Gennemgang af mellemkommunale betalinger i Skanderborg Kommune. Forvaltningsrevision og databearbejdning

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Gennemgang af mellemkommunale betalinger i Skanderborg Kommune Forvaltningsrevision og databearbejdning Juni

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING OG FORMÅL INDHOLD OG METODE KORTLÆGNING Overordnet Pension og Boligstøtte Børne- og kulturområdet Ældre og Handicap RESULTAT AF STIKPRØVEKONTROL Folkeregisterlisten med anden betalingskommune folkeregisterlisten med skanderborg som betalingskommune Boligstøtte førtidspension opkræves der for alle udgifter institutionstjek Registrering af sager i KMD Sag VURDERING OG ANBEFALING Systemregistrering Folkeregisterliste opkrævning af alle ydelser Øvrige anbefalinger AFSLUTNING BILAGSLISTE BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har næsten medarbejdere i 135 lande. 2

3 1 INDLEDNING OG FORMÅL Området for mellemkommunale refusioner er i Skanderborg Kommune udvalgt til forvaltningsrevision for Som supplement til denne forvaltningsrevision har Skanderborg Kommune ønsket at tilkøbe en databearbejdning af egne data. Databearbejdningen omfatter et krydstjek af Skanderborg materiale sammenholdt med data fra økonomisystemet, som kan indikere områder, hvorpå der er risiko for fejl. Administrationen af området for mellemkommunale refusioner tager afsæt i Lov om retssikkerhed og administration (RTL) 9 C med tilhørende vejledning og lovforslag. Endvidere omfatter området en række følge bevillinger, hvorpå opholdskommunen kan hjemtage refusioner fra betalingskommune, men som ikke fremgår af RTL. Området involverer således flere områder, herunder: Voksen- og handicapområdet Udsatte Børn og Unge Ældreområdet Hjælpemiddelområdet Folkeskole- og daginstitutionsområdet Kontanthjælpsområdet Boligstøtteområdet Førtidspensionsområdet. Dette bevirker, at området betragtes som styringsmæssigt komplekst, idet der ofte opstår snitfladeproblematikker og kommunerne får ikke indhentet den korrekte refusion. 2 INDHOLD OG METODE Forvaltningsrevisionen er foretaget med udgangspunkt i interview af nøglepersoner udvalgt af Skanderborg Kommune, som er involveret i arbejdsgangene omkring opkrævning og betaling af mellemkommunale betalinger. Der er gennemført interview på følgende områder: Pension og Boligstøtte Børne- og Ungeområdet Ældre- og Handicap. Det er valgt ikke at foretage interview med kontanthjælpsområdet, da det erfaringsmæssigt alene udgør en mindre del af de mellemkommunale betalinger Herudover er der med udgangspunkt i nedenstående materiale foretaget en datasammenkørsel. Datasammenkørslen/-bearbejdningen består af et krydstjek af nedenstående materiale modtaget fra Skanderborg Kommune. Formålet med databearbejdningen er at identificere en række borgere, hvor forhold indikerer, at der ikke er sket korrekt opkrævning ved anden kommune eller borgere, som står med forkert kommuneforhold i folkeregistret. Oversigterne er vedlagt nærværende notat og indeholder således en række borgere, som Skanderborg Kommune bør undersøge nærmere. 3

4 BDO har foretaget stikprøvekontrol af oversigterne, som er fremkommet ved databearbejdningen. Resultatet af denne stikprøvekontrol fremgår af afsnit 4. Modtaget materiale: Forretningsgange: o o Beskrivelse af forretningsgange for Pension og Boligstøtte Retningslinjer for journalisering af refusionstilsagn Lister over mellemkommunale borgere o Voksen og handicap o Børn og Unge o Dag- og fritidstilbud, folkeskole- og specialskoler o Ældreområdet o Førtidspension o Boligstøtte Folkeregisterliste/novemberliste indeholdende oplysninger om betalingskommuneforhold i folkeregisteret Oversigt over kommunale institutioner. Området for mellemkommunale refusioner er betragtet ud fra følgende emner: Sker der opkrævning af alle borgere omfattet af mellemkommunal refusion Er alle borgere omfattet af mellemkommunal refusion registreret korrekt i relevante systemer Medtages alle relevante ydelser og udgifter i forbindelse med opkrævning for borgere med anden betalingskommune Sker der tilfredsstillende gennemgang af mellemkommunale regninger fra andre kommuner. I nærværende notat præsenteres resultatet af forvaltningsrevisionen og resultatet af stikprøvekontrollen. Notatet indeholder et kortlægningsafsnit, som beskriver de enkelte afdelingers håndtering af arbejdsopgaven omkring mellemkommunale refusioner. Kortlægningen er primært baseret på de gennemførte interview samt gennemgang af forretningsgange. Kortlægningen indeholder en overordnet beskrivelse af procedure og arbejdsgange og omfatter ikke en udtømmende beskrivelse. Kortlægningsafsnittet suppleres af et afsnit vedrørende stikprøvekontrollen. Notatet afsluttes med et afsnit indeholdende BDO s vurdering og fremadrettede anbefalinger. Notatet er bilagt følgende materiale: Liste til tjek af folkeregisterlisten anden betalingskommune Liste til tjek af folkeregisterlisten Skanderborg betalingskommune Liste til tjek af boligstøtte anden betalingskommune Liste til tjek af førtidspension Liste til tjek af, om der opkræves for alle registrantbogførte udgifter Institutionstjek 4

