordele og harmoniseringsforslag, der fremgår af bilaget, godkendes som grundlag for udarbejdelsen af harmoniseringsforslag mv. i ØKONOMIUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt, dog med den ændring, at det er Økonomiudvalgets målsætning, at der senest ved udgangen af 2009 er skaffet stordriftsfordele og harmoniseringsforslag for 50 mio. kr. årligt (2006-niveau). SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Økonomiudvalgets indstilling. ÅBEN SAG

23 Side: Forslag til principper for økonomistyring SLOKU Jnr OKO FH SLU ÅBEN SAG Ved etableringen af Rudersdal Kommune er det væsentligt, at der implementeres et klart styringskoncept, således at ledelsen af kommunen kan basere sig på dette. Principperne for økonomistyring udgør en del af dette styringskoncept, og de vil senere blive udmøntet i kasse- og regnskabsregulativet i mere konkrete retningslinier for økonomistyringen. Når man skal fastlægge en økonomisk styringsmodel, er det afgørende, hvilke visioner og mål der ønskes opnået med styringen. Herudover får de bærende principper for styringen betydning for valget af model, ligesom det er af betydning, hvem der er kommunens primære aktører i styringen, og hvilke roller og opgaver de forskellige aktører skal have. Kommunens valg af økonomisk styringsmodel får betydning for hvilke styringsredskaber, der anvendes, og hvordan budgetlægningen og budgetopfølgningen tilrettelægges. I forbindelse med forberedelsen af Rudersdal Kommune er der allerede opstillet både visioner og bærende principper. Disse principper indgår ligeledes i de øvrige projektgruppers arbejde med udarbejdelse af den faglige styring. Princippet om central styring decentral ledelse betyder, at kompetence og ansvar er delegeret til chef-, afdelings- og institutionslederniveau i videst muligt omfang. En sådan målsætning kombineret med ønsket om helhedsorientering og målrealisering betyder, at den politiske styringsmodel bør være mål- og rammestyringsmodellen. Endvidere foreslås aktiv brug af principperne om frit-valg for at tilgodese visionen om øget valgfrihed for borgerne, således at det er borgernes ønsker og frie valg, der styrer ressourceanvendelsen. I notat vedlagt SLU Økonomiudvalgets dagsorden uddybes styringsprincipperne. For at sikre en central styring og en effektiv brug af mål- og rammestyringsmodellen, foreslår projektgruppen indførelse af følgende styringsredskaber: Budgetprocedure Der tilrettelægges en budgetprocedure, der fastlægger samspillet mellem Kommunalbestyrelse, fagudvalg, økonomiudvalg og høringsberettigede. Det sker i form af årshjul, tids- og handlingsplaner.

24 Side: 22 Budgettildelingsmodeller For at understøtte den centrale styring anvendes budgettildelingsmodeller, der sikrer optimal fordeling af ressourcerne i rammefastsættelsen (budgettet) og maksimal ressourceudnyttelse (forbruget), samt at budgetrammen for det enkelte politikområde fordeles ud fra den politiske prioritering. Budgetdokument I budgetdokumentet redegøres der for Kommunalbestyrelsens målsætninger og økonomi på alle politikområder. Budgetopfølgning og regnskabsaflæggelse Der udarbejdes tids- og handlingsplaner, som sikrer, at der sker en løbende tilbagemelding på organisationens budgetoverholdelse og målopfyldelse, og som samtidig bidrager til budgetlægningen. Digital ledelsesinformation Styring via mål og rammer kræver et effektivt ledelsestilsyn. Centralisering af opgaver På udvalgte tværgående områder vil det være hensigtsmæssigt at centralisere opgaveløsningen med henblik på at bevare en vis opgavevolume for at sikre optimal ressourceudnyttelse og faglighed, og for at kunne levere en god service overfor de decentrale enheder. Følgende redskaber understøtter den decentrale ledelse: Decentraliseringsregler Mål- og rammestyring kombineret med decentral ledelse giver rum for maksimal kompetence til den decentrale ledelse, hvilket indebærer: rammestyring, dvs. at der defineres en pose penge, som udgør institutionens samlede ramme, og som ledelsen selv kan vælge, hvorledes skal benyttes. overførselsadgang af under- og overskud mellem budgetår. nettobevillinger til udvalgte enheder. Lønsumsstyring Der indføres lønsumsstyring. Dermed gives der mulighed for, at lederen selv kan bestemme det mix af kvalitet og kvantitet af den arbejdskraft, der er behov for inden for den økonomiske ramme og de kvalitetsrammer, der er fastsat af Kommunalbestyrelsen. Lønforbruget styres på baggrund af lønkronerne.

