1. Valg af dirigent. LP blev valgt til dirigent. Mødet er rettidigt indvarslet i henhold til vedtægterne.

Transkript

1 Afdelingsmøde for Horsøparken og 1-19 afdeling 24. Torsdag, den 14. september 2017 kl Tilstede fra boligforeningen var direktør Anders Kjær (AK), driftschef Lisbeth Pind (LP) Vicevært Bo Drastrup-Fjordbak, Per Vammen og referent Gitte Kirk Jensen. Fra bestyrelsen var Mads Gammelmark og Henrik Kruse mødt. Direktør AK startede mødet med at byde de 31 fremmødte velkommen og præsenterede de tilstedeværende fra boligforeningens administration og bestyrelse. Herefter gennemgik han kort dagsordenen. 1. Valg af dirigent. LP blev valgt til dirigent. Mødet er rettidigt indvarslet i henhold til vedtægterne. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Beretningen vil omhandle 3 områder - effektivisering, beboerservice og renovering. Effektivisering Hobro Boligforening har det seneste år udviklet sig, og samtidig påbegyndt effektiviseringer med fx robotplæneklippere, affaldsmolokker, underskrivning af lejekontrakter med NemID, elektronisk fakturahåndtering, samt en hjemmeside til beboerservice forberedt til mobiltelefon. Yderligere er der effektiviseret ved fælles drift mellem afdelingerne, som vil give en besparelse, fx ved fælles indkøb, brug og vedligeholdelse af maskiner mm. Derudover vil ejendomsfunktionærernes kompetencer inden for ejendomsdrift kunne udnyttes til de forskellige småreparationerne, således at der spares på håndværkerregningerne. Revisionsselskabet Deloitte vurderer på baggrund af en analyse om effektiviseringspotentialer i den almene sektor, at der vil kunne indfries en besparelse på 1,5 mia. kr. i hele sektoren, over en periode på 2 til 4 år, hvilket harmonerer med den aftale, som er indgået mellem BL, KL og regeringen, som siger at besparelsen skal være realiseret i år I Hobro Boligforening kan der allerede nu ses en effekt af disse tiltag, som gør at vi kan holde huslejerne i ro. Der er således 36 afdelinger der undgår huslejestigning, og vores administrationsbidrag fortsætter uændret med samme honorar. Beboerservice Det har naturligt nok givet udfordringer at forandre beboerservice til et samlet serviceteam, hvorfor serviceniveauet til tider ikke har været optimalt. De værste opstartsvanskeligheder er nu overstået, og det er tid til at få finjusteret organiseringen. Derfor vil der i nærmeste fremtid arbejdes på at få ansat en servicekoordinator, der kan støtte, planlægge og koordinere beboerservice.

2 Derudover vil der for at forbedre kommunikationen mellem beboerne og ansatte, kunne træffes en vicevært på kontoret hver torsdag mellem kl med opstart 5. oktober. Ligeledes vil der også være mulighed for at beboerrepræsentanterne kan få en dialog med driftschefen. Som en gang om måneden vil afholde en slags åbent hus, hvor det vil være muligt at få en dialog om afdelingens drift, nogle ideer der ønskes undersøgt, behov for et godt råd, eller blot at vide lidt mere. Ovenstående skal gerne munde ud i at vi får en løbende dialog om de driftsmæssige udfordringer. Renovering og helhedsplaner Sidste år blev der i boligforeningen samlet anvendt 21,4 mio. kr. på renovering og vedligeholdelse. I de kommende 2-4 år forventer vi en forøgelse af renoveringsprojekter, og der vil blive taget initiativ til at få udarbejdet ansøgninger om støtte til renovering ved Landsbyggefonden, således der kan ansøges i løbet af I forbindelse med Hobro Boligforenings 75 års jubilæum, blev der skænket kr til en ny udsmykning af gavlen med Goodyear reklamen i Brogade. Gavlen er blevet malet antracit grå, og der er påført Hobro Boligforenings logo samt et motiv malet af Lone Maler. Endelig vil der blive opsat et banner på 8 x 4 meter som løbende kan udskiftes. Gennemgang af regnskab og budget. AK gennemgik regnskabet for år 2016 via en samlet oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Regnskabet viste et overskud på kr , som bl.a. skyldes mindre forbrug på fællesudgifter til forbrug samt indbetaling på tidligere ført tab. Overskuddet føres tilbage til driften via budgettet over maks. 3 år. Herefter blev budgettet for år 2018 gennemgået via en samlet oversigt, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Budgettet viste en huslejestigning på kr. 0 pr. m2 pr. år. Budgettet blev godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag 1. Belysning i gangareal (har ikke virket i 3 mdr. trods flere henvendelser til beboerservice). Evt. LED belysning. LP undersøger hvilke muligheder der er for at få det til at fungere. 2. At viceværternes lille ungdoms lejlighed bliver lejet ud som bolig, da den ikke rigtig bliver brugt mere, vil pynte let på bundlinjen i regnskabet. Forslag er nedstemt.