5 Liste over KMD Sag registrerede sager. Under afsnit 4 beskrives indholdet af de enkelte lister/oversigter. 3 KORTLÆGNING 3.1 OVERORDNET Der har i Skanderborg Kommune tidligere været nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de forskellige afdelinger. Der har dog ikke været afholdt møder i denne gruppe i en længere periode. Der arbejdes på at opstarte et samarbejde mellem de forskellige fagsekretariater med henblik på at optimere samarbejdet på tværs af afdelingerne. 3.2 PENSION OG BOLIGSTØTTE Interviewpersoner Henny Møller, Afdelingsleder Lotte Krogh, Pension Pia Kjeldsen, Boligstøtte Der er modtaget et notat, som beskriver hvordan forretningsgangene omkring opkrævning af mellemkommunale betalinger har været håndteret samt et forslag til fremtidig forretningsgang efter, at området overgår til Udbetaling Danmark. Omdrejningspunktet for registreringen af mellemkommunale sager er KMD Børn & Voksne samt Acadre. Boligstøtte Hidtidig forretningsgang Når der modtages en ny ansøgning undersøger sagsbehandler, om der foreligger et refusionstilsagn fra anden kommune i Acadre. Såfremt dette er tilfældet indsættes refusionskode i KMD Boligstøtte. Herudover er der årligt foretaget en manuel gennemgang af liste udskrevet fra KMD Børn & Voksne med foranstaltninger med relevante. Hvis der, jf. disse lister, er sager, der ikke er indberettet med mellemkommunal refusion i KMD Boligstøtte, undersøges det, om der er tale om en mellemkommunal borger. Såfremt dette er tilfældet indberettes i KMD Boligstøtte og der sendes regning. 1 gang årligt udskrives der lister fra KMD Boligstøtte på de sager, der er indberettet refusionskoder på. Listerne viser, hvilke beløb, der er udbetalt i boligstøtte i året på personniveau og hvilke kommuner, der er betalingskommuner. Nettoudgiften (boligstøtte statsrefusion) udregnes manuelt, hvorefter der laves regninger til de enkelte kommuner. 5

6 Når Boligstøtte får opkrævning fra andre kommuner, kontrolleres det i Acadre og Børn & Voksne, om Skanderborg Kommune har afgivet refusionstilsagn og stadig er betalingskommune, inden regningen betales. Førtidspension Hidtidig forretningsgang Ved en ny sag (ny tilkendt eller tilflytter) kontrolleres, om der er mellemkommunal refusion fra en anden kommune ved at søge i Børn & Voksne eller i Acadre. Hvis dette er tilfældet, så indberettes den pågældende kommune som betalingskommune i KMD Social Pension. Mellemkommunal afregning er en integreret del af pensionssystemet, hvor der automatisk opkræves betaling fra andre kommuner og afkræves betaling til andre kommuner. Én gang om året foretages en manuel gennemgang af sager i KMD Børn & Voksne med foranstaltninger efter forskellige, der er relevant i forhold til førtidspension. De lister sammenholdes med de lister, der kan trækkes i KMD Social Pension Kommunedel. Hvis der er uoverensstemmelse mellem listerne, undersøges sagerne nærmere og korrigeres herefter. Herudover gennemgås listerne fra KMD Børn & Voksne for at kontrollere, om der er sager i Børn & Voksne med anden betalingskommune, som ikke er på listerne fra KMD Social Pension. Der korrigeres og sendes regninger. På samme måde kontrolleres listerne fra Børn & Voksne også med pensionssystemet i forhold til betaling til andre kommuner for at kontrollere, om Skanderborg stadig er betalingskommune eller der fejlagtigt er opkrævet refusion af en anden kommune. Fremtidig forretningsgang Der er modtaget forslag til fremtidig forretningsgang for mellemkommunale refusioner på Førtidspension og Boligstøtte. Forslaget er udarbejdet internt i Skanderborg Kommune af Beskæftigelse og Sundhed. KMD Sag får en central rolle i forbindelse med Udbetaling Danmarks overtagelse. Der skal oprettes en refusionssag i KMD Sag under et særligt defineret KL Enhedsnummer. Det bliver visitationsfolkene i Ældre og Handicap, der bliver centrale, da de skal sikre, at der oprettes en refusionssag i KMD Sag under det særlige definerede KL Enhedsnummer. Udbetaling Danmark Boligstøtte Om boligstøttesystemet er oplyst, at boligstøttesystemet danner en liste med nettoafregningsbeløbende for samtlige kommuner. Udbetaling Danmark bliver mellemled for udligningen mellem kommunerne. Grundlaget for udligningen er en registrering i boligstøttesystemet af den særlige refusionskode. Der er modtaget følgende forslag til fremtidig forretningsgang fra Skanderborg Kommune: Visitationsfolkene i tilflytningskommunen skal oprette en refusionssag i KMD Sag under et særligt defineret KL Enhedsnummer Udbetaling Danmark har læseadgang til kommunernes refusionssager med det aftalte KL Enhedsnummer Boligstøttesystemet giver advis, hvis oprettelsen af en ny boligstøttesag vedrører en tilflytning fra en anden kommune eller en bolig af særlig type 6

