Følgende notater kan med fordel læses samtidig med nærværende Vision og strategi:

Transkript

1 Torvegade 74, 6700 Esbjerg Dato 13. oktober 2011 Sagsbehandler Knud-Erik Larsen Telefon direkte EK Ledelsesinformation Vision og strategi Styregruppen godkendte den 9. december 2009 Vision og strategi for ledelsesinformation (LIS) i Esbjerg Kommune. Fokus i denne var primært udvikling af den tværgående ledelsesinformation. I denne nye Vision og strategi for EK Ledelsesinformation er der fortsat fokus på udvikling af den tværgående ledelsesinformation, men hovedsigtet er udvikling af den sektorbaserede ledelsesinformation. Med det nye fokus er der behov for ændring i organiseringen. Følgende notater kan med fordel læses samtidig med nærværende Vision og strategi: Overblik over nuværende situation - juni 2011 Handleplan - juni 2011 Business Intelligence-modellen - begrebsafklaring Vision og strategi har følgende indhold: 1 Hvordan definerer vi ledelsesinformation Målgruppen for ledelsesinformation Vision og strategi for EK ledelsesinformation Koncernbaseret ledelsesinformation Tværgående ledelsesinformation Sektorbaseret ledelsesinformation It-arkitektur Organisering ved ledelsesinformation FLIS Telefon Telefax f-f@esbjergkommune.dk

2 1 Hvordan definerer vi ledelsesinformation Ledelsesinformation i Esbjerg Kommune defineres således: Ledelsesinformation tilvejebringer specifikke informationer og data som understøtter og forbedrer styrings- og beslutningsprocessen Dette er uændret i forhold til den foregående vision og strategi. Der arbejdes med tre typer af ledelsesinformation: Koncernbaseret ledelsesinformation (Afsnit 3.1) Tværgående ledelsesinformation (Afsnit 3.2) Sektorbaseret ledelsesinformation (Afsnit 3.3.) Den koncernbaserede ledelsesinformation er til Direktionen. Tværgående ledelsesinformation defineres som information, der er relevant for alle områder og niveauer. Sektorbaseret ledelsesinformation er information, som er målrettet det enkelte direktørområdes opgaver. 2 Målgruppen for ledelsesinformation Målgruppen for ledelsesinformation er uændret: De personer, som er en del af styrings- og beslutningsprocessen i kommunen Det vil sige fra Direktionen og direktørerne til de operationelle beslutningstagere. Eller med andre ord på det administrative niveau fra Direktionen til afdelingschefer og institutionsledere. Derudover forelægges der økonomirapporter for politikere i økonomi- og fagudvalg. I nedenstående tabel er vist målgruppen og hvilke fora, hvori ledelsesinformation kan blive behandlet. Målgruppe Politikere Direktionen Direktører Chefer Afdelingsledere Medarbejdere Forum - og fagudvalg Direktionsmøde Chefmøder Afdelingsmøder Møder med institutionsledere Operationelle opgaver De enkelte ledelsesniveauer vil individuelt og efter behov kunne se i le-

3 delsesinformationen i portalen som et led i deres løbende styring. Dette i overensstemmelse med vores vision. I mødesituationer vil drøftelse af ledelsesinformationen erfaringsmæssigt ske på grundlag af udskrevne rapporter. I nedenstående figur er målgruppen for ledelsesinformation vist hierarkisk. Til højre er vist hvad ledelsesinformationen bruges til og til venstre er vist, at reaktionsmønstret går begge veje. Formål og reaktionsmønstre Politikere Løbende opfølgning Direktion Overblik Strategiske tværgående beslutninger Direktør Strategiske beslutninger i fagområdet Afdelingschef Styre processerne i retning mod strategiske mål Institution, administrativ enhed etc. Det operationelle niveau De øverste lag i hierarkiet får overblik og kan reagere og spørge nedad, medens de nederste lag kan og skal handle og informere opad. Når der ses bort fra de generelt fastlagte rammer, er det brugerne, der definerer indholdet i rapporterne, således at rapporterne indeholder den information, som er nødvendig og relevant for at følge op på mål og resultater samt andre relevante data. 3 Vision og strategi for EK ledelsesinformation Visionen og strategien er uændret, at kommunen i løbet af nogle år har: En systematisk og struktureret ledelsesinformation i en fælles portal for hele kommunen. Målet er, at ledelsesinformationen giver ledelsen overblik, præsenteres indbydende og er nem at gå til. EK Ledelsesinformation har fodfæste i kommunens forskellige strategier og målsætninger og udvikles for at styrke direktørområdernes styring og