3 Mange synes dog det er en god ide at bruge lokalerne. Der var f.eks. tale om at lave lejligheden om så man kan leje den til familie mv. Der blev aftalt, at beboerrepræsentanterne skal mødes med LP og tale om, hvad der skal ske med lokalet. 3. At der bliver sendt brev rundt til børnefamilierne at deres børn skal se sig for når de rejser på cykler gennem gården, der går ældre mennesker rundt. Nu er der en der er blevet kørt ned, ud for nr. 7 så hun væltede og forstuvet sin skulder. Ja der skal sendes brev ud. 4. Tavle til nyheder ved indgangen til gården bliver sat op aftalt i Den bliver sat op i nærmeste fremtid. 5. At paraboler som blev vedtaget i 2016 ikke måtte være synlig over hække rækværker - terrasser bliver håndhævet engang for alle. Der er sendt endnu et brev ud vedr. parabolen. Hvis de ikke bliver fjernet, så kontaktes de af Boligforeningen. 6. Meldt ud hvornår flisebelægningen bliver påbegyndt som skulle laves i 5 etaper aftalt i Det er lagt i drifts- og vedligeholdelsesplanen. 7. Husleje nedsættelse til Ingemann i nr. 96 for at ordne de grønne områder i gården evt. 500,- om måneden. Frafaldet. Da beboerservice tager over. 8. Der sættes Monokler op til affald. Er sat på Drift- og vedligeholdelsesplanen. 9. Nye beboere får udleveret på skrift, hvordan man håndterer sit affald. Der sendes et brev ud samt opsat billeder ved containeren. 10. Storskrald hjørnet hegnes inde og sættes en låge for. Er i gang sat. 11. Flagstang midt i gården på græsset ud for nr. 9 Vedtaget. Der aftales med repræsentanterne, hvor flagstangen monteres. 12. Flyttet den stak fliser som blev tippet af ved nr. 50 i påske bliver flyttet da børnene kaster med dem.

4 De skal ligges, hvor de hører til. Det sørger beboerservice for. 13. Det stykke have/græs mellem nr bliver lagt til de 2 matrikler, så bliver det i hvert fald passet, let alla det der blev gjort over mellem nr , vi vil godt selv betale de 16 hæk planter. Blev vedtaget. Beboerservice sørger for at få det sat i værk. 14. At de grønne områder bliver passet, den har været oppe at vende mange gange men der sker ikke rigtig noget. Der har været problemer med renholdelsen af de grønne arealer, det er taget til efterretning. AK meldte ud at der er lavet tiltag for at det skal blive bedre. 15. At beboere der skal have lavet noget bliver behandlet ens, nogen kan få hjælp/lavet noget andre kan ikke. Beboerservice vil når de får en henvendelse, vurdere om det er en haste sag eller om det er noget der kan vente. Så det må ikke forventes at det er i indkommen rækkefølge opgaverne bliver løst. Boligforeningen vil ikke behandle lejerne forskelligt. Tværtimod har vi lavet beboerservice netop for at alle skal få ens behandling. 16. Der efterspørges en generel og holdbar løsning på gnaverproblem i boligerne og i området. F.eks. ved hjælp af elektroniske højfrekvente rotte/muse skræmmer eller andre forebyggende tiltag. Forslag stilles om at dette effektueres. Rotter under gulvet skræmt væk med støj. Det er et problem i alle kloaker i Hobro pga. der har været meget vand. Det skal løses i samarbejde med Hobro vand og kommunens rottefænger. Der monteres rottefælder i kloarkerne. 17. Beboernes kontakt til boligforeningen vedr. problemer af forskellig art bliver alt for ofte ikke besvaret. Der ønskes en forbedring af dette. Der arbejdes løbende for at forbedre servicen. Bl.a. ansøger vi i øjeblikket efter en til at betjene lejerne, når de ringer til beboerservice. Det vil frigive ressourcer til viceværterne, så de kan komme ud og betjene lejerne. 18. Klipning af hække i år blev år foretaget af firma udefra. Begrundelse for dette? Pris? Den efterfølgende oprydning efter hækklipning er meget sjusket og mangelfuld. Der ligger stadig itu klippede spidse grenstumper overalt i græsplænen som man ved færdsel på græsset får skader på fødder og ben af. Dette ønskes foretaget mere hensigtsmæssigt fremover.