7 Boligstøttemedarbejderne i Udbetaling Danmark tjekker for eventuelle refusionssager i KMD Sag, når de opretter en boligstøttesag Hvis refusionssagen i KMD Sag oprettes efter, at boligstøttesagen er oprettet i boligstøttesystemet, er der behov for et advis til boligstøttefolkene i Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark Pension Indberetning af mellemkommunal refusion skal ske via pensionssystemet. Systemet holder selv styr på 6-årsperioden, ligesom systemet selv forlænger 6-årsperioden, hvis der er indrapporteret institutionsophold. Det er kommunernes ansvar at sikre, at oplysning om institutionsophold og refusion som følge heraf, tilvejebringes. Kommuner får adgang til at opdatere institutionsophold direkte i pensionssystemet. Der er modtaget følgende forslag til fremtidig forretningsgang fra Skanderborg Kommune: Tilkendelseskommunen oprettes som betalingskommune i forbindelse med start af en ny førtidspensionssag hos Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark opdaterer pensionssystemet Ved en efterfølgende flytning til en særlig bolig i en anden kommune kontakter visitationsfolkene i fraflytningskommunen visitationsfolkene i tilflytningskommunen, der finder egnet bolig til borgeren Visitationsfolkene i tilflytningskommunen får derigennem oplysning om eventuel refusion Visitationsfolkene opretter en refusionssag i KMD Sag under et særligt defineret KL Enhedsnummer Medarbejder i Beskæftigelse og Sundhed sørger for opdatering af oplysningerne om anden betalingskommune i pensionssystemet. Det kan anbefales, at der fra den afdeling i Beskæftigelse & Sundhed, der tilkender førtidspension undersøges, om der er refusionstilsagn fra anden kommune i nytilkendte sager. Hvis ja skal den ansvarlige i afdelingen oprette en refusionssag i KMD Sag under et særligt defineret KLE-nummer. Det anbefales i det modtagne forslag, at der skal udarbejdes faste retningslinjer med helt klare arbejdsgange indeholdende huskelister. For begge systemer anbefales i det interne notat, at der fortsat en gang om året laves en manuel gennemgang/kontrol af lister fra KMD Børn & Voksne contra lister fra mellemkommunal refusion Boligstøtte og Førtidspension. 3.3 BØRNE- OG KULTUROMRÅDET Interviewpersoner Doris Askholm (Børneområdet) Johannes Cramer (Skoleområdet) Kortlægning Skoleområdet: 7

8 Der foreligger ingen nedskrevne forretningsgange for håndtering af mellemkommunale betalinger på skoleområdet. På Skoleområdet sendes der dels regninger på frit skolevalg samt på mellemkommunale borgere efter Retssikkerhedsloven. Alle afgivne refusionstilsagn samt modtagne refusionstilsagn skal være registreret i Acadre jf. interne retningslinjer. Der sendes regninger på de børn, der kendes. Herudover tjekkes beboerne på institutionsadresserne for Himmelbjerggården og Skovly samt kendte plejefamilieadresser for at se, om der er mellemkommunale børn, som skoleområdet ikke er bekendte med. Vedrørende mellemkommunale borgere sendes regning 2 gange årligt, dog for specialtilbud månedsvis. Det er oplyst, at Folkeregisterlisten modtages i Skoleforvaltningen og der foretages gennemgang af denne. Ved modtagelse af regninger fra andre kommuner tjekkes det, om det er et barn, hvor der er givet refusionstilsagn, før regningen betales. Børneområdet Der foreligger ingen nedskrevne forretningsgange for håndtering af mellemkommunale betalinger på børneområdet. Alle afgivne refusionstilsagn samt modtagne refusionstilsagn skal være registreret i Acadre jf. interne retningslinjer. Det er den enkelte sagsbehandler, der er ansvarlig for at journalisere afgivne og modtagne refusionstilsagn i Acadre. Som grundlag for at sende regninger til andre kommuner anvendes en liste over hvilke børn, der er modtaget refusionstilsagn på. Regninger sendes kvartalsvis. Grundlaget (refusionskravet) for regninger trækkes i økonomisystem. Alle udgifter er cpr.konteret. Modtagelse af regninger Ved modtagelse af regning tjekkes i DUBU (fagsystem), om der foreligger en bevilling. Der skal være en bevilling før end regningen betales. Hvis der ikke foreligger en bevilling, lægges kopi af regning til sagsbehandler med anmodning om, at bevilling skal lægges ind i DUBU. Folkeregisterlisten Folkeregisterlisten over borgere bosat i Skanderborg Kommune med anden betalingskommune modtages i afdelingen og bliver af administrativ medarbejder gennemgået for at sikre, om der er borgere registreret med anden betalingskommune, som ikke er kendte. Det undersøges, om der kan sendes regninger. Når Skanderborg har afgivet refusionstilsagn sendes et skema til opholdskommune med anmodning om at registrere Skanderborg som betalingskommune. Der gives besked til Udbetaling Danmark (boligstøtte/børneydelse). Folkeregisterlisten kontrolleres for, om Skanderborg er registreret som betalingskommune. 8