4 evne til at bevæge sig i den rigtige retning mod områdets mål. Visionen skal have sammenhæng til øvrige strategier omkring it og ledelse mv. I udvikling af ledelsesinformation skal vi identificere hvilke processer, der kan understøttes via EK Ledelsesinformation. Det centrale og decentrale niveau skal ses som en samling af kompetencer, hvor området til sin egen sektorbaserede ledelsesinformation skal identificere forretningsområdet og vejlede og uddanne de personer (konsulenter), der skal lave den tekniske løsning. Gevinsten ved ledelsesinformation skal kunne opleves på to måder, enten ved at processens eller arbejdsgangenes effektivitet går op, eller ved at brugerne får større værdi et bedre beslutningsgrundlag - af det, der kommer ud af ledelsesinformationen. Det er vigtigt, at tidligere arbejdsgange og rutiner, når det er relevant, udfases på de områder, hvor der er udarbejdet ledelsesinformation. 3.1 Koncernbaseret ledelsesinformation Ledelsesinformationen til Direktionen skal udbygges med forskellige relevante og overordnede nøgletal, som kan understøtte Direktionens tværgående prioritering. Det kan være overordnede gerne fremadrettede - nøgletal fra de enkelte direktørområders fokus- og risikoområder eller overordnede informationer fra den sektorbaserede ledelsesinformation. Formålet med den koncernbaserede ledelsesinformation er at støtte Direktionen i den strategiske ledelse af kommunen. Den mere konkrete opfølgning på de specifikke mål og resultater, som forvaltninger og institutioner skal opfylde, sker på den tværgående og sektorbaserede ledelsesinformation. 3.2 Tværgående ledelsesinformation rapporter Det er målet, at direktørområderne anvender økonomirapporterne i den løbende opfølgning af økonomien på alle ledelsesniveauer. Herunder er det et mål, at rapporterne bruges til intern benchmarking i forhold til institutionsniveauet. Fraværsrapporter Det er vores erfaring, at fraværsrapporterne bruges intensivt i den samlede indsats for nedbringelse af sygefraværet.

5 Med virkning fra 1. juni 2011 udarbejdes der nye fraværsrapporter på baggrund af den nye snitflade mellem SD og KMD, som giver en mere specificeret oplysning om fraværsperioder. Personaledata Når den nye snitflade er kommet i drift, er der et grundlag for at udvikle rapporter med forskellige relevante personaledata. Eksempler på sådanne data kan være: Antal medarbejdere, alderssammensætning, omsætningshastigheden på medarbejdere etc. Borgerdata I portalen foreligger der rapporter, som giver mulighed for at følge befolkningsudviklingen i kommunen. Der er mulighed for at få et overblik over statistiske nøgletal fordelt på distrikter. De udarbejdede rapporter videreudvikles og markedsføres i forhold til direktørområderne. Eksempel på disse rapporter er: Befolkningsudvikling og sammensætning Planlægningsrapporter o Behov for børnehavepladser næste år fordelt på skoledistrikter. o Skolestartere næste år fordelt på skoledistrikter Fleksibilitet De tværgående rapporter er generelt udarbejdet efter ensartede udsøgningskriterier. Baggrunden herfor er, at sikre at der sker vurdering på et ensartet grundlag fra det laveste niveau og op til direktionsniveuaet. I takt med at antallet af superbrugere i direktørområderne udvides, og i det omfang at ovennævnte hensyn tillader det, skal der tilstræbes fleksibilitet og mulighed for udvikling af individuelle rapporter til analyseformål i den enkelte forvaltning/afdeling. 3.3 Sektorbaseret ledelsesinformation Funderet i den tværgående ledelsesinformation er der en god platform for udvikling af sektorbaseret ledelsesinformation. Sektorbaseret ledelsesinformation er information, som er målrettet det enkelte direktørområdes opgaver. Som anført i notatet Overblik over den nuværende situation juni 2011 er der udviklet sektorbaseret ledelsesinformation på en række områder. Den sektorbaserede ledelsesinformation udvikles primært i direktørområderne, hvor kendskabet til opgaver og processer er størst. Projektledelsen skal ligge i direktørområdet, og s opgave er at støtte op om