25 Side: 23 Sammenhængen mellem den centrale styring og den decentrale ledelse er: Virksomhedsplaner For at sikre realiseringen af Kommunalbestyrelsens vedtagne målsætninger, skal alle økonomiske enheder i Rudersdal Kommune hvert år udarbejde en virksomhedsplan for det kommende års arbejde. I virksomhedsplanen beskrives det, hvordan de politiske mål forventes udmøntet, og sidste års målopfyldelse evalueres. Gennem virksomhedsplaner opnås dels en reel implementering af Kommunalbestyrelsens målsætninger, dels en øget dokumentation af resultater. Virksomhedsplaner for institutioner skal godkendes af forældrebestyrelsen, skolebestyrelsen mv. og områdechefen, mens områdernes virksomhedsplaner skal forelægges fagudvalgene. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, 1) at Rudersdal Kommunes økonomistyring baserer sig på mål- og rammestyring suppleret med principperne om frit-valg 2) at styringsredskaber indføres, således at de støtter mål- og rammestyringen samt princippet om central styring decentral ledelse. ØKONOMIUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt med følgende 2 tilføjelser: Ad 1) at Rudersdal Kommunes økonomistyring baserer sig på mål- og rammestyring suppleret med principperne om frit-valg, hvor dette er hensigtsmæssigt samt et nyt punkt 3) at principperne vurderes løbende i forhold til visionernes formulering. Økonomiudvalget tog FællesMED s udtalelse af til efterretning: Personalerepræsentanterne finder det naturligt, at repræsentanter for personalet deltager i økonomistyringsprocesserne dels gennem MED organisationen dels gennem det daglige arbejde og personalerepræsentanterne ser gerne dette formuleret i principperne for økonomistyring. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder Økonomiudvalgets indstilling.

26 Side: Forslag til rente- og gebyrpolitik SLOKU Jnr Borgerservice MM SLU ÅBEN SAG I forbindelse med statens overtagelse af inddrivelsesopgaven den , har kommunerne alene ansvaret for opkrævningsopgaven af egne krav med og uden udpantningsret. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning blev i den forbindelse etableret af Birkerød og Søllerød kommuner med henblik på at udføre opgaverne skat, opkrævning og kontrol. Det blev samtidig Skat og Opkrævnings opgave, at harmonisere de to kommuners arbejdsgange primært på opkrævningsområdet, da skatteopgaven alene er en vejledningsopgave. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning skal derfor fremlægge følgende to punkter, som skal ensrettes fra den Forslag til rente- og gebyrpolitik Rentepolitikken skal for kommunale krav tillagt udpantningsret følge lov nr. 939 af Rentepolitikken skal for kommunale krav der ikke er tillagt udpantningsret følge lov nr. 638 af (Renteloven). Hverken Birkerød eller Søllerød kommuner gør brug af disse bestemmelser i dag, da opgaven med beregning af morarenter af ikke betalte kommunale krav er en manuel opgave. Samtidig vil den nye arbejdsfordeling med opkrævning og inddrivelse fordre, at kommunerne, når kravet er sendt til inddrivelse i SKAT, årligt skal fremsende rentetilskrivningen. Det har været de to kommuners vurdering, at rentetilskrivningen ikke stod mål med det manuelle arbejde med administrering af renteberegningen. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning er enig i denne vurdering. Specielt vedrørende ejendomsskatter opkræves renten efter lov nr. 783 af (Ejendomsbeskatningsloven) 27, stk. 2. Renten udgør 1% pr. påbegyndt måned regnet fra forfaldsdatoen. Renten påløber ved hver påbegyndt måned og beregningen sker automatisk via KMD Debitor. Begge kommuner anvender rentetilskrivningen vedrørende for sent betalt ejendomsskat. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning er enig i denne anvendelse. Gebyrpolitikken for kommunale krav tillagt udpantningsret skal følge lov nr. 939 af (Den kommunale rente- og gebyrlov) 2, stk. 2 og kan jf. 2, stk. 5 maksimalt udgøre 250 kr.

27 Side: 25 I Birkerød udgør rykkergebyret 250 kr. I Søllerød udgør rykkergebyret 170 kr. En harmonisering af rykkergebyret til 200 kr. er blevet konksekvensberegnet med hjælp fra Økonomi i Birkerød og Økonomi og Plan i Søllerød. Konklusionen er, at ved indførelse af et rykkergebyr på 200 kr., vil Birkerød Kommune få en mindreindtægt på mellem og kr. og Søllerød vil opnå en merindtægt på mellem og kr. og dermed omkostningsneutral for Rudersdal Kommune. Gebyrpolitikken for kommunale krav, der ikke er tillagt udpantningsret skal følge lov nr. 638 af (Renteloven) 9 b. Jf. 9 b., stk. 2 kan dette gebyr maksimalt udgøre 100 kr. inkl. moms. Begge kommuner anvender som udgangspunkt den maksimale gebyrstørrelse. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, 1) at der ikke gøres brug af renteberegning ved for sen betaling af kommunale krav med og uden udpantningsret. 2) at der fortsat gøres brug af renteberegningen vedrørende ejendomsskatter, 3) at rykkergebyret udgør 200 kr. fra den for kommunale krav tillagt udpantningsret, 4) at rykkergebyret fortsat udgør 100 kr. fra den for kommunale krav, som ikke er tillagt udpantningsret. ØKONOMIUDVALGET indstiller Kommunaldirektørens forslag tiltrådt med den ændring ad 3), at rykkergebyret udgør 250 kr. fra den for kommunale krav tillagt udpantningsret. SAMMENLÆGNINGSUDVALGET tiltræder et forslag fra Christian Kjær, som på den konservative gruppes vegne foreslår, at sagen genbehandles i Økonomiudvalget.