9 3.4 ÆLDRE OG HANDICAP ÆLDREOMRÅDET OG HJÆLPEMIDLER Interviewpersoner Ældre Tine Oelgaard Handicap Dorthe Dvinge Kristensen Kortlægning På både Ældre- og Handicapområdet er de p.t. i gang med at beskrive forretningsgangene vedrørende håndtering af mellemkommunale betalinger. Der er modtaget et årshjul for håndtering af opkrævninger på området. Ældre Det er visitator, der indberetter til Care om, at det er tale om en mellemkommunal borger. Refusionstilsagn skal fremgå af Acadre. Som grundlag for regninger trækkes liste i Care. Der trækkes en liste vedrørende plejeboliger og en liste vedrørende frit valg. Regninger sendes kvartalsvis. Der sendes regninger på leveret praktisk og personlig hjælp, regning på takst plejecentre samt udgifter til kost/madservice. Det er oplyst, at der p.t ikke opkræves for dagcenterudgifter og genoptræning. De er i forvaltningen opmærksomme på, at der kan opkræves for udgiften, men har ikke fået fastlagt procedure for dette endnu. På hjælpemidler sendes regninger 2 gange årligt. Regning sendes på baggrund af udgifter i økonomisystemet. Der modtages en liste fra Visitationslederen med navnene på de personer, som Skanderborg Kommune handler på. Når man på ældreområdet modtager en regning, tjekkes det, om der foreligger et betalingstilsagn. Ved væsentlige ændringer i forhold til tidligere regninger undersøges den nærmere årsag til ændring af beløbet. Handicap Anden betalingskommune Generelt sendes der fra centralforvaltningen få regninger til andre kommuner, da det er institutionerne selv, der via Børn & Voksne sender regninger på mellemkommunale borgere. Der er oprettet et regneark til styring af, hvem der skal sendes regninger på. Skanderborg er betalingskommune Socialrådgiver ligger betalingsaftale i Acadre. Det registreres i regneark, at det er en borger, der er mellemkommunal. Vedrørende STU modtages der lister fra UU. 9

10 Ved modtagelse af regning tjekkes om borger er kendt. Regningen undersøges i forhold til, om der betales det samme som tidligere og taksten undersøges. Generelt er det et ønske, at Børn & Voksne er opdateret med hvilke borgere, der er mellemkommunale. Det opleves, at der er for mange åbne. Det skal afklares, hvem der har ansvar for at lukke sagen. Folkeregisterliste (Både Ældre og Handicap) Det er rådgiver/visitator, der har ansvar for at anmode folkeregister i anden kommune om at registrere Skanderborg som betalingskommune. Listen fra folkeregister over borgere med Skanderborg som betalingskommune gennemgås for at sikre, at Skanderborg er registreret som betalingskommune. Der foretages ikke gennemgang af liste over borgere bosiddende i Skanderborg Kommune, som er registreret med anden betalingskommune. 4 RESULTAT AF STIKPRØVEKONTROL 4.1 FOLKEREGISTERLISTEN MED ANDEN BETALINGS- KOMMUNE Listen er en sammenkørsel af listen over Skanderborg Kommunes registrering af mellemkommunale borgere og folkeregisterlisten med anden betalingskommune bosat i Skanderborg Kommune. Der er i alt 482 borgere registreret på listen. Heraf fremgår 409 også af Skanderborgs liste over mellemkommunale borgere. De resterende 73 borgere bør identificeres. Der er foretaget 21 stikprøver af de 73 borgere. Heraf ser 4 borgere ud til at bo i private boliger og anden kommune skal formentlig slettes som betalingskommune i folkeregistret. 9 borgere vurderes at være børn bosat på institution eller plejefamilie og derfor korrekt er mellemkommunale, men det bør undersøges i 4 sager, om der opkræves korrekt for skoleudgifter. De resterende 8 borgere vurderes at være korrekte mellemkommunale borgere med anden betalingskommune. Der vil som hovedregel altid forekomme borgere som figurerer på folkeregisterlisten med anden betalingskommune, men som ikke er kendt af opholdskommune. Dette kan eksempelvis forekomme i forbindelse med anbringelse af børn i plejefamilier, hvor betalingskommune bibeholder handleforpligtigelsen, personer bosat på regionens tilbud samt anbringelse på private opholdssteder, hvor betalingskommune bibeholder handleforpligtigelse. Knap 20 % af de gennemførte stikprøver vurderes at være potentielle fejlregistrerede borgere. Det er ikke alarmerende højt, men dog alligevel ikke optimalt og tillægges de 4 borgere, som bør undersøges for folkeskoleudgifter, er det BDO s vurdering, at gennemgangen af folkeregisterlisten med fordel kan optimeres. Endvidere bør det sikres, at alle afdelinger gennemgår listen og at der udpeges en ansvarlig for gennemgang af de borgere, som kan falde mellem 2 afdelinger. 10