6 processen og koordinere i relation til udviklet ledelsesinformation i andre direktørområder samt i forhold til vores data warehouse leverandør etc. Der henvises til efterfølgende afsnit 3.5 Fremtidig organisering. Organiseringen er et væsentligt element i denne proces, ligesom der vil blive udarbejdet en projektmodel, som kan anvendes i direktørområderne. Den tværgående økonomigruppe har i december 2010 fået udarbejdet rapporten Evaluering af mål - og rammestyringsprincippet. I rapporten er der peget på, at der er store forventninger til ledelsesinformationen som et værktøj i relation til mål - og rammestyring. 3.4 It-arkitektur Den nuværende drift er baseret på KMD Opus ledelsesinformation. Der sker løbende en tæt opfølgning og vurdering af denne løsning. Alternativerne hertil er at hjemtage data warehouse løsningen eller udbyde opgaven. Det er indtil videre ikke vurderet hensigtsmæssigt at hjemtage opgaven, bl.a. begrundet i rekrutterings- og fastholdelses vanskeligheder i forhold til det specialiserede personalebehov en sådan løsning vil kræve. Udbud af opgaven indgår i It-afdelingens udbudsplan indenfor de næste 1 2 år. Indbydende og brugervenlig portal En del af vores vision er, at ledelsesinformationen præsenteres indbydende og skal være nem at gå til. Dette mål har vi endnu ikke nået fuldt ud, hvorfor der skal arbejdes specielt med indgangen til portalen. 3.5 Organisering De kompetencer, der skal være til stede i et BI kompetencecenter for at løfte alle de opgaver, som indgår i hele processen, jfr. Business Intelligence-modellen, er: Forretningsmæssige kompetencer Analytiske kompetencer It-kompetencer Organisering centralt eller decentralt Et BI kompetencecenter kan etableres som en ny formel organisatorisk enhed.

7 Da en stor del af kompetencerne og ressourcerne er placeret decentralt, kan der i stedet etableres en virtuel organisation. En virtuel organisation defineres som en midlertidig alliance af afdelinger og personer, der samles for at dele kompetencer og ressourcer med henblik på bedre at reagere på forretningsmuligheder, og hvis samarbejde er understøttet af computernetværk. Esbjerg Kommune er organiseret decentralt i et virtuelt BI kompetencecenter. Kompetencecentret består af: Styregruppen Projektledelsen i Følgegruppe It - snitflader og kontrakter De decentrale projektgrupper Kompetencecentret skal have fokus på at koordinere og styrke BI funktionen på det operationelle niveau på basis af de strategiske målsætninger fra direktørområderne (ledelsen). Organiseringen af EK Ledelsesinformation foreslås tilrettelagt således: Styregruppe Projektledelsen i Følgegruppe - IT Snitflader og kontrakter Projektgruppe Sundhed & Omsorg Projektgruppe Børn & Kultur Projektgruppe Bor ger & Arbejdsmarked Projektgruppe Teknik & Miljø Projektgruppe Fællesforvaltningen Hvor forhold tilsiger det, kan der oprettes to grupper i et direktørområde. Større ændringer af den tværgående ledelsesinformation behandles af en tværgående ad hoc gruppe med repræsentanter fra alle direktørområderne. Udvikling af ledelsesinformation Udvikling af ledelsesinformation foretages i et samarbejde mellem Styregruppen Projektledelsen i

8 Følgegruppe It snitflader og kontrakter Projektgrupperne Superbrugerne Det er disse personer og grupper, der tilsammen udgør BIkompetencecentret svarende til det tredje lag i Business Intelligencemodellen. Styregruppen Styregruppen er udpeget af og refererer til Direktionen. Gruppen er sammensat af repræsentanter fra alle direktørområderne. Styregruppens opgave fastlægges i et nyt kommissorium. Projektledelsen i (projektlederen) varetager sekretariatsfunktionen for styregruppen. Opgaven for er af koordinerende karakter i forhold til direktørområderne og Business Intelligence-modellens fem lag. (projektlederen) er i det midterste lag og har det primære ansvar for udvikling af tværgående ledelsesinformation. Ved udvikling af sektorbaseret ledelsesinformation varetages projektledelsen af området selv, medens rollen for bliver af koordinerende karakter i forhold til de forskellige trin i processen. (projektlederen) skal tage initiativ til virkeliggørelse af denne vision og strategi, jfr. Handleplan juni 2011 for EK Ledelsesinformation. Følgegruppe It snitflader og kontrakter IT varetager projektstyringen omkring etablering af snitflader og indgåelse af it kontrakter. Projektgrupperne Projektgrupperne i de enkelte direktørområder er sammensat af medlemmer inden for området. Projektlederen fra deltager i møderne og i arbejdet med udviklingen af ledelsesinformation i området. Med baggrund i områdets strategiske mål af forskellig karakter er det projektgruppernes opgave, at fastlægge og identificere de operationelle beslutningstageres behov for information og viden, således at områdets ledelsesinformation målrettes til at støtte op om de fastlagte mål. Det vil også være en opgave at fremme anvendelsen af den tværgående ledelsesinformation. Herunder er det en vigtig opgave, at projektgruppen