5 Vi køber håndværkere hele tiden. Det er administrationen, der bestemmer om der skal bestilles håndværkere til udendørs arbejde eller arbejde i lejligheder mv. 19. Manglende vedligehold af området generelt og de grønne områder i særdeleshed er under al kritik og meget misligholdt. Dette har medført at beboerne bliver negative og ligeglade og ikke længere er interesseret i selv at gøre en indsats. Sidste år deltog ca. 30 beboere i forårsrengøring af området og havde en super hyggelig dag. I år kunne vi ikke engang samle en håndfuld så arrangementet blev aflyst. Vi ønsker en forbedret viceværtservice så området som helhed bliver holdt og vedligeholdt i acceptabel stand. Der har været problemer med renholdelsen af de grønne arealer, det er taget til efterretning. AK meldte ud at der er lavet tiltag for at det skal blive bedre. 20. Problemer med manglende belysning på området bliver ikke løst. Det har nu stået på i mindst 15 år uden der er fundet en varig løsning. Hvad er begrundelsen for dette da det er påpeget og blevet klaget over gang på gang. Er det umuligt at løse? I så fald hvordan og til hvilken pris? Dette ønskes lavet en gang for alle. Se svar under pkt Vi har i rigtigt mange år haft en ordning i Boligforeningen hvor beboerne kan få materialer af boligforeningen til eksempelvis maling af hegn, lægning af fliser osv. mod at de udfører arbejdet selv. Vi hører nu at beboere ikke længere kan få bevilliget materialer til disse ting. Hvad er begrundelsen for dette og hvorfor er det ændret? Vi ønsker at bibeholde den ordning vi i mange år har haft vedr. dette. Repræsentanterne og LP laver en aftale om, hvilke materialer lejerne kan få. 22. Der er meget stor generel utilfredshed med den nye viceværtordning. Vi har ønske om at den ændres til en ordning der fungerer på et acceptabelt niveau. Se pkt Udendørs vedligeholdelse ex. Kloak, vinduer, døre(skure, stakit- lovet i år) Drifts- og vedligeholdelsesplanen skal laves færdig. I den bliver der prioriteret, hvad der trænger mest. Den vil blive forelagt beboerrepræsentanterne. 24. Græsslåning 1 gang om ugen. Ja det er målet at græsset skal slås en gang om ugen. Der arbejde med at teste robotter. Om de med fordel kan bruges i afd. 24, det vil man vurdere træer skulle være fældet i sommer. V/legepladsen. Det er bestilt. De bliver fældet her i efteråret. 26. Nyt el firma

6 Vi er i gang med at køre et nyt firma ind stk. popler ved p. pladsen fældes. LP og repræsentanterne ser på sagen. 28. Lukket storskraldområde med port og nøgle Vi er i øjeblikket i gang med at hegne det ind. Det skal være uden nøgle. 29. Maling af vinduer, døre og altaner. Det skal med i drifts- og vedligeholdelsesplanen. 30. Fuglesikring ved tag og tagrender. Indsættes i Drifts- og vedligeholdelsesplanen. 31. Fjernelse af udgået buske ved nr. 86 Beboerservice fjerner dem. 32. Popler ved parkeringspladsen er gået ud i toppen. Beboerservice ser hvad der kan gøres ved det. 33. Lys i gården. Se pkt Saltning på trapper til kælderen om vinteren. Det skal ske af hensyn til beboernes sikkerhed. 35. Storskrald skilt pap i container. Der er en plan skiltet er blevet rykket ned. Det forsøges igen med noget der sidder fast. 4. Valg af repræsentanter og suppleanter. Heidi Hvilshøj og Kim Vilsted blev valgt til år 2019 Hanne Gade blev valgt som 1. suppleant og Ellen Fælled blev valgt som 2. suppleant. 5. Eventuelt.