11 Bilag: Tjek af folkeregisterlisten anden betalingskommune. 4.2 FOLKEREGISTERLISTEN MED SKANDERBORG SOM BETALINGSKOMMUNE Listen sammenholder alle Skanderborg Kommunes mellemkommunale borgere bosat i anden betalingskommune (Skanderborg yder refusion/er betalingskommune) med folkeregisterlisten, hvor Skanderborg er registreret som betalingskommune. Der er i alt 184 borgere, som fremgår af Skanderborg Kommunes egne lister over borgere, som der ydes refusion for, og som ikke figurerer på folkeregisterlisten fra november 2012 med Skanderborg som betalingskommune. Der er foretaget 18 stikprøver ud af 184 borgere. Heraf er 8 borgere bosat i Skanderborg Kommune og er derfor ikke interessante. De resterende 10 bør undersøges nærmere, da disse er bosat i anden kommune og der bogføres udgifter på personerne. 2 af de 10 borgere er fraflyttet Skanderborg i 2012 og 2013, hvilket kan forklare den manglende registrering på folkeregisterlisten, da denne er fra november Det er vores anbefaling, at gennemgang af denne liste fortsat prioriteres, og de resterende 166 sager gennemgås eller det undersøges, om de allerede er identificeret ved kommunens egen gennemgang. Idet kun 2 ud af de 10 identificerede borgere er fraflyttet Skanderborg Kommune i , burde Skanderborg Kommune have identificeret disse borgere ved tidligere gennemgange i 2011 eller tidligere. Den nuværende metode for gennemgangen anbefales derfor revideret således, at anmodninger til andre kommuner om registreringer i folkeregistret løbende følges op via opslag i folkeregistret eller KMD Sag. Bilag: Tjek af folkeregisterliste Skanderborg Kommune betalingskommune. 4.3 BOLIGSTØTTE Listen indeholder en oversigt over Skanderborg Kommunes mellemkommunale borgere på baggrund af kommunens egne lister. Listen er frasorteret borgere, som p.t. er registreret med mellemkommunal betaling for boligstøtte samt borgere som aldersmæssigt eller af andre årsager falder uden for ydelsen boligstøtte. Der er foretaget 27 stikprøver ud af 117 borgere. Ingen af disse borgere har givet anledning til yderligere bemærkninger eller handlinger, da disse enten ikke får boligstøtte eller er døde. Generelt er det vurderingen, at der er meget fokus på, at der opkræves for mellemkommunal refusion på boligstøtteområdet, hvilket resultatet af vores stikprøve også viser. Den årlige manuelle gennemgang, der har været prioriteret, viser, at dette sikrer meget stor sikkerhed for, at der opkræves for alle borgere omfattet af mellemkommunale betalinger. Det er væsentligt, at Skanderborg Kommune sikrer, at disse procedurer tilpasses således, at den hensigtsmæssige håndtering af området fortsætter, trods Udbetaling Danmarks overta- 11

12 gelse af området. Det er bl.a. afgørende for opkrævningen fremadrettet, at mellemkommunale borgere er registreret med korrekt KLE-nr. i KMD Sag, jf. afsnit 4.7. Bilag: Liste til tjek af boligstøtte anden betalingskommune. 4.4 FØRTIDSPENSION Der er foretaget 3 analyser. Analyse 1 er en liste over alle mellemkommunale borgere iflg. kommunens egne lister sammenkørt med et udtræk fra førtidspensionssystemet over alle modtagere af FØP. Borgere, som fremgår af den modtagne liste over mellemkommunale førtidspensionister, er frasorteret. Analyse 2 er en liste over borgere, som er i førtidspensionsalderen, men som ikke fremgår af den samlede liste over førtidspensioner. Analyse 3 er borgere, som alle registeret med Skanderborg Kommune som betalingskommune for førtidspension grundet institutionsforhold. Borgerne fremgår ikke af kommunens egne lister som mellemkommunale borgere årsagen for betalingen af førtidspensionen kan derfor være forkert registreret i anden kommune. Resultat - analyse 1 Der er i alt 132 borgere, der modtager førtidspension og som fremgår af Skanderborg Kommunes egne lister over mellemkommunale borgere, men som ikke fremgår af lister over borgere, hvor der opkræves for mellemkommunal refusion på førtidspension. Det er undersøgt, om der fejlagtig ikke opkræves for førtidspension herunder om borgeren er korrekt registreret i pensionssystemet. Der er lavet 23 stikprøver ud af 132 potentielle FØP borgere. Den primære årsag til, at førtidspensionen ikke opkræves ved anden kommune er, at borgerne er omfattet af reglerne for 100 % statsrefusion. Af de 23 stikprøver er der identificeret 3 borgere, hvor refusionsprocenten er lavere, men disse er alle korrekt registreret med anden betalingskommune i pensionssystemet. Resultat analyse 2 17 borgere er i førtidspensionsalderen men fremgår ikke af den samlede liste over førtidspensioner. På trods af at borgerne ikke figurerer på listen over førtidspensioner udbetalt i en given måned, kan der erfaringsmæssigt godt være udbetalt førtidspension uden for den måned, data er sammenholdt med. Dette betyder, at det kan være relevant at undersøge de identificerede borgere. Der er lavet 7 stikprøver ud af 17 potentielle FØP borgere. Heraf giver de 6 af borgerne ikke anledning til yderligere bemærkninger, mens en enkelt bør undersøges nærmere for korrekt registrering af årsag pensionssystemet, men der er således ikke identificeret nogle borgere, hvorpå der mangler opkrævning af førtidspension. 12