28 Side: Forslag til opkrævningspolitik SLOKU Jnr Borgerservice MM SLU ÅBEN SAG I forbindelse med statens overtagelse af inddrivelsesopgaven den , har kommunerne alene ansvaret for opkrævningsopgaven af egne krav med og uden udpantningsret. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning blev i den forbindelse etableret af Birkerød og Søllerød kommuner med henblik på at udføre opgaverne skat, opkrævning og kontrol. Det blev samtidig Skat og Opkrævnings opgave, at harmonisere de to kommuners arbejdsgange primært på opkrævningsområdet, da skatteopgaven er en ren vejledningsopgave. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning skal derfor fremlægge følgende, som skal ensrettes fra den Opkrævningsopgaven Opkrævningsopgaven skal følge lov nr. 429 af (opkrævning og inddrivelse af visse fordringer), bekendtgørelse nr af (tilbagebetalingskrav efter aktivloven) og bekendtgørelse nr af (tilbagebetalingskrav efter serviceloven og pensionsloven). Som følge af SKATs overtagelse af inddrivelsesopgaven, gennemføres opgaverne med lønindeholdelse og modregning i overskydende skat, AM-bidrag og børnefamilieydelse af staten. Rudersdal Kommune kan i forbindelse med udførelse af opkrævningsopgaven udsende regninger, føre kontrol med indbetalinger fra borgere/virksomheder, rykke for manglende betalinger, indgå betalingsaftaler og indrømme henstand. Fællesfunktionen Skat og Opkrævning har siden den fulgt følgende opkrævningspolitik, som foreslås bliver Rudersdal Kommunes opkrævningspolitik: Forslag til opkrævningspolitik: Eksisterende sager: Sager med løbende betalingsaftaler bliver i Birkerød og Søllerød kommuner. Sager vedrørende ejendomsskatter forbliver opkrævningssager, så længe borgeren har betalt ajour inden næste rate forfalder til betaling. Sager med reelle bidragsrestancer, som ikke afvikles indenfor maksimalt 24 måneder oversendes til SKAT Sager med bidragsrestancer, som betales inden næste halvårsafkrævning bliver i Birkerød og Søllerød kommuner. Sager vedrørende tilbagebetalingskrav (kontanthjælp, daginstitution og

29 Side: 27 pension) følger bekendtgørelserne 1056 og Det vil sige, at der foretages en fastsættelse af månedlige afdrag og først ved misligholdelse oversendes sagerne til SKAT. Ved oversendelsen forfalder hele kravet til betaling. Sager, hvor fundament er skabt (forlig eller dom), oversendes til SKAT, hvis betingelserne ikke overholdes. Nye sager: Der udsendes 2 rykkerbreve. Hvis borgeren ikke reagere, undersøges det, om der er andre, som hæfter for kravet f.eks. daginstitution og boligstøtte som herefter rykkes 2 gange. Hvis det fortsat ikke giver nogen reaktion, oversendes sagen til SKAT. Hvis borgeren henvender sig på rykkerbrevet, kan Skat og Opkrævning indgå aftaler om betaling eller indrømme henstand. Betalingsaftalen er som udgangspunkt af kulancemæssig karakter. Der er ingen ramme for længden af betalingsaftalen i lov nr. 429 af Betalingsaftaler udover 24 måneder vil dog kun rent undtagelsesvist blive imødekommet. Afgørelser om henstand kan foretages af Skat og Opkrævning og vurderes ud fra forholdene i den enkelte sag (arbejdsløshed, skilsmisse, sygdom og lignende.) Der indrømmes ikke henstand med løbende betalinger af ejendomsskatter, daginstitution og underholdsbidrag. Ved misligholdelse af betalingsaftaler udsendes automatisk et rykkerbrev. Hvis borgeren ikke reagere på rykkerbrevet undersøges det, om andre hæfter for kravet før sagen oversendes til SKAT. Specielt vedrørende tilbagebetalingskrav (kontanthjælp, daginstitution og pension) fastsættes en betalingsordning ud fra bekendtgørelserne 1056 og Først ved misligholdelse af betalingsfastsættelsen oversendes kravet til SKAT. Ved oversendelsen forfalder hele kravet til betaling. Standardbreve: Skat og Opkrævning har udarbejdet de nødvendige standardbreve, der er tilpasset de enkelte typer af krav. Rykkergebyrer: For kommunale krav uden udpantningsret anvendes rentelovens bestemmelser 100 kr. pr. rykker og maksimalt 3 rykkerbreve inden oversendelse til SKAT. Arbejdsopgaven med at rykke for betaling gennemføres automatisk via KMD Debitor. For kommunale krav med udpantningsret anvendes den kommunale rente- og gebyrlov. Skat og Opkrævning indstiller, at den beskrevne procedure for rykkere og betalingsaftaler godkendes. Kommunaldirektøren foreslår indstillet, at ovenstående forslag til opkrævnings-