7 1. Renovering af fliser i gangareal (vedtaget for 3 år siden). Se pkt. 6 under forslag. 2. Vedligeholdelse af grønne arealer m.v. Se pkt. 14 under forslag. 3. At der bliver givet besked tilbage når man skriver og kommunikerer med beboerservice og når de har været ude og se på noget bliver der meldt tilbage. Der arbejdes på at servicen bliver bedre, se svar under forslag. 4. Er der lavet en fremtidsplan over hvad der skal ske med de grønne områder som der var planer om i 2016?, da de kommer til at se mere og mere forsømt ud. Der skal på sigt laves en grøn plan over området. 5. Der lægger affald i cykel rummene - møbler under nr. 7-11, det havde vi oppe at vende i 2016 og der var det ikke nødvendigt at diskutere da der havde været møde med repræsentanterne om dette. Problemet er stadig ikke løst! Noget af problemet kan være at ressourcebanken samler møbler og andet ind, som kan bruges af de familier, der ikke har de fornødne midler. Der skal aftales en ordning med LP, da det kan være til brandfare. 6. Snerydning/saltning har været under alt kritik de 4-5 gange, det har været nødvendigt. Der skal på sigt laves en grøn Parkeringspladsen blev ikke ryddet det skal selvfølgelig ske. Der er købt ny salt spreder. 7. Der blev plantet en 9-11 sommerfugle buske i skellet over til Fasanvej sidste efterår, men når de ikke bliver vandet og passet er det spild at bruge penge på dette. Det var et af de projekter der blev hørt i gennem sidste år 14 dage før afdelingsmødet fordi der ikke rigtig var lavet noget af det repræsentanterne og beboere havde vedtaget. Buske som plantes om efteråret skal ikke vandes. 8. Så lige et punkt til jeres hjemmeside, vi har fået en nr. 21 her oppe Det er blevet rettet flere steder. Hvis der er noget vi har overset så kontakt os på tlf. 9. Hækklipning og brev til dette. 10. Hvem har det store overblik om tingene bliver passet, kældertrapper, kældergang, cykelrum, affaldsrum mm. Viceværterne vil holde øje, når de er i afd. i andet ærinde. Ellers er man velkommen til at skrive ind til beboerservice. 11. Vicevært eller mangel på samme? (Har ringet over 10 gange med samme og nye problemer og intet sker der og det er også på fælles områderne) Se pkt. 19 under forslag. 12. Dårlig behandling fra ledelsen. Kommunikation mellem alle skal foregå i en ordentlig tone. 13. Fugle (Svaler) der er alt for mange af dem, måske katte kunne hjælpe? (også på rotterne) LP arbejder sammen med repræsentanterne om en løsning.

8 14. Opsætning af skilte Hundeskilte Fartskilte. Endnu ikke sket. Begrundelse udbedes. De er købt og skal sættes op. 15. Aftalte deadlines på mange i forvejen planlagte projekter overholdes ikke gang på gang. Der er endnu intet sket og vi hører intet desangående. Orientering vedr. status og deadlines udbedes. Dette rettes der op på. 16. Udskiftning af flisebelægningen som skulle foregå i 5 etaper og for længst skulle have været påbegyndt er endnu ikke startet. Vi har ikke fået tilbagemelding på hvorfor de forskellige løbende oplyste deadlines på dette gang på gang ikke overholdes. Orientering om hvad planerne er vedr. dette udbedes. Se pkt. 6 under forslag. 17. Problemer med paraboler på terrasser Der gøres stadig intet ved problemet så det bliver løst til trods for det er bragt på bane gang på gang. Se pkt. 5 under forslag vicevært daglig til fejning af kælder, trappe, kældergang, vej, fortove og skralderum. Der fejes efter behov. Der henstilles til at rydde op efter sig selv. Så viceværten kun skal tage sig af blade mv. 19. Beskæring af buske og træer. Der bliver beskåret om efteråret. 20. Hurtigere ved service aftaler. Se pkt. 15 under forslag. Der arbejdes løbende med at gøre servicen bedre. 21. Det er i det store træk ok med den nye beboer service, men hvem holder af Horsøparken? 22. Hvem har det overordnede ansvar? LP har det overordnede ansvar for driften. 23. Misholdt skrænt ved indgang fra parkeringspladsen. Arealet hører ikke til en lejlighed. Beboerservice ser på det. 24. Vigtigheden af at viceværterne overholder deres aftaler. Aftaler skal overholdes. Ellers skal der meldes afbud. Øvrigt: Der blev nævnt at dem, der har gamle døre, de gaber. Dørene bliver indarbejdet i drifts- og vedligeholdelsesplanen. I mellemtiden kontakt beboerservice, det kan være det kan klares med tætningslister. Skilt med nr. så det er muligt for ambulancen at finde rundt. Udkørsel ved viceværthus det er meget svært at se noget børnene kommer hurtigt forbi fra stien. Kan der sættes et spejl op. Der er fugle der bygger rede ved nr. 7, så det er svært at sidde på terrassen.

9 Det påpeges at hundeefterladenskaber SKAL opsamles. LP takkede herefter for god ro og orden.