13 Resultat analyse 3 Der er 3 borgere, alle registeret med Skanderborg Kommune som betalingskommune, for førtidspension grundet institutionsforhold. De 3 borgere fremgår ikke af kommunens egne lister og er derfor interessante at undersøge nærmere. Den ene borger vurderes at være korrekt registreret, mens de 2 andre borgere giver anledning til yderligere analyse, da den ene ser ud til at bo i privat bolig, mens det ikke er muligt at konstatere, hvorfor Skanderborg Kommune har overtaget finansieringen på den anden borger. Generelt er det vurderingen, at der er meget fokus på, at der opkræves for mellemkommunal refusion på førtidspensionsområdet, hvilket resultatet af vores stikprøve også viser. Den årlige manuelle gennemgang der har været prioriteret viser, at dette sikrer meget stor sikkerhed for, at der opkræves for alle borgere omfattet af mellemkommunale betalinger. Som det er fremhævet under afsnit 4.3 Boligstøtte, så er det væsentligt, at Skanderborg Kommune fortsætter de gode procedurer omkring håndteringen af refusion for førtidspensionsområdet efter Udbetaling Danmarks overtagelse af området. Bilag: Liste til tjek af førtidspension. 4.5 OPKRÆVES DER FOR ALLE UDGIFTER Listen indeholder en oversigt over alle borgere, som Skanderborg Kommune har registreret som mellemkommunale borgere. Listen bruges til at lave tjek af, om der er registrantbogførte ydelser, som ikke opkræves. Der er foretaget opslag i økonomisystemet på 17 borgere for årene med henblik på at identificere afvigelser mellem indtægter og udgifter. Af de 17 stikprøver er der identificeret 3 borgere, hvor det vurderes, at der mangler opkrævning af udgifter, hvilket bør undersøges nærmere. Denne analyse er forholdsvis ressourcekrævende og vi anbefaler derfor kun, at kommunerne laver øvelsen stikprøvevis. Bilag: Liste til tjek af om der opkræves for alle registrantbogførte udgifter. 4.6 INSTITUTIONSTJEK En metode til at foretage kontrol af, om der opkræves for alle mellemkommunale borgere er, blandt andet at foretage opslag af historikadresse i folkeregistret af borgere på egne institutioner. Der er foretaget opslag af beboer på følgende institutioner: BEHANDLINGSPROJEKTET SKOVLY Nørreskovvej 3, 8680 Ry FONDEN/DEN SELVEJENDE INSTITUTION STAINAGÅRD Sønderlundsvej 3, 8660 Skanderborg 13

14 STOA FOND Adelgade 002B, 8660 Skanderborg På de 3 gennemgåede institutioner er der identificeret 16 beboere, som er flyttet direkte ind på institutionerne fra anden kommune, heraf er de 13 borgere kendte mellemkommunale borgere, som enten fremgår af Skanderborg Kommunes egne lister eller af folkeregisterlisten. Disse borgere er gennemgået nærmere i enten gennemgang af registrantbogførte udgifter eller ved gennemgangen af folkeregisterlisten. De resterende 3 borgere er undersøgt nærmere, og det er konstateret, at den ene borger formentlig er Skanderborgborger mens der på de resterende 2 ikke er bogført udgifter og borgerne er ikke kendte i kommunale fagsystemer som KMD Sag eller pensionssystemet. På trods af at ovenstående stikprøve ikke gav anledning til nærmere undersøgelse, så er det BDO s anbefaling, at kommunerne årligt foretager institutionsgennemgang af institutioner og ældreboliger. Da dette kan være et forholdsvis ressourcekrævende arbejde, kan man med fordel udvælge en række institutioner årligt således, at man inden for en overskuelig årrække kommer gennem alle kommunens institutioner. Formålet med gennemgangen er at identificere borgere, som er flyttet direkte ind fra anden kommune, men som ikke er blevet korrekt registreret i systemerne, særligt private og regionale institutioner giver erfaringsmæssigt anledning til korrektioner. Liste: Institutionstjek. 4.7 REGISTRERING AF SAGER I KMD SAG Som det fremgår af kortlægningsafsnittene, så sker der registrering af informationer om mellemkommunale forhold i mange systemer, herunder Acadre, KMD Sag, KMD Børn & Voksen, KMD Pension, KMD Boligstøtte, Dupo og omsorgssystemet Care. At der sker registrering i mange forskellige systemer giver som oftest god mening for den daglige drift i de forskellige afdelinger og er i og for sig heller ikke et problem, men fremadrettet er det vigtigt, at alle sager er registreret i KMD Sag, da det er dette system, som Udbetaling Danmark indhenter information fra. BDO har foretaget et træk i KMD Sag på KLE-numrene Modtager refusion, har handleforpligtigelse og Modtager refusion, har ikke handleforpligtigelse, hvilket er de KLEnumre, en borger skal være registreret med, for at der opkræves for boligstøtte fremadrettet. Der er 150 aktive sager registreret med et af de 2 KLE-numre Af disse 150 sager fremgår 72 også på egne lister over mellemkommunale borgere og/eller folkeregisterlisten. De resterende 78 borgere er ikke undersøgt nærmere, men det kan altså forekomme, at disse borgere ikke længere er mellemkommunale, men som de er registreret nu, vil anden kommune blive registreret som betalingskommune ved udbetaling af boligstøtte. (Denne problematik vil ligeledes kunne forekomme i anden kommune, så Skanderborg fejlagtigt betaler for boligstøtte). Sammenholdes udtrækket med den samlede liste over borgere, som er registreret som mellemkommunale borgere på Skanderborg Kommunes egne lister, findes der på egne lister 469 borgere, som ikke er registreret som mellemkommunal borger i KMD Sag. Heraf får 269 borgere boligstøtte. Det skal til sidstnævnte bemærkes, at det er BDO s antagelse, at såfremt borgeren blev overført til Udbetaling Danmark med registrering af betalingskommune i boligstøttesystemet, vil opkrævningen fortsætte trods manglende registrering i KMD Sag. Det skal til ovenstående bemærkes, at der i Skanderborg Kommune ikke ligger retningslinjer for, at mellemkommunale borgere skal være registreret i KMD Sag, hvilket forklarer de mange 14