9 medvirker til at ledelsesinformationen, hvor det er aktuelt, erstatter tidligere processer. Projektledelsen varetages fra området medens s rolle bliver af koordinerende karakter i forhold til de forskellige trin i processen. Projektgruppen i Fællesforvaltningen har ud over udvikling af sektorbaseret ledelsesinformation til opgave, at koordinere videreudviklingen af den tværgående ledelsesinformation. Ved større ændringer af tværgående ledelsesinformation indkaldes projektlederne fra de øvrige direktørområder. Superbrugere I takt med at der udvikles ledelsesinformation i områderne, skal der uddannes flere superbrugere til SAP BusinessObjects, som er det præsentationsværktøj, vi anvender. Med flere uddannede superbrugere øges fleksibiliteten og muligheden for individuel rapportdannelse på det operationelle niveau i de enkelte områder. Kommunens superbrugere udgør en gruppe, der samles med jævne mellemrum til erfaringsudveksling og koordinering af udviklingen på området. Projektmodel Der udarbejdes en projektmodel med tidsplan og milepæle, som skitserer forløbet af et projekt omkring udvikling af sektorbaseret ledelsesinformation. 3.6 ved ledelsesinformation Det er en forudsætning, at EK Ledelsesinformation implementeres og eksekveres så de foretagne investeringer forrenter sig positivt for kommunen; samt der kan konstateres øget tilfredshed både hos brugere, borgere og medarbejdere ved at skabe bedre beslutningsgrundlag og adfærd. For at høste gevinst af udgifterne til vores samlede ledelsesinformation er målet, at direktørområderne vil benytte sig af de skabte informationer, og at der sker en værditilvækst. Gevinsten ved ledelsesinformation skal kunne opleves på to måder, enten ved at processens eller arbejdsgangenes effektivitet går op, eller ved at brugerne får større værdi et bedre beslutningsgrundlag - af det, der kommer ud af ledelsesinformationen. Det vigtigt, at tidligere arbejdsgange og rutiner udfases, når det er relevant på de områder, hvor der er udarbejdet ledelsesinformation.

10 It har indgået rammeaftale med KMD, der tager højde for den aktuelle løsning og samtidig således, at kommunen opnår stordriftsfordele. Udgiften ved rammeaftalen afholdes af det centrale IT budget. Ved projekter, hvor der udvikles ledelsesinformation på fagområder, vil der særligt i opbygningsfasen være en række engangsudgifter til konsulentbistand ved møder, workshops, superbrugeruddannelse og identificering af indikatorer, som skal indgå i ledelsesinformationen. Disse udgifter betales af direktørområdet. Derudover er der udgifter til de forskellige snitflader til de systemer og kilder som leverer data til Data Warehouse. Disse udgifter finansieres af de enkelte områder ved sektorbaserede data og af det centrale budget ved tværgående data. 3.7 FLIS Kommunen har tilsluttet sig FLIS - Fælleskommunal Ledelsesinformation. Dermed får kommunen ledelsesinformation i form af nøgletal på de områder, som er med i FLIS. Det drejer sig om: Folkeskole Udsatte børn og unge Voksne handicappede Ældre Disse nøgletal vil kunne nedbrydes i nøgletal til institutionsniveauet. Med nøgletal på disse områder får vi et system, hvor brugerne kan foretage benchmarking internt i kommunen og på tværs af kommuner. Derudover giver tilslutningen mulighed for reducerede udgifter til datakøb hos leverandører. Tilslutning forventes at få virkning i løbet af Esbjerg Kommune søger størst mulig indflydelse på udviklingen af FLIS. Knud-Erik Larsen Projektleder : Behandlet i projektgruppen for ledelsesinformation : Behandlet på styregruppemøde