15 sager. Dette bør kommunen dog fremadrettet sikre således, at alle sager oprettes med korrekt KLE-nummer i KMD Sag. 5 VURDERING OG ANBEFALING Vurderinger og anbefalinger er baseret på de i kapitel 2 nævnte fokusområder: Sker der opkrævning af alle borgere omfattet af mellemkommunal refusion Er alle borgere omfattet af mellemkommunal refusion registreret korrekt i relevante systemer Medtages alle relevante ydelser og udgifter i forbindelse med opkrævning for borgere med anden betalingskommune. Overordnet set er det BDO s vurdering, at Skanderborg Kommune løfter den mellemkommunale opkrævningsopgave på en hensigtsmæssig måde. Stikprøverne viser, at den prioriterede fokus på mellemkommunale betalinger i Skanderborg Kommune giver resultat og der er således fundet forholdsvis få borgere til yderligere undersøgelse ved stikprøverne. Nøgletal på området viser, at Skanderborg Kommune generelt ligger højt på indtægter fra andre kommuner pr. indbygger i forhold til andre kommuner. Skanderborg Kommune ligger således som den kommune med den højeste indtægt pr. indbygger på hovedkonto 5 på art 7.7 (betalinger fra andre kommuner) på landsplan. Ses der på indtægter på hovedkonto 3 ligger Skanderborg Kommune derimod kun med den 6. højeste indtægt pr. indbygger i Region Midtjylland. Det skal til ovenstående tal bemærkes, at der ikke er taget højde for antallet af pladser i den enkelte kommune i forhold til indbyggertal samt om der er fejlbogføringer (eksempelvis kontering af intern afregning på art 7.7). Trods dette er det BDO s vurdering, at Skanderborg Kommune ligger højt og nøgletallene understøtter således i hvert fald på konto 5, at Skanderborg Kommune har en høj opkrævningsprocent. BDO har på baggrund af de gennemførte interviews, stikprøvekontrollerne samt ovenstående overvejelser 3 primære anbefalinger, jf. nedenstående, herudover har vi fremhævet en række anbefalinger, som kan medvirke til en yderligere sikring af, at Skanderborg Kommune får hjemtaget den berettigede refusion. De 3 primære anbefalinger vedrører: Systemregistreringer Folkeregisterliste Opkrævning for alle ydelser, særlig fokus folkeskole (og evt. daginstitution). 5.1 SYSTEMREGISTRERING Der er i dag alene retningslinjer for, at alle afgivne refusionstilsagn samt modtagne refusionstilsagn skal være registreret i Acadre. 15

16 Herudover bruges Børn & Voksne i Ældre og Handicap, mens der på Børneområdet anvendes fagsystemet DUBU til at registrere bevillinger. Som det fremgår af Skanderborg Kommunes eget oplæg til fremtidige procedurer for mellemkommunale betalinger efter overgang til Udbetaling Danmark, bliver det visitationsfolkene i Ældre og Handicap, der bliver centrale, da de skal sikre, at der oprettes en refusionssag i KMD Sag under et særligt defineret KL- Enhedsnummer. Såfremt at alle mellemkommunale borgere over 18 år (dog undtaget efterværn) behandles af visitationsfolkene i Ældre og Handicap, vil denne arbejdsgang sikre, at der oprettes den nødvendige registrering i KMD Sag for borgere, som er tilknyttet kommunale institutioner. Det skal dog også fremadrettet sikres, at mellemkommunale borgere tilknyttet private eller regionale institutioner også oprettes i KMD Sag samt evt. mellemkommunale borgere bosat i eget hjem. Det er BDO s vurdering, at Skanderborg fremadrettet kan vælge at gøre KMD Sag til hovesystemet for registrering af mellemkommunale borgere. Med hovedsystem menes, at dette er systemet, hvor alle borgere med mellemkommunal refusion er oprettet og registreret med det nødvendige KLE-nummer. Dette betyder ikke, at de øvrige systemer ikke længere skal bruges til mellemkommunale registreringer i det omfang, der er behov for det, men blot at KMD Sag altid vil skulle indeholde alle relevante borgere og systemet derfor kan bruges til årlige samkørsler med andre systemer, således at det sikres, at der eksempelvis ikke står borgere registreret som mellemkommunale i omsorgssystemet og ikke i KMD Sag men også modsat. Endvidere anbefales det, at der udpeges en mellemkommunal systemansvarlig, som årligt samkører de relevante systemer. Det er endvidere væsentligt, at systemet tilpasses, så eventuelle borgere, som ikke længere er omfattet af reglerne for mellemkommunal refusion stoppes i KMD Sag. 5.2 FOLKEREGISTERLISTE Som led i administrationen af mellemkommunale refusioner indgår indberetning af betalingsforhold til Folkeregistret. Betalingsforholdet indgår som beregningsgrundlag for den kommunale udlignings og tilskudsordning. Det er derfor væsentlig at sikre, at borgere, hvor Skanderborg Kommune er betalingskommune, men som har bopæl i anden kommune, er registreret med Skanderborg Kommune som betalingskommune samt at de borgere, som har bopæl i Skanderborg Kommune, men er registreret med anden betalingskommune, er korrekte og at der ikke fremgår borgere, som ikke længere er omfattet af refusionstilsagn, jf. endvidere afsnit 4.1 og 4.2. På baggrund af de gennemførte interviews samt stikprøvekontrollerne er det BDO s vurdering, at arbejdsgangene omkring folkeregisterlisterne kan skærpes. Det anbefales, at Skanderborg Kommune min. en gang årligt gennemgår begge lister. Listerne over egne borgere bosat i anden kommune, kan med fordel som nu udsendes til de respektive afdelinger med henblik på gennemgang af, om de enkelte afdelingers borgere er registreret på listen. Hvis dette ikke er tilfældet, skal anden kommune kontaktes. Det skal hertil bemærkes, at betalingskommune efter Retssikkerhedslovens 9 C, stk. 7 6 års reglen for førtidspension ikke berettiger til registrering som betalingskommune i folkeregistreret og det er således opholdskommune, der er berettiget til at få borgeren talt med i folketallet. Listen over borgere bosat i Skanderborg Kommune med anden betalingskommune bør ligeledes gennemgås min. en gang årligt. Det er her vigtigt, at der udpeges en ansvarlig for gennemgang af listen. Listen kan med fordel udsendes til de relevante afdelinger, som på baggrund af egne lister kan godkende mellemkommunale borgere, men de resterende borgere, 16

17 som fagområderne ikke kender, skal ligeledes undersøges, da det er under de ikke kendte borgere, der findes fejlregistreringer. Selvom borgerne ikke er kendte af fagafdelingerne, kan borgerne godt være mellemkommunale, hvis de eksempelvis er anbragte børn hos plejefamilier eller borgere på institutioner. Identificering af disse kan ske ved opslag i folkeregistret eller via kontakt med tilsynsmyndigheden. Vi er bekendt med, at det er oplyst, at listen gennemgås på både børneområdet og ældre- og handicapområdet, hvorfor nogle af de borgere, som er blevet identificeret ved stikprøvegennemgangen ligeledes kan være identificeret ved områdernes gennemgang og endnu ikke ændret på folkeregisterlisten. Dette burde dog kun kunne være tilfældet for borgere flyttet i 2012/ OPKRÆVNING AF ALLE YDELSER Generelt vurderes det, at alle områder har hensigtsmæssige procedure for opkrævning af egne udgifter. Hermed menes, at de forskellige afdelinger får opkrævet for de udgifter, som de er ansvarlige for at opkræve. Vores gennemgang af om der opkræves for alle registrantbogførte udgifter, har også alene givet anledning til nærmere undersøgelse af 3 borgere. Gennemgang af om der opkræves korrekt for registrantbogførte udgifter på alle borgere i økonomisystemet er et forholdsvis ressourcekrævende arbejde. Det anbefales, at der årligt foretages stikprøver af en række borgere i økonomisystemet. Dette kan med fordel uddelegeres til flere personer, men det er væsentligt, at alle udgifter undersøges uanset, om de er under det enkelte fagområde eller vedrører ydelser bevilliget af andre fagområder. Som det fremgår af afsnit 5.2 har vores gennemgang af folkeregisterlisten med anden kommune registreret som betalingskommune givet anledning til undersøgelse af 4 borgere i forhold til, om der mangler opkrævning af skoleudgifter. Vi har ikke været inde og undersøge, om de pågældende faktisk har gået i skole i Skanderborg Kommune, og om der mangler indtægter. For børneområdet er det væsentligt, at der videregives de relevante informationer til folkeskole- og daginstitutionsområdet, idet det kan være vanskeligt for skole- og daginstitutionsområderne at identificere mellemkommunale borgere, hvorpå der kan opkræves for skoleudgift eller daginstitutionsudgift. Vi har ikke nærmere gennemgået daginstitutionsområdet. Vedrørende ældreområdet er det oplyst, at der ikke opkræves for eventuelle dagcenterudgifter og genoptræning. De er i forvaltningen opmærksomme på, at der kan opkræves for udgiften, men har ikke fået fastlagt procedure for dette endnu. Vi vil anbefale, at der snarest fastlægges procedurer for opkrævning af eventuelle udgifter på de 2 områder. 5.4 ØVRIGE ANBEFALINGER Vores gennemgang har vist, at der generelt er retningslinjer internt i afdelingerne for, hvorledes mellemkommunale borgere identificeres og håndteres. 17

18 Som det fremgår af afsnit 4.3 og 4.4 er der på Førtidspensions- og Boligstøtteområdet meget stor sikkerhed for, at der opkræves for mellemkommunal refusion på alle borgere, hvilket også vores stikprøve viser. Der har alene på førtidspensionsområdet været enkelte borgere til nærmere undersøgelse. Vi vil i lighed med afdelingens eget forslag til fremtidig forretningsgang på området anbefale, at der fortsat årligt foretages en gennemgang af lister fra KMD Børn & Voksne over refusionssager med lister fra førtidspension og boligstøtte over refusionsborgere. Som det fremgår af afsnit 4.6 har vores gennemgang af 3 udvalgte institutioner ikke givet anledning til undersøgelse af manglende opkrævning. Vi anbefaler dog, at der årligt foretages stikprøvekontrol af beboere på Skanderborg Kommunes institutioner via historikadresser. Der bør i sær være fokus på selvejende og private institutioner. 6 AFSLUTNING Forvaltningsrevisionen er fra BDO s side udført af ledende revisor Lone Hinrichs Thomsen og manager Pernille N. Kjerulff. Vi vil anbefale, at der foretages gennemgang af de resterende borgere på de vedlagte bilag. 7 BILAGSLISTE Liste til tjek af folkeregisterlisten anden betalingskommune Liste til tjek af folkeregisterlisten Skanderborg betalingskommune Liste til tjek af boligstøtte anden betalingskommune Liste til tjek af førtidspension Liste til tjek af om der opkræves for alle registrantbogførte udgifter Institutionstjek Liste over KMD Sag registrerede sager